ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE OU AUDIOCONFERENCE LORS DES REUNIONS DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL
ENTRE
L’association
PYRENE PLUS Services de Proximité, dont le siège social est situé au : 31 rue Eugène Ténot à Tarbes, représentée par Madame, Présidente,
Ci-après dénommée « l’Association » D’une part,
ET
Les organisations syndicales
CGT représenté par Madame, en sa qualité de déléguée syndicale,
CFDTreprésenté par Madame, en sa qualité de déléguée syndicale,
Ci-après dénommées « les organisations syndicales » D’autre part,
Ci-après ensemble dénommées « les Parties »
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Afin de favoriser le bon fonctionnement des instances représentatives du personnel, il a semblé opportun aux Parties, qu’un dispositif alternatif à la réunion en présentiel soit prévu par accord, afin de faciliter l’organisation et la tenue de ces réunions et que chaque représentant du personnel dispose des moyens nécessaires à l’exercice des missions qui sont les siennes dans le cadre de son mandat. Il est ressorti des différents échanges entre les Parties que le système de la visioconférence, ou à défaut celui de l’audioconférence, serait le plus approprié à la situation.
ARTICLE I – OBJETLe présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence, ou à défaut l’audioconférence, dans le cadre des réunions des instances représentatives du personnel de l’Association Pyrène Plus, notamment celles du Comité Social et Economique (CSE) et de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT).
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence, ou audioconférence.
ARTICLE II – RECOURS A LA VISIOCONFERENCE OU AUDIOCONFERENCE
II.1 - Réunions concernées
Il est décidé de recourir à la visioconférence, ou audioconférence, pour toutes les réunions des instances représentatives du personnel, ordinaires et extraordinaires. Les réunions se tiendront en mode dit « hybride ». En tout état de cause, les membres auront le choix d’assister aux réunions :
Soit en présentiel ;
Soit en visioconférence, ou audioconférence le cas échéant.
Cependant, chaque représentant (titulaire et suppléant) devra se rendre au siège de l’Association afin de participer aux réunions en présentiel a minima six fois par an (sauf circonstances particulières justifiée auprès de la Direction).
II.2 - Information des membres
Le lien d’accès à la visioconférence, ou le numéro de connexion à l’audioconférence le cas échéant, sera mentionné sur la convocation de la réunion.
II.3 – Moyens techniques
Lorsque les membres sont réunis en visioconférence ou audioconférence, le dispositif technique mis en œuvre devra garantir l’identification des membres et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et/ou de l’image des échanges et éventuelles délibérations. La Direction s’assurera du bon fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion. En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le/la Président(e) et les membres de l’instance pourront décider du report de la réunion.
II.4 – Suspension de séance
Le recours à la visioconférence ou à l’audioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance qui devra être mentionnée dans le procès-verbal avec son motif. Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.
II.5 – Procès-verbal
Il est exclu de remplacer le procès-verbal prévu par l’article L. 2325-20 par le film de la réunion virtuelle ou par son enregistrement.
ARTICLE III – MODALITES DE VOTE
Lors d’un processus de vote à l’occasion d’une réunion « hybride », chaque membre doit pouvoir émettre individuellement un avis « favorable », « défavorable » ou une « abstention ».
III.1 – Vote à main levée
Pour les votes ayant lieu à main levée, le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra ;
Soit en écrivant l’avis dans la zone « dialogue/commentaire/Chat » du dispositif de visioconférence ;
Soit en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet dans le dispositif de visioconférence ;
Soit, dans le cas de l’audioconférence, en prenant la parole.
III.2 – Vote à bulletin secret
Pour les votes réalisés à bulletin secret, le dispositif technique mis en place devra garantir que l’identité de l’électeur ne pourra à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu devra assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Dans ce cadre, l’engagement des délibérations sera subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions précitées, et que le vote aura lieu de manière simultanée (les participants disposeront d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le/la Président(e) de l’instance).
ARTICLE IV : DISPOSITIONS FINALES
IV.1 - Durée – Révision – Dénonciation
Le présent accord entre en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité. Il est conclu pour une durée indéterminée et est révisable tous les ans, par le biais d’un avenant, conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du Code du Travail. Le présent accord peut être dénoncé avec un préavis de trois mois par les Parties signataires dans les conditions fixées à l’article L.2261-9 du Code du Travail. La dénonciation de l’accord fera l’objet d’une notification auprès de chacune des Parties signataires et d’un dépôt dans les conditions visées par l’article L.2261-9 du Code du Travail.
IV.2 - Dépôt et publicité
Le présent accord donnera lieu à un dépôt conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Un exemplaire original de l’accord sera remis aux Parties signataires. Une information sera donnée au personnel et le présent accord sera mis à disposition des salariés.
