La Société GIBAUD SASU, dont le siège social est situé 73 rue de la Tour BP 78 42002 SAINT ETIENNE cedex 1, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de SAINT ETIENNE sous le numéro B 544 501 927
Représentée par Ci-après dénommée « La société GIBAUD » D’une part, ET :
Les organisations syndicales suivantes :
D’autre part.
(Ci-après dénommées ensemble « les Parties »)
PREAMBULE
TOC \o "1-3" \h \z \u ARTICLE 1OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD PAGEREF _Toc522203803 \h 5
ARTICLE 2PERIMETRE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE PAGEREF _Toc522203804 \h 5
ARTICLE 3NOMBRE DE SIÈGES ET HEURES DE DELEGATION PAGEREF _Toc522203805 \h 6
3.1 Nombre de sièges PAGEREF _Toc522203806 \h 6
3.2 Heures de délégation de la délégation du personnel au CSE PAGEREF _Toc522203807 \h 6
ARTICLE 4DURÉE DES MANDATS – SUCCESSION DE MANDATS PAGEREF _Toc522203808 \h 7
4.1.Durée des mandats PAGEREF _Toc522203809 \h 7
4.2.Limitation du nombre de mandats PAGEREF _Toc522203810 \h 7
ARTICLE 4FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE PAGEREF _Toc522203811 \h 7
5.1. Composition du Bureau PAGEREF _Toc522203812 \h 7
5.2. Convocation aux réunions PAGEREF _Toc522203813 \h 7
5.3. Participants aux réunions PAGEREF _Toc522203814 \h 8
5.4. Périodicité des réunions PAGEREF _Toc522203815 \h 8
5.5. Budgets PAGEREF _Toc522203816 \h 8
5.6. Recours à la visioconférence PAGEREF _Toc522203817 \h 9
ARTICLE 6COMMISSIONS SANTE SECURITE ET CONDITIONS DE TRAVAIL PAGEREF _Toc522203818 \h 9
6.1. Désignation et composition PAGEREF _Toc522203819 \h 9
6.2. Missions PAGEREF _Toc522203820 \h 10
6.3. Fonctionnement PAGEREF _Toc522203821 \h 11
6.4. Formation PAGEREF _Toc522203822 \h 11
ARTICLE 7 : RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES PAGEREF _Toc522203823 \h 11
7.1. Définition et choix du moyen de vote électronique PAGEREF _Toc522203824 \h 12
7.2. Modalités de mise en œuvre du vote électronique PAGEREF _Toc522203825 \h 12
7.2.1Recours à un prestataire extérieur PAGEREF _Toc522203826 \h 12
ANNEXE : CAHIER DES CHARGES PAGEREF _Toc522203847 \h 21
IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :
PRÉAMBULE :
Il est tout d’abord rappelé que la société GIBAUD se caractérise par un site industriel implanté à TREVOUX, ainsi que par un site à SAINT ETIENNE rassemblant le siège social, une activité industrielle ainsi que l’ensemble de la force de vente. L’article L.2313-1 du Code du travail, modifié par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 puis par la loi n° 2018-217 du 29 mars 2018, consacre la mise en place obligatoire d’un comité social et économique pour remplacer, dans une instance commune, les instances DP, CE, CHSCT pour toute entreprise dont l’effectif est au moins égal à onze salariés pendant douze mois consécutifs. Dans les entreprises pourvues d’institutions représentatives du personnel à la date d’entrée en vigueur des décrets pris pour l’application de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, un Comité social et économique doit être obligatoirement mis en place au terme du mandat des élus, c’est à dire lors du renouvellement des institutions. Cette mise en place doit avoir lieu au plus tard le 31 décembre 2019. Les mandats des délégués du personnel et des membres élus du comité d’entreprise de la société GIBAUD arrivent à expiration le 9 décembre 2018 au soir. Le renouvellement imminent des représentants du personnel est donc l’occasion pour la société GIBAUD de mettre en place une institution commune sous la dénomination de comité social et économique afin de se conformer aux dispositions légales et réglementaires impératives. L’article L.2314-33 du Code du travail créé par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 prévoit que les membres de la délégation du personnel du Comité social et économique sont élus pour quatre ans. L’article L.2314-26 du Code du travail modifié par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 permet l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique par vote électronique. La possibilité de recourir au vote électronique est ouverte par un accord d’entreprise en vertu de l’article R.2314-5 du Code du travail issu du Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017. Dans le cadre du nouveau dispositif du Comité social et économique, une ou des commissions santé sécurité et conditions de travail peuvent être mise en place par application de l’article L.2315-36 créé par l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 pour remplacer le CHSCT. C’est pour répondre à ces nouvelles obligations que les parties signataires ont convenu du présent accord.
OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société GIBAUD (ainsi qu’aux éventuels travailleurs mis à disposition). Par le présent accord, dans la perspective de la mise en place d’un Comité social et économique lors des prochaines élections professionnelles, les parties ont entendu notamment : fixer le périmètre du comité social et économique qui sera unique aux deux sites, rétablir la durée des mandats des représentants élus du personnel à 4 années, prévoir la mise en place de deux commissions santé, sécurité et conditions de travail, prévoir que la périodicité des réunions ordinaires est mensuelle hormis le mois d’août, prévoir le recours à la visio conférence, confirmer le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.
PERIMETRE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Le périmètre de la société GIBAUD est à ce jour le suivant : GIBAUD, SASU, située 73 rue de la Tour BP 78 42002 SAINT ETIENNE cedex 1, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de SAINT ETIENNE sous le numéro 544 501 927 ; GIBAUD, SASU, située Parc d’activités de TREVOUX 300 avenue de Formans - 01600 TREVOUX immatriculée au registre du commerce et des sociétés de BOURG EN BRESSE sous le numéro 544 501 927, Le site de TREVOUX n’a pas d’autonomie de gestion dans la mesure où il n’est doté d’aucune fonction support ni, plus généralement, de pouvoir de gestion du personnel, ce qui l’exclut de la définition de l’établissement distinct au sens de l’article L.2313-8 du Code du travail. C’est pour satisfaire à cette organisation que la représentation du personnel de la société GIBAUD est actuellement assurée par les instances suivantes :
un comité d’entreprise unique commun aux deux sites,
des délégués du personnel et un CHSCT pour le site de TREVOUX,
des délégués du personnel et un CHSCT pour le site de SAINT ETIENNE.
Les parties confirment ainsi qu’il n’existe aucun établissement distinct au sens de l’article L.2313-1 du Code du travail. Dans ce cadre, et par application de l’article L.2313-1 alinéa 1 du Code du travail, les parties au présent accord conviennent expressément de la mise en place d’un comité social et économique unique et commun aux deux sites de la société GIBAUD lors des prochaines élections professionnelles.
NOMBRE DE SIÈGES ET HEURES DE DELEGATION
3.1 Nombre de sièges L’effectif de référence au 31 août 2018 s’élève à 339 salariés. Compte tenu de l’effectif, et en application des dispositions légales et réglementaires en vigueur à la date de conclusion du présent accord, le nombre de sièges à pourvoir est de 11 titulaires et 11 suppléants. Ce nombre de sièges sera repris, conformément aux dispositions légales, par le protocole préélectoral, nonobstant une éventuelle baisse des effectifs. En revanche, en cas d’augmentation des effectifs qui ferait dépasser le seuil légal des11 sièges (soit 400 salariés), ce nombre sera corrélativement adapté à cet effectif, en stricte application des dispositions réglementaires en vigueur.
3.2 Heures de délégation de la délégation du personnel au CSE Compte tenu de l’effectif, en application des dispositions légales et réglementaires, le volume d’heures individuelles de délégation des membres titulaires est fixé à 22 heures par mois. Les membres suppléants bénéficieront quant à eux de deux heures de délégation par mois. Est ouverte la possibilité pour les membres titulaires de reporter leurs heures de délégation d’un mois sur l’autre et de les mutualiser entre eux ainsi et avec les suppléants dans les limites et conditions fixées aux articles L.2315-9 et R.2315-5 à R.2315-6 du Code du travail.
ARTICLE 4DURÉE DES MANDATS – SUCCESSION DE MANDATS
4.1.Durée des mandats Afin d’harmoniser la structure de ses institutions représentatives du personnel avec les dispositions légales et réglementaires applicables au comité social et économique, les parties au présent accord conviennent de rétablir à 4 années la durée du mandat des représentants du personnel. Sont donc concernés par cette nouvelle durée de mandat les représentants du personnel qui seront élus membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
4.2.Limitation du nombre de mandats Par application de l’article L.2314-33 du Code du travail créé par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et modifié par la Loi n°2018-217 du 29 mars 2018, le nombre de mandats successifs est limité à trois. Le protocole d’accord préélectoral fera mention de la limitation du nombre de mandats successifs. Cette limitation s’appliquera en conséquence aux mandats pour lesquels une proclamation des résultats sera intervenue postérieurement au 1er janvier 2018. Les mandats obtenus antérieurement à cette date ne seront donc pas comptabilisés pour la limitation.
FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
5.1. Composition du Bureau Le Comité Social et Economique désigne au cours de la première réunion suivant son élection : -un secrétaire et un trésorier parmi ses membres titulaires ; -un secrétaire-adjoint et un trésorier-adjoint parmi ses membres titulaires.
5.2. Convocation aux réunions L’ordre du jour des réunions du Comité Social et Économique est arrêté conjointement par le Président et le secrétaire. Les membres titulaires du Comité social et économique, et les représentants syndicaux au Comité social et économique sont convoqués à la réunion et reçoivent par mail ou par courrier l’ordre du jour correspondant au moins trois jours calendaires avant la réunion.
5.3. Participants aux réunions Participent aux réunions du Comité Social et Économique : -la Direction et ses représentants ; -les membres élus du Comité Social et Économique. -les représentants syndicaux au CSE Il est précisé que les représentants syndicaux au CSE assistent aux réunions du Comité Social et Economique avec voix consultative, sans pour autant participer aux votes ou délibérations.
5.4. Périodicité des réunions Les parties conviennent que le Comité Social et Économique se réunit une fois par mois à l’exception du mois d’août. Le nombre de réunions ordinaires du Comité Social et Économique est ainsi égal à 11 par an. Conformément aux dispositions légales, des réunions extraordinaires du Comité Social et Économique pourront se tenir entre deux réunions mensuelles, à l’initiative de son Président, ou de la majorité de ses membres titulaires. La réunion extraordinaire est organisée selon les règles habituelles de convocation et d’élaboration de l’ordre du jour.
5.5. Budgets Subvention de fonctionnement Conformément aux dispositions légales, la subvention de fonctionnement du Comité Social et Économique est fixée à 0,2 % de la masse salariale brute annuelle telle que définie à l’article L.2315-61 du code du travail. Il est par ailleurs précisé qu’en application de l’article L.2312-81 du Code du travail, et dans les conditions et limites fixées par l’article R.2312-51 du Code du travail, une partie du reliquat du budget des activités sociales et culturelles pourra être affecté au budget de fonctionnement par délibération du CSE.
Activités sociales et culturelles du Comité Social et Économique La subvention attribuée aux activités sociales et culturelles du Comité Social et Economique est fixé à 0,6 % de la masse salariale brute annuelle telle que définie à l’article L 2312-83 du code du travail. Il est par ailleurs précisé qu’en application de l’article L.2315-61 du Code du travail, et dans les conditions et limites devant être fixées par voie règlementaire, une partie de l’excédent annuel du budget de fonctionnement pourra être affecté au budget des activités sociales et culturelles par délibération du CSE.
5.6. Recours à la visioconférence La tenue des réunions du Comité Social et Economique requiert la présence physique des membres. Néanmoins, afin de faciliter la participation des intervenants qui ne pourraient être présents, et au regard de l’organisation de la société, les Parties conviennent de la généralisation du recours à la visioconférence. Les règles de fonctionnement du Comité social et économique seront affinées dans le règlement intérieur du Comité social et économique qui sera adopté en première réunion.
ARTICLE 6COMMISSIONS SANTE SECURITE ET CONDITIONS DE TRAVAIL
Compte tenu d’un effectif supérieur à 300 salariés, l’entreprise doit se conformer aux dispositions des articles L.2315-36 et L.2315-41 du Code du travail relatifs à la mise en place d’une commission santé, sécurité et conditions de travail (« CSSCT »).
Les Parties conviennent de fixer, au sein du présent accord, et en application des articles L. 2315-41 et suivants du Code du travail :
- Le nombre de membres de la Commission ;
- Les missions déléguées à la Commission par le Comité Social et Economique et leurs modalités d'exercice ;
- Leurs modalités de fonctionnement, notamment le nombre d'heures de délégation dont bénéficient les membres de la Commission pour l'exercice de leurs missions ;
- Les modalités de leur formation conformément aux articles L. 2315-16 à L. 2315-18 ;
- Le cas échéant, les moyens qui leur sont alloués.
6.1. Désignation et composition
Au regard de son organisation répartie en deux sites géographiquement distincts, la société GIBAUD sera dotée de deux commissions santé, sécurité et conditions de travail, chacune affectée à un site :
Pour la commission du site de TREVOUX : 3 membres représentants du personnel
Pour la commission du site de SAINT ETIENNE : 3 membres représentants du personnel
Conformément aux dispositions de l’article L.2315-39 alinéa 2 du Code du travail, au sein de chaque commission, parmi les trois membres, un siège sera réservé à un représentant du troisième collège.
Par application de l’article L.2315-39 du Code du travail, chacune des commissions sera présidée par un représentant de l’employeur qui peut se faire assister par des salariés de la Société, sans que leur nombre puisse être supérieur à celui des représentants du personnel titulaires. Les Parties conviennent que ce représentant appartient obligatoirement à la filière « Manufacturing ».
Les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail seront désignés par une résolution du comité social et économique parmi ses membres.
Outre la désignation des membres du Bureau du Comité social et économique (trésorier, secrétaire) à l’occasion de la première réunion du Comité social et économique , un vote interviendra sur la désignation des membres de chacune des commissions santé, sécurité et conditions de travail, selon les modalités suivantes, à savoir :
expression des candidatures le jour de la réunion, vote à bulletin secret, seuls les titulaires ont droit de vote.
Les membres des CSSCT sont désignés pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité social et économique.
Seront invités aux réunions de la Commission :
le Médecin du travail, qui peut donner délégation à l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail ;
le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail ;
l'agent de contrôle de l'inspection du travail.
Le Médecin du travail et le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail assisteront aux réunions de la Commission avec voix consultative.
6.2. Missions
La Commission se voit confier, par délégation du Comité Social et Economique, les attributions de ce dernier relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l'exception du recours à un expert prévu aux articles L. 2315-78 et suivants du Code du travail et des attributions consultatives du comité.
La commission a pour mission principale de préparer les délibérations du Comité Social et Économique pour les consultations relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail des salariés, de proposer et de mettre en œuvre des actions permettant de développer la prévention et d’améliorer les conditions de travail.
6.3. Fonctionnement Il est convenu que la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail se réunira au moins 4 fois par an. Les parties conviennent que ces réunions se tiennent sur une base trimestrielle. En fonction des problématiques sécurité de l’entreprise, la périodicité des réunions pourra être modifiée à la demande des représentants du personnel ou de l’Entreprise.
Pour l’exercice de leurs missions, chacun des membres de la commission disposera de 5 heures de délégation par mois.
Il est précisé que, si les circonstances l’exigent, d’autres réunions ordinaires ou extraordinaires du Comité pourront traiter de points relatifs à la santé, sécurité et aux conditions de travail. À l’issue de ces réunions, et si nécessaire, elle pourra communiquer aux autres membres du Comité Social et Économique ses conclusions, avis et recommandations.
6.4. Formation
Afin d’assumer leurs missions, les membres de la commission suivront une formation dans les conditions des articles L.2315-16 à L.2315-18 du Code du travail d’une durée minimale de 5 jours.
Les Parties conviennent expressément que la formation des membres de la Commission s’effectuera sur une période de 5 jours consécutifs et sera organisée par l’employeur au plus tard dans les 3 mois suivant la mise en place du Comité Social et Economique.
ARTICLE 7 : RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES Par application de l’article R.2314-5 du Code du travail, l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peut être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance. Afin d’améliorer et de faciliter les processus de vote au sein de l’Entreprise dans le cadre des prochaines élections professionnelles, les parties signataires du présent accord ont souhaité recourir au vote électronique pour élire les membres de la délégation du personnel du comité social et économique tel que le prévoit l’article R.2314-5 du Code du travail issu du Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après. Le présent accord prévoit la mise en place d’un vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, permettant notamment : la sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré, l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, le secret et l’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure, la publicité du scrutin. 7.1.Définition et choix du moyen de vote électronique La mise en place du vote électronique est exclusive de tout autre mode de vote et s’applique à tous les salariés de l’Entreprise (y compris les salariés mis à disposition) qu’ils soient rattachés à l’établissement de TREVOUX, à l’établissement de SAINT ETIENNE ou au réseau commercial. Les modalités d’organisation de ce vote seront alors précisées par le protocole d’accord préélectoral. 7.2.Modalités de mise en œuvre du vote électronique 7.2.1Recours à un prestataire extérieur Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote et des données transmises, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire externe choisi par l’employeur. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail modifiés par le Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le Prestataire de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique. Le Prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral et s’engage à respecter le cahier des charges annexé au présent accord conformément aux dispositions de l’article R.2314-5 du Code du travail. 7.2.2Expertise indépendante Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences : d’une part, de la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, d’autre part, du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif aux modalités du vote électronique pour l’élection de la délégation du personnel du comité social et économique, de troisième part de l’arrêté du 25 avril 2007. Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant et satisfaire aux exigences des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre au principe de confidentialité des données transmises, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote, de la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes édictées par la CNIL et par le Décret du 29 décembre 2017 et par l’arrêté du 25 avril 2007 . 7.2.3Déclaration auprès de la CNIL Le système de vote électronique, nécessitant le recours à des fichiers de données personnelles au sens du Règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la Loi
n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles ayant adapté la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fera l’objet d’une déclaration préalable auprès de la CNIL.
Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord seront tenues informées par l’Entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL. 7.2.4Cellule d'assistance technique et sécurité Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle comprend des représentants de l’Entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
7.2.5Information et formation Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales et bénéficiera d’une cellule d’assistance disponible par mail et téléphone. 7.3.Déroulement des opérations de vote 7.3.1Établissement des fichiers Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. 7.3.2Protocole d’accord préélectoral Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise. 7.3.3Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel poste, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections. Compte tenu du recours au vote électronique, les périodes d’ouverture du scrutin électronique seront augmentées au-delà du temps de travail, de sorte que le scrutin sera ouvert 24h/24 pendant une période donnée. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral du jour, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin. Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de ces techniques de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. 7.3.4Caractéristiques du matériel de vote Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique. 7.3.5Modalités d’accès au serveur de vote Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Lorsqu’il accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification. L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation. 7.4.Clôture et résultats 7.4.1Clôture A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (R.2314-15 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les listes d’émargement seront éditées pour signature des membres du bureau de vote. 7.4.2Décompte et attribution des sièges Une fois le scrutin clôturé, le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne. Le président et ses deux assesseurs reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. 7.4.3Délai de recours et destruction des données L’entreprise et/ou le prestataire retenu conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers support.
Sécurité et confidentialité
7.5.1Garanties de confidentialité, sincérité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin Les parties rappellent que le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique». Le traitement " fichier des électeurs " est établi à partir des listes électorales et a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Il est rappelé que le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. 7.5.2Dispositif de secours Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. ARTICLE 8 :Dispositions finales 8.1.Durée – Révision – Dénonciation Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail. Il pourra être révisé à la demande d’une partie dans les conditions fixées par les articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail. 8.2.Dépôt - Publicité Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires. Il sera procédé aux formalités de dépôt et de publicité, conformément aux dispositions des articles D. 2231-2 et suivants du Code du Travail. Le présent accord sera déposé en deux exemplaires (un exemplaire papier et un sur support électronique) à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi et en un exemplaire au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes. Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels. Fait à SAINT ETIENNE, le 11 septembre 2018
Pour la société GIBAUD
Monsieur Romain DUCHAMP Directeur de Ressources Humaines
Pour le syndicat GSEG
Mme Christine MOUCHEL Délégué Syndical
Pour le syndicat CGT
Mme Emilia TERRANA Délégué Syndical
ANNEXE : SET TYPEDOC "VA" \* MERGEFORMAT VACAHIER DES CHARGES Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, et tout particulièrement des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques isolés, dédiés et distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines. Le fichier « électeurs » comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant. Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines. Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les nom, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.
Sécurité des votes
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée. Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R 2314-7 et R 2314-8 du Code du Travail et de l’Arrêté du 25 avril 2007.
Déroulement du vote
L’ouverture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote. La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture,
le contrôle du scellement du système de vote électronique,
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,
la création d’une clé de chiffrement des bulletins de vote,
l’ouverture des élections par la saisie du code secret du Président et d’au moins l’un des codes des assesseurs.
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes. Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver. La procédure de fermeture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure de fermeture,
le contrôle du scellement du système de vote électronique,
la fermeture des élections par la saisie du code secret du Président et d’au moins l’un des codes des assesseurs.
Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique
Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal. Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Dépouillement
L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne devra être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l’Arrêté du 25 avril 2007. Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Conservation des fichiers après le scrutin
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. À l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
