ACCORD COLLECTIF RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE POUR LES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE ETS GLOBAL
ENTRE :
La société Educational Testing Service Global BV, au capital libéré de 18.000 euros, société à responsabilité limitée dont le siège social est situé Strawinskylaan 929 – 1077 XX – Tower B – Amsterdam – Pays-Bas, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés d’Amsterdam sous le numéro 34153484, dont la succursale française est située au 43, rue Taitbout – 75009 Paris, et représentée par – Présidente du Comité Social et Economique, dûment habilitée à l’effet des présentes,
Ci-après dénommée «
la Société »,
D’une part,
ET :
La majorité des membres élus du Comité Social et Economique de la Société présents lors de la réunion du 30 janvier 2024, ayant voté en faveur de l’adoption du présent accord, mentionnés dans la liste des signataires figurant aux présentes,
Ci-après dénommés «
le CSE »,
D’autre part,
Ci-après collectivement désignées « les Parties » ou individuellement une « Partie ».
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE PAGEREF _Toc156411853 \h 3 Article 1 – Objet PAGEREF _Toc156411854 \h 3 Article 2 – Modalités de recours à la visioconférence PAGEREF _Toc156411855 \h 3 2.1. Nombre de réunions organisées par visioconférence PAGEREF _Toc156411856 \h 3 2.2. Matériel nécessaire à la visioconférence PAGEREF _Toc156411857 \h 3 2.3. Mise en œuvre de la visioconférence PAGEREF _Toc156411858 \h 4 2.4 Modalités de vote PAGEREF _Toc156411859 \h 4 2.5 Confidentialité PAGEREF _Toc156411860 \h 5 Article 3 - Etablissement de l’ordre du jour et du procès-verbal des réunions du CSE PAGEREF _Toc156411861 \h 5 Article 4 – Dispositions générales PAGEREF _Toc156411862 \h 5 4.1. Entrée en vigueur et durée de l’accord PAGEREF _Toc156411863 \h 5 4.2. Suivi de l’accord PAGEREF _Toc156411864 \h 6 4.3. Révision de l’accord PAGEREF _Toc156411865 \h 6 4.4. Dépôt et publicité de l’accord PAGEREF _Toc156411866 \h 6
PREAMBULE Conformément aux dispositions de l’article L.2315-4 du Code du travail, le recours à la visioconférence pour réunir les membres du comité social et économique (ci-après « CSE ») peut être autorisé par accord conclu entre l’employeur et les membres élus du CSE. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. Les Parties se sont accordées sur la nécessité de recourir à la visioconférence pour les réunions du CSE, compte tenu notamment des modalités d’organisation du travail au sein de la Société. En effet, certains membres élus du CSE exerçant des fonctions en dehors de la région parisienne, où se situent les locaux de la Société, le recours à la visioconférence permet :
d'améliorer leur participation aux réunions du CSE ;
de réduire leurs déplacements, ce qui a donc un impact positif sur leur santé et l'environnement, et ;
de maintenir un dialogue social constructif.
En conséquence, les Parties se sont réunies lors de la réunion du 30 janvier 2024, au cours de laquelle elles sont convenues du présent accord afin d’étendre le recours à la visioconférence au-delà du quota fixé par les dispositions légales susmentionnées. Il a été arrêté et convenu ce qui suit : Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les conditions dans lesquelles pourront être organisées les réunions ordinaires et extraordinaires du CSE à distance, par le biais d’un dispositif de visioconférence.
Article 2 – Modalités de recours à la visioconférence
2.1. Nombre de réunions organisées par visioconférence
Les Parties conviennent de la possibilité d’effectuer les réunions en visioconférence ou en mode mixte (présentiel et visioconférence) à chaque fois que cela sera nécessaire.
Lorsqu’une réunion sera organisée par visioconférence, la Société en informera au préalable les membres du CSE, au plus tard lors de l’envoi de la convocation à ladite réunion.
2.2. Matériel nécessaire à la visioconférence
Les Parties conviennent que chaque membre du CSE est équipé du matériel informatique nécessaire pour participer aux réunions du CSE en visioconférence, à savoir :
un ordinateur portable ou fixe équipé d’une caméra et d’un micro / un smartphone et ;
une connexion Internet fiable et sécurisée ou, à défaut, d’un smartphone équipé de la connexion 4G.
2.3. Mise en œuvre de la visioconférence Le recours à la visioconférence est mis en œuvre conformément aux dispositions des articles D.2315-1 et D.2315-2 du Code du travail. La Société s’engage à ce que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l’identification des membres du CSE et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
Les participants à la réunion devront donc conserver leur caméra allumée tout au long de la réunion.
Ainsi, les réunions en visioconférence seront réalisées via la plateforme Teams, ou tout autre outil similaire si la Société venait à modifier la solution de visioconférence mise à disposition des salariés. La Direction transmettra à tous les membres du CSE, titulaires et suppléants, une invitation dans leur agenda électronique respectif accompagnée de l’ordre du jour et d’un lien leur permettant de se connecter à la date et l’heure prévues pour ladite réunion.
En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du CSE pourront décider du report de la réunion.
Des participants ponctuels pourront se connecter aux réunions pour intervenir lors des sujets pour lesquels ils ont été conviés. Il sera donc possible pour les participants ponctuels de se connecter et de se déconnecter au cours de la visioconférence en mentionnant le motif de leur intervention. Le recours à ce dispositif ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance. Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal, en précisant sa durée. 2.4 Modalités de vote
Vote à main levée
Pour rappel, les votes ont lieu habituellement à main levée.
Le recueil de l’avis des membres du CSE pourra se faire :
soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra ;
soit, si le dispositif de visioconférence le permet, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet ;
soit, si le dispositif de visioconférence le permet, en utilisant la messagerie instantanée pour exprimer par écrit le sens de leur vote (vote favorable, vote défavorable, abstention) et toute délibération accompagnant leur avis.
Vote à bulletin secret
Lorsque la loi l’impose, il sera procédé à un vote à bulletin secret.
Le dispositif technique mis en œuvre garantira que l’identité de l’électeur ne peut en aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.
Lorsque ce vote sera organisé par voie électronique, le système retenu assurera la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le vote à bulletin secret aura lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposeront d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE.
Le choix du dispositif de vote électronique pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.
2.5 Confidentialité
Les Parties rappellent que seuls les membres du CSE et les participants ponctuels convoqués aux réunions peuvent y assister.
Il est donc interdit à toute personne non invitée d’écouter ou de regarder une réunion du CSE via le système de vidéoconférence. Chaque membre du CSE ayant recours à la visioconférence devra donc veiller au strict respect de cette règle.
Les Parties rappellent également que les membres du CSE qui ont recours à la visioconférence sont tenus à une obligation de discrétion au même titre que s’ils étaient en présentiel. Ainsi, ils doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer d’être les seuls utilisateurs.
Enfin, il est interdit de procéder à un enregistrement des réunions du CSE. Article 3 - Etablissement de l’ordre du jour et du procès-verbal des réunions du CSE
A compter du 1er mars 2024, les Parties conviennent que la signature de l’ordre du jour de chaque réunion du CSE sera effectuée par voie dématérialisée, à savoir par signature électronique du Président et le Secrétaire.
La convocation et l’ordre du jour seront adressés par la Société aux membres du CSE par email avec accusé de réception.
Le Secrétaire du CSE adressera le projet de procès-verbal à l’ensemble des membres de l’instance préalablement à la réunion suivante du CSE, par email avec accusé de réception. Article 4 – Dispositions générales
4.1. Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entrera en vigueur au lendemain de la réalisation des formalités de dépôt et de publicité mentionnées ci-dessous.
Le présent accord prendra automatiquement fin à son terme, date à laquelle il cessera de produire tous effets.
4.2. Suivi de l’accord
Dans l’hypothèse où les dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles seraient modifiées et nécessiteraient une adaptation du présent accord, les Parties conviennent de se réunir dans les meilleurs délais pour adapter le présent accord par voie d’avenant.
4.3. Révision de l’accord
Pendant sa durée d’application, chacune des Parties habilitées pourra solliciter la révision du présent accord, révision qui ne sera possible qu’après un vote à la majorité des membres élus du CSE présents.
4.4. Dépôt et publicité de l’accord
Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail.
Ainsi, le présent accord sera déposé par la Société :
Au greffe du Conseil de prud’hommes compétent ;
Auprès de la DREETS par voie dématérialisée sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords », en deux exemplaires dont une version signée des Parties et une version anonymisée destinée à être publiée ;
Par ailleurs, en application des dispositions des articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera transmis aux membres du CSE et la mention de cet accord sera portée à la connaissance du personnel par voie d’affichage.
Le présent accord est signé à Paris, le 31 janvier 2024, en 3 exemplaires,
