ACCORD DE MISE EN PLACE ET DE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE GROUP SUPPORT SERVICES
La société Group Support Services, inscrite au registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 529 281 347 au capital de 400 000 euros dont le siège social est situé Bâtiment Picasso – 32 avenue Pablo Picasso – 92000 NANTERRE ; et représentée par, en sa qualité de Directrice Administrative et Financière, D’une part,
L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise, a créé une instance de représentation unique, le Comité Social et Economique (CSE), qui fusionne les attributions des délégués du personnel, du comité d’entreprise et du CHSCT.
Les parties ont convenues de conclure un accord pour définir :
le périmètre de mise en place du Comité Social et Economique (CSE) au sein de la Société Group Support Services, conformément aux dispositions du Code du travail.
les grands principes du fonctionnement du CSE.
ARTICLE 1 – PERIMETRE
Les différents sites de Group Support Services ne disposant pas d’autonomie de gestion, ils ne constituent pas des établissements distincts. Le Comité Social et Economique (CSE) est donc mis en place au niveau de l’entreprise : la société Group Support Services dispose d’un CSE unique qui représente l’ensemble de ses salariés.
ARTICLE 2 – COMPOSITION
Lors de la première réunion du CSE, seront désignés à la majorité des présents :
un secrétaire et un trésorier, parmi les membres titulaires du CSE,
un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint, parmi les membres titulaires du CSE,
Un représentant du CSE au conseil de surveillance, parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE,
Un représentant de proximité (dans les conditions explicités dans l’article 2 paragraphe 5)
Titulaires/Suppléants
Le nombre de membres titulaires et suppléants du CSE est fixé en fonction de l’effectif de l’entreprise, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-1 du Code du Travail.
A titre indicatif, à la date de conclusion du présent accord, ce nombre est de 5 titulaires et 5 suppléants.
Les titulaires et suppléants sont élus conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral.
Présidence
Conformément à l’article L.2315-23 du Code du travail, le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant dûment mandaté, pouvant être assisté de trois collaborateurs qui ont voix consultative, sous réserves que le nombre de membres de la délégation patronale (président et assistants) ne dépasse pas le nombre de membres de la délégation salariale.
Secrétaire et trésorier
Le CSE désignera un secrétaire et un trésorier parmi ses membres titulaires.
Par ailleurs, les parties conviennent qu’un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint seront désignés par le Comité Social et Economique parmi ses membres titulaires.
Le Président a le droit de participer au vote.
En cas de partage des voix, la désignation se fera au bénéfice du plus âgé.
Représentant au conseil de surveillance
Le représentant désigné a accès aux mêmes documents que ceux adressés aux membres du conseil de surveillance.
Le jour du conseil, le membre désigné par le CSE ne dispose d’aucun droit de vote mais peut être entendu, à sa demande, lors de toute délibération requérant l’unanimité des membres. Il a un rôle d’écoute et d’information à destination des autres membres du CSE.
L’employeur doit communiquer au Comité Social et Economique, avant la tenue du conseil, l’ensemble des documents que les autres membres et aux mêmes dates. Ces documents doivent être intégrés dans la base de données économique et sociale.
Le comité peut demander l’inscription de projets de résolution à l’ordre du jour. Les résolutions sont soumises aux votes des actionnaires. Concernant cette demande, le CSE doit délibérer, préalablement. Le CSE peut également formuler toute observation écrite sur la situation économique et sociale. Les observations sont transmises aux membres du conseil de surveillance.
Le CSE désigne un représentant maîtrisant la langue anglaise, compte tenu du fait que le conseil de surveillance de G2S est composé de représentants de clients internationaux et qu’aussi bien les supports que la réunion sont présentés intégralement en anglais.
Représentant de Proximité
Soucieux de permettre un dialogue social de proximité, la désignation de représentants de proximité est une opportunité que les parties souhaitent utiliser, afin qu’il existe un relais local auprès des salariés, s’agissant des questions de santé, sécurité, et conditions de travail, et s’agissant également des réclamations individuelles ou collectives des salariés. Notamment, les échanges formels et informels entre les représentants de proximité et les managers locaux doivent favoriser la résolution rapide des problématiques présentées. Ce représentant sera également le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes.
Les représentants de proximité, sont également tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur.
Les représentants de proximité sont désignés par le CSE lors de la première réunion suivant la mise en place du CSE, et au plus tard lors de la 2ème réunion, parmi les membres titulaires ou suppléants.
Il y aura 1 représentant par site de plus 10 personnes. Sur les sites où il n’y a pas d’élus CSE, ce dernier, le cas échéant, sera choisi uniquement sur volontariat.
Le réprésentant de proximité ou le candidat à la fonction de représentant de proximité « non élu » au CSE doit :
Avoir a minima 1 an d’ancienneté au sein de Groupe Support Services,
Etre salarié du Group Support Services (les agents EDF mis à disposition de G2S ne peuvent pas candidater)
Il est rappelé qu’une fois nommé par le CSE, le représentant de proximité extérieur au CSE profite des mêmes avantages que des représentants élus (assister, si besoin au CSE, protection de l’emploi, …)
La fonction du Représentant de proximité ne requiert aucune heure de délégation. Aussi, si le représentant est un membre titulaire, il utilisera ses heures au profit de cette fonction. Si le représentant est un membre suppléant, il pourra demander des heures aux représentants titulaires du CSE dans le respect des dispositions réglementaires.
Il est rappelé que tous les membres élus (suppléant et titulaire), aussi bien dans leur qualité de membre du CSE et/ou en dans leurs différentes fonctions éventuelles (représentant à l’assemblée générale, représentant de proximité,….) sont tenues à une obligation de discrétion et de confidentialité à l’égard de toute information présentée par l’employeur.
ARTICLE 3 – FONCTIONNEMENT ET MOYENS OCTROYES
Nombre et durée des mandats
Conformément aux dispositions légales, les membres de la délégation du personnel au CSE sont élus pour une durée de quatre ans.
Le nombre de mandats successifs est limité à trois mandats de titulaires.
Crédit d’heures de délégation
Conformément aux dispositions légales, chaque membre titulaire de la délégation du personnel au CSE bénéficiera d’un crédit d’heures mensuel de 19 heures.
Un élu titulaire bénéficiera de la possibilité de reporter le reliquat de son crédit d’heures mensuel qu’il n’a pas consommé, sans pour autant disposer d’un crédit mensuel supérieur à une fois et demie le crédit d’heures mensuel habituel. Ce report est autorisé dans la limite de la durée du mandat.
Le crédit d’heures sera également mutualisable entre titulaires, entre titulaires et suppléants ainsi qu’entre titulaires et représentants de proximité, sans pour autant conduire un représentant du personnel à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit mensuel dont bénéficie un membre titulaire.
Les titulaires souhaitant reporter ou mutualiser des heures de délégations devront en informer l’employeur avant l’utilisation des heures cédées ou reporter, dans un document écrit dans lequel sont mentionnés notamment le nombre d’heures, les noms des bénéficiaires ;
Bien qu’ils ne siègent pas de droit aux réunions du CSE, les suppléants sont également destinataires, à titre informatif, de la convocation et de l’ordre du jour remis aux titulaires afin de gérer au mieux leur éventuel remplacement.
Conformément à l’article R2315-3 du code du travail, en cas de convention de forfait, le crédit d'heures est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié. Une demi-journée correspond à quatre heures de mandat. Lorsque le crédit d'heures ou la fraction du crédit d'heures restant est inférieur à quatre heures, les représentants disposent d'une demi-journée qui vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié.
Réunions CSE
Réunions ordinaires Le CSE se réunit tous les deux mois sur convocation du président ou de son représentant. Une des six réunions organisée annuellement sera entièrement consacrée aux sujets :
Santé,
Sécurité,
Conditions de travail,
Absentéisme …
Réunions extraordinaires En outre, le CSE est réuni :
à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves,
en cas d'événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement
à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail conformément à l'article L. 2315-27, alinéa 2 du code du travail.
Inspection des lieux de travail
Les visites d’inspection du CSE sont organisées en présence du Directeur Général ou du Directeur Administratif et Financier Adjoint et du responsable de site, avec les membres du CSE présents sur le site visité.
Les lieux, dates et membres qui y participent sont définis lors d’une réunion de la CSE pour le trimestre en cours.
La Direction s’engage à solliciter activement la présence du médecin du travail, en particulier lors des premières visites.
Les inspections donnent lieu à la rédaction d’un compte-rendu par le responsable du site en sa qualité de représentant de la Direction. Un compte-rendu de l’inspection est effectué lors de la séance plénière suivante.
Lieu de réunion
Considérant la répartition géographique des équipes de G2S, la visioconférence est privilégiée pour faciliter la communication entre les membres et leur éviter des temps de trajet inutiles.
Deux des six réunions ordinaires annuelles sont organisées au siège social de G2S : une à la rentrée de septembre et une en fin de premier trimestre en présence éventuelle du DG pour présentation des résultats et orientations stratégiques de l’entreprise.
Les membres suppléants seront invités à une réunion physique par an.
Lorsque les moyens technologiques permettront la mise en œuvre efficace de visio-conférences, les suppléants seront invités à y participer.
S’agissant des réunions supplémentaires, le mode d’organisation est arrêté entre le secrétaire et le président du CSE en fonction de la nature des sujets inscrits à l’ordre du jour.
Local aménagé et matériel informatique
La société met à la disposition du CSE un local dédié sur le site de Lyon qui comprendra une table, des chaises, une armoire, un ordinateur fixe ainsi qu’une ligne de téléphone fixe. Sur le site de Lille, les représentants disposent d’une armoire qui ferme à clé.
La société met à disposition du secrétaire et du trésorier un ordinateur portable pour chacun, ainsi qu’un téléphone portable chacun.
Impression et affranchissement
Le chef d’entreprise autorise les membres du CSE à se servir des moyens d’impression de Group Support Services dans la mesure où il ne s’agit pas de reproduction en masse.
L’affranchissement des courriers émis par le CSE, notamment dans le cadre de ses attributions de CE, n’est pas pris en charge par la société ; ces courriers ne peuvent donc être déposés dans les banettes « Courrier départ » que s’ils sont affranchis.
Panneaux d’affichage
Un panneau d’affichage vitré et fermant à clé, de taille et de forme identiques est mis à disposition par la société sur chaque site.
Messagerie CSE
Le CSE dispose d’une adresse de messagerie
« cse.g2s@group-support-services.fr » administrée par le secrétaire de l’instance.
Budgets
Subvention de fonctionnement
Conformément à la législation en vigueur, une dotation de fonctionnement égale à 0,2 % de la masse salariale brute de l'entreprise est versée sous forme de virement au CSE, sur son compte « Fonctionnement ». Le versement de la subvention est prévu en totalité en début d’année.
Subvention Activités Sociales et Culturelles Les subventions de l’année N sont calculées à partir des chiffres relevés au mois de décembre de l'année N-1. Le versement de l‘année N+1 sera ajusté en tenant compte de la masse salariale réelle de l’entreprise au mois de décembre de l’année N.
Le CSE pourra demander une régularisation anticipée des subventions en cours d’année, si la masse salariale augmente trop rapidement.
Un état des dépenses engagées sera présenté par le trésorier lors de chaque séance de CSE.
Transfert des reliquats de budgets Le CSE peut décider par une délibération à la majorité des membres présents de transférer une partie du reliquat de budget des ASC vers le budget de fonctionnement et une partie du reliquat du budget de fonctionnement vers le budget des ASC dans les conditions fixées respectivement par les articles R. 2312-51, R. 2315-31-1 et L. 2315-61 du Code du travail.
Remboursement des frais de déplacement
Les frais de déplacement engagés par les membres du CSE pour se rendre aux réunions plénières sont pris en charge par le chef d'entreprise. La réservation et le paiement des moyens de transport nécessaires sont directement réalisés par l’assistant(e) de Direction. Les frais de déplacements des membres du CSE nécessités par le fonctionnement et les activités sont remboursés par le trésorier, sur production de justificatifs, et sous réserve préalable de l’acceptation du déplacement et de ses frais par le trésorier et le secrétaire.
Assurances
Group Support Services faisant parti du Groupe EDF, son CSE est couvert en matière de responsabilité civile par le programme RCG Filiales du Groupe.
Formation
Les membres du CSE bénéficient des formations nécessaires à l’exercice de leurs missions, dans les conditions légales et règlementaires en vigueur.
ARTICLE 4 – CONSULTATIONS DU CSE
Consultations principales
L’article L2312-17 du Code du travail prévoit 3 consultations principales portant sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière et la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.
Délais de consultations
Conformément aux articles R.2312-5 et R.2312-6 du code du travail, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif ; à l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la communication par l’employeur du dossier d’information en vue de consultation ou de la mise à disposition dans la base de données économiques et sociales desdites informations.
En cas d'intervention d'un expert, ce délai est porté à deux mois.
Il est à préciser que la saisine d’une commission par le CSE dans le cadre de l’examen des dossiers de consultation telle que prévue ne peut avoir pour effet d’allonger les délais de consultation précités.
Le CSE peut rendre un avis dans des délais inférieurs à ceux précédemment indiqués, s'il s'estime suffisamment informé pour rendre un avis à la majorité des membres titulaires présents et ce, sans attendre la réunion suivante. Le délai de consultation du CSE court à compter de la communication par l'employeur des informations prévues par le code du travail pour la consultation, ou de l'information par l'employeur de leur mise à disposition dans la BDES.
ARTICLE 5 - BASE DE DONNEES ECONOMIQUE ET SOCIALE
Rôle et conditions d’accès
La Base de Données Economiques Sociales et Syndicales (BDES) rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes mises à la disposition du Comité Social et Economique. Elle permet de donner une vision claire et globale des informations qui y sont alimentées. Elle est constituée au niveau de la Société. Au jour de la conclusion du présent accord, la BDES est gérée dans l’outil SharePoint.
La BDES est accessible en permanence aux membres du comité social et économique et aux délégués syndicaux.
Une formation relative à l’utilisation de la BDES sera dispensée, en début de mandature, par la Direction aux membres du CSE.
Contenu
Les informations figurant dans la BDES portent sur :
L’année en cours N
L’année précédente N-1
L’année N+1
La BDES comporte les informations suivantes :
Types d’information
Entreprises < 300 salariés
1° Investissements
Investissement social Investissement matériel et immatériel
2° Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise
Analyse des données chiffrées Stratégie d’action
3° Fonds propres, endettement et impôts
Capitaux propres de l’entreprise Emprunts et dettes financières Impôts et taxes
4° Rémunération des salariés et dirigeants
Évolution des rémunérations salariales
5° Activités sociales et culturelles
Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, mécénat
6° Rémunération des financeurs
Rémunération des actionnaires Rémunération de l’actionnariat salarial
7° Flux financier à destination de l’entreprise
Aides publiques Réduction d’impôts Exonérations et réductions de cotisations sociales Crédits d’impôts Mécénat Résultats financiers
8° Partenariats
Partenariats conclus pour produire des services/produits pour une autre entreprise Partenariats conclus pour bénéficier des services/produits d’une autre entreprise
ARTICLE 6 – EVALUATION ET PARCOURS DES MANDATES
Les parties signataires affirment que l’appréciation d’une personne en activité syndicale ou dotée d’un mandat consiste en la seule appréciation de sa prestation professionnelle, laquelle doit être effectuée par sa hiérarchie sans discrimination liée à son activité syndicale.
Ainsi, la gestion de l’évolution professionnelle des membres du personnel titulaires d’un mandat ou exerçant une activité syndicale ne saurait prendre en compte leur appartenance syndicale. L’appréciation prend en compte les critères retenus pour tous les salariés, relatifs à la maîtrise du poste, au développement des compétences et à l’atteinte des objectifs, selon la politique RH en cours au sein de l’entreprise. L’attention des managers sera attirée sur ce point et les pratiques managériales feront l’objet d’un contrôle.
Les parties signataires réaffirment la nécessité d’aider les personnes mandatées ou exerçant une activité syndicale à assumer leur responsabilité syndicale en respectant un juste équilibre avec leur activité professionnelle.
Formation professionnelle
Comme pour tout membre du personnel, la formation professionnelle contribue au maintien et au développement du professionnalisme et à la réalisation des projets professionnels des représentants du personnel. Ils ont accès aux actions de formation professionnelle prévues au plan de formation, au même titre et dans les mêmes conditions que les autres salariés.
Évolution salariale
Comme pour tout membre du personnel, les évolutions de rémunération des personnes en activité syndicale sont déterminées selon les règles et principes appliqués dans l’entreprise, sur la base de leur prestation professionnelle et de l’expérience acquise dans l’exercice du métier.
Fait à Lyon, le 04/12/2019, en 5 exemplaires originaux.
