Accord d'entreprise ELIOR ENTREPRISES
Accord relatif aux modalités et conditions de vote par voie électronique pour les élections des membres des Comités Sociaux et Economiques d'Etablissement d'Elior entreprises
Application de l'accord
Début : 14/03/2019
Fin : 01/01/2999
Début : 14/03/2019
Fin : 01/01/2999
21 accords de la société ELIOR ENTREPRISES
Le 19/02/2019
Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les électionsdes membres des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissement d’Elior entreprises
Entre
La société
Elior entreprises dont le siège social est situé Tour Egée 11 Allée de l’Arche 92032 et immatriculée sous le numéro SIREN 413 901 760, représentée par XXXXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment mandatée à cet effet
d’une part,Et
Les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’entreprise, représentées par :
Pour la
CFDT Fédération des Services représentée par XXXXX,
Pour laCFE-CGC représentée par XXXXX
Pour laCFTC représentée par XXXXX
Pour laCGT représentée par XXXXX
PourFGTA- FO représentée par XXXXX
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par internet pour les élections des membres des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissement, tels qu’ils ont été définis par l’accord signé le 19 février 2019.
Ce dispositif s’inscrit dans la continuité de l’accord expérimental signé le 28 juillet 2016 pour l’organisation des élections intermédiaires des délégués du personnel pour lequel le prestataire retenu était XXXXX
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u Préambule PAGEREF _Toc366522 \h 1
Article 1 - Principes généraux PAGEREF _Toc366523 \h 3
Article 2 - Champ d’application PAGEREF _Toc366524 \h 3
Article 3 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe PAGEREF _Toc366525 \h 3
Article 4 – Expertise indépendante PAGEREF _Toc366526 \h 3
Article 5 - Modalité d’organisation des opérations PAGEREF _Toc366527 \h 4
5.1Protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc366528 \h 45.2Formation au système de vote électronique PAGEREF _Toc366529 \h 4
5.3Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc366530 \h 4
Article 6 - Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc366531 \h 4
6.1Etablissement des listes électorales et transmission PAGEREF _Toc366532 \h 46.2Lieu et temps du scrutin PAGEREF _Toc366533 \h 4
6.3Modalités d’accès au site de vote PAGEREF _Toc366534 \h 5
6.4Déroulement du vote PAGEREF _Toc366535 \h 5
6.5Programmation du site PAGEREF _Toc366536 \h 5
Article 7 - Clôture et résultats PAGEREF _Toc366537 \h 6
7.1Clôture PAGEREF _Toc366538 \h 67.2Décompte et attribution des sièges PAGEREF _Toc366539 \h 6
7.3Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc366540 \h 6
Article 8 - Sécurité et confidentialité PAGEREF _Toc366541 \h 6
8.1Anonymat et confidentialité des suffrages PAGEREF _Toc366542 \h 68.2Existence et contenu des fichiers PAGEREF _Toc366543 \h 7
8.3Le dispositif de secours PAGEREF _Toc366544 \h 7
Article 9 - Application de l’accord PAGEREF _Toc366545 \h 7
Article 10 – Révision PAGEREF _Toc366546 \h 8
Article 11 – Dénonciation de l’accord PAGEREF _Toc366547 \h 8
Article 12 - Publicité de l’accord PAGEREF _Toc366548 \h 8
Article 13 – Liste des annexes PAGEREF _Toc366549 \h 9
ANNEXE - CAHIER DES CHARGES PAGEREF _Toc366550 \h 10
1 -Nature des prestations attendues PAGEREF _Toc366551 \h 11
2 -Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. PAGEREF _Toc366552 \h 12
2.1 -Fonctionnalités générales. PAGEREF _Toc366553 \h 122.2 -Scénario de vote PAGEREF _Toc366554 \h 13
2.3 -Procédure d’ouverture de l’élection PAGEREF _Toc366555 \h 13
2.4 -Procédure de clôture de l’élection PAGEREF _Toc366556 \h 13
2.5 -Dépouillement des urnes électroniques PAGEREF _Toc366557 \h 14
2.6 -Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique PAGEREF _Toc366558 \h 14
2.7 -Liste des émargements PAGEREF _Toc366559 \h 15
2.8 -Assistance technique PAGEREF _Toc366560 \h 15
2.9 -Dispositifs de secours PAGEREF _Toc366561 \h 15
3 -Autres prestations à fournir PAGEREF _Toc366562 \h 16
3.1 -Préparation de l’élection PAGEREF _Toc366563 \h 163.2 -Phase de test et de recette du système de vote électronique PAGEREF _Toc366564 \h 18
3.3 -Prestation de conseil et d’assistance de la DRH PAGEREF _Toc366565 \h 18
3.4 -Gestion informatique et technique du système de vote électronique PAGEREF _Toc366566 \h 19
Article 1 - Principes généraux
Le système retenu par Elior entreprises repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
- l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
- l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
- la confidentialité : le secret du vote.
Le présent accord a pour champ d’application l’ensemble des sites composant les Comités Sociaux et Economiques d’Etablissement d’Elior entreprises tels que définis dans l’accord sur la mise en place des CSEE, du CSEC et des représentants de proximité du 19 février 2019.
Article 3 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les Parties ont expressément convenu que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Article 4 – Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
- de la Délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
- des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
- du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n° 2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
Article 5 - Modalité d’organisation des opérations
5.1Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les Parties signeront un protocole d’accord préélectoral définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
5.2Formation au système de vote électronique
Les délégués syndicaux centraux et nationaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
5.3Cellule d’assistance technique
L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Elle comprend des représentants de l’entreprise et, le cas échéant, des représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
- procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
- procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
- contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
6.1Etablissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.
L’intégration et le contrôle des candidatures ainsi que des professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions.
- Lieu et temps du scrutin
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle note est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
- Modalités d’accès au site de vote
L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
En cas de non réception ou perte des codes d’accès, l’électeur aura la possibilité d’en générer de nouveaux.
- Déroulement du vote
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
- Programmation du site
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
Les dimensions des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes. Les professions de foi au format PDF seront accessibles par tous les électeurs par simple accès au site de vote.
Article 7 - Clôture et résultats
7.1Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
- Décompte et attribution des sièges
La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs, à l’exclusion de toute autre personne.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
- Délais de recours et destruction des données
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Article 8 - Sécurité et confidentialité
8.1Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
- Existence et contenu des fichiers
- pour les listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site
;
- pour le fichier des électeurs : matricule, nom, prénom, établissement, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées postales, date de naissance, clé NIR du numéro de Sécurité Sociale ;
- pour les listes et les fichiers des candidats : collège, nom et prénom des candidats, sexe, titulaire ou suppléant, leur rang dans la liste, appartenance syndicale, date de naissance
;
- pour les listes d’émargement : nom, prénom des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ;
- pour les résultats : nom et prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.
- pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives le cas échéant, le Contrôleur de Gestion Sociale, le Responsable des Affaires juridiques et sociales et le Directeur des Ressources Humaines ;
- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
- pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, le Contrôleur de Gestion Sociale, le Responsable des Affaires juridiques et sociales et le Directeur des Ressources Humaines ;
- pour les résultats : électeurs, services du Ministère chargé de l’emploi, syndicats, le Contrôleur de Gestion Sociale, le Responsable des Affaires juridiques et sociales et le Directeur des Ressources Humaines.
- Le dispositif de secours
Article 9 - Application de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord. Pour les élections suivantes, un bilan pourra être effectué à la demande d’au moins une organisation syndicale signataire du présent accord.
Article 10 – Révision
Chaque partie peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités décrites ci-après.
La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires et comporter l'indication des dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement.
Dans un délai maximum de trois mois à partir de l'envoi de cette lettre, les parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision.
Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un nouvel accord. L'accord ne pourra être révisé que par un avenant conclu selon les formes légales prévues pour la signature des accords d'entreprise.
Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.
En outre, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau dans un délai de trois mois après la publication de ces textes et ce afin d'adapter lesdites dispositions.
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail. Toute modification du présent accord devra faire l’objet d’un avenant.
Article 11 – Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.
Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.
Les règles de conclusion de l’accord sont celles énoncées par la loi. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet soit la date qui en aura été expressément convenue, soit à défaut le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.
Article 12 - Publicité de l’accord
Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié par la Direction à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Il sera fait mention du présent accord sur les panneaux réservés à la Direction pour la communication avec le personnel et le cas échéant, en tant qu’élément de la base de données économiques et sociales établie en application de l’article L.2323-8 du Code du travail.
Le présent accord sera, à la diligence de la Direction, déposé sous forme dématérialisée sur la plate-forme « TéléAccords » (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
Il sera également remis en un exemplaire au greffe du conseil de prud'hommes.
Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale.
Article 13 – Liste des annexes
Cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des membres des CSE d’Etablissement d’Elior entreprises
Fait à Paris La Défense, le 19 février 2019
Pour la
société Elior entreprises :XXXXX
Les organisations syndicales représentatives au sein d’Elior entreprises, représentées par leurs délégués syndicaux :
Pour la
CFDT Fédération des Services :XXXXX
Pour la
CFE-CGC : XXXXX
Pour la
CFTC :XXXXX
Pour
la CGT :XXXXX
Pour
FGTA- FO :XXXXX
ANNEXE - CAHIER DES CHARGESCe document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections des membres des CSE d’Etablissement d’Elior entreprises
- Nature des prestations attendues
- la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
- la mise en œuvre du système de vote électronique ;
- la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
- Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
- Fonctionnalités générales.
- Système de vote électronique distant.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
- Période des élections.
- Nature des élections
- Sécurisation du système proposé
- Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
- Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
- Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
- Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
- Scénario de vote
- Étapes
- une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant de pouvoir voter
- une étape de présentation des listes de candidats en présence,
- le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
- la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
- la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
- la confirmation par l’électeur du choix effectué,
- la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
- la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
- Émargement électronique, unicité du vote
- Traitements sous-jacents
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
- Procédure d’ouverture de l’élection
- Étapes
- le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,
- le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.
- Procédure de clôture de l’élection
- Étapes
- La constatation de la clôture du site,
- Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.
- Dépouillement des urnes électroniques
- Étapes
- La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
- L’accès à la liste des émargements Internet,
- L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
- La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
- Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
- Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
- La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
- Liste des émargements
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux centraux et nationaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.
Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Les délégués syndicaux centraux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.
- Assistance technique
- Dispositifs de secours
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
- Autres prestations à fournir
- Préparation de l’élection
- Constitution du « fichier électeurs »
listes électorales sont constituées par Elior entreprises. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par Elior entreprises, par établissement et par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par Elior entreprises et sont ensuite fournies au prestataire.Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :
- Le matricule de l’électeur,
- La civilité de l’électeur,
- Les nom et prénom de l’électeur,
- Le sexe
- La date de naissance de l’électeur,
- Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
- Le collège de l’électeur,
- Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
- La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres).
- Objet du « fichier électeurs »
- permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
- contrôler les accès au système de vote électronique,
- enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
- éditer les listes d’émargement.
- Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Elior entreprises et lui-même.
- Confidentialité du « fichier électeurs »
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
- Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
- Composition des codes d’accès au système de vote électronique
- d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
- d’un code secret qu’il est seul à connaître.
- Envoi des moyens d’authentification.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.
Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
- Contrôle des listes électorales électroniques
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.
- Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein d’Elior entreprises ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
- L’élection concernée (CSEE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)
- L’appartenance syndicale le cas échéant,
- Les nom et prénom de chaque candidat,
- L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
- Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines d’ Elior entreprises un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
- Contrôles de conformité des listes de candidats
- Phase de test et de recette du système de vote électronique
- Objectifs
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement.
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
- Étapes de recette
- réalisation de plusieurs votes,
- déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
- contrôles de la conformité des résultats obtenus,
- validation du dispositif de vote.
- Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
- la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
- la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,
- la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
- la présentation du système aux partenaires sociaux.
- Listes d’émargement
- Résultats bruts
Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
- Résultats élaborés
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction d’Elior entreprises les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;
- Gestion informatique et technique du système de vote électronique
- Disponibilité du système de vote électronique
Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
- Accusé de réception du vote
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
- Conservation des données
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Mise à jour : 2019-04-09
Source : DILA
https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/
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