AVENANT A L’ACCORD SUR LA PRISE EN CHARGE DES SITUATIONS DE SOUFFRANCE AU TRAVAIL Entre les soussignés : L’Hôpital Fondation Adolphe de ROTHSCHILD, 29 Rue Manin – 75019 PARIS, représentée D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives de l’Hôpital Fondation Adolphe de ROTHSCHILD représentées respectivement par :
Pour la C.F.D.T.
Pour F.O.
Pour CFE-CGC D’autre part, Il est convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE
La Direction générale et les organisations syndicales de l’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild sont pleinement engagées dans la lutte contre les risques psychosociaux.
Après avoir conduit au cours de l’année 2021 un état des lieux de l’ensemble des dispositifs mis en œuvre dans le cadre de la politique de promotion de qualité de vie au travail et de prévention des risques psychosociaux de l’établissement, une négociation a été engagée en 2022 avec les organisations syndicales sur le thème de la prise en charge des situations de souffrance au travail. Un accord a été conclu le 19 mai 2022 sur ce sujet.
Après un an de fonctionnement, il est apparu :
d’une part, que les situations de souffrance au travail devaient être séparées des situations de harcèlement sexuel ou d’agissements sexistes ;
d’autre part, que les rôles devaient être clarifiés entre la Direction, responsable de la santé et de la sécurité des salariés, et les représentants du personnel.
Dans ce contexte, la Direction et les Organisations Syndicales signataires de l’accord du 19 mai 2022 ont convenu des dispositions suivantes visant à adapter la procédure de prise en charge des situations de souffrance au travail.
Article 1er Le chapitre 1. Prise en charge des situations de souffrance au travail est modifié comme suit :
« 1. Prise en charge des situations de souffrance au travail
La procédure en annexe définit les mesures auxquelles les parties signataires s’engagent. Elle répond aux objectifs suivants :
Définir précisément les rôles et responsabilités des différents intervenants ;
Rappeler le cadre déontologique nécessaire à la prise en compte de la sensibilité des situations traitées ;
Assurer une prise en charge adaptée à la particularité des différents cas que recouvre la souffrance au travail ;
Assurer un suivi annuel par les représentants du personnel du traitement de ces situations;
Autoriser la faculté de recourir à un tiers indépendant externe lorsque les conditions le nécessitent ;
Permettre à l’employeur d’assurer ses responsabilités en la matière en prenant les mesures nécessaires dans le cadre d’un processus normalisé ;
Définir le plan de formation et de sensibilisation des parties prenantes ;
Définir le plan de communication associé à ce dispositif ;
Mettre en œuvre un suivi des situations de souffrance au travail via la tenue en continu d’indicateurs et la création d’un comité de pilotage ; »
La procédure en annexe de l’accord est remplacée en totalité par la procédure jointe au présent avenant.
Article 2 : Entrée en vigueur de l’avenant formalités et dépôt de publicité
Le présent Avenant s’applique à compter de sa date de signature.
Un exemplaire original du présent avenant est établi pour chaque Partie.
Par ailleurs, le présent avenant est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de la Fondation et non signataires de celui-ci.
Le présent avenant est porté à la connaissance des salariés de la Fondation.
Le présent avenant est déposé par la Fondation conformément aux dispositions réglementaires du Code du travail.
Article 3
L’ensemble des autres dispositions de l’accord du 22 mai 2022 reste inchangé.
Fait à Paris, sous format numérique, le 05 /10 /2023
Pour l’Hôpital Fondation A. de ROTHSCHILD Le Directeur Général
Pour F.O.Pour la C.F.D.T.
La Déléguée SyndicaleLe Délégué Syndical
Pour la CFE-CGC Le Délégué Syndical
DRH-VDEF3
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Nombre de pages : 17 Date de création 18/05/2022
Date de mise à jour 05/10/2023
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Objet de la procédure
L’objet de cette procédure est de définir les modalités et circuits de prise en charge des situations de souffrance au travail (situations conflictuelles au travail, situations de mal-être au travail, de surcharge de travail, de manque de reconnaissance, de perte de sens, de burn-out,…) pouvant survenir au sein de l’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild. Cette procédure décrit l’organisation mise en œuvre par l’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild pour informer l’ensemble des salariés, former les acteurs, mobiliser les processus adéquats de gestion des situations de souffrance au travail. Cette procédure repose sur l’action du référent Employeur Souffrance au Travail et de la Direction des Ressources Humaines. Elle intervient en complémentarité d’actions conduites par ailleurs, dans les domaines de la lutte contre les discriminations, de l’amélioration des conditions de travail et du management, notamment. Il est par ailleurs rappelé que l’Hôpital Fondation A de Rothschild entend offrir un environnement de travail motivant où chacun est traité avec respect, dignité et équité. Cela passe par une politique de prévention des risques psycho sociaux fondée sur la sensibilisation et la formation des collaborateurs de l’entreprise ainsi que la prévention et le traitement des situations de harcèlement et de violence au travail.
Rôles et responsabilités des acteurs
Au fil des processus définis ci-après, les parties prenantes ci-dessous interviennent dans la prise en charge des situations de souffrance au travail, selon les rôles et responsabilités suivants :
Salarié Tout salarié est informé de l’existence des dispositifs et connait la procédure à suivre pour signaler une situation conflictuelle ou de souffrance au travail. Encadrement Tout encadrant est sensibilisé à la prise en considération et à l’écoute des situations de souffrance au travail. Il a connaissance de l’existence de la procédure. Direction des Ressources Humaines La Direction des Ressources Humaines a la responsabilité du suivi de la mise en œuvre de la présente procédure. Elle assure la formation et la sensibilisation des parties prenantes.
Référent Souffrance au Travail Le référent Souffrance au travail répond à une fiche de poste spécifique. Il a reçu la formation adéquate. Sa fonction est connue des salariés de l’établissement. Le référent Souffrance au travail est, au côté du DRH, l’interlocuteur privilégié de la Direction Générale. Il tient au courant la Direction Générale de la survenance d’évènements pouvant demander son intervention rapide, au titre de la responsabilité de l’employeur. Médecin du travail Le médecin du travail participe à la restitution suite à l’enquête réalisée et prend en charge les situations qui lui sont transmises.
Direction Générale La Direction Générale veille à la bonne application de l’ensemble du dispositif. Elle est mobilisée en décision des actions à entreprendre (préventives, correctives, sanctions disciplinaires, dépôt de plainte), spontanément ou sur proposition etdu référent Souffrance au travail
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Prestataires externes « diagnostic et accompagnement » Les prestataires sont mobilisés par la Direction Générale - si le RÉFÉRENT SOUFFRANCE AU TRAVAIL estime ne pas pouvoir effectuer le diagnostic seul de manière adéquate. Prestataire externe « permanence d’écoute » Les coordonnées et modalités de sollicitation du prestataire par les salariés en ressentant le besoin sont communiquées de manière régulière à l’ensemble du personnel.
Psychologue du travail Tout salarié qui en ressent la nécessité peut recourir à la psychologue du travail. Les situations professionnelles difficiles au sein d’une unité ou d’un service peuvent également bénéficier de ce dispositif de soutien et accompagnement.
Cadre déontologique général
Les actions relatives à la prise en charge des situations de souffrance au travail s’effectuent dans le respect d’un cadre déontologique partagé par l’ensemble des acteurs mobilisés.
La confidentialité Chaque acteur de la procédure s’astreint à une stricte confidentialité des éléments portés à sa connaissance, tout particulièrement au stade de la réception des signalements.
La protection du déclarant La confidentialité de l'identité des auteurs du signalement, des personnes visées et de tout tiers mentionné dans le signalement est garantie. Les éléments de nature à identifier le déclarant ne peuvent pas être divulgués sans son accord. Ils peuvent cependant être transmis à l'autorité judiciaire, dans certains cas. Le déclarant ne pourra pas être condamné à verser des dommages et intérêts pour les dommages causés par ce signalement ni en être pénalement responsable. Le déclarant doit avoir eu des motifs raisonnables de croire que cette procédure était nécessaire à la sauvegarde des intérêts menacés. La protection porte sur toutes mesures de sanctions disciplinaires ou autres (non- renouvellement CDD, refus de promotion, …)
L’impartialité En phase de diagnostic, les acteurs mobilisés ne doivent pas prendre parti. A chaque situation étudiée, il convient de s’assurer que les relations entre les personnes chargées de conduire le diagnostic et les parties prenantes à l’enquête ne sont pas de nature à fausser leur jugement (collègue proche, relation inamicale, employé qui enquête sur son manager, etc.). Le non-respect de ces conditions peut conduire à solliciter l’intervenant extérieur.
La neutralité Les investigations doivent être réalisées sans a priori et de façon contradictoire. Les déclarations sont par nature des perceptions individuelles d’une situation donnée ; les investigations sont menées de manière à obtenir des éléments factuels les plus objectifs possibles.
La responsabilité Les faits rapportés engagent les acteurs qui les expriment : les témoignages, récits doivent être factuels et fondés sur la seule expression de la vérité, pour pouvoir être utilisés le cas échéant dans une procédure pénale. Les auteurs de propos calomnieux pourront eux-aussi être mis en cause.
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Le volontariat Toutes les personnes participant aux investigations doivent y avoir librement consenti.
La transparence Toutes les personnes participant aux investigations doivent avoir été informées de la nature et de l’objet de leur sollicitation.
La confiance Les investigations doivent se dérouler dans un climat de confiance favorisant la liberté d’expression et la bonne foi des personnes sollicitées. La vigilance sur l’état psychologique des personnes La situation qui amène à la mise en œuvre de la procédure peut être un moment particulièrement éprouvant pour les personnes impliquées. Il peut alors être utile de mettre en place un soutien psychologique pendant l’enquête.
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Modalités de prise en chardes situations conflictuelles au sein de l’établissement
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Etape 1 : Démarche de déclaration de situation conflictuelle
Tout salarié de l’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild est informé de l’existence du présent dispositif par une sensibilisation régulière (chapitre 4) et par une communication adéquate (cf. chapitre 5). Les supports de communication précisent les modalités de saisine du dispositif et les coordonnées des interlocuteurs de référence. Les interlocuteurs pouvant recueillir une déclaration de situation conflictuelle sont : les représentants du personnel, les représentants syndicaux, la médecine du travail, les membres de la CSSCT, l’encadrement, la DRH, le référent souffrance au travail, l’assistant(e) social(e) du personnel, la psychologue du travail.. Cette déclaration peut être adressée sous toute forme écrite ou orale. Lorsque l’un de ces interlocuteurs reçoit une déclaration, avec l’accord explicite du déclarant, il saisit sans délai par courrier électronique le référent Souffrance au Travail. Une adresse mail ecoute-rps@for.paris est également mise à la disposition des salariés de l’établissement. Cette adresse mail n’est administrée que par le référent Souffrance au Travail, la médecine du travail et la psychologue du Travail. Les déclarations anonymes ne sont ni acceptées ni traitées, sauf en cas de signalement récurrent.
Etape 2 : Ecoute du déclarant Lorsqu’une déclaration est reçue et transmise (Etape 1), le référent Souffrance au Travail organise une rencontre avec le déclarant. En toutes circonstances, l’entretien est mené avec les principes directeurs suivants :
Prendre le temps de faire exprimer la situation de façon objective ;
Apporter soutien et réconfort au salarié ;
Ecouter avec bienveillance sans jugement ;
Rappeler l’exigence de vérité dans les déclarations (prévenir toute situation de dénonciation calomnieuse et de poursuite pénale associée)
Le salarié peut être accompagné par toute personne de l’HFAR s’il le souhaite
En cas de nécessité, le déclarant est orienté vers le médecin du travail ou vers le dispositif d’assistance psychologique externe (SPS) ou interne (psychologue du travail). S’il est nécessaire d’éloigner immédiatement de son poste de travail ou de l’établissement une personne compte tenu de la gravité de la situation, une dispense d’activité rémunérée de 15 jours calendaires maximum peut être proposée par le référent Souffrance au Travail afin de faire la lumière sur les faits. L’objectif est de :
Procéder à une retranscription organisée des propos du salarié, au moyen de la fiche de signalement d’une situation ressentie de conflit interpersonnel (Annexe 4) ;
Rappeler l’enjeu de la vérité des déclarations dans une perspective de responsabilité individuelle et collective, au regard des enjeux pénaux liés aux fausses déclarations ;
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Donner toute l’information nécessaire au déclarant sur les différentes natures de situations (situations conflictuelles au travail, situations de mal-être au travail, de surcharge de travail, de manque de reconnaissance, de perte de sens, de burn-out, harcèlement, discrimination…) à l’aide des supports de communication institutionnels adéquats (INRS, ANACT…) ;
Présenter et expliquer la procédure ;
Valider que la situation exposée rentre bien dans le champ de cette procédure.
Etape 3 : Souhait du déclarant A la lumière des présentations effectuées par le référent Souffrance au Travail, le déclarant peut soit :
Décider de ne pas donner suite, auquel cas la fiche est classée à la DRH;
Décider de poursuivre immédiatement la procédure, ;
Souhaiter disposer d’un délai de réflexion, auquel cas un délai est décidé avec le déclarant ;
En cas de nécessité, le déclarant est orienté vers le médecin du travail ou vers une assistance psychologique externe (SPS) ou interne (psychologue du travail).
Etape 4 : analyse de la capacité à traiter la situation Le référent Souffrance au travail engage la mise en œuvre d’une enquête. Cette enquête peut être réalisée en interne ou être confiée à un expert indépendant. La poursuite des investigations nécessite que toutes les garanties d’indépendance soient réunies. Dans le cas où l’enquête est réalisée en interne, un certain nombre de principes éthiques et de précaution s’appliquent en la matière, dont :
La confidentialité : l’ensemble des éléments de l’enquête doit rester confidentiel à l’égard des tiers
L’impartialité : Le RÉFÉRENT SOUFFRANCE AU TRAVAIL ne doit pas prendre parti. Il convient de s’assurer que les relations entre le RÉFÉRENT SOUFFRANCE AU TRAVAIL et les parties prenantes à l’enquête ne sont pas de nature à fausser leur jugement (collègue proche, relation amicale, employé qui enquête sur son manager, etc.) Dans cette hypothèse, la DRH procèdera au remplacement temporairedu RÉFÉRENT SOUFFRANCE AU TRAVAIL.
La neutralité : l’enquête doit être réalisée sans a priori et de façon contradictoire. Il peut, en effet, arriver que la situation telle que décrite au départ soit à l’opposé de ce que révèlent les faits ;
Le volontariat : toutes les personnes participant à l’enquête doivent y avoir librement consenti ;
La transparence : toutes les personnes participant à l’enquête doivent avoir été informées de la nature et de l’objet de leur sollicitation ;
La confiance : l’enquête doit se dérouler dans un climat de confiance propice à la parole. Des salariés qui craignent des mesures de représailles s’ils témoignent lors d’une enquête ne parlent pas ;
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La vigilance sur l’état psychologique des personnes : la situation qui amène au déroulement d'une enquête peut être un moment particulièrement éprouvant pour les personnes impliquées. Il peut alors être utile de mettre en place un soutien psychologique pendant l’enquête.
Le but de l’enquête est de recueillir et d’analyser l’ensemble des éléments factuels et de preuve afin de déterminer si le plaignant a effectivement été exposé à des agissements répétés, susceptibles de recevoir la qualification de harcèlement. Les personnes entendues peuvent être accompagnées par toute personne de l’HFAR s’il le souhaite L’enquête met également en exergue les éléments de contexte qui permettent d’identifier les situations à risques et les facteurs organisationnels de risques psychosociaux susceptibles d’avoir produit des effets de harcèlement moral. En effet, l’enquête n’est que la première étape dans la prévention qui doit être mise en place par la suite pour éviter que de telles situations ne se reproduisent. Ainsi, l’identification et l’analyse globale de la situation permettent de définir précisément les mesures de prévention adéquates, pour préserver les salariés et l’entreprise des risques liés au harcèlement moral. Si la Direction des Ressources Humaines estime que l’un de ces prérequis n’est pas satisfait, ou que la complexité de la situation demande la prise en charge par un tiers extérieur indépendant, l’ensemble de l’enquête est confié à un expert indépendant.
Etape 5 : transmission à un expert indépendant Si le choix est fait de confier l’enquête à un expert indépendant, la DRH contacte l’un des prestataires sélectionnés par l’établissement ( et organise une réunion de cadrage, au cours de laquelle la situation lui est exposée, afin que celui- ci puisse conduire ses travaux en toute indépendance (transmission des pièces du dossier, information des parties prenantes de la prise de contact par l’expert, notamment).
Etape 6 : conduite de l’enquête Que l’enquête soit conduite en interne ou en externe, celle-ci est menée en toute indépendance, dans le respect des principes présentés précédemment (Etape 4).
Etape 7 : mise en œuvre d’actions Le rapport d’enquête est transmis à la Direction des Ressources Humaines et à la Direction Générale qui sur la base des enseignements retirés, décident de la mise en œuvre d’actions correctives, voire le cas échéant la mise en œuvre d’une procédure disciplinaire. La Médecine du Travail et la psychologue du Travail peuvent être sollicitées pour donner leur éclairage sur la situation. Parmi les actions correctives envisageables, un dispositif de médiation externe peut être décidée par la Direction Générale, si les circonstances de la situation conflictuelle s’y prêtent (acceptation des parties, perspective réaliste d’issue positive).
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Etape 8 : compte rendu final et classement A l’issue de la démarche, le dossier est archivé par la Direction des Ressources Humaines.
Etape 9 : Commission SSCT La CSSCT est informée annuellement des situations traitées par un suivi global anonyme.
Formation & sensibilisation des parties prenantes
La performance du dispositif repose sur la bonne capacité de l’ensemble des parties prenantes à connaitre le dispositif et à savoir l’appliquer de manière adéquate. A cet effet, un plan de formation et de sensibilisation de l’ensemble des acteurs mobilisés dans le dispositif de prévention des situations de conflits est déployé. La mise en œuvre de ce plan de formation et de sensibilisation est suivie en CSSCT. Le plan de formation et de sensibilisation figure en annexe 1 de cette procédure.
Communication sur le dispositif
Toute entreprise a l'obligation de porter à la connaissance de tout salarié, personne en stage ou en formation ou candidat au recrutement, le principe de l'interdiction du harcèlement, en indiquant les sanctions pénales encourues en cas d'infraction. Ces dispositions figurent dans le règlement intérieur de l’établissement, remis à tout nouveau salarié au moment de son embauche.
L'employeur délivre cette information par tout moyen, dans les lieux de travail, ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l'embauche.
L'employeur affiche, dans les lieux de travail et dans les lieux où sont réalisées les embauches, les voies de recours civiles et pénales ouvertes en matière de harcèlement sexuel et les coordonnées des autorités et des services compétents. L’article D. 1151-1 du Code du travail rend cette obligation d'information applicable en listant les autorités et services compétents en matière de harcèlement sexuel. Il doit donc indiquer l'adresse et le numéro d'appel :
Du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l'établissement
De l'inspection du travail compétente, en indiquant le nom de l'agent de contrôle compétent
Du Défenseur des droits
Du référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes désigné par le comité social et économique (CSE) parmi ses membres
Le plan de communication est présenté en annexe 2 de la procédure.
La mise en œuvre de ce plan de communication est suivie en CSSCT.
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Pilotage et amélioration continue du dispositif
Un tableau de bord est tenu à jour par la Direction des Ressources Humaines (cf. annexe 3). Ce tableau de bord est partagé annuellement lors d’une réunion de la CSSCT au cours duquel sont passés en revue :
Les situations survenues au cours de l’année écoulée ; les éventuels points de vigilance ;
Le suivi des plans d’actions engagés (correctifs, préventifs, collectifs ou individuels, en prévention primaire) ;
La mise en œuvre du plan de formation et de sensibilisation ;
La mise en œuvre de ce plan de communication ;
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9. Table des annexes
Annexe 1
Plan de formation et de sensibilisation des parties prenantes
Annexe 2
Plan de communication
Annexe 3
Tableau de bord de pilotage des activités
Annexe 4
Fiche de signalement d’une situation ressentie de conflit interpersonnel
Annexe 5
Liste des prestataires indépendants référencés par l’établissement
Annexe 6
Fiche réflexe : prise en charge des signalements de souffrance au travail reçus par le Conseil d’Administration
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Annexe 1. Plan de formation et de sensibilisation des parties prenantes
Acteur Nature Objectif Périodicité Pilote Référent Harcèlement Formation réglementaire Être en capacité de piloter une enquête à chacune de ses étapes Lors de sa nomination DRH CSSCT Formation Comprendre les enjeux de la prévention des conflits interpersonnels, connaitre les concepts clefs du « harcèlement » Lors de leur nomination DRH Encadrement Sensibilisation Connaitre les concepts clefs, la procédure, savoir comment accueillir une situation A chaque mise à jour significative de la procédure DRH Médecine du travail Sensibilisation Connaitre les concepts clefs, la procédure, savoir comment accueillir une situation A chaque mise à jour significative de la procédure DRH Tout nouveau salarié Sensibilisation Connaitre l’existence de la procédure Lors de la journée quadimestrielle d’accueil des nouveaux arrivants DRH Tout salarié Communication Cf. chapitre 5 En continu : site intranet DRH Candidat au recrutement Communication Cf. chapitre 5 En continu : site internet DRH
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Annexe 2. Plan de communication Support Désignation Objectif Modalités de diffusion Pilote Affiche Rappel : Des dispositions règlementaires en matière de harcèlement moral et sexuel ; Des coordonnées : Du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l'établissement De l'inspection du travail compétente, Du Défenseur des droits Des référents en matière de lutte contre le harcèlement Permettre la disponibilité en continu de ces informations Affichage sur le panneau règlementaire DRH « nouvel embauché » Rappel des dispositions règlementaires en matière de harcèlement moral et sexuel Compléter la sensibilisation initiale à l’embauche Règlement intérieur Intranet DRH «stagiaire » Rappel des dispositions règlementaires en matière de harcèlement moral et sexuel Sensibilisation initiale à l’arrivée Règlement intérieur Intranet DRH Journées d’intégration des nouveaux arrivants Intégration des sujets harcèlement au programme de la journée Sensibilisation initiale à l’arrivée Journées trimestrielles DRH Réunions d’information Réunions d’information thématiques régulières ouvertes à l’ensemble du personnel Sensibilisation continue + approfondissements thématiques Sessions semestrielles DRH
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Annexe 3. Tableau de bord de pilotage des activités
Le tableau de bord de suivi de la mise en œuvre du dispositif comporte les informations ci-dessous.
Suivi des fiches ouvertes au cours du semestre (origine, nature, secteurs) avec comparaison aux périodes précédentes
Situation des déclarations ouvertes au cours du semestre (en cours, abandonnées, en réflexion, enquête, plan d’actions en cours de mise en œuvre, procédure disciplinaire)
Etat d’avancement des plans d’action en cours d’exécution
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Annexe 4. Fiche de signalement d’une situation ressentie de conflit interpersonnel L’ensemble des travaux est effectué en recourant au support ci-dessous.
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Annexe 5. Liste des prestataires indépendants référencés par l’établissement
Consultant indépendant #1
Société A définir Interlocuteur de référence A définir Adresse électronique A définir Téléphone mobile A définir Consultant indépendant #2 Société A définir Interlocuteur de référence A définir Adresse électronique A définir Téléphone mobile A définir
Consultant indépendant #3
Société A définir Interlocuteur de référence A définir Adresse électronique A définir Téléphone mobile A définir
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Annexe 6. Fiche réflexe : prise en charge des signalements de souffrance au travail reçus par le Conseil d’Administration L’objet de cette fiche réflexe est de définir les modalités et circuits de prise en charge des signalements de situations de souffrance au travail au sein de l’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild, dans le cas où ces signalements parviennent au Conseil d’Administration. Cette fiche réflexe intervient en déclinaison de la procédure prise en charge des situations de souffrance au travail applicable à l’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild.
1. Modalités de prise en charge des signalements reçus par le Conseil d’Administration
Etape 1 : réception d’un signalement
Un membre du Conseil d’Administration de l’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild est destinataire d’un courrier (électronique, par voie postale) portant à son attention l’existence de situations de souffrance au travail au sein de l’établissement.
Etape 2 : analyse de la situation A réception du courrier, son destinataire le partage avec le membre du Conseil d’Administration en charge de la Commission « Ressources Humaines » du Conseil d’Administration. Le référent « Ressources Humaines » du Conseil d’Administration conduit une analyse du contenu du courrier. D’un point de vue formel, le courrier est-il « recevable » dans le contexte de la présente procédure : est-il signé, l’auteur est-il identifié ? D’un point de vue déontologique, il est entendu qu’un courrier anonyme ne saurait être considéré comme « recevable » et donner lieu à une instruction. Les courriers jugés « non recevables » sont transmis à la Direction Générale de l’établissement. La Direction Générale de l’établissement analyse chacun de ces courriers et en assure un suivi au titre de la veille sur les signalements récurrents. Dans une telle situation (signalements anonymes récurrents d’une même situation), la Direction Générale déclenche une enquête dédiée. Si le courrier est jugé « recevable », l’analyse du fond du message est réalisée :
La complexité et la configuration des faits rapportés est-elle compatible, en première approche, avec un traitement du signalement par les processus usuels (prise en charge du signalement par le Référent Souffrance au travail, dans le cadre de la procédure définie). Dans cette situation, le courrier est transmis à la Direction Générale de l’établissement, pour prise en charge ;
La complexité et la configuration des faits rapportés peut-elle laisser à penser que l’analyse de ces derniers est incompatible avec une analyse « en interne » de la situation ? Dans un tel cas de figure, le Conseil
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d’Administration peut décider de faire appel à un expert indépendant qualifié, capable de conduire l’analyse de la situation de manière autonome ; Etape 3 : transmission de la situation à la Direction Générale pour prise en charge Dans le cas où la situation présentée est jugée compatible avec un traitement par les dispositifs internes à l’établissement, le signalement est transmis à la Direction Générale, qui se charge de la transmettre au référent Souffance au travail. (Cf. procédure de référence), pour prise en charge de l’instruction de la situation. La procédure de référence s’applique alors à partir de l’étape 6 de la procédure de référence.
Etape 4 : transmission du signalement à l’expert indépendant et information de la Direction Générale Dans le cas où la situation présentée est jugée comme nécessitant l’intervention d’un tiers indépendant, le Conseil d’Administration informe la Direction Générale du courrier reçu et de son souhait de mobiliser l’un des experts indépendants dont les coordonnées figurent dans la procédure de référence. Il transmet à ce dernier l’ensemble des pièces du dossier. La commission « Ressources Humaines » du Conseil d’Administration est le point de contact de référence de l’expert indépendant, en coordination avec la Direction Générale de l’établissement.
La procédure de référence s’applique alors à partir de l’étape 7 de la procédure de référence.
