ACCORD RELATIF AU VOTE ÉLECTRONIQUE AU SEIN DE EOLANE VALENCE
ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
La société éolane Valence, Société par actions simplifiée, dont le siège social est situé à 1 rue Gilles de Roberval 26000, immatriculée au RCS de Romans sous le numéro 444 617 054, prise en la personne de son représentant légal domicilié en cette qualité audit siège, Monsieur , Directeur.
Représentée par , en qualité de Directeur Régional,
D’une part
ET :
L’Organisation Syndicale représentative, à savoir :
CGT représentée par , en sa qualité de déléguée syndicale au sein de la société éolane Valence ;
D’autre part,
Ci-après ensemble les «
Parties »
PREAMBULE
Il a été convenu ce qui suit :
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection du comité social et économique dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.
I - Principe du recours à un prestataire
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société VOTEO, spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique.
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société VOTEO dont le siège social est THOUARCE 49380, BP12, ci-après dénommé le « Prestataire ». Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
II - Cadre géographique des élections
Ces élections concernent l’ensemble des salariés de éolane Valence.
III - Date et lieu des élections
Le premier tour des élections des membres du CSE se déroulera par vote électronique du 26 mars 2024 au 28 mars 2024. En cas de second tour, celui-ci se déroulera du 9 avril au 11 avril 2024.
IV - Déroulement des opérations de vote
4.1. Transmission d’une notice d’information
Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance. 4.2. Matériel de vote et Codes confidentiels Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra sur une adresse mail un moyen d’authentification confidentiel.
Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé le 12 mars 2024.
De plus, un troisième identifiant sera demandé aux électeurs. Celui-ci sera sa date de naissance.
4.3. Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire par mail (support@akg-solutions.com) ou par téléphone au 02.41.57.91.07 du lundi au vendredi de 9h à 17h.
Pour la récupération des codes, le prestataire demandera les informations suivantes :
Nom
Prénom
Date de naissance
Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.
4.4. Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
4.5. Déroulement du vote La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse suivante : http://voteo.net/eolane-valence
Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.
Il pourra alors procéder à son choix :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
V – Consultation de la participation
Le Prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique.
Les membres du bureau, scrutateurs et organisateurs peuvent suivre la participation en temps réel. Celle-ci se présente sous forme de camemberts, par collège et par vote titulaire/suppléant. Elle est anonyme.
VI – Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote, un correspondant des ressources humaines et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
VII – Assistances aux utilisateurs
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.
VIII – Assistance aux personnes ne pouvant voter seule
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
IX – Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
A ce titre :
ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales,
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
la composition du bureau de vote,
l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
le journal des événements,
le code de scellement du système de vote.
X – Dépouillement
10.1.Procédure de dépouillement Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.
Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes. Le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales. 10.2. Signature et conservation des listes d’émargement À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.
Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.
L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
XI – Formalités
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
XII – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour la durée des élections des mandats des membres du CSE de éolane Valence de 2024.
XIII – Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232- 12 du code du travail.
XIV – Publicité
Il sera déposé un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.
Le présent protocole fera l’objet d’une publication sur les panneaux d’affichage prévus à cet effet ainsi que par mail.
Fait à Valence, le 20 février 2024 En 2 exemplaires
