INSTITUANT LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
Au sein de l’UES X
A effet du 14 décembre 2018
Entre les soussignés
Les sociétés composant l’UES X, listées en annexe 2, et représentées par X dûment mandaté par l’ensemble des sociétés de l’UES,
Ci-après dénommée « l’UES X»
D’une part,
Les organisations syndicales de salariés représentatives au sein de l’UES X :
Le syndicat
SNAREP CFE CGC représenté par X, en sa qualité de déléguée syndicale de l’UES GTF ayant reçu mandat pour signer l’accord au niveau de l’UES X ;
Le syndicat
UNSA PHARMA, représenté par X, en sa qualité de délégué syndical de l’UES X ayant reçu mandat pour signer l’accord au niveau de l’UES X ;
Le syndicat
SECIF CFDT, représenté par X, en sa qualité de délégué syndical de l’UES X ayant reçu mandat pour signer l’accord au niveau de l’UES X ;
Le syndicat
SNICIC – FNIC CGT, représenté par X, en sa qualité de déléguée syndicale de l’UES X ayant reçu mandat pour signer l’accord au niveau de l’UES X ;
Les organisations syndicales:
Le syndicat
CFTC représenté par X, en sa qualité de représentant de la section syndicale ayant reçu mandat pour signer l’accord au niveau de l’UES X ;
Le syndicat
FO représenté par X, en sa qualité de représentante de la section syndicale ayant reçu mandat pour signer l’accord au niveau de l’UES X;
Le syndicat
USAPIE représenté par X, en sa qualité de représentant de la section syndicale ayant reçu mandat pour signer l’accord au niveau de l’UES X ;
Ci-après dénommées « les organisations syndicales »
D’autre part.
L’UES X et les organisations syndicales sont ci-après dénommées, collectivement, « les parties signataires ».
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT
En vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique conformément aux dispositions de l’article L2314-26 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Préambule Un avenant à l’accord concernant le vote électronique est négocié au regard de l’évolution des dispositions législatives en la matière.
L’UES X a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
L’UES X a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et a décidé de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R.2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article L.2314-16 du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Avec les organisations syndicales et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
Article I – Modalités d’Organisation des opérations
Les parties acceptent que les présentes dispositions conviennent pour chaque élection professionnelle et/ou consultation du personnel à venir dans le cadre de l’UES X. S’agissant plus particulièrement des élections professionnelles, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges selon les établissements pour les élections. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne par l’UES X et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction après consultation des organisations syndicales.
Article I § 1 : Etablissement des fichiers
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’une des sociétés de l’UES X, collège, adresses postales et mail professionnel ;
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, personnes habilitées de la DRH ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, personnes habilitées de la DRH ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, personnes habilitées de la DRH ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur.
Article I § 2 : Modalités des élections
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail ou de leur domicile en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, sur le site du siège de l’UES X, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Les salariés seront informés par courrier ou par mail de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails ou courriers pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.
Article I § 3 : Bulletins de vote
Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la Direction des Ressources Humaines. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Article II – Déroulement des opérations de vote A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, le « prestataire fournisseur » établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. S’agissant du vote électronique pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la Direction des Ressources Humaines– par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote. Un bureau de vote est mis en place pour chaque collège électoral. Il sera composé de trois électeurs appartenant obligatoirement au collège concerné. Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.
Article II § 1 : Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple doublé d’un mail (pour les salariés disposant d’un mail professionnel) un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé. L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élection créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ». Une fois connecté :
pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.
pour une consultation, l’électeur se verra présenter la ou les questions sur lesquelles il devra donner son avis.
Article II § 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7 et suivants du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Pendant le déroulement du vote aucun résultat partiel ne sera donc accessible.
De mêmes, le scellement des urnes électronique à l’ouverture et à la fermeture est garanti comme suit : Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
à un test du système de vote électronique et à une vérification que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
à un contrôle du contenu et de la forme des pages web.
De même, le scellement du système sera contrôlé à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement.
Les membres des bureaux de vote constitués, les délégués de liste et un représentant de la Direction des Ressources Humaines pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.
Article II § 3 : Délégué de liste Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste pourra désigner un délégué de liste. Le protocole préélectoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.
Article II § 4 : Opérations de dépouillement A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.
Article III- Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent avenant sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales.
Le présent avenant sera déposé auprès de la DIRECCTE selon les formes légales. Un exemplaire du présent accord sera remis également au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Boulogne Billancourt.
Le présent avenant prendra effet le 14 décembre 2018. Les salariés seront informés de ces mesures par courrier ou mail. De même, mention du présent avenant sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication auprès du personnel.
Fait à Boulogne-Billancourt, le 14 décembre 2018 en onze exemplaires originaux.
Pour les sociétés composant l’UES X
LES ORGANISATIONS SYNDICALES :
Pour SNAREP CFE CGC Pour UNSA PHARMA
Pour SECIF CFDT Pour SNICIC – FNIC CGT
Pour CFTC Pour FO
Pour USAPIE
Annexes jointes :
Annexe n°1 : Présentation de la prestation de service du « fournisseur prestataire » ELECTION EUROPE Annexe n° 2 : Liste des sociétés composant l’UES X
ANNEXE n°1
Présentation de la prestation de service du « fournisseur prestataire » ELECTION EUROPE
La SARL Election Europe, dont le siège social est basé à Boulogne Billancourt a plus de 30 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet. Depuis 18 ans, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d'élections professionnelles par internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, et de SSII entre autres. La société Election Europe s’engage à organiser selon les lois et règlements en vigueur les élections professionnelles des représentants du personnel par Internet au sein de MASOCIETE. Plus concrètement, la société Election Europe se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, des candidats et des membres des bureaux de vote que la société MASOCIETE lui aura fournies préalablement. La prestation de service comprend notamment :
La programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral de l’ensemble des établissements de l’UES MASOCIETE.
La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par établissement de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.
La génération de codes à usage unique pour chaque électeur et l’envoi par courrier au domicile de chaque électeur des instructions de vote et des codes.
Le chargement de la base de données d’électeurs fournie sous format excel par MASOCIETE.
L’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.
Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes. Le vote électronique permettra notamment :
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des Bureaux de vote désignés,
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes entraînant de nombreuses erreurs),
de pallier les aléas postaux,
d'éviter le voyage des urnes en région.
ANNEXE n°2
Liste des sociétés composant l’UES X
A la date de conclusion du présent avenant, les sociétés composant I'UES X, reconnue par convention en date du 09 février 2017 à effet rétroactif au 1er janvier 2017 et
modifié par avenant en date du 12 octobre 2018 prenant effet rétroactif au 1er octobre 2018 sont les suivantes :
