Protocole d'accord préélectoral pour les élections des membres du comité social et économique d’EpaMarne
Scrutin du 1er tour du 16/11/2023 au 17/11/2023.
Préambule
Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des membres du comité social et économique de l'établissement EpaMarne.
Il est conclu pour le 1er tour des élections prévu du 16 novembre 2023 à partir de 9h30 au 17 novembre 2023 jusqu’à 17h30.
Le 2ème tour, le cas échéant, se déroulera du 30 novembre 2023 à partir de 9h30 au 1er décembre 2023 jusqu’à 17h30.
Il est convenu que le scrutin se déroulera par voie électronique.
Article 1 - Effectif de l'établissement - Nombre de sièges à pourvoir - Collèges électoraux
Conformément aux articles L. 1111-2 et L. 1251-54 du code du travail, les parties constatent que l'effectif moyen constaté sur les 12 derniers mois (octobre 2022 à septembre 2023) est de 131,19 salariés en équivalent temps plein, incluant les personnels mis à disposition.
Cet effectif se décompose ainsi :
Civilité Femmes
Hommes
Total général
Statut Cadres Non Cadres Total Cadres Non Cadres Total
Effectifs en ETP 65,58 9,83 75,42 50,41 5,37 55,77
131,19
Compte tenu de cet effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de sept titulaires et sept suppléants.
D’un commun accord et compte tenu des métiers de l’EpaMarne à forte dominance cadres, il est décidé de regrouper les effectifs au sein d’un collège unique, sans distinguer les salariés non-cadres, des salariés cadres.
Article 2 - Salariés électeurs - Constitution et affichage des listes électorales
Conformément aux dispositions légales, tout salarié ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'établissement à la date du premier tour de scrutin, soit le 16 novembre 2023, a droit de vote.
Les salariés mis à disposition présents dans les locaux de l'établissement utilisateur et y travaillant depuis au moins un an doivent, pour être électeurs, avoir acquis une durée de présence dans l'établissement utilisateur de 12 mois continus. A cet effet, la Direction a contacté par lettre recommandée avec AR les différents établissements prestataires afin qu'ils fournissent la liste des salariés mis à disposition répondant aux critères de présence dans les locaux et d'ancienneté. Les salariés mis à disposition disposant selon ces règles de la capacité électorale doivent choisir s'ils exercent leur droit de vote dans leur établissement d'origine ou dans l'établissement utilisateur. Ils feront connaître le choix à la Direction avant le 15 octobre 2023.
La liste électorale du collège unique sera arrêtée par le Service des Ressources Humaines à la date du premier tour des élections. Elle indiquera les nom et prénom, l'ancienneté dans l'établissement et l’âge de chaque électeur. Elle sera affichée sur les panneaux réservés à l'établissement le 9 novembre 2023 au plus tard. Tout syndicat de l'établissement pourra en demander communication. La liste électorale sera transmise également au prestataire pour le paramétrage du vote électronique.
Article 3 - Candidature des salariés - Listes de candidats
Conformément aux dispositions légales, tout salarié ayant au moins un an d'ancienneté dans l'établissement à la date du premier tour de scrutin, soit le 16 novembre 2023, peut se porter candidat au sein du collège unique.
Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.
Les salariés mis à disposition ne sont jamais éligibles au comité social et économique. Les listes de candidats sont établies en distinguant titulaires et suppléants. Les listes de candidats sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique.
Le second tour n’a lieu que dans les situations suivantes : -si les syndicats n'ont pas présenté de liste ; -si le quorum n'a pas été atteint (plus de 50% des électeurs n’ont pas voté) ; -si la totalité des sièges n’a pas été pourvue au 1er tour.
Pour le second tour, toutes les listes sont acceptées. Des candidats individuels peuvent se présenter. Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir.
Si un second tour est nécessaire, le service des ressources humaines affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant, pour chaque institution, le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir. Cet affichage doit être effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 20 novembre 2023. Les listes de candidats du second tour sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique.
Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite, fixée au 22 novembre 2023 à 17h00 remise en mains propres au Service des Ressources humaines.
Les listes de candidats seront affichées par le Service des ressources humaines sur les panneaux réservés à l’établissement le lendemain de la date limite de dépôt ainsi que sur le site Intranet de l’établissement (Insid’), soit le 23 novembre 2023.
Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.
Article 4 - Mandats
Les membres du Comité Social et Economique sont élus pour quatre ans.
Les fonctions de ces membres prennent fin par le décès, la démission, la rupture du contrat de travail, la perte des conditions requises pour être éligible. Ils conservent leur mandat en cas de changement d’emploi ou de catégorie professionnelle.
L'article L. 2314-33 du code du travail prévoit la limitation à trois mandats successifs pour un même représentant au comité social et économique, excepté : - Pour les entreprises de moins de cinquante salariés ; - Pour les entreprises dont l'effectif est compris entre cinquante et trois cents salariés, si l'accord prévu à l'article L. 2314-6 en stipule autrement. D’un commun accord, compte tenu de l’effectif de l’EpaMarne, il est décidé de ne pas limiter à trois mandats successifs pour un même représentant au comité social et économique.
Article 5 - Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.
A cet égard, voici la proportion de femmes et d'hommes pour le collège unique : 57,5% de femmes et 42,5% d’hommes.
Compte tenu de la répartition des sièges, chaque liste (Titulaires et Suppléants) doit comporter 4 femmes et 3 hommes.
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe sur-représenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections, le cas échéant.
Article 6 - Campagne électorale - Propagande électorale des candidats
Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'établissement : affichage, distribution de tracts, réunions, etc.
Les professions de foi devront être fournies au Service des Ressources Humaines sous la forme d'un fichier au format PDF couleur sans restriction sur son poids, sans lien hypertexte et sur une ou deux pages. Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format que la plateforme d’ELIGIBILIS redimensionnera automatiquement.
Article 7 - Composition et missions des bureaux de vote - Délégués de liste
Un bureau de vote est mis en place pour le collège électoral unique. Il sera composé de trois électeurs appartenant obligatoirement à l’établissement :
un président : l'électeur en contrat à durée indéterminée ayant l’ancienneté la plus élevée à la date du scrutin ou, à défaut, un salarié volontaire ;
deux assesseurs : l’électeur en contrat à durée indéterminée le plus âgé et l’électeur le plus jeune à la date du scrutin ou, à défaut, deux salariés volontaires.
Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats. La Direction fournit au bureau de vote un exemplaire du présent protocole d'accord préélectoral. Un représentant de chaque liste de candidats, électeur, peut assister aux opérations électorales.
Le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections étant rémunéré comme temps de travail.
La Direction de l'établissement désigne la Responsable des Ressources Humaines comme représentante chargée d'assister aux opérations électorales.
Article 8 - Vote électronique
Il appartient à l'employeur ou à son représentant de prendre les mesures nécessaires pour assurer le bon déroulement du scrutin.
Toutes les parties signataires décident de recourir au vote électronique.
La société ELIGIBILIS a été choisie pour organiser ce scrutin.
8.1 Modalités du vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un e-mail contenant un lien permettant de récupérer son code d’accès personnel composé de 12 caractères alpha numériques (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe. Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin pourront voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins (titulaires et suppléants).
Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans un ordre aléatoire à chaque connexion.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Modalités d'accès au serveur de vote
Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (département du lieu de naissance) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les bulletins de vote, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur). La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.
Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique n'est plus accessible aux électeurs. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du présent protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités. Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction sur les panneaux réservés à l’établissement ainsi que sur le site Intranet de l’établissement (Insid’), dès la proclamation des résultats.
Article 10 - Calendrier des opérations électorales
Affichage de l'annonce des élections : le 19/09/2023
Date limite des dépôts des listes de candidats pour le premier tour (remise en mains propres contre décharge au SRH) : au plus tard le 20/10/2023 à 17h00
Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'établissement : le 23/10/2023
Envoi des listes de candidats, des logos et des professions de foi au prestataire : le 24/10/2023 au soir
Date butoir pour la constitution des bureaux de vote du collège unique : le 03/11/2023
Envoi du fichier relatif aux membres des bureaux de vote au prestataire : le 06/11/2023
Envoi des codes aux électeurs par le prestataire : par courrier le 09/11/2023 et par email le 14/11/2023
Formation en ligne par le prestataire des membres du Bureau de vote : le 14/11/2023 à 11h00
Recette du site de vote : à définir par les membres du Bureau de vote
Contrôle et scellement du système de vote puis transmission par la plateforme des clés de dépouillement aux membres du bureau de vote : à définir par les membres du Bureau de vote
Vérification du site de vote par les membres des bureaux de vote : à définir par les membres du Bureau de vote
Ouverture du vote électronique 1er tour : le 16/11/2023 à 9h30
Fermeture du vote électronique et fin du scrutin : le 17/11/2023 à 17h30
Après la clôture du scrutin : dépouillement, établissement des procès-verbaux et proclamation des résultats par le bureau de vote : le 17/11/2023 à partir de 17h30
Affichage des résultats du premier tour et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour : au plus tard le 20/11/2023
Envoi des procès-verbaux à l'inspecteur du travail : au plus tard le 22/11/2023
Le cas échéant, le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :
Appel à candidature par le Service des Ressources Humaines : le 20/11/2023
Date limite des dépôts des listes de candidats pour le second tour (remise en mains propres contre décharge au SRH) : au plus tard le 22/11/2023 à 17h00
Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'établissement : le 23/11/2023
Ouverture du vote électronique du 2nd tour : 30/11/2023 à 9h30
Fermeture du vote électronique et fin du scrutin : 01/12/2023 à 17h30
Après la clôture du scrutin : dépouillement, établissement des procès-verbaux et proclamation des résultats par les bureaux de vote : le 01/12/2033 à partir de 17h30
Affichage des résultats du deuxième tour : le 04/12/2023
Envoi des procès-verbaux à l'inspection du travail : le 06/12/2023 au plus tard.
Article 11 - Durée et publicité du présent protocole d'accord préélectoral
Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections des membres du comité social et économique d’EpaMarne de l'année 2023.
Un exemplaire original sera transmis par la Direction à l'inspection du travail du siège de l'établissement.
Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur l'intranet de l'établissement (Insid’). Mention de ce protocole d'accord préélectoral sera également faite par mail à Tout_EPA et sur les panneaux d’affichage réservés à la Direction pour sa communication à l’ensemble du personnel.
Fait à Champs-sur-Marne le 19 octobre 2023
En 4 exemplaires originaux
Pour l’Etablissement EpaMarnePour FO-CGT Xxx, Directeur GénéralM. xxx
Pour CGT M. xxx
ANNEXE
Description détaillée du fonctionnement du vote par voie électronique pour les élections des membres du CSE de l’EpaMarne
