ACCORD D’ENTREPRISE SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE
ENTRE :
La société FUNECAP SUD-EST, Société par action simplifiée au capital de 2.671.620 €, dont le siège social est situé Rue du Souvenir Français – Quartier Saint Roch à CUERS 83390.
Immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Toulon sous le no 302 077 169,
D'UNE PART,
ET :
L’organisations syndicale représentative au sein de FUNECAP SUD-EST :
Le syndicat CGT,
D'AUTRE PART,
L’organisation syndicale représentative au sein de FUNECAP SUD EST et la Société FUNECAP SUD EST étant désignées ensemble « les Parties ».
PREAMBULE :
Conformément à la loi pour la confiance dans l’économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de l’entreprise, d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
Les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.
Il est rappelé que les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, à savoir :
La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi et celui enregistré en ligne
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de vote plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression
Par ailleurs, les conditions posées au sein du présent accord seront mises en place conformément à celles du protocole d’accord préélectoral établi en suivant.
Article 1. Objet et champ d’application de l’accord
Le présent accord a pour objet de préciser le déroulement des opérations électorales et le fonctionnement du système retenu.
Ce dernier s’applique à l’ensemble des salariés de la Société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition) appelés à voter aux élections des membres du comité social et économique.
Article 2. Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le seul moyen du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Article 3. Respect de la loi informatique et libertés
Préalablement à sa mise en place ou lors de toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales) l’entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise.
Ainsi, toute obligation en matière de déclaration préalable au registre sera respectée conformément aux règles légales en vigueur.
Article 4. Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident de l’organisation des élections par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. La Société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire »).
Ce dernier se verra confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés. Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral et il s’engagera à respecter les principes généraux du droit électoral rappelé dans le préambule.
4.2 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leurs votes seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire lors de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
4.3 Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En complément, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
4.4 Information et formation
La Société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.
En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 5. Déroulement des opérations de vote
5.1 Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre des élections du Comité social et économique, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Société.
5.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
5.3 Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.
Dans les conditions définies au protocole d’accord préélectoral, les éléments suivants seront accessibles sur le site de vote :
Les professions de foi des listes de candidats
Les logos éventuels des listes de candidats
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. Des espaces identiques seront également réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
5.4 Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions en vigueur.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.
En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
5.5 Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
5.6 Opérations de dépouillement
En l’absence de bureau de vote physique, les délégués de listes seront uniquement conviés pour les opérations de dépouillement conformément au protocole préélectoral.
A l’heure de clôture des opérations de vote prévues dans le protocole préélectoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 6. Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur à la date de sa signature. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive.
Le présent accord sera déposé à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) compétente et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de compétent.
Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par tout moyen.
Fait à Cuers le 27 mars 2019, en 2 exemplaires originaux
