PORTANT SUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA FONDATION ILDYS
ENTRE
La FONDATION ILDYS dont le siège social est situé Presqu’ile de Perharidy, à ROSCOFF (29684), inscrite à l’URSSAF de Bretagne sous le numéro 537 000 000 521 261 250
Représentée par le Directeur Général
D’UNE PART
ET
- L’organisation syndicale représentative SUD représentée par les délégués syndicaux.
- L’organisation syndicale représentative CGT représentée par les délégués syndicaux.
- L’organisation syndicale représentative CFDT représentée par les délégués syndicaux.
-L’organisation syndicale représentative CFE CGC représentée par le délégué syndical.
D’AUTRE PART
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique 2018, le vote électronique par Internet.
Le présent accord est établi conformément aux dispositions du Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017, plus particulièrement aux dispositions des articles R 2314-5 et suivants du Code du travail.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. Le prestataire retenu est la société DOCAPOST.
ARTICLE 1 – DUREE – REVISION
Durée
Le présent accord est conclu dans le cadre des élections des représentants du personnel de 2018 et prendra fin de plein droit au terme du second tour des élections.
Révision
Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes.
.Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement ;
.Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d'un nouveau texte ;
.Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un nouvel accord ou à défaut seront maintenues ;
.Les dispositions de l'accord portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l'accord qu'elles modifient soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.
ARTICLE 2 - PRINCIPES GENERAUX
Le système retenu doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
- L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
- L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
- L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
- La confidentialité, le secret du vote.
ARTICLE 3 - MODALITE D’ORGANISATION DES OPERATIONS
Protocole d’accord préélectoral
Les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.
Déclaration CNIL
Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Cnil.
ARTICLE 4 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Exclusion du vote à bulletins secrets sous enveloppe
Les parties conviennent que le vote électronique constitue une modalité exclusive.
Le vote à bulletins secrets sous enveloppe est donc exclu.
Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à l’entreprise.
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’authentification.
Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour. L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.
A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
Les modalités de votes des électeurs n’ayant pas de possibilité d’accès au système électronique seront précisées dans le protocole pré électoral.
Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du ou des votes ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote ou les votes viennent d’être réalisés.
Programmation du site
Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.
ARTICLE 5 - CLOTURE ET RESULTATS
Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Décompte et attribution des sièges
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système.
Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les électeurs à défaut d’accord), reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
ARTICLE 6 - DELAIS DE RECOURS ET DESTRUCTION DES DONNEES
L’entreprise et/ ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 7 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE
Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont :
- Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, section de rattachement, lieu de travail. - Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées, (adresses, mails). - Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ; - Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ; - Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège ;
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
- Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel. - Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant. - Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel.
Les listes d’émargement ne seront communiquées et consultables qu’après la clôture des scrutins par les bureaux de vote.
- Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.
Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 8 - DEPOT ET PUBLICITE
Le présent accord sera notifié, à l’initiative de la société aux organisations syndicales représentatives au sein de la Fondation, par lettre recommandée avec accusé de réception.
A l’initiative de la Direction, il sera déposé sauf opposition valablement notifiée, de l’unité territoriale de la D.I.R.E.C.C.T.E. dont relève le siège social de la société (un exemplaire sur support papier, un exemplaire sur support numérisé), dans les conditions du droit commun (articles D. 2231-4 et suivants du code du travail).
Un exemplaire sera adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Morlaix.
Mention de cet accord figurera sur les tableaux d’affichage de la Direction et une copie sera remise aux représentants du personnel.
Fait à Brest, le 22/03/2018 En 8 exemplaires originaux,
Pour les organisations syndicales de la Fondation ILDYS
L’organisation syndicale SUD Les délégués syndicaux
L’organisation syndicale CGT Les délégués syndicaux
L’organisation syndicale CFDT Les délégués syndicaux
