Avenant n°1 à l’accord relatif au télétravail occasionnel au sein d’EPHIGEA
ENTRE
La société EPHIGEA, Société par Actions Simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille sous le numéro B 475 483 319, dont le siège social est situé 1 rue de la couture à MARCQ-EN-BAROEUL
Représentée par M. < >, agissant en qualité de Président de la société EPHIGEA
D’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives suivantes :
<>, représentée par ….
<>, représentée par …
<>, représentée par …
<>, représentée par ….
<>, représentée par ….
Dûment habilitées à la négociation et à la signature du présent avenant
D’autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
Le télétravail occasionnel a été mis en place par le biais d’un accord d’entreprise signé le 4 avril 2018.
A cette occasion, un mode de fonctionnement a été défini, dans le cadre des mesures relatives à la qualité de vie au travail.
La période inédite liée à l’épidémie de COVID, ainsi que le confinement, a nécessité, pour des raisons sanitaires, la mise en place de façon plus large du télétravail. La période de confinement a également démontré l’efficacité du télétravail, tant pour l’entreprise que pour le collaborateur.
Des premières modifications ont ainsi été mises en place, dans l’attente d’une éventuelle stabilisation de la situation sanitaire.
Dans le même temps, et afin de faire de cette période inédite une opportunité pour réfléchir à nos modes de fonctionnement organisationnels, un groupe de travail a été constitué, et un sondage auprès des collaborateurs réalisé.
L’objectif de ce groupe était de recueillir les propositions, suggestions et avis des collaborateurs, afin de faire de Grain de Malice une entreprise agile et efficace dans son mode de fonctionnement.
Il ressort de cette étude une volonté d’étendre les conditions d’accès du télétravail, pour plus de flexibilité, d’adaptation, et ainsi créer un nouveau cadre de fonctionnement.
L’entreprise est convaincue que le télétravail occasionnel concourt à sa performance ainsi qu’au bien être des collaborateurs, dans une démarche RSE et qu’il s’agit d’un outil permettant d’amorcer un changement culturel au sein de GRAIN DE MALICE.
Fort de ce constat, des négociations relatives au télétravail occasionnel ont été déclenchées.
Il est également rappelé que le télétravail, bien qu’étant un mode de travail demandé par les collaborateurs, ne peut être effectué que de manière ponctuelle, sans automaticité ni récurrence. Il s’agit, en effet, d’une possibilité organisationnelle laissée à chaque collaborateur, en accord avec ses collègues et son manager.
L’accord relatif au télétravail occasionnel au sein de la société EPHIGEA est modifié comme suit :
ARTICLE 1 – CHAMPS D’APPLICATION
Le chapitre 1 de l’accord relatif au télétravail occasionnel au sein de la Société EPHIGEA est modifié comme suit ;
Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Cet avenant s’applique à l’ensemble des salariés de la société EPHIGEA, répondant aux conditions d’éligibilité définies à l’article 2.2 du présent avenant ainsi que dans la grille d’éligibilité.
ARTICLE 2 – CONDITIONS DE TRAVAIL
Article 2.1 – Durée du télétravail
L’article 1, chapitre 2 de l’accord relatif au télétravail occasionnel est modifié comme suit :
Les parties conviennent que le télétravail à domicile ne peut être qu’occasionnel, à raison de 2 jours par semaine maximum, quelle que soit la durée de travail du salarié.
Ces jours sont fractionnables en demi-journée.
Il est précisé que les journées de télétravail ne peuvent être accolées à un jour férié.
Il est admis, à titre exceptionnel, que les jours de télétravail soit accolés à un jour d’absence.
En tout état de cause, cela ne peut avoir pour effet de perdre tout lien avec le service ou l’entreprise.
Les jours ou demi-journées de télétravail ne sont pas reportables d’une semaine sur l’autre.
Afin de garantir la cohésion au sein de l’entreprise, une journée au minimum de présence obligatoire par semaine sur le lieu de travail sera fixée, par note d’information pour l’ensemble des collaborateurs. Il ne sera donc pas possible d’être en télétravail lors de cette journée de présence obligatoire.
Article 2.2 – Conditions d’éligibilité
L’article 2, chapitre 2 de l’accord relatif au télétravail occasionnel est modifié comme suit :
Il est convenu que l’ensemble des salariés, répondant aux critères, en contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée, sont éligibles au télétravail sans condition d’ancienneté.
Les stagiaires, apprentis et les contrats de professionnalisation sont éligibles au télétravail, sur après validation du tuteur et du manager, s’ils justifient d’une ancienneté minimale de 3 mois au sein de la société.
Il est cependant rappelé que le télétravail occasionnel requiert du salarié une capacité à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que son activité puisse être exécutée à distance. Il ne doit pas nécessiter un accompagnement managérial rapproché. Il nécessite des aptitudes professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maitrise des applications informatiques indispensables à son activité.
En aucun cas le télétravail ne doit gêner le fonctionnement d’une équipe, d’un service, le bon accomplissement des missions du collaborateur ou encore engendrer une dégradation du service rendu aux clients, aux magasins ou en logistique. En cas de problématique spécifique et urgente, le manager peut demander au collaborateur en télétravail de revenir sur son lieu de travail pour effectuer ses missions.
Il est rappelé que ne peuvent être éligibles au télétravail les salariés dont l’activité requière :
Une présence physique permanente dans les locaux
Le recours à certains matériels, produits, équipements, logiciels spécifiques qui ne seraient pas à disposition du collaborateur.
Le bénéfice du Télétravail peut ainsi être refusé, dès lors que l’une de ces conditions n’est pas remplie.
En tout état de cause, l’accord du manager devra être obtenu préalablement.
Article 2.3 – Comité télétravail
L’article 3, chapitre 2, de l’accord relatif à la mise en place du télétravail occasionnel est modifié comme suit :
Le comité télétravail sera composé de 8 salariés volontaires au maximum, issus obligatoirement de différents services et d’un membre du service RH. Sont également conviés les représentants des organisations syndicales signataires.
Il a pour vocation de faire un point d’étape sur le bon fonctionnement du télétravail occasionnel, chaque année et préalablement aux négociations annuelles obligatoires, à savoir :
Echange sur les postes éligibles, sur la base des critères précédemment cités
Organisation, diffusion et étude d’un sondage envoyé à l’ensemble des collaborateurs concernés par le télétravail occasionnel
Un premier point d’étape sera toutefois réalisé dans les 6 mois suivant la signature du présent avenant.
En cas d’adaptation des dispositions prévues au présent avenant dans les 6 mois de sa mise en œuvre, celles-ci seront mentionnées dans la charte.
La liste des postes éligibles est annexée au présent avenant.
ARTICLE 3 – MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL
Le chapitre 3 (articles 1 et 2) de l’accord relatif au télétravail est modifié comme suit ;
Le télétravail occasionnel est mis en place sur la base du volontariat à l’initiative du salarié ou, exceptionnellement, de l’entreprise, dans les conditions suivantes :
Article 3.1. Télétravail à l’initiative du collaborateur
La fixation des jours de télétravail s’effectue d’un commun accord entre le collaborateur et le manager.
Sous réserve que le poste qu’il occupe ait été déclaré éligible au Télétravail par le Comité suscité, le salarié qui souhaite y avoir recours doit en informer préalablement son manager par écrit avant tout départ en Télétravail, via le formulaire de demande d’absence adapté à cet effet, selon un délai de prévenance raisonnable.
Il est souhaité une planification au mois.
Le télétravail ne peut pas prévaloir sur les évènements qui nécessitent obligatoirement la présence du collaborateur. De même, toute réunion, rendez-vous qui ne peuvent se tenir en visioconférence priment sur le télétravail.
Le manager est garant du bon fonctionnement du service, du respect des principes du télétravail, de façon équitable au sein de son équipe et pour l’ensemble de l’Entreprise. Il doit garantir la cohésion de l’équipe et les intérêts de l’entreprise. Il définit, anime et suit les objectifs de ses collaborateurs ; il convient ainsi, avec son équipe, de rendez-vous réguliers.
Le collaborateur doit être autonome et responsable dans la bonne réalisation de son métier et des missions qui lui sont confiées. Le collaborateur s’engage également à indiquer, de façon visible sur son agenda électronique, ses jours ou demi-journée de télétravail. Il adapte ses jours de télétravail en bonne intelligence pour garantir le bon fonctionnement du service.
Article 3.2 - Télétravail à l’initiative de l’entreprise
En cas de circonstance exceptionnelle, liée à une pandémie ou en cas de force majeure, le télétravail pourra être considéré comme un aménagement temporaire du poste de travail, rendu nécessaire eu égard aux risques encourus, afin de permettre la continuité de l’activité et l’entreprise tout en garantissant la sécurité de l’ensemble des collaborateurs.
Le recours au télétravail dans ces hypothèses sera organisé dans les conditions légales et réglementaires.
ARTICLE 4 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL
Article 4.1 – Horaires, amplitudes
L’article 1, chapitre 4, de l’accord relatif au télétravail occasionnel est remplacé comme suit :
Pendant les journées de télétravail, le salarié gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, de la convention collective et des accords d’entreprise en vigueur. A ce titre, l’amplitude et l’horaire habituel ne sauraient être modifiés pendant les jours consacrés au télétravail.
L’entreprise veillera, par des rappels réguliers, à ce que les horaires et l’amplitude de travail soient en conformité avec les durées minimales légales de repos quotidien (11 heures) et hebdomadaire (35 heures), ainsi que les durées maximales de travail quotidienne et hebdomadaire prévues dans les accords en vigueur.
Il est précisé que le collaborateur doit se rendre disponible sur ses plages de travail habituelles.
Article 4.2 – Equilibre Vie privée/Vie professionnelle
Cet article remplace l’article 2, chapitre 4, de l’accord relatif au télétravail occasionnel.
Chaque collaborateur a droit au respect de sa vie privée.
Afin de garantir l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle, chacun s’engage à respecter les plages de disponibilité. De même, afin de permettre une réelle distinction entre la vie privée et la vie professionnelle du collaborateur, ce dernier doit disposer d’un espace susceptible d’être utilisé pour le télétravail.
Afin d’assurer un suivi du télétravail, de l’incidence sur la santé du collaborateur et de l’efficacité pour l’entreprise, le collaborateur et le manager sont invités à échanger régulièrement ensemble lors de point individuel.
Les parties rappellent également que le collaborateur en télétravail à domicile bénéficie de l’intégralité des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail, au même titre que les salariés travaillant uniquement dans les locaux de l’entreprise. Ne sera considéré en télétravail que le collaborateur ayant indiqué, au préalable, ses journées de télétravail.
Enfin, il est convenu qu’aucun outil de contrôle et de surveillance spécifique au télétravail n’est mis en place.
Article 4.3 – Conformité des installations et des lieux
L’article 3 du chapitre 4 de l’accord relatif au télétravail occasionnel est remplacé comme suit :
Le télétravail s’effectue au domicile du salarié, étant entendu que celui-ci s’entend comme le lieu de résidence principale.
Le salarié volontaire au Télétravail occasionnel doit attester sur l’honneur de la conformité des installations électriques de son domicile et d’une connexion internet.
Il est recommandé au salarié de s’assurer qu’il dispose d’un environnement propice au travail, à la concentration et conforme aux impératifs de confidentialité.
Le salarié s’engage ainsi à être pleinement disponible pendant ses jours de télétravail et ne pas avoir d’impératifs personnels.
Le salarié s’engage à déclarer sa situation de télétravail occasionnel auprès de sa Compagnie d’assurance et doit transmettre à son manager le document attestant de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la responsabilité civile. A défaut, la responsabilité du salarié pourra être engagée en cas d’accident qui surviendrait pendant ses jours de télétravail.
Article 4.4 – Organisation matérielle du poste de travail
L’article 3 du chapitre 4 de l’accord relatif au télétravail occasionnel est remplacé comme suit :
Le collaborateur en télétravail utilise le matériel informatique mis à sa disposition par la société. A ce titre, il dispose d’un ordinateur portable et d’un accès à distance à ses applications de travail. Selon les situations, un téléphone portable pourrait être mis à disposition.
Le matériel mis à disposition est à usage exclusivement professionnel et reste la propriété de l’entreprise.
Le collaborateur sera tenu responsable de tout dommage ou détérioration du matériel mis à disposition par la société. Le collaborateur s’engage donc à prendre soin des équipements qui lui sont confiés.
ARTICLE 5 – Communication
Afin de rendre la nouvelle organisation du télétravail au sein de Grain de Malice accessible et compréhensible pour tous, une charte sera rédigée et communiquée à l’ensemble des collaborateurs.
ARTICLE 6 – Durée, entrée en vigueur et formalités de dépôt
Article 6.1 – Durée de l’accord
Les dispositions du présent avenant seront valables pour une durée indéterminée et entreront en vigueur au lendemain de la date d’accomplissement des formalités de dépôt.
Article 6.2 - Révision
La conclusion d’un avenant éventuel est soumise aux conditions prévues par les articles L 2261-7 et 1 et L 2261-8 du Code du travail.
A défaut d’avenant dans un délai de deux mois suivant l’engagement des négociations, l’accord initial demeurera en vigueur.
Article 6.3 - Adhésion
Conformément à l’article L 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement, l’adhésion produisant effet à partir du jour qui suit son dépôt au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent et à la DIRECCTE.
La notification de cette adhésion devra également être faite dans un délai de 8 jours par lettre recommandée aux autres organisations syndicales signataires.
Article 6.4 – Suivi de l’accord
Le suivi de l’avenant et de l’accord sur la mise en place du télétravail occasionnel sera réalisé, chaque année, dans le cadre des Négociation Annuelle Obligatoire portant sur le volet « Rémunération, temps de travail et partage de la valeur ajoutée ».
Un bilan de l’application sera alors présenté.
A cette occasion, les parties étudieront les éventuelles modifications à lui apporter.
Article 6.5 - Communication de l’accord
Le texte du présent accord d’entreprise une fois signé sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Article 6.6 - Dépôt de l’accord
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans des conditions prévues aux articles L 2231-6 et D 2231-2 et suivants du Code du travail.
Il sera déposé :
Sur la plateforme de téléprocédure dénommée « Téléaccord » accompagné des pièces prévues à l’article D 2231-7 du Code du travail ;
Au greffe du Conseil de Prud’hommes de Tourcoing.
Fait à Marcq-En-Barœul, le 8 octobre 2020 En 7 exemplaires
