ACCORD RELATIF A LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES) DE FLOREALE HOLDING
Entre : La société FLOREALE HOLDING, Société par Actions Simplifiée, immatriculée au registre de commerce et des sociétés de Coutances sous le numéro 353 721 475, dont le siège social est situé Espace d’activités Fernand Finel à Lessay (50430), ci-après désignée « Floréale Holding »,
représentée par
Monsieur, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines Branche Légumes et Fruits frais Agrial,
d'une part,
Et, La CFTC, organisation syndicale représentative au sein de la société,
représentée par
Monsieur, Délégué Syndical, dûment habilité,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit.
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PREAMBULE
Les relations sociales au sein de Floréale Holding s'inscrivent dans une démarche d’amélioration continue et de confiance mutuelle partagée depuis plusieurs années entre les différentes parties signataires. Ces relations reposent à la fois sur le respect des dispositions légales, conventionnelles, sur le respect des accords collectifs, des normes et de la règlementation en vigueur mais aussi sur le respect de valeurs morales telles que l’objectivité, l’impartialité, l’ouverture, le respect et la confidentialité.
Ce présent accord a vocation à compléter les dispositions et fonctionnements existants et à permettre un accès plus fluide et donc plus efficace aux informations devant être mises à disposition des représentants du personnel.
La mise en place d’une BDES complète et dématérialisée facilitera le travail d’analyse des élus par une meilleure appréhension de la situation et de l’évolution de l’entreprise et améliorera, par la même occasion, encore plus la qualité des relations sociales.
Les parties signataires réaffirment par cet accord que la pratique du dialogue social est un facteur d'équilibre des rapports sociaux au sein de l'entreprise et contribue ainsi à sa performance et à son développement.
ARTICLE I : ORGANISATION, ARCHITECTURE ET CONTENU DE LA BDES
Les parties sont convenues de rendre la BDES facilement accessible et de retenir une architecture simple avec des rubriques et des indicateurs clairs, facilement compréhensibles par tous et adaptés à l’activité de l’entreprise et à son mode de fonctionnement.
L’objectif étant également de permettre à la fois une actualisation facile de cette dernière et une lecture aisée permettant aux représentants du personnel d’avoir rapidement une vision claire et globale de la situation de l’entreprise.
1.1 - Périmètre de mise en place
La BDES est constituée au niveau du périmètre de l’entreprise Floréale Holding.
1.2 - Architecture et contenu
La BDES a notamment pour objet de mettre à disposition des membres habilités des informations nécessaires aux consultations périodiques (orientations stratégiques, situation économique et financière et politique sociale, conditions de travail et emploi…). Elle permet de structurer et de regrouper par grandes thématiques les informations transmises de manière récurrente au CSE et de faciliter les échanges constructifs avec la Direction.
Comme convenu entre les parties signataires, la BDES de Floréale Holding sera organisée autour de 4 thèmes : . Données sociales . Documents préparatoires pour les instances . Données économiques . Bibliothèque IRP
Dans le cadre des thèmes fixés ci-dessus, la BDES sera constituée de rubriques qui correspondent aux rubriques définies par le Code du travail et de sous-rubriques telles que définies ci-après :
Thème Rubrique Sous-Rubrique Données Sociales Effectifs et Emplois Effectif
Emploi
Egalité professionnelle H-F Analyse chiffrée des indicateurs
Index Egalité professionnelle
Organisation, conditions de travail, santé et absentéisme Durée, organisation et conditions de travail
Absentéisme
Santé et sécurité au travail
Rémunération Evolution des rémunérations
Epargne salariale
Formation Investissement Formation
Données chiffrées
Prospectives
IRP et relations professionnelles IRP
Relations professionnelles Documents préparatoires pour les instances Consultations Stratégique
Des indicateurs seront associés à chaque rubrique ou sous-rubriques.
A titre informatif, une liste d’indicateurs définie en concertation avec les parties est annexée au présent accord. Cette liste est non exhaustive et pourra être amenée à évoluer dans le temps en concertation entre les parties. Il est précisé que l’organisation des sous-rubriques et des indicateurs pourra être adaptée en fonction du retour des parties sur la pertinence de celle-ci.
La BDES pourra être alimentée par tout autre document partagé avec le CSE et par certaines procédures propres à l’entreprise (règlement intérieur, code de bonne conduite, charte informatique…).
1.3 - Portée des informations et mises à jour
Les informations figurant dans la BDES porteront sur l’année en cours et les deux années précédentes. Les perspectives économiques et le plan stratégique de l’année suivante seront présentés sous forme de grandes tendances prévisionnelles et/ou d’axes de développement. Ces informations seront également présentées autant que possible sur les 3 années à venir.
Pour l’année 2021, les informations figurant dans cette base de données porteront sur l’historique de l’année 2020 uniquement et sur l’année 2021 en cours.
Les informations chiffrées portées dans la BDES seront mises à jour 2 fois par an. A titre informatif, les mises à jour des données chiffrées interviendraient selon le calendrier suivant : . avant le 31 mars N mise à jour des données sociales et économiques au titre de l’année N-1 . avant le 30 septembre N mise à jour des données sociales chiffrées au 30 juin de l’année (hors formation).
De manière générale, la BDES sera mise à jour au fil de l’eau et sera à minima alimentée de manière à ce que, avant chaque consultation, les informations nécessaires à ces consultations soient disponibles. Les données communiquées vaudront information au CSE.
La BDES intègre des fonctionnalités d’historisation des modifications. Les utilisateurs seront informés par courriel des dépôts des données et de leur actualisation dans la BDES.
ARTICLE 2 : MODALITES D’ACCES, DE CONSULTATION ET D’UTILISATION
2.1. Personnes habilitées à utiliser et consulter la BDES
La BDES est accessible en ligne :
. aux élus titulaires et suppléants du CSE ainsi qu’au Président du CSE, . au(x) délégué(s) syndical(aux), . au Responsable des Ressources Humaines de Floréale qui aura, lui seul, un rôle d’administration de l’outil, . à un membre du Centre de Gestion Paie France au titre de l’alimentation automatisée des données sociales.
Chacun des représentants du personnel disposera de l’accès aux informations qui concernent son périmètre et son domaine de compétences.
Les personnes habilitées à déposer des informations sur la BDES devront s’assurer d’une continuité d’action et d’alimentation en cas d’absence et devront identifier une personne relais qui disposera d’un login et mot de passe spécifique pour assurer ces missions. Aucun transfert de mot de passe ne serait être autorisé.
L’accès à la BDES est un accès strictement réservé aux groupes de personnes identifiées ci-dessus.
2. 2. Modalités d’accès
L’accès à la BDES est personnel, nominatif et strictement attaché au mandat détenu par l’élu.
La BDES est accessible en ligne de façon permanente (7jours/7 et 24heures/24) par les personnes habilitées mentionnées ci-dessus. La connexion se fait par email avec un mot de passe propre à chaque membre.
L’adresse email de connexion utilisée pour accéder à la BDES est l’adresse email professionnelle tant que cette dernière est nominative et non partagée. Les identifiants de connexion ne peuvent en aucun cas être transmis à un tiers.
La BDES pourra être inaccessible pendant les périodes de maintenance du système prévues par le prestataire.
2.3. Confidentialité des données
De manière générale il est rappelé que les personnes habilitées à consulter la BDES sont tenues à une stricte obligation de discrétion. Ainsi, chaque personne habilitée à consulter la BDES ne peut en aucun cas divulguer des informations issues de la BDES ni transmettre ses codes d’accès qui lui sont strictement personnels.
Les représentants du personnel s’engagent également à respecter leur obligation de confidentialité pour les informations identifiées comme telles. Ces informations se présenteront sous un format PDF ou en lecture seule (non téléchargeables et non imprimables). Les données ne pourront être retraitées. Tant que le caractère confidentiel des données ne sera pas levé, celles-ci ne pourront être ni reproduites, ni copiées, ni extraites. Il est à noter que sont considérées confidentielles par les parties signataires les informations relatives à la stratégie de l’entreprise, aux résultats économiques et aux projets/ activités permettant à l’entreprise de bénéficier d’avantages concurrentiels, ainsi que toute information qui permettrait l’identification individuelle d’un collaborateur.
Étant donné l’importance stratégique et la confidentialité de certaines informations contenues dans la BDES, la Direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité. Elle veille notamment aux meilleurs choix concernant la sécurité, la disponibilité, l’hébergement et l’exploitation de cette source d’informations.
2.4 Effet de la mise à disposition des informations au sein de la BDES
La mise à disposition dans la BDES des éléments d'informations nécessaires aux consultations du CSE telles que définies plus avant vaut communication des rapports et informations au comité. Ainsi, cette mise à disposition fait ainsi courir les délais de consultation du CSE (délais dont dispose le CSE pour rendre un avis) selon les dispositions légales en vigueur.
ARTICLE 3 : DATE D’EFFET – ENTREE EN VIGUEUR – AUTRES DISPOSITIONS
3.1 – Durée
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur à compter du lendemain de son dépôt.
3.2 – Révision
La révision de tout ou partie du présent accord peut être réalisée dans les conditions et délais prévus par les articles L.2261-7 et suivants du Code du travail.
3.3 – Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions et délais prévus par les articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.
3.4 - Signature - Publicité et dépôt
Un exemplaire original de cet accord est remis à chaque signataire.
Le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée par les parties et une version sur support électronique, auprès de la Direction de L’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS).
Cet accord sera également déposé au Secrétariat greffe du Conseil des prud’hommes de Coutances en un exemplaire.
Les formalités de dépôts seront accomplies par la société.
Fait en 4 exemplaires originaux, dont deux pour les formalités de publicité.
A Lessay, le 3 août 2021
Pour FLOREALE HOLDINGPour la CFTC
Directeur Ressources HumainesDélégué Syndical Branche Légumes et Fruits frais AGRIAL
