ACCORD RELATIF AUX MODALITES DE FONCTIONNEMENT DE LA BDES DE L’UES EMC2
Le 10 décembre 2019ENTRE les Sociétés :
EMC2 dont le siège social est situé à BRAS SUR MEUSE - B.P. 30045 - 55101 VERDUN CEDEX, immatriculée au RCS de Bar Le Duc, sous le numéro 775 616 626
EMC2 TRANSPORTS dont le siège social est situé à BRAS SUR MEUSE - B.P. 30045 - 55101 VERDUN CEDEX, immatriculée au RCS de Bar Le Duc, sous le numéro 509 422 903
EMC2 Investissement dont le siège social est situé à BRAS SUR MEUSE - B.P. 30045 - 55101 VERDUN CEDEX, immatriculée au RCS de Bar Le Duc, sous le numéro 395 399 140
HOUPIEZ dont le siège social est situé à 55500 MENAUCOURT, immatriculée au RCS de Verdun, sous le numéro 485 520 118
LOEB UNEGO dont le siège social est situé à 59, Rue Poincaré – 57590 DELME immatriculée au RCS de Metz sous le numéro 303 458 079
C4M dont le siège social est situé BRAS SUR MEUSE - B.P. 30045 - 55101 VERDUN CEDEX, immatriculée au RCS de Verdun, sous le numéro 485 124 986
représentées par XXX, Directeur des Ressources Humaines ayant pouvoir aux effets des présentes, dûment mandatée par XXX agissant en qualité de Directeur Général d’EMC2,
d’une part,
ET l’organisation syndicale représentative des salariés :
La C.F.D.T. pour l’UES EMC2 représentée par son Délégué Syndical XXX
d’autre part.
PREAMBULE
La loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi a renforcé la nécessité de mettre en place, au sein de l’entreprise, des outils permettant de renforcer la capacité des représentants du personnel à mieux comprendre et à dialoguer sur la situation économique et sociale de l’entreprise.
Un accord de méthodes sur « la charte d’utilisation de la base de données économiques et sociales (BDES) » a alors été signé le 24 juillet 2015 entre les partenaires de l’UES EMC2.
Un accord relatif au dialogue social a également été signé le 9 avril 2019, celui-ci conformément à l’article L. 2313-17 du code du travail a défini les consultations récurrentes du CSE et la mise à disposition de l’information économique et sociale concernant l’entreprise.
C’est dans ce cadre que les partenaires sociaux ont décidé de partager sur le contenu et les modalités de la mise en place de la base de données économiques et sociales (ci-après « BDES »).
Cette base de données doit permettre aux représentants du personnel de remettre dans leur contexte les résultats de l’entreprise et sa situation économique et sociale, de mieux comprendre les orientations stratégiques de l’entreprise et la déclinaison de leurs impacts organisationnels et financiers et enfin de présenter les impacts envisageables de ces orientations sur la répartition de la valeur créée entre les parties prenantes.
Cette base de données doit permettre d’améliorer la lisibilité de ces informations, favorisera leur appropriation et des échanges constructifs entre les représentants du personnel et la direction de l’entreprise en vue d’un dialogue social de qualité.
Dans cette optique, le Code du travail autorise des adaptations conventionnelles sur le fonctionnement et le contenu de la BDES, pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Conformément au nouvel article L 2312-21 du Code du travail, les parties au présent accord se sont donc entendues afin de mettre en place un accord sur :
L'organisation, l'architecture et le contenu de la BDES ;
Les modalités de fonctionnement de la BDES, notamment les droits d'accès et le niveau de mise en place de la base dans les entreprises comportant des établissements distincts, son support, ses modalités de consultation et d'utilisation.
Le présent accord va entrer en vigueur dès sa conclusion pour une durée indéterminée. Il s’appliquera notamment donc tant aux institutions représentatives du personnel actuellement en place, qu’au futur Comité Social et Economique.
Article 1 : Objet de l’accord
L’objet de cet accord est de définir les modalités de fonctionnement et le contenu de la BDES au sein de I'UES EMC2.
Il annule et remplace l’accord de méthodes sur « la charte d’utilisation de la base de données économiques et sociales (BDES) » du 24 juillet 2015.
Article 2 : Champ d’application de l’accord
Une BDES unique est mise en place au niveau de l'unité économique et sociale (UES) de EMC2 (les différentes informations sont données par société de l’UES ainsi que le consolidé).
Les évolutions ultérieures de la composition de I'UES ou de leurs IRP seront appliquées à la BDES et selon les dispositions en vigueur au titre du présent accord et selon les évolutions du code du travail relatives à l’organisation de la représentation du personnel.
Article 3 : Périodes couvertes par la BDES Les informations contenues dans la BDES couvriront selon leur nature et disponibilité les périodes suivantes :
Année en cours : N
Année N-1 et N-2
Les informations de l’année suivante viendront s’incrémenter chaque année aux informations des années précédentes.
Article 4 : Actualisation des informations :
La Direction est responsable de la mise en œuvre de la BDES et de son actualisation :
Les données de l’année précédente, arrêtées au 31 décembre de l’année N-1, seront insérées dans la BDES dès que possible au cours de l’année N (notamment pour les données sociales).
Les données comptables arrêtées au 30 juin de l’année N-1, seront insérées dans la BDES après la cloture de l’exercice.
Les données de l’année en cours seront insérées dans la BDES dès que possible et selon les fréquences et périodes de présentation aux instances. Les informations seront insérées en temps nécessaire pour être étudiées avant la réunion d’information/consultation ; et au minimum deux semaines avant la date de la réunion.
Les bénéficiaires de la BDES sont informés de l'actualisation de ces informations de la manière suivante :
soit par mail ;
soit à l'occasion de la réunion du CSE.
Il pourrait, par la suite, être mise en œuvre une information automatisée de l'actualisation des données à destination des bénéficiaires.
Article 5 : Accès à la BDES : Les modalités d'accès, de consultation et d'utilisation de la base doivent permettre aux représentants du personnel concernés d'exercer utilement leurs compétences respectives. La BDES sera accessible aux membres du CSE, Délégués Syndicaux et Représentants Syndicaux.
La BDES est accessible en permanence (à l'exception d'éventuels problèmes techniques, mises à jour, et des périodes de maintenance dont la planification sera portée, dans la mesure du possible, à la connaissance des utilisateurs dans un délai raisonnable). La notion de permanence ne peut s’entendre comme une obligation de rendre la base accessible 24h/24 et 7jours/7.
Les bénéficiaires de la BDES reçoivent un mail d’explication leur expliquant comment se connecter à la BDES.
La BDES est accessible informatiquement, en tout lieu au moyen d’une connexion internet sécurisée par l’authentification renforcée.
L'accès à la BDES est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarié concerné bénéficie d'un mandat de représentant du personnel lui permettant l’accès à la BDES. L'accès est donc retiré automatiquement en cas de perte du mandat quel qu'en soit le motif.
Étant donné l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDES, la Direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité.
Elle veille notamment aux meilleurs choix concernant la sécurité, la disponibilité, l’hébergement et l’exploitation de cette source d’informations.
La première BDES à paraître en 2019 sur ce nouveau format reprendra lorsque cela s’avére possible les données sur 3 années, soient 2016, 2017 et 2018.
Pour les autres données, elles seront insérées en format PDF à compter de 2019 dans la mesure de leur disponibilité.
Article 6 : Confidentialité des accès et des contenus Les bénéficiaires de la BDES disposent individuellement d'un identifiant et d'un mot de passe.
L'identifiant et le mot de passe sont attribués individuellement. Ils ne sauraient être communiqués à un tiers quel que soit son titre, son mandat, son appartenance ou non à l'entreprise.
L'ensemble des personnes ayant accès à la base est tenu à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur. Tant que celle-ci n’est pas levée par l’UES EMC2, les représentants du personnel ayant accès à la BDES sont tenus à une stricte obligation de confidentialité et de discrétion.
La BDES permettant un export des données, le représentant du personnel y ayant accès, assure la protection des supports (impressions ou supports informatiques) sur lesquels il aurait pu enregistrer les informations extraites, conformément aux dispositions de la Charte d'utilisation des Ressources informatiques et système d'information et de communication de EMC2 et de ses filiales.
Article 7 : Support des informations continues dans la BDES Les informations contenues dans la BDES sont tenues à disposition sur un support informatique. Ce support est susceptible d'évoluer dans le temps. Les bénéficiaires de la BDES sont informés de ces évolutions si celles-ci sont significatives.
La BDES est hébergée sur le site intranet de l’entreprise. Chaque représentant du personnel aura un accès personnel lié à son mot de passe qui lui permettra d’accéder à la BDES sous forme de fichier PDF avec en filigrane son nom et prénom ainsi que le rappel de la confidentialité de ce document. En cas de problème de connexion, le bénéficiaire peut contacter le support informatique ou un responsable habilité et identifié dont les références de contact lui sont communiquées.
Article 8 : Thèmes retenus pour la BDES Les informations contenues dans la BDES portent sur les thèmes suivants :
L'investissement social,
L'investissement matériel et immatériel,
L'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise (étant précisé que ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les écarts de rémunération et les informations sur la méthodologie et le contenu des indicateurs prévus à l'article L. 1142-8 du Code du travail)
Les fonds propres, l'endettemen et Impôts,
L'ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants,
Les activités sociales et culturelles,
La rémunération des financeurs,
Les flux financiers à destination de l'entreprise.
Les éléments d'information contenus dans les rapports et informations transmis de manière récurrente au comité sont mis à la disposition de ses membres dans la BDES et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au comité.
Les autres données sont celles transmises aux CE ( et futur CSE) mensuellement.
Article 9 : Contenu de la BDES
Le contenu détaillé des thèmes retenus pour la BDES figure en annexe 1 au présent accord.
Ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées. Toutefois, lorsque cela s’avèrera impossible ou totalement aléatoire, ces données seront présentées sous forme de grandes tendances.
La BDES recueille également les informations transmises de manière récurrente au Comité d'Entreprise (et à l’avenir au CSE) et les informations qui leur sont données à l'occasion de consultations récurrentes qui les concernent.
Certaines données sont présentées au niveau de l’UES de manière globale dans le cas où un découpage propre à l’UES n’est pas possible ou pas pertinent mais la majorité des données sera présentée par société de l’UES et en consolidée.
Il est entendu entre les parties à la négociation du présent accord, que le contenu de la BDES tel que présenté aux articles 8 et 9 sont le reflet des informations actuellement fournies dans le cadre des informations et consultations des instances. Le format de ces dernières doit être défini selon les indicateurs demandés par les IRP et la faisabilité de ces dernières au cours des réunions de la commission de suivi (article 10.1) qui pourront avoir lieu en avril 2020, pour analyser les données fournies pour l’année 2019.
Article 10 Vie de l’accord et formalités
10.1 Suivi de l’accord
Afin de permettre un bon suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent qu’une réunion annuelle pourra se mettre en place à la demande d’un des signataires.
10.1.1 Composition
Cette réunion est présidée par le Directeur des Ressources Humaines (ou son représentant) accompagné d’au plus deux salariés de l’entreprise et de deux représentants du personnel, titulaires d’un mandat désignatif ou électoral, par organisation syndicale représentative au sein de l'entreprise.
10.1.2 Réunion
Cette réunion se déroulera une fois par an sur convocation de la Direction. Elle aura pour objet d’intervenir dans la résolution des problèmes qui pourraient se présenter dans le cadre de la mise en œuvre du présent accord et fera toutes les suggestions nécessaires pour faciliter la mise en place de solutions. Elle se réunira en 2020 en avril (voir article 9) puis sur simple demande de l’une des parties à compter de l’exercice 2021.
Les parties pourront y présenter leurs diagnostics respectifs concernant le fonctionnement de l’accord afin d’identifier les éventuelles difficultés rencontrées et envisager des solutions.
A l’issue de la réunion, un compte rendu sera réalisé par la Direction des ressources Humaines.
Le temps consacré à cette réunion est considéré comme du temps de travail effectif et donne lieu à la prise en charge des frais de transport et d'hébergement y afférents dans les conditions définies par l’UES EMC2. 10.2 Porté de l’accord Le présent accord annule et remplace toute disposition ayant le même objet, sous quelle forme que ce soit, y compris sous la forme d’usage. Il annule et remplace dans toutes ses dispositions les sources juridiques ayant le même objet.
10.3 Durée de l’accord
Le présent accord est établi dans le respect des dispositions des articles L.2221-1 et suivants du Code du travail. Il entrera en vigueur le lendemain de l’accomplissement de ses formalités de dépôt.
Il est conclu pour une durée indéterminée.
10.4 Révision
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues par le Code du travail. Toute demande de révision devra être signifiée par courrier recommandé aux autres parties. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant de révision.
L’avenant de révision devra faire l’objet des mêmes formalités de dépôt et de publicité que celles du présent accord.
10.5 Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment et notamment en cas d’évolution de la législation, par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du Code du Travail.
Cette dénonciation s’effectuera par courrier recommandé adressé à l’ensemble des signataires et devra faire l’objet des mêmes formalités de dépôt et de publicité que celles du présent accord. La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter d’un nouvel accord.
10.6 Adhésion
Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, une organisation syndicale représentative non-signataire du présent accord pourra y adhérer.
Cette adhésion se fera par lettre recommandée avec demande d’avis de réception aux signataires du présent accord et devra en outre faire l’objet, à la diligence de son auteur, des mêmes formalités de dépôt et de publicité que celles du présent accord.
10.7 Notification, dépôt, prise d’effet et publicité
La Direction notifiera le présent accord, dès sa signature, à l’organisation syndicale représentative de EMC2.
Il sera ensuite déposé aux services du Ministère du Travail, sur le portail suivant : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr à l’initiative de la direction des Ressources Humaines, dès le lendemain du jour de sa signature.
Un exemplaire sur support papier sera également envoyé au greffe du Conseil de Prud'hommes de VERDUN.
Une copie du présent accord sera accessible sur le site intranet d’EMC2.
Enfin, le présent accord est intégralement versé, dans sa version anonymisée, dans la base de données prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.
Fait à Bras-sur-Meuse, le 10/12/2019 En autant d’exemplaires que de signataires ainsi qu’un exemplaire supplémentaire destiné au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Verdun.
Délégué syndical CFDT Directeur Ressources Humaines du groupe
