HEWLETT PACKARD FRANCE SAS, immatriculée au RCS de Evry sous le numéro B 652 031 857 et dont le siège social est sis 1 avenue du Canada – 91947 Courtabœuf Cedex, représentée aux fins des présentes par Mme X en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée aux fins des présentes,
(Ci-après «
HPF »),
La société
HEWLETT PACKARD CENTRE DE COMPETENCES FRANCE SAS, immatriculée au RCS de Evry sous le numéro B 419 553 532 et dont le siège social est sis 1 avenue du Canada – 91947 Courtabœuf Cedex, représentée aux fins des présentes par Mme X en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée aux fins des présentes,
(Ci-après «
HPCCF »),
(Désignées ensemble ci-après comme «
les Sociétés »),
ET RESPECTIVEMENT LES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES DU GROUPE CONSTITUE DES DEUX SOCIETES,
CFDT représentée par Mr R
CFE-CGC représentée par Mr D
CFTC représentée par Mr V
(Désignés ensemble ci-après comme «
les organisations syndicales représentatives »),
HPF, HPCCF ainsi que les Organisations Syndicales Représentatives étant collectivement dénommées « les Parties ».
VI.Champ d’application, Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord PAGEREF _Toc505272926 \h 9
VII.Modalités de dépôt PAGEREF _Toc505272927 \h 9
VIII.Modalités de révision de l’accord PAGEREF _Toc505272928 \h 10
ANNEXE 1 – Charte de bonnes pratiques de communication PAGEREF _Toc505272929 \h 11 ANNEXE 2 – Modèles de message Out-Of-Office en français PAGEREF _Toc505272930 \h 17 ANNEXE 3 – Modèles de message Out-Of-Office en anglais PAGEREF _Toc505272931 \h 19 ANNEXE 4 – Modèles de signature de message PAGEREF _Toc505272932 \h 21 ANNEXE 5 – Paramétrage PAGEREF _Toc505272933 \h 22
PREAMBULE
Contexte global A l’ère du numérique, les outils informatiques (messagerie électronique, ordinateurs portables, téléphones mobiles, smartphones et tablettes) font partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Ils sont désormais incontournables dans le monde du travail, qui plus est, dans l’industrie IT dans laquelle HPE évolue, entraînant une forte évolution des modes de travail. Le lieu de travail est une notion de plus en plus flexible. Les salariés sont de plus en plus connectés en dehors des heures de bureau (37% des actifs utilisent les outils numériques professionnels hors temps de travail en 2016). La frontière entre vie professionnelle et personnelle est de plus en plus ténue. Le temps de travail n’est plus forcément continu.
Il existe un paradoxe dans la vision du numérique qu’ont les salariés :
d’une part, les salariés considèrent que les nouvelles technologies sont un vecteur d’autonomie et permettent d’améliorer la qualité de vie au travail.
D’autre part, un grand nombre d’études mettent en avant la menace potentielle que représentent les évolutions liées au numérique, avec l’inflation des mails et la porosité croissante entre l’activité professionnelle et la sphère privée. Aujourd’hui, 12% de la population active serait en risque élevé de burn out. 2 actifs sur 3 réclament donc une régulation de ces outils numériques professionnels.
En septembre 2015, le rapport sur l’impact du numérique sur le travail préconisait déjà l’instauration d’un droit à la déconnexion professionnelle devant se généraliser par la négociation d’entreprise.
Par ailleurs la déconnexion ne doit pas être limitée à la déconnexion des outils numériques mais doit bien faire l’objet d’une déconnexion mentale afin de se détacher complètement du milieu professionnel pour répondre à ses besoins physiologiques.
C’est donc pour s’adapter à cette réalité et créer les protections nécessaires à la santé des salariés qu’un « droit à la déconnexion » a été inscrit dans la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, dans la continuité du volet « Qualité de vie au travail » de la loi n°2015-994 du 17 août 2015. Le droit à la déconnexion n’est pas une règle qui doit s’appliquer de manière uniforme pour les salariés. Il n’existe d’ailleurs pas de définition légale de ce « droit à la déconnexion » ; ce qui permet la définition de cette notion par accord, en adéquation avec la réalité de l’entreprise.
De manière générale, le législateur consacre en tant que « droit », la possibilité pour le salarié de ne pas être connecté (email, internet, skype, smartphone, etc…), de ne pas répondre aux appels téléphoniques et emails pendant ses repos et congés, de ne pas emmener les outils numériques au domicile en dehors des heures de travail. L’employeur doit donc mettre tous les moyens en œuvre pour que le salarié puisse exercer ce droit librement. Cependant, l’exercice de ce droit ne décharge pas le salarié de toute responsabilité personnelle, puisqu’il lui incombe de prendre soin de sa propre santé et sécurité ainsi que de celles des autres.
Contexte HPE Les parties ont connaissance des problématiques soulevées ci-dessus et conscientes de l’équilibre nécessaire entre l’efficacité opérationnelle demandée à chaque salarié et le bien-être de celui-ci. Ce faisant, elles démontrent leur appréhension de la Qualité de vie au travail, et plus particulièrement du droit à la déconnexion, comme un des enjeux majeurs pour la performance de l’entreprise. En effet, l’usage dérégulé/incontrôlé des outils numériques professionnels a un impact négatif sur la performance de l’entreprise : la surinformation est susceptible d’entraîner une baisse de la productivité (les salariés passent 30% de leur temps à consulter leurs emails ; ce qui ne peut pas, dans de telles proportions, être considéré comme un temps de travail productif). De plus, le trop-plein d’informations tend à annihiler toute capacité d’attention des salariés nécessaire à l’innovation.
De plus, les parties constatent que la hyper-connexion est amplifiée au sein d’un environnement comme celui d’HPE où au fur et à mesure des années les process se sont multipliés, les restructurations se sont accélérées (diminuant les effectifs) et où les métiers se sont transformés (comme celui d’assistante par exemple). Fort de ce constat, les parties ont la volonté de renforcer leur démarche préventive dans une optique d’amélioration des conditions de travail, de la sécurité et de la santé des salariés et ce d’autant plus que Hewlett Packard Enterprise est aujourd’hui reconnu pour ses engagements en matière de flexibilité du travail.
HPE, consciente des transformations du numérique et de ses impacts sur les salariés, s’est affilié depuis 2012, à une chaire de recherche avec l’école « Grenoble Ecole de Management » qui effectue des études sur ces questions d’attention, de connexion et de bien-être au travail entre autres.
Exercice du droit à la déconnexion
Définition du droit à la déconnexion :
Le droit à la déconnexion est la possibilité pour le salarié de :
ne pas être connecté (email, internet, skype, smartphone, etc ...) et ne pas répondre aux appels téléphoniques et emails pendant ses repos et congés,
ne pas être contraint d’emmener ses outils numériques au domicile en dehors des heures de travail,
bénéficier de démarches préventives visant l'amélioration des conditions de travail, de la sécurité et de la santé des salariés, en matière d'hyper-connexion, de surinformation et de surcharge mentale.
Le droit à la déconnexion ne se limitant pas à la déconnexion des outils numériques, il doit s'entendre comme une déconnexion mentale afin de se détacher complètement du milieu professionnel pour répondre à ses besoins physiologiques. Chacun doit être moteur pour le droit à la déconnexion. Chaque salarié (en particulier les salariés au forfait jours et les salariés en télétravail) a le droit au respect d’un équilibre vie professionnelle/vie privée et doit veiller à garder cet équilibre dans le respect du cadre défini par l’employeur. L’employeur a fixé un cadre de mise en œuvre du droit à la déconnexion et il s’engage à respecter et faire respecter que l'exercice de son droit à la déconnexion ne peut être reproché au salarié.
Actions de prévention, sensibilisation, de communication et de formation
Prévention Compte tenu du risque d’un usage abusif ou inapproprié de ses outils numériques de travail par l’employé, le risque est ajouté aux différents documents uniques des sites HPE de la manière suivante : « Difficultés ou fatigue liées aux nouvelles formes organisationnelles (sollicitations multiples et simultanées par messagerie instantanée, e-mails, conf, tél mobile,
hyper-connexion…). »
Ce risque et les actions de prévention associées seront donc intégrés dans le plan de prévention annuel dès FY18 (PAPRIPACT).
Sensibilisation Dans le droit à la déconnexion, il est important de fédérer autour de principes et de bénéfices.A ce titre, HPE souhaite créer un logo/slogan pour représenter ce thème au sein de l’entreprise et ainsi rassembler plus facilement. Ce logo/slogan sera utilisé dans toutes les communications et formations liées au droit à la déconnexion. Il permettra à chaque employé de s’approprier plus facilement cette thématique et de l’intégrer à leur signature s’ils le souhaitent.
La Direction effectuera des campagnes de sensibilisation régulières.
Ces campagnes incluront les actions suivantes:
Affichage / envoi de messages de recommandations et de communication sur les risques liés à l’utilisation des outils numériques et à la nécessité d’en faire un usage raisonnable, ainsi que sur les bienfaits de la déconnexion. En effet, plusieurs études montrent que les employés qui prennent le temps de se déconnecter sont plus efficaces et créatifs, et il est important de communiquer sur ces bénéfices.
Les recommandations pourront être de différentes formes. Elles évoqueront les thèmes suivants:
respect des temps de travail, amplitudes horaires, temps de repos, travail du dimanche et autres dispositions des accords d’entreprise (exemple : prise de jour de précaution dans le cadre des astreintes et interventions planifiées),
organisation des congés et back up,
santé au travail,
encadrement des convocations aux réunions
règles d’utilisation des outils numériques (téléphone portable, mails, comportement au volant….),
etc.
Animation / évènement de sensibilisation sur la déconnexion ayant pour objectif une prise de conscience des comportements face aux outils numériques. C’est dans ce cadre et afin de favoriser les échanges en présentiel que les espaces ressources pourront héberger des animations sur les sites.
Conférences, notamment sur la qualité de vie au travail, les risques psychosociaux et/ou les bénéfices de la déconnexion. Ces conférences seront organisées sur les principaux sites et un ‘replay’ sera mis à disposition sur le site web des ressources humaines après la conférence.
La Charte de bonnes pratiques de communication sera partagée avec les salariés et disponible sur l’intranet RH de l’entreprise.
Une page web dédiée au thème du droit à la déconnexion sera créée sur l’Intranet des Ressources Humaines France. Cette page permettra de mettre à disposition de manière permanente les supports de communication et de formation.
Formation Deux types de formation seront proposées et fortement recommandées :- d’une part, des formations aux règles d’utilisation efficace des outils informatiques et aux modes d’utilisation « hors connexion », - d’autre part, des formations sur les comportements face aux outils numériques, les conséquences sur la santé et les bienfaits de la déconnexion. Le contenu des formations sera revu, le cas échéant, pour être adapté notamment à l’évolution des outils numériques.
Café RH/Quick Call Le sujet du droit à la déconnexion sera abordé lors de Cafés RH et Quick Calls afin que chacun puisse échanger sur ce sujet, et notamment à la suite des différentes campagnes et formations.
Actions à destination des managers
L’efficacité des mesures contenues au sein du présent accord ne saurait trouver un écho en l’absence d’exemplarité des membres de l’encadrement. Ces derniers seront sensibilisés et formés aux risques de l’hyperconnexion. - Pour ceci, des quicks calls obligatoires seront organisés par les Ressources Humaines pour l’ensemble des Managers ayant des salariés en France. Les managers ayant suivi ces formations seront labellisées. - En complément, des actions de formation additionnelles seront organisées pour les populations managériales pour une compréhension plus approfondie des enjeux de la déconnexion.
Par ailleurs, un volet « droit à la déconnexion » sera intégré dans le cadre de l’entretien sur la charge de travail (voir ci-dessous dans la partie Indicateurs).
Des communications spécifiques seront envoyées aux managers étrangers ayant des salariés en France. La Direction encourage également les managers à formaliser les règles de vie et d’organisation du travail avec les outils digitaux au sein de leurs équipes. Cela comprend l’organisation du travail pendant les vacances ou les absences.
Actions directes sur les outils numériques
Dans le cadre du présent accord, les parties souhaitent agir sur les outils numériques professionnels, ce qui constitue un levier direct permettant de limiter « l’hyperconnexion ».
Les actions de paramétrage suivantes peuvent permettre de réduire le sentiment d’urgence et de sur-sollicitation pouvant survenir dans l’environnement professionnel :
Paramétrage du téléphone portable pour recevoir les emails
uniquement à la demande (synchronisation de l’appareil sur demande)
ou en temps réel pendant les heures de travail habituelles et uniquement à la demande le reste du temps.
Systématisation du message « Out of office » (absence du bureau) pendant les périodes d’absence avec :
Pas d’accès ou accès réduit aux emails
Date de retour
Procédure en cas d’urgence avec nom du ou des backups
Cf. Annexe 1 – Modèles de message Out-of-Office
Il est de la responsabilité du manager de s’assurer de la continuité du service par la mise en place d’un back up effectif pendant les périodes d’absence du salarié. L’absence de back upne pourra être un motif de refus à valider des congés demandés, ni à annuler un congé. Il est de la responsabilité du manager de prévoir la phase de transition dans la charge de son équipe.
Indication dans le calendrier outlook des « horaires travaillés » (Working hours) et des jours d’absence accompagné, sur paramétrage du salarié.
Paramétrage d’une signature des courriels indiquant :
La date des prochains congés prévus
Le pays et fuseau horaire (ou jour non travaillé si temps partiel)
Cf. Annexe 2 – Modèles de signature
Indicateurs de mesure, procédure d’alerte et suivi de l’accord
Indicateurs
Entretien de charge de travail :
L’entretien « charge de travail » est obligatoire pour les salariés en forfait jours et est fortement recommandé pour les salariés en mode Horaire. Il doit avoir lieu tous les ans et est généralement réalisé à la même période que l’entretien de fin d’année.
Les questions suivantes seront intégrées à la trame de l’entretien charge de travail afin de mesurer les sollicitations en dehors des horaires de travail et l’impact généré sur le salarié :
Êtes-vous sollicité (demande de réponse immédiate) en dehors de vos heures de travail (soir, WE, congés) :
Oui, tous les soirs
Oui, le week-end
Oui, une à deux fois par semaine
Oui, une fois de temps en temps
Non, jamais
Vous arrive-t-il de vous reconnecter (messagerie, smartphone…) en dehors de vos heures de travail ?
Oui, tous les soirs
Oui, le week-end
Oui, une à deux fois par semaine
Oui, une fois de temps en temps
Non, jamais
Qu’est-ce qui vous amène à vous reconnecter ?
Votre charge de travail
oui non
Une sollicitation professionnelle directe
oui non
Votre convenance personnelle
oui non
Pour vous, travailler le soir et le week-end est vécu comme (plusieurs réponses possibles):
Une facilité dans votre organisation, de l’autonomie
oui non
Du stress supplémentaire
oui non
Un effacement de la frontière vie professionnelle/vie privée
oui non
Enquête Qualité de Vie au Travail (QVT):
Des questions spécifiques relatives à la déconnexion seront intégrées dans le cadre de l’enquête mise en place pour mesurer la Qualité de Vie au Travail des salariés HPE au cours du premier trimestre de l’année fiscale 2018. Le questionnaire sera établi conjointement par un groupe paritaire composé de la Direction et de membres des CHSCT. Procédure d’alerte Un référent « Déconnexion » chargé d’assurer le suivi de l’accord et de faire remonter les éventuelles problématiques d’application sera nommé au sein des Ressources Humaines. Le nom et les coordonnées de ce référent seront communiqués aux salariés via l’intranet afin que ceux-ci puissent l’alerter et lui poser toutes les questions liées au droit à la déconnexion.
Les étapes de la procédure sont les suivantes :
Saisine auprès du référent
Entretien entre le salarié et le référent
dans la semaine suivant la saisine Des actions immédiates pourront être mises en place pour les situations critiques.
Entretien avec le manager, le RH et le référent
dans les 2 semaines suivantes la saisine
Définition d’un plan d’actions en incluant les parties concernées (RH, médecine du travail, équipe, etc…)
dans le mois suivant la saisine
Suivi régulier de ce plan d’action avec les parties prenantes
tous les mois pendant 3 mois – renouvelable si besoin Ce processus fera l’objet de compte rendu transmis aux parties prenantes au cours des différentes étapes. Chaque alerte fera l’objet d’une information auprès du secrétaire du CHSCT en gardant l’anonymat du salarié concerné.
Suivi de l’accord Une commission de suivi de l’accord pourra se réunir annuellement pour suivre les indicateurs (résultats consolidés des entretiens charge de travail et enquête QVT ainsi qu’un bilan des saisines réalisées auprès du référent dans le cadre de la procédure d’alerte) et adapter les actions de l’accord si nécessaire.
Elle sera composée de :
un représentant par organisation syndicale représentative par entité,
un représentant de la Direction,
le « référent Déconnexion ».
Le bilan des indicateurs et des actions de l’accord sera partagé avec les CHSCT dans le cadre de l’étude du bilan annuel du Plan de prévention des risques professionnels (PAPRIPACT).
Champ d’application, Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés du groupe HPE composé des sociétés HPF et HPCCF. Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans à compter du 05/02/2018, jour suivant les formalités de dépôt auprès des services compétents. Le présent accord et cessera de plein droit de produire ses effets à la date de son expiration, soit au 05/02/2021.
Modalités de dépôt
Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du Travail, le présent accord sera déposé auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Longjumeau en un exemplaire. Deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique seront transmis à la DIRECCTE de l’Essonne (Unité territoriale d’Evry).
Modalités de révision de l’accord
Les parties signataires peuvent déposer une demande de révision de tout ou partie des dispositions du présent accord conformément aux articles L.2222-5, L.2261-7 et L.2261-8 du Code du Travail. Toute demande de révision devra être portée à la connaissance des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception et être accompagnée d’un projet sur le ou les articles concernés. Les négociations commenceront le plus rapidement possible avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans le champ d’application du présent accord.
Fait aux Ulis, en 6 exemplaires, Le 05/02/2018,
Pour La société HPF et Pour La société HPCCF :
Mme XX
Directrice des Ressources Humaines en France
Pour les organisations syndicales représentatives :
CFDT représentée par Mr R dûment habilité à cet effet
CFE-CGC représentée par Mr D dûment habilité à cet effet
CFTC représentée par Mr V dûment habilité à cet effet
ANNEXE 1 – Charte de bonnes pratiques de communication
Charte de la communication et de la déconnexion HPE en Francepour une communication respectueuse, efficace, collaborative
Je suis respectueux et courtois envers tous
Je privilégie la communication orale directe ou au téléphone
je clarifie mes attentes en termes de délais
Je ne sollicite pas mes collègues en dehors des heures de travail
Je suis respectueux et courtois envers tous
Je privilégie la communication orale directe ou au téléphone
je clarifie mes attentes en termes de délais
Je ne sollicite pas mes collègues en dehors des heures de travail
Je demande de l’aide à mon manager (ou host manager) si j’ai du mal à planifier mon travail, gérer mes priorités ou si j’ai des difficultés
Je ne suis pas obligée de répondre et d‘agir immédiatement à toutes les sollicitations en même temps
Je ne dois pas me sentir obligé de répondre à une demande en dehors de mes heures de travail
Je déconnecte mes outils de travail en dehors de mon temps de travail ou d’astreinte
Je demande de l’aide à mon manager (ou host manager) si j’ai du mal à planifier mon travail, gérer mes priorités ou si j’ai des difficultés
Je ne suis pas obligée de répondre et d‘agir immédiatement à toutes les sollicitations en même temps
Je ne dois pas me sentir obligé de répondre à une demande en dehors de mes heures de travail
Je déconnecte mes outils de travail en dehors de mon temps de travail ou d’astreinte
J’anticipe mes demandes et ne présume ou n’exige pas une réponse immédiate des autres
J’anticipe mes demandes et ne présume ou n’exige pas une réponse immédiate des autres
Je me respecte Je respecte les autres Je favorise le travail en équipe Je suis efficace Je me respecte Je respecte les autres Je favorise le travail en équipe Je suis efficace
Je fais attention aux autres et à leurs contraintes potentielles
Je fais attention aux autres et à leurs contraintes potentielles
Je privilégie une communication directe, factuelle, synthétique
Je planifie mon travail, je gère les demandes qui m’arrivent par priorité et je me concentre sur une tâche à la fois
Je privilégie une communication directe, factuelle, synthétique
Je planifie mon travail, je gère les demandes qui m’arrivent par priorité et je me concentre sur une tâche à la fois
Je développe les occasions d’apprendre et de partager
Je favorise l’ouverture et l’entraide
Je valorise les réussites collectives et individuelles
Je développe les occasions d’apprendre et de partager
Je favorise l’ouverture et l’entraide
Je valorise les réussites collectives et individuelles
Je me forme et m’informe pour utiliser les outils de communication au mieux (IT newsletters, IT Tips and Tricks)
Je ne me disperse pas et je ne me laisse pas distraire par d’autres sollicitations lorsque je travaille sur un sujet
Je me forme et m’informe pour utiliser les outils de communication au mieux (IT newsletters, IT Tips and Tricks)
Je ne me disperse pas et je ne me laisse pas distraire par d’autres sollicitations lorsque je travaille sur un sujet
Je me
respecte
Je me
respecte
Je demande de l’aide à mon manager (ou host manager) si j’ai du mal à planifier mon travail, gérer mes priorités ou si j’ai des difficultés
Je ne suis pas obligée de répondre et d‘agir immédiatement à toutes les sollicitations en même temps
Je ne dois pas me sentir obligé de répondre à une demande en dehors de mes heures de travail
Je déconnecte mes outils de travail en dehors de mon temps de travail ou d’astreinte
Je demande de l’aide à mon manager (ou host manager) si j’ai du mal à planifier mon travail, gérer mes priorités ou si j’ai des difficultés
Je ne suis pas obligée de répondre et d‘agir immédiatement à toutes les sollicitations en même temps
Je ne dois pas me sentir obligé de répondre à une demande en dehors de mes heures de travail
Je déconnecte mes outils de travail en dehors de mon temps de travail ou d’astreinte
Illustrations Illustrations
Se laisser le temps de la réflexion pour répondre, même si le destinataire vous demande une réponse immédiate
Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire.
Lorsqu’un message traite d’un dossier important et urgent il est par contre préférable d’envoyer une réponse attestant de la bonne réception de celui-ci.
Privilégier le téléphone, Skype, ou le face à face plutôt que la multiplicité, surabondance de mails.
Les fonctions « accusé de réception » et « accusé de lecture » ne doivent pas être utilisés systématiquement.
Je me réfère à l’accord du droit à la déconnexion pour toute sollicitation en dehors de mes heures de travail
Je respecte les amplitudes horaires légales de travail (cf. page intranet droit à la déconnexion)
Je rentre mes heures de travail réelles dans Eetime (heures supplémentaires, dépassement d’amplitude journalière, interventions planifiées, astreintes et autres).
Je m’accorde des périodes de repos psychique pendant les heures de travail (en utilisant notamment les espaces ressources ou salles repos existants sur certains sites)
Je respecte
les autres
Je respecte
les autres
Je suis respectueux et courtois envers tous
Je privilégie la communication orale directe ou au téléphone
Je clarifie mes attentes en termes de délais
Je ne sollicite pas mes collègues en dehors des heures de travail
J’anticipe mes demandes et ne présume ou n’exige pas une réponse immédiate des autres.
Je fais attention aux autres et à leurs contraintes potentielles
Je suis respectueux et courtois envers tous
Je privilégie la communication orale directe ou au téléphone
Je clarifie mes attentes en termes de délais
Je ne sollicite pas mes collègues en dehors des heures de travail
J’anticipe mes demandes et ne présume ou n’exige pas une réponse immédiate des autres.
Je fais attention aux autres et à leurs contraintes potentielles
Illustrations Illustrations
Faciliter les échanges informels
Tenir compte de la personnalité de son interlocuteur dans un échange
Eviter une utilisation exclusive de la messagerie électronique et compléter par l’utilisation de média plus riche (face à face, téléphone, Skype, etc)
La messagerie électronique permet de consulter en dehors de l’entreprise et en dehors des horaires de travail, rendant plus poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre.Je ne dois pas être à la demande d’un travail en dehors des heures habituelles.
Les Managers et leurs équipes devront limiter l’usage de la messagerie électronique entre 21h00 et 8h00, ainsi que le week-end.
Les salariés dont les Managers devront privilégier l’organisation de réunions depuis la France, sur les plages horaires entre 9h00 le matin et 18h le soir (de manière exceptionnelle 19h00 le soir), afin d’améliorer l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle et ce, dans le respect des activités des organisations.
Il conviendra d’éviter, sauf urgence, l’envoi de mails durant cette période. En tout état de cause, tout mail envoyé durant ces plages horaires n’appellera pas de réponse immédiate.
Laisser aux autres le temps de répondre aux messages.
Je privilégie une communication directe, factuelle, synthétique
Je planifie mon travail, je gère les demandes qui m’arrivent par priorité et je me concentre sur une tâche à la fois
Je me forme et m’informe pour utiliser les outils de communication au mieux (IT newsletters, IT Tips and Tricks)
Je ne me disperse pas et je ne me laisse pas distraire par d’autres sollicitations lorsque je travaille sur un sujet
Je privilégie une communication directe, factuelle, synthétique
Je planifie mon travail, je gère les demandes qui m’arrivent par priorité et je me concentre sur une tâche à la fois
Je me forme et m’informe pour utiliser les outils de communication au mieux (IT newsletters, IT Tips and Tricks)
Je ne me disperse pas et je ne me laisse pas distraire par d’autres sollicitations lorsque je travaille sur un sujet
Je suis
efficace
Je suis
efficace
Illustrations Illustrations
Ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d’arrivée de nouveaux messages
Travailler en mode hors connexion et se réserver. Se réserver des plages horaires chaque jour, chaque semaine, en fonction de son activité pour consulter l’arrivée de nouveaux messages et les traiter.
Questionner la plus-value de sa présence à certaines réunions: suis-je décisionnaire? suis-je force de proposition? Puis-je récupérer l’information par un autre canal?
Je vérifie la liste de distribution avant d’envoyer un mail pour la limiter l’infobésité
Savez-vous que…? Savez-vous que…?
Je favorise
le
travail en
équipe
Je favorise
le
travail en
équipe
Je développe les occasions d’apprendre et de partager
Je favorise l’ouverture et l’entraide
Je valorise les réussites collectives et individuelles
Je développe les occasions d’apprendre et de partager
Je favorise l’ouverture et l’entraide
Je valorise les réussites collectives et individuelles
Illustrations Illustrations
En tant que manager :
Encourager, féliciter et remercier par messagerie mais également de vive voix :
Toujours répondre au message d’un salarié est une source de motivation; ne pas le faire trop rapidement afin de ne pas créer un sentiment d’urgence
Partager de l’information pertinente avec les salariés de son équipe, afin de leur donner plus d’autonomie
En tant qu’employé :
Reconnaitre et encourager le travail de ses collègues
Prendre le temps de solliciter des collègues le plus ‘en direct’ possible, pour apprendre et/ou partager
Se soucier de ses collègues afin de limiter les situations à risque et l’isolement afin d’apporter une attention particulière à l’entraide, et alerter si on remarque une situation à risque (lien sharepoint RPS)
Favoriser les temps d’échanges informels pour créer une cohésion d’équipe
NB: les outils de communication et le statut de présence ne sont en aucun cas des outils de contrôle du temps et de la présence NB: les outils de communication et le statut de présence ne sont en aucun cas des outils de contrôle du temps et de la présence
ANNEXE 2 – Modèles de message Out-Of-Office en français
Modèle 1 : Texte pour message reçu en dehors des heures de travail Bonjour, Ce message reçu en dehors des heures de travail sera traité dès que possible. Merci de votre compréhension
Modèle 2Bonjour, Merci pour votre message.
Je suis actuellement absent, et serai de retour le
(Date du retour).
Je n'ai pas accès à ma messagerie pendant cette période. Je prendrai donc connaissance de votre message à mon retour. En cas d’urgence, vous pouvez contacter
(Nom du contact) à cette adresse: (Adresse mail du contact).
Bien Cordialement,(signature)
Modèle 3
Bonjour,Merci pour votre message. Je suis absent jusqu’au
(Date de retour) avec un accès restreint à ma messagerie.
Si votre demande est urgente, merci de contacter
(Nom du Contact) à (Email Adresse du contact). Sinon, je vous répondrai dès que possible à mon retour.
Bien Cordialement,(signature)
Modèle 4
Bonjour,Merci pour votre message. Je suis actuellement en voyage avec un accès restreint à ma messagerie, et serai de retour le
(Date du retour).
Si vous avez une demande urgente avant mon retour, merci de contacter
(Nom du Contact) à (Adresse mail du contact). Sinon, je vous répondrai dès que possible à mon retour.
Bien Cordialement,(signature)
ANNEXE 3 – Modèles de message Out-Of-Office en anglais
Modèle 1 : Texte pour message reçu en dehors des heures de travailHello,
This message received outside working hours will be processed as soon as possible. Thank you for your understanding
Modèle 2[Your Greeting],Thanks for your email. I am currently out of the office, with no access to my email.I will be returning on
(Date of Return).
If you need immediate assistance before then, please contact
(Contacts Name) at (Contacts Email Address). Otherwise I will respond to your email as soon as possible upon my return.
Best Regards,(signature)
Modèle 3Hello,Thanks for your email. I am currently out of the office until
(Date of Return) with limited/no access to email.
If your request is urgent, please contact
(Contacts Name) at (Contacts Email Address). Otherwise I will respond to your email as soon as possible upon my return.
Best Regards,(signature)
Modèle 4Hello,Thanks for your email. I am currently on business trip with limited access to my email.I will be returning on
(Date of Return).
If you need immediate assistance before then, please contact
(Contacts Name) at (Contacts Email Address). Otherwise I will respond as soon as possible upon my return.
Best Regards,(signature)
ANNEXE 4 – Modèles de signature de message Exemple de signature en français:
Prénom Nom Titreabsence prévue du jj au jj Mois inclus+33 4 8032 xxxx Officeprenom.nom@hpe.com
Grenoble, France (GMT + 1 www.timeandzone.com)
hpe.com
Exemple de signature en anglais:
Prénom Nom Titreplanned absence Month dd to Month dd included+33 4 8032 xxxx Officeprenom.nom@hpe.com
Grenoble, France (GMT + 1 www.timeandzone.com)
hpe.com
ANNEXE 5 – Paramétrage
Signature de message:
Installer la signature HPE depuis HPE Brand Central > Brand Essentials > Email Signature
Puis dans Outlook > File > Options > Mail > SignaturesMettre à jour sa signature - en ajoutant en dessous de son titre :
planned absence Month dd to Month dd included ou absence prévue du jj au jj Mois inclus
- en ajoutant à côté du pays (GMT + 1 www.timeandzone.com)Si accès directement depuis Office 365 : https://support.office.com/en-us/article/Create-and-add-an-email-signature-in-Outlook-Web-App-0f230564-11b9-4239-83de-f10cbe4dfdfc
Synchronisation mail et agenda sur téléphone portable
Synchronisation des emails de manière MANUELLE (à la demande) > soit en permanence> soit uniquement en dehors des heures de travail
Sur votre mobile avec la dernière version d’Android, et après avoir créé votre compte HPE
Sélectionner l’icone Email
Afficher les options de votre compte
Cliquer sur les 3 bandes à coté de Boite de réception
Paramètres e-mail
Choisir votre compte HPE en cliquant sur votre adresse mail
Dans paramètre de synchronisation définir programme sync = MANUEL
Dans paramètre heure de pointe- définir l’heure de pointe mode de synchronisation (auto, toute les 15 min…)- jours de pointe Lundi au vendredi- Période de pointe amplitude horaire (ex: 8h à 19h)
Définir mes heures de travail dans mon agenda
Définir ma plage horaire de travail où j’apparais comme disponible dans mon agenda Dans outlook > File > Options > Calendar dans la partie ‘Work time’ définir ‘work hours’ ex: 8 am to 6 pm from Monday to Friday dans la partie ‘Calendar options’, add holidays to the Calendar ‘Add Holidays’ et sélectionner le pays Penser à renseigner ses congés/absences dans Outlook. Eventuellement envoyer une invitation à votre équipe en précisant votre ou vos backups
Définir des règles pour les emails
Possibilité d’appliquer une règle uniquement lorsque ‘out of the office’ est défini (ex: auto-forward) Depuis Outlook, Files: Automatic reply window – Rules button – Add rule
Supprimer les notifications d’arrivée d’email
Pour gérer et supprimer les notifications d’arrivée de message
Dans outlook > File > Options > Mail dans la partie ‘Message arrival’ décocher les notifications ‘Play a sound’, ‘Show an envelope icon in the taskbar’ ‘Display a desktop Alert’
Envoyer un email en différé depuis Outlook
Afin d’envoyer vos mails pendant les heures habituelles de travail, vous pouvez préparer vos emails à votre convenance et utiliser l’option d’envoi en différé. Attention cependant, le message différé ne sera envoyé que si votre ordinateur est allumé et outlook démarré.
Pour un envoi différé, dans votre fenêtre de message > Options > Delay delivery dans la partie ‘delivery options’ sélectionner ‘Do not deliver before’ et entrer la date et l’heure désirées
