Protocole d’accord PREELECTORAL EN VUE DES ELECTIONS
DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)
SOCIETE GRAPHOCOLOR SAS (APTAR ANNECY)
Entre les soussignÉs :
LA SOCIETE
GRAPHOCOLOR SAS, sise 19 avenue des vieux moulins à Annecy (74000),
D’une part,
ET,
L’ORGANISATION SyndicaL : CFDT, représenté par, en la qualité de Délégué Syndical,
D’autre part,
il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
Le présent protocole a pour objet l’organisation du scrutin relatif au renouvellement des instances représentatives du personnel de la société Graphocolor SAS par l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE), dont la durée du mandat est de 4 ans.
Ce protocole d’accord pré-électoral détermine :
Les modalités générales d’organisation et de déroulement des opérations électorales ;
La répartition du personnel dans les collèges électoraux et la répartition des sièges entre les différentes catégories de salariés.
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. Conformément à l’accord d’entreprise sur le vote électronique, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.
La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, ci-après dénommé « le prestataire », spécialisé dans l’organisation des élections professionnelles.
La mise en œuvre du vote électronique est ainsi confiée à la Société People Vox (SAS - RCS Toulouse n° 530 169 036, 160 grande rue Saint Michel - 31400 Toulouse)
Le système de vote électronique proposé est conforme :
- Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail - A la délibération n° 2019-053 de la CNIL du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
Une description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est annexée au présent protocole d’accord.
Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.
Article 1 : EFFECTIF DE L’ETABLISSEMENT
1.1 Modalités de décompte des effectifs
Conformément aux dispositions de l’article L.1111-2 du code du travail, sont à prendre en compte dans l’effectif d’assujettissement :
Les salariés titulaires d’un CDI à temps plein comptant pour une unité
Les salariés titulaires d’un CDD, les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, sous certaines conditions, ainsi que les travailleurs intérimaires pris en compte au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois, sauf ceux pour lesquels le motif du contrat concerne le remplacement d’un salarié absent
Les salariés à temps partiel pris en compte au prorata de leur durée de travail au cours des 12 mois qui précédent l’élection, quel que soit le type de contrat.
Sont à exclure de l’effectif :
Les salariés recrutés pour remplacer un salarié absent, quel que soit le type de contrat
Les mandataires et dirigeants sociaux
Les personnes qui suivent une formation en alternance (apprentissage et contrats de professionnalisation)
Les stagiaires avec convention
Les salariés embauchés dans le cadre des aides à l’emploi (contrat initiative-emploi, contrat insertion-revenu minimum d’activité, contrat d’accompagnement, contrat-avenir)
Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure qui ne remplissent pas les conditions posées par l’article L.1111-2 du code du travail
1.2 Modalités particulières relatives aux salariés mis à disposition par une entreprise extérieure
Pour être intégrés à l’effectif, les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure doivent :
Exercer leur travail dans les locaux de la société Graphocolor SAS, au jour du 1er tour des élections professionnelles
Et travailler pour le compte de l’entreprise utilisatrice, dans cet établissement, depuis au moins 12 mois (continus ou non)
1.3 Effectif de l’entreprise au 31 janvier 2024.
Les parties constatent que l’effectif global, tenant compte des articles ci-dessus, est de 331.61 salariés au 31 janvier 2024.
Article 2 : NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR
Compte tenu de l’effectif susmentionné, le nombre de sièges à pourvoir est de :
CSE
Titulaires Suppléants Nombre de représentants du personnel à élire 11 11
Article 3 : COLLEGES ELECTORAUX
La répartition des sièges s’effectue au prorata des effectifs inscrits sur la liste électorale au 31 janvier 2024 au sein de chaque collège.
Collège électoral Nombre de titulaires Nombre de suppléants 1er Collège 7,33 7,33
2ème Collège
2,36 2,36 3ème Collège 1,31 1,31
Article 4 : DATES DES ELECTIONS
Les dates suivantes ont été retenues :
1er tour des élections : Du samedi 9 mars 2024 à 15h30 au mardi 12 mars 2024 à 15h
2nd tour des élections : Du samedi 23 mars 2024 à 15h30 au mardi 27 mars 2024 à 15h
La Direction s’engage à diffuser la consigne aux managers de donner le temps nécessaire aux salariés pour participer aux votes.
Article 5 : SALARIES ELECTEURS – CONSTITUTION ET AFFICHAGE DES LISTES ELECTORALES
Sont électeurs pour l’élection du CSE :
les salariés APTAR ayant au minimum 3 mois d’ancienneté à la date du 1er tour.
les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure1, dès lors qu'ils ont une ancienneté dans l'entreprise d'au moins 12 mois continus ; et qu’ils ont formulé le souhait d’exercer leur droit de vote dans l’entreprise utilisatrice (et non dans l’entreprise qui les emploie).
Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées par la Direction à la date de début du premier tour des élections, soit le 9 mars 2024. Les listes électorales, établies par la Direction pour chaque collège, comprendront les noms, prénoms, condition d’électeur et condition d’éligibilité des électeurs. Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise le 20 février 2024, au plus tard.
1 : Ces salariés ne doivent pas être confondus avec les travailleurs temporaires qui sont pris en compte au prorata de leur temps de présence pour le calcul des effectifs de l’entreprise utilisatrice mais sont électeurs et éligibles uniquement dans l’entreprise qui les emploie (entreprise de travail temporaire).
Article 6 : CANDIDATURES DES SALARIES – LISTE DES CANDIDATS
Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 9 mars 2024, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient.
Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.
Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants. Pour des raisons d'ordre matériel, les listes du premier tour seront communiquées à la Direction au plus tard le 29 février 2024 à 16 heures sur une feuille au format A4 (une page). Celles-ci seront transmises à l’ensemble des organisations syndicales.
Cette communication peut être effectuée par mail avec accusé de réception ou par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de La Poste faisant foi, ou par dépôt auprès de la Direction contre récépissé.
Si un second tour est nécessaire, la Direction affiche avec les résultats du premier tour, un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit 13 mars 2024.
Les listes du second tour devront être communiquées à la Direction au plus tard le 20 mars 2024 à 16 heures sur une feuille au format A4 (une page).
Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.
Les listes de candidats seront affichées par la Direction sur les panneaux réservés à l'entreprise le lendemain de la date limite de dépôt.
Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.
Afin de favoriser le bon déroulement des campagnes électorales, un crédit d’heures de délégation spécifique à chacune des listes de candidats est alloué, à hauteur de 8h par liste pour l’ensemble des 2 tours.
Article 7: REPRESENTATION EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES
Dans le respect de l’article L.2314-30 du code du travail, pour chaque collège électoral, les listes de candidatures qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
La répartition de la population Hommes/Femmes sur les listes électorales de chaque collège de l’établissement est la suivante :
1er collège
Hommes 71 soit 40,8% Femmes 103
59,2%
Total : 174
1er collège
Nombre de sièges à pourvoir Représentativité H/F Nombre de candidats à présenter sur la liste Hommes 7 40,8% 3 hommes Femmes
59,2% 4 femmes
2ème collège
Hommes 36 soit 64,29% Femmes 20
35,71%
Total : 56
2ème collège
Nombre de siège à pourvoir Représentativité H/F Nombre de candidats à présenter sur la liste Hommes 3 64,29% 2 hommes Femmes
35,71% 1 femme
3ème collège
Hommes 16 soit 51,61% Femmes 15
48,39%
Total : 31
3ème collège
Nombre de siège à pourvoir Représentativité H/F Nombre de candidats à présenter sur la liste Hommes 1 51,61% 1 homme Femmes
48,39% 0 femme
Ces listes devront ainsi comprendre :
Pour le 1er collège : au maximum 7 titulaires et 7 suppléants, dont 3 hommes et 4 femmes de chaque.
Pour le 2ème collège : au maximum 3 titulaires et 3 suppléants, dont 2 hommes et 1 femme de chaque.
Pour le 3ème collège : au maximum 1 titulaire
Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe pour les titulaires et pour les suppléants, jusqu’à épuisement du nombre de représentant par sexe.
Article 8 : CAMPAGNE ELECTORALE
Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise : affichage, distribution de tracts, etc.
Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats devra fournir à la Direction le logo de son organisation ainsi que sa profession de foi afin qu’ils soient intégrés sur les bulletins de vote électroniques.
Ces documents devront obligatoirement respecter les formats et dimensions suivantes :
Logo
Format JPEG ou JPG ou PNG ou SVG Poids maximum de l’image : 2 Mo
Tract syndical
Format PDF, en couleur, sans lien hypertexte, sur une ou deux pages maximums Poids maximum du fichier : 2 Mo
Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats. La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.
Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer au Gestionnaire de l'élection des photographies des candidats, destinées à être publiées sur le site de vote. Les photographies devront être remises sous la forme de fichiers de formats JPG ou PNG et d'un poids inférieur à 2Mo par photographie.
Article 9 : VOTE ELECTRONIQUE
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Article 10 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE
10.1 : Langues, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français. Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique titulaires et suppléants). L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur la liste qu’il souhaite consulter. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
10.2 : Ordre de présentation des listes
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.
10.3 : Matériel de vote : codes de vote confidentiels
Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise. Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. Des ordinateurs portables à écrans tactiles seront disponibles pendant les dates et heures des permanences pour faciliter l’accès des collaborateurs.
10.4 : Communication des codes de vote et connexion à la solution de vote
Les codes d’accès seront envoyés par le prestataire de vote électronique :
les identifiants :
par mail pour les salariés des 2e et 3e collèges, sur l’adresse mail personnelle et professionnelle des salariés.
par courrier postal au domicile de l’électeur pour les salariés du 1er collège et les éventuels salariés des autres collèges n’ayant pas communiqué leur adresse mail personnelle: cet envoi aura lieu le 26 février 2024;
les mots de passe par SMS (mot de passe temporaire valide 4mn, qui change à chaque connexion). Ils pourront également être accessibles par le biais de l’assistance Hotline 24/24h, 7/7jours, le jour du vote.
Une explication, par le biais d’une procédure formalisée, sera fournie aux salariés pour faciliter le vote électronique.
Les codes d’accès de chaque électeur devront être conservés pour toute la durée des élections. En cas de pertes des identifiants, l’électeur pourra ouvrir un ticket d’assistance directement sur la plateforme (formulaire accessible sur la page de connexion).
Chaque salarié sera destinataire d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales par voie électronique envoyée par le prestataire (par courrier et/ou mail en fonction du mode d’envoi des identifiants sélectionné).
Pour se connecter sur la plateforme et voter (pour les candidats titulaires et suppléants), l’électeur doit:
se connecter sur le site internet : www.vote-cse.com ;
saisir le code élection commun et communiqué à l’ensemble des salariés ;
inscrire l’identifiant personnel reçu par courrier postal ou par mail ;
renseigner les réponses aux questions défis choisies par l’entreprise ;
saisir un numéro de téléphone portable personnel ou professionnel ;
saisir le code temporaire reçu par SMS à chacune de leur connexion.
Les questions défis choisies sont :
la date de naissance ;
le code postal d’habitation.
10.5 : Scellement du système et formation
Il convient de préciser qu’afin de valider le prestataire sélectionné et tenter de lever les doutes ou inquiétudes, la société Graphocolor, a réalisé une session de présentation de l’outil le 13 février 2024, en présence du service Ressources Humaines et de certains représentants du personnel, volontaires. Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée physiquement ou à distance par conférence téléphonique et/ou web-formation. Cette intervention consiste à : - Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote. - Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote, - Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides. Les organisations syndicales signataires du présent protocole ainsi que les représentants des listes de candidats sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement. La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.
L'information et la formation sont assurées : - pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote, - pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.
10.6 : Cellule d’assistance technique
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Elle est composée comme suit :
Un ou plusieurs représentant(s) de la Direction de l’entreprise susvisée ;
Un ou plusieurs représentant(s) du prestataire de vote électronique ;
Un ou plusieurs représentant(s) de chaque organisation syndicale ;
L’ensemble des membres des bureaux de vote.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
10.7 : Assistance aux électeurs
Un numéro spécifique d’assistance (ligne fixe géographique – coût d’un appel local : ouverte 24h/24h, 7jours/7), permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Article 11 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET
Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs, les suivantes :
Du samedi 9 mars 2024 à 15h30 au mardi 12 mars 2024 à 15h, avec des permanences dans chaque équipe, en présence des représentants du personnels et de la Direction, y-compris les équipes de suppléance, comme suit :
Samedi 9 mars de 15h30 à 17h15
Lundi 11 mars de 20h à 21h30
Mardi 12 mars 2024 de 11h à 14h
En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :
Du samedi 23 mars 2024 à 15h30 au mardi 27 mars 2024 à 15h, avec des permanences dans chaque équipe, en présence des représentants du personnels et de la Direction, y-compris les équipes de suppléance, comme suit :
Lundi 26 mars de 20h à 21h30
Mardi 27 mars 2024 de 11h à 14h
Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes, déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.
Les postes en libre-service seront disponibles aux horaires suivants :
Samedi :
De 15h30 à 17h15 pendant la permanence
Auprès du superviseur de week-end sur demande
Lundi: durant la permanence, de 20h à 21h30
Mardi : de 10h à 15h
Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. La Direction s’engage à diffuser la consigne aux managers de donner le temps nécessaire aux salariés pour participer aux votes sur leur temps de travail, et ils ne peuvent pas se voir refuser d’aller voter pendant les permanences.
Article 12 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE
Le bureau de vote, commun à l’ensemble des collèges électoraux, est constitué d'un président et de deux assesseurs parmi les électeurs présents sur le site et acceptant le rôle. La présidence appartient au plus âgé, les rôles d’assesseurs sont attribués respectivement au second plus âgé et au plus jeune, sauf s’ils se présentent comme candidats.
Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.
Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin. Le bureau sera constitué à : Graphocolor – 19 avenue des vieux moulins - Annecy.
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
La génération de ces clés aura lieu publiquement le 8 mars 2024 de manière à prouver de façon irréfutable que seules ces personnes ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel du prestataire chargé de la maintenance du système de vote.
En cas de carence de candidature au 1er tour, cette génération des clés sera reportée au 22 mars 2024.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale signataire du présent protocole, et d’un représentant de la Direction.
Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.
Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin. Ils disposeront de codes d’accès sur la plateforme de vote électronique.
Article 13 : DEPOUILLEMENT DES VOTES ET PROCLAMATION
Le dépouillement sera réalisé sous l'autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire de ses assesseurs. A l'heure de clôture du scrutin, la plateforme de vote électronique est fermée et il n’est alors plus possible pour les électeurs de voter.
Le président et ses assesseurs entrent alors leurs clés de dépouillement (clés informatiques générées lors de réunion d’ouverture du scrutin) afin de déverrouiller l’urne électronique et de permettre le décompte automatique des résultats. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du présent protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Les résultats seront calculés automatiquement par la plateforme pour chaque collège, pour les titulaires et les suppléants. En vertu du droit électoral, il est d’abord opéré une répartition par liste puis par siège. Les candidats seront ensuite élus en fonction de leur rang et de leurs éventuelles ratures.
Les procès-verbaux (documents Cerfa) contenant le détail des résultats des élections sont ensuite automatiquement générés par la plateforme. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude du contenu des procès-verbaux et les signe. Ses assesseurs procèdent alors à la signature des formulaires.
Les résultats définitifs des élections seront affichés sur les panneaux réservés à l'entreprise par la Direction dès la proclamation des résultats et envoyés à l’ensemble des organisations syndicales.
Article 14 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
carence de candidats au premier tour,
quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),
un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.
Article 15 : DUREE ET PUBLICITE DU PRESENT PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Le présent protocole d’accord est conclu uniquement pour les élections des délégués du CSE Graphocolor SAS, pour l’année 2024.
Le présent protocole d'accord sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation.
Un exemplaire original sera transmis par la Direction à l'inspection du travail dont dépend l’établissement conformément à l’article L.2314-12 du Code du travail.
Fait à Annecy en 3 exemplaires, le 15 février 2024
Pour Société Graphocolor SAS,
, Directeur des Opérations
Pour la CFDT, Délégué Syndical
Annexe : Fonctionnement du système de vote électronique et déroulement des opérations électorales.
