ACCORD RELATIF A L'ORGANISATION DU DIALOGUE SOCIAL
ET AU FONCTIONNEMENT DES INSTITUTIONS REPRESENTATIVES DU PERSONNEL
ENTRE LES SOUSSIGNÉES :
La société Gan Prévoyance, Société Anonyme d'intermédiation en assurances au capital de 2.300.000 euros, inscrite au R.C.S. de Paris sous le numéro 410 569 776, dont le siège social est situé au 8/10 rue d'Astorg, 75008 Paris, représentée par …………………Madame Laurence BAUDUIN, agissant en qualité de Directeur Général ;
D’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives :
Le syndicat C.F.D.T. représenté par M …………………………………… en sa qualité de Délégué Syndical ;
Le syndicat C.F.E./C.G.C. représenté par M ……………………………en sa qualité de Délégué Syndical ;
Le syndicat SN2A./C.F.T.C. représenté par M ………………………………….en sa qualité de Délégué Syndical ;
D’autre part.
SOMMAIRE
TOC \o "1-5" \h \z \u TITRE 1 : LES ACTEURS DU DIALOGUE SOCIAL PAGEREF _Toc117778204 \h 6
Article 4 : Affirmation du droit syndical et non-discrimination PAGEREF _Toc117778248 \h 23
Article 5 : Transmission des informations et confidentialité PAGEREF _Toc117778249 \h 23
Article 6 : Liberté de circulation PAGEREF _Toc117778250 \h 23
Article 7 : Articulation entre activité professionnelle et mandat PAGEREF _Toc117778251 \h 23
Article 8 : Modalités d'utilisation et de suivi des temps de délégation PAGEREF _Toc117778252 \h 24
Chapitre 2 : Moyens du dialogue social PAGEREF _Toc117778253 \h 25
Article 9 : Dotations annuelles en heures des organisations syndicales représentatives PAGEREF _Toc117778254 \h 25
Article 10 : Locaux et moyens matériels de fonctionnement des organisations syndicales représentatives et du Comité Social et Economique PAGEREF _Toc117778255 \h 27
Article 10.1 : Locaux et moyens des organisations syndicales représentatives PAGEREF _Toc117778256 \h 27 Article 10.2 : Locaux et moyens du Comité Social et Economique PAGEREF _Toc117778257 \h 27 Article 10. 3 : Moyens matériels communs aux instances représentatives du personnel PAGEREF _Toc117778258 \h 28 Article 10.4 : La formation spécifique des représentants de proximité et des délégués syndicaux d’établissement PAGEREF _Toc117778259 \h 28
Article 11 : Les frais et temps de déplacement des représentants du personnel PAGEREF _Toc117778260 \h 29
Article 11.1 : Les temps de déplacement PAGEREF _Toc117778261 \h 29 Article 11.2 : Prise en charge des frais de transport, repas et d’hébergement PAGEREF _Toc117778262 \h 30
Article 12 : Moyens de communication des organisations syndicales PAGEREF _Toc117778263 \h 30
Article 12.1 : Diffusion et communication des tracts syndicaux PAGEREF _Toc117778264 \h 30 Article 12.2 : Réunion syndicale des adhérents et assemblées du personnel PAGEREF _Toc117778265 \h 30 Article 12.3 : Mise à disposition d’un espace collaboratif digital Sharepoint PAGEREF _Toc117778266 \h 32 Article 12.3.1 : Mise à disposition d’un espace privé visant à permettre le partage de documents PAGEREF _Toc117778267 \h 32 Article 12.3.2 : Mise à disposition d’un espace public à usage de communication syndicale auprès des salariés PAGEREF _Toc117778268 \h 32 Article 12.4 : Mise à disposition de la messagerie professionnelle Outlook PAGEREF _Toc117778269 \h 35 Article 12.4.1 :- Mise en place d’une adresse électronique par organisation syndicale PAGEREF _Toc117778270 \h 35 Article 12.4.2 : Adresse électronique du Comité Social et Economique PAGEREF _Toc117778271 \h 36 Article 12.4.3 : Règles d’utilisation de la messagerie électronique PAGEREF _Toc117778272 \h 36 Article 12.5 : Mise à disposition de l’outil de communication collaboratif Teams PAGEREF _Toc117778273 \h 37 Article 12.5.1 : Utilisation des fonctionnalités collaboratives de Teams PAGEREF _Toc117778274 \h 37 Article 12.6 :– Organisation d’assemblée des adhérents et/ou du personnel PAGEREF _Toc117778275 \h 37 Article 12.6.1 – Assemblée des adhérents PAGEREF _Toc117778276 \h 37 Article 12.6.2 – Assemblée du personnel des fonctions support et service client PAGEREF _Toc117778277 \h 37 Article 12.6 : Utilisation des téléphones portables professionnels PAGEREF _Toc117778278 \h 38
TITRE 3 : DISPOSITIONS GENERALES PAGEREF _Toc117778279 \h 38
Article 13 : Entrée en vigueur, durée, révision et dénonciation PAGEREF _Toc117778280 \h 38
Article 14 : Formalités de dépôt et de publicité PAGEREF _Toc117778281 \h 39
ACCORD DIALOGUE SOCIAL - ANNEXE 1 PAGEREF _Toc117778282 \h 40
PREAMBULE
L’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, a rénové le dialogue social notamment en fusionnant les missions des instances représentatives du personnel préexistantes au sein d’un comité social et économique (CSE).
Au sein de l’Unité Economique et Sociale (UES) à laquelle Gan Prévoyance appartient, cette réforme a été transposée par un nouvel accord cadre relatif à l’organisation d’un dialogue social régulé, responsable et relationnel, signé le 26 juillet 2018. Cet accord-cadre a mis en place au sein de l’UES et de ses établissements le nouveau schéma de représentation du personnel, avec la création d’un comité économique et social central, des comités économiques et sociaux d’établissement, leurs commissions et les représentants de proximité. Au sein de Gan Prévoyance, la réforme a été transposée dans un accord relatif au dialogue social et au fonctionnement des institutions représentatives du personnel signé le 15 octobre 2018. Cet accord d’établissement visait à adapter les dispositions de l’accord-cadre UES aux spécificités de Gan Prévoyance dont la particularité est de disposer d’un réseau commercial sur l’ensemble du territoire métropolitain et de plusieurs sites administratifs.
L’accord-cadre UES et l’accord d’établissement de Gan Prévoyance précités ont été conclus pour une durée de 4 ans, correspondant à la durée de la mandature des membres du CSE élus en 2019. Ces accords prendront donc fin à l’issue des élections professionnelles qui seront organisées en 2023.
Des négociations en vue de la renégociation de ces accords ont donc été engagées, à la fois au sein de l’UES et au sein de Gan Prévoyance.
Au niveau de l’UES, un accord-cadre relatif à l’organisation d’un dialogue social régulé, responsable et relationnel a été signé le 19 août 2022. Cet accord-cadre, entend maintenir la structure du dialogue social existante. Par ailleurs, dans le contexte du développement du télétravail et dans une démarche d’engagement écoresponsable, l’accord-cadre met à disposition des organisations syndicales des moyens de communication dématérialisés permettant malgré l’éloignement physique des salariés, une communication de nature syndicale en interne plus facilement accessible. Enfin, cet accord-cadre réaffirme la volonté des partenaires sociaux de favoriser un dialogue social riche et constructif au sein de l’Unité Economique et Sociale, comme au sein des établissements, dialogue social basé sur une attitude de respect mutuel et de considération réciproque, de loyauté et d’échanges.
L’accord cadre relatif à l’organisation d’un dialogue social régulé, responsable et relationnel, dans un souci d’harmonisation des pratiques d’établissements et d’équité entre les titulaires de mandats électifs ou désignatifs au sein des établissements, prévoit que les dispositions négociées dans le cadre cet accord s’imposent à l’ensemble des établissements de l’UES et ne pourront être remises en cause par d’autres dispositions conventionnelles prévues dans des accords d’établissement, des protocoles d’accord préélectoraux ou par des règlements intérieurs d’instances, sauf exceptions prévues expressément par cet accord cadre.
Dans le cadre de la présente négociation, les parties se sont ainsi attachées à décliner et préciser les dispositions négociées dans le cadre de l’accord cadre UES, avec la volonté de les adapter à Gan Prévoyance et à ses spécificités, ainsi qu’aux besoins des salariés. C’est ainsi qu’elles ont prévu notamment les modalités de fonctionnement du Comité Social et Economique, de ses commissions mais également des Représentants de Proximité, lesquels ont vocation à exercer leurs missions au plus près des collaborateurs.
Ceci étant exposé, il est convenu ce qui suit : TITRE 1 : LES ACTEURS DU DIALOGUE SOCIAL
Article 1 : Délégation syndicale Article 1.1 : Désignation des délégués syndicaux Chaque désignation d'un délégué syndical, titulaire ou suppléant, doit être dûment portée à la connaissance de la Direction des Ressources Humaines de GAN PRÉVOYANCE par l’organisation syndicale représentative au sein de l’établissement dans le respect des dispositions légales. Article 1.2 : Rôle des délégués syndicaux
Le délégué syndical d’établissement est chargé de représenter l’organisation syndicale représentative qui l’a désigné et d’assurer la représentation et la défense des intérêts professionnels de tout le personnel de l’établissement.
Il est en outre l’acteur naturel du dialogue social avec la Direction, en représentant notamment son organisation syndicale lors des négociations collectives d’établissement de GAN PRÉVOYANCE.
Par ailleurs, en application de l'accord cadre au niveau de l'UES relatif à l'organisation d'un dialogue social régulé, responsable et relationnel du 19 août 2022, pour les organisations syndicales représentatives au niveau de l’établissement et de l’UES, le délégué syndical d’établissement fait part au délégué syndical central et à ses adjoints des spécificités de son établissement, les informe des questions sociales en cours au niveau local et par cela, alimente leur réflexion sur le dialogue social de l’ensemble de l’UES.
Il est en outre rappelé, conformément à l'accord cadre au niveau de l'UES relatif à l'organisation d'un dialogue social régulé, responsable et relationnel du 19 août 2022, que via la Direction des Ressources Humaines gérant l’UES, les délégués syndicaux centraux seront informés de toute ouverture de négociation au sein de GAN PRÉVOYANCE et disposeront :
des calendriers prévisionnels des réunions de négociation au sein de GAN PRÉVOYANCE, ainsi que des thèmes associés,
des projets de textes soumis aux organisations syndicales représentatives,
des textes signés par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives et par la Direction de GAN PRÉVOYANCE.
Article 1. 3 : Composition de la délégation syndicale
La délégation syndicale de GAN PRÉVOYANCE désignée par chaque organisation syndicale représentative comprend trois délégués syndicaux titulaires.
Cette délégation syndicale d’établissement peut être complétée, sous réserve que les conditions en soient réunies, du délégué syndical supplémentaire visé à l’article L.2143-4 du code du travail.
Chaque organisation syndicale représentative au niveau de GAN PRÉVOYANCE peut procéder à la désignation de délégués syndicaux suppléants, désignés parmi le personnel de l'établissement remplissant les conditions prescrites par les articles L.2143-1 à L.2143-3 du Code du Travail, en nombre au plus égal à celui de ses délégués syndicaux titulaires (hors délégué syndical supplémentaire).
Il a pour rôle de remplacer le délégué syndical dans l’exercice de ses fonctions au sein de l’établissement en cas d’indisponibilité.
Les délégués syndicaux suppléants institués par voie conventionnelle bénéficient de la protection légale contre le licenciement prévue à l’article L.2411-3 du code du travail pour les délégués syndicaux.
Par ailleurs, en application de l’article 4-1 de l'accord cadre au niveau de l'UES relatif à l'organisation d'un dialogue social régulé, responsable et relationnel du 19 août 2022, le délégué syndical central ou, en cas d'empêchement, un délégué syndical central adjoint dûment mandaté à cet effet, peut être amené de manière exceptionnelle à participer aux réunions de négociation de GAN PRÉVOYANCE en lieu et place d’un délégué syndical d’établissement titulaire appartenant à la même organisation syndicale et sur demande expresse d'un délégué syndical titulaire d'établissement.
En vue de chaque réunion de négociation, la Direction des Ressources Humaines de GAN PRÉVOYANCE adressera, au moins 8 jours avant la réunion, une convocation à l’ensemble des délégués syndicaux d’établissement titulaires y compris le délégué syndical supplémentaire visé à l’article L. 2143-4 du Code du travail. La copie de cette convocation sera transmise au Délégué Syndical Central.
Cette convocation est accompagnée ou suivie de l’envoi des documents nécessaires à la réunion qui doivent parvenir aux délégués syndicaux, centraux ou d’établissement, dans la mesure du possible au moins trois jours ouvrés avant la réunion.
Il appartiendra aux organisations syndicales représentatives d’aviser cette même Direction des Ressources Humaines, avant la réunion, de l’absence d’un membre de sa délégation et des modalités de remplacement envisagées (délégué syndical suppléant, délégué syndical central ou délégué syndical central adjoint dûment mandaté à cet effet).
Le remplacement d’un délégué syndical titulaire, en cas d’indisponibilité, en vue d’une réunion de négociation, doit toutefois demeurer exceptionnel afin de garantir la bonne continuité des échanges entre les interlocuteurs permettant l’optimisation de la négociation collective.
En vue des négociations, les délégués syndicaux recevront de la part de la Direction les informations nécessaires à l’exercice de leur mandat, conformément à ce qui est applicable en la matière légalement et/ou conventionnellement.
Sous réserve qu’ils soient signataires de la feuille de présence instituée à cet effet, le temps passé par les délégués syndicaux aux réunions de négociation organisées à l’initiative de la Direction de Gan Prévoyance, ainsi qu’aux réunions préparatoires dans la limite de 3,80 heures pour les salariés en horaire collectif et d’une demi-journée pour les autres salariés, est considéré et payé comme du temps de travail et n’est pas déduit des crédits d’heures précisés ci-dessous.
Article 1.4 : Moyens de la délégation syndicale
Article 1.4.1 : Le crédit d’heures des délégués syndicaux
En application de l'accord cadre au niveau de l'UES relatif à l'organisation d'un dialogue social régulé, responsable et relationnel du 19 août 2022, chaque délégué syndical titulaire de GAN PRÉVOYANCE (y compris le délégué syndical supplémentaire visé à l’article L. 2143-4 du Code du travail), dispose d'un crédit d’heures nécessaire à l'exercice de son mandat égal, compte tenu de l'effectif de l'établissement à la date de signature du présent accord, à 24 heures par mois.
Le délégué syndical suppléant ne dispose pas d’un crédit d’heures de délégation en propre.
Le crédit d’heures du délégué syndical titulaire peut être utilisé par le délégué syndical suppléant de la même organisation syndicale représentative en cas d’arrêt de travail ou de congés du délégué syndical titulaire d’une durée d’au moins deux semaines consécutives, dûment justifiée auprès de la Direction des Ressources Humaines de GAN PRÉVOYANCE.
Dans ce cadre, l’utilisation exceptionnelle des heures de délégation par un délégué syndical suppléant fera l’objet d’une information de la Direction des Ressources Humaines par un délégué syndical titulaire de la même organisation syndicale représentative dûment mandaté à cet effet.
Les délégués syndicaux titulaires et suppléants peuvent par ailleurs bénéficier des heures de délégation prévues dans le cadre du dispositif d'enveloppe globale institué par l’article 13-2 de l’accord cadre au niveau de l’UES relatif à l’organisation d’un dialogue social régulé, responsable et relationnel du 19 août 2022.
Par ailleurs, conformément à l’article L.2143-14 du Code du travail, lorsque sont désignés pour chaque section syndicale plusieurs délégués syndicaux titulaires, ceux-ci peuvent répartir entre eux le temps dont ils disposent au titre de leur mandat de délégué syndical à condition d’en informer la Direction de l’établissement. Le crédit d’heures étant mensuel, il convient que la Direction de l’établissement soit prévenue dans la mesure du possible le mois précédent celui où la répartition est éventuellement opérée.
Article 1.4.2 : Les autres moyens de fonctionnement
La délégation syndicale de GAN PRÉVOYANCE bénéficie de la mise à disposition de l’espace dédié à chaque organisation syndicale représentative tel que précisé à l’article 10-1 du présent accord.
Afin de faciliter la participation de tous et compte tenu tant de la répartition géographique des salariés que du développement du télétravail, les réunions de négociation pourront se dérouler en présentiel ou en visioconférence via Teams. Sur ce point, il est convenu qu’en cas de souhait de la Direction d’organiser une ou plusieurs réunions de négociation via teams, un échange préalable sera organisé avec les Délégués Syndicaux en charge de l’animation des sections syndicales.
Article 2 : Comité Social et Economique
Article 2.1 : Les membres du Comité Social et Economique
Article 2.1.1 : Les membres élus
Le Comité Social et Economique est composé d’un nombre égal de membres titulaires et de membres suppléants, fixé en fonction de l’effectif, selon les dispositions réglementaires en vigueur et conformément au protocole d’accord préélectoral le mettant en place.
Seuls les membres titulaires participent aux réunions du CSE, un membre suppléant ne pouvant être présent aux réunions du CSE qu’en cas de remplacement d’un titulaire.
Sous réserve qu’ils soient signataires de la feuille de présence, le temps passé par les membres du CSE (titulaires, suppléants, et représentants syndicaux au CSE) en réunion à l’initiative de la Direction de Gan Prévoyance et en réunion préparatoire dans la limite d’une demi-journée, est considéré comme temps de travail effectif et n’est pas déduit des crédits d’heures.
Article 2.1.2 : Le bureau
Le comité social et économique de GAN PRÉVOYANCE comprend un Bureau composé :
d’un secrétaire qui peut exercer ses missions à temps plein,
d’un secrétaire adjoint, disposant d’un crédit d’heures de 15
heures par mois pour l’exercice de cette mission,
d’un trésorier, disposant de 15 heures de délégation par mois pour l’exercice de cette mission,
d’un trésorier adjoint, disposant de 5 heures de délégation par mois pour l’exercice de cette mission.
Le bureau est constitué lors de la première réunion du CSE nouvellement élu, à la majorité des voix exprimées de ses membres présents, étant précisé que le Président ne participe pas à ce vote.
En cas d’égalité de voix entre plusieurs membres, le membre le plus âgé est désigné.
Article 2.1.3 : Les membres suppléants
Les membres suppléants ne participent aux réunions du CSE qu’en cas de remplacement d’un membre titulaire absent. Dans ce cas, la Direction des Ressources Humaines doit être prévenue au plus tard 3 jours ouvrables avant la réunion des noms du titulaire absent et de son remplaçant, sauf circonstance exceptionnelle.
Les modalités et règles de remplacement des membres titulaires par les membres suppléants sont déterminées par l’article L.2314-37 du Code du travail.
Sous réserve du délai de prévenance susvisé, il est convenu concernant les suppléants de la même organisation syndicale que pour le remplacement du titulaire absent, la règle de priorité relative au choix du suppléant appartenant au même collège et/ou ayant recueilli le plus grand nombre de voix peut être écartée pour permettre aux suppléants de participer plus facilement aux réunions du CSE. Les autres dispositions de l’article L.2314-37 du code du travail relatives à l’appartenance du suppléant à une autre organisation syndicale que le titulaire absent ou à un suppléant non élu restent opposables.
Les parties conviennent que lorsqu’un membre titulaire n’a pas pu être remplacé en réunion par un membre suppléant, pour quelque raison que ce soit, cela n’entache pas la validité des délibérations prises par les membres du comité au cours de la réunion.
Les membres suppléants ont ainsi la possibilité de participer aux réunions préparatoires du CSE par visioconférence lorsqu’ils ne sont pas sur site.
Les membres suppléants relevant du réseau commercial peuvent se connecter en visioconférence depuis leur bureau de rattachement et s’ils le souhaitent, depuis leur domicile. Dans ce cas, le temps passé en réunion préparatoire sera pris en compte forfaitairement comme une demi-journée de réunion et déclaré comme tel dans le bon de délégation. Par ailleurs, les indemnités kilométriques pour se rendre à leur bureau de rattachement seront remboursées sur la base des barèmes en vigueur dans l’entreprise.
Par ailleurs, les membres suppléants bénéficient d’une prise en charge par l’employeur de six déplacements par an. Les déplacements pouvant notamment avoir lieu à l’occasion d’une réunion préparatoire. Cette prise en charge consiste en un remboursement des frais de transport, des frais de repas et en cas de contrainte d’arrivée la veille ou de rester le soir, des frais d’une nuitée, sur justificatifs, en fonction des règles et barèmes applicables.
Lorsqu’un membre suppléant participe à une réunion plénière du CSE en remplacement d’un membre titulaire dans les conditions visées ci-dessus, il peut participer en présentiel à la réunion préparatoire de cette réunion en lieu et place du titulaire. Dans ce cas, la prise en charge de ses frais de déplacement ne s’impute pas sur les six déplacements prévus ci-dessus.
Article 2.1.4 : Le représentant syndical
Outre les membres élus, un représentant syndical peut être désigné par chaque organisation syndicale représentative au niveau de Gan Prévoyance conformément aux dispositions légales en vigueur.
Le représentant syndical au CSE a voix consultative, il dispose des mêmes informations que les membres élus et peut donner l’avis de l’organisation syndicale qu’il représente, sans pouvoir cependant prendre part aux votes du CSE.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, le représentant syndical au CSE dispose de 20 heures de délégation par mois.
Article 2.2 : Le fonctionnement du CSE
Article 2.2.1 : Le règlement intérieur du CSE
Conformément à l’article L2315-24 du Code du Travail le comité social et économique détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l'entreprise, pour l'exercice de ses missions.
Sauf accord de l'employeur, ce règlement intérieur ne peut comporter des clauses lui imposant des obligations ne résultant pas de dispositions légales.
Article 2.2.2 : L’organisation des réunions ordinaires du CSE
Le CSE de Gan Prévoyance se réunit mensuellement, à l’exception du mois d’août.
Au moins une réunion par trimestre sera consacrée en partie aux attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail, soit quatre réunions par an.
La société Gan Prévoyance convoque les membres titulaires du CSE à ces périodicités, en mettant les membres suppléants en copie. Conformément à l’article L.2316-4 du Code du travail, les personnes suivantes sont convoquées, lorsque les réunions du CSE portent sur la santé, la sécurité et les conditions de travail : médecin du travail, agent de contrôle de l’inspection du travail, agent des services de prévention de l’organisme de sécurité sociale. Ces personnes sont celles de l’établissement du siège de Gan Prévoyance. L’assistant social et le chargé de prévention des risques professionnels seront également convoqués à ces réunions.
L’ordre du jour des réunions du CSE est arrêté par le Président ou son représentant et le Secrétaire, qui peut être assisté ou représenté par le Secrétaire Adjoint. En application de l’article L.2315-30 du Code du travail, l’ordre du jour est communiqué aux membres 3 jours au moins avant la séance.
Article 2.2.3 : Le recours à la visioconférence
Par principe la tenue des réunions du CSE requiert la présence physique des membres titulaires, représentants syndicaux.
Afin de permettre ou de faciliter la participation de tous, les parties reconnaissent l’intérêt de permettre le recours à la visioconférence.
A cette fin, cette possibilité sera prévue par accord entre la Direction et les membres élus de la délégation du personnel du comité. Cet accord précisera les modalités de recours à la visioconférence.
En l’absence d’accord, et conformément à l’article L2315-4 du Code du Travail, le recours à la visioconférence est limité à trois fois par année civile.
Les réunions du CSE peuvent également se tenir à distance, par accord entre la Direction et le Secrétaire du CSE, après acceptation de la majorité des élus du CSE, en cas de circonstances exceptionnelles (exemples : crise sanitaire, intempéries, grèves, problématiques de transport, restrictions en lien avec une crise énergétique…) afin d’assurer la continuité du fonctionnement des instances.
Compte tenu de la répartition multi-sites des collaborateurs et du développement du télétravail, les intervenants de la Direction au CSE pourront participer aux réunions en visioconférence sous réserve que les conditions techniques le permettent.
Pendant les réunions du CSE, les présidents des commissions obligatoires et facultatives auront la possibilité de faire un compte rendu oral des échanges qui se seront déroulés, préalablement, en commissions. Dans le cas où le président de la commission ne ferait pas partie des membres du CSE, le compte rendu sera réalisé en visioconférence.
Article 2.2.4 : Les réclamations individuelles et collectives
Conformément aux dispositions légales en vigueur, la délégation du personnel au CSE présente à l'employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise.
Les salariés transmettent leurs réclamations à leurs représentants dans le cadre des relations de proximité entretenues avec eux.
A cet effet, chaque organisation syndicale ayant des élus au CSE désigne un interlocuteur parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE chargé de recueillir les réclamations individuelles et collectives et de les transmettre à la Direction. Cet interlocuteur dispose d’une heure de délégation par mois.
Au plus tard avant le 8 de chaque mois (à l’exception du mois d’août), chaque interlocuteur transmet sur la messagerie du Pôle Social (en mettant le Responsable du Pôle Social et le Secrétaire du CSE en copie) les réclamations individuelles et collectives recueillies.
Si besoin, des échanges pourront intervenir entre la Direction des Ressources Humaines et l’interlocuteur en charge des réclamations individuelles et collectives, notamment afin de clarifier la nature ou l’objet des réclamations.
Dans un délai de huit jours ouvrés à compter du lendemain de la date limite de dépôt, la Direction répond par écrit aux réclamations individuelles et collectives reçues dans un registre spécifique dématérialisé, accessible depuis la BDESE.
Ce registre est simultanément mis en ligne et consultable par les salariés sur l’intranet de l’établissement.
Bien que ces réclamations n’aient pas vocation à être discutées lors des réunions des CSE, les interlocuteurs peuvent demander au secrétaire du CSE que des questions soient portées à l’ordre du jour de la réunion du CSE. Le Secrétaire du CSE et la Direction pourront alors, d’un commun accord et le cas échéant, porter à l’ordre du jour du CSE les questions/réclamations entrant dans les compétences du CSE qui impliquent une présentation ou un développement particulier.
Article 2.3 : Les moyens du CSE
Article 2.3.1 : Les crédits d’heures
Conformément à l’article 10.3.1 de l’accord cadre au niveau de l'UES relatif à l'organisation d'un dialogue social régulé, responsable et relationnel du 19 août 2022, il est attribué à chaque membre titulaire de CSE, pour l’exercice de ses missions en tant que membres du CSE, un crédit d’heures de 28 heures par mois, incluant les crédits d’heures légalement prévus.
Conformément aux dispositions légales et dans le respect des dispositions règlementaires applicables en la matière :
les membres titulaires du CSE peuvent se répartir entre eux et avec les membres suppléants, le crédit d’heures de délégation dont ils disposent,
ce même crédit d’heures est reportable d’un mois sur l’autre dans la limite de douze mois glissants.
Article 2.3.2 : Le budget de fonctionnement
Les parties signataires conviennent que l’ensemble des moyens matériels et en personnel mis à la disposition du comité social et économique d’établissement pour son fonctionnement sont attribués au lieu et place du versement de la subvention de 0,22 % de la masse salariale prévue par l’article L2315-61 du code du travail.
Un suivi trimestriel des moyens matériels et en personnel ainsi mis à disposition sera assuré par la Direction et communiqué au Secrétaire du CSE et au Trésorier.
Article 2.4 : Les Commissions du Comité Social et Economique
Les parties au présent accord rappellent l’importance que chaque organisation syndicale représentative soit présente dans chaque commission. Le CSE veillera ainsi à ce il y ait, dans chaque commission, au moins un membre par organisation syndicale représentative.
Les parties signataires conviennent de l’importance qu’un lien permanent existe entre le CSE et ses Commissions en vue d’assurer le bon fonctionnement de ce dernier. La présentation préalable d’informations ou projets en commission sur lesquels le CSE est consulté ne doit pas conduire à reproduire les mêmes débats en réunion plénière du CSE, la réunion de la commission devant conduire à préparer le vote du CSE.
Afin de favoriser la transmission des informations entre le CSE et ses Commissions, les parties confient au Président des Commissions les missions suivantes :
en amont des réunions, le Président et le représentant de la Direction chargé de l’animation de la Commission se concerteront afin de fixer la liste des sujets à aborder,
à l’issue de chaque réunion de Commission, le Président fera un retour succinct sur les sujets abordés pendant la réunion du CSE suivante.
Il est rappelé que les membres du CSE peuvent à tout moment questionner les membres des Commissions et/ou le Président sur le déroulé des Commissions et les sujets abordés. De même, le Président et/ou les membres des Commissions ont la possibilité de communiquer avec les membres du CSE sur les sujets abordés en Commissions.
Afin de faciliter la participation de tous et compte tenu tant de la répartition géographique des salariés que du développement du télétravail, les Commissions pourront se dérouler en présentiel ou en visioconférence via Teams, selon les dispositions propres à chaque commission.
Article 2.4.1 : La Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)
Article 2.4.1.1 : Composition de la CSSCT
Une Commission Santé, Sécurité et Conditions de travail est constituée au sein de Gan Prévoyance.
Conformément à l’accord cadre au niveau de l’UES relatif à l’organisation d’un dialogue social régulé, responsable et relationnel du 19 août 2022, elle est composée de 5 membres à la date du présent accord, dont au moins un représentant du collège cadre, en application de l’article L2315-39 du Code du Travail.
Au sein du CSE un membre titulaire « référent » est désigné par une résolution adoptée à la majorité des membres titulaires présents et a en charge les attributions en matière de santé, sécurité et des conditions de travail. Celui-ci est membre de droit de la CSSCT.
Les autres membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail sont désignés au sein du CSE parmi les membres titulaires et suppléants par une résolution adoptée à la majorité des membres titulaires présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité.
La désignation a lieu lors de la réunion du CSE « constitutive » postérieure aux élections et au plus tard lors de la réunion du CSE du mois suivant.
La commission est présidée par l’employeur ou son représentant, lequel peut se faire assister par des collaborateurs de l’entreprise et choisis en dehors du comité. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires. L’employeur ou son représentant établit le compte-rendu des réunions de la CSSCT, lequel est communiqué au CSE.
Dans le cas où un membre de la CSSCT cesserait définitivement ses fonctions, celui-ci est remplacé pour la période du mandat restant à courir. Son remplacement est effectué par une résolution du CSE dans les mêmes conditions que précédemment prévues. Il n’est pas pourvu au remplacement d’un membre de la CSSCT si la période de mandat restant à courir est inférieure à trois mois.
En cas d’absence de plus de trois mois consécutifs d’un membre de la CSSCT, celui-ci peut être remplacé pendant la période d’absence. Son remplacement est effectué par une résolution du CSE dans les mêmes conditions que la désignation du membre remplacé. Le mandat du membre remplaçant cesse dès le retour du membre de la CSSCT précédemment absent.
Conformément à l’article 10.4.3 de l’accord cadre au niveau de l'UES relatif à l'organisation d'un dialogue social régulé, responsable et relationnel du 19 août 2022, chaque membre de la CSSCT bénéficie pour l’exercice de ses missions d’un crédit d’heures de 5 heures par mois. S’ajoute à ce crédit d’heures, un crédit d’une heure par réunion pour le référent de la CSSCT.
Article 2.4.1.2 : Attributions de la CSSCT
La CSSCT d’établissement se voit confier, par délégation du CSE, les attributions suivantes :
examiner des informations relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail dès lors qu’elles ne sont pas spécifiques à un périmètre de représentation de proximité :
informations relatives aux accidents du travail et maladies professionnelles,
à l’absentéisme,
document unique,
présentation du (des) rapport(s) du(des) médecin(s) du travail,
programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail (Papripact),
rapport annuel relatif aux conditions de travail,
bilan des actions QVT,
préparation des consultations du CSE sur les projets importants modifiant les conditions de santé, sécurité et conditions de travail dès lors que leurs conséquences sont communes à plusieurs périmètres de représentation de proximité,
suivi des expertises décidées par le CSE lorsqu’elles sont relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail.
Dans les cas où elle est saisie, la présentation préalable à la CSSCT de bilans, programmes ou projets sur lesquels le CSE est consulté ne doit pas conduire à reproduire les mêmes débats dans les deux instances, la réunion de la CSSCT devant conduire à préparer le vote du CSE.
Les membres de la CSSCT ont accès au moyen de la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) de Gan Prévoyance, aux informations relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail, ainsi qu’aux dossiers de réunions des représentants de proximité.
Compte tenu de sa spécificité la réunion de la CSSCT relative au PAPRIPACT se déroulera en présentiel et donnera lieu à une réunion préparatoire.
Les autres réunions, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires, se dérouleront en visioconférence, via Teams.
Les comptes rendus, rédigés à l’issue de chaque réunion de la CSSCT, par l’employeur ou son représentant, seront transmis aux membres de la commission pour validation, avant mise en ligne sur la BDESE. Une fois validé, ce compte rendu sera transmis par la Direction aux membres du CSE.
Article 2.4.2 : Les autres commissions
Des commissions obligatoires et des commissions facultatives sont constituées afin de préparer les réunions du CSE sur des sujets importants et/ou complexes.
Les membres des commissions sont désignés par le CSE par une résolution adoptée à la majorité des membres titulaires du CSE pour la durée des mandats du CSE. La désignation des membres de commission a lieu lors de la réunion du CSE « constitutive » postérieure aux élections et au plus tard lors de la réunion du CSE du mois suivant.
Les commissions se réunissent, dans la mesure du possible, la veille ou le lendemain d’une réunion du CSE ou d’une réunion préparatoire au CSE.
Les commissions obligatoires :
Article 2.4.2.1 : La Commission Economique
Conformément aux articles L.2315-46 et suivants du code du travail, une commission économique est créée.
Elle est composée de 5 membres représentants du personnel dont au moins un représentant de la catégorie des cadres. Tous les membres de la commission économique devront être membres titulaires ou suppléants du CSE.
Elle est présidée par l’employeur ou son représentant, qui établit le compte-rendu des réunions, qui sera communiqué au CSE. Il peut être assisté par un ou plusieurs collaborateurs.
La commission économique se réunit 2 fois par an une fois en présentiel et une fois en
visioconférence :
une fois afin de préparer la consultation du CSE sur la situation économique et financière de l’entreprise,
une fois afin de préparer la consultation du CSE sur les orientations stratégiques de l’entreprise.
La commission économique peut demander à entendre tout cadre supérieur ou dirigeant de l’entreprise après accord de l’employeur.
Article 2.4.2.2 : La Commission formation
Conformément à l’article L.2315-49 du code du travail, une commission formation est créée.
Elle est composée de 8 membres et est présidée par un de ses membres, qui doit être un élu titulaire du CSE.
Parmi les 8
membres peuvent être désignés des salariés de l’entreprise non élus à condition que la commission soit composée, pour au moins la moitié de ses membres, de membres titulaires ou suppléants du CSE.
L’employeur, ou son représentant, assiste aux réunions de la commission et établit le compte-rendu des réunions, qui sera communiqué au CSE. Il peut être assisté par un ou plusieurs collaborateurs.
La commission formation se réunit 3 fois par an, une fois en présentiel et deux fois en visioconférence, afin de préparer les informations-consultations du CSE sur :
le réalisé du plan de développement des compétences de l’année écoulée.
les orientations de la formation professionnelle.
l’encourt de la formation professionnelle et le plan de développement des compétences de l’année à venir.
Article 2.4.2.3 : La Commission égalité professionnelle
Conformément à l’article L.2315-56, une commission égalité professionnelle est créée.
Elle est composée de 6 membres et est présidée par un de ses membres, qui doit être un élu titulaire du CSE.
Parmi les 6 membres peuvent être désignés des salariés de l’entreprise non élus à condition que la commission soit composée, pour au moins la moitié de ses membres, les membres titulaires ou suppléants du CSE.
L’employeur, ou son représentant, assiste aux réunions de la commission et établit le compte-rendu des réunions, qui sera communiqué au CSE. Il peut être assisté par un ou plusieurs collaborateurs.
Elle se réunit 1 fois par an
en visioconférence, au deuxième trimestre, sur l’égalité professionnelle, dans le cadre de la consultation du CSE sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
En cas de besoin et à l’initiative de la Direction, une deuxième réunion d’une durée d’½ journée pourra être organisée en visioconférence.
Article 2.4.2.4 : La Commission d’information et d’aide au logement
Conformément à l’article L.2315-50 du code du travail, une commission d’information et d’aide au logement est créée.
Elle est composée de 6 membres et est présidée par un de ses membres, qui doit être un élu titulaire du CSE.
Parmi les 6 membres peuvent être désignés des salariés de l’entreprise non élus à condition que la commission soit composée, pour au moins la moitié de ses membres, les membres titulaires ou suppléants du CSE.
L’employeur, ou son représentant, assiste aux réunions de la commission et établit le compte-rendu des réunions, qui sera communiqué au CSE. Il peut être assisté par un ou plusieurs collaborateurs.
Elle se réunit 1 fois par an en visioconférence. En cas de besoin et à l’initiative de la Direction, une deuxième réunion pourra être organisée en visioconférence.
La commission logement est chargée de :
rechercher les possibilités d’offre de logements correspondant aux besoins du personnel en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l’effort de construction,
informer les salariés sur leurs conditions d’accès à la propriété ou à la location d’un logement,
assister les salariés dans les démarches nécessaires pour l’obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre.
Les commissions facultatives :
Article 2.4.2.5 : La Commission Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences
Elle est composée de 6 membres et est présidée par un de ses membres, qui doit être un élu titulaire ou suppléant du CSE.
Parmi les 6 membres peuvent être désignés des salariés de l’entreprise non élus à condition que la commission soit composée, pour au moins la moitié de ses membres, les membres titulaires ou suppléants du CSE.
L’employeur, ou son représentant, assiste aux réunions de la commission et établit le compte-rendu des réunions, qui sera communiqué au CSE. Il peut être assisté par un ou plusieurs collaborateurs.
Elle se réunit 2 fois par an.
Une première réunion visant notamment à présenter le rapport sur l’emploi se déroulera chaque année au cours du deuxième trimestre en présentiel.
Une seconde réunion sera organisée chaque année au cours du quatrième trimestre en visioconférence afin de réaliser un point de suivi des sujets relatifs à la GPEC avec les membres de la commission GPEC.
La Commission Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est chargée du suivi de l’accord relatif à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences de l’entreprise.
Article 2.4.2.6 : La Commission « QVT & Prévention des RPS »
En application de l’accord relatif à la prévention et au traitement des RPS et à la QVT de Gan Réseaux Spécialisés du 24 octobre 2013, une commission QVT et prévention des RPS est mise en place au sein du CSE.
Elle est composée de 2 membres par organisation syndicale représentative (élus ou désignés du CSE et DS), du membre « référent de la CSSCT, du chargé de prévention des risques professionnels, du médecin de travail, de l’assistante sociale.
Elle est présidée par un membre titulaire ou suppléant du CSE.
L’employeur, ou son représentant, assiste aux réunions de la commission et établit le compte-rendu des réunions, qui sera communiqué au CSE. Il peut être assisté par deux collaborateurs.
Elle se réunit 2 fois par an en visioconférence.
Article 2.4.2. : La Commission Activités Sociales et Culturelles Elle est composée de 6 membres et est présidée par un de ses membres, qui doit être un élu titulaire ou suppléant du CSE.
Parmi les 6 membres peuvent être désignés des salariés de l’entreprise non élus à condition que la commission soit composée, pour au moins la moitié de ses membres, les membres titulaires ou suppléants du CSE.
Elle se réunit 2 fois par an en visioconférence ou en présentiel, sur convocation de son président, pour ½ journée et peut se réunir jusqu’à 4 fois par an, sur convocation de son président, en fonction des besoins. Un compte rendu de chaque réunion sera rédigé par le Président et communiqué au CSE.
Les dates des commissions sont communiquées au Pôle Social.
La commission activités sociales et culturelles est chargée de traiter l’ensemble des sujets liés aux activités sociales et culturelles.
Article 2.4.2. : La Commission Aide sociale
Elle est composée de 6 membres et est présidée par un de ses membres, qui doit être un élu titulaire ou suppléant du CSE. C’est le président de la commission qui est chargé de réunir la commission en fonction des besoins.
Parmi les 6 membres peuvent être désignés des salariés de l’entreprise non élus à condition que la commission soit composée, pour au moins la moitié de ses membres, les membres titulaires ou suppléants du CSE.
La Commission Aide Sociale a vocation à se réunir lorsque la situation d’un collaborateur à l’effectif le justifie. Elle peut se réunir jusqu’à 11 fois par an maximum par visioconférence ou conférence téléphonique afin de permettre une grande réactivité.
Les dates des commissions sont communiquées au Pôle Social.
Article 2.5 : Les représentants de proximité
Conformément à l’article 10.6 de l’accord cadre au niveau de l’UES relatif à l’organisation d’un dialogue social régulé, responsable et relationnel du 19 août 2022 des représentants de proximité sont mis en place au sein de Gan Prévoyance.
Article 2.5.1 : Nombre et désignation des représentants de proximité
Le nombre de représentants de proximité est égal au nombre de membres titulaires du CSE.
Les représentants de proximité sont désignés par périmètre par le CSE parmi ses membres titulaires et suppléants, par un vote à la majorité des membres titulaires présents.
Les parties au présent accord rappellent l’importance que chaque organisation syndicale représentative puisse être présente au sein des représentants de proximité. Le CSE veillera ainsi à ce il y ait au moins un membre par organisation syndicale représentative parmi les représentants de proximité.
A la date de signature du présent accord, les parties conviennent qu’il existe 7 périmètres de représentations :
5 périmètres région, correspondant aux 5 régions commerciales de Gan Prévoyance et regroupant les collaborateurs commerciaux de ces régions,
1 périmètre « sites administratifs » regroupant les sites administratifs de Nanterre, Mérignac et Lille,
1 périmètre métier, « Inspection », représentant la population des inspecteurs, population géographiquement répartie sur la France entière.
Afin d’assurer une représentation équilibrée des collaborateurs de Gan Prévoyance au sein des 7 périmètres de représentation, il est convenu que :
les 5 périmètres « région » comporteront au minimum 1 représentant de proximité et au maximum 4 représentants de proximité,
le périmètre « sites administratifs» comportera au minimum 1 représentant de proximité et au maximum 2 représentants de proximité,
le périmètre « Inspection » comportera au minimum 1 représentant de proximité et au maximum 3 représentants de proximité.
En cas de modification des périmètres « région » du fait, par exemple, de la mise en place d’une nouvelle organisation commerciale, la répartition des représentants de proximité « région » sera ajustée. Dans ce cas, une nouvelle désignation sera effectuée en CSE.
Chaque représentant de proximité désigné doit relever du périmètre de représentation pour lequel il est désigné, qu’il soit géographique ou métier.
Toutefois, lorsque le périmètre de représentation de proximité n’est pas représenté, en l’absence d’élu, par un représentant de proximité, le CSE peut désigner un représentant issu du périmètre de représentation de proximité le plus proche.
La désignation des représentants de proximité a lieu lors de la réunion du CSE du mois suivant la première réunion du CSE « constitutive » postérieure aux élections et au plus tard lors de la réunion du CSE du mois suivant.
Leur mandat prend en principe fin avec celui des membres du CSE. Toutefois les parties conviennent que tout représentant de proximité peut être révoqué en cours de mandat sur décision écrite de l'organisation syndicale qui l'a présenté.
Dans le cas où un représentant de proximité cesserait définitivement ses fonctions ou ne relèverait plus du périmètre de représentation au sein duquel il a été désigné, celui-ci est remplacé pour la période du mandat restant à courir. Son remplacement est effectué par un vote du CSE dans les mêmes conditions que précédemment prévues. Il n’est pas pourvu au remplacement d’un représentant de proximité si la période de mandat restant à courir est inférieure à trois mois.
Les parties conviennent que les noms et contacts des représentants de proximité seront mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise et transmis aux médecins du travail.
Article 2.5.2 : Attributions des représentants de proximité
Les représentants de proximité sont les interlocuteurs privilégiés des salariés. A ce titre, les parties rappellent que les salariés sont libres de s’adresser au représentant de proximité de leur choix, que celui-ci relève ou non de leur périmètre géographique ou métier.
Article 2.5.2.1 : Attributions des représentants de proximité relevant de périmètres géographiques
Les représentants de proximité relevant des 5 périmètres « régions commerciales » et du périmètre « sites administratifs » se voient confier les attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail, dès lors qu’elles concernent exclusivement leur périmètre de représentation de proximité, qui sont prévues à l’article 10.6.2 de l’accord Dialogue Social UES.
Il est ainsi rappelé que dès lors qu’un sujet fait l’objet d’une délégation du comité social et économique aux représentants de proximité, ce sujet n’a pas vocation à être traité en séance plénière de ce comité sauf compétence exclusive de ce dernier (délibération, consultation…).
Ainsi, ils sont chargés :
des inspections (visites de site) en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail,
de préparer les consultations du CSE sur les projets importants ayant des conséquences sur la santé, la sécurité et les conditions de travail, dès lors que ces conséquences portent exclusivement sur leur périmètre de représentation (exemple : déménagement),
demander à entendre le chef d'une entreprise voisine dont l'activité expose les travailleurs de son ressort à des nuisances particulières,
réaliser des enquêtes,
être informés des visites de l'agent de contrôle de l'inspection du travail mentionné à l'article L. 8112-1 et présenter leurs observations,
échanger avec la Direction sur les sujets relatifs à la qualité de vie au travail relevant de leur périmètre de représentation
S’agissant des enquêtes, les parties conviennent de la mise en place du process suivant :
une enquête peut être déclenchée dans les cas suivants :
accident du travail grave
situation professionnelle révélant un risque de maladie professionnelle grave ou à caractère professionnel grave
situation de risque grave ou incident répété ayant révélé un risque grave pour la santé et la sécurité des collaborateurs
la décision de réaliser l’enquête est prise lors d’une réunion plénière du CSE par un vote à la majorité des membres présents,
l’enquête est conduite de manière paritaire par les représentants de proximité du périmètre concerné et par la Direction,
un rapport d’enquête est rédigé de manière paritaire et communiqué au CSE.
Article 2.5.2.2 : Attributions des représentants de proximité relevant du périmètre « Inspection »
Les représentants de proximité désignés au sein du périmètre « Inspection » exercent des fonctions nécessairement particulières, ce périmètre de représentation étant attaché au métier et non à une situation géographique, et les inspecteurs étant répartis sur la France entière.
Il est ainsi convenu de confier les missions suivantes à ces représentants de proximité :
de préparer les consultations du CSE sur les projets importants ayant des conséquences sur la santé, la sécurité et les conditions de travail, dès lors que ces conséquences portent exclusivement sur leur métier,
réaliser des enquêtes
échanger avec la Direction sur les sujets relatifs à la qualité de vie au travail relevant de leur métier
S’agissant des enquêtes, les parties conviennent de la mise en place du process suivant :
une enquête peut être déclenchée dans les cas suivants :
accident du travail grave
situation professionnelle révélant un risque de maladie professionnelle grave ou à caractère professionnel grave
situation de risque grave ou incident répété ayant révélé un risque grave pour la santé et la sécurité des collaborateurs
la décision de réaliser l’enquête est prise lors d’une réunion plénière du CSE par un vote à la majorité des membres présents
l’enquête est conduite de manière paritaire par les représentants de proximité du périmètre concerné et par la Direction
un rapport d’enquête est rédigé de manière paritaire et communiqué au CSE
Article 2.5.3 : Moyens et fonctionnement des représentants de proximité
Chaque représentant de proximité bénéficie pour l’exercice de ses missions d’un crédit de 5 heures par mois.
L’ensemble des représentants de proximité sera réunis a minima une fois par an.
Les représentants de proximité pourront également être réunis à l’initiative de la Direction, le cas échéant par périmètre, en particulier lorsqu’ils devront préparer les consultations du CSE sur les projets importants ayant des conséquences sur la santé, la sécurité et les conditions de travail, dès lors que ces conséquences portent exclusivement sur leur périmètre de représentation. Dans ce cas, les représentants de proximité concernés seront réunis au moins une fois avant la réunion du CSE au cours de laquelle celui-ci est supposé être consulté.
Afin de permettre aux représentants de proximité d’exercer leurs missions au sein de leur périmètre de représentation, ceux-ci bénéficient d’une prise en charge par l’employeur d’un déplacement par trimestre au sein de leur périmètre de représentation. Cette prise en charge consiste en un remboursement des frais de transport, des frais de repas et en cas de contrainte d’arrivée la veille ou de rester le soir, des frais d’une nuitée, sur justificatifs, en fonction des règles et barèmes applicables au sein de l’établissement pour le remboursement des frais de ses représentants du personnel.
Le temps consacré aux inspections ainsi que le temps de trajet pour se rendre sur les lieux des inspections s’imputent sur le crédit d’heures de délégation dont disposent les représentants de proximité. Il est payé comme du temps de travail effectif.
La Direction aura la possibilité de solliciter les représentants de proximité du périmètre concerné afin d’effectuer des visites de sites, en fonction des besoins. Dans ce cas, le temps consacré à ces visites ainsi que le temps de trajet seront considérés comme du temps de travail effectif et payés comme tels. Etant précisé que les temps de trajet ne s’imputeront pas sur les crédits d’heures alloués aux représentants du personnel. Dans tous les cas, une visite des sites du Campus Nanterre et du Campus Mérignac sera organisée par la Direction une fois par an avec les représentants des périmètres concernés.
A l’issue de chaque visite de site, un compte-rendu sera rédigé par le représentant de proximité qui s’est déplacé. Ce compte rendu sera adressé à la CSSCT et mis en ligne sur la BDESE.
Le temps consacré aux enquêtes votées par le CSE n’est pas déduit du crédit d’heures de délégation. Il est payé comme du temps de travail effectif. Les frais de déplacement des membres de la commission sont remboursés selon les règles en vigueur au sein de la société Gan Prévoyance.
Conscientes que les besoins en déplacement sont différents d’un périmètre à l’autre, les parties conviennent de regrouper le nombre total de déplacements pris en charge sur une année civile en une enveloppe globale, répartie entre les organisations syndicales représentatives proportionnellement au nombre de représentants de proximité par organisation syndicale.
Chaque organisation syndicale organise la distribution des déplacements en fonction des besoins des périmètres de proximité. Elle informe la Direction des Ressources Humaines dans un délai de 3 jours ouvrés avant le déplacement.
Les déplacements non utilisés par les organisations syndicales représentatives à la fin de l’année civile ne peuvent être reportés sur l’enveloppe de l’année civile suivante.
Article 3 : Représentant de la Section Syndicale
Conformément à l’article L.2142-1-1 du Code du travail, un représentant de la section syndicale peut être désigné par un syndicat non représentatif au niveau de l’établissement qui a constitué une section syndicale en application de l’article L.2142-1 du code du travail, afin de représenter celui-ci au sein de l'établissement.
Il bénéficie des mêmes prérogatives que le délégué syndical, à l’exception du pouvoir de négocier les accords collectifs et dispose, à ce titre, d'un crédit d'heures de 4 heures de délégation par mois (article L.2142-1-3 du code du travail).
TITRE 2 : LES PRINCIPES, MOYENS ET GARANTIES DU DIALOGUE SOCIAL Chapitre 1 : Principes communs et engagements réciproques Article 4 : Affirmation du droit syndical et non-discrimination
Le principe de libre exercice du droit syndical est réaffirmé par les parties et garanti au sein de GAN PRÉVOYANCE, le rôle des organisations syndicales étant rappelé comme nécessaire à la représentation et à la défense des intérêts, collectifs et individuels des salariés.
La Direction s'engage à ne pas faire obstacle à l'exercice des missions des représentants du personnel, conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur.
Dans ce cadre, la Direction, en application des dispositions légales et règlementaires en vigueur, s'engage à ne pas prendre en considération l'appartenance syndicale et/ou l'exercice d'un mandat de représentation du personnel pour arrêter une quelconque décision tenant au recrutement, à la carrière et notamment l’évolution professionnelle ou à la présence dans l'entreprise d'un salarié.
Les organisations syndicales et les membres des instances représentatives du personnel s'engagent à n'apporter aucune restriction à la liberté du travail, ni aucune gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés de l'entreprise.
Elles s'engagent notamment à respecter les règles d'affichage, de diffusion et de communication conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur.
Article 5 : Transmission des informations et confidentialité
La Direction de GAN PRÉVOYANCE s'engage à communiquer aux organisations syndicales ainsi qu'aux instances représentatives du personnel concernées toutes informations nécessaires à l'exercice des mandats de leurs membres dans le respect des délais légaux.
Les organisations syndicales et les membres des instances représentatives du personnel s'engagent à ne divulguer aucune information stratégique et/ou économique présentant un caractère confidentiel indispensable à la préservation des intérêts de l'entreprise et donnée expressément comme telle.
Article 6 : Liberté de circulation
Le droit de circulation dans l'établissement, corollaire du libre exercice du droit syndical, s'exerce dans le cadre du périmètre d'exercice des mandats des représentants du personnel et membres des organisations syndicales et des procédures d'accès aux locaux de l'entreprise.
La Direction s'engage à respecter ce droit, et les organisations syndicales et membres des instances représentatives du personnel à l'exercer dans les conditions rappelées à l'alinéa précédent.
Article 7 : Articulation entre activité professionnelle et mandat
Les parties réaffirment que l'activité professionnelle d'un titulaire de mandat doit tenir compte du temps consacré à l'exercice dudit mandat et des exigences de celui-ci, en cohérence avec l'activité et la nécessaire atteinte des objectifs de l'entreprise.
Dans ce cadre, la Direction des Ressources Humaines informe le responsable hiérarchique direct de chaque représentant du personnel des volumes de temps et des contraintes d'emploi du temps inhérents aux mandats de ses collaborateurs concernés, afin que ces éléments soient pris en considération tant au titre de l'organisation de l'activité que de la prise en compte des objectifs et la mesure de leur atteinte.
Les représentants du personnel, titulaires d'un mandat électif ou désignatif, exercent leur activité professionnelle conformément aux obligations de leur contrat de travail et aux objectifs qui leur sont fixés pour le temps non consacré à leur mandat, dans le cadre des règles en vigueur dans l'entreprise.
Ils s'engagent à utiliser les crédits d'heures inhérents à leur mandat dans le respect des règles en vigueur.
Article 8 : Modalités d'utilisation et de suivi des temps de délégation
Les représentants du personnel, titulaires d'un mandat électif ou désignatif, utilisent librement les crédits d'heures qui leur sont alloués au titre de ces mandats, dès lors que cette utilisation est conforme à la mission qui leur est dévolue au titre dudit mandat.
En tout état de cause, le cumul des crédits d'heures ne peut avoir pour conséquence de dépasser la durée conventionnelle ou contractuelle du travail des représentants du personnel concernés.
Les crédits d'heures alloués en application des dispositions légales et conventionnelles, ainsi que le temps passé en réunion sur convocation de la Direction sont, conformément aux dispositions légales en vigueur, considérés comme du temps de travail et payé comme tel aux échéances normales.
Le temps passé en réunion sur convocation de la Direction ainsi qu'aux réunions préparatoires visées au présent accord ne s'impute pas sur les crédits d'heures.
Afin de concilier l'exercice des mandats et les nécessités de l'activité professionnelle, un dispositif d'information et de suivi des temps de délégation est mis en place au sein de GAN PRÉVOYANCE.
Il est formalisé selon les modalités de fonctionnement, synthétisées en annexe du présent accord.
Le relevé mensuel indique la date et la durée de l'absence, ainsi que la nature du mandat au titre duquel le temps est utilisé.
Il ne constitue pas un outil de contrôle a priori de l'activité syndicale ou élective, mais permet de faciliter l'organisation du travail par une meilleure information du responsable hiérarchique.
Le relevé mensuel est individuel et utilisé par tout salarié constituant l'établissement GAN PRÉVOYANCE, titulaire d'un ou plusieurs mandats électifs ou désignatifs, tant pour l'information préalable de la hiérarchie que pour le suivi a posteriori des temps de délégation.
Chapitre 2 : Moyens du dialogue social
Article 9 : Dotations annuelles en heures des organisations syndicales représentatives
Les organisations syndicales représentatives au sein de GAN PRÉVOYANCE disposent d’un crédit d’heures global annuel pour l'accomplissement de l'ensemble de leurs missions, destiné à être réparti au profit de leurs adhérents, s’ajoutant aux crédits d’heures dont bénéficient le cas échéant ces derniers lorsqu’ils sont titulaires d’un mandat électif et/ou syndical, dans la limite fixée à l'article 8.
Cette dotation annuelle est égale à 319 heures par an pour l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de GAN PRÉVOYANCE.
La répartition de cette enveloppe entre les organisations syndicales représentatives au sein de GAN PRÉVOYANCE s’opère selon la formule de calcul suivante :
Nombre de suffrages exprimés au 1er tour des élections des membres titulaires du CSE en faveur de l’OS représentative au niveau de l’établissement 319 x---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nombre total de suffrages exprimés au 1er tour des élections des titulaires du CSE des seules OS représentatives au niveau de l’établissement
En outre, une dotation supplémentaire de 286 heures est exceptionnellement allouée aux organisations syndicales représentatives au niveau de l’établissement en sus de cette dotation. Cette dotation est allouée pour la durée du présent accord.
La répartition de cette enveloppe entre les organisations syndicales représentatives au sein de GAN PRÉVOYANCE s’opère selon la formule de calcul suivante :
Nombre de suffrages exprimés au 1er tour des élections des membres titulaires du CSE en faveur de l’OS représentative au niveau de l’établissement 286 x---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nombre total de suffrages exprimés au 1er tour des élections des titulaires du CSE des seules OS représentatives au niveau de l’établissement
Il est précisé que le nombre de suffrages exprimés retenu pour ce calcul est arrêté en fonction des résultats définitifs du premier tour des dernières élections des membres titulaires du comité social et économique d’établissement intervenues avant le 1er janvier de l’année considérée.
Pour les années au cours desquelles ont lieu les élections professionnelles, la dotation d’heures annuelle attribuée à chaque organisation syndicale représentative au sein de GAN PRÉVOYANCE est répartie en deux enveloppes :
Une première fois au mois de janvier, au titre du premier semestre, sur la base des résultats des élections professionnelles connus au 31 décembre de l’année civile précédente.
La dotation des mois civils postérieurs aux élections professionnelles et restant à courir jusqu’à la fin du premier semestre sera recalculée, à l’issue des élections professionnelles et sur la base de celles-ci, et fera l’objet d’une régularisation positive ou négative avec la dotation du second semestre.
Une seconde fois au mois de juillet, au titre du second semestre, sur la base des élections professionnelles de l'année en cours qui prendra en considération la régularisation positive ou négative au titre du premier semestre.
L’enveloppe globale est distribuée sous la responsabilité d’un délégué syndical titulaire d’établissement, mandaté à cet effet par son organisation syndicale représentative au sein de GAN PRÉVOYANCE.
Celui-ci fixera chaque mois et pour le mois suivant, la répartition desdites heures entre les adhérents de l’établissement, dans la limite de 20 heures par mois et par adhérent.
Il en informe au plus tôt, et en tout état de cause, au plus tard le 24 de chaque mois pour le mois suivant, la Direction des Ressources Humaines de GAN PRÉVOYANCE.
Aucune révision après le 24 du mois en cours pour le mois suivant ou au cours du mois considéré ne peut être effectuée dans l’attribution de ces crédits d’heures.
Le crédit d’heures ainsi attribué devient personnel et ne peut pas être reporté en cas de non consommation dans le mois.
Toutefois, à titre exceptionnel en cours de mois, et dans la mesure où une raison sérieuse ci- après décrite est invoquée auprès de la Direction des Ressources Humaines de GAN PRÉVOYANCE:
le crédit d’heures non utilisé pourra être restitué a posteriori par une augmentation à due concurrence de l’enveloppe globale d’heures de l’organisation syndicale représentative :
en cas d’annulation d’une réunion planifiée par la Direction et ayant justifié l’attribution du crédit d’heures, ou en cas de maladie ou d’absence imprévue, dûment justifiée, de l’intéressé,
en cas d'annulation, à l'initiative de la hiérarchie, d'une réunion d’inspection pour laquelle une organisation syndicale représentative avait, dans le cadre des dispositions de l'article 12-2, informé la DRH de son intention d'organiser une réunion syndicale à cette occasion et attribué un crédit d'heures à cet effet,
en cas d’organisation d’une réunion à l’initiative de la Direction initialement non planifiée, un crédit d’heures complémentaire pourra être attribué par le délégué syndical d’établissement, mandaté à cet effet par son organisation syndicale, préalablement à ladite réunion, en vue de sa préparation.
Article 10 : Locaux et moyens matériels de fonctionnement des organisations syndicales représentatives et du Comité Social et Economique Article 10.1 : Locaux et moyens des organisations syndicales représentatives
Les organisations syndicales représentatives au sein de GAN PRÉVOYANCE bénéficient des locaux et aménagements suivants :
Sur le site de Groupama Campus (Nanterre)
Chaque organisation syndicale représentative au sein de GAN PRÉVOYANCE bénéficie d’un local commun à l’ensemble des représentants des différentes instances représentatives du personnel élus ou désignés relevant de ce site (délégués et représentants syndicaux et représentants élus du personnel).
Ce local comporte un poste de travail équipé dans les mêmes conditions que ceux mis à la disposition de l’ensemble du personnel, ainsi que d'une table, et dispose d’une ligne téléphonique accès France entière.
Il est en outre rappelé que la Direction prend en charge les coûts de fonctionnement, de maintenance et d’entretien des locaux, l’achat et les coûts de fonctionnement, de maintenance et d’entretien des matériels bureautiques et informatiques, ainsi que l’achat des fournitures diverses.
Article 10.2 : Locaux et moyens du Comité Social et Economique
Les parties conviennent que le CSE de GAN PRÉVOYANCE dispose, dans le cadre prévu par l’article L. 2325-43 du code du travail, des moyens suivants, sur le site de Groupama Campus (Nanterre) :
Locaux et aménagements :
d’un bureau pour le secrétaire du CSE, comportant un poste de travail équipé dans les mêmes conditions que ceux mis à la disposition de l’ensemble du personnel et disposant d’une ligne téléphonique accès France entière, d’un accès à une imprimante et un photocopieur,
d’un bureau pour la secrétaire administrative comportant un poste de travail équipé dans les mêmes conditions que ceux mis à la disposition de l’ensemble du personnel, ainsi que d'une table et d’une ligne téléphonique accès France entière.
Autres moyens :
Secrétariat administratif :
La Direction prend en charge les salaires, ainsi que les charges sociales et fiscales y afférents, d'une secrétaire administrative détachée auprès du CSE.
Frais de réalisation des procès-verbaux :
Les procès-verbaux des réunions plénières du CSE de GAN PRÉVOYANCE sont réalisés et diffusés sous la responsabilité du secrétaire de l’instance.
La Direction prend en charge les frais de rédaction de ces procès-verbaux, confiée à une société spécialisée choisie par la Direction.
Comme indiqué à l’article 2.3.2, ces frais font l’objet d’un suivi dans le cadre du versement en moyens du budget de fonctionnement du CSE.
Documentation :
La Direction prend en charge le coût d'un abonnement annuel à un ouvrage de droit social ; le choix de cet abonnement sera effectué en accord entre le secrétaire du CSE et la Direction des Ressources Humaines.
Comme indiqué à l’article 2.3.2, ces frais font l’objet d’un suivi dans le cadre du versement en moyens du budget de fonctionnement du CSE.
Article 10. 3 : Moyens matériels communs aux instances représentatives du personnel
L'ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de GAN PRÉVOYANCE dispose d'un accès aux photocopieurs partagés disponibles au niveau de leur implantation.
La Direction prend en charge les coûts de fonctionnement, de maintenance et d’entretien des locaux, l'achat et les coûts de fonctionnement, de maintenance et d’entretien des matériels bureautiques, informatiques et téléphoniques, l’achat des fournitures diverses ainsi que les coûts inhérents aux communications téléphoniques passées sur le territoire français.
Les demandes en matière de matériels bureautiques et informatiques ainsi que celles concernant les fournitures diverses sont adressées par le secrétaire du CSE ou par un délégué syndical titulaire mandaté à cet effet par une organisation syndicale représentative, à la Direction des Ressources Humaines de GAN PRÉVOYANCE pour validation préalable.
Les orientations prises par la Direction Générale et le Groupe en matière d'attribution et de renouvellement des matériels, notamment bureautiques et informatiques sont applicables aux locaux et matériels visés au présent article 10 dans les mêmes conditions que celles applicables à l’ensemble du personnel de l’établissement.
Article 10.4 : La formation spécifique des représentants de proximité et des délégués syndicaux d’établissement Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-61, le Comité Social et Economique peut consacrer une partie de son budget de fonctionnement au financement d’une formation à destination des délégués syndicaux et des représentants de proximité.
Dans ce cadre et compte tenu des modalités existantes au sein de Gan Prévoyance en matière de budget de fonctionnement du Comité Social et Economique, il est convenu que l’entreprise prendra en charge, dans la limite de deux jours par durée de mandat, une formation à destination des délégués syndicaux et des représentants de proximité en lien avec ce type de mandat de représentation du personnel. Cette formation pourra être demandée auprès de la DRH durant l’année civile de la prise de mandat et sera dispensée dans un délai raisonnable à compter de cette date.
Article 11 : Les frais et temps de déplacement des représentants du personnel Article 11.1 : Les temps de déplacement
Les réunions du CSE se déroulent, sauf impossibilité matérielle majeure, sur le site de Groupama Campus Nanterre. Avec l’accord du secrétaire du CSE et de la majorité des membres, une réunion par an peut se dérouler sur le site de Groupama Campus Mérignac.
Pour les réunions à l’initiative de la Direction se déroulant sur ce site, sont considérés comme temps de travail effectif et rémunérées comme tel et donc non imputées sur les crédits d’heures, le temps de déplacement excédant le temps normal de trajet domicile/lieu de travail.
Par ailleurs, pour les représentants du personnel au décompte horaire, est considéré comme temps de travail effectif outre le temps de réunion :
Pour les représentants du personnel résidant en Ile de France, en cas de départ et de retour au lieu de travail : 1 heure par trajet pour les déplacements Paris/Campus Nanterre.
Pour les représentants du personnel résident en province : un forfait aller-retour de 2 heures correspondant aux temps de trajet « intra-urbain » (métro, bus, taxi…).
Ces temps sont pris en considération dans le décompte du nombre de jours de travail des salariés soumis à un régime de forfait annuel en jours qui sont autonomes dans l’organisation de leur temps de travail ; la participation à une réunion donnant lieu ainsi au décompte d’une journée de travail ou une demi-journée selon que la réunion se déroule sur la journée entière ou sur une demi-journée.
Pour les représentants du personnel résidant en province soumis au régime de décompte horaire, les heures acquises au titre des déplacements au-delà de la durée normale de travail sont récupérées au plus tard au cours du mois civil suivant en heures, demi-journées ou journées complètes, à leur demande au moyen de l’outil de gestion des temps.
Les mêmes représentants, soumis à un régime de forfait annuel en jours, bénéficient à leur demande au moyen de l’outil de gestion des temps, d’une demi-journée de repos complémentaire par tranche de six trajets inter-sites (lieu de travail/lieu de réunion) / (un aller ou un retour, soit trois allers/retours), à consommer en demi-journées ou journées complètes, au cours de l’année civile et au plus tard au cours du premier mois de l’année civile suivante.
Les dispositions de l'alinéa précédent sont applicables aux représentants du personnel relevant de la Convention Collective des Salariés Commerciaux, compte tenu de l'organisation de leur activité.
Quelle que soit l’organisation dont relève le représentant (en heures ou en jours), la date de prise de ces temps de récupération sera définie en concertation avec la hiérarchie.
En cas de désaccord formalisé de la hiérarchie sur la date posée par le représentant du personnel, une autre date doit être fixée d'un commun accord.
Ces trajets seront déclarés dans l’outil Etemptation et les heures, demi-journées ou journées de repos ainsi générées pourront être récupérées via ce même outil
Si, par exception, une réunion devait se tenir dans un site de province, les représentants du personnel n’exerçant pas leur activité professionnelle sur ce site se verraient également appliquer les dispositions ci-dessus mentionnées.
Article 11.2 : Prise en charge des frais de transport, repas et d’hébergement
Les frais exposés par les représentants du personnel pour participer aux réunions à l’initiative de la Direction (transports, repas et hébergement en cas d’arrivée la veille sur les lieux de réunion), sont remboursés, sur justificatifs, par GAN PRÉVOYANCE en fonction des règles et barèmes applicables au sein de l’établissement.
Il est précisé que lorsque la réunion se tient dans un lieu (ou à proximité) disposant d'un restaurant collectif, les frais de repas du déjeuner ne sont pas pris en charge.
Dans le cas où une réunion se tient en un autre lieu ne disposant pas d’une restauration collective, les repas de déjeuner sont pris en charge selon les dispositions applicables à l’ensemble des salariés.
Article 12 : Moyens de communication des organisations syndicales Article 12.1 : Diffusion et communication des tracts syndicaux
En application de l'article L. 2142-4 du Code du travail, les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale peuvent librement diffuser leurs communications syndicales dans l’enceinte de l’établissement, aux heures d’entrée et de sortie du travail (matin, pause déjeuner et fin de journée), sous réserve qu’il n’en résulte pas de perturbation pour l’activité, et en dehors des lieux d'accueil du public et d’accès de la clientèle (en privilégiant ainsi les accès du personnel).
Cependant, il est toléré que la distribution des tracts ait lieu dans les bureaux ouverts, pendant les horaires de travail, sans toutefois occasionner de perturbations dans l’exercice de l’activité des salariés.
Il est à ce titre précisé que, dès lors qu’une porte de bureau individuel est fermée, nul n’est autorisé, pour des raisons de sécurité et de confidentialité, à y pénétrer sans y avoir été préalablement invité.
En conséquence, la personne distribuant le tract devra le déposer devant ledit bureau.
Chaque communication syndicale est transmise à la Direction des Ressources Humaines préalablement à sa distribution et/ou son affichage.
Cet affichage ne peut être effectué que sur les panneaux d'affichage réservés à cet effet pour chaque organisation syndicale.
Aucun affichage ne peut être opéré en dehors de ces panneaux.
Article 12.2 : Réunion syndicale des adhérents et assemblées du personnel
Réunions syndicales des adhérents
Les sections syndicales régulièrement constituées au sein de GAN PRÉVOYANCE peuvent réunir leurs adhérents, dans l’enceinte de l'établissement en dehors des lieux d’accès au public, à raison d’une heure par mois, avec garantie de maintien de la rémunération pour les participants et sans imputation sur les crédits d’heures prévus au présent accord.
Cette réunion peut, lorsqu’elle n’est pas tenue, être reportée dans la limite d’une heure sur le mois suivant.
Compte tenu des éventuelles conséquences engendrées par ces réunions sur l’activité des services, chaque organisation syndicale réunissant ses adhérents devra prévenir la Direction des Ressources Humaines de GAN PRÉVOYANCE au moins trois jours ouvrés à l’avance.
Réunions du personnel dans les bureaux d’inspection de Gan Prévoyance
Conformément à la volonté des partenaires sociaux de préserver des relations sociales directes de proximité, et compte tenu de la dispersion géographique du réseau de GAN PRÉVOYANCE, les organisations syndicales représentatives à GAN PRÉVOYANCE peuvent organiser des réunions dans les bureaux d’inspection de Gan Prévoyance à raison d'une fois par semestre et par organisation syndicale représentative, d'une durée maximale d'une heure.
Afin de ne pas perturber l'activité, ces réunions se tiennent, à GAN PRÉVOYANCE, en concertation avec le Manager Commercial ou le Délégué Commercial Régional, avant le début ou à la fin des réunions d’inspection. Pour des modalités pratiques, les Responsables de Marché peuvent participer à la réunion d’inspection de leur choix, au sein de leur région.
Les salariés sont informés de l’intervention des organisations syndicales représentatives par le mail de convocation aux réunions d’inspection, adressé à ces derniers par leur manager. Cet email rappellera le caractère facultatif de l’intervention pour les salariés.
Le planning des réunions d’inspection sera communiqué tous les deux mois aux organisations syndicales représentatives par la DRH.
Assemblées du personnel sur les sites administratifs
Sur les sites de Groupama Campus (Nanterre), de Lille et de Mérignac, les organisations syndicales représentatives à GAN PRÉVOYANCE peuvent réunir le personnel de Gan Prévoyance à des assemblées, dans l’enceinte de l'établissement mais en dehors des locaux de travail et des lieux d’accès au public, à raison d’une demi- heure par réunion et par mois, avec garantie de maintien de la rémunération pour les participants et sans imputation sur le crédit d’heures prévu au présent accord.
Il est précisé que ces assemblées ne peuvent être animées que par des représentants du personnel de GAN PRÉVOYANCE, ou par un DSC ou DSCA.
Ces assemblées se tiennent pendant la première ou la dernière heure de temps commun de travail.
Cette réunion peut, lorsqu’elle n’est pas tenue, être reportée dans la limite d’une demi-heure, sur le mois suivant qui s’ajoute alors au droit d’une demi-heure de la réunion dudit mois.
Compte tenu des éventuelles conséquences engendrées par ces réunions sur l’activité des services, chaque organisation syndicale réunissant le personnel devra impérativement prévenir au moins 5 jours calendaires à l’avance.
Article 12.3 : Mise à disposition d’un espace collaboratif digital Sharepoint Article 12.3.1 : Mise à disposition d’un espace privé visant à permettre le partage de documents Afin de faciliter le partage de documents et le travail collaboratif, chaque organisation syndicale a la possibilité de mettre en place un espace privé sur Sharepoint.
Cet espace n’est accessible qu’aux seuls membres de l’organisation syndicale à laquelle ils appartiennent et a pour objet de permettre le stockage, le partage et la consultation de documents de manière sécurisée à partir de n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, …). Article 12.3.2 : Mise à disposition d’un espace public à usage de communication syndicale auprès des salariés
Principe de mise à disposition et de bonne utilisation de l’espace syndical
Chaque organisation syndicale présente et satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituée depuis au moins deux ans, pourra disposer d’un espace électronique réservé aux informations syndicales accessible depuis Sharepoint.
L’ensemble des espaces sera accessible depuis un portail intitulé « Organisations syndicales ».
L’espace syndical de chaque organisation syndicale sera identifiable sur le portail organisations syndicales » par le nom et/ou le logo de l’organisation syndicale. Il est convenu que l’ordre d’affichage sur le portail « Organisations syndicales » se fera par ordre alphabétique.
L’espace syndical ne se substitue pas aux panneaux d’affichage qui perdurent.
Modalités d’administration de l’espace syndical
Les organisations syndicales désigneront jusqu’à deux référents, salariés de Gan Prévoyance et titulaires d’un mandat électif et/ou syndical et en informeront le pôle social.
Les organisations syndicales qui ne disposeraient pas d’au moins deux salariés titulaires de mandat électif et/syndical pourront désigner leurs référents parmi leurs adhérents.
Il est convenu qu’à l’issue de chaque élection des représentants du personnel, il sera procédé au renouvellement éventuel de la désignation des référents. La désignation d’un nouveau référent en cours de mandat devra demeurer exceptionnelle et être dûment justifiée.
Lesdits référents ont pour mission l'animation (alimentation, mise à jour…) et la gestion de l’espace de leur organisation syndicale, et sont les interlocuteurs de la direction des ressources humaines de l’établissement, qui assure les relations avec les services informatiques compétents.
En tout état de cause, le contenu de l’espace, la gestion des pages et la ligne éditoriale sont placés sous l’entière responsabilité de chaque organisation syndicale, par l’intermédiaire des référents désignés.
Conditions techniques d’utilisation de l’espace
Chaque organisation syndicale est libre d’animer et d’organiser son espace sous réserve de respecter les conditions techniques d’utilisation suivantes :
La diffusion d'informations sur l’espace syndical ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement et à la sécurité du système informatique ;
Aucun développement spécifique ne sera réalisé, les organisations syndicales devront utiliser les modèles de sites proposés par Groupama Supports et Services ;
Seules les fonctionnalités autorisées par le présent accord pourront être utilisées par les organisations syndicales ;
A l’exclusion des éventuels prestataires présents dans au sein de Gan Prévoyance, l’espace syndical hébergé sur Sharepoint ne doit pas être partagé avec des tiers à l’externe.
Les espaces sont destinés à mettre à la disposition des salariés des publications et tracts de nature exclusivement syndicale. Il est convenu que ces publications et tracts syndicaux seront, préalablement à leur publication, envoyés pour information au pôle social de Gan Prévoyance.
Dans un souci de bon fonctionnement et de sécurité des systèmes d’information, le contenu mis en ligne sur l’espace syndical peut contenir des fichiers au format Word (.doc), Excel (.xls), PowerPoint (.ppt), PDF, jpeg et png, dans la limite de 10 Mo par fichier. Il est précisé que la taille des fichiers ainsi mis en ligne est limitée par fichier, afin d’éviter toute saturation du réseau interne de l’établissement. Toutefois, le nombre de fichiers mis en ligne sur l’espace syndical n’est pas limité, l’organisation syndicale étant responsable de l’archivage de son espace. Il peut également contenir des liens hypertextes vers le site Internet de l’organisation syndicale ou vers la messagerie électronique attribuée à l’organisation syndicale.
Les organisations syndicales peuvent en outre avoir recours au composant vidéo afin de faire connaître les représentants de l’organisation syndicale et leur activité au sein de l’établissement. L’utilisation de la vidéo est possible deux fois par an pour chaque organisation syndicale avec une durée maximum de 5 minutes par vidéo et un poids maximum de 2 Go. Les vidéos sont éditées sous format de type MPEG-4 (mp4). Les supports ou images en provenance de plateformes tierces (YouTube, Dailymotion, Vimeo, etc) ne peuvent pas être utilisés. Les vidéos seront communiquées pour information simultanément préalablement au pôle social.
La Direction autorise par ailleurs chaque organisation syndicale à réaliser au sein de l’espace, par l’intermédiaire de Forms, un sondage ou enquête par an. Son contenu sera communiqué pour information préalablement au pôle social.
L’espace syndical étant conçu pour mettre des informations à disposition des salariés, les organisations syndicales ne sont pas autorisées à mettre en œuvre les pratiques suivantes : les forums de discussion, les « tchats », la mise en place de fonction commentaire ou encore le streaming.
Chaque salarié a la possibilité de s’abonner à un ou plusieurs espaces syndicaux afin d’être informé de toute nouvelle publication ou mise à jour de l’espace. Le salarié est libre de se désabonner à tout moment des alertes auxquelles il a souscrit.
Mise en place et moyens des organisations syndicales
L’espace syndical est mis en place par les services compétents de chaque établissement.
En cas d’incident technique, les référents de l’espace syndical respectent, comme l’ensemble des utilisateurs, la procédure en vigueur de déclaration des incidents dans l’établissement.
Un correspondant au sein du pôle social de Gan Prévoyance sera désigné, afin d’assurer les relations avec les organisations syndicales, en lien avec les services informatiques compétents techniquement.
Gan Prévoyance prendra en charge au profit des référents (lors de leur première désignation ou en cas de changement exceptionnel) une formation adaptée à l’utilisation de l’outil de gestion de contenu. Ces derniers seront informés des éventuelles modifications d’outils.
Afin d’assurer cette mission, chaque référent bénéficie, pour le premier mois civil suivant sa désignation, de quatre heures de délégation afin de favoriser la prise en main de l’outil. En cas d’absence, ledit référent pourra demander le report de ces heures de délégation sur le mois suivant.
Chaque organisation syndicale bénéficie d’une heure de délégation par mois au profit des référents pour la gestion de l’espace syndical.
Indisponibilité de l’espace syndical
En cas d’incident entraînant une indisponibilité de l’espace syndical, les services techniques seront informés et sollicités afin de pouvoir les remettre en service dans les meilleurs délais.
Par ailleurs, Gan Prévoyance se réserve le droit de fermer temporairement l'accès à l’espace syndical afin d'assurer la maintenance du matériel, des logiciels et des infrastructures mises en œuvre pour l'hébergement des sites, étant précisé que la possibilité d’alimenter ou de consulter lesdits espaces sera ensuite rétablie dans les meilleurs délais.
Mise à disposition d’un espace public d’information des CSE d’établissement
Le CSE de Gan Prévoyance pourra disposer d’un espace d’information, accessible depuis Sharepoint, réservé exclusivement à la diffusion des informations suivantes :
la publication des procès-verbaux des réunions de CSE et CSEC et des réclamations individuelles et collectives;
la diffusion d’informations relatives aux activités sociales et culturelles proposées par le comité social et économique et/ou le comité inter-entreprises.
La gestion de l’espace et de son contenu est placée sous la responsabilité du Secrétaire du CSE et d’un référent dûment désigné parmi les membres du CSE par un vote à la majorité des membres titulaires présents.
A ce titre, ils peuvent bénéficier, à sa leur demande, d’une formation adaptée à l’utilisation de l’outil Sharepoint. Le référent bénéficie par ailleurs et d’une heure de délégation par mois pour la gestion de l’espace d’information.
Mise en ligne des procès-verbaux et des réclamations individuelles et collectives
Les procès-verbaux des réunions du CSE peuvent être affichés que dans leur version définitivement approuvée.
Il est rappelé que lorsque des informations confidentielles ou des données personnelles au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD) sont communiquées au comité social et économique, ces informations ne peuvent pas figurer sur le procès-verbal de réunion communiqué aux salariés.
Les procès-verbaux affichés sur l’espace Sharepoint sont limités à ceux adoptés au cours de l’année civile en cours, et des deux années civiles précédentes.
Peuvent également donner lieu à publication, dans les mêmes conditions, les réponses écrites de la Direction aux réclamations individuelles et collectives.
Informations relatives aux activités sociales et culturelles (ASC) gérées par le comité social et économique et/ou le comité inter-entreprises
Le contenu des informations relatives aux activités sociales et culturelles est librement déterminé par le CSE, sous réserve de revêtir un caractère exclusivement lié à la gestion des activités sociales et culturelles et de respecter l’ensemble des dispositions légales, notamment celles relatives à la loi sur la presse, sur le commerce électronique et sur le tourisme. Article 12.4 : Mise à disposition de la messagerie professionnelle Outlook Article 12.4.1 :- Mise en place d’une adresse électronique par organisation syndicale Chaque organisation syndicale présente bénéficie d’une adresse électronique interne spécifique lui permettant de communiquer dans le cadre de ses liaisons syndicales avec ses partenaires syndicaux (élus, mandatés de l’UES ou de l’établissement, fédérations ou confédérations, adhérents) et avec la direction.
Les organisations syndicales sont autorisées à utiliser cette adresse électronique pour informer les salariés de la mise à disposition d’une communication ou d’un tract sur l’espace syndical accessible depuis Sharepoint. Le message devra être concis et uniquement mentionner cette mise à disposition. Cette communication est adressée dans la limite de onze fois par an et par organisation syndicale.
A cette fin, chaque organisation syndicale devra désigner jusqu’à deux référents, salariés de Gan Prévoyance et titulaires d’un mandat électif et/ou syndical et en informera le pôle social. Les organisations syndicales sont seules responsables, par le biais des référents, des envois effectués via la messagerie électronique.
Le message ne devra comporter aucun fichier joint, ni aucune confirmation d’ouverture ou de lecture (pas d’accusé de lecture ou de réception).
Chaque représentant élu ou désigné pourra également communiquer, de manière exclusivement individuelle, avec un salarié. L’adresse syndicale dédiée sera prioritairement utilisée par les représentants désignés, l’adresse professionnelle de chaque représentant d’une organisation syndicale pouvant cependant également être utilisée de manière raisonnable.
Chaque salarié peut s’adresser, à partir de son poste de travail et par le biais de la messagerie professionnelle, à l’organisation syndicale de son choix qui pourra apporter une réponse individuelle personnalisée à la suite de cette sollicitation, sans pouvoir être démultipliée ou faire l’objet d’un envoi collectif aux autres salariés. Article 12.4.2 : Adresse électronique du Comité Social et Economique Le CSE dispose d’une adresse électronique spécifique lui permettant de communiquer dans le cadre de l’exercice de ses attributions.
Cette adresse électronique a vocation à constituer un outil d’échange entre le CSE et la Direction ainsi qu’entre le CSE et ses interlocuteurs internes (organisations syndicales, …). Elle est placée sous la responsabilité du Secrétaire du CSE.
Dans le cadre de ses relations avec les partenaires sociaux de son établissement et avec la direction, ladite adresse dédiée au CSE sera prioritairement utilisée par les représentants élus.
L’adresse professionnelle de chaque membre du CSE d’établissement pourra cependant également être utilisée de manière raisonnable à cette fin.
Les questions posées par les salariés par l’intermédiaire de la messagerie ne peuvent recevoir qu’une réponse à titre individuel. Article 12.4.3 : Règles d’utilisation de la messagerie électronique Il est rappelé que chaque représentant du personnel élu ou désigné est tenu, comme tout salarié, au respect des dispositions de la charte relative aux moyens informatiques et de communication électronique annexée au règlement intérieur de l’établissement.
Chaque représentant élu ou désigné peut communiquer dans le cadre de son mandat avec ses partenaires (élus, mandatés de l’UES ou de l’établissement, fédérations ou confédérations, adhérents) et avec la direction.
Il est rappelé cependant que l'information syndicale à caractère général correspondant aux tracts a vocation à être portée à la connaissance des salariés uniquement par le biais des dispositifs conçus à cet effet.
Le présent accord précise que les représentants élus ou désignés s’engagent à :
ne pas diffuser des tracts et messages collectifs de nature syndicale sur les postes de travail des salariés par messagerie électronique ;
ne pas diffuser des documents et/ou communications en grand nombre (« spamming ») ;
ne pas détourner les dispositions du présent article en mettant en copie d’un message des listes collectives de salariés ;
ne pas utiliser des listes générales et collectives de diffusion non expressément autorisées et validées par la direction.
Le volume des informations diffusées par les représentants élus ou désignés devra rester raisonnable afin de préserver la fluidité nécessaire au bon fonctionnement de la messagerie. En tout état de cause le poids d’un message, pièces jointes comprises, ne devra pas dépasser 10 Mo.
Seuls les messages au format Word (.doc), Excel (.xls), PowerPoint (.ppt) et PDF sont admis à transiter par la messagerie électronique. Article 12.5 : Mise à disposition de l’outil de communication collaboratif Teams Article 12.5.1 : Utilisation des fonctionnalités collaboratives de Teams En vue de faciliter les échanges et le partage d’informations entre représentants élus ou désignés, les organisations syndicales peuvent utiliser les fonctionnalités de visioconférence et de messagerie instantanée (aussi appelée « conversation Teams ») mises à disposition de l’ensemble des collaborateurs.
L’utilisation de ces fonctionnalités doit s’inscrire dans le respect des dispositions applicables au sein de Gan Prévoyance et des règles d’exploitation fixées par Groupama Supports et Services.
Il est par ailleurs précisé que les organisations syndicales ne sont pas autorisées, dans le cadre de leur mandat, à utiliser Teams pour créer une conversation de groupe ou une équipe teams avec des collaborateurs ou dans le but de diffuser des publications et tracts syndicaux. Article 12.6 :– Organisation d’assemblée des adhérents et/ou du personnel Article 12.6.1 – Assemblée des adhérents Afin de tenir compte du développement du télétravail et des nouveaux modes d’organisation du travail, les organisations syndicales présentes qui peuvent, dans les conditions prévues à l’article 12.2 du présent accord, réunir les adhérents dans l’enceinte de l’établissement, peuvent également les réunir en distanciel au moyen des fonctionnalités de visioconférence proposées par Teams.
Article 12.6.2 – Assemblée du personnel des fonctions support et service client Les organisations syndicales peuvent également recourir aux fonctionnalités de visioconférence afin d’organiser à distance des assemblées du personnel, étant précisé qu’il ne sera pas possible de cumuler sur un même mois le format présentiel et le format distanciel.
Les règles ci-après devront être respectées :
Seuls les salariés relevant des fonctions support et/ou du service client de Gan Prévoyance sont autorisés à participer à ces réunions organisées à distance. Les salariés relevant du réseau commercial ou personnes extérieures au personnel de l’établissement concerné ne peuvent pas être conviées à ces réunions.
Dans ce cadre, les assemblées ne peuvent être animées que par des représentants du personnel de l’établissement concerné, accompagnés éventuellement par le délégué syndical central ou le cas échéant le DSCA remplaçant. Les organisations syndicales sont autorisées à réunir le personnel à raison d’une demi-heure par réunion, au maximum une fois par semestre. L’envoi de liens externes et le partage de documents de la Direction ne sont pas autorisés dans le fil de discussion de la réunion.
Les questions des salariés sont posées uniquement à l’oral en utilisant la possibilité de lever la main et non pas par le fil de discussion (qui ne peut être supprimé à l’issue de la réunion).
Il est interdit pour tout salarié de photographier, enregistrer ou filmer les réunions.
Une fois la réunion achevée, il n’est pas autorisé d’échanger par ce fil de discussion y compris entre salariés.
Ces règles doivent être rappelées en début de réunion. La date et l’heure de chaque réunion sont communiquées au pôle social au moins 5 jours ouvrés avant la réunion.
Ces informations, ainsi que le lien permettant de se connecter à la réunion, seront portées à la connaissance des salariés sur l’espace Sharepoint de l’organisation syndicale.
L’objet de la réunion et son caractère syndical devront être clairement identifiés.
Article 12.6 : Utilisation des téléphones portables professionnels
Il est rappelé que l'information syndicale à caractère général correspondant aux tracts « papiers » a vocation à être portée à la connaissance des salariés uniquement par le biais des dispositifs conçus à cet effet. Le présent accord précise que les représentants élus ou désignés s’engagent à :
ne pas diffuser de tracts et messages de nature syndicale par envoi de SMS/MMS ou via WhatsApp sur les téléphones portables professionnels des collaborateurs ;
ne pas utiliser les listes téléphoniques professionnelles non expressément autorisées et validées par la direction.
TITRE 3 : DISPOSITIONS GENERALES Article 13 : Entrée en vigueur, durée, révision et dénonciation
Les dispositions du présent accord entreront en vigueur à compter de la date d’effet des mandats des CSE d’établissement issus des élections professionnelles 2023.
Il se substituera de plein droit à compter de cette date au précédent accord conclu en date du 15 octobre 2018.
Il est conclu pour une durée déterminée de quatre ans, correspondant à la durée des mandats des membres des CSE.
Le présent accord pourra être révisé à tout moment par avenant entre la direction et une ou plusieurs organisations syndicales représentatives répondant aux conditions et modalités de révision fixées à l’article L.2261-7-1 du Code du travail lequel précise :
« I. - Sont habilitées à engager la procédure de révision d'une convention ou d'un accord d'entreprise ou d'établissement : 1° Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cette convention ou cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord et signataires ou adhérentes de cette convention ou de cet accord ; 2° A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord ».
Article 14 : Formalités de dépôt et de publicité
En application de l’article L2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié, après signature de la direction et d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives, par la direction aux organisations syndicales représentatives par l’intermédiaire des délégués syndicaux centraux.
Puis, conformément aux articles L2231-6 et D2231-2 du Code du travail, il sera déposé par les soins de la direction sur la plateforme « Télé Accords » mise en ligne par le Ministère du travail et en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris. Fait à Nanterre, le 30 novembre 2022
Pour GAN PRÉVOYANCE :
Madame Laurence BAUDUIN, Directeur Général
Et les Organisations Syndicales ci-dessous dénommées :
Pour la CFDT :
Pour le SN2A/CFTC :
Pour la CFE/CGC :
ACCORD DIALOGUE SOCIAL - ANNEXE 1
Modalités de suivi des temps de délégation des représentants du personnel
Un outil de suivi des heures de délégation et des temps de réunion des salariés titulaires de mandat(s) électif(s) ou désignatif(s) des établissements de l’UES a été mis en place à compter du 1er novembre 2022 en test puis de manière obligatoire à compter du 1er jour du mois civil suivant la date d’effet des nouveaux mandats des membres des CSE issus des élections professionnelles de mars/avril 2023.
Cet outil s’impose à l’ensemble des salariés titulaires de mandat(s) électifs ou désignatif(s).
L’outil de suivi des heures de délégation fourni par le prestataire Ayctor Lab est un outil dans lequel :
les salariés titulaires de mandat(s) électif(s) ou désignatif(s) peuvent déclarer, recevoir, donner des heures de délégation et déclarer leur participation à des réunions,
la DRH peut créer et inviter les représentants du personnel à des réunions,
les salariés titulaires de mandat(s) électif(s) ou désignatif(s)peuvent créer des réunions,
le manager aura la vision des heures de délégation posées par les représentants du personnel de son équipe et des réunions auxquelles il participe.
Au sein de Gan Prévoyance, l’outil fourni par Ayctor Lab remplace les bons de délégation en version Excel précédemment utilisés pour permettre aux salariés titulaires de mandat(s) électif(s) ou désignatif(s) de déclarer les temps consacrés à leurs activités syndicales.
Afin de permettre le suivi des temps de mandats, les salariés titulaires de mandat(s) devront respecter les règles suivantes :
Les temps de délégation seront déclarés chaque mois par le biais d’une saisie informatique dans l’outil AYCTOR.
Pour ce faire, chaque représentant du personnel disposera d'un compte personnel à son nom dans l’outil AYCTOR accessible avec un identifiant et un mot de passe.
Ce compte personnel sera paramétré par le pôle social et mentionnera les mandats dont il est titulaire ainsi que le nombre d'heures de délégation mensuelles dont il est bénéficiaire au titre de ses mandats internes.
Les heures de délégation éventuellement attribuées au titre des mandats externes pourront être utilisées et déclarées dans l’outil dans l’onglet « réunion » sous réserve de transmettre, en parallèle, par email, un justificatif au pôle social (ex : attestation de salarié assisté en entretien, convocation à une réunion).
Les heures éventuellement attribuées au titre des enveloppes globales (UES et établissement) par le Référent de l’Organisation Syndicale apparaitront également dans l’outil AYCTOR, de même que les éventuels dons d’heures.
Chaque mois le représentant du personnel devra déclarer les heures de délégation utilisées dans l’outil AYCTOR. Chaque déclaration donnera lieu à un email d’information adressé automatiquement au manager, permettant son information préalable.
Les heures de délégation pourront être déclarées ou modifiées jusqu’à minuit le jour de leur utilisation.
Après l’expiration de ce délai, le représentant du personnel pourra éventuellement demander une modification au Pôle Social jusqu’au 1er jour ouvré du mois suivant. Passé ce délai, plus aucune modification ne sera possible.
Le représentant du personnel reçoit de la part de la Direction ou, le cas échéant, de la part du Président de la Commission à laquelle il appartient, les invitations aux réunions. Le représentant du personnel qui assiste à la réunion doit « accepter » la réunion afin que celle-ci puisse être enregistrée dans son bon de délégation.
Le représentant du personnel déclare ses trajets dans l’outil AYCTOR dans la section dédiée.
Pour pouvoir bénéficier des heures, des demi-journées ou des journées de récupération acquises au titre des trajets réalisés dans le cadre de l’exercice des mandats, le représentant du personnel doit, en outre, déclarer ses trajets dans Etemptation. A défaut de déclaration dans Etemptation, les demi-journées ou journées de récupération ne pourront pas être générés.
