Avenant N°1 Accord d’entreprise relatif à la Durée et l’Organisation du Travail du 1er juillet 2020
Entre
La société EXENS SOLUTIONS dont le siège est situé 3 avenue du Pacifique, 91940 Les Ulis représentée par, Président,
Et
Les organisations syndicales représentatives dûment représentées par leurs délégués syndicaux :
Monsieur, délégué syndical CFE CGC
Monsieur, délégué syndical CGT
Est conclu un avenant à l’accord sur la durée et l’organisation du temps de travail conclu le 1er juillet 2020 en application des articles L. 3311-1 à L. 3315-5 du code du Travail et des textes règlementaires pris pour leur application.
Il est convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE
Un accord sur la durée et l’organisation du temps de travail a été signé le 1er juillet 2020 au sein de la société EXENS SOLUTIONS.
A des fins de compréhension et de clarté, cet avenant révise partiellement l’accord d’entreprise relative aux dispositions suivantes :
Utilisation des jours de repos
Encadrement du forfait annuel en jours
Droit à la déconnexion
Congés d’ancienneté
Il est ainsi proposé en date du 29 mai 2024 un avenant à l’accord sur la durée et l’organisation du temps de travail signé le 1er juillet 2020 prévoyant les dispositions ci-dessous.
Article 1 : annule et remplace l’article 1 de l’accord
Champ d’application
Le présent avenant s’applique à l’ensemble du personnel d’EXENS Solutions sur l’ensemble des établissements suivants de la Société :
Utilisation des Jours de repos (anciennement appelés RTT)
Les Jours de repos seront pris par journée entière ou demi-journée. La prise des jours de repos à l’initiative du salarié se fera selon des dates définies en accord entre le salarié et sa hiérarchie. Les jours de repos (anciennement dénommé RTT) doivent impérativement être soldés au plus tard le 31 décembre de chaque année civile et ne peuvent pas faire l’objet de report sur l’année civile suivante. A cette fin, si un salarié n’a pas pris ou programmé ses journées de repos (ex RTT) avant le 15 novembre, la Direction pourra lui imposer une programmation de ce solde.
Les JRTT peuvent être accolés à d’autres types d’absence (congés payés, congés d’ancienneté…)
dans la limite de 5 jours par période d’absence. Cet accolement maximal de 5 jours est limité à un seul par année civile.
Cette règle ne supplante pas l’impératif de poser un minimum de 10 jours ouvrés de congés payés consécutifs dans la période légale.
A des fins d’équilibre professionnel et personnel, les parties signataires insistent pour que les salariés répartissent ces jours de manière régulière au cours de l’année avec une répartition indicative de 5 jours de repos posés par semestre.
Article 3 : annule et remplace l’Article 7 paraphe 6
Modalités d’encadrement du Forfait annuel en jours
: Relevé déclaratif des journées de travail
La mise en œuvre du logiciel de gestion des temps et des activités permet au salarié de déclarer et suivre mensuellement et annuellement :
Le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées
Le nombre, la date et la nature des jours ou demi-journées non travaillées (congés payés, jours de repos, autres congés et tout autre motif d’absence).
Le salarié pourra en outre, et par tout moyen, alerter sa hiérarchie et le service RH, d’une situation professionnelle l’ayant empêchée ponctuellement de bénéficier de son repos journalier ou hebdomadaire.
Le service RH suivra et vérifiera le décompte et avertira immédiatement le responsable hiérarchique de toute anomalie constatée en vue d’y remédier sans délai.
3.2 : Dispositif d'alerte
Les parties signataires conviennent que chaque salarié peut alerter par tout moyen son responsable hiérarchique sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien (11h) et hebdomadaire (35h) et/ou sur l'organisation et sa charge de travail.
Il appartiendra alors au responsable hiérarchique d'organiser un entretien dans les plus brefs délais et, au plus tard, dans un délai de 15 jours calendaires. Le service Ressources Humaines devra en être informé et pourra le cas échéant participer à cet entretien.
Il est convenu qu’au cours de l'entretien, le responsable hiérarchique analyse avec le salarié les difficultés rencontrées et met en œuvre des actions pour lui permettre de mieux maîtriser sa charge de travail et lui garantir des repos effectifs. Ces entretiens doivent faire l’objet d’un compte-rendu dont un exemplaire est remis au salarié. Ce document est également communiqué sans délai au service RH qui en informera immédiatement la Direction de l’entreprise.
En cas de surcharge de travail reposant sur des éléments objectifs, matériellement vérifiables et se prolongeant pendant plus de deux semaines, le salarié peut, après s’être entretenu avec son supérieur hiérarchique, demander un nouvel entretien avec la Direction, entretien qui devra être organisé dans les 15 jours calendaires suivants et qui fera l’objet d’un plan d’action.
3.3 : Entretien individuel annuel
Le salarié en forfait en jours bénéficie impérativement d’un entretien annuel avec son responsable hiérarchique au cours duquel la charge de travail fera l’objet d’une attention particulière et donnera lieu à un compte rendu spécifique et distinct de l’entretien annuel. En cours d’année un entretien spécifique du suivi de la charge de travail sera organisé également.
Au cours de ces deux entretiens distincts, l’évaluation de la charge de travail fera l’objet d’une analyse profonde et prendra en considération les capacités du salarié, les objectifs qui lui sont assignés (raisonnables et mesurables), ainsi que les moyens mis à sa disposition pour y parvenir.
Au cours de ces entretiens, les thèmes suivants feront l’objet d’échanges sincères sur : La charge de travail du salarié L’organisation du travail dans l'entreprise L’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ; Le niveau de rémunération.
Au regard des constats objectifs effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de résolution des difficultés éventuelles. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien.
Le salarié et le responsable hiérarchique examinent si possible, à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.
Article 4 : annule et remplace l’Article 7 paraphe 7
Droit déconnexion :
Les parties signataires du présent avenant souhaitent renforcer les mesures liées au droit à la déconnexion en y inscrivant les recommandations professionnelles et d’organisation suivantes :
Pour mémoire le droit à la déconnexion est défini par une période qui permet au salarié de ne pas être contacté et de ne pas se connecter aux outils professionnels, principalement la messagerie professionnelle et le smartphone professionnel en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées.
Les parties signataires s’engagent à ce que chacun, managers comme salariés et réciproquement, veillent au respect de ce droit en application de l’obligation de résultats en termes de santé et sécurité au travail.
Les recommandations et les bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques sont les suivantes :
Le salarié n'est pas tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps « habituel » de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées.
Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires classiques et « habituels » de travail, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.
Limiter les échanges de courriels et le nombre de destinataires potentiellement mis en copie. Au-delà de 3 allers retours d’échanges, l’échange physique ou téléphonique est à privilégier afin de limiter le temps passé au traitement des courriels.
Savoir s’appliquer des principes d’équilibre de vie, savoir reporter l’envoi de messages au lendemain, fixer et se fixer des délais de réponses réalistes.
Sauf à mentionner dans l’objet du mail le caractère « URGENT » de la réponse attendue, chaque salarié lira et apportera une réponse à ces courriels dans un délai raisonnable au temps lui convenant selon son organisation du travail.
La Société invite les managers et leurs équipes à limiter l’usage de la messagerie électronique entre 21h00 et 8h00 chaque jour ouvré ainsi que le week-end.
En tout état de cause, tout mail envoyé durant ces plages horaires n’appellera pas de réponse immédiate. Il est rappelé que les salariés en forfait annuel en jours disposent d’un droit de repos minimum de 11 heures consécutives par jour et de 35 heures par semaine, s’agissant du repos hebdomadaire.
Pendant ce temps de repos, les salariés doivent donc bénéficier de leur droit à déconnexion. Néanmoins, en cas de circonstances particulières, nées de la force majeure, de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions à ce principe pourront être évidemment mises en œuvre
La Direction veillera au respect de la pause méridienne de ses collaborateurs, et, en particulier, évitera d’organiser des événements professionnels (réunions, Visio conférence) sur ce temps de pause méridienne. Dans le même esprit, la Direction n’organisera pas de réunions dont la plage horaire ne dépassera pas 18h30.
Formation au respect de ces bonnes pratiques
Le service RH s’engage à :
Mettre en œuvre chaque année une campagne d’information et de sensibilisation sur les risques de la sur-connectivité liés à l’utilisation des outils numériques.
Promouvoir régulièrement un ensemble de principes et de bonnes pratiques dans le cadre de l’organisation du travail, la gestion des priorités via des sessions en E-learning sur la plateforme EXENS Academy.
Les parties signataires ont souhaité adapter l’accord initial relatif aux congés d’ancienneté applicables au sein d’EXENS Solutions.
La suppression du statut assimilé cadre antérieur ont permis d’aboutir au consensus suivant :
Tous les collaborateurs salariés NON-CADRES (A1 à E10) bénéficieront des congés annuels supplémentaires d’ancienneté suivants :
1 jour après 4 ans d’ancienneté
2 jours après 8 ans d’ancienneté
3 jours après 15 ans d’ancienneté
4 jours après 20 ans d’ancienneté
5 jours après 25 ans d’ancienneté
Gestion spécifique des anciens « Assimilés Cadres » – Constitution d’un Groupe Fermé
Tous les collaborateurs Assimilés Cadres au 31 décembre 2023 (ancienne classification 335 365 395) et dont la classification de l’emploi au 1er janvier 2024 ne relève pas de la catégorie professionnelle des cadres (groupe d’emplois F,G,H et I) bénéficient, aussi longtemps qu’ils tiennent ledit emploi au sein de l’entreprise, des congés annuels supplémentaires d’ancienneté à savoir :
2 jours après 1 an d’ancienneté
3 jours après 2 ans d’ancienneté
4 jours après 6 ans d’ancienneté
5 jours après 10 ans d’ancienneté
Seule une évolution professionnelle au statut Cadre de ces salariés ou une sortie de l’effectif de l’entreprise EXENS Solutions fera sortir le salarié de ce groupe fermé de manière définitive.
Tous les collaborateurs salariés CADRES (F11 à I 18) bénéficieront des congés annuels supplémentaires d’ancienneté suivants :
2 jours après 1 an d’ancienneté
3 jours après 2 ans d’ancienneté
4 jours après 6 ans d’ancienneté
5 jours après 10 ans d’ancienneté
*** L’acquisition de ces jours de congés d’ancienneté s’apprécie en fonction de l’ancienneté acquise au 1er juin de chaque année civile. (Ancienneté en année pleine)
Pour toute sortie de l’entreprise en cours de période d’acquisition, le salarié qui remplit la condition d’ancienneté requise bénéficie d’un congé d’ancienneté calculé au prorata du temps de présence entre le 1er juin et la date de rupture de son contrat de travail. Le nombre de jours de congé d’ancienneté calculé sera arrondi à l’entier supérieur et fera l’objet du versement d’une indemnité compensatrice de congé d’ancienneté sur le solde de tout compte.
Article 6. Information des salariés
Le présent accord est affiché sur les panneaux prévus à cet effet et diffusé sur l’Intranet. Une synthèse de l’accord est également élaborée par le Service des Ressources Humaines et diffusée sur l’intranet
Article 7 : Durée et entrée en vigueur de l’avenant de révision
Le présent avenant substitue de plein droit aux stipulations précitées de l’accord sur le temps de travail du 1er juillet 2020. Les autres dispositions de l’accord collectif initial, non visées par le présent avenant de révision, restent en vigueur. Le présent avenant de révision est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur au 1er juin 2024.
Article 8. Révision de l’avenant de révision
Le présent avenant pourra être révisé à tout moment pendant la période d’application, par le biais d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du Travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. À la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans un délai de 30 jours calendaires à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L.2232-12 du code du Travail.
Article 9. Dénonciation de l’avenant de révision
Sans préjudice du dernier alinéa de l’article L. 2261-10 du code du Travail, le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois. La dénonciation se fera dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du code du Travail. Pendant la durée du préavis, la Direction s’engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.
Article 10. Publicité et dépôt de l’avenant de révision
Conformément aux articles D. 2231-2, D. 2231-4 et L. 2231-5-1 du code du Travail, le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et du greffe du Conseil de Prud’hommes de LONGJUMEAU. Le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.
Fait aux Ulis le 29 mai 2024 en 5 exemplaires originaux.
