Accord portant sur les moyens de communication des instances de représentation du personnel et des organisations syndicales au sein de l’UES Etam
Dialogue social 2.0
Entre
D’une part, les sociétés :
ETAM SCE SAS, située au 57/59 rue Henri Barbusse à Clichy-la-Garenne (Hauts-de-Seine),
ETAM PAP SAS, située au 57/59 rue Henri Barbusse à Clichy-la-Garenne (Hauts-de-Seine),
ETAM LINGERIE SAS, située au 57/59 rue Henri Barbusse à Clichy-la-Garenne (Hauts-de-Seine),
1.2.3 SAS, située au 57/59 rue Henri Barbusse à Clichy-la-Garenne (Hauts-de-Seine),
UNDIZ SAS, située au 6 rue Castérès à Clichy-la-Garenne (Hauts-de-Seine),
Regroupées et dénommées ci-après « l’UES Etam », représentées par, Directeur Général des Ressources Humaines, dûment mandaté à cet effet,
Et d’autre part,
L’UNSA, Fédération des commerces et des services, 21, rue Jules Ferry 93177 Bagnolet Cedex, représentée par , Déléguée Syndicale Centrale
La CFE-CGC, Commerce et services, 9, rue de Rocroy 75010 Paris, représentée par, Déléguée Syndicale Centrale
Préambule
Les possibilités techniques et les nouveaux moyens de communication mis en place au sein de l’UES Etam permettent de redéfinir les règles d’affichage obligatoire et de diffusion de l’information des instances du personnel et syndicales actuellement en vigueur. Elles permettent plus largement de moderniser les modalités du dialogue social et ses moyens.
Par ailleurs, l’accord portant sur le droit syndical, le dialogue social, le fonctionnement et l’organisation des différentes instances de représentation du personnel au sein de l’UES Etam, qui traitait de ce sujet, prendra fin à l’occasion de la mise en place de la nouvelle structure sociale de l’UES, soit avant fin octobre 2018 conformément à l’accord du 06 avril 2018 relatif à l’organisation des institutions représentatives au sein de l’UES Etam
Les moyens de communication et règles d’affichage des instances de représentation du personnel et des organisations syndicales doivent donc être à nouveau définis.
Dès lors, la Direction et les Organisations Syndicales ont convenu de nouvelles dispositions sur ces sujets qui entreront en vigueur à l’occasion des prochaines élections professionnelles prévues avant fin octobre 2018,
Article 1 - Affichage et diffusion de l’information dans les magasins
L’intranet magasins est le support privilégié pour l’affichage obligatoire magasins « dématérialisé ». L’utilisation de ce support permet notamment de faciliter la bonne tenue de l’affichage dans l’ensemble des magasins et rend l’accès des salariés à toutes les informations plus aisé.
Il n’en demeure pas moins qu’un certain nombre de documents continueront d’être affichés sous format papier, l’objectif étant également d’en limiter le nombre afin d’avoir un affichage « matérialisé » plus efficace.
Un standard d’affichage a été mis en place par la Direction des affaires sociales afin de faciliter la communication des règles ci-après en magasins et permettre une uniformité dans l’affichage. En cas d’évolutions ou de nouveaux types de documents à afficher, les instances ou les organisations syndicales seront informées ou consultées sur les modalités d’affichage. Si nécessaire, le présent accord fera alors l’objet d’une modification.
Article 1.1 - Panneaux d’affichage et documents « matérialisés »
Article 1.1.1 - Les panneaux d’affichage
Dans chaque magasin deux panneaux d’affichage sont installés sous la responsabilité de la Responsable de magasin :
Un panneau « gestion RH »
Un panneau « vie sociale »
Le panneau gestion RH comprend, entre autres, toutes les informations légales et générales ainsi que les plannings et tableaux relatifs aux absences ou volontariats (CP, RTT, Jours fériés, Dimanches….).
Le panneau vie sociale comprend :
une liste des représentants du personnel établie par la Direction, cette liste fera figurer la liste de tous les représentants du personnel élus (CSE) ou désignés (commissions du CSE, mandats syndicaux…) avec la nature de leur mandat, leur organisation syndicale, le service, site ou magasins où les joindre avec les coordonnées,
les informations syndicales, avec un espace délimité par organisation syndicale,
les informations du CSE et le dernier compte rendu de cette instance sur un espace également délimité.
La liste des représentants du personnel établie par la Direction est régulièrement mise à jour en fonction des débuts ou fins de mandat, elle sert ainsi d’information officielle des salariés à ce sujet.
Article 1.1.2 - Diffusion des informations à faire figurer sur le panneau d’affichage « matérialisé » vie sociale
Il s’agit des informations syndicales ainsi que celles du Comité Social et Economique (CSE).
Article 1.1.2.1 - Informations et tracts syndicaux
Les informations que les organisations syndicales (représentatives ou ayant une section syndicale au sein de l’établissement concerné de l’UES Etam) souhaitent voir affichées sur le panneau qui leur est réservé doivent être transmises à la Direction (par le DSC ou DS) qui les diffuse dans les magasins selon le moyen d’envoi le plus rapide utilisé habituellement dans l’entreprise.
Les informations et tracts syndicaux sont ensuite affichés dès réception sous la responsabilité de la Responsable de magasin.
Nombre d’envois - Afin de permettre la meilleure expression des organisations syndicales, il est convenu de ne pas indiquer de limite dans le nombre d’envois. Néanmoins les organisations syndicales s’engagent à porter une attention particulière à la volumétrie des notes et documents envoyés afin de ne pas nuire au bon fonctionnement des systèmes de communication, ni à la clarté de l’affichage en magasins.
Durée de l’affichage – S’agissant des communications syndicales, il appartient aux seules organisations syndicales de déterminer la durée de leur affichage. Néanmoins, afin que les panneaux conservent une clarté et une présentation correcte, les organisations communiquent régulièrement en magasins sur les notes qui peuvent être retirées.
Article 1.1.2.2 - Informations, notes et compte rendu CSE
Les informations que la secrétaire (ou secrétaire adjointe) du CSE souhaite voir affichées sur le panneau qui lui est réservé doivent être transmises à la Direction qui les diffuse dans les magasins selon le moyen d’envoi le plus rapide utilisé habituellement dans l’entreprise pour toutes les communications magasins.
Les règles quant à l’affichage, le nombre d’envoi et la durée d’affichage sont les mêmes que celles régissant les tracts et informations syndicales décrites à l’article précédent.
A noter que les offres du CSE dans le cadre de sa gestion des œuvres sociales et culturelles doivent uniquement rester affichées le temps de la validité de l’offre.
Pour ce qui est des procès verbaux des réunions, Il appartient à la secrétaire du CSE de transmettre la version approuvée à la Direction des Affaires Sociales afin de permettre la diffusion en magasins. Il est convenu que seul le dernier compte rendu de cette instance reste affiché sur le panneau « vie sociale » du magasin, les précédents sont accessibles sur le support dématérialisé. L’archivage en ligne permettra l’accès des comptes rendus des 12 derniers mois.
Les informations, notes et comptes rendus CSE sont ensuite affichés dès réception sous la responsabilité de la Responsable de magasin.
Article 1.2 - Documents « dématérialisés » Tous les documents autres que ceux décrits à l’article 1.1.2 sont donc disponibles et accessibles par les salariés sur un support dématérialisé, à titre informatif, via l’intranet de l’I Pad disponible en magasins à la date de signature du présent accord. Ces documents sont notamment :
Les procès verbaux des réunions de CSE des mois précédant le mois en cours;
La convention collective ;
L’ensemble des accords collectifs ;
Le document Unique des Risques Professionnels.
La Direction des Affaires Sociales est en charge de la mise à jour de ces documents sur l’espace qui leur est dédié sur intranet. Article 1.3 - Autres support et moyens de communication
Article 1.3.1 - Accès au site du CSE et à l’information syndicale par l’intranet magasins
La Direction met en place, sur l’intranet magasins, un lien (sous forme d’une icône) permettant aux salariés de se connecter au site internet du CSE magasins. Un espace sera par ailleurs dédié à la mise en ligne des tracts syndicaux et des informations que la secrétaire (ou secrétaire adjointe) du CSE a transmis à la Direction dans le cadres des dispositions de l’article 1.1.2.2 du présent accord. La Direction administrera la publication de ces communications. La secrétaire (ou secrétaire adjointe) du CSE tout comme les DSC et DS veilleront scrupuleusement à la durée de validité des communications publiées sur l’intranet dans les conditions définies précédemment.
Article 1.3.2 - Adresse e-mail
Dans le cadre de leur métier, les salariés peuvent disposer d’une adresse e-mail professionnelle qui a normalement pour seul usage l’exercice de leur fonction.
Les représentants du personnel en bénéficient chacun d’une et peuvent bien sûr l’utiliser également :
pour les besoins de l’administration de leur mandat avec la Direction (échange avec la Direction ou ses représentants, communication avec la Direction ou ses représentants au sujet des réunions sociales, envoi des ordres du jour des réunions…),
et pour des échanges individuels dans le cadre de l’exercice de leur mandat.
Par contre, en aucun cas, cette adresse mail ne peut être utilisée pour la diffusion d’informations ou de tracts ou de toute autre communication à
portée collective. En cas d’utilisation non conforme l’usage de cette adresse mail peut être suspendu à tout moment, sans préavis, par la Direction.
Article 1.3.3 - Convocation et ordre du jour des réunions avec la Direction
Il est convenu que les convocations et les ordres du jour des réunions avec la Direction peuvent être adressés aux membres des différentes instances par e-mail à l’adresse précisée à l’article 1.3.2 du présent accord.
Article 2 - Affichage et diffusion de l’information au siège
L’intranet siège est le support privilégié pour l’affichage obligatoire siège « dématérialisé ». Cela permet notamment de faciliter une tenue exhaustive de l’affichage dans l’ensemble des étages du siège et un accès plus facile des salariés à toutes les informations.
Il n’en demeure pas moins qu’un certain nombre de documents continueront à être affichés sous format papier, l’objectif étant également d’en limiter le nombre afin d’avoir un affichage « matérialisé » plus efficace.
Un standard d’affichage a été mis en place par la Direction des affaires sociales. En cas d’évolution ou de nouvelles natures de documents à afficher les instances ou les organisations syndicales seront informées ou consultées sur les modalités d’affichage. Si nécessaire le présent accord fera l’objet d’une modification.
Article 2.1 - Panneaux d’affichage et documents « matérialisés »
Article 2.1.1 - Les panneaux d’affichage
A chaque étage du siège deux panneaux d’affichage sont installés :
Un panneau « gestion RH »
Un panneau « vie sociale »
Le panneau gestion RH comprend toutes les informations légales et générales.
Le panneau vie sociale comprend :
une liste des représentants du personnel établie par la Direction, cette liste fera figurer la liste de tous les représentants du personnel élus (CSE) ou désignés (commissions du CSE, mandats syndicaux…) avec la nature de leur mandat, leur organisation syndicale, le service, où les joindre avec les coordonnées,
les informations syndicales, avec un espace délimité par organisation syndicale,
les informations du CSE et le dernier compte rendu de cette instance sur un espace également délimité.
La liste des représentants du personnel établie par la Direction est régulièrement mise à jour en fonction des nouveaux ou fins de mandat, elle sert ainsi d’information officielle des salariés à ce sujet.
Article 2.1.2 - Diffusion des informations à faire figurer sur le panneau d’affichage « matérialisé » vie sociale
Il s’agit des informations syndicales ainsi que celles du CSE et comptes rendus de réunions de cette instance.
Article 2.1.2.1 - Informations et tracts syndicaux
Les organisations syndicales procèdent elles-mêmes à l’affichage de leurs informations sur les panneaux qui leur sont attribués.
Article 2.1.2.2 - Informations et notes CSE
Il appartient au secrétaire du CSE d’afficher les comptes rendu des réunions sur les panneaux d’affichage.
Article 2.2 Documents « dématérialisés » Tous les documents autres que ceux décrits aux articles 2.1.2 sont donc disponibles et accessibles par les salariés sur l’intranet du siège. Ces documents sont notamment :
La convention collective ;
L’ensemble des accords collectifs ;
Le document Unique des Risques Professionnels
La Direction des Affaires Sociales est en charge de la mise à jour de ces documents sur l’espace qui leur est dédié sur intranet. Article 2.3 - Autres supports et moyens de communication
Article 2.3.1 - Accès au site du CSE et à l’information syndicale par l’intranet siège
La Direction met en place, sur l’intranet siège, un lien (sous forme d’une icône) permettant aux salariés de se connecter au site internet du CSE siège. Un espace sera par ailleurs dédié à la mise en ligne des tracts syndicaux que les DSC et DS ont transmis à la Direction La Direction administrera la publication de ces communications. Les DSC et DS veilleront scrupuleusement à la durée de validité des communications publiées sur l’intranet dans les conditions définies précédemment.
Article 2.3.2 - Adresse e-mail
Dans le cadre de leur métier les salariés disposent d’une adresse e-mail professionnelle qui n’a normalement que pour seul usage l’exercice de leur fonction.
Les représentants du personnel peuvent bien sûr l’utiliser également :
pour les besoins de l’administration de leur mandat avec la Direction (échange avec la Direction ou ses représentants, communication avec la Direction ou ses représentants au sujet des réunions sociales, envoi des ordres du jour des réunions…),
et pour des échanges individuels dans le cadre de l’exercice de leur mandat.
Par contre, en aucun cas, cette adresse mail ne peut être utilisée pour la diffusion d’informations ou de tracts ou de toute autre communication à
portée collective. En cas d’utilisation non conforme l’usage de cette adresse mail peut être suspendu à tout moment, sans préavis, par la Direction.
Article 2.3.3 - Convocation et ordre du jour des réunions avec la Direction
Il est convenu que les convocations et les ordres du jour des réunions avec la Direction peuvent être adressés aux membres des différentes instances par e-mail à l’adresse précisée à l’article 2.3.2 du présent accord.
Article 3 - Durée de l’accord
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à l’occasion des prochaines élections professionnelles qui se dérouleront au plus tard en octobre 2018.
Article 4 - Publicité
Le présent accord sera adressé à l’Inspection du travail du siège et au greffe du Conseil des prud’hommes de Nanterre.
Fait à Clichy, le 25 avril 2018
Pour la DirectionPour les Organisations Syndicales
