La Direction de la Société XX, dont le Siège Social est situé représentée par Mr XX, agissant en qualité de Directeur Général,
Et :
La Confédération Française Encadrement – Confédération Générale des Cadres représentée par Mr XX dûment mandaté et M XXN en qualité de délégué syndical,
La Confédération Générale du Travail, représentée par Mme XX et M XX en qualité de délégués syndicaux,
Et la Confédération Française des Travailleurs Chrétiens, représentée par Mme XX, en qualité de déléguée syndicale.
Il a été convenu ce qui suit :
Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE).
Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes. Conformément à la conclusion de l’accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique, approuvé par les organisations syndicales représentatives au sein d’XX en date du 5 Février 2019, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.
Sa mise en œuvre est confiée à la société xxx.
Depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre du vote électronique n’est plus soumise à l’obligation de la conclusion d’un accord.
Toutefois, le nouvel article R.2324-4 du Code du travail précise : « Sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L. 2324-4 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat ».
Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.
ARTICLE 1 - Date des élections
Le dépouillement du premier tour des élections des représentants au CSE aura lieu le
15 Avril 2019.
Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu le
30 Avril 2019.
Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :
de clôture des votes par internet,
du dépouillement électronique,
de la proclamation des résultats.
ARTICLE 2 – Durée des mandats
La durée des mandats pour les membres du CSE est de 4 ans.
ARTICLE 3 - Effectif de l’entreprise
Les parties constatent que l’effectif de la société XX est de 663 salariés sur la moyenne des 12 mois précédents. Conformément à l’accord collectif relatif à la mise en place du CSE, signé en date du 05/02/2019, le nombre de membres à élire est de 8 titulaires et de 8 suppléants.
ARTICLE 4 - Répartition du personnel entre les collèges électoraux
Les parties conviennent de répartir l’effectif électeur entre 3 collèges électoraux.
1er collège :
Administratifs Non cadre (Employés / Techniciens / Agents de Maîtrise), composé de 100 salariés
2ème collège :
Itinérants Non cadre (Employés / Techniciens / Agents de Maîtrise / VRP), composé de 492 salariés
3ème collège :
Cadres, composé de 71 salariés
ARTICLE 5 - Répartition des sièges entre les collèges électoraux
Les parties conviennent de répartir les sièges entre les collèges de la manière suivante :
1er collège : 1 titulaire et 1 suppléant 2ème collège : 6 titulaires et 6 suppléants 3ème collège : 1 titulaire et 1 suppléant
ARTICLE 6 - Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Depuis le 1er janvier 2017, la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen » impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au cœur des instances représentatives du personnel et ce notamment lors des élections professionnelles que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.
Exemple : si l’électorat est composé de 70 % de femmes, la liste de l’organisation syndicale devra être composée de 70 % de femmes et de 30 % d’hommes. Méthode de calcul :
Nombre de sièges à pourvoir x part H ou F de l’électorat
Au cas où le calcul ne tomberait pas sur un nombre entier, on :
Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
Enfin, si le nombre de sièges à pourvoir est impair et que les listes électorales sont composées de 50 % de femmes et de 50 % d’hommes, les organisations syndicales pourront présenter indistinctement un homme ou une femme en plus.
Répartition des effectifs par sexe et par collège Femme Homme Collège 1 :
Administratifs Non cadre (Employés/Techniciens/Agents de Maîtrise)
95 (95 %) 5 (5 %) Collège 2 :
Itinérants Non cadre (Employés/Techniciens/Agents de Maîtrise/VRP)
23 (4,67 %) 469 (95,33 %) Collège 3 :
Cadres
4 (5,63 %) 67 (94,37 %)
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
Afin de parvenir à une représentation équilibrée des femmes et des hommes les auteurs de chaque liste de candidats s'engagent, à tout mettre en œuvre pour parvenir à cette représentation équilibrée.
Compte-tenu de la forte proportion d’hommes par rapport aux effectifs totaux du collège Itinérants non-cadre, le nombre de candidate femme étant inférieur à 0,5% (0,28 %), une femme pourra se présenter, mais elle ne pourra pas être en tête de liste.
Sur les deux autres collèges, où il n’y a qu’un poste de titulaire et un poste de suppléant à pourvoir, un homme ou une femme pourra indifféremment se présenter.
ARTICLE 7 – Electeurs et candidats éligibles
Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail.
Sont électeurs :
- tous les salariés de l’entreprise quel que soient leur sexe, leur nationalité, leurs horaires de travail, la durée de leur contrat, leur statut et leur fonction, âgés de 16 ans au moins et ayant 3 mois d’ancienneté au moins, à la date du 1er tour de scrutin.
Doivent être exclus les cadres dirigeants amenés à représenter l’employeur devant les institutions représentatives.
Sont éligibles :
Les électeurs âgés de 18 ans, ayant un an d’ancienneté à la date du 1er tour du scrutin et n’ayant pas de lien de parenté avec l’employeur.
La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et sera affichée dans l’ensemble des points d’affichages le 13 Mars 2019.
Cette liste comportera exclusivement les indications suivantes : les noms, prénoms, l’âge, ancienneté et éligibilité des électeurs.
ARTICLE 8 – Listes de candidats et propagande électorale
8.1. Listes de candidats au 1er tour
Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas de l’article L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour. Les doubles candidatures sont admises (titulaire et suppléant). En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.
Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées par le syndicat, par courrier au Service des Ressources Humaines – ou par mail à l’attention d’XX
avant 31 Mars 2019 à minuit.
Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.
Les listes de candidats seront affichées par la direction au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le
1er Avril 2019.
Listes de candidats au 2nd tour :
En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres. Les doubles candidatures sont admises (titulaire et suppléant). En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.
La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au
17 Avril 2019 à minuit.
Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.
Les listes de candidats sont affichées dans chacune des agences, sur les panneaux réservés aux communications de la direction au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 18 Avril 2019.
Professions de foi :
Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre au Service des Ressources Humaines, leurs tracts électoraux au format PDF, consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4) — jusqu'au 31 Mars 2019, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.
De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service du personnel leurs tracts électoraux jusqu'au
17 Avril 2019.
ARTICLE 9 – Vote électronique
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 10 – Modalités pratiques du vote électronique
10.1.Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.
Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).
Le logo, (sous condition de l’envoi par l’organisation syndicale) et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
Ordre de présentation des listes
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).
Les logos doivent être fournis par les listes en présence au Service des Ressources Humaines, qui les transmet au prestataire, en format JPG avec une taille maximale de 200 Ko.
Matériel de vote - Codes confidentiels
Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise et mentionné sur son bulletin de paie.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.
Des nouveaux codes seront générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.
Communication des codes de vote
Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur. En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec le Service des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote et ce, avant le 11 Avril pour le 1er tour et le 25 Avril pour le second tour.
Protocole de restitution des clefs de vote
En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera au Service des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.
Après vérification de l’identité de l’électeur, le Service des Ressources Humaines enverra à l’adresse mail déclarée dans le système ou enverra une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.
Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.
La cérémonie de scellement, qui est ouverte aux OS et aux membres du bureau de vote, consiste à :
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.
Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par le Service des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire. L'information et la démonstration sont assurées :
pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.
Cellule d’assistance technique
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Assistance aux électeurs
Une rubrique d’aide et d’explications est disponible depuis l’interface de vote. (Numéro d’Assistance xxxx : xxxx appel gratuit)
Un numéro spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le Service des Ressources Humaines sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin. Ce numéro sera le suivant : 00.00.00.00.00 et sera ouvert de 8H00 à 12H00 et de 13H30 à 18H00. Il sera communiqué aux collaborateurs quelques jours avant le début de la période de vote et dans le courrier d’attribution des identifiants et mots de passe.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
ARTICLE 11 – Dates et horaires des votes par internet
Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :
Du 11 Avril 2019 à 10H00 au 15 Avril 2019 à 16H00
En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :
Du 25 Avril 2019 à 10H00 au 30 Avril 2019 à 16H00
Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.
Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.
Des postes en libre accès seront mis à la disposition des électeurs.
L’employeur mettra à disposition des électeurs un poste informatique permettant au collaborateur de procéder au vote.
ARTICLE 12 – Bureau de vote et commission de surveillance
Un bureau de vote commun est mis en place pour tous les collèges électoraux. Il sera composé de trois électeurs :
un président : l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire ;
deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.
Le bureau sera constitué au siège social de la société. Afin de faciliter le déroulement du vote et éviter aux collaborateurs de longs déplacements inutiles, les parties conviennent de constituer les membres du bureau de vote sur les seuls sites de X et X.
Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines. Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.
Un état journalier du nombre de votants par collège et par élection (titulaire et suppléant) sera communiqué par le service Ressources Humaines aux membres actuels du comité d’entreprise et des délégués du personnel. Tout collaborateur pourra se rapprocher d’eux pour avoir les informations.
ARTICLE 13 – Dépouillement
Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.
ARTICLE 14 – Proclamation
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.
Les résultats seront également envoyés au Centre de Traitement des Elections professionnelles de Rouen (1 exemplaire), à l’inspection du travail (2 exemplaires) et aux organisations syndicales ayant présenté une liste de candidats et/ou ayant participé à la négociation du présent accord.
Les résultats seront également mis à disposition sur le site intranet de l’entreprise et affichés sur les panneaux réservés à cet effet.
ARTICLE 15 – Organisation d’un second tour
Au cas où le quorum ne serait pas atteint au premier tour, en cas d’absence de présentation de listes de candidatures, et dans le cas où tous les sièges n’auraient pas pu être pourvus dès le premier tour, il y aura lieu de procéder à un second tour avec des candidatures libres.
Les modalités du scrutin seront identiques au premier tour.
Les candidatures devront être reçues par le Service Ressources Humaines au plus tard le 17 Avril 2019, avant minuit.
Les candidatures du second tour pourront être reçues avant le premier tour.
Les listes des candidats présentés par les organisations syndicales au 1er tour seront reconduites au second tour en cas de non élection.
ARTICLE 16 - Validité de l’accord préélectoral
Le présent protocole vaudra pour l’élection dont le premier tour est fixé au 15/04/2019 et le second tour éventuel au 30/04/2019. Il s’appliquera également en cas d’élection partielle.
ARTICLE 17 - Publication
Conformément à l'article L. 2232-9 du code du travail, le présent accord sera transmis à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de branche, en ayant au préalable, supprimé les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Il fera l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir :
sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;
et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Chartres.
Il sera également mis à disposition sur l’intranet de l’entreprise, affiché en agence et remis en mains propres aux organisations syndicales signataires du présent protocole.
