Accord relatif à la mise en place, aux conditions et aux modalités du vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein des sociétés composant l'UES TT du Groupe Randstad en France
Application de l'accord Début : 23/08/2019 Fin : 23/08/2020
Accord relatif à la mise en place, aux conditions et aux modalités du vote électronique pour les élections
des membres de la délégation du personnel
au Comité Social et Economique au sein des sociétés composant l’UES TT du Groupe Randstad en France
Entre : La société Randstad 276 avenue du Président Wilson 93200 SAINT DENIS,702 028 234, La société GRF, La société Select T.T, La société Atoll, La société Alp’emploi, La société Atout T.T, La société Internim, La société Atrium, La société Arve Interim, La société Ainterim, La société Interim 31, La société Interim d’OC, Ci-après dénommée "les Sociétés", Représentées par M, Directrice Générale déléguée en charge des Ressources Humaines du Groupe Randstad France, dûment mandatée par les représentants légaux desdites sociétés,
D’une part, Et :
et les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’UES TT du Groupe Randstad en France suivantes représentées par leur Délégué(e) Syndical(e) Central d’UES TT : CFDT, CFE-CGC, CFTC, CGT-GRF, et FEC-FO,
ARTICLE 2 -Modalité d’organisation des opérations5
SECTION 2.I -Protocole d’accord préélectoral5 SECTION 2.II -Formation au système de vote électronique5 SECTION 2.III -Expertise indépendante6 SECTION 2.IV -Cellule d’assistance technique7
ARTICLE 3 -Déroulement des opérations de vote7
SECTION 3.I -Établissement des listes électorales et transmission7 SECTION 3.II -Lieu et temps du scrutin7 SECTION 3.III -Modalités d’accès au site de vote8 SECTION 3.IV -Déroulement du vote8 SECTION 3.V -Programmation du site8
ARTICLE 4 -Clôture et Résultats9
SECTION 4.I -Clôture9 SECTION 4.II -Décompte et attribution des sièges9 SECTION 4.III -Délais de recours et destruction des données9
ARTICLE 5 -Sécurité et confidentialité9
SECTION 5.I -Anonymat et confidentialité des suffrages9 SECTION 5.II -Le dispositif de secours10
ARTICLE 6 -Durée de l’accord et entrée en vigueur10
ARTICLE 7 -Révision de l’accord10
ARTICLE 8 -Notification de l’accord10
ARTICLE 9 -Dépôt et Publicité10
ANNEXE CAHIER DES CHARGES 1
1 -Nature des prestations attendues2
2 -Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.3
2.1 -Fonctionnalités générales.3 2.2 -Scénario de vote4 2.3 -Dépouillement des urnes électroniques4 2.4 -Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique4 2.5 -Liste des émargements5 2.6 -Assistance technique5 2.7 -Dispositifs de secours5
Préambule
L’Unité Economique et Sociale Travail Temporaire du Groupe Randstad est constituée d’établissements multiples répartis sur l’ensemble du territoire français. Dans ce cadre et afin de faciliter l’organisation des élections des Comités Sociaux et Economiques des sociétés qui composent cette UES TT et de favoriser la participation des électeurs, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote, le vote électronique par Internet. Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Ce procédé présente de nombreux avantages pour les électeurs qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires notamment des aléas de la Poste dans le cadre du vote par correspondance. La Direction et les organisations syndicales signataires espèrent ainsi que le vote électronique sera un facteur favorable à l’amélioration du taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale. Toutefois, afin de prendre en compte les électeurs qui ne disposeraient pas de poste informatique ni d’accès à internet, le vote par correspondance continuera à être proposé dans les conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral (vote par correspondance à la demande). Les électeurs auront donc la possibilité de voter soit par internet, soit, s’ils en font la demande, par correspondance. Il est entendu que, en cas de double vote, c’est le vote électronique qui primera au moment du dépouillement des votes. C’est dans ce cadre que les sociétés de l’UES TT ont fait appel à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. S’agissant du vote dématérialisé, il est primordial que le recours à ce dernier respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. Cela étant précisé,
Il a été convenu ce qui suit :
Principes généraux
La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections aux Comités Sociaux et Economiques des sociétés de l’UES TT du Groupe Randstad en France. Le système retenu doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment:
L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.
Modalité d’organisation des opérations
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements. Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et une notice expliquant comment voter.
Formation au système de vote électronique
Conformément à l’article R2314-12 du code du travail, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
Cellule d’assistance technique
Conformément à l’article R2314-10 du code du travail, l'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement des opérations de vote
Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Lieu et temps du scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs. En outre, le service en charge de l’organisation matérielle des élections pourra répondre aux éventuelles interrogations des électeurs. Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote. Enfin, les membres du bureau de vote et un représentant par organisation syndicale bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.
Modalités d’accès au site de vote
Avant chaque tour, chaque électeur reçoit, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification (code d’accès et mot de passe), générés par le prestataire selon des modalités garantissant la confidentialité (attribution aléatoire). A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
Clôture et Résultats
Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Sécurité et confidentialité
Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord préélectoral dans le cadre des élections 2019/2020 des Comités Sociaux et Economiques des sociétés de l’UES TT.
Révision de l’accord
Les dispositions du présent accord à durée déterminée peuvent être révisées par tout ou partie des organisations syndicales signataires et la Direction dans les conditions définies à l’article L.2222-5 du Code du travail.
Notification de l’accord
Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Dépôt et Publicité
Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé :
en deux exemplaires (dont l’un sous forme papier et l’un sous forme électronique) à la DIRECCTE dont relève le Siège Social de la Société ;
en un exemplaire au Secrétaire Greffe du Conseil de prud’hommes dont relève le Siège social de la Société ;
en un exemplaire à l’inspecteur du travail dont relève le Siège social de la Société.
Il sera publié via l’intranet de l’entreprise et dans la BDES (base de données économiques et sociales) et diffusé dans les différents points de présence et services des sociétés.
Le présent accord sera publié sur la base de données nationale des accords d’entreprise (https://www.legifrance.gouv.fr/initRechAccordsEntreprise.do) conformément à la législation en vigueur, dans une version anonymisée ne comportant pas l’identité des négociateurs et des signataires. A cet effet, la version ainsi rendue anonyme de l'accord à des fins de publication est déposée en même temps que l'accord et les pièces mentionnées aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail.
Fait à Saint Denis La Plaine, le 23 Août 2019
M, Directrice Générale en charge des Ressources Humaines dûment mandatée par les sociétés composant l’UES TT du Groupe Randstad en France
Pour la CFDT
Pour la CFE-CGC
Pour la CFTC
Pour FEC-FO
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique des sociétés de l’UES TT du Groupe Randstad en France
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit aux sociétés de l’UES TT du Groupe Randstad en France les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance,
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
