Accord collectif relatif à la mise en place du vote électronique
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société FIGEAC AERO, au capital de 5 321 388,60€, inscrite au R.C.S. de Cahors, sous le numéro 349 357 343 dont le siège social est situé ZI de l’Aiguille – 46100 Figeac, et représentée par xxx en qualité de Directeur des opérations aéronautiques France et xxx en qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment habilité à cet effet,
D’une part,
ET :
Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise dûment habilitées à signer le présent accord, à savoir :
Article 12 – Dépôt et publicité de l’accord PAGEREF _Toc234332683 \h 8
Préambule Conformément aux dispositions de l’article L 2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique.
Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.
Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Il a ainsi à ce titre été conclu et arrêté les dispositions suivantes :
Article 1 – Principes généraux
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de Figeac Aéro pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le présent accord est conclu en application de l’article L 2314-26 du Code du travail et des articles R 2314-5 à R 2314-18 du même Code, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif au vote électronique pour les élections des représentants du personnel. Il autorise, pour l’ensemble des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de la société FIGEAC AERO, dans tous les collèges électoraux et pour tous les tours de scrutin, le recours exclusif au vote électronique par internet, dans le respect des principes généraux du droit électoral (égalité devant le suffrage, secret du vote, sincérité du scrutin, exercice personnel du droit de vote).
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier ou un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l’entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R 2314-5 à 22 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Afin de garantir l’égalité d’accès au scrutin pour l’ensemble des électeurs, la société FIGEAC AERO mettra à disposition, sur chacun de ses principaux sites, au moins un poste informatique sécurisé permettant aux salariés qui ne disposent pas d’un équipement personnel ou d’un accès internet de participer au vote électronique pendant leur temps de travail. L’accès à ces postes se fera dans des conditions garantissant le secret du vote.
Les salariés pourront voter pendant leur temps de travail, sans perte de rémunération, dans la limite du temps strictement nécessaire à l’accomplissement de cette formalité. Lorsque des salariés sont empêchés d’accéder au système de vote électronique pour des raisons techniques indépendantes de leur volonté, la cellule d’assistance technique mettra en œuvre les mesures nécessaires pour leur permettre de voter, dans le respect du secret et de la sincérité du scrutin.
Article 2 – Modalités de vote – Protocole Préélectoral
Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Le protocole d’accord préélectoral sera conclu postérieurement à l’entrée en vigueur du présent accord. Il mentionnera expressément le recours au vote électronique, le nom du prestataire retenu, le renvoi au cahier des charges technique du système de vote électronique et précisera, pour chaque élection, le calendrier détaillé des opérations de vote, les modalités de remise ou d’envoi des moyens d’authentification aux électeurs, l’organisation et les horaires d’ouverture des postes de vote mis à disposition dans l’entreprise, la composition et le fonctionnement du bureau de vote, ainsi que les modalités de contrôle et de dépouillement.
Article 3 – Déroulement des opérations de vote – Accès au vote électronique
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à internet (PC, smartphone, tablette…).
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.
La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
Article 4 – Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales et des moyens d’authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin, sauf le pourcentage de participation, par collège, qui pourra être consulté à tout moment par le représentant de la Direction et les délégués de liste.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.
Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les journaux techniques et les données nécessaires au contrôle du bon déroulement du scrutin seront conservés pendant une durée maximale de six mois à compter de la proclamation des résultats, sauf en cas de contentieux électoral où ils seront conservés jusqu’à la décision définitive. Ces journaux ne permettront pas de relier un électeur à son vote et seront accessibles uniquement aux personnes habilitées, dans le respect du secret du vote. À l’issue de la période de conservation, l’ensemble des données de vote et des journaux techniques sera détruit de manière sécurisée, selon une procédure documentée.
Article 5 – Sécurité Il est institué, dans ce cadre, une cellule d’assistance technique chargée de la mise en œuvre opérationnelle du système de vote électronique. Elle comprend au minimum un représentant de l’employeur, un représentant du prestataire de vote électronique et, lorsqu’ils en font la demande, un représentant de chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats. Les membres de la cellule sont soumis à une obligation de confidentialité renforcée. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Avant l’ouverture du scrutin, et en présence des représentants des listes de candidats dûment invités, la cellule d’assistance technique procède à ces tests et vérifications. Un procès-verbal des opérations de test, de vérification de l’urne vide, de chiffrement et de scellement du système de vote et du système de dépouillement est établi, signé par les membres de la cellule et tenu à la disposition des organisations syndicales. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Dans ce cas, il pourra être décidé, selon la nature de l’incident, de suspendre temporairement le scrutin et de le prolonger d’une durée équivalente à l’interruption ou, en cas d’impossibilité manifeste de garantir la sincérité du scrutin, d’annuler le tour de scrutin et d’organiser un nouveau vote, selon des modalités arrêtées après consultation des organisations syndicales. Ces décisions et leurs motifs seront consignés dans un procès-verbal communiqué aux organisations syndicales.
Article 6 – Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.
En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.
Chaque électeur recevra, préalablement à l’ouverture du scrutin, une notice d’information détaillant : les finalités du traitement de données lié au vote électronique, les catégories de données collectées et traitées, les destinataires ou catégories de destinataires des données, la durée de conservation des données, les droits dont il dispose sur ses données (droit d’accès, de rectification, de limitation du traitement, droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente) et les modalités pratiques pour les exercer, les mesures de sécurité mises en œuvre pour garantir la confidentialité et la sécurité du vote, ainsi que les coordonnées du délégué à la protection des données de la société FIGEAC AERO. Cette notice sera également accessible sur la plateforme de vote électronique.
En outre, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique, les délégués de liste et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précèdera l’ouverture du vote.
Article 7 – Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n°2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n°2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Le système de vote électronique mis en œuvre par la société FIGEAC AERO respectera les exigences de l’article 32 du règlement général sur la protection des données et les recommandations de l’autorité de contrôle compétente.
À ce titre, le prestataire mettra en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées, comprenant notamment : le chiffrement des communications entre le poste de l’électeur et le serveur de vote au moyen d’un protocole sécurisé de type TLS, la pseudonymisation et le chiffrement des données de vote, des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et services de traitement, des procédures régulières de test, d’analyse et d’évaluation de l’efficacité des mesures de sécurité, ainsi qu’un dispositif de journalisation des accès et événements pertinents, protégé contre toute altération et faisant l’objet d’un examen régulier afin de détecter d’éventuelles anomalies.
En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, la société FIGEAC AERO, en lien avec le prestataire, notifiera la violation à l’autorité de contrôle compétente et, le cas échéant, aux personnes concernées, conformément à la réglementation applicable.
Article 8 – Expertise de la solution de vote
Préalablement à la première mise en œuvre du système de vote électronique, et préalablement à toute modification substantielle de sa conception ou de ses fonctionnalités, la société FIGEAC AERO fera réaliser une expertise indépendante portant notamment sur la conformité du système aux exigences légales et réglementaires applicables, aux recommandations des autorités compétentes et au présent accord. Le rapport d’expertise sera communiqué aux organisations syndicales de l’entreprise et mis à la disposition des membres du bureau de vote.
Toute modification substantielle du système de vote électronique, de son architecture ou de ses principales fonctionnalités fera l’objet d’une mise à jour du cahier des charges, d’une nouvelle expertise indépendante et d’une information préalable des organisations syndicales, ainsi que, le cas échéant, d’une adaptation du protocole d’accord préélectoral.
Article 9 – Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il s’appliquera à compter de la négociation et de la conclusion du prochain protocole d’accord préélectoral relatif aux prochaines élections professionnelles.
Article 10 – Révision
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d’application par accord entre les parties.
Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.
Article 11 – Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois. La dénonciation se fera dans les conditions prévues par l’article L. 2261-9 du code du Travail.
Article 12 – Dépôt et publicité de l’accord
Conformément à l’article L. 2231-5 du code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.
Il sera déposé sur la plateforme de télé procédure « TéléAccords » du Ministère du travail et remis au Greffe du Conseil de prud’hommes de Cahors.
