Accord d'entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique dans le cadre des élections relatives au renouvellement des membres du CSE de l'UES HAPPYCHIC
Application de l'accord Début : 20/10/2023 Fin : 19/10/2027
relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique
dans le cadre des élections relatives au renouvellement
des membres du Comité Social et Economique de l’U.E.S. HAPPYCHIC
Entre les soussignées :
La SA HAPPYCHIC, dont le siège social est situé à Roubaix (59), 152 avenue Alfred Motte, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Roubaix Tourcoing, sous le numéro 509 508 628 ;
La SAS BZB, dont le siège social est situé à Roubaix (59), 152 avenue Alfred Motte, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Roubaix Tourcoing, sous le numéro 482 435 898 ;
La SAS JULES, dont le siège social est situé à Roubaix (59), 152 avenue Alfred Motte, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Roubaix Tourcoing, sous le numéro 305 154 262 ;
La SAS HAPPYCHIC LOGISTIQUE, dont le siège social est situé à Roubaix (59), 152 avenue Alfred Motte, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Roubaix Tourcoing, sous le numéro 518 862 750 ;
Article 4 : Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc148445551 \h 4
Article 4.1 : Établissement des listes électorales et transmission PAGEREF _Toc148445552 \h 4 Article 4.2 : Lieu et temps du scrutin PAGEREF _Toc148445553 \h 4 Article 4.3 : Modalités d’accès au site de vote PAGEREF _Toc148445554 \h 5 Article 4.4 : Déroulement du vote PAGEREF _Toc148445555 \h 5 Article 4.5 : Programmation du site PAGEREF _Toc148445556 \h 6
Article 5 : Clôture et Résultats PAGEREF _Toc148445557 \h 6
Article 5.1 : Clôture PAGEREF _Toc148445558 \h 6 Article 5.2 : Décompte et attribution des sièges PAGEREF _Toc148445559 \h 6 Article 5.3 : Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc148445560 \h 6
Article 6 : Sécurité et confidentialité PAGEREF _Toc148445561 \h 6
Article 6.1 : Anonymat et confidentialité des suffrages PAGEREF _Toc148445562 \h 6 Article 6.2 : Le dispositif de secours PAGEREF _Toc148445563 \h 7
Article 7 : Durée de l’accord et entrée en vigueur PAGEREF _Toc148445564 \h 7
Article 8 : Révision de l’accord PAGEREF _Toc148445565 \h 7
Article 9 : Formalités et Publicité PAGEREF _Toc148445566 \h 7
ANNEXE PAGEREF _Toc148445567 \h 9
1 -Nature des prestations attendues PAGEREF _Toc148445568 \h 10
2 -Fonctionnalités attendues du système de vote électronique PAGEREF _Toc148445569 \h 11
2.1 -Fonctionnalités générales PAGEREF _Toc148445570 \h 11 2.2 -Scénario de vote PAGEREF _Toc148445571 \h 12 2.3 -Dépouillement des urnes électroniques PAGEREF _Toc148445572 \h 12 2.4 -Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique PAGEREF _Toc148445573 \h 13 2.5 -Liste des émargements PAGEREF _Toc148445574 \h 13 2.6 -Assistance technique PAGEREF _Toc148445575 \h 13 2.7 -Dispositifs de secours PAGEREF _Toc148445576 \h 13
Préambule
Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, l’Entreprise et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Article 1 : Principes généraux
Le système retenu par les parties doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité : le secret du vote.
Article 2 : Possibilité du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties au présent accord conviennent expressément que le recours au vote électronique est retenu pour les élections des membres du C.S.E.
Article 3 : Modalité d’organisation des opérations
Article 3.1 : Protocole d’accord préélectoral
Les parties signeront un protocole d’accord préélectoral définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les collèges.
Le protocole d’accord préélectoral comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 3.2 : Formation au système de vote électronique
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 3.3 : Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
de la Délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n° 2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du travail.
Article 3.4 : Cellule d’assistance technique
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 4 : Déroulement des opérations de vote
Article 4.1 : Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’Entreprise.
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Article 4.2 : Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Article 4.3 : Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.
L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès et d’un code d’activation qui lui sera adressé, à chaque connexion, par SMS ou via message vocal.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, tant qu’il ne valide pas définitivement son vote.
Une fois l’opération de vote réalisée, l’électeur valide son vote en sélectionnant le bouton correspondant. Cette manipulation équivaut au fait de déposer, virtuellement, son bulletin dans l’urne. Le vote deviendra définitif lorsque l’électeur aura renseigné le code de défi qui lui sera alors demandé (jour de naissance et département de naissance).
Article 4.4 : Déroulement du vote
Les moyens d’authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, tant qu’il n’aura pas validé définitivement son vote.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Ce dernier a, par ailleurs, à tout moment, la possibilité de récupérer cet accusé de réception sur le site en se reconnectant par la suite avec ses identifiants.
La saisie du code de défi (jour de naissance et département de naissance) vaut signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Article 4.5 : Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
Article 5 : Clôture et Résultats
Article 5.1 : Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Article 5.2 : Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les cinq qui doivent être éditées pour le bureau de vote.
La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Article 5.3 : Délais de recours et destruction des données
Le Commissaire de Justice conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (soit légalement 15 jours) et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Article 6 : Sécurité et confidentialité
Article 6.1 : Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Article 6.2 : Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 7 : Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans, courant à compter de la date de sa signature.
Article 8 : Révision de l’accord
A la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées par l’article L.2261-7-1 du Code du travail, une négociation de révision du présent accord pourra être ouverte.
Cette demande de révision peut intervenir à tout moment au cours de l’application du présent accord. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications.
L’avenant portant révision de tout ou partie de l’accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.
L’avenant sera soumis aux mêmes formalités de publicité et dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.
Article 9 : Formalités et Publicité
Le présent accord négocié dans les termes de l’article L.2232-12 du Code du travail constitue un accord collectif.
Il en résulte qu’il est soumis à l’ensemble des règles applicables en la matière et notamment à celles du dépôt défini par les articles L.2231-5, L.2231-5-1, L.2231-6, D.2231-2 et suivants du Code du travail.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié, après signature, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l’entreprise. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale « TéléAccords » à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.
Fait à Roubaix, en 4 exemplaires
Pour les :
SA HAPPYCHIC,
SAS BZB,
SAS JULES,
SAS HAPPYCHIC LOGISTIQUE,
La
FEDERATION DES SERVICES CFDT,
La
Fédération des Syndicats CFTC du commerce, des services et des forces de vente,
La
Fédération CGT Commerce Distribution Services,
La
Fédération des Employés et Cadres CGT – Force Ouvrière (FEC FO),
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de l’UES HAPPYCHIC
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de l’entreprise ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et éventuels bulletins de vote à bulletin secret sous enveloppe ainsi que l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Fonctionnalités générales
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à l’UES HAPPYCHIC les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant (code d’accès), deux données à caractère personnel (date de naissance et code de défi) et un mot de passe (code d’activation temporaire) qui seront contrôlés avant de pouvoir voter
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation, par l’électeur, du choix effectué par la saisie d’une donnée à caractère personnel (code de défi),
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du Code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de l’entreprise.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
