Entre la Direction de l’UES Espacil, représentée par son représentant légal,
D’une part,
Et, les Organisations Syndicales :
CFDT, représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale, et Monsieur XXX mandaté par la secrétaire nationale de la Fédération Nationale Construction et Bois CFDT, pour la négociation du protocole pré-électoral
CFE-CGC, représentée par Monsieur XXX, mandaté par le secrétaire général de la maison de la CFE-CGC, pour la négociation du protocole pré-électoral
FO, représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale mandatée par le secrétaire général de l’union départementale FO d’Ille-et-Vilaine, pour la négociation du protocole pré-électoral
UNSA-SNPHLM, représentée par Monsieur XXX, Délégué Syndical, mandaté par le secrétaire administratif UNSA-SNPHLM, pour la négociation du protocole pré-électoral
D’autre part.
Il a été convenu ce qui suit. Préambule Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de l’UES ESPACIL ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral (PAP) par LRAR en date du 04/03/2025 et un courrier complémentaire a été envoyé le 13/03/2025. Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux de l’UES ESPACIL. En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction de l’UES ESPACIL se sont réunies le 24/03/2025 et le 03/04/2025 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.
ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE
ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, l’UES ESPACIL souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société GEDIVOTE a été retenue. Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition. Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du Code du Travail, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE). Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE. La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. Le cabinet d’expertise LE NET EXPERT INFORMATIQUE sera mandaté par l’UES ESPACIL pour évaluer le niveau de risque retenu, réaliser un audit technique de la solution de vote et des procédures mises en place. Le niveau de risque retenu est le niveau 2. Un accord d’entreprise a été conclu le 01/04/2022 entre la direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique et un avenant en date du 21/03/2025 a modifié certains points. La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent PAP et de ses annexes.
PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Les élections professionnelles au sein de l’UES ESPACIL amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. L’UES ESPACIL informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679. GEDIVOTE, à qui l’UES ESPACIL fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
DATE DES ELECTIONS
Les membres de la délégation du personnel du CSE titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.
DATES DES ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE
Afin de garantir la bonne organisation matérielle et le bon déroulement du processus électoral, les parties ont décidé de fixer la période de vote électronique suivante. Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le
mardi 10/06/2025 à 9h et seront clôturées le jeudi 12/06/2025 à 14h.
Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le
jeudi 19/06/2025 à 9h et seront clôturées le vendredi 20/06/2025 à 14h.
DATE D’APPRECIATION DE L’ELECTORAT ET DE L’ELIGIBILITE
Aux termes de la jurisprudence, dans le cadre d’un vote électronique se déroulant sur plusieurs jours, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient à la date du premier jour du scrutin du premier tour, c’est-à-dire au
mardi 10/06/2025.
DUREE DES MANDATS
Conformément à l’accord de fonctionnement du CSE signé le 08/04/2019 et son avenant du 08/04/2022, la durée des mandats des membres de la délégation du personnel du CSE de l’UES ESPACIL est de 3 ans. Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel du CSE prennent fin le 14/06/2025. Le mandat des nouveaux élus du comité social et économique prend effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle.
CALCUL DE L’EFFECTIF
DATES DE CALCUL DE L’EFFECTIF
Au
mardi 10/06/2025, l'effectif total de l’UES ESPACIL s’élève à 391.36 salariés en équivalent temps plein (ETP). L’effectif est apprécié à la date du 1er tour du scrutin ; Cass. soc. 21-7-1986, n°85-60475.
PERSONNES PRISES EN COMPTE DANS L’EFFECTIF
L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;
les travailleurs à domicile ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;
les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;
les salariés temporaires ;
les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.
Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.
NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR
NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR
Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R2314-1 du Code du Travail, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du CSE
11 titulaires et de 11 suppléants.
COLLEGES ELECTORAUX
Le personnel est réparti en 3 collèges :
1er collège : Ouvriers/Employés
2ème collège : Agents de Maîtrise
3ème collège : Cadres
Il est convenu entre les parties de répartir le personnel entre les collèges au regard de la qualification mentionnée sur le bulletin de salaire.
REPARTITION DES SIEGES ENTRE COLLEGES
Les 11 sièges de titulaires et les 11 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du CSE seront ainsi répartis :
SIEGES A POURVOIR
REPARTITION FEMMES / HOMMES
TITULAIRES
SUPPLEANTS
% FEMMES
% HOMMES
Collège 1
1 1 76.56% 23.44%
Collège 2
8 8 73.93% 26.07%
Collège 3
2 2 42.42% 57.58%
ELECTORAT ET ELIGIBILITE
CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’EGIBILITE DU PERSONNEL
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :
sont électeurs, les salariés des deux sexes, âgés de 16 ans révolus, travaillant depuis
3 mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques ;
sont éligibles, les électeurs âgés de 18 ans révolus, et travaillant dans l'entreprise
depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un PACS, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur et des salariés qui disposent d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés au chef d'entreprise ou qui le représentent effectivement devant le CSE (art. L. 2314-19 du Code du travail).
Les salariés qui disposent d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés à l'employeur ou qui représentent effectivement ce dernier devant les institutions représentatives du personnel conservent la qualité d'électeurs. En revanche, ils ne peuvent pas être élus. Sont donc concernés : la Directrice Générale, les 2 Directeurs généraux Adjoints, la DRH et la RRH. Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.
CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE DU PERSONNEL MIS A DISPOSITION
Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail. Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au CSE dans l'entreprise utilisatrice. Les personnes mises à disposition de l’UES ESPACIL remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de l’UES ESPACIL. A cette fin, la Direction des Ressources Humaines de l’UES ESPACIL adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections organisées par l’UES ESPACIL. Les personnes mises à disposition de l’UES ESPACIL pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction de ressources humaines de l’UES ESPACIL, par écrit adressé au plus tard le 3ème jour suivant la publication des listes électorales.
LISTES ELECTORALES
CONTENU DES LISTES ELECTORALES
Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles. A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des
noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur (collège) et, le cas échéant, d’éligible.
PUBLICATION DES LISTES ELECTORALES
Le
mardi 29/04/2025, les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise et publiées sur le site intranet de l’UES ESPACIL et envoyées par la Direction sur les messageries professionnelles du personnel.
Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.
RECLAMATIONS RELATIVES AUX LISTES ELECTORALES
Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication (article R.2314-24 du Code du Travail). A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.
APPEL ET DEPOT DES CANDIDATURES
INFORMATION DU PERSONNEL ET APPEL A CANDIDATURES
Le
mardi 15/04/2025, la Direction informera les salariés, par la messagerie professionnelle, de la mise à disposition sur l’intranet des appels à candidatures des différents syndicats. Les syndicats devront avoir remis au préalable leur appel à candidature, à la DRH, en format A4, en PDF, d’un maximum de 2 pages, le lundi 14/04/2025 à 18 heures au plus tard.
Le
mardi 29/04/2025, le personnel sera informé du déroulement des élections : sur l’intranet, par messagerie professionnelle et par affichage dans les locaux de l’UES ESPACIL.
Des réunions d’information syndicale en présentiel ou en visioconférence pourront se mettre en place.
MONOPOLE SYNDICAL POUR LE DEPOT DE CANDIDATURES AU PREMIER TOUR DES ELECTIONS
Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du Travail, à savoir les organisations syndicales :
représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;
ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,
représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres et agents de maîtrise) ;
ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de l’UES ESPACIL.
CAS D’ORGANISATION D’UN SECOND TOUR
Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :
si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;
en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;
ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.
Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale. Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second tour.
MODALITES DE DEPOTS DES LISTES DE CANDIDATS
Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants. Elles seront déposées contre récépissé à la Direction des Ressources Humaines en deux exemplaires en mains propres au siège 20 rue Guy Ropartz à Rennes, à XXX, XXX ou à XXX. Un des exemplaires sera émargé et vaudra récépissé de dépôt. Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel. Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées. Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création. La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :
Lundi 19/05/2025 à 14H00 pour le premier tour,
Lundi 16/06/2025 à 12H00 pour le second tour éventuel.
Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue.
NOMBRE DE CANDIDATS PAR LISTE
Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.
CUMUL DE CANDIDATURES
La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.
REPRESENTATION EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES
Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature (Cass. soc., 9 mai 2018, no 17-14.088. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes (Article L.2314-30 du Code du travail). Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste (Article L.2314-30 du Code du travail). Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE titulaires et suppléants.
AFFICHAGE DES LISTES DE CANDIDATS
Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux de l’UES ESPACIL. Ces listes seront également publiées sur l’intranet de l’UES ESPACIL.
PROPAGANDE ELECTORALE
Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.
TRACTS ET AFFICHES
Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au
vendredi 06/06/2025 à minuit (le dernier jour ouvrable précédant le scrutin).
Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au
mercredi 18/06/2025 à minuit.
PROFESSIONS DE FOI DES CANDIDATS
Les candidats pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique et accessibles aux électeurs qui se seront authentifiés avec leurs codes d’accès. Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions. Les professions de foi seront par ailleurs publiées sur l’intranet de l’UES ESPACIL. Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :
FORMAT POIDS MAXI (Ko) DIMENSIONS NOM DU FICHIER PROFESSIONS DE FOI .pdf 2 000 (2 Mo) - PF_NOM SYNDICAT LOGOS OS .jpg ou .png 100 200x200px LOGO_NOM SYNDICAT PHOTOS CANDIDATS .jpg 500 Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px * PHOTO_NOM PRENOM * Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.
UTILISATION DE LA MESSAGERIE PROFESSIONNELLE A DES FINS DE PROPAGANDE ELECTORALE
L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par l’UES ESPACIL est autorisé pour la propagande électorale dans les conditions prévues par l’accord d’entreprise relatif à la communication du CSE et des organisations syndicales en date du 23/05/2019.
DATES LIMITES DE DEPOT DES DOCUMENTS DE PROPAGANDE ELECTORALE
Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction des Ressources Humaines en même temps que les candidatures, soit au plus tard :
le
lundi 19/05/2025 à 14h pour le premier tour ;
le
lundi 16/06/2025 à 12h pour le second tour.
MODALITES D’ORGANISATION ET DE DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES
VOTE ELECTRONIQUE, PRINCIPES GENERAUX
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,
respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.
AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR
Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04). Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.
Transmission du code identifiant : PAR COURRIER POSTAL
Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel. Ces informations sont envoyées par courrier le
vendredi 23/05/2025 au domicile de chaque électeur. En cas de second tour, l’identifiant adressé reste valable.
Défi complémentaire
Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire : Le
code E-Key Bulletin qui figure sur le bulletin de paie du salarié depuis le mois de janvier 2025 (en haut à droite qui commence par EK) composé de 10 caractères (EK 8 chiffres).
Envoi du mot de passe : PAR SMS VERS UN NUMERO DE MOBILE NON PREENREGISTRE
Une fois le code identifiant et le défi saisis et validés par l’électeur, il sera demandé à celui-ci de renseigner le numéro de téléphone mobile de son choix sur lequel il recevra son mot de passe personnel par SMS. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un mot de passe par SMS. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.
PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES
Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.
Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant
Eléments d’authentification Nom/Prénom Date de naissance Code E-Key Bulletin Restitution du code identifiant Renvoi de l’identifiant par mail sur la messagerie professionnelle connue dans le système. Pour les autres qui n’auraient pas accès à la messagerie professionnelle, cela sera une demande d’assistance de niveau 2 gérée par le service RH de l’UES ESPACIL.
E-mail non reçu : absence d’e-mail connu ou boite mail inaccessible par l’électeur
Eléments d’authentification L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme :
Nom et prénom
Adresse mail
Numéro de téléphone de contact
Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ou s’il n’a pas accès à sa boite mail, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par le service RH de l’UES ESPACIL. L’UES ESPACIL contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré : •elle vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance, adresse postale, lieu de naissance, matricule…. Etc… Liste non exhaustive des éléments qui peuvent être demandés par la DRH pour identifier l’électeur lors de l’appel téléphonique) •elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail connu ; si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme Restitution de l’identifiant et / ou du mot de passe Identifiant par mail sur l’adresse mail donnée par l’électeur et/ ou mot de passe par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son mot de passe ET/OU son identifiant lui a été transmis par SMS ou par mail. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer le mot de passe / l’identifiant d’un autre électeur.
DEROULEMENT DU VOTE PAR INTERNET
Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote. L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.espacil.webvote.fr Après s’être authentifiés, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote. Les listes de candidats seront présentées dans un
ordre aléatoire.
Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier. L'électeur s’étant authentifié sur le système de vote avant l'heure de clôture pourra valablement mener jusqu'à son terme la procédure de vote dans la limite de cinq minutes après la clôture du scrutin. Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.
ASSISTANCE TELEPHONIQUE DU PRESTATAIRE
Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes. L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local. Le numéro de l’assistance téléphonique est le suivant : 02/96/50/50/50.
BUREAU DE VOTE
Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. La fonction de Président sera confiée à l’électeur le plus âgé présent en CDI et acceptant la fonction. Les fonctions d’Assesseurs seront confiées aux deux électeurs les plus jeunes présents en CDI et acceptant la fonction. Les membres ne peuvent pas être candidat ni être élu. Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote (Cass. soc., 25 octobre 2017, n°16-21780).
CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales (délégués de liste), des représentants de la direction et du prestataire. Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique. Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole. Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.
SCRUTIN A BLANC, PROGRAMMATION DE LA PERIODE DE VOTE ET CONTROLE DU SCELLEMENT
Lors du scrutin à blanc, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote. Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux. Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement. Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.
CHIFFREMENT ET DECHIFFREMENT DES VOTES
Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible. La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur. Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :
un exemplaire de ses codes,
une copie de sa séquence secrète,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :
une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Afin que la procédure de décompte des votes puisse, si nécessaire, être exécutée de nouveau, les membres du bureau de vote ainsi que les représentants de la Direction devront conserver les séquences secrètes jusqu’à l’expiration des délais de recours. La nécessité de pouvoir rejouer une nouvelle fois le dépouillement des urnes est prévue par l’objectif de sécurité n°1-11 de la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la Cnil, et par l’article R2314-17 du code du travail.
FERMETURE DU SCRUTIN ET DEPOUILLEMENT DE L’URNE ELECTRONIQUE
Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement. Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes. Il sera alors possible d’accéder :
aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),
aux Procès-Verbaux des résultats,
aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.
MODALITES DE DESIGNATION DES ELUS
La désignation des membres de la délégation du personnel au CSE se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :
par application du quotient électoral ;
et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.
RATURES
Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.
EGALITE DES VOIX
En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.
PROCLAMATION ET AFFICHAGE DES RESULTATS ET PROCESSUS DE GENERATION DES PROCES-VERBAUX
Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont signés puis proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.
SIGNATURE DU PROCES-VERBAL ET DES LISTES D’EMARGEMENT
Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc. Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin. Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote. Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
PROCLAMATION DES RESULTATS
Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants. Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.
AFFICHAGE DES RESULTATS
Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de l’UES ESPACIL.
ENVOI DES PROCES-VERBAUX
Après la proclamation des résultats, l’UES ESPACIL transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral. Les procès-verbaux pourront être transmis de manière physique ou par voie électronique :
Transmission physique des procès-verbaux
Dans les 15 jours suivants les élections, l’UES ESPACIL envoie les procès-verbaux par LRAR au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 92315 - 62971 ARRAS CEDEX 9, en un exemplaire.
Ou transmission par voie électronique des procès-verbaux
La transmission électronique des procès-verbaux s’effectuera de la manière suivante : Les PV d’élection sont générés automatiquement puis imprimés pour signature manuscrite par les membres du bureau de vote. L’UES ESPACIL dispose de 30 jours pour scanner et téléverser les PV d’élection sur www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr pour transmission à l’administration.
MESURE DE LA REPRESENTATIVITE SYNDICALE
CALCUL DE L’AUDIENCE ELECTORALE DES ORGANISATIONS SYNDICALES DANS L’ENTREPRISE
Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au CSE et ce, quel que soit le nombre de votants. Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges (C. trav. art. L. 2122-2). Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.
CALCUL DES SUFFRAGES PORTES SUR LE NOM DES CANDIDATS
Chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise d'au moins 50 salariés, qui constitue une section syndicale, désigne parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli à titre personnel et dans leur collège au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au CSE, quel que soit le nombre de votants, dans les limites fixées à l'article L. 2143-12, un ou plusieurs délégués syndicaux pour la représenter auprès de l'employeur. Si aucun des candidats présentés par l'organisation syndicale aux élections professionnelles ne remplit les conditions mentionnées au premier alinéa du présent article ou s'il ne reste, dans l'entreprise, plus aucun candidat aux élections professionnelles qui remplit les conditions mentionnées au même premier alinéa, ou si l'ensemble des élus qui remplissent les conditions mentionnées audit premier alinéa renoncent par écrit à leur droit d'être désigné délégué syndical, une organisation syndicale représentative peut désigner un délégué syndical parmi les autres candidats, ou, à défaut, parmi ses adhérents au sein de l'entreprise ou parmi ses anciens élus ayant atteint la limite de durée d'exercice du mandat au CSE fixée au deuxième alinéa de l'article L. 2314-33. La désignation d'un délégué syndical peut intervenir lorsque l'effectif d'au moins 50 salariés a été atteint pendant 12 mois consécutifs. Elle peut intervenir au sein de l'établissement regroupant des salariés placés sous la direction d'un représentant de l'employeur et constituant une communauté de travail ayant des intérêts propres, susceptibles de générer des revendications communes et spécifiques (C. trav. art. L. 2143-3).
DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats (C. trav. art. R2314-17). Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.
PUBLICITE DU PROTOCOLE PREELECTORAL – DUREE DE L’ACCORD
Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au CSE. Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires. Le
mardi 15/04/2025, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la Direction et mis en ligne sur le site intranet de l’UES ESPACIL.
Fait à Rennes le 4 avril 2025, En 6 exemplaires originaux.
Pour la Direction de l’UES Espacil,Pour l’organisation syndicale CFDT, Madame XXX.Madame XXX.
Pour l’organisation syndicale CFE-CGC, Monsieur XXX.
Pour l’organisation syndicale FO, Madame XXX.
Pour l’organisation syndicale UNSA-SNPHLM, Monsieur XXX.
A faire signer par les mandatés précédé de la mention « lu et approuvé » ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS Dates Tâche Mardi 4 mars 2025 Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral Annonce des élections prévisionnelles Lundi 24 mars 2025 Première réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral Jeudi 03 avril 2025 Seconde réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral Lundi 14 avril 2025 Avt 18H00 : Date limite de dépôt des appels à candidatures Mardi 15 avril 2025 Publication du protocole d’accord préélectoral Mardi 15 avril 2025 Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et appels à candidatures) Mardi 29 avril 2025 Affichage des listes électorales Lundi 5 mai 2025 Date limite de réclamations relatives aux listes électorales Lundi 19 mai 2025 Avt 14H00 : Date limite de dépôt des candidatures, des professions de foi, des logos des syndicats et des photos des candidats Jeudi 22 mai 2025 Affichage et mise en ligne des listes de candidats des professions de foi, des logos des syndicats Du jeudi 22 mai au jeudi 29 mai 2025 Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales Vendredi 23 mai 2025 Envoi des informations de vote aux électeurs Vendredi 06 juin 2025 Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application Mardi 10 juin 2025 09h00 : Ouverture du scrutin 1er tour Jeudi 12 juin 2025 14H00 : Fermeture du scrutin 1er tour Jeudi 12 juin 2025 A 14h00 : Dépouillement et proclamation des résultats Jeudi 12 juin 2025 Affichage des résultats Jeudi 12 juin 2025 Appel à candidatures 2nd tour, le cas échéant Lundi 16 juin 2025 Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats Lundi 16 juin 2025 Avt 17H : Affichage des listes de candidats Mardi 17 juin 2025 Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales Mercredi 18 juin 2025 Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application Jeudi 19 juin 2025 09H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour Vendredi 20 juin 2025 14H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour Vendredi 20 juin 2025 A 14h00 : Dépouillement et proclamation des résultats Vendredi 20 juin 2025 Affichage des résultats
ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :
FONCTIONNALITES BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR REPRESENTANTS DE LA DIRECTION DELEGUES DE LISTES CONSULTATION DE LA PARTICIPATION OUI OUI OUI CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS En ligne pendant le scrutin OUI NON NON
En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin OUI NON NON RESULTATS Etats de synthèse Représentativité OUI OUI OUI Procès-Verbaux Cerfa OUI OUI NON remise d’une copie signée JOURNAL DES EVENEMENTS OUI OUI OUI EMPREINTE DE SCELLEMENT OUI OUI OUI JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE) NON OUI NON JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND) NON OUI NON
PROGRAMMATION APPLICATION
Ouverture et fermeture du scrutin OUI NON NON Clé de chiffrement/déchiffrement des votes OUI NON NON
