ACCORD DE REPRESENTATION DU PERSONNEL DU GIE DES HÔTELS ECORED
ACCORD DE REPRESENTATION DU PERSONNEL DU GIE DES HÔTELS ECORED
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u Article 1 – Définition des établissements distincts PAGEREF _Toc12452776 \h 7 Article 2 - Les CSE hôtel PAGEREF _Toc12452777 \h 8 2.1. – Composition et fonctionnement des CSE hôtel PAGEREF _Toc12452778 \h 8 2.1.1 – Composition PAGEREF _Toc12452779 \h 8 2.1.2 – Durée des mandats PAGEREF _Toc12452780 \h 10 2.1.3 – Fonctionnement PAGEREF _Toc12452781 \h 10 2.2 – Temps nécessaire à l’exercice des fonctions des membres des CSE hôtel PAGEREF _Toc12452782 \h 12 2.2.1 – Crédit d’heures mensuel individuel des membres titulaires PAGEREF _Toc12452783 \h 12 2.2.2 – Temps passé en réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, du CSE PAGEREF _Toc12452784 \h 12 2.2.3 – Temps passé en déplacement des membres du CSE à l’occasion de réunion convoquée par l’employeur PAGEREF _Toc12452785 \h 13 2.2.4 – Formations des membres du CSE PAGEREF _Toc12452786 \h 13 2.3 – Moyens et ressources des CSE hôtel PAGEREF _Toc12452787 \h 13 2.3.1 – Budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles PAGEREF _Toc12452788 \h 13 2.3.2 – Transparences des comptes PAGEREF _Toc12452789 \h 14 2.3.3 – Transfert de budget PAGEREF _Toc12452790 \h 14 2.4 - Les commissions santé, sécurité, conditions de travail hôtel PAGEREF _Toc12452791 \h 14 2.4.1 – Composition et réunions plénières PAGEREF _Toc12452792 \h 14 2.4.2 – Mode de désignation et remplacement des membres de la commission SSCT hôtel PAGEREF _Toc12452793 \h 15 2.4.3 – Attributions des commissions SSCT PAGEREF _Toc12452794 \h 16 2.4.4 - Moyens PAGEREF _Toc12452795 \h 17 2.4.5 – Mode de transmission des documents PAGEREF _Toc12452796 \h 18 2.4.6 – Formation des membres de la commission SSCT PAGEREF _Toc12452797 \h 18 Article 3 – Les CSE Régionaux PAGEREF _Toc12452798 \h 19 3.1 – Composition et fonctionnement des CSE Régionaux PAGEREF _Toc12452799 \h 19 3.1.1 – Composition PAGEREF _Toc12452800 \h 19 3.1.2 – Durée des mandats PAGEREF _Toc12452801 \h 20 3.1.3 – Fonctionnement PAGEREF _Toc12452802 \h 20 3.2 – Temps nécessaire à l’exercice des fonctions des membres des CSE Régionaux PAGEREF _Toc12452803 \h 22 3.2.1 – Crédit d’heures mensuel individuel des membres titulaires PAGEREF _Toc12452804 \h 22 3.2.2 – Temps passé en réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, du CSE régional PAGEREF _Toc12452805 \h 23 3.2.3 – Temps passé en déplacement des membres du CSE régional à l’occasion de réunions convoquées par l’employeur PAGEREF _Toc12452806 \h 23 3.2.4 – Formations des membres du CSE régional PAGEREF _Toc12452807 \h 24 3.3 – Moyens et ressources des CSE Régionaux PAGEREF _Toc12452808 \h 24 3.3.1 – Budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles PAGEREF _Toc12452809 \h 24 3.3.2 – Transparences des comptes PAGEREF _Toc12452810 \h 24 3.3.4 – Transfert de budget PAGEREF _Toc12452811 \h 25 3.3.5 – Local du CSE PAGEREF _Toc12452812 \h 25 3.4 - Les commissions santé, sécurité, conditions de travail régionales PAGEREF _Toc12452813 \h 25 3.4.1 – Composition et réunions plénières des commissions SSCT régionales PAGEREF _Toc12452814 \h 25 3.4.2 – Mode de désignation et remplacement des membres des commissions SSCT régionales PAGEREF _Toc12452815 \h 26 3.4.3 – Attributions des commissions SSCT régionales PAGEREF _Toc12452816 \h 27 3.4.4 - Moyens PAGEREF _Toc12452817 \h 28 3.4.5 – Temps passé en déplacement des membres de la commission SSCT régionale à l’occasion de réunions convoquées par l’employeur PAGEREF _Toc12452818 \h 28 3.4.6 – Mode de transmission des documents PAGEREF _Toc12452819 \h 28 3.4.7 – Formation des membres de la commission SSCT régionale PAGEREF _Toc12452820 \h 28 Article 4 – Les Représentants de proximité PAGEREF _Toc12452821 \h 30 4.1 – Désignation PAGEREF _Toc12452822 \h 30 4.1.1 - Eligibilité au mandat de représentant de proximité PAGEREF _Toc12452823 \h 30 4.1.2 - Processus de désignation PAGEREF _Toc12452824 \h 30 4.2 – Durée des mandats, perte du mandat et remplacement PAGEREF _Toc12452825 \h 31 4.2.1 - Durée des mandats PAGEREF _Toc12452826 \h 31 4.2.2 - Cessation anticipée du mandat de représentant de proximité et règle de remplacement PAGEREF _Toc12452827 \h 31 4.3 – Attributions des représentants de proximité PAGEREF _Toc12452828 \h 31 4.5 – Fonctionnement PAGEREF _Toc12452829 \h 33 4.6 - Moyens des représentants de proximité PAGEREF _Toc12452830 \h 33 Article 5 – CSE Central PAGEREF _Toc12452831 \h 35 5.1 – Composition et fonctionnement du CSE central PAGEREF _Toc12452833 \h 35 5.1.1 – Composition PAGEREF _Toc12452834 \h 35 5.1.2 – Durée des mandats PAGEREF _Toc12452835 \h 36 5.1.3 – Fonctionnement PAGEREF _Toc12452836 \h 36 5.2 – Temps nécessaire à l’exercice des fonctions des membres du CSE central PAGEREF _Toc12452837 \h 37 5.2.1 – Réunions préparatoires PAGEREF _Toc12452838 \h 37 5.2.2 – Temps passé en réunions plénières du CSE central PAGEREF _Toc12452839 \h 37 5.2.3 – Temps passé en déplacement des membres du CSE central PAGEREF _Toc12452840 \h 38 5.4 - La commission santé, sécurité, conditions de travail central PAGEREF _Toc12452841 \h 38 5.4.1 – Composition et réunions plénières de la commission SSCT centrale PAGEREF _Toc12452842 \h 38 5.4.2 – Mode de désignation et remplacement des membres de la commission SSCT centrale PAGEREF _Toc12452843 \h 39 5.4.3 – Attributions de la commission SSCT centrale PAGEREF _Toc12452844 \h 40 5.4.5 – Mode de transmission des documents PAGEREF _Toc12452845 \h 40 5.4.6 – Formation des membres de la commission SSCT PAGEREF _Toc12452846 \h 40 5.5 – Autres commissions PAGEREF _Toc12452847 \h 41 5.5.1 – Commission d’information et d’aide au logement PAGEREF _Toc12452848 \h 41 5.5.2 – Commission Formation PAGEREF _Toc12452849 \h 41 5.5.3 – Commission économique PAGEREF _Toc12452850 \h 42 Article 6 – Dispositions finales PAGEREF _Toc12452851 \h 43 6.1 – Durée de l’accord PAGEREF _Toc12452852 \h 43 6.2 – Dénonciation de l’accord PAGEREF _Toc12452853 \h 43 6.3 – Révision de l’accord PAGEREF _Toc12452854 \h 43 6.4 – Commission paritaire d’interprétation PAGEREF _Toc12452855 \h 43 6.5 – Dépôt de l’accord PAGEREF _Toc12452856 \h 43
Entre les soussignés :
Le GIE des hôtels ibis, situé au 6-8 rue du Bois Briard 91080 EVRY COURCOURONNES, représenté par D’une part,
ET :
L’organisation syndicale CFE-CGC,
L’organisation syndicale FO,
L’organisation syndicale CFDT,
D’autre part.
Préambule :
Les ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et n°2017-1718 du 20 décembre 2017 ainsi que la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018 ont profondément modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique : le comité social et économique (CSE). Cette loi laisse la possibilité aux entreprises et aux organisations syndicales représentatives de s’approprier ces nouvelles règles et de créer, par la voie de la négociation, leur propre cadre. Convaincues de l’importance pour le GIE des hôtels ibis d’organiser une représentation du personnel efficace, les organisations syndicales représentatives et la direction ont souhaité mettre en place des comités sociaux et économiques en cohérence avec les problématiques rencontrées. Dans ce contexte, la direction et les organisations syndicales signataires du présent accord ont convenu de dispositions visant notamment à fixer le nombre et le périmètre des établissements distincts au sein du GIE des hôtels ibis et qui seront pourvus d’un CSE, ainsi que les moyens qui leurs sont attribués. Le présent accord est établi en vue de l’organisation des élections des CSE d’établissement, des CSE régionaux et du CSE central au sein du GIE des hôtels ibis. Les élections seront organisées conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, étant précisé que l’organisation matérielle du scrutin incombe à l’employeur. Ainsi, en vue de l’élection des comités sociaux et économiques (CSE) et en application des articles L.2311-2 et suivants du Code du travail, il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE LIMINAIRE : VOTE ELECTRONIQUE
Dans le cadre des élections professionnelles et conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les parties conviennent de mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web, par ordinateur ou via smartphone. Celui-ci sera exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Il est convenu entre les parties que le système de votre électronique ne sera mis en œuvre pour les élections des membres aux CSE régionaux. Pour les membres des CSE hôtels, le vote se fera à bulletin secret sous enveloppe. Le prestataire identifié pour la mise en place de ce dispositif de vote électronique est la société Voxaly, prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. Le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique est annexé au présent accord. Dans l’hypothèse où un salarié rencontrerait des difficultés pour voter par voie électronique, il pourra se rapprocher de l’assistance téléphonique ouverte à cet effet ou encore d’un représentant du personnel, aux fins de trouver une solution matérielle pour lui permettre d’exercer son droit de vote. De plus, les membres du bureau de vote, ainsi que les délégués syndicaux centraux et régionaux de la société, recevront une formation spécifique leur permettant d’acquérir les connaissances techniques sur le dispositif du vote électronique. Enfin, il est convenu qu’un outil informatique (ordinateur, tablette, phablette …) sera mis à la disposition des salariés, dans un lieu permettant de garantir la confidentialité, afin que ces derniers puissent s’isoler et accéder facilement au système de vote électronique. Les modalités du vote seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.
Article 1 – Définition des établissements distincts
Le périmètre de la mise en place des comités sociaux et économique (CSE) correspond à celui des établissements distincts existants au sein du GIE des hôtels ibis. Il existe au sein de du GIE des hôtels ibis 7 établissements distincts à ce jour définis, entres les parties, comme ci-dessous :
7 établissements distincts hôtels entrainant la mise en place d’un CSE sur chacun d’eux. Ces établissements distincts sont listés ci-après :
IBIS C.DE GAULLE AEROPORT IBIS ORLY AEROPORT IBIS PARIS 17 BATIGNOLLES IBIS PARIS BASTILLE IBIS PARIS PORTE D’ITALIE IBIS PARIS PORTE ORLEANS IBIS PARIS TOUR EIFFEL
3 établissements distincts Régionaux entrainant la mise en place d’un CSE sur chacun d’eux. Ces établissements distincts sont listés ci-après :
Grand Ouest (GO)
Paris Ile de France (PIF)
Grand Est (GE)
Les hôtels rattachés à ces 3 établissements distincts sont listés en annexe 1.
Article 2 - Les CSE hôtel
2.1. – Composition et fonctionnement des CSE hôtel
2.1.1 – Composition
Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du travail ainsi que de l’article R.2314-1 du Code du travail le nombre d’élus est fonction de l’effectif au sein de chaque Comité social et économique. Ce nombre est rappelé dans le tableau ci-dessous : Effectif (nombre de salariés en ETP) * Nombre de titulaires Nombre de Suppléants 11 à 24 1 1 25 à 49 2 2 50 à 74 4 4 75 à 99 5 5 100 à 124 6 6 125 à 149 7 7 150 à 174 8 8 175 à 199 9 9 200 à 249 10 10 250 à 399 11 11 400 à 499 12 12 * les effectifs sont ceux déterminés par les protocoles d’accord préélectoraux. En cas de départ définitif d’un élu titulaire du CSE, ce dernier sera remplacé par un suppléant conformément aux dispositions de l’article L.2314-37 du Code du travail. Cependant, les parties s’engagent, lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral, à augmenter le nombre d’élu d’1 titulaire et d’1 élu suppléant sur les hôtels de plus de 100 salariés ETP. Ainsi, les CSE des hôtels de plus de 100 salariés ETP seront composés de : Effectif (nombre de salariés en ETP) * Nombre de titulaires Nombre de Suppléants 100 à 124 7 7 125 à 149 8 8 150 à 174 9 9 175 à 199 10 10 200 à 249 11 11
En effet, il est rappelé que le nombre d’élu doit être acté lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral et répondre aux conditions de signatures de ce dernier. Conformément à l’article L.2314-2 du Code du travail et sous réserve des dispositions applicables dans les entreprises de moins de trois cents salariés, prévues à l'article L. 2143-22, chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise ou l'établissement peut désigner un représentant syndical au comité. Il assiste aux séances avec voix consultative. Il est choisi parmi les membres du personnel de l'entreprise et doit remplir les conditions d'éligibilité au comité social et économique fixées à l'article L. 2314-19. Il est rappelé que le même salarié ne peut siéger simultanément au CSE hôtel en qualité de membre élu et de représentant syndical auprès de celui-ci, les pouvoirs attribués à l’un et à l’autre étant différents. Le mandat du représentant syndical prend fin lors du renouvellement des membres du CSE hôtel.
2.1.2 – Durée des mandats
Conformément à l’article L.2324-3 du Code du travail, les membres des CSE sont élus pour une durée de 4 ans.
2.1.3 – Fonctionnement
2.1.3.1 – Présidence du CSE
Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, dûment mandaté, lequel pourra se faire assister d’au maximum 3 personnes lors des réunions, celles-ci disposant alors d’une voix consultative.
2.1.3.2 – Secrétaire et trésorier du CSE
Le CSE désigne au cours de la première réunion suivant son élection, un secrétaire et un trésorier parmi ses membres titulaires. Ces désignations seront inscrites de droit à l’ordre du jour de la première réunion établi unilatéralement par l’employeur. Un secrétaire adjoint ainsi qu’un trésorier adjoint pourront également être désignés parmi les membres titulaires ou suppléants. 2.1.3.3 – Périodicité des réunions plénières ordinaires
Le CSE se réunit une fois par mois sur convocation de l’employeur ou de son représentant. Par exception, la majorité des membres titulaires présents pourront voter en séance la carence d’une réunion En tout état de cause, le nombre de réunions du CSE hôtel ne peut être inférieur à dix sur une période annuelle. 2.1.3.4 – Réunions plénières extraordinaires
En dehors des réunions plénières ordinaires, une ou des réunion(s) extraordinaire(s) peuvent être organisées à la demande de la majorité des membres du CSE. L’employeur ou son représentant peut également prendre l’initiative d’une réunion extraordinaire lorsqu’il l’estime nécessaire ou si les circonstances l’exigent. Le temps passé en réunion extraordinaire est du temps de travail effectif et considéré comme tel.
2.1.3.5 Réunions préparatoires
Le temps passé aux réunions préparatoires de l’instance par les membres élus du Comité Social et Economique, hors présence de l’employeur ou de son représentant, est imputé du crédit d’heures de délégation prévu par le présent accord.
2.1.3.6 – Participation des suppléants aux réunions plénières
Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du travail, les membres suppléants ne sont, en principe, habilités à participer aux réunions du CSE que dans la mesure où ils remplacent un membre titulaire empêché ou indisponible. Le remplacement du membre titulaire absent s’effectue dans ce cas conformément aux dispositions de l’article L. 2314-37 du Code du travail. Il est convenu entre les parties au présent accord que le secrétaire adjoint et le trésorier adjoint du CSE, si ces derniers étaient élus suppléants, pourront participer aux réunions du CSE. Il est précisé que l’ensemble des suppléants sera néanmoins destinataire des convocations, ordres du jour et documents transmis aux membres titulaires. La convocation précisera que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire. Toutefois, l’ensemble des suppléants pourront être présents à la 1ère réunion du CSE qui suivra les élections de membres de cette instance.
2.1.3.7 – Mode de transmission des documents
Avec l’accord des membres du CSE, les documents (convocation, ordre du jour, pièces jointes ou autres éléments) seront transmis par voie électronique (email). Ainsi, lors de la première réunion du CSE, le président de l’instance sollicitera les membres afin qu’ils communiquent chacun leur adresse mail personnelle, sur laquelle ils souhaitent recevoir les communications destinées aux membres du CSE. Pour garantir la bonne transmission des documents requis aux élus, ceux-ci devront avertir le président du CSE de tout changement d’adresse mail. Dans le cas où un membre du CSE ne dispose pas d’une adresse mail, la remise en main propre des documents, contre signature, sera privilégiée.
2.1.3.8 – Règlement Intérieur
L’organisation interne du CSE et ses modalités de fonctionnement pratiques relèvent du règlement intérieur dont se dotera le comité par le vote d’une résolution en séance, conformément à l’article L. 2315-25 du Code du travail. 2.1.3.9 – Limitation des mandats successifs
Conformément à l’article L2314-33 du Code du travail le nombre de mandat successifs, des membres de la délégation du personnel au CSE, est limité à 3.
2.2 – Temps nécessaire à l’exercice des fonctions des membres des CSE hôtel
2.2.1 – Crédit d’heures mensuel individuel des membres titulaires
Le crédit d’heure
Chaque membre titulaire du comité social et économique bénéficie d’un crédit d’heures mensuel défini à l’article R.2314-1 du Code du travail. En tout état de cause, il est rappelé que le crédit d’heure octroyé aux membres titulaires du CSE doit être déterminé lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral et répondre aux conditions de signatures de ce dernier. Le droit à heures de délégation des membres du CSE s’exerce dans les conditions légales. Les membres du CSE bénéficieront de l’annualisation et de la mutualisation des heures de délégation. Ainsi le crédit d’heure des membres du CSE pourra être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois sans que cela ne puisse conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heure de délégation dont il bénéficie initialement. Il est convenu que la période de 12 mois, permettant l’annualisation du crédit d’heure, est calculée sur 12 mois glissants. De même, la répartition des heures entre les membres du CSE ne pourra conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit mensuel d’heure de délégation dont il bénéficie initialement. En application des articles R2315-5 et R2315-6 du code du travail, en cas de cumul du crédit d’heure le représentant devra informer son employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue de leur utilisation.
Les bons de délégation
En application de l’accord sur le dialogue social, le droit syndical et la valorisation des parcours des représentants du personnel du 3 décembre 2018, sauf circonstances exceptionnelles, le représentant du personnel avise l’employeur de l’exercice de son droit à heures de délégation. Dans la mesure du possible, les bons de délégation par lesquels le représentant du personnel informe son supérieur hiérarchique de son départ en délégation sont adressés à ce dernier au plus tard 8 jours avant l’exercice du droit à délégation. Le bon de délégation comporte les mentions suivantes : nom et prénom du représentant du personnel, mandat exercé et au titre duquel les heures de délégation sont prises, durée de l’absence, total des heures déjà utilisées, le nombre d’heures utilisées au titre du mois précédent/suivant, le nombre d’heures utilisées dans le cadre d’un partage avec un autre représentant du personnel dont l’identité doit être renseignée. Il est rappelé que les bons de délégation ne constituent pas un moyen de contrôle de l'activité des représentants du personnel. Ils doivent permettre d'une part, aux représentants du personnel, d'exercer totalement leurs prérogatives et, d'autre part, à la direction d'assurer la bonne gestion administrative et le paiement des heures de délégation et de garantir la continuité de l’activité.
2.2.2 – Temps passé en réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, du CSE
Le temps passé aux réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, convoquées par l’employeur, ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation des membres du comité social et économique quelle que soit la durée annuelle globale de ces réunions. Ce temps passé en réunion est considéré comme temps de travail effectif et payé comme tel.
2.2.3 – Temps passé en déplacement des membres du CSE à l’occasion de réunion convoquée par l’employeur
Les réunions des CSE d’établissement se dérouleront sur l’hôtel couvert par le comité. Par exception, et en cas d’impossibilité d’organiser la réunion sur l’établissement les réunions pourront se tenir en dehors de l’hôtel. Lorsque le temps de déplacement nécessaire pour se rendre à une réunion organisée à l’initiative de la Direction dépasse le temps de trajet habituel (domicile-travail), ce dépassement est considéré comme du temps de travail effectif. Afin de respecter les dispositions légales relatives à la durée de travail, notamment en matière d’amplitude horaire, de repos quotidien et hebdomadaire, le planning de travail des membres du CSE sera aménagé sur la période qui entoure les réunions du CSE convoquées par l’employeur.
2.2.4 – Formations des membres du CSE
Les membres du CSE bénéficient, en application de l’article L.2315-63 du Code du travail et pour la durée de leur mandat, d’une formation économique d’une durée de cinq jours. Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-16 du Code du travail, le temps passé en formation est rémunéré comme du temps de travail effectif. Le coût pédagogique de la formation, les frais de déplacement et d’hébergement sont pris en charge sur le budget de fonctionnement des Comités Sociaux et Economiques d’établissement selon les règles et à hauteur des montants éventuellement définis par ces Comités.
2.3 – Moyens et ressources des CSE hôtel
2.3.1 – Budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles
Le CSE hôtel bénéficie de deux budgets l’un pour son propre fonctionnement et le second pour les œuvres sociales et culturelles.
Budget de fonctionnement
L’employeur verse au CSE une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,20 % de la masse salariale brute.
Budget des activités sociales et culturelles
Conformément à l’article L. 2312-82 du code du travail, la détermination du montant global de la contribution patronale versée pour financer les activités sociales et culturelles du comité est effectuée au niveau de l’entreprise. En application des dispositions conventionnelle applicables au sein de la société la contribution de l’entreprise s’élève à 0.45% de la masse salariale. La répartition du budget des ASC entre les CSE hôtel sera déterminée à dû proportion de la masse salariale de chaque CSE hôtel.
2.3.2 – Transparences des comptes
Les comptes annuels de chaque Comité Social et Economique sont établis, présentés et approuvés conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables à la taille du CSE. Le président du CSE, tout comme l’ensemble des membres du comité, a accès à tout moment aux archives et aux documents comptables du CSE. 2.3.3 – Transfert de budget
Le Comité Social et Economique décide librement de l’utilisation de ses subventions. Dans les conditions fixées par les articles L2312-84 et L2315-61 du code du travail, en cas de reliquat budgétaire les membres du CSE pourront décider, par délibération, de transférer tout ou partie de cet excédent annuel dans la limite de 10 % de cet excédent.
2.4 - Les commissions santé, sécurité, conditions de travail hôtel
2.4.1 – Composition et réunions plénières
2.4.1.1 - Composition de la commission SSCT hôtel
Dans les établissements d’au moins 100 salariés ETP, une commission SSCT hôtel sera créée et interviendra à la suite de la mise en place d’un CSE hôtel. Elle sera composée de 3 membres, choisis parmi les titulaires ou les suppléants du CSE, dont 1 membre du collège agents de maîtrise/cadres, et sera présidée par l’employeur ou son représentant. 2.4.1.2 - Membre de droit à la commission SSCT hôtel
Les membres prévus par la législation en vigueur participent avec voix consultative aux réunions de la commission SSCT hôtel :
Le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail ;
L’agent de contrôle de l’inspection du travail ;
L’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale
Le responsable interne du service sécurité (ex : directeur technique de l’hôtel).
2.4.1.3 – Secrétaire de la commission SSCT hôtel
La commission SSCT désigne un secrétaire parmi les membres de la commission SSCT hôtel.
Cette désignation se fait par vote des membres élus de la commission SSCT hôtel, présents lors de la première réunion plénière de la commission. En cas d’égalité des voix, le candidat le plus âgé est élu.
Le secrétaire aura la responsabilité d’établir en séance un compte-rendu de chaque réunion plénière, qu’il sera chargé de présenter lors de la réunion du CSE hôtel consécutive à celle de la commission SSCT, afin de communiquer aux membres du CSE la position de la commission SSCT sur les sujets évoqués. Il transmettra également ce compte-rendu à l’employeur ou son représentant (Président de la commission SSCT hôtel).
2.4.1.4 - Réunions plénières
La commission SSCT hôtel se réunit 4 fois par an à l’initiative de l’employeur ou de son représentant. Elle peut également être réunie sur initiative de l’employeur ou de son représentant si un projet le nécessite, la veille voire le jour de la réunion du CSE hôtel. Les réunions de la commission SSCT hôtel ont vocation à détailler les sujets relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail de façon que le CSE, sur la base du travail effectué par la CSSCT, puisse les traiter de façon plus synthétique et rapide lors de ses réunions trimestrielles où ces thèmes sont abordés. Les réunions plénières sont présidées par l’employeur ou son représentant (Président de la commission SSCT). L’employeur ou son représentant peut se faire assister de 3 personnes et de toute personne compétente sur un thème traité par la commission. En tout état de cause il ne pourra y avoir plus de représentant de la direction que de membre de la commission SSCT. Le temps passé par les membres de la commission SSCT en réunions plénières ou extraordinaires convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail effectif, rémunéré comme tel et n’est pas déduit des crédits d’heures de délégation prévus par le présent accord. Le secrétaire de la commission SSCT transmettra au Président de la commission SSCT la liste des points à aborder au plus tard 15 jours avant la réunion. Le Président complètera le cas échéant et enverra un récapitulatif des points à aborder et des éventuelles pièces jointes dès que possible et en tout état de cause 8 jours avant la réunion et 3 jours en cas de circonstances exceptionnelles, à l’ensemble des membres de la commission.
2.4.2 – Mode de désignation et remplacement des membres de la commission SSCT hôtel
Les élus titulaires au CSE hôtel désigneront en leur sein, les membres de la commission par une résolution adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée prenant fin avec celle du mandat des membres élus de chaque CSE hôtel. En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si le partage persiste, le candidat ayant obtenu le plus de voix à l’élection du CSE de l’hôtel concerné est proclamé élu. Le vote s’effectuera à bulletin secret. Les membres de la commission SSCT hôtel peuvent être des élus titulaires ou suppléants au CSE hôtel. Le secrétaire de la commission SSCT doit être un membre élu titulaire au CSE hôtel. Cette désignation interviendra lors de la première réunion du CSE hôtel suivant les élections. A cette fin, les candidatures des élus à la commission devront parvenir au président du CSE hôtel, par tous moyens permettant de donner date certaine, au moins 3 jours avant la date de réunion. En cas de démission ou de départ définitif de l’entreprise en cours de mandat d’un membre du CSE qui serait également membre de la commission SSCT hôtel, ce dernier sera remplacé selon les mêmes règles que celle appliquées pour sa nomination. En cas de suspension du contrat de travail, un remplacement peut être organisé, dans les mêmes conditions. Celui-ci est effectué, sous réserve de la renonciation temporaire et expresse du membre de la commission de son crédit d’heures au bénéfice de son remplaçant, pour la durée de son absence, jusqu’à son retour, ou jusqu’à ce qu’il demande à exercer de nouveau son mandat. Il est convenu entre les parties que cette dite renonciation sera transmise par voie électronique (email) au Président de la commission en précisant l’identité du remplaçant. 2.4.3 – Attributions des commissions SSCT
Conformément à l’article L 2315-38 du Code travail le CSE hôtel entend déléguer à la commission SSCT hôtel plusieurs de ses attributions, à l’exception :
Du recours à un expert du CSE prévu aux articles L. 2315-94 1° et 2° du Code du Travail ;
Et des attributions consultatives du comité.
1- D’une part la commission a vocation à préparer les consultations du comité social et économique portant sur les sujets SSCT.
2- D’autre part la commission procède à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L. 4161-1 du Code du travail.
Elle contribue notamment à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle. Elle peut en outre susciter toute initiative qu'elle estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis à l'article L. 1142-2-1 du Code du travail.
3- Contribuer à la promotion de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, notamment par la réalisation d’enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel.
Il est rappelé que ces enquêtes auront pour objet de cerner les causes de l’accident ou la maladie professionnelle, afin d’éviter la répétition de l’accident ou de la maladie. L’enquête est menée par une délégation, composée du chef d’établissement, ou son représentant, et d’un membre de la commission SSCT. Une fois l’enquête terminée, un compte-rendu d’enquête est transmis au CSE hôtel et la commission SSCT hôtel, pourra faire des propositions au CSE hôtel en matière de prévention des risques évalués dans le cadre du plan de prévention des risques. Le CSE hôtel pourra en outre demander à la commission SSCT hôtel toutes précisions utiles.
4- Assurer les visites d’inspections des locaux de travail
La commission SSCT hôtel procède à intervalle régulier à l’inspection de l’hôtel auquel elle est rattachée. Cette inspection intervient au minimum 1 fois par an et au maximum 4 fois par an, si cela s’avère nécessaire. Les visites se dérouleront à la suite des réunions de la commission SSCT hôtel en présence du directeur d’hôtel ou de son représentant. Au cours de cette visite, si la commission SSCT hôtel constate une infraction à la sécurité, elle la signale au directeur de l’hôtel, et la mentionne dans le compte rendu de l’inspection qu’il rédige suite à la visite. Le compte rendu de visite sera transmis au CSE hôtel. La commission SSCT hôtel aura pour mission de faire des propositions au CSE hôtel en matière de prévention des risques évalués dans le cadre du plan de prévention des risques. Le CSE hôtel pourra en outre demander à la commission SSCT toutes précisions utiles. Ce compte rendu devra être transmis au président du CSE au plus tard dans le mois suivant la visite de l’hôtel. Il est toutefois rappelé que les représentants du personnel bénéficient d’une libre circulation au sein de l’hôtel. Ils pourront donc, en marge de la visite avec le directeur, rencontrer les salariés.
5- le droit d’alerte
La commission SSCT pourra, par l’intermédiaire d’un de ses membres, émettre un droit d’alerte en cas d’atteinte aux droits des personnes et de danger grave et imminent. Dans ce cas, le membre de la délégation du personnel, auteur du droit d’alerte, devra en informer immédiatement l’employeur qui examinera conjointement l’alerte puis informera la commission SSCT des suites qu’il entend donner.
2.4.4 - Moyens
L’ensemble des membres de la commission SSCT disposeront de 5 heures de délégation mensuelle. Le droit à heures de délégation des membres de la commission SSCT s’exerce dans les conditions légales. Les membres bénéficieront de l’annualisation et de la mutualisation des heures de délégation. Ainsi le crédit d’heure des membres de la commission SSCT pourra être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois sans que cela ne puisse conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heure de délégation dont il bénéficie initialement. Il est convenu que la période de 12 mois, permettant l’annualisation du crédit d’heure, est calculée sur 12 mois glissants. De même, la répartition des heures entre les membres de la commission ne pourra conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit mensuel d’heure de délégation dont il bénéficie initialement. En application des articles R2315-5 et R2315-6 du code du travail, en cas de cumul du crédit d’heure le représentant devra informer son employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation.
2.4.5 – Mode de transmission des documents Avec l’accord des membres de la commission SSCT, les documents (convocation, ordre du jour, pièces jointes ou autres éléments) seront transmis par voie électronique (email).
2.4.6 – Formation des membres de la commission SSCT
Les membres du CSE hôtel bénéficient, en application de l’article L. 2315-40 du Code du travail pour la durée de leur mandat, d’une formation d’une durée de :
Cinq jours dans les entreprises d'au moins trois cents salariés ;
Trois jours dans les entreprises de moins de trois cents salariés.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-16 du Code du travail, le temps passé en formation est rémunéré comme du temps de travail. Le financement de la formation est pris en charge par l’employeur conformément aux articles R. 2315-20 à R. 2315-22 du Code du travail.
Article 3 – Les CSE Régionaux
3.1 – Composition et fonctionnement des CSE Régionaux
3.1.1 – Composition
Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du travail ainsi que de l’article R.2314-1 du Code du travail le nombre d’élus est fonction de l’effectif au sein de chaque Comité social et Economique Régional. A la date de signature du présent accord, l’effectif des 3 CSE régionaux, en équivalent temps plein, sont de :
581.29 pour le CSE GE
457.80 pour le CSE PIF
331.72 pour le CSE GO
Ainsi, les CSE régionaux devrait ainsi être composé de : CSE Nombre de titulaires Nombre de Suppléants CSE GE 13 13 CSE PIF 12 12 CSE GO 11 11
Les parties s’engagent, par le présent accord, à adapter, lors de la conclusion du protocole d’accord préélectoral, le nombre d’élus en fonction des CSE régionaux et donc de réduire le nombre de titulaires et de suppléants, tout en augmentant le volume total mensuel d’heures de délégation comme prévu à l’article 3.2.1 Ainsi, le protocole d’accord préélectoral prévoirait que les CSE régionaux soient composés de : Effectif (nombre de salariés en ETP) Nombre de titulaires Nombre de Suppléants CSE GE 9 9 CSE PIF 8 8 CSE GO 8 8
En cas de départ définitif d’un élu titulaire du CSE, ce dernier sera remplacé par un suppléant conformément aux dispositions de l’article L.2314-37 du Code du travail. Il est rappelé que le nombre d’élu doit être déterminé lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral et répondre aux conditions de signatures de ce dernier. Ainsi, si le protocole d’accord préélectoral devait ne pas être valable les dispositions légales relatives au nombre d’élus viendraient à s’appliquer se substituant ainsi aux dispositions prévues par le présent accord. Conformément à l’article L.2314-2 du Code du travail et sous réserve des dispositions applicables dans les entreprises de moins de trois cents salariés, prévues à l'article L. 2143-22, chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise ou l'établissement peut désigner un représentant syndical au CSE. Il assiste aux séances avec voix consultative. Il est choisi parmi les membres du personnel de l'entreprise et doit remplir les conditions d'éligibilité au comité social et économique fixées à l'article L. 2314-19. En application de l’article R.2315-4 du Code du travail, dans les entreprises de plus de 500 salariés le représentant syndical bénéficiera d’un crédit d’heure de 20 heures par mois. 3.1.2 – Durée des mandats
Conformément à l’article L.2324-3 du Code du travail, les membres des Comités sociaux et économique régionaux sont élus pour une durée de 4 ans. 3.1.3 – Fonctionnement
3.1.3.1 – Présidence du CSE
Le CSE régional est présidé par l’employeur ou son représentant, dûment mandaté, lequel pourra se faire assister d’au maximum 3 personnes lors des réunions, celles-ci disposant alors d’une voix consultative.
3.1.3.2 – Secrétaire et trésorier du CSE
Le CSE régional désigne au cours de la première réunion suivant son élection, un secrétaire et un trésorier parmi ses membres titulaires. Ces désignations seront inscrites de droit à l’ordre du jour de la première réunion établi unilatéralement par l’employeur. Un secrétaire adjoint ainsi qu’un trésorier adjoint pourront également être désignés parmi les membres titulaires ou suppléants. A cette fin, les candidatures des élus aux postes ci-dessus mentionnés devront parvenir au président du CSE régional, par tous moyens permettant de donner date certaine, au moins 3 jours avant la date de réunion
3.1.3.3 – Périodicité des réunions plénières ordinaires
Le CSE régional se réunit une fois tous les mois sur convocation de l’employeur ou de son représentant. Par exception la majorité des membres titulaires présents pourront voter en séance la carence d’une réunion En tout état de cause, le nombre de réunions du CSE régional ne peut être inférieur à dix sur une période annuelle.
3.1.3.4 – Réunions plénières extraordinaires
En dehors des réunions plénières ordinaires, une ou des réunion(s) extraordinaire(s) peuvent être organisées à la demande de la majorité des membres du CSE régional. L’employeur ou son représentant peut également prendre l’initiative d’une réunion extraordinaire lorsqu’il l’estime nécessaire ou si les circonstances l’exigent. Le temps passé en réunion extraordinaire est du temps de travail effectif et considéré comme tel. 3.1.3.5 Réunions préparatoires
Le temps passé aux réunions préparatoires de l’instance par les membres élus du Comité Social et Economique, hors présence de l’employeur ou de son représentant, est imputé du crédit d’heures de délégation prévu par le présent accord.
3.1.3.6 – Participation des suppléants aux réunions plénières
Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du travail, les membres suppléants ne sont habilités à participer aux réunions du comité social et économique régional que dans la mesure où ils remplacent un membre titulaire empêché ou indisponible. Le remplacement du membre titulaire absent s’effectue dans ce cas conformément aux dispositions de l’article L. 2314-37 du Code du travail. Il est convenu entre les parties au présent accord qu’un suppléant élu, sur la liste de chacune des organisations syndicales représentatives au sein du CSE régional, peut participer à 6 réunions par an du CSE régional, à condition qu’un titulaire de la même étiquette syndicale ait été également élu. Le suppléant ainsi habilité à participer, sans voix consultative, à ces 6 réunions par an du comité sera désigné par l’organisation syndicale représentative. L’organisation syndicale devra faire parvenir l’information au président du CSE Régional au plus tard 10 jours avant la réunion
En outre, le secrétaire adjoint du CSE, si ce dernier était élu suppléant, pourra également participer aux réunions du CSE. De plus, l’ensemble des suppléants pourront être présents à la 1ère réunion du CSE qui suivra les élections de membres de cette instance. Il est précisé que l’ensemble des suppléants sera néanmoins destinataire des convocations, ordres du jour et documents transmis aux membres titulaires. La convocation précisera que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire.
3.1.3.7 – Mode de transmission des documents
Avec l’accord des membres du CSE, les documents (convocation, ordre du jour, pièces jointes ou autres éléments) seront transmis par voie électronique (email). Ainsi, lors de la première réunion du CSE régional, le président de l’instance sollicitera les membres afin qu’ils communiquent chacun leur adresse mail personnelle, sur laquelle ils souhaitent recevoir les communications destinées aux membres du CSE régional. Pour garantir la bonne transmission des documents requis aux élus, ceux-ci devront avertir le président du CSE régional de tout changement d’adresse mail. Dans le cas où un membre du CSE régional ne dispose pas d’une adresse mail, la remise en main propre des documents, contre décharge, sera privilégiée.
3.1.3.8 – Règlement Intérieur
L’organisation interne du CSE régional et ses modalités de fonctionnement pratiques relèvent du règlement intérieur dont se dotera le comité par le vote d’une résolution en séance, conformément à l’article L. 2315-25 du Code du travail.
3.1.3.9 – Limitation des mandats successifs
Conformément à l’article L2314-33 du Code du travail le nombre de mandat successifs, des membres de la délégation du personnel au CSE, est limité à 3. 3.2 – Temps nécessaire à l’exercice des fonctions des membres des CSE Régionaux
3.2.1 – Crédit d’heures mensuel individuel des membres titulaires
Chaque membre titulaire du comité social et économique bénéficie d’un crédit d’heures mensuel défini à l’article R.2314-1 du Code du travail. Néanmoins, les parties s’engagent, par le présent accord, à diminuer, lors de la conclusion du protocole d’accord préélectoral, le nombre d’élus des CSE régionaux, ce qui a pour conséquences d’augmenter le nombre mensuel d’heures de délégation de chaque élu titulaire desdits CSE. Ainsi, le protocole d’accord préélectoral prévoirait : Effectif (nombre de salariés en ETP) Nombre de titulaires Nombre mensuel d’heures de délégation Total heures de délégation CSE GE 9 35 315 CSE PIF 8 33 264 CSE GO 8 31 248
En effet, il est rappelé que le nombre d’élu doit être réitéré lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral et répondre aux conditions de signatures de ce dernier. Ainsi, si le protocole d’accord préélectoral devait ne pas être valable les dispositions légales relatives au nombre d’élus viendraient à s’appliquer se substituant ainsi aux dispositions prévues par le présent accord. Le droit à heures de délégation des membres du CSE régional s’exerce dans les conditions légales. Les membres du CSE régional bénéficieront de l’annualisation et de la mutualisation des heures de délégation. Ainsi le crédit d’heure des membres du CSE régional pourra être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois sans que cela ne puisse conduire un membre un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heure de délégation dont il bénéficie initialement Il est convenu que la période de 12 mois, permettant l’annualisation du crédit d’heure, est calculée sur 12 mois glissants. De même, la répartition des heures entre les membres titulaires du CSE régional ne pourra conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit mensuel d’heure de délégation dont il bénéficie initialement. En application des articles R2315-5 et R2315-6 du code du travail, en cas de cumul du crédit d’heure le représentant devra informer son employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation.
Les bons de délégation
En application de l’accord sur le dialogue social, le droit syndical et la valorisation des parcours des représentants du personnel du 3 décembre 2018, sauf circonstances exceptionnelles, le représentant du personnel avise l’employeur de l’exercice de son droit à heures de délégation. Dans la mesure du possible, les bons de délégation par lesquels le représentant du personnel informe son supérieur hiérarchique de son départ en délégation sont adressés à ce dernier au plus tard 8 jours avant l’exercice du droit à délégation. Le bon de délégation comporte les mentions suivantes : nom et prénom du représentant du personnel, mandat exercé et au titre duquel les heures de délégation sont prises, durée de l’absence, total des heures déjà utilisées, le nombre d’heures utilisées au titre du mois précédent/suivant, le nombre d’heures utilisées dans le cadre d’un partage avec un autre représentant du personnel dont l’identité doit être renseignée. Il est rappelé que les bons de délégation ne constituent pas un moyen de contrôle de l'activité des représentants du personnel. Ils doivent permettre d'une part, aux représentants du personnel, d'exercer totalement leurs prérogatives et, d'autre part, à la direction d'assurer la bonne gestion administrative et le paiement des heures de délégation et de garantir la continuité de l’activité.
3.2.2 – Temps passé en réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, du CSE régional
Le temps passé en réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, convoquées par l’employeur ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation des membres du CSE régional quelle que soit la durée annuelle globale de ces réunions. Ce temps passé en réunion est considéré comme temps de travail effectif et payé comme tel. 3.2.3 – Temps passé en déplacement des membres du CSE régional à l’occasion de réunions convoquées par l’employeur
Lorsque le temps de déplacement nécessaire pour se rendre à une réunion organisée à l’initiative de la Direction dépasse le temps de trajet habituel (domicile-travail), ce dépassement est considéré comme du temps de travail effectif, pris en compte dans le décompte de la durée de travail, ne s’imputant pas sur le crédit d’heure. Afin de respecter les dispositions légales relatives à la durée de travail, notamment en matière d’amplitude horaire, de repos quotidien et hebdomadaire, le planning de travail des membres du CSE régional sera aménagé sur la période qui entoure les réunions du CSE régional convoquées par l’employeur. Afin de se rendre aux réunions convoquées par l’employeur les membres du CSE régional devront, afin que les frais soient pris en charge par l’employeur, respecter la politique voyage applicable dans le groupe.
3.2.4 – Formations des membres du CSE régional
Les membres du CSE régional bénéficient, en application de l’article L.2315-63 du Code du travail et pour la durée de leur mandat, d’une formation économique d’une durée de cinq jours. Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-16 du Code du travail, le temps passé en formation est rémunéré comme du temps de travail effectif. Le coût pédagogique de la formation, les frais de déplacement et d’hébergement sont pris en charge sur le budget de fonctionnement des Comités Sociaux et Economiques régionaux dans la limite des montants définis par le règlement intérieur du CSE.
3.3 – Moyens et ressources des CSE Régionaux
3.3.1 – Budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles
Le CSE régional bénéficie de deux budgets l’un pour son propre fonctionnement et le second pour les œuvres sociales et culturelles.
Budget de fonctionnement
L’employeur verse au CSE régional une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,20 % de la masse salariale brute.
Budget des activités sociales et culturelles
Conformément à l’article L. 2312-82 du code du travail, la détermination du montant global de la contribution patronale versée pour financer les activités sociales et culturelles du comité est effectuée au niveau de l’entreprise. En application des dispositions conventionnelle applicables au sein de la société la contribution de l’entreprise s’élève à 0.45% de la masse salariale. La répartition du budget des ASC entre les CSE régionaux sera déterminée à dû proportion de la masse salariale de chaque CSE régional. 3.3.2 – Transparences des comptes
Les comptes annuels de chaque Comité Social et Economique sont établis, présentés et approuvés conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables à la taille du CSE. Le président du CSE, tout comme l’ensemble des membres du comité, a accès à tout moment aux archives et aux documents comptables du CSE.3.3.3 – transfert des budgets des hôtels changeants de périmètre régional. A l’occasion des changements de périmètres géographiques opérés dans le cadre du présent accord, il sera procédé au transfert du budget des hôtels concernés vers le nouveau CSE régional. La quote-part du budget transférable représentera la proportion du budget restant en fonction du nombre d’ETP sur l’hôtel concerné par le changement de périmètre.
3.3.4 – Transfert de budget
Le CSE régional décide librement de l’utilisation de ses subventions. Dans les conditions fixées par les articles L2312-84 et L2315-61 du code du travail, en cas de reliquat budgétaire les membres du CSE régional pourront décider, par délibération, de transférer tout ou partie de cet excédent annuel dans la limite de 10 % de cet excédent. 3.3.5 – Local du CSE
La Direction s’engage à mettre à disposition de chaque CSE un local avec le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions. 3.4 - Les commissions santé, sécurité, conditions de travail régionales
3.4.1 – Composition et réunions plénières des commissions SSCT régionales
Une commission SSCT régionale, pour chaque établissements distincts régionaux tels que définis à l’article 1 du présent accord, sera créée et interviendra à la suite de la mise en place du CSE régional. Elle sera composée de :
4 membres dont 1 membre du collège agents de maîtrise/cadres sur le CSE Ibis Grand Ouest et le CSE ibis PIF,
5 membres dont 1 membre du collège agents de maîtrise/cadres sur le CSE ibis Grand Est.
La commission sera présidée par l’employeur ou son représentant. 3.4.1.1 - Membre de droit aux commissions SSCT régionales
Les membres prévus par la législation en vigueur participent avec voix consultative aux réunions de la commission SSCT régional :
Le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail ;
L’agent de contrôle de l’inspection du travail ;
L’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale
Le responsable interne du service sécurité
3.4.1.2 - Secrétaire des commissions SSCT régionales
La commission SSCT régionale désigne un secrétaire parmi les membres de la commission SSCT régionale.
Cette désignation se fait par vote des membres élus de la commission SSCT régionale, présents lors de la première réunion plénière de la commission. En cas d’égalité des voix, le candidat le plus âgé est élu.
Dans la mesure du possible, ce secrétaire sera le secrétaire adjoint du CSE régional concerné ou un élu titulaire du CSE. Le secrétaire aura la responsabilité d’établir en séance un compte-rendu de chaque réunion plénière, qu’il sera chargé de présenter lors de la réunion du CSE Régional consécutive à celle de la commission SSCT, afin de communiquer aux membres du CSE Régional la position de la commission SSCT sur les sujets évoqués. Il transmettra également ce compte-rendu à l’employeur ou son représentant (Président de la commission SSCT régionale). 3.4.1.3 - Réunions plénières
La commission SSCT régionale se réunit 4 fois par an à l’initiative de l’employeur ou de son représentant (Président de la commission SSCT régionale). Les réunions plénières sont présidées par l’employeur ou son représentant. L’employeur ou son représentant peut se faire assister par 3 personnes et de toute personne compétente sur un thème traité par la commission. En tout état de cause il ne pourra y avoir plus de représentant de la direction que de membre de la commission SSCT. Le temps passé par les membres de la commission SSCT régionale en réunions plénières, ou extraordinaire, convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail effectif, rémunéré comme tel et n’est pas déduit des crédits d’heures de délégation prévus par le présent accord. Le secrétaire de la commission SSCT régionale transmettra au Président de la commission SSCT régionale la liste des points à aborder au plus tard 15 jours avant la réunion. Le Président complètera le cas échéant et enverra un récapitulatif des points à aborder et des éventuelles pièces jointes dès que possible et en tout état de cause 8 jours avant la réunion et 3 jours en cas de circonstances exceptionnelles, à l’ensemble des membres de la commission régionale.
3.4.2 – Mode de désignation et remplacement des membres des commissions SSCT régionales
Les élus titulaires au CSE régionaux désigneront en leur sein, les membres de la commission santé sécurité et conditions de travail régionale, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents. En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si le partage persiste, le candidat ayant obtenu le plus de voix à l’élection du CSE régional concerné est proclamé élu. Le vote s’effectuera à bulletin secret. Les membres de la commission SSCT régionale peuvent être des élus titulaires ou suppléants au CSE régional. Le secrétaire de la commission SSCT doit être un membre élu titulaire au CSE régional. Cette désignation interviendra lors de la première réunion du CSE régional suivant les élections. A cette fin, les candidatures des élus à la commission devront parvenir au président du CSE régional, par tous moyens permettant de donner date certaine, au moins 3 jours avant la date de réunion. En cas de démission ou de départ définitif de l’entreprise en cours de mandat d’un membre du CSE qui serait également membre de la commission SSCT hôtel, ce dernier sera remplacé selon les mêmes règles que celle appliquées pour sa nomination. En cas de suspension du contrat de travail, un remplacement peut être organisé, dans les mêmes conditions. Celui-ci est effectué, sous réserve de la renonciation temporaire et expresse du membre de la commission de son crédit d’heures au bénéfice de son remplaçant, pour la durée de son absence, jusqu’à son retour, ou jusqu’à ce qu’il demande à exercer de nouveau son mandat. Il est convenu entre les parties que cette dite renonciation sera transmise par voie électronique (email) au Président de la commission en précisant l’identité du remplaçant. 3.4.3 – Attributions des commissions SSCT régionales
Conformément à l’article L 2315-38 du Code travail le CSE régional entend déléguer à la commission SSCT régionale plusieurs de ses attributions, à l’exception :
Du recours à un expert du CSE prévu aux articles L. 2315-94 1° et 2° du Code du Travail ;
Et des attributions consultatives du comité.
1- D’une part la commission a vocation à préparer les consultations du comité social et économique régional portant sur les sujets SSCT.
2- D’autre part la commission procède à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L. 4161-1 du Code du travail.
Elle contribue notamment à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle. Elle peut en outre susciter toute initiative qu'elle estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis à l'article L. 1142-2-1 du Code du travail.
3- Elle contribue à la prévention et à la protection de la santé physique et mentale et de la sécurité des travailleurs de l’établissement.
4- le droit d’alerte
La commission SSCT pourra, par l’intermédiaire d’un de ses membres, émettre un droit d’alerte en cas d’atteinte aux droits des personnes et de danger grave et imminent. Dans ce cas, le membre de la délégation du personnel, auteur du droit d’alerte, devra en informer immédiatement l’employeur qui examinera conjointement l’alerte puis informera la commission SSCT des suites qu’il entend donner.
5- Assurer les visites d’inspections des locaux de travail conjointement avec le représentant de proximité
Un membre de la commission SSCT procède à intervalle régulier à l’inspection de l’hôtel conjointement avec le représentant de proximité de l’hôtel concerné. Dans l’hypothèse où aucun représentant de proximité ne serait élu la visite de l’hôtel s’effectuerait par 2 membres de la commission SSCT.
3.4.4 - Moyens
Les membres de la commission SSCT régionale disposeront de 5 heures de délégation mensuelle. Le droit à heures de délégation des membres de la commission SSCT régional s’exerce dans les conditions légales. Les membres bénéficieront de l’annualisation et de la mutualisation des heures de délégation. Ainsi le crédit d’heure des membres de la commission SSCT régional pourra être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois sans que cela ne puisse conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heure de délégation dont il bénéficie initialement. Il est convenu que la période de 12 mois, permettant l’annualisation du crédit d’heure, est calculée sur 12 mois glissants. De même, la répartition des heures entre les membres de la commission ne pourra conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit mensuel d’heure de délégation dont il bénéficie initialement. En application des articles R2315-5 et R2315-6 du code du travail, en cas de cumul du crédit d’heure le représentant devra informer son employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation. 3.4.5 – Temps passé en déplacement des membres de la commission SSCT régionale à l’occasion de réunions convoquées par l’employeur
Lorsque le temps de déplacement nécessaire pour se rendre à une réunion organisée à l’initiative de la Direction dépasse le temps de trajet habituel (domicile-travail), ce dépassement est considéré comme du temps de travail effectif ne s’imputant pas sur le crédit d’heure. Afin de respecter les dispositions légales relatives à la durée de travail, notamment en matière d’amplitude horaire, de repos quotidien et hebdomadaire, le planning de travail des membres du CSSCT régionale sera aménagé sur la période qui entoure les réunions de la CSSCT régionale convoquées par l’employeur. Afin de se rendre aux réunions convoquées par l’employeur les membres de la CSSCT régional devront, afin que les frais soient pris en charge par l’employeur, respecter la politique voyage applicable dans le groupe.
3.4.6 – Mode de transmission des documents
Avec l’accord des membres de la commission SSCT régionale, les documents (convocation, ordre du jour, pièces jointes ou autres éléments) seront transmis par voie électronique (email). Dans le cas où un membre de la commission SSCT ne dispose pas d’une adresse mail, la remise en main propre des documents, contre décharge, sera privilégiée. 3.4.7 – Formation des membres de la commission SSCT régionale
Les membres de la commission SSCT régionale bénéficient, en application de l’article L. 2315-40 du Code du travail pour la durée de leur mandat, d’une formation d’une durée d’une durée de :
Cinq jours dans les entreprises d'au moins trois cents salariés ;
Trois jours dans les entreprises de moins de trois cents salariés.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-16 du Code du travail, le temps passé en formation est rémunéré comme du temps de travail. Le financement de la formation est pris en charge par l’employeur conformément aux articles R. 2315-20 à R. 2315-22 du Code du travail.
Article 4 – Les Représentants de proximité 4.1 – Désignation
4.1.1 - Eligibilité au mandat de représentant de proximité
Les candidats présentés devront nécessairement être salariés de l’hôtel pour lequel un représentant de proximité est à désigner. Ils devront également remplir les conditions d’éligibilité prévues pour les membres du CSE, telles que définies par l’article L.2314-19 du Code du travail.
4.1.2 - Processus de désignation
Conformément à l’article L.2313-7 du Code du travail, et afin de garantir un dialogue de proximité, il est convenu entre les parties de la mise en place de représentants de proximité au sein des hôtels couverts par un comité social et économique régional. Un représentant de proximité sera instauré dans chaque hôtel couvert par un CSE Régional (ces hôtels étant listés en annexe 1), il sera désigné en application des règles ci-dessous :
Membre titulaire du CSE de droit représentant de proximité de son hôtel
Il est convenu que les élus titulaires du CSE seront de droit représentant de proximité au sein de l’hôtel dont ils sont salariés dès lors qu’il sera le seul élu titulaire rattaché à cet hôtel. Dans l’hypothèse où plusieurs élus titulaires au CSE régional seraient salariés du même hôtel le comité social et économique régional sera amené à désigner l’un d’eux comme représentant de proximité. Sauf désistement, la désignation se fera, à bulletin secret, à la majorité des voix des élus titulaires présents au comité social et économique régional. En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si le partage persiste, le candidat ayant obtenu le plus de voix à l’élection constitutive du CSE régional est proclamé élu. En cas d’égalité, le candidat le plus âgé sera désigné représentant de proximité.
Membre suppléant du CSE de droit représentant de proximité de son hôtel
Après application de cette règle, et dans l’hypothèse où certains hôtels ne seraient pas représentés par un élu titulaire au comité social et économique régional, il est convenu qu’un suppléant au CSE régional sera désigné de droit représentant de proximité au sein de l’hôtel dont il est salarié, dès lors qu’il est le seul membre élu au CSE régional au sein de cet hôtel. Dans l’hypothèse où plusieurs élus suppléants au CSE régional seraient salariés du même hôtel, le comité social et économique régional sera amené à désigner l’un d’eux comme représentant de proximité. Sauf désistement, la désignation se fera, à bulletin secret, à la majorité des voix des élus titulaires présents au comité social et économique régional. En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si le partage persiste, le candidat ayant obtenu le plus de voix à l’élection constitutive du CSE régional est proclamé élu. En cas d’égalité, le candidat le plus âgé sera désigné représentant de proximité.
Appel à candidature à des salariés non élus au CSE
Après application des deux précédentes règles, s’il était constaté que des hôtels restent non représentés soit par un élu titulaire, soit par un élu suppléant, il est convenu que le processus de désignation sera ouvert à l’ensemble des salariés de l’hôtel sur lequel un représentant de proximité reste à désigner. En cas de pluralité de candidatures pour le siège de représentant de proximité sur un hôtel donné, la désignation se fera, à bulletin secret, à la majorité des voix des élus titulaires présents au comité social et économique régional. En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si le partage persiste, le candidat le plus âge sera désigné représentant de proximité. Après application de l’ensemble des règles susvisées, et en cas d’absence de candidat au siège de représentant de proximité sur un hôtel, il est précisé que le siège restera vacant Il est convenu que les désignations des représentants de proximité pourront se faire lors d’une ou plusieurs réunions du CSE régional.
4.2 – Durée des mandats, perte du mandat et remplacement
4.2.1 - Durée des mandats
Le mandat des représentants de proximité prend effet suite à la réunion du CSE qui entérine leur désignation. Sauf en cas de perte du mandat, les représentants de proximité sont désignés pour la durée du mandat des membres du CSE régional. Le mandat de représentant de proximité prend fin au terme des mandats des membres élus du CSE régional l’ayant désigné. 4.2.2 - Cessation anticipée du mandat de représentant de proximité et règle de remplacement
La mutation ou le transfert définitif du représentant de proximité en dehors de l’établissement au sein duquel il exerce ses attributions emporte la fin de son mandat, que son nouvel établissement soit rattaché ou non au même CSE régional. En cas de cessation anticipée du mandat de représentant de proximité (départ pour une autre société du Groupe AccorInvest, mobilité définitive au sein d’un autre établissement du GIE des hôtels ibis, départ à la retraite, démission, licenciement, perte des conditions requises pour être éligible, etc.) ou de démission du mandat, le représentant de proximité sera remplacé par un autre représentant, pour la durée du mandat restant à courir jusqu’à la prochaine élection des membres du CSE régional. Il sera alors désigné selon les modalités prévues par l’article 4.1.2 du présent accord. Il est précisé que le processus de remplacement du représentant de proximité dont le mandat s’achève dans l’une des hypothèses susvisées devra être mis en place sous trois mois. Dès lors que la cessation anticipée du mandat interviendra moins de 2 mois avant son expiration naturelle, lié à la fin des mandats des membres du CSE régional, il est précisé que la procédure de remplacement du représentant de proximité n’aura pas à être déployée.
4.3 – Attributions des représentants de proximité
Les parties conviennent que le CSE régional déléguera aux représentants de proximité plusieurs de ses attributions. Les attributions de chaque représentant de proximité, au sein de l’hôtel auquel est rattaché son mandat, sont les suivantes :
1- Présenter au directeur toute réclamation relative aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant la protection sociale, la santé et la sécurité, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise.
Ces réclamations peuvent être d'ordre individuel ou collectif. Dans tous les cas, les salariés conservent toujours la possibilité d'adresser eux-mêmes leurs réclamations à l'employeur.
Afin de faciliter les échanges, il sera instauré un cahier de consignation des réclamations, visant à consigner les demandes portées par le représentant de proximité. Le représentant de l’employeur, après échange avec le représentant de proximité lors d’une réunion organisée dans le cadre de l’article 4.5, consignera sa réponse par écrit dans ce cahier.
2- Contribuer à la promotion de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, notamment par la réalisation d’enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel.
Il est rappelé que ces enquêtes auront pour objet de cerner les causes de l’accident ou la maladie professionnelle, afin d’éviter la répétition de l’accident ou de la maladie. L’enquête est menée par une délégation, composée du chef d’établissement, ou son représentant, et du représentant de proximité. Une fois l’enquête terminée, un compte-rendu d’enquête est transmis à la commission SSCT régionale, qui pourra faire des propositions au CSE régional en matière de prévention des risques évalués dans le cadre du plan de prévention des risques. La commission pourra en outre demander aux représentants de proximité toutes précisions utiles. En l’absence de représentant de proximité désigné sur un établissement, il est précisé qu’un membre de la commission SSCT régionale pourrait être mandaté par le CSE pour effectuer les enquêtes qui seraient nécessaires suite aux accidents du travail ou maladie professionnelle constatées sur l’hôtel dépourvu de représentant de proximité.
3- Assurer les visites d’inspections des locaux de travail
Le représentant de proximité procède à intervalle régulier à l’inspection de l’hôtel auquel il est rattaché. Cette inspection intervient au minimum 1 fois par an et au maximum 4 fois par an, Cette visite s’effectuera conjointement avec un membre de la commission SSCT. Le représentant de proximité averti au préalable le directeur d’hôtel quant à son intention de réaliser une inspection des locaux de travail, de manière que le jour de la visite soit fixé avec le directeur, qui participe à cette inspection. Lors de ces inspections, un bureau ou une salle sera mise à la disposition du représentant de proximité, si celui-ci en fait la demande auprès du directeur de l’hôtel. L’inspection se fera en deux temps, aucun ordre n’étant imposé par le présent accord :
Une visite de l’hôtel sera réalisée avec le directeur de l’hôtel qui pourra être assisté éventuellement d’une ou deux personnes.
Le représentant de proximité pourra également consulter les différents registres mis à sa disposition par le directeur de l’hôtel.
Au cours de cette visite si le représentant de proximité constate une infraction à la sécurité, il la signale au directeur de l’hôtel, et la mentionne dans le compte rendu de l’inspection qu’il rédige suite à la visite. Il est toutefois rappelé que les représentants du personnel bénéficient d’une libre circulation au sein de l’hôtel. Ils pourront donc, en marge de la visite avec le directeur, rencontrer les salariés. Le compte rendu de visite sera transmis à la commission SSCT régionale auquel l’hôtel est rattaché qui aura pour mission de consolider les informations reçues et de faire des propositions CSE régional en matière de prévention des risques évalués dans le cadre du plan de prévention des risques. La commission pourra en outre demander aux représentants de proximité toutes précisions utiles. Ce compte rendu devra être transmis par le représentant de proximité au directeur de l’hôtel concerné au plus tard dans le mois suivant la visite de l’hôtel. En l’absence de représentant de proximité désigné sur un établissement, il est précisé qu’un membre de la commission SSCT régionale pourrait être mandaté par le CSE pour effectuer la visite annuelle d’inspection de l’hôtel. 4- L’exercice du droit d'alerte, en cas d’atteinte au droit des personnes, à la santé des salariés ou aux libertés individuelles, dans les conditions prévues aux articles L. 2312-59 et L. 2312-60 du code du travail. 4.5 – Fonctionnement
Afin de mener à bien sa mission relative aux réclamation salariales, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant la protection sociale, la santé et la sécurité, ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise le représentant de proximité rencontrera le directeur d’hôtel lors d’une réunion fixée tous les deux mois, sur demande du représentant de proximité. La date de la réunion sera fixée par le directeur après concertation avec le représentant de proximité.
En amont de la réunion, le représentant de proximité devra transmettre au directeur une note écrite indiquant les points et questions qu’il souhaite aborder en réunion. Pour des raisons tenant au bon fonctionnement et à la préparation de ladite réunion, cette note devra être transmise au plus tard 48 heures ouvrés avant la réunion.
Suite à la réunion, les réponses apportées par la direction seront consignées dans un cahier de consignation des réclamations. Ce cahier sera tenu à la disposition du représentant de proximité. Les collaborateurs pourront demander à le consulter.
Le temps passé à ces réunions bimestrielles n’est pas décompté du crédit d’heure dont disposent les représentants de proximité, et il constitue du temps de travail effectif. Il est précisé que les représentants de proximité qui ne disposeraient pas d’un mandat de membre du CSE régional ne participent pas aux réunions du CSE régional.
4.6 - Moyens des représentants de proximité Seuls les représentants de proximité ne disposant pas de crédit d’heure au titre de leur mandat de membre titulaire du CSE régional bénéficieront de 8 heures de délégation par mois. Le crédit d’heure est un crédit mensuel qui ne peut faire l’objet d’un report sur le mois suivant. Par ailleurs, il s’agit d’un crédit personnel qui ne peut être partagé avec d’autres représentants du personnel.
De plus, les représentants de proximité bénéficieront d’un panneau d’affichage dédié à l’affichage de leurs communications envers les salariés.
Article 5 – CSE Central
Les dispositions ci-après se substituent aux autres accords déjà conclus sur le même thème notamment au sein du protocole d’accord sur la mise en place du comité central d’entreprise du GIE des hôtels ibis du 17 octobre 2016.
5.1 – Composition et fonctionnement du CSE central
5.1.1 – Composition
Compte tenu de la pluralité des CSE d’établissement, un CSE central (CSEC) sera mis en place. Par dérogations aux dispositions règlementaires en la matière, le CSE central sera composé de 22 titulaires (soit 12 du collège employé et 10 du collège agent de maîtrise – cadre) et de 22 suppléants (soit 12 du collège employé et 10 du collège agent de maîtrise – cadre) : Chaque CSE d'établissement désignera un ou des membres titulaires ou suppléants au CSE central. La répartition par établissement des différentes catégories de personnel est la suivante : Etablissement Titulaires Suppléants
Employés Agents de maitrise / Cadres Employés Agents de maitrise / Cadres CSE Grand Est 2 2 2 2 CSE Grand Ouest 2 2 2 2 CSE Paris Ile de France 2 2 2 2 IBIS CDG Aéroport 1 1 1 1 Ibis Orly Aéroport - 1 1 - Ibis Paris 17 Batignolles 1 1 1 1 Ibis Paris Bastille 1 - - 1 Ibis Paris Porte d’Italie 1 - 1 - Ibis Paris d’Orléans 1 - 1 - Ibis Paris Tour Eiffel 1 1 1 1
De plus, cette répartition devra intégrer que chaque élu titulaire du CSEC est également titulaire d’un CSE En revanche, un suppléant du CSEC pourra être soit un titulaire soit un suppléant d’un CSE. A cette fin, un vote à main levée, sauf opposition d’un élu du CSE, sera institué lors de la première réunion de chaque CSE (hôtel et régionaux) étant rappelé que seuls les membres titulaires disposent du droit de vote. La désignation s’effectue par scrutin uninominal à un tour. En cas d’égalité de voix, le candidat le plus âgé est désigné. Ce point sera inscrit de droit à l’ordre du jour de la 1ère réunion du CSE. Le résultat du vote sera consigné dans le procès-verbal de chaque CSE et affiché. L'élection des membres du CSE central a lieu tous les quatre ans, après l'élection générale des membres des comités sociaux et économiques d'établissement. Il est entendu que toute sortie d’un établissement du périmètre juridique du GIE des hôtels ibis, notamment du fait d’une cession, met un terme à la représentation de l’établissement concerné au sein du CSE central. Les fonctions des membres du CSE central prennent fin par la démission, la rupture du contrat de travail, la perte des conditions requises pour être éligible, par la perte de la qualité de membre du CSE, ou encore par la mobilité au sein d’un hôtel n’entrant pas dans le périmètre du CSE au sein duquel il avait été élu. Les membres du CSE central conservent leur mandat en cas de changement de catégorie professionnelle. Des désignations partielles devront être mises en place dès lors qu’un collège n’est plus représenté ou que la délégation des membres du CSE central est réduite de plus de la moitié des membres titulaires, sauf si ces événements interviennent moins de six mois avant la fin des mandats des membres du CSE central. Enfin, les délégués syndicaux centraux, participeront aux réunions comme représentant syndical au CSE central. 5.1.2 – Durée des mandats
Il est rappelé que la durée des mandats des élus du CSEC est de 4 ans. Les mandats des élus du CSEC prennent fin en même temps que les mandats des élus des CSE d’établissement. 5.1.3 – Fonctionnement
5.1.3.1 – Présidence des CSEC
Le CSE central est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois collaborateurs qui ont une voix consultative. 5.1.3.2 – Secrétaire du CSEC
Il sera procédé à la désignation d’un secrétaire du CSE central, parmi ses membres titulaires. Il sera assisté dans ses missions, et remplacé en cas d’empêchement ou d’indisponibilité, par un secrétaire adjoint, également désigné parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE central.
5.1.3.3 – Périodicité des réunions plénières ordinaires
Le CSE central tiendra deux réunions ordinaires annuelles, organisées sur convocation de l’employeur. 5.1.3.4 – Réunions plénières extraordinaires
En dehors des réunions plénières ordinaires, une ou des réunions extraordinaires peuvent être organisée à la demande de la majorité des membres du CSEC. L’employeur ou son représentant peut également prendre l’initiative d’une réunion extraordinaire lorsqu’il l’estime nécessaire ou si les circonstances l’exigent.
5.1.3.5 – Participation des suppléants aux réunions plénières
Les membres suppléants ne sont habilités à participer aux réunions du comité social et économique central que dans la mesure où ils remplacent un membre titulaire empêché ou indisponible. Il est précisé que l’ensemble des suppléants sera néanmoins destinataire des convocations, ordres du jour et documents transmis aux membres titulaires. La convocation précisera que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire. 5.1.3.6 – Règlement Intérieur
Le CSE central détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et de ses rapports avec les salariés de l’entreprise, conformément à l’article L2316-14 du Code du travail.
5.1.3.7 – Mode de transmission des documents
Avec l’accord des membres du CSEC, les documents (convocation, ordre du jour, pièces jointes ou autres éléments) seront transmis par voie électronique (email). Dans le cas où un membre du CSEC dispose pas d’une adresse mail, l’envoie par courrier, sera privilégié. 4.1.3.8 – Budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles
Dans les entreprises comportant plusieurs comités sociaux et économiques d'établissement, la détermination du montant global de la contribution patronale versée pour financer les activités sociales et culturelles du comité est effectuée au niveau de l'entreprise dans les conditions prévues à l'article L. 2312-81. Les parties au présent accord conviennent de fixer la répartition de la contribution entre les comités d'établissement au prorata de la masse salariale de chaque établissement. 5.2 – Temps nécessaire à l’exercice des fonctions des membres du CSE central
5.2.1 – Réunions préparatoires
Le temps passé aux réunions préparatoires de l’instance par les membres élus du Comité Social et Economique Central, hors présence de l’employeur ou de son représentant, est imputé du crédit d’heures de délégation prévu par le présent accord. 5.2.2 – Temps passé en réunions plénières du CSE central
Le temps passé en réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, convoquées par l’employeur, y compris aux réunions des commissions, ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation des membres du comité social et économique central quelle que soit la durée annuelle globale de ces réunions. Ce temps passé en réunion est considéré comme temps de travail effectif et payé comme tel.
5.2.3 – Temps passé en déplacement des membres du CSE central
Lorsque le temps de déplacement nécessaire pour se rendre à une réunion organisée à l’initiative de la Direction dépasse le temps de trajet habituel (domicile hôtel), ce dépassement est considéré comme du temps de travail effectif ne s’imputant pas sur le crédit d’heure. Afin de respecter les dispositions légales relatives à la durée de travail, notamment en matière d’amplitude horaire, de repos quotidien et hebdomadaire, le planning de travail des membres du CSE central sera aménagé sur la période qui entoure les réunions du CSE central convoquées par l’employeur.
5.4 - La commission santé, sécurité, conditions de travail central
5.4.1 – Composition et réunions plénières de la commission SSCT centrale
5.4.1.1 - Composition
Au regard des effectifs du GIE des hôtels ibis une commission santé, sécurité et condition de travail est mise en place au sein du comité social et économique central. Elle sera composée de 10 membres, étant précisé que l’ensemble des collèges devront être représentés ainsi que l’ensemble des CSE ou CSE régionaux Dans la mesure du possible les membres de la commission SSCT centrale seront membres d’une commission SSCT. La création de la commission SSCT centrale interviendra à la suite de la mise en place du CSE central.
5.4.1.2 - Membre de droit à la commission SSCT centrale
Les membres prévus par la législation en vigueur participent avec voix consultative aux réunions de la commission SSCT centrale :
Le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail ;
L’agent de contrôle de l’inspection du travail ;
L’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale
Le responsable interne du service sécurité
5.4.1.3 – Secrétaire de la commission SSCT centrale
La commission SSCT centrale désigne un secrétaire parmi les membres de la commission SSCT centrale.
Cette désignation se fait par vote des membres élus de la commission SSCT centrale, présents lors de la première réunion plénière de la commission. En cas d’égalité des voix, le candidat le plus âgé est élu.
Dans la mesure du possible, ce secrétaire sera le secrétaire du CSE central.
Le secrétaire aura la responsabilité d’établir en séance un compte-rendu de chaque réunion plénière, qu’il sera chargé de présenter lors de la réunion du CSE Central consécutive à celle de la commission SSCT, afin de communiquer aux membres du CSE central la position de la commission SSCT sur les sujets évoqués. Il transmettra également ce compte-rendu à l’employeur ou son représentant (Président de la commission SSCT centrale).
5.4.1.4 - Réunions plénières
La commission SSCT centrale se réunit, au minimum, 2 fois par an préalablement aux deux réunions ordinaires du CSE central prévues à l’article 5.1.3.3 du présent accord et à l’initiative de l’employeur ou de son représentant (Président de la commission SSCT centrale). Elle se réunira également à chaque fois que le CSEC sera amené à émettre un avis sur des projets ayant des impacts sur la santé et/ou les conditions de travail au sein de la société. Les réunions plénières sont présidées par l’employeur ou son représentant. L’employeur ou son représentant peut se faire assister par 3 personnes et toute personne compétente sur un thème traité par la commission. Le temps passé par les membres de la commission SSCT centrale en réunions plénières, ordinaire et extraordinaire, convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail effectif, rémunéré comme tel et n’est pas déduit des crédits d’heures de délégation. Le secrétaire de la commission SSCT centrale transmettra au Président de la commission SSCT centrale la liste des points à aborder au plus tard 15 jours avant la réunion. Le Président complètera le cas échéant et enverra un récapitulatif des points à aborder et des éventuelles pièces jointes dès que possible et en tout état de cause 8 jours avant la réunion sauf circonstance exceptionnelle ce délais pourra être ramené à 3 jours, à l’ensemble des membres de la commission.
5.4.2 – Mode de désignation et remplacement des membres de la commission SSCT centrale
Les élus titulaires au CSE central désigneront en leur sein, les membres de la commission santé sécurité et conditions de travail centrale, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée prenant fin avec celle du mandat des membres élus du CSE central. En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si le partage persiste, le candidat le plus âgé sera proclamé élu. Le vote s’effectuera à main levé, sauf opposition d’un élu du CSE dans ce cas le vote se fera à bulletin secret. Les membres de la commission SSCT centrale devront être des élus titulaires au CSE central et dans la mesure du possible membres d’une SSCT. Cette désignation interviendra lors de la première réunion du CSE central suivant les élections. Ainsi le point sera inscrit de droit à l’ordre du jour de la première réunion du CSE central. Cette désignation interviendra lors de la première réunion du CSE central suivant les élections A cette fin, les candidatures des élus titulaires à la commission devront parvenir à la Direction des Affaires Sociales du CSE central, par tous moyens permettant de donner date certaine, au moins 3 jours avant la date de réunion. En cas de démission ou de départ de l’entreprise en cours de mandat d’un membre du CSE central également membre de la commission SSCT centrale, ce dernier sera remplacé selon les mêmes règles que celle appliquées pour sa nomination. En cas de suspension du contrat de travail, un remplacement peut être organisé, dans les mêmes conditions. Celui-ci est effectué, sous réserve de la renonciation temporaire et expresse du membre de la commission de son crédit d’heures au bénéfice de son remplaçant, pour la durée de son absence, jusqu’à son retour, ou jusqu’à ce qu’il demande à exercer de nouveau son mandat. Il est convenu entre les parties que cette dite renonciation sera transmise par voie électronique (email) au Président de la commission en précisant l’identité du remplaçant.
5.4.3 – Attributions de la commission SSCT centrale
Conformément à l’article L 2315-38 du Code travail le CSE central entend déléguer à la commission SSCT centrale plusieurs de ses attributions, à l’exception :
Du recours à un expert du CSE prévu aux articles L. 2315-94 1° et 2° du Code du Travail ;
Et des attributions consultatives du comité.
La commission SSCT centrale exerce ses attributions sur les domaines de la santé, de la sécurité et des conditions de travail relevant du périmètre global de le GIE des hôtels ibis. Elle a vocation à préparer les consultations du comité social et économique central portant sur les sujets SSCT. La commission procède à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L. 4161-1 du Code du travail. Elle contribue notamment à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle. Elle peut en outre susciter toute initiative qu'elle estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis à l'article L. 1142-2-1 du Code du travail. 5.4.5 – Mode de transmission des documents
Avec l’accord des membres de la commission SSCT régionale, les documents (convocation, ordre du jour, pièces jointes ou autres éléments) seront transmis par voie électronique (email). Dans le cas où un membre de la commission SSCT ne dispose pas d’une adresse mail, la remise en main propre des documents, contre décharge, sera privilégiée.
5.4.6 – Formation des membres de la commission SSCT
Les membres de la commission SSCT centrale bénéficient, en application de l’article L. 2315-40 du Code du travail pour la durée de leur mandat, d’une formation d’une durée de :
Cinq jours dans les entreprises d'au moins trois cents salariés ;
Trois jours dans les entreprises de moins de trois cents salariés.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-16 du Code du travail, le temps passé en formation est rémunéré comme du temps de travail. 5.5 – Autres commissions
5.5.1 – Commission d’information et d’aide au logement
5.5.1.1 - Attributions
En application des articles L2315-51 et L2315-52 du code du Travail, la commission d'information et d'aide au logement a pour missions de faciliter le logement et l'accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d'habitation. 5.5.1.2 - Composition et moyen
La commission d’information et d’aide au logement sera composée de 4 membres, dont un membre appartenant au collège agent de maitrise cadre, désignés lors de la 1ère réunion parmi les membres titulaires du CSE central. Afin de mener à bien ses missions la commission se réunira une fois par an la veille de la réunion du CSE central. Le temps passé à cette réunion ne sera pas déduit du crédit d’heure.
5.5.2 – Commission Formation
5.5.2.1 – Attributions
Cette commission est chargée de préparer les délibérations du comité en matière de formation professionnelle dans le cadre des consultations annuelles sur la politique sociale de l'entreprise. Elle est en outre chargée d'étudier les moyens propres à favoriser l'expression des salariés en matière de formation et participer à l'information de ceux-ci dans le même domaine. 5.5.2.2 – Composition et moyen
La commission formation sera composée de 4 membres, dont un membre appartenant au collège agent de maitrise cadre, désignés lors de la 1ère réunion parmi les membres titulaires du CSE central. Afin de mener à bien ses missions la commission se réunira une fois par an afin de traiter de la formation, la veille de la réunion du CSE central. Le temps passé à cette réunion ne sera pas déduit du crédit d’heure.
5.5.3 – Commission économique
5.5.3.1 – Attributions
La commission économique sera chargée d’étudier les différents documents économiques et financiers qui lui auront été remis par le CSE central. Ainsi il assistera le comité sur toutes les questions d’ordre économique. 5.5.3.2 – Composition et moyen
La commission économique sera composée de 4 membres, dont un membre appartenant au collège agent de maitrise cadre, désignés lors de la 1ère réunion parmi les membres titulaires du CSE central. Afin de mener à bien ses missions la commission se réunira une fois par an la veille de la réunion du CSE central. Le temps passé à cette réunion ne sera pas déduit du crédit d’heure. Article 6 – Dispositions finales
6.1 – Durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la mise en place du CSE à venir et au cycle électoral en résultant.
6.2 – Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes à l’issue d’un préavis de 3 mois et par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux autres parties signataires et à la Direccte.
6.3 – Révision de l’accord
Chaque partie signataire ou adhérente du présent accord peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, notamment en cas d’évolution de l’encadrement législatif et réglementaire de l’objet du présent accord.
Toute demande de révision doit être notifiée par lettre avec accusé de réception aux autres parties signataires de l’accord, la notification devant préciser les dispositions visées par la demande de révision et, le cas échéant, comporter une proposition de disposition de remplacement. La négociation de révision s’engage dans un délai de trois mois maximums. Dans l’attente de l’issue de la négociation de révision, les dispositions de l’accord visées par la demande continuent à s’appliquer.
6.4 – Commission paritaire d’interprétation
Les parties conviennent d’instituer une commission d’interprétation du présent accord ayant pour rôle de donner un avis sur les difficultés d'interprétation de la présente convention et de ses avenants. La commission est composée d’un représentant de chacune des organisations syndicales de salariés signataires du présent accord et de deux représentants de le GIE des hôtels ibis. Les membres de la commission de suivi seront choisis de préférence parmi les personnalités ayant participé à l'élaboration de la convention. La commission d’interprétation peut être saisie par l’une des organisations syndicales signataires ou par la direction. La lettre de saisine de la commission doit désigner la disposition conventionnelle appelant interprétation et les raisons justifiant la saisine. La direction devra réunir la commission nationale dans un délai maximum de 1 mois. Lorsque la commission donnera un avis à l'unanimité des organisations représentées, le texte de cet avis, signé par les commissaires, aura la même valeur conventionnelle que les clauses du présent accord.
6.5 – Dépôt de l’accord
La direction procédera aux formalités de dépôt du présent accord conformément aux dispositions légales et réglementaires. Ainsi, l’accord sera déposé en deux exemplaires dont une version sur support électronique, auprès de la Direccte d’Evry et au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes d’Evry. Il entrera en vigueur dès sa signature.
Fait à Evry, le 21 juin 2019, en 7 exemplaires originaux.
Pour le GIE des hôtels ibis :
Pour les organisations syndicales :
L’organisation syndicale CFE-CGC,
L’organisation syndicale FO,
L’organisation syndicale CFDT,
Annexe 1 : Tableau récapitulatif des hôtels composant chaque CSE régional, composant un établissement distinct
CSE GRAND EST (GE)
IBIS ANNECY IBIS GRENOBLE CENTRE IBIS LYON BRON EUREXPO IBIS LYON EST BRON IBIS LYON GERLAND IBIS LYON PART DIEU CTR. IBIS LYON PART DIEU GARE IBIS METZ CATHEDRALE IBIS METZ CENTRE GARE IBIS NANCY CENTRE GARE IBIS NICE CENTRE IBIS STRASBOURG C. HALLES IBIS STRASBOURG CENTRE IBIS STRASBOURG CTRE GARE IBIS AVIGNON CENTRE GARE IBIS MARSEILLE AEROPORT IBIS MARSEILLE CENTRE IBIS MARSEILLE EUROMED IBIS MARSEILLE PRADO IBIS MARSEILLE ST CHARLES IBIS MARSEILLE ST MENET IBIS MONTPELLIER COMEDIE IBIS STRASBOURG P.FRANCE
CSE GRAND OUEST (GO)
IBIS BLOIS CENTRE IBIS BORDEAUX BASTIDE IBIS BORDEAUX LE LAC IBIS BORDEAUX ST JEAN IBIS CHARTRES CENTRE IBIS LIMOGES CENTRE IBIS AMIENS CENTRE VILLE IBIS ARRAS IBIS CALAIS COQUELLES IBIS LILLE CENTRE IBIS ROUEN CTR RV DROITE IBIS ROUEN CTR RV. GAUCHE IBIS NANTES CENTRE GARE IBIS NANTES TOUR BRETAGNE IBIS ORLEANS CENTRE GARE IBIS SABLES D OLONNE IBIS TOULOUSE BLAGNAC IBIS TOULOUSE CENTRE
CSE Paris Ile de France (PIF)
IBIS MONTMARTRE IBIS PARIS LA DEFENSE IBIS PARIS BERCY VILLAGE IBIS CLICHY CENTRE IBIS EVRY IBIS FONTAINEBLEAU IBIS PANTIN EGLISE IBIS PARIS BAGNOLET IBIS PARIS COURBEVOIE IBIS PARIS LA VILLETTE IBIS PARIS LAFAYETTE IBIS PARIS PT DE SURESNES IBIS PARIS RUNGIS IBIS PARIS SACRE COEUR IBIS PARIS SAINT DENIS S IBIS ROISSY PARIS NORD 2 IBIS VERSAILLES CHATEAU IBIS VERSAILLES PARLY 2 IBIS STYLES PARIS PUTEAUX
Annexe 2 : Cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles des CSE régionaux du GIE des hôtels ibis
Nature des prestations attendues Le prestataire aura en charge :
La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Relations Sociales ;
La mise en œuvre du système de vote électronique ;
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles : représentants du personnel aux Comités Social et Economique régionaux.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit au GIE des hôtels ibis les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant de pouvoir voter
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué,
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein du GIE des hôtels ibis.
Étapes
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.
Procédure de clôture de l’élection
La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de chaque établissement.
Étapes
La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :
La constatation de la clôture du site,
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Relations Sociales. Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les
listes électorales sont constituées par la direction des relations sociales. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies région et par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la direction des relations sociales et sont ensuite fournies au prestataire. Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :
Le matricule de l’électeur,
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur,
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres),
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la société et lui-même.
Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document. Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
d’un code secret qu’il est seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.
Envoi des moyens d’authentification.
Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique. Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par la direction, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à la société, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique. La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.
Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Relations Sociales au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein du GIE des hôtels ibis ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral. Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée (CSE régional ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique. De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Relations Sociales un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à la société, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote. Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin. L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution. A l’issue du test, le Président(e) et les assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement. Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette
Les étapes de contrôle sont les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Relations Sociales dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives sont remises à la direction des relations sociales sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques. Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents. Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection. Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;
Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote. Durant cette période, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage. Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
