Avenant n°2 du 17 avril 2019 à l’accord du 30 juillet 2013 (révisé par avenant du 27 avril 2015)
Entre les soussignés :
La Société HDI Global SE située en France à PARIS LA DEFENSE (92914) Tour OPUS 12 – La Défense 9, 77 Esplanade du Général de Gaulle,
Représentée par Monsieur Bruno Rameaux en sa qualité de Directeur des Relations Humaines
D'UNE PART,
ET
Les membres titulaires du Comité Social et Economique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles,
D’AUTRE PART,
Il est convenu ce qui suit :
Préambule :
Un accord sur la durée et l’aménagement et de réduction du temps de travail a été signé le 30 juillet 2013 entre la société HDI-Gerling Industrie Versicherung AG et la Délégation Unique du Personnel aux fins de procéder à la réduction et l’aménagement du temps de travail des salariés au sein de l’entreprise. Cet accord était succinctement revu par avenant en date du 27 avril 2015 (élargissement du forfait jours aux classes 5 notamment). Toutefois, il est depuis apparu, au gré de l’évolution législative et de la pratique, qu’une revue plus conséquente s’impose afin notamment de mettre en conformité les dispositions relatives aux forfaits jours avec les récentes évolutions législatives. L’encadrement du forfait jours permet notamment de répondre à une nouvelle politique de la Direction en matière de Responsabilité Sociale permettant une meilleure conciliation entre vie privée et vie professionnelle. Enfin, et pour faire suite au souhait des salariés concernés, l’horaire de travail du personnel est modifié.
Article 1 -
Champ d'application
La durée et l’aménagement du Temps de Travail concerne l’ensemble des salariés de l’entreprise, à l’exclusion toutefois des cadres dirigeants.
Au sens de l’article L3111-2 du Code du travail, sont considérés comme ayant la qualité de cadre dirigeants les cadres auxquels sont confiées des responsabilités dont l’importance implique une grande indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans l’entreprise ou l’établissement.
Les critères énoncés par l’article L3111-2 du Code du travail sont cumulatifs et impliquent que seuls relèvent de la catégorie des cadres dirigeants les cadres participant à la direction de l’entreprise. Aussi, cette définition légale et jurisprudentielle du cadre dirigeant est indépendante et ne recoupe pas la notion de cadre de direction, telle que prévue par la convention collective des cadres de direction des sociétés d’assurances (IDCC 2357).
Pour rappel, un cadre de direction au sens de la convention collective des cadres de direction des sociétés d’assurances est un cadre dont le niveau de responsabilités implique :
Une très large disponibilité au service de l’entreprise (temps, mobilité) ;
La mise à disposition par l’entreprise de conditions matérielles et morales d’exercice de leurs activités professionnelles en rapport avec ces activités ;
L’existence de relations d’estime et de confiance réciproques entre le chef d’entreprise et le cadre de direction.
La portée des deux notions est également différente : l’application de la qualité de cadre de direction au sens de la convention collective des cadres de direction des sociétés d’assurances permet notamment le bénéficie des mesures de fin de carrière plus favorables tandis que le bénéfice du statut de cadre dirigeant exclut le salarié de la législation relative au temps de travail.
Ainsi, au sein de l’entreprise, un cadre dirigeant bénéficie nécessairement du statut de cadre de direction au sens de la convention collective des cadres de direction des sociétés d’assurances alors qu’un cadre de direction au sens de la convention collective des cadres de direction des sociétés d’assurances ne bénéficie pas nécessairement du statut de cadre dirigeant. Dès lors, un cadre de direction qui n’est pas cadre dirigeant bénéficie des dispositions des accords sur la durée et l’aménagement du temps de travail.
Article 2 -
Durée du travail
Le personnel non cadre relevant des classes 1 à 4 travaille 36h50 mn par semaine de 5 jours avec octroi de 9 + 2 jours supplémentaires, soit 11 Jours de Réduction du Temps de Travail (JRTT), dans les conditions de l’article 2.1 du présent Accord.
Le personnel cadre relevant de la classe 5 peut opter pour l’une des deux formules : - Horaire hebdomadaire de 36h50 par semaine de 5 jours avec de 9 + 2 jours supplémentaires, soit 11 Jours de Réduction du Temps de Travail (JRTT), dans les conditions de l’article 2.1 du présent Accord, - Durée annuelle en forfait de 215 jours avec octroi de jours de repos dans les conditions de l’article 2.2 du présent accord.
Le personnel cadre relevant des classes 6 et 7, cadres de direction travaille 215 jours par an avec octroi de jours de repos dans les conditions de l’article 2.2 du présent accord.
Une convention de forfait écrite à l’initiative de l’employeur sera soumise à l’accord du personnel cadre relevant des classifications : cadre 5, ceux ayant opté pour une durée annuelle en forfait jours, cadres 6 et 7, et cadres de direction.
2.1 Durée hebdomadaire en heure pour le personnel non cadre et cadre 5 (ayant opté pour une durée de travail hebdomadaire en heure)
La durée hebdomadaire du travail dans l'entreprise est de 36h50 mn, soit une durée journalière à 7h22 mn. La durée légale de travail hebdomadaire ne devant pas excéder 35 heures, 9 jours de RTT sont octroyés dans l'année, augmentés de 2 jours supplémentaires, soit 11 Jours de Réduction du Temps de Travail (JRTT) : (1 heure 50 mn en plus par semaine * 45.2 semaines dans l’année) / 7,22 , sous réserve des règles d'acquisition fixées à l'article 2.3 du présent accord.
Le nombre de jours imposés et le nombre de jours libres seront fixés chaque année selon un calendrier prévisionnel et communiqués par le biais d’une note de service.
2.2 Durée annuelle en forfait jours pour le personnel cadre 5 (ayant opté pour une durée de travail annuel en forfait jours), cadre 6, cadre 7 et cadre de direction
2.2.1 - Convention individuelle de forfait
La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec les salariés visés par le présent accord d'une convention individuelle de forfait. La convention individuelle de forfait annuel en jours doit faire l'objet d'un écrit signé, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci, entre l'entreprise et les salariés concernés.
La convention individuelle de forfait en jours doit faire référence au présent accord et indiquer:
la catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ;
le nombre de jours travaillés dans l'année ;
la rémunération correspondante.
Il sera procédé à la mise en conformité des actuelles conventions de forfait annuel en jours. Il est toutefois précisé, que l’article 12I de la Loi Travail dispose que « lorsqu'une convention ou un accord de branche ou un accord d'entreprise ou d'établissement conclu avant la publication de la présente loi et autorisant la conclusion de forfaits annuels en heures ou en jours est révisé pour être mis en conformité avec l'article L. 3121-64 du code du travail, dans sa rédaction résultant de la présente loi, l'exécution de la convention individuelle de forfait annuel en heures ou en jours se poursuit sans qu'il y ait lieu de requérir l'accord du salarié ». 2.2.2 - Nombre de journées de travail et période annuelle de référence
Le forfait annuel est 215 jours de travail, étant précisé que la période annuelle de référence est l’année civile.
2.2.3 - Jours de repos liés au forfait annuel en jours
La durée annuelle du travail ne devant pas excéder 215 jours, chaque année il sera calculé un nombre de jour de repos (JR) de la façon suivante : 365 jours de travail calendaires - 104 jours de repos hebdomadaire (samedi et dimanche) - 28 jours de congés payés - X jours fériés chômés tombant un jour ouvré - 215 jours : durée du forfait en jours =---------------------------------------------------------- Nombre de jours de repos
A titre d’exemple pour l’année 2019 : 365 jours calendaires - 104 jours de repos hebdomadaire (samedi et dimanche) - 28 jours de congés payés - 10 jours fériés chômés tombant un jour ouvré - 215 jours : correspond à la durée du forfait jours ------------------- = 8 jours de repos (JR)
La Direction a décidé que le nombre de jours de repos (JR) par année civile ne pourra être inférieur à 11, indépendamment du calcul effectué chaque année.
Le nombre de jours de repos fixés par l’employeur et le nombre de jours librement choisis par le salarié seront déterminés chaque année selon un calendrier prévisionnel et communiqués par le biais d’une note de service. En tout état de cause, le nombre de JR imposés annuellement par l’employeur ne saurait être supérieur à 4, (les dates des 2 JR supplémentaires étant ainsi librement choisies par le salarié).
La prise des JR se fait par journées entières ou demi-journées.
2.2.4 - Modalités de calcul de la rémunération
Les salariés en forfait jours perçoivent une rémunération mensuelle forfaitaire. La rémunération est fixée sur l’année et versée mensuellement indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.
2.2.5 - Suivi de l’organisation du travail
Le supérieur hiérarchique/Directeur des Relations Humaines assurera le suivi régulier de l’organisation du travail du collaborateur et de sa charge de travail à travers différents outils tels que ci-dessous prévus.
Suivi du forfait et de la charge de travail
Le supérieur hiérarchique/Directeur des Relations Humaines du collaborateur ayant conclu une convention de forfait en jours assurera le suivi régulier :
de l’organisation et la répartition du travail ;
de la charge de travail des salariés ;
de l’amplitude de leurs journées d’activité ;
du respect de l’obligation de déconnexion à distance.
Le nombre de journées et demi-journées de travail sera comptabilisé sur le logiciel Kronos à l’aide du login et du mot de passe communiqué par la Direction des Relations Humaines.
L’analyse mensuelle par le Directeur des Relations Humaines de Kronos sera l’occasion de mesurer la charge de travail sur le mois écoulé et sa répartition des salariés en forfait jours et, le cas échéant, d’envisager toute mesure propre à remédier à une charge de travail éventuellement incompatible avec une durée raisonnable de travail.
Ces documents de comptabilisation seront tenus à la disposition de l’Administration pendant un délai de 3 ans et conservés par l’entreprise durant 5 ans.
Gestion de la survenance de circonstances exceptionnelles accroissant la charge de travail
Compte tenu de l’autonomie dont ils jouissent dans l’organisation de leur travail, les collaborateurs en forfait annuel en jours constatant la survenance de circonstances, évènements ou éléments ayant pour effet d’accroître de façon inhabituelle ou anormale leur charge de travail, seront invités à avertir sans délai leur hiérarchie afin qu’une solution soit trouvée. Dans ce cas, la société recevra le salarié en entretien dans un délai de 15 jours à compter de la réception de l’alerte et formulera par écrit, dans le même délai, les mesures prises pour permettre un traitement effectif de la situation.
Déconnexion
Soucieux de la santé des salariés et désirant améliorer la Qualité de Vie au Travail, les signataires réaffirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue du respect de l’équilibre vie privée / vie professionnelle. La mise à disposition des outils de communication devra s’accompagner d’une véritable vigilance de la part de l’entreprise et de la part de chaque utilisateur afin d’assurer l’équilibre entre la vie professionnelle et privée. Les outils de communication permettant une connexion à distance sont destinés à faciliter l’organisation et la gestion de leur temps de travail par les salariés et ne doivent pas les empêcher des bénéficier, de manière effective, des durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire, de leurs congés, jours non travaillés, jours fériés, etc.
A cet effet, les collaborateurs sont informés qu’ils doivent respecter : - Le repos quotidien de 11 heures ; - Le repos hebdomadaire de 24 heures auquel s’ajoute le repos quotidien (35 heures au total).
L’effectivité de ce droit suppose notamment une régulation de l’utilisation des moyens de communication électroniques par les émetteurs et par les receveurs de messages électroniques et téléphoniques.
Ainsi, sauf cas d’urgence, de nécessité impérieuse du service ou de décalage horaire, il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou par courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant les week-ends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.
Chaque salarié doit ainsi veiller au respect de son propre droit à la déconnexion, mais également à celui des autres salariés de l’entreprise.
Par ailleurs, en cas d’absence, il est demandé à chaque collaborateur d’activer un message d’absence et d’inviter l’expéditeur à contacter une autre personne en cas d’urgence.
2.3
Acquisition des jours de RTT/ jours de repos liés à la réduction du temps de travail
Les salariés ont droit à des jours de RTT/jours de repos acquis entre le 1er janvier et le 31 décembre de chaque année dès lors qu’ils ont été présents pendant toute la période de référence, hormis les absences pour congés payés et jours fériés. Toute absence, hors congés payés et jours fériés, réduit le nombre de jours de RTT/repos au prorata du nombre de semaines travaillées dans l’année.
En cas d’embauche en cours d’année, les jours de repos seront attribués au prorata du temps effectué et arrondis au nombre supérieur. De même pour les salariés à temps partiel, l’acquisition de RTT/jours de repos est calculée au prorata de leur temps d’activité dans l’année. En cas de départ en cours de période, une régularisation des jours de RTT/repos sera opérée à la date de rupture du contrat de travail.
2.4
Utilisation des jours de RTT/ jours de repos
Les RTT/jours de repos libres, au choix du salarié, sont à prendre au cours de l’année civile. Les RTT/jours de repos imposés sont fixés par l’employeur selon un calendrier prévisionnel annuel. Les RTT/jours de repos libres, au choix du salarié, devront être pris au fur et à mesure de leur acquisition et, en tout état de cause au plus tard le 31 décembre de chaque année civile. La prise de ces jours doit respecter les modalités définies par la note de service diffusée annuellement relative à l’aménagement du temps de travail et des congés.
Ces jours ne sont ni reportables, ni capitalisables, mais peuvent être accolés à des jours de congés payés ou à d’autres absences autorisées.
2.5
Heures supplémentaires
Constituent des heures supplémentaires les heures effectuées par un salarié, à la demande expresse de son responsable hiérarchique après validation de la Direction.
Article 3 -
Congés payés
La période de référence légale servant de calcul des jours de congés acquis débute le 1er juin pour se terminer le 31 mai de chaque année.
La dotation pour jours de congés payés est de 26 jours ouvrés pour les non cadres et de 28 jours ouvrés pour les cadres.
Le solde des congés au 31 mai, acquis au titre de l’année n-1 ne devra pas excéder 5 jours ouvrés.
Article 4 - Horaires de travail
4.1
Aménagement du Temps de travail
Les horaires de travail sont basés sur la durée hebdomadaire en vigueur dans l'établissement, soit : 36h 50mn. Sur une semaine de 5 jours, l'horaire théorique journalier sera donc de 7h 22mn.
La journée de travail s’articule comme suit :
-
Les plages fixes : tranches horaires pendant lesquelles le personnel doit obligatoirement être présent : . Le matin : entre 09h30 et 11h45,
L'après-midi : entre
14h00 et 16h35 (16h15 le vendredi).
-
Les plages dynamiques : tranches horaires pendant lesquelles le personnel peut ne pas être présent. Chacun peut donc, à l'intérieur de ces plages dynamiques, régler ses heures d'arrivée et de sortie : . Le matin : entre 8h00 et 9h30,
A la mi-journée : entre
11h45 et 14h00,
L'après-midi : entre
16h35 (16h15 le vendredi) et 19h.
Toutefois, le temps de présence dans le mois, pour le personnel, doit être au minimum égal au temps de travail prévu dans son contrat.
- Les plages de permanence minimum obligatoires pendant les plages dynamiques : tranches horaires pendant lesquelles un effectif minimum doit être sur place dans chaque service. Cette permanence est à déterminer par le responsable de service avec ses collaborateurs. Un roulement est également à prévoir par chaque responsable avec ses collaborateurs.
4.2
La pause déjeuner
Pour déjeuner, une page mobile est prévue ; elle est de 2h15mn, soit de 11h45 à 14h, la pause minimum obligatoire prévue étant de 45 minutes.
4.3
Les cumuls d'heures et récupération « de crédits d’heures » pour le personnel non cadre et cadre 5 déclarant son temps de travail (obligation de badge).
Le nombre d’heures de dépassement est limité à 4 heures par mois, ces heures peuvent être récupérées dans la limite de 4 jours par an.
Ces jours de récupération peuvent être pris à partir du mois suivant leur obtention :
soit en 4 fois une journée
soit en 8 fois une demi-journée
Ils ne pourront pas être cumulés entre eux, mais pourront être accolés à d’autres formes d’absence. Le solde des 4 jours ainsi que « le crédit d’heures » doivent être soldés avant le 31 décembre.
Pour les salariés arrivés en cours d’année, les jours de récupération sont proratisés, en fonction du temps de présence apprécié sur l’année concernée.
4.4
Absences sur plage fixe
Les absences sur les plages fixes doivent être autorisées préalablement par le responsable de service et sont prises en charge par le salarié sur son compteur individuel.
4.5 Enregistrement de la durée de travail pour le personnel non cadre et cadre 5 (sur une durée de travail hebdomadaire en heure) Toutes les entrées et les sorties doivent être validées à partir du poste de travail, après identification dans le logiciel Kronos, à l’aide du login et du mot de passe communiqué par la Direction des Relations Humaines. Il est rappelé que les quatre validations journalières sont une obligation du salarié (heures d'entrée et de sortie du matin et de l’après-midi).
4.6
Oubli de badge
En cas d’oubli de badger, le salarié doit informer la Direction des Relations Humaines, ainsi que son responsable de cet oubli, en indiquant les heures d'entrée et de sortie pour régularisation de son compte.
4.7 Retard Toute arrivée après 9h30 du matin, ou après 14h00 l'après-midi, est considérée comme un retard. Compte tenu de la souplesse du système, les retards ne peuvent et ne doivent être que courts, exceptionnels et justifiés.
4.8 Congés et absences autorisés
Les absences pour mission, vacances, maladie, accident, formation professionnelle, ainsi que celles autorisées par le Code du travail ou la Convention Collective (mariage, naissance, absences pour autres événements familiaux, etc...) sont validées pour 7h22mn par journée et le temps effectivement manquant par demi-journée.
Le salarié convoqué à la visite médicale n’a pas à badger, mais doit impérativement confirmer son départ à son responsable de service et à la Direction des Relations Humaines au moment où il quitte la Société (pour risques d’accident du travail à l’extérieur).
Avant de partir en congés de plus d'une journée en fin de mois, le salarié doit être en conformité avec son temps de travail (sous réserve du débit de 4h autorisé), ceci afin d'éviter des départs en congés alors que le temps de travail obligatoire en fin de mois n’est pas atteint.
4.9
Déplacements professionnels
Pour le personnel effectuant des missions à l’extérieur, toute mission doit être signalée à l’avance au la Direction des Relations Humaines et au responsable hiérarchique, suivant la procédure en vigueur.
Article 5 - Personnel à horaire fixe Le personnel à horaire fixe bénéficie d’une pause de déjeuner supérieure à 45 mn en compensation du manque de flexibilité.
En cas d’activité de salariés HDI Global SE préposés à l’accueil, les horaires journaliers des préposés à l’accueil sont : 8h45 à 17h00, avec une pause déjeuner de 50 mn de 13h00 à 13h50.
Article 6 -
Durée de l'accord, dénonciation, dépôt, révision
Le présent avenant, conclu pour une durée indéterminée s'appliquera donc à partir de 1er mai 2019, a été présenté aux membres du Comité Economique et Social pour avis. Un avis favorable a été donné à l’unanimité.
Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires ou adhérentes, après un préavis de trois mois.
Une version intégrale et signée du présent accord sous format .pdf sera adressée par la société à la DIRECCTE des Hauts-de-Seine via le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Conformément aux dispositions des articles L.2231-5-1, R.2231-1-1 du Code du travail et du décret du 3 mai 2017 n°2017-752 (article 2), une version publiable du texte (dite anonymisée) sous format .docx, ne comportant pas les noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques sera également déposée à la DIRECCTE des Hauts-de-Seine via le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre.
Toute révision ultérieure de cet accord sera soumise à la même procédure.
Mis à jour à Paris la Défense, le 17 avril 2019 En trois exemplaires originaux.
