L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE (U.E.S.) DU GROUPE HENNER représentée par , Directrice Générale adjointe aux Ressources Humaines, dont les Sociétés et Groupements ci-dessous sont inscrits au sein de ladite U.E.S. du Groupe Henner :
SAS HENNER (siège social)
14 boulevard du Général Leclerc 92200 Neuilly s/ Seinen° Siret 323 377 739 003 01 Etablissements secondaires :
14 boulevard du Général Leclerc 92200 Neuilly s/ Seinen° Siret 399 142 892 002 37 Etablissements secondaires :
Henner GMC Nantes1 rue Marcel Paul 44097 Nantes Cedex 1 n° Siret 399 142 892 001 04
Henner GMC Nantes2 rue Marcel Paul 44097 Nantes Cedex 1n° Siret 399 142 892 001 46
Henner GMC Nantes4 rue Marcel Paul 44097 Nantes Cedex 1n° Siret 399 142 892 001 38
Henner GMC Lille6 rue des Techniques 59650 Villeneuve d’Ascq n° Siret 399 142 892 002 45
Henner GMC Saint Omer 23 place Victor Hugo 62500 Saint Omern° Siret 399 142 892 001 87
Henner GMC Boulogne s/ mer 12-14 rue Faidherbe 62200 Boulogne-sur-Mern° Siret 399 142 892 002 03
Henner GMC Bezannes 6 rue Henri Moissan 51430 Bezannesn° Siret 399 142 892 002 11
GO ASSOCIATION
14 boulevard du Général Leclerc 92200 Neuilly s/ Seinen° Siret 775 676 356 000 48
GMC ASSOCIATION
14 boulevard du Général Leclerc 92200 Neuilly s/ Seinen° Siret 784 411 357 000 48
HENNER EPARGNE, RETRAITE ET ACTIONNARIAT
14 boulevard du Général Leclerc 92200 Neuilly s/ Seinen° Siret 982 059 149 000 12
ET D’AUTRE PART
L’Organisation Syndicale CFDT des Banques et Assurances, sise 47-49 avenue Simon Bolivar 75950 Paris CEDEX 19, représentée par , Déléguée Syndicale de l’Unité Economique et Sociale (UES) des Sociétés et Groupements du GROUPE HENNER visés ci-dessus, et dûment mandatés à cet effet,
L’Organisation Syndicale CGT HENNER – Union Locale CGT de Chatou sise 82 bis rue du Général Leclerc, 78400 Chatou, représentée par et , Délégués Syndicaux de l’Unité Economique et Sociale (UES) des Sociétés et Groupements du GROUPE HENNER visés ci-dessus, et dûment mandatés à cet effet,
L’Organisation Syndicale SN2A-CFTC, sise 128 avenue Jean Jaurès 93697 PANTIN Cedex, représentée par , Déléguée Syndicale de l’Unité Economique et Sociale (UES) des Sociétés et Groupements du GROUPE HENNER visés ci-dessus, et dûment mandatée à cet effet.
(Ci-après collectivement désignées par « les Parties »)
Préambule
Attachés à la qualité de vie au travail et dans l’objectif de favoriser une meilleure conciliation vie professionnelle/vie personnelle au bénéfice des collaborateurs du Groupe, les parties ont souhaité dès 2019 discuter des modalités de mise en place du nomadisme et du télétravail. En effet, soucieuses de bâtir des relations professionnelles qui prennent en compte les besoins des parties prenantes et fondées sur une gestion responsable des moyens mis à disposition des salariés, les parties signataires ont souhaité maintenir l’ensemble des dispositions prévues par le précédent accord Télétravail et Nomadisme, signé le 30 août 2021, applicable au sein de l’UES Groupe Henner, tout en y intégrant des dispositions nouvelles ou applicables via des avenants ou accords annexes. Il est rappelé que le télétravail repose naturellement sur un lien de confiance mutuelle entre le salarié et son management ; Il est mis en place sur la base du volontariat. Il doit permettre au salarié de bénéficier d’une plus grande souplesse dans son équilibre vie professionnelle/vie personnelle sans porter atteinte à l’efficacité du travail collectif. Cet accord s’inscrit dans le cadre de la loi du 22 mars 2012 relative au télétravail, des ordonnances Macron du 22 septembre 2017 et de l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020. Il annule et se substitue de plein droit, dans tous leurs effets, aux dispositions des accords collectifs (de groupe, d’entreprise ou d’établissement), usages ou engagements unilatéraux en vigueur au sein de l’UES qui auraient le même objet.
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u TITRE 1 – PERIMETRE DE L’ACCORD, DEFINITIONS ET OBJECTIFS PAGEREF _Toc177980245 \h 5
1.1 Périmètre de l’accord PAGEREF _Toc177980246 \h 5
1.2 Définition du télétravail PAGEREF _Toc177980247 \h 5
1.3 Jours de télétravail & de nomadisme PAGEREF _Toc177980248 \h 5
TITRE 2 – CONDITIONS DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL OU DU NOMADISME PAGEREF _Toc177980249 \h 6
2.1 Conditions d’éligibilité du salarié et du poste PAGEREF _Toc177980250 \h 6
2.2 Proportion limite de télétravailleurs PAGEREF _Toc177980251 \h 7
2.3 Formation des télétravailleurs et de leurs managers PAGEREF _Toc177980252 \h 7
TITRE 3 – PHASES DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL ET DU NOMADISME PAGEREF _Toc177980253 \h 8
3.1. Période d’adaptation PAGEREF _Toc177980254 \h 8
3.2. Planification des jours de télétravail et de nomadisme PAGEREF _Toc177980255 \h 8
3.4 Changement de fonction ou de domicile PAGEREF _Toc177980257 \h 9
TITRE 4 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL ET DU NOMADISME PAGEREF _Toc177980258 \h 9
4.1 Organisation matérielle du poste de travail du télétravailleur à domicile PAGEREF _Toc177980259 \h 9
4.1.1 Conformité des installations et des lieux de travail à distance PAGEREF _Toc177980260 \h 10
4.1.2 Equipements, logiciels et applicatifs en cas de télétravail/nomadisme PAGEREF _Toc177980261 \h 10
4.1.3 Respect de la confidentialité et de sécurité des données PAGEREF _Toc177980262 \h 11
4.2 Conditions de travail : temps et charge de travail PAGEREF _Toc177980263 \h 11
4.3 Maintien du lien social PAGEREF _Toc177980264 \h 11
4.4 Santé, sécurité et suivi médical PAGEREF _Toc177980265 \h 12
4.5 Vie privée du salarié en télétravail à domicile PAGEREF _Toc177980266 \h 13
4.6 Confidentialité et gestion des incidents informatiques PAGEREF _Toc177980267 \h 13
4.6.1 Confidentialité et protection des données PAGEREF _Toc177980268 \h 13
4.6.2 Gestion des pannes et incidents informatiques PAGEREF _Toc177980269 \h 13
4.7 Frais divers PAGEREF _Toc177980270 \h 13
TITRE 5 – EGALITE DE TRAITEMENT ET RESPECT DES DROITS ET AVANTAGES INDIVIDUELS ET COLLECTIFS PAGEREF _Toc177980271 \h 14
TITRE 6 – TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL PAGEREF _Toc177980272 \h 14
TITRE 7 – SITUATIONS PARTICULIERES PAGEREF _Toc177980273 \h 14
TITRE 8 – ROLE DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL ET MODALITES DE SUIVI DE L’ACCORD PAGEREF _Toc177980274 \h 15
8.1 Rôle des Instances Représentatives du Personnel (IRP) PAGEREF _Toc177980275 \h 15
8.2 Commission de suivi PAGEREF _Toc177980276 \h 15
8.3 Réflexion sur les espaces de travail PAGEREF _Toc177980277 \h 16
TITRE 9 ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD PAGEREF _Toc177980278 \h 16
TITRE 10 DENONCIATION ET REVISION PAGEREF _Toc177980279 \h 16
TITRE 11DEPOT DE L’ACCORD PAGEREF _Toc177980280 \h 17
TITRE 1 – PERIMETRE DE L’ACCORD, DEFINITIONS ET OBJECTIFS
1.1 Périmètre de l’accord
Le présent accord est applicable aux salariés des sociétés composant l’UES du Groupe HENNER.
1.2 Définition du télétravail
L’article L1222-9 du Code du travail définit le télétravail comme étant
« toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».
Au sein de l’UES du Groupe Henner, différentes situations de télétravail peuvent se présenter :
Le télétravail dit « régulier » désigne la situation dans laquelle le salarié exerce son travail à la fois sur site de l’entreprise mais également à son domicile avec des jours définis et une récurrence par avenant au contrat de travail
Le nomadisme aussi appelé « télétravail occasionnel » désigne une situation ponctuelle et irrégulière qui répond à un besoin exceptionnel du salarié et qui lui permet de travailler à son domicile selon un forfait annuel défini par le présent accord.
Par ailleurs, en cas de circonstances exceptionnelles indépendantes de la volonté du salarié et de l’entreprise, notamment lors de pandémie reconnue par le gouvernement ou de force majeure, la mise en œuvre du télétravail exceptionnel peut être considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. L’entreprise pourra alors décider que le télétravail à temps plein ou occasionnel se met en place dans les conditions qu’elle aura défini et communiqué aux salariés. Dans une telle situation seule les dispositions du Titre 6 seront applicables.
Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle du collaborateur, il est déclaré à la Direction des Ressources Humaines par le collaborateur lors de la mise en place du télétravail, de son renouvellement éventuel et lors de tout autre changement éventuel. Le télétravail défini par le présent accord exclut toute autre forme de travail à distance, tel que les espaces de co-working par exemple. Il est également prévu que le collaborateur pourra exercer le télétravail au sein d’un autre lieu privé que le domicile principal, qui devra remplir toutes les conditions prévues au présent accord. Ce lieu devra faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de la Direction des Ressources Humaines.
Les collaborateurs souhaitant recourir au nomadisme doivent préalablement recueillir l’accord de leur manager ou de la Direction des Ressources Humaines, formalisé par écrit par tout moyen (mail par exemple), et répondre aux exigences techniques et personnelles présentées notamment à l’article 2.2 et au titre 4.
Les modalités télétravail et nomadisme sont exclusives l’une de l’autre : un collaborateur ne peut donc bénéficier que de l’une ou l’autre de ces modalités.
1.3 Jours de télétravail & de nomadisme
Afin de maintenir une présence sur site de 2 jours minimum par semaine, le télétravail pourra être exercé entre 1 et 2 jours par semaine hors dispositions spécifiques prévues au titre 6 et uniquement sur volontariat du salarié. Pour les salariés qui exercent leurs fonctions à temps partiel, ils pourront télétravailler dans la limite de 50 % de leur temps de travail hebdomadaire, en maintenant une présence de 2 jours sur site minimum par semaine. Le 2ème jour de télétravail s’il est souhaité par le collaborateur sera défini par le manager. Le 1er jour sera proposé par le collaborateur avec validation du manager en fonction des besoins opérationnels ou d’organisation de l’équipe. Cette organisation du travail sera entérinée par avenant, après vérification des pré-requis. Un entretien annuel pourra être réalisé à la demande de l’une ou l’autre des parties pour réévaluer cette organisation du travail en vue de la faire évoluer le cas échéant ou l’interrompre.
Il est convenu que les collaborateurs concernés par la modalité de nomadisme pourront télétravailler selon un forfait annuel de 12 jours sans pouvoir dépasser 8 jours de nomadisme sur un même mois. Ce forfait annuel de 12 jours maximum s’acquiert au prorata du temps de présence dans l’entreprise sur la période couverte par l’avenant. Par exemple, un alternant présent 12 mois dans l’année aura droit à 6 jours de nomadisme à compter de ses 6 mois d’ancienneté. Ces journées seront positionnées dans l’outil de demande d’absence pour informer son manager en cas de planification, à défaut de capacité à informer au préalable, le collaborateur devra obtenir par mail l’accord de son manager ou du manager de son manager de réaliser sa journée en télétravail. Cette organisation du travail sera entérinée par avenant au contrat de travail après vérification des pré-requis. Un entretien annuel pourra être réalisé à la demande de l’une ou l’autre des parties pour réévaluer cette organisation du travail en vue de la faire évoluer le cas échéant ou l’interrompre.
Afin de tenir compte des situations antérieures au présent accord, les parties signataires ont convenu que l’ensemble des avenants individuels relatifs au télétravail signés à ce jour, sur la base de l’accord Télétravail et Nomadisme du 31 août 2021 et couvrant la période du 1er novembre 2021 au 31 octobre 2024, seront automatiquement maintenus pour toute la durée du présent accord, sous réserve des modalités de réversibilités prévues par l’accord. La signature d’un nouvel avenant au contrat de travail lors de l’entrée en vigueur du présent accord n’est pas nécessaire pour les collaborateurs déjà signataires d’un tel avenant et conservant les mêmes modalités d’exercice du télétravail ou nomadisme. L’ensemble des collaborateurs concernés recevront une communication les informant du maintien de leur avenant Télétravail ou Nomadisme lors de l’entrée en vigueur de cet accord.
TITRE 2 – CONDITIONS DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL OU DU NOMADISME
2.1 Conditions d’éligibilité du salarié et du poste
Les salariés éligibles sont les salariés en
contrat de travail à durée indéterminée (CDI) ou contrat de travail à durée déterminée (CDD) ayant plus de 6 mois d’ancienneté et n’étant pas en période probatoire.
Il est convenu que les contrats en alternance (apprentissage et professionnalisation) pourront bénéficier du dispositif de télétravail selon le dispositif suivant et sous réserve de validation des conditions d’éligibilité (poste, ancienneté, autonomie et organisation de l’équipe). Il est convenu que le tuteur, ou un référent, s’efforcera d’être présent sur site lors des jours de présence sur site de l’alternant qu’il encadre.
Dispositif spécifique aux contrats en alternance soumis à validation managériale :
Le télétravail pourra être exercé 1 jour maximum par semaine pour les alternants qui ont un rythme de présence en entreprise entre 3 et 4 jours par semaine ;
Le télétravail pourra être exercé jusqu’à 2 jours maximum par semaine pour les alternants qui ont un rythme de présence en entreprise de 5 jours par semaine ;
L’alternant dont le rythme de présence en entreprise est de 2 jours ou moins par semaine n’est pas éligible au dispositif du télétravail car cela ne lui permettrait pas de maintenir une présence de 2 jours sur site minimum, dans ce cas, seul le nomadisme est autorisé ;
Le Télétravail pourra être annulé par le tuteur en cas de besoin lié à l’activité ou de modification du rythme initial d’alternance (exemple : congés pour examen sur la semaine, etc.) ;
Il sera possible d’opter pour des journées fixes ou variables de Télétravail, dans les mêmes conditions que celles prévues pour les autres collaborateurs. Les journées télétravaillées devront néanmoins être planifiées un mois à l’avance afin de s’assurer des conditions d’accompagnement de l’alternant ;
Possibilité de télétravailler des demi-journées ;
Les stages sont, quant à eux, exclus de l’application du présent accord.
Sont éligibles les collaborateurs dont l’activité en télétravail ou nomadisme ne gêne pas le fonctionnement de leur équipe, de leur service ou Direction ainsi que du Groupe. Les critères d’éligibilité sont notamment :
La nature du travail du collaborateur,
La capacité du collaborateur à travailler à distance et en autonomie complète,
Et l’organisation de l’équipe de travail.
La Direction souhaite que tous les collaborateurs puissent bénéficier du télétravail ou du nomadisme. Par exception, le télétravail et/ou le nomadisme ne sera pas ouvert à des postes incompatibles avec ce mode d’organisation. Ainsi, ne sont pas éligibles notamment, les postes qui requièrent de façon permanente une présence physique dans les locaux ou l’utilisation de matériel présent dans les locaux. Toute exclusion concernant un poste de travail fera l’objet d’un examen concerté par la Direction RH et la Direction concernée.
2.2 Proportion limite de télétravailleurs
Le manager doit veiller à ce que le nombre de collaborateurs bénéficiant du Télétravail ou du nomadisme soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l’organisation de l’équipe. Le cas échéant, si une demande faite par un collaborateur était refusée, le collaborateur serait reçu par son manager pour l’informer de cette décision et lui en expliquer les motifs. Afin de favoriser le Télétravail et le nomadisme et d’en faire bénéficier le plus de collaborateurs au sein de l’équipe, les salariés pourront opter, sous réserve de la validation de leur manager, pour une journée fixe ou variable du lundi au vendredi dans la limite d’un jour par semaine, le second jour de Télétravail sera quant à lui fixé par le manager dans les mêmes conditions.
2.3 Formation des télétravailleurs et de leurs managers
La société met à disposition des collaborateurs et des managers des modules liés au Télétravail et aux gestes et postures à adopter. L’ensemble des collaborateurs concernés est invité à suivre ces modules. Ces modules abordent les thèmes suivants :
La gestion du temps,
La déconnexion,
Le respect de la vie privée
….
TITRE 3 – PHASES DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL ET DU NOMADISME
3.1. Période d’adaptation
Une période d’adaptation d’un mois pour le Télétravail et de deux mois pour le nomadisme sera mise en place pour chaque collaborateur accédant au Télétravail ou au nomadisme, afin de permettre aux deux parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes respectives. Durant cette période d’adaptation, le collaborateur ou son manager pourra demander la suspension, voire l’arrêt du Télétravail ou du nomadisme moyennant un délai de prévenance de 7 jours calendaires. En cas de demande du manager, il devra transmettre ses observations et motifs à la Direction des Ressources Humaines, qui les étudiera et adressera le cas échéant un courrier au collaborateur l’informant de la suspension ou de l’arrêt du Télétravail / Nomadisme. Le collaborateur sera également reçu par son manager pour l’informer de cette décision et lui en expliquer les motifs. En cas de demande d’arrêt par le collaborateur, la demande devra être adressée par courrier recommandé, mail ou remise en main propre auprès de la Direction des Ressources Humaines. Une confirmation sera alors adressée au collaborateur et la suspension ou l’arrêt du télétravail / nomadisme sera effectif sous un délai de 7 jours calendaires à compter de la date de réception. Le collaborateur reprendra son activité au sein des locaux de l’entreprise. Conformément à l’article 3.3 le collaborateur pourra reformuler une demande en cas d’arrêt suite à décision managériale.
Pour les collaborateurs de retour d’absence prolongée de plus de 6 mois, quel qu'en soit le motif, le manager s'assure d'accompagner leur retour à l'activité afin de garantir la bonne passation des dossiers et de rétablir un niveau d'autonomie suffisant pour permettre le télétravail. Si le manager évalue ou observe une diminution de l'autonomie en télétravail liée à cette absence de longue durée, il peut décider de limiter ou de suspendre temporairement la possibilité de télétravailler. Le sujet doit, le cas-échéant, être évoqué lors de l’entretien de reprise.
3.2. Planification des jours de télétravail et de nomadisme
Les collaborateurs pourront exercer le Télétravail à hauteur de deux jours maximum par semaine, dont un jour sera choisi par le collaborateur et validé par le manager et un jour sera proposé par le manager. Il sera possible d’opter pour des journées fixes ou variables de Télétravail. Ces journées de Télétravail pourront également être divisées en demi-journées avec l’accord du manager concerné Par principe, tous les jours de la semaine sont ouverts au Télétravail. Toutefois, en fonction des contraintes organisationnelles inhérentes à un service ou un Département, il sera possible d’interdire une journée de Télétravail dans la semaine pour l’ensemble de l’équipe (exemple : pas de Télétravail le mercredi ou le mardi ou le jeudi). Choix des jours de télétravail :
Le collaborateur choisit un des jours de Télétravail, en accord avec son manager. Il est rappelé que le manager reste décisionnaire concernant les jours de Télétravail de ses collaborateurs, afin de garantir la bonne marche de son service.
Le manager choisit le deuxième jour de Télétravail, fixe ou variable, avec possibilité d’établir des roulements, afin de garantir notamment une équité entre les collaborateurs d’une même équipe
En tout état de cause, les journées de Télétravail devront être saisies dans le SIRH en amont. Les salariés en heures devront badger normalement les heures travaillées sur la journée concernée en Télétravail. Les collaborateurs en jours devront déclarer leur présence sur la fiche de présence.
En cas d’accord du manager par écrit, un jour de Télétravail fixe pourra être reporté au sein de la même semaine, afin de faire face ponctuellement à des contraintes organisationnelles du collaborateur et/ou manager. En aucun cas, les journées de Télétravail ne pourront être reportées d’une semaine à l’autre. Si la journée de Télétravail
fixe tombe sur un jour férié, ce n’est pas un motif de report et la journée sera donc annulée sur cette semaine.
En cas d’action de formation présentielle dans le cadre du plan de développement des compétences mis en œuvre par l’employeur, le Télétravail sera suspendu de fait durant la période de formation. Cette dernière sera prioritaire au jour de Télétravail et ne pourra donc donner lieu à annulation au titre du Télétravail. De même, en cas de besoin de service (réunion d’équipe, évènement exceptionnel de service), le manager pourra demander à annuler une journée de Télétravail.
Les jours de Nomadisme seront posés au plus tard 48 heures avant, sauf circonstances très exceptionnelles, après information et validation du manager qui pourra refuser en cas d’impact sur l’organisation de l’activité et du service. De même, sauf situations exceptionnelles, les jours de Nomadisme ne pourront être positionnés sur un jour de formation présentielle programmée.
3.3 Réversibilité permanente
Le passage en Télétravail ou en nomadisme est réversible tant à l’initiative du collaborateur que de la Direction. Après la période d’adaptation, tant le collaborateur que le manager pourront mettre fin au Télétravail ou Nomadisme en respectant un délai de prévenance de 7 jours calendaires. Ce délai pourra être réduit ou supprimé en cas d’impossibilité de poursuivre le Télétravail à domicile, notamment pour des raisons techniques. Il est notamment convenu que le manager pourra mettre fin au Télétravail du collaborateur en cas d’impact avéré de la situation de Télétravail sur la productivité du collaborateur concerné (nombre et nature des dossiers traités en délais et qualité, atteinte des objectifs journaliers, réponses aux sollicitations, etc…) ou sur la productivité du service/Direction. Lorsqu’il est mis fin au Télétravail, le collaborateur effectue de nouveau entièrement son activité au sein des locaux de la Société. Si le collaborateur ayant mis fin ou dont le manager a mis fin au Télétravail ou au Nomadisme souhaite faire une nouvelle demande de passage en Télétravail ou Nomadisme, un délai d’attente de 3 mois devra être respecté et l’intégralité des conditions devra être de nouveau vérifiée.
3.4 Changement de fonction ou de domicile
En cas de changement de fonction, la situation de Télétravail sera réexaminée avec le nouveau manager et la Direction des Ressources Humaines au regard des critères d’éligibilité. En cas de changement de domicile (Lieu de résidence habituelle déclaré à la Direction des Ressources Humaines), le nouveau domicile doit être signalé sans délai à la Direction des Ressources Humaines, et les pièces justificatives du nouveau domicile devront être transmises de nouveau. L’avenant Télétravail/Nomadisme sera alors modifié.
TITRE 4 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL ET DU NOMADISME
4.1 Organisation matérielle du poste de travail du télétravailleur à domicile
La Société met à la disposition, sur demande du salarié, un « pack maison » pour l’exercice de ses fonctions en télétravail ou nomadisme. Celui-ci est composé du matériel suivant à titre d’accessoire au contrat de travail (liste qui peut être amenée à évoluer) : -un écran 22 pouces (option) -un clavier -une souris -une station d’accueil mobile
Ce pack complète le « pack bureau » comprenant notamment :
Un ordinateur portable
Un casque
Un sac de transport
Le salarié est responsable de la bonne utilisation de ce matériel et formalise son attribution par la signature de la « fiche matériel ».
Ainsi, il devra utiliser ce matériel de manière adaptée et conformément aux règles édictées dans la Charte d’utilisation des ressources informatiques et des moyens de communication ainsi qu’à tout autre document interne encadrant l’usage de ce matériel.
L’ensemble des règles relatives à la bonne utilisation et restitution de ce matériel est rappelé dans l’avenant Télétravail.
4.1.1 Conformité des installations et des lieux de travail à distance
Préalablement au Télétravail ou au nomadisme et à l’occasion de tout changement de domicile, le salarié communique à la Direction des Ressources Humaines, son adresse et une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques ainsi qu’une attestation d’assurance habitation couvrant le travail à domicile, transmise à la DRH chaque mois de janvier, via le SIRH. Il est entendu que le télétravailleur disposera à son domicile d’un espace de travail disponible et exempt de toute distraction pendant la période de travail. Le collaborateur doit disposer d’une installation technique comprenant à minima une ligne ADSL de haut débit ou idéalement d’une fibre pour l’accès à Internet. Il privilégiera une connexion filaire versus une connexion WIFI par essence plus instable et moins performante. Il devra être joignable par téléphone (fixe ou mobile). Le numéro de téléphone sur lequel joindre le collaborateur devra par conséquent être transmis avant le démarrage de cette organisation de travail. Toute modification devra être communiquée sans délai à la Direction des Ressources Humaines et au manager concerné. Le collaborateur communique et autorise l’utilisation de son numéro de téléphone personnel dans le cadre du Télétravail ou nomadisme, sur les plages horaires définies, afin de garantir la continuité des échanges avec la Direction RH, le manager et la DSI. S’il utilise son téléphone personnel, il accepte d’installer les applications que lui indiquera la DSI et qui sont nécessaires à la bonne sécurisation des accès et des données du Groupe Henner. Il est entendu que le collaborateur ne disposant pas de téléphone portable professionnel devra activer un renvoi d’appel vers son téléphone personnel pour ces journées de Télétravail ou nomadisme afin de recevoir les appels entrants professionnels.
4.1.2 Equipements, logiciels et applicatifs en cas de télétravail/nomadisme
La Direction met à disposition des collaborateurs un « pack maison » pour l’exercice de ses fonctions en télétravail ou nomadisme. Les collaborateurs seront responsables du maintien en bon état de ce matériel. Le collaborateur devra utiliser son ordinateur portable professionnel uniquement. Le collaborateur est invité à consulter la FAQ mise à disposition pour toute question sur l’usage du matériel informatique (https://groupehenner.sharepoint.com/sites/FaqFow).
4.1.3 Respect de la confidentialité et de sécurité des données
Le télétravailleur ou travailleur en nomadisme restera soumis aux mêmes obligations de confidentialité et de sécurité des données imposés par son contrat de travail et notamment au respect de la Charte Informatique et des protections des données personnelles issues du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Dans le cadre du Télétravail ou du Nomadisme, il sera demandé au collaborateur d’être encore plus vigilant sur la confidentialité de l’Information. Ainsi, il faudra veiller à ne pas laisser son écran en visibilité d’autrui (famille, amis, …). Et de verrouiller le PC pendant toutes les absences (même de courte durée).
4.1.4 Support informatique lors du Télétravail/Nomadisme
En cas de panne de dysfonctionnement ou de perte, vol ou de détérioration, le collaborateur devra :
Informer immédiatement son manager
Ouvrir une demande Henner Services ou contacter le support informatique au +
33 2 51 88 75 95
Apporter le matériel pour réparation à la DSI (ou son manager sur les sites sur lesquels il n’y a pas de représentants de la DSI) dès survenue de l’incident afin de récupérer un matériel de prêt le cas échéant
4.2 Conditions de travail : temps et charge de travail
La Direction et le salarié en Télétravail ou Nomadisme veilleront au respect des durées légales et conventionnelles de travail, et notamment les durées de repos hebdomadaires et journaliers. Concernant les salariés soumis à un temps de travail en heures (non-cadres), la journée de Télétravail ou nomadisme devra représenter 7h24. Le salarié devra saisir le motif Télétravail ou Nomadisme dans le SIRH et badger sur ces journées. Chaque avenant formalisant le Télétravail indiquera les horaires collectifs à respecter lors du Télétravail correspondant aux plages pendant lesquelles le collaborateur pourra être joint, ou se réfèrera au planning communiqué au collaborateur par sa Direction. En cas d’heures supplémentaires, les règles prévues à l’accord temps de travail seront appliquées. Les modalités pratiques de déclaration via Henner People sont précisées dans les guides utilisateurs. Pour les salariés soumis à la modalité forfait jour, la journée de Télétravail ou Nomadisme sera comptabilisée comme un jour de présence. Le salarié devra saisir le motif télétravail ou nomadisme dans Henner People et signaler sa présence sur ces journées. La Direction s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’établissement d’appartenance du collaborateur. En tout état de cause, les résultats attendus en situation de Télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise. Il est également entendu que pendant les absences et périodes de suspension de contrat de travail (maladie, congés, congé maternité, congés sans solde, …), le salarié habituellement en Télétravail ou nomadisme ne sera pas autorisé à télétravailler ou à faire du nomadisme de son domicile.
4.3 Maintien du lien social
Afin de maintenir les liens entre le collaborateur, son manager ainsi que son équipe, les parties sont convenues de limiter la situation de Télétravail à deux jours maximum par semaine, et le cas échéant une journée par semaine avec interdiction du Télétravail au sein de l’ équipe. Durant les périodes de Télétravail, le collaborateur et son manager pourront être en lien via tous les canaux de communication mis à disposition : téléphone, mail ou chat professionnel, visio, …. L’utilisation des moyens de communication (visio, conf-call, teams, …) devra être privilégiée afin de permettre au télétravailleur de maintenir son organisation de Télétravail lors des réunions. Il est précisé que les salariés devront être connectés via Teams pour informer de leur présence et utiliser les informations de présence via teams dans la journée (hors rendez-vous extérieurs qui seront indiqués via outlook).
Dans le cadre du télétravail, l’utilisation de la caméra lors des réunions en visioconférence constitue une bonne pratique pour l’ensemble des collaborateurs. Le salarié étant considéré en situation de travail, il est attendu que celui-ci adopte un comportement professionnel, incluant la mise en marche de la caméra lors des réunions et de toutes formations, afin de faciliter les interactions et la communication entre les participants. Dans le cadre de l’attention qui est portée à la qualité de vie au travail et de la prévention des risques psychosociaux, cette pratique permet également aux managers d’être attentifs au bien-être des salariés en repérant les signaux non verbaux ou tout signe de difficulté pouvant nécessiter un suivi particulier. En cas de difficulté technique, notamment liée à la connexion internet, il est souhaitable que le salarié active sa caméra au moins lors des phases de présentation ou d’intervention. Le respect de cette règle contribue à renforcer la qualité des échanges et à garantir un environnement de travail collaboratif et transparent.
Toutefois, en cas de réunions pour lesquelles une présence physique est absolument nécessaire ou requise par le management, les collaborateurs en Télétravail ou Nomadisme se doivent d’y assister. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur d’organiser son déplacement.
4.4 Santé, sécurité et suivi médical
4.4.1 Suivi médical
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs à domicile et doivent être strictement respectés par le manager. Le collaborateur pourra demander à bénéficier d’une visite médicale préalable auprès du service de santé au travail de l’entreprise.
4.4.2 Couverture sociale, accident du travail et arrêt de travail
Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres collaborateurs de la Société.
4.4.2.1 Présomption d’accident de travail
En cas d’accident pendant les jours de Télétravail ou nomadisme prévus, le lien professionnel sera présumé moyennant de respecter les règles en vigueur en ce qui concerne les plages de Télétravail. En cas d’accident, le salarié fournira tous les éléments nécessaires à la Direction Ressources Humaines qui effectuera la déclaration d’Accident du Travail. Le salarié en Télétravail doit informer son manager de l’accident du travail dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement dans les locaux de la Société.
4.4.2.2 Arrêt de travail
En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le télétravailleur ou nomade bénéficiera du maintien de sa rémunération en application des règles de couverture sociale d’entreprise. Dans tous les cas, le télétravailleur ou nomade devra informer son manager de l’accident ou de l’arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement dans les locaux de l’entreprise. Il est également entendu que pendant les absences et périodes de suspension du contrat de travail (maladie, congés, congé maternité, congés sans solde, …), le salarié habituellement en Télétravail ou nomade ne devra pas travailler.
4.5 Vie privée du salarié en télétravail à domicile
Le télétravailleur a droit au respect de sa vie privée. L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur ou nomade. Dans ce but, l’avenant fixe les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur ou nomade doit être joignable. Il n’y a pas de mise en place d’outils de contrôle et de surveillance spécifiques au Télétravail ou nomadisme. Les modalités décrites dans la charte informatique s’appliquent donc dans le contexte du Télétravail et Nomadisme. Il est convenu que les salariés en Télétravail ou Nomadisme bénéficient du droit à la déconnexion en dehors de leurs plages horaires de travail prévues. Ainsi, il leur est conseillé d’éteindre leur matériel informatique à la fin de leur journée de travail, il ne saurait leur être reproché de ne pas avoir répondu aux appels ou courriels adressés hors de leur plage horaire de travail.
4.6 Confidentialité et gestion des incidents informatiques
4.6.1 Confidentialité et protection des données
Le télétravailleur ou nomade doit respecter les règles d’utilisation du matériel et des données informatiques fixées par les différentes sociétés du Groupe, et notamment celles contenues dans la Charte Informatique, la Politique de Sécurité du SI et dans les documents diffusés par la DSI. Le collaborateur doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité sur les données qui pourraient être portées à sa connaissance lors de l’exercice de ses missions.
4.6.2 Gestion des pannes et incidents informatiques
En application du présent accord, le télétravailleur ou nomade prend soin des équipements qui lui sont éventuellement confiés et informe immédiatement le service informatique notamment via Henner Services en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à sa disposition.
En cas de défaillance du système de connexion à distance du Groupe, le collaborateur examinera avec son manager la solution à apporter (se rendre sur site ou poser une journée de congé). En cas de constatation ou de soupçon d’incident lié à la sécurité des informations (Vol, perte ou oubli d’équipement, attaque informatique, divulgation accidentelle etc.), le collaborateur est tenu d’alerter immédiatement son manager ou la DSI.
4.7 Frais divers
Il est rappelé que le télétravailleur conserve les mêmes droits et devoirs que les autres salariés de l’entreprise, notamment concernant les notes de frais et les tickets restaurants. L’employeur ne versera aucune compensation concernant la prise en charge de la part patronale d’accès au RIE pour les collaborateurs du site de Neuilly sur Seine.
Considérant que les titres de transports sont payés mensuellement ou annuellement, les frais de transports en commun seront remboursés à 75% comme le prévoit la politique de l’entreprise en vigueur. Il est rappelé qu’il appartient aux collaborateurs de conserver la preuve de leur abonnement en cas de contrôle.
La mise en place du Télétravail habituel ou du Nomadisme par la signature d’un avenant ouvre droit à la perception d’une indemnité forfaitaire mensuelle d’un montant de 12 euros nets par mois, sous réserve qu’au moins un jour de télétravail ou de nomadisme ait été réalisé dans le mois. Cette indemnité mensuelle est réputée couvrir l’ensemble des frais occasionnés par l’exercice du Télétravail. En application des dispositions applicables en la matière à la date de signature du présent accord, cette indemnité est exonérée de cotisations sociales et d’impôt.
TITRE 5 – EGALITE DE TRAITEMENT ET RESPECT DES DROITS ET AVANTAGES INDIVIDUELS ET COLLECTIFS
Il est précisé que le collaborateur en Télétravail ou nomade reste lié à l’entreprise et soumis aux obligations de la législation du travail (contrat de travail, convention collective et loi). Il bénéficie des mêmes droits et avantages que les autres collaborateurs de la Société. Le collaborateur en Télétravail ou Nomadisme conserve un poste de travail à sa disposition dans les locaux de l’Entreprise. Les télétravailleurs ou nomades ont les mêmes droits collectifs que l’ensemble des salariés de l’entreprise. Ils sont notamment électeurs et éligibles aux élections des instances représentatives du personnel.
TITRE 6 – TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL
L’exercice occasionnel d’activités professionnelles à domicile, sur demande expresse de l’employeur dans des situations exceptionnelles ou de Plan de Continuité d’activité, ne peut en aucun cas conférer le statut de télétravailleur. En effet, exécuté de façon exceptionnelle par les collaborateurs, sur demande expresse de l’employeur compte tenu de circonstances exceptionnelles, le travail à domicile exceptionnel a vocation à répondre à des situations inhabituelles ou d’urgence, et pourrait ainsi s’exercer dans des conditions excédant les durées prévues par les modalités de télétravail et de nomadisme. Cette situation ne donne pas droit au versement d’indemnités mensuelles ou d’installation et ne nécessite pas le suivi des formations obligatoires liées au Télétravail et au nomadisme. Pour ce télétravail exceptionnel, il suffira de l’autorisation écrite de la Direction RH/ ou du supérieur hiérarchique. Ces situations peuvent être liées à notamment :
des intempéries entrainant d’importantes difficultés pour le collaborateur pour rejoindre son lieu de travail en raison de temps de déplacement très importants et inhabituels (ex : neige, inondation…) ;
une pandémie nécessitant des actions afin de réduire les risques de contamination ;
des difficultés liées aux grèves (liées aux transports notamment ou impossibilité de déplacement avérée) ;
ou toutes autres circonstances considérées comme exceptionnelles par l’employeur.
Décision managériale : en cas de travail du samedi, le manager pourra accepter en fonction des besoins opérationnels et organisationnels la réalisation du travail du samedi en télétravail
TITRE 7 – SITUATIONS PARTICULIERES
Dans la continuité des actions mises en place pour l’égalité professionnelle et l’insertion des travailleurs en situation de handicap, les parties ont souhaité offrir l’accès à trois jours de télétravail par semaine aux femmes enceintes (dès présentation du certificat de grossesse), aux salariés bénéficiant d’un statut de travailleur handicapé (RQTH, invalidité) et aux salariés en situation de proche-aidant dans les modalités définies ci-dessous.
Afin d’accompagner les salariés en situation de proche-aidant ou de handicap, il est convenu de leur offrir la possibilité de bénéficier au choix de :
1 jour supplémentaire de Télétravail par semaine (portant à 3 jours maximum le nombre de jours par semaine, pouvant être pris par demi-journées), sous réserve du respect des prérequis prévus par le présent accord
ou
3 jours de congé exceptionnel rémunéré par an, pouvant être pris par demi-journées
Les salariés optant pour une des deux options ne pourront la modifier en cours d’année.
Dans ce cadre, deux jours de télétravail seront proposés par le salarié, validés par le manager, et un jour par le manager. Le télétravail ou nomadisme pourra également être ouvert dans des conditions spécifiques aux collaborateurs sur préconisation du médecin du travail. Les conditions particulières seront étudiées et adaptées au cas par cas et ne sont pas régies par le présent accord.
Pour les salariés proches-aidants ou titulaires du statut de travailleur handicapé, il est possible de bénéficier d'un aménagement ou d'un décalage des horaires de travail (hors plages fixes) lors des jours de télétravail pour assister à un rendez-vous médical, que ce soit pour eux-mêmes ou pour accompagner la personne aidée, lorsque les seuls créneaux disponibles ne correspondent pas aux horaires de travail flexibles chez Henner. Cette mesure est soumise à l'approbation du manager, sur présentation d'un justificatif du rendez-vous médical au moins un mois à l'avance. Cette situation n’entraîne aucune réduction du temps de travail hebdomadaire mais un simple aménagement des horaires de travail.
TITRE 8 – ROLE DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL ET MODALITES DE SUIVI DE L’ACCORD
8.1 Rôle des Instances Représentatives du Personnel (IRP)
Le présent accord sera présenté pour information aux membres de la CSSCT et du CSE.
Le bilan annuel du télétravail sera présenté à la CSSCT.
8.2 Commission de suivi
Une commission de suivi au niveau de l’UES sera créée afin de suivre l’application de l’accord et les problématiques organisationnelles ou techniques rencontrées.
Elle sera composée de 2 membres désignés par chaque organisation syndicale représentative signataire et de représentants de la Direction RH.
Elle se réunira chaque année sur convocation de la Direction, puis le cas échéant à l’initiative de la Direction ou à la demande d’une organisation Syndicale Représentative signataire.
Afin d’avoir un retour d’expérience sur la mise en place de l’accord, les parties signataires conviennent de faire un bilan annuel de mise en place de l’accord avec les signataires du présent accord, afin de faire un point quantitatif et qualitatif, notamment sur les thèmes suivants :
Nombre de collaborateurs en télétravail/nomadisme
Cas de refus, suspension ou arrêt de télétravail
Mise en place du télétravail exceptionnel
Suivi des formations en e-learning
Suivi organisationnel, managérial et technique : retours d’expérience éventuels en vue du renouvellement/évolution de l’accord télétravail
Suivi des heures supplémentaires réalisées en situation de télétravail/nomadisme
Point sur les postes non éligibles
Information sur les jours interdits en TT par Service/Département/Direction
…
8.3 Réflexion sur les espaces de travail
La société a lancé en 2024 le projet lié à la restructuration des espaces de travails sur les sites de Neuilly-sur-Seine et Villeneuve d’Ascq, mettant ainsi en place le système de flex-office dans ces locaux. La Direction souhaite poursuivre, à l’avenir, cette réflexion sur l’ensemble des sites du Groupe.
TITRE 9ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord entre en vigueur à compter du 1er novembre 2024.
Il est conclu pour une durée déterminée de trois ans. Il pourra être renouvelé dans les mêmes conditions ou après modifications des dispositions en fonction du bilan de l’accord et des dispositions légales applicables.
TITRE 10DENONCIATION ET REVISION
Les Parties conviennent qu’une révision de l’accord pourra intervenir, en fonction des éventuelles évolutions législatives, réglementaires, ou des accords de branche applicables.
En tout état de cause, le présent accord peut être révisé, à tout moment, pendant sa période d’application par l’une ou l’autre des parties. Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux parties signataires et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée. Le plus rapidement possible, et au plus tard dans les trois mois suivant la réception de cette lettre, les Parties au présent accord devront engager des négociations en vue de la rédaction d’un nouveau texte.
Conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail, le présent accord pourra être dénoncé, par chacune des Parties signataires ou adhérentes, sous réserve d’un préavis de trois mois. Dans cette hypothèse, les Parties engageront une négociation.
TITRE 11DEPOT DE L’ACCORD
Le présent accord sera déposé à l’initiative de la Direction des Ressources Humaines :
en un exemplaire (sous format électronique), à la Direction régionale et interdépartementale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS)de Nanterre,
en un exemplaire, auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.
Les organisations syndicales signataires recevront une copie du présent accord.
L’ensemble des collaborateurs pourront consulter le présent accord par la diffusion de celui-ci sur l’Intranet du Groupe Henner et/ou obtenir copie du texte déposé.
Fait à Neuilly-sur-Seine le 23 septembre 2024 en un exemplaire original. Signatures : Pour l’organisation syndicale
