Accord sur la procédure de recueil des signalements émis par les lanceurs d'alerte (signalements internes)
ENTRE-LES soussignés :
La société EXADIS
Immatriculée au Registre du Commerce et des sociétés sous le numéro 488 325 192 0001 17
Ci-après dénommées « l’
Entreprise »,
D’une part,
ET
L’organisation syndicale représentative dans l’Entreprise représentée par :
En sa qualité de délégué syndical
D’autre part,
Il a été conclu le présent accord des lanceurs d’alerte signé le 11 décembre 2024
Préambule
La loi ° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite « loi Sapin 2 » a introduit au sein de la législation française le statut du lanceur d’alerte. La loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 a modifié le régime applicable. Compte tenu de ce nouveau cadre législatif, l’entreprise a décidé d’établir le présent accord destiné à organiser les modalités de formulation et de recueil des signalements internes émis par les lanceurs d’alerte. Si l’entreprise EXADIS souhaite rappeler son attachement à la protection des lanceurs d’alerte telle qu’elle résulte des textes en vigueur, elle rappelle que les signalements émis par les lanceurs d'alerte doivent être réalisés :
De bonne foi et ne pas conduire à un abus de droit ;
Dans les conditions prévues par le présent accord afin notamment que tous les signalements soient traités dans les meilleures conditions et que les procédures en vigueur au sein de l’entreprise soient respectées.
Article 1 : Champ d’application
Les dispositions de le présent accord s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise.
Article 2 : Définition du lanceur d’alerte
L’article 6 de la loi ° 2016-1691 du 9 décembre 2016 définit la qualité de lanceur d’alerte. Ainsi un lanceur d'alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.
Article 3 : Domaines exclus de l’alerte
La loi précise que sont exclus du régime de l'alerte les faits, informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, couverts par le secret :
De la défense nationale ;
Médical ;
Des délibérations judiciaires ;
De l'enquête ou de l'instruction judiciaires ;
Professionnel de l’avocat.
Article 4 : Formulation des signalements d’alerte
Article 4.1 : Destinataire du signalement Le lanceur d’alerte porte celle-ci à la connaissance :
De son supérieur hiérarchique direct ou indirect ;
De l’employeur ou de ses représentants ;
Du référent identifié par le présent accord.
Article 4.2 : Référent Il est procédé à la désignation d’un référent ayant pour missions de réceptionner les alertes et d’assurer leur traitement. Il a été décidé d’attribuer ces missions à. Dans le présent accord, cette personne est identifiée comme le « référent ». Les coordonnées du référent sont les suivants :
Article 4.3 : Mode de signalement Le lanceur d’alerte porte son signalement à l’attention des personnes précédemment visées selon l’un des moyens suivants :
Courrier remis en main propre contre signature ;
Courrier (éventuellement recommandé) ;
Courrier électronique vers une adresse dédiée ;
Afin de garantir la confidentialité prévue par le présent accord, le signalement communiqué par courrier remis en main propre ou courrier (éventuellement recommandé) est transmis sous double enveloppe. Tous les éléments relatifs au signalement sont insérés dans une première enveloppe fermée (dite enveloppe intérieure). Sur cette enveloppe, figure exclusivement la mention « signalement d’une alerte ». L’enveloppe est ensuite insérée dans une enveloppe extérieure sur laquelle figure le nom et les coordonnées de la personne destinataire du signalement.
Article 4.4 : Contenu du signalement Le signalement est :
Écrit et comporte de manière précise et détaillée les faits qui font l’objet du signalement ;
Accompagné de tous les éléments quel que soit leur forme ou leur support de nature à l’étayer et à faciliter son traitement.
Dans tous les cas le lanceur d’alerte peut transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer les faits en cause en les communiquant par email à l’adresse :
Le lanceur d’alerte fournit également ses coordonnées afin qu’il puisse, le cas échéant, être contacté par le référent. Ces éléments sont transmis dans les mêmes formes que le signalement. Si une personne souhaite rester anonyme, le signalement ne sera traité que si la gravité des faits mentionnés est établie et que les éléments factuels sont suffisamment détaillés. En outre, il sera procédé à un examen approfondi de son contenu avant d’initier la procédure prévue par le présent accord pour les alertes.
Article 5 : Traitement de l’alerte
Article 5.1 : Centralisation auprès du référent Quelle que soit la personne auprès de laquelle est porté le signalement, il appartient à cette dernière de transmettre, sans délai, celui-ci au référent qui est seul compétent pour traiter l’alerte. Sont ainsi transmis l’identité du lanceur d’alerte et le contenu du signalement. Le lanceur d’alerte est informé de cette transmission. La transmission du signalement au référent ne délie pas la personne initialement informée de la confidentialité qu’elle doit observer en application de l’article 7 de le présent accord à l’exception de l’information obligatoire du référent.
Article 5.2 : information du lanceur d’alerte Dès que le référent a pris connaissance du signalement, il informe le lanceur d’alerte dans un délai de sept jours ouvrés à compter de la réception du signalement par l’entreprise :
De la réception du signalement ;
Du délai dont il dispose pour procéder à l’examen du signalement ;
De la durée prévisible de l’examen compte tenu des éléments communiqués ;
Des modalités selon lesquelles le lanceur d’alerte sera informé des suites données au signalement.
Cette information est portée à la connaissance du lanceur d’alerte selon l’un des moyens suivants :
Courrier remis en main propre contre signature ;
Courrier recommandé ;
Courrier électronique.
Article 5.3 : Délai de traitement de la recevabilité de l’alerte Le référent doit vérifier la recevabilité du signalement dans un délai raisonnable dépendant de la complexité de l’alerte qui lui est soumise. Le lanceur d’alerte est informé de la suite donnée à celle-ci et des raisons pour lesquelles l’entreprise considère, le cas échéant, que les conditions légales ne sont pas remplies.
Article 5.4 : Etude de l’alerte Afin de déterminer les suites à donner au signalement, le référent met en place une étude des éléments communiqués par le lanceur d’alerte. S’il l’estime nécessaire, le référent recevra le lanceur d’alerte afin d’obtenir des précisions complémentaires sur les faits signalés. Il peut également demander que soient fournis des éléments complémentaires à ceux accompagnant le signalement initial. En outre, si les faits dénoncés le justifient, le référent procèdera à une enquête. À cet effet, il pourra notamment entendre d’autres personnes de l’entreprise. Dans le cadre de cette enquête, il appartient au référent de respecter les garanties de confidentialité prévues à l’article 7 de le présent accord. Dans ces conditions, au cours de l’étude, le référent assurera une stricte confidentialité quant à l’identité du lanceur d’alerte, des faits portés à sa connaissance et des personnes visées par le signalement. À cet effet, si une enquête est nécessaire, le référent s’efforcera d’élargir le nombre de personnes entendues afin que ne soient pas identifiés :
D’une part, le lanceur d’alerte ;
D’autre part, les personnes visées par le signalement.
Article 5.5 : Information de la personne visée par l’alerte La personne qui fait l'objet d'une alerte est informée par le référent dès l'enregistrement, informatisé ou non, de données la concernant afin de lui permettre de s'opposer au traitement de ces données. Lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l'alerte, l'information de cette personne intervient après l'adoption de ces mesures. Cette information est réalisée par :
Courrier remis en main propre contre signature ;
Courrier recommandé ;
Courrier électronique.
Elle précise notamment :
Le responsable du dispositif ;
Les faits reprochés ;
Les personnes destinataires de l'alerte ;
Les modalités d'exercice des droits d'accès et de rectification.
Si elle n'en a pas bénéficié auparavant, la personne reçoit également une information conforme à l'article 9 de le présent accord.
Article 5.6 : Suite de l’alerte Au terme de l’étude de l’alerte le référent décidera de la suite à donner à l’alerte.
Article 5.6.1 : Transmission de l’alerte S’il estime que l’alerte est fondée, le référent transmet celle-ci au chef d’entreprise, ou son représentant, afin que ce dernier mette en œuvre les dispositifs correctifs adaptés ou la transmette aux autorités compétentes. Le cas échéant, s’il estime que la transmission au chef d’entreprise, ou son représentant, pourrait compromettre la suite de l’alerte, compte tenu notamment d’une implication personnelle, le référent transmet directement celle-ci aux autorités compétentes. Dans un délai raisonnable n'excédant pas trois mois à compter de l'accusé de réception du signalement ou, à défaut d'accusé de réception, trois mois à compter de l'expiration d'une période de sept jours ouvrés suivant le signalement, des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières, le lanceur d’alerte est informé de la suite donnée à son signalement par :
Courrier remis en main propre contre signature ;
Courrier recommandé ;
Courrier électronique.
De même, le lanceur d’alerte est informé par écrit et sans délai de la clôture du dossier.
Article 5.6.2: Absence de suite S’il estime qu’il ne doit pas être donné de suite à l’alerte, le lanceur d’alerte et les personnes visées par le signalement sont informées de la clôture de la procédure par :
Courrier remis en main propre contre signature ;
Courrier recommandé ;
Courrier électronique.
Quel que soit leur support, les éléments du dossier de signalement de nature à permettre l'identification de l'auteur du signalement et celle des personnes visées par celui-ci sont détruits dans un délai maximum de deux mois.
Article 7 : Garantie de confidentialité
Conformément à l’article 9 de la loi ° 2016-1691 du 9 décembre 2016, la procédure de recueil des signalements instituée par le présent accord garantit la stricte confidentialité de l'identité :
Du lanceur d’alerte ;
Des personnes visées par le lanceur d’alerte et de tout tiers mentionné dans le signalement ;
Des informations recueillies par l'ensemble des destinataires du signalement.
Les éléments de nature à identifier :
Le lanceur d'alerte ne peut être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'avec le consentement de celui-ci ;
La personne mise en cause par un signalement ne peut être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.
Les personnes ayant recueilli et / ou traité un signalement émis par un lanceur d’alerte sont tenues d’observer cette obligation de confidentialité. Cette obligation ne concerne pas les personnes initialement destinataires d’un signalement par un lanceur d’alerte lorsqu’elles transmettent ce signalement au référent. Les membres du personnel qui ne sont pas autorisés à en connaître ont interdiction d’avoir accès à ces informations. Il est rappelé que l’article 9 de la loi ° 2016-1691 du 9 décembre 2016 prévoit que le fait de divulguer les éléments confidentiels visés au présent article est puni de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 € d'amende.
Article 8 : Protection du lanceur d’alerte
Tout lanceur d’alerte répondant à la définition légale et ayant suivi les procédures édictées par la loi et le présent accord bénéficiera d’une protection, conformément aux dispositions légales.
Article 9 : Information des utilisateurs potentiels du dispositif
Le présent accord est affiché sur les panneaux réservés à cet effet. Elle est également mise à disposition au secrétariat de l’entreprise ainsi que sur l’intranet. En outre, une information claire et complète de l'ensemble des utilisateurs potentiels du dispositif d'alerte est réalisée. Un modèle de document d’information a annexé le présent accord. Cette information précise notamment :
Le responsable du dispositif ;
Les objectifs poursuivis ;
Les domaines concernés par les alertes ;
Le caractère facultatif du dispositif ;
L’absence de conséquence de la non-utilisation de ce dispositif ;
L’existence d'un droit d'accès, de rectification et d'opposition ;
Les étapes de la procédure de recueil des signalements (notamment les destinataires et les conditions auxquelles l'alerte peut leur être adressée) ;
Que l'utilisation abusive du dispositif puisse exposer son auteur à des sanctions disciplinaires ainsi qu'à des poursuites judiciaires, mais qu'à l'inverse, l'utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s'avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, n'exposera son auteur à aucune sanction disciplinaire.
Cette information est transmise par l’un des moyens suivants :
Courrier remis en main propre contre signature ;
Courrier recommandé ;
Courrier électronique ;
Mise à disposition sur l’intranet
Affichage.
Article 10 : Accès aux données personnelles
Toute personne identifiée dans le dispositif d'alerte professionnelle a le droit d'accéder aux données la concernant et d'en demander, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, la rectification ou la suppression. La personne qui fait l'objet d'une alerte ne peut en aucun cas obtenir communication du responsable du traitement, sur le fondement de son droit d'accès, des informations concernant l'identité de l'émetteur de l'alerte.
Article 11 : Règles de publicité
Ledit accord sera communiqué, diffusé et publié selon les règles en vigueur. Il sera notamment communiqué, à Monsieur l'Inspecteur du travail et déposé au secrétariat du Conseil des Prud'hommes de LYON.
Article 12 : Effet et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans. Il prend effet à compter du 1er janvier 2025.
Le présent accord prend effet à compter de son dépôt auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS). Il sera communiqué à l'ensemble du personnel de l’Entreprise conformément aux dispositions prévues par l’Accord.
Le 11 décembre 2024
En 4 exemplaires
Annexe : document d’information à destination des utilisateurs potentiels du dispositif de recueil des signalements émis par les lanceurs d'alerte
Conformément à l’accord en date du 1er janvier 2025, un dispositif d’alerte a été mis en place au sein de l’entreprise EXADIS.
Responsabilité du dispositif
Le dispositif est placé sous la responsabilité du Directeur Général de la société.
Objectifs poursuivis et les domaines concernés par les alertes
Le dispositif a pour finalité le signalement et le traitement des alertes, émises par une personne physique qui révèle ou signale, de manière désintéressée et de bonne foi :
Un crime ou un délit ;
Une menace ou un préjudice pour l'intérêt général ;
Une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.
Caractère facultatif du dispositif et absence de conséquence de la non-utilisation du dispositif
Le présent dispositif est facultatif. La non-utilisation du dispositif n’emportera pas de conséquences à l'égard des salariés.
Droit d'accès, de rectification et d'opposition
Toute personne identifiée dans le dispositif d'alerte professionnelle a le droit d'accéder aux données la concernant et d'en demander, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, la rectification ou la suppression. La personne qui fait l'objet d'une alerte ne peut en aucun cas obtenir communication du responsable du traitement, sur le fondement de son droit d'accès, des informations concernant l'identité de l'émetteur de l'alerte.
Principales étapes de la procédure de recueil des signalements d’alerte
Toute personne souhaitant procéder à un signalement d’alerte doit porter celle-ci à la connaissance :
De son supérieur hiérarchique direct ou indirect ;
De l’employeur ou de ses représentants ;
Du référent identifié par l’accord à savoir : XXXX.
Le lanceur d’alerte porte procède au signalement selon l’un des moyens suivants :
Courrier remis en main propre contre signature ;
Courrier ;
Courrier électronique vers une adresse dédiée ;
L’alerte est traitée par le référent qui informe le lanceur d’alerte de la réception de son signalement. Une fois l’examen de l’alerte réalisé, le référent informe le lanceur d’alerte de la suite qui y est donnée.
Conséquence de l’utilisation du dispositif
L’utilisation abusive du dispositif et les manquements à l’accord peuvent exposer son auteur à :
D’éventuelles sanctions disciplinaires conformément à l’échelle des sanctions prévues par le règlement intérieur ;
Des poursuites judiciaires.
En revanche, l'utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s'avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, n'expose son auteur à aucune sanction disciplinaire.
Fait à Saint-Priest, Le 11 décembre 2024
En 4 exemplaires
Pour la Société EXADISPour la CGT XXXXXXXX DRHDélégué syndical
