PROJET D’ACCORD RELATIF AUX FORFAITS ANNUELS EN JOURS
ENTRE :
HOKLA, Société par action simplifiée, au capital de 200.000 €, inscrite au RCS de PARIS sous le numéro 892 783 200, dont le siège social est situé 48 boulevard des Batignolles – 75017 Paris, représentée par Monsieur XXXX, agissant en sa qualité de Directeur Général et dûment habilité aux fins des présentes,
Ci-après désignée la «
Société » ou la « HOKLA »,
D’UNE PART,
ET :
Monsieur XXX
En qualité d’élu titulaire au CSE, non mandaté, représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du CSE lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 6 février 2023.
Ci-après désigné le «
CSE »,
D’AUTRE PART,
Ensemble dénommées
« les Parties »,
PREAMBULE
Les Parties se sont rencontrées afin de négocier un accord relatif aux forfaits annuels en jours au sein de la Société en application des dispositions de l’article L. 2232-23-1 du Code du travail avec pour objectif de :
adapter l’aménagement du temps de travail des salariés en forfait jours sur l’année aux spécificités de la situation de la Société et aux postes occupés par les salariés ;
maintenir le niveau et la qualité de services apportés aux clients de la Société ;
assurer un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des salariés en forfaits en jours ainsi que leur droit à la santé, à la sécurité et au repos ;
contribuer à l’amélioration des conditions de travail notamment en diminuant les risques psychosociaux pouvant être associés à cette organisation du temps de travail ;
réaffirmer la nécessité de garantir le respect des repos quotidiens et hebdomadaires et de veiller régulièrement à ce que la charge de travail des salariés demeure raisonnable et permette une bonne répartition dans le temps de leur travail.
C’est dans ce cadre et en application de l’article 2232-23-1 du Code du travail que le présent accord a été négocié, étant rappelé que la Société est dépourvue de délégué syndical et a un effectif supérieur à 20 salariés et inférieur à 50 salariés.
Les Parties se sont ainsi rencontrées lors la réunion de négociation du 09/03/2023 et ont abouti à la conclusion du présent accord.
Les Parties conviennent que tous les sujets qui ne sont pas traités, réglés ou encadrés par le présent accord relèvent des dispositions légales et règlementaires applicables.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1.CADRE LEGAL
Le présent accord est conclu conformément aux dispositions des articles L. 3121-58 et suivants du Code du travail ainsi qu’aux dispositions de l’article L. 2232-23-1 du Code du travail.
Par ailleurs, il est rappelé que :
le présent accord prime sur les dispositions relatives aux forfaits annuels en jours de la convention collective de branche Syntec (ci-après, la
Convention Collective) en application de l’article L. 3121-63 du Code du travail.
Il se substitue également à tout engagement, usage, accord atypique ou pratiques applicables aux salariés de la Société et ayant le même objet que le présent accord.
ARTICLE 2.CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société, en CDI ou en CDD, et qui répondent aux conditions définies par l’article 3.1 du présent accord.
ARTICLE 3 – FORFAITS ANNUELS EN JOURS
Les dispositions du présent article relatives à la conclusion de conventions individuelles de forfait en jours sur l'année déterminent en particulier et conformément aux dispositions de l’article L. 3121-64 du Code du travail :
les catégories de salariés susceptibles de conclure une convention individuelle de forfait ;
la période de référence du forfait ;
le nombre de jours compris dans le forfait ;
les conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période ;
les caractéristiques principales des conventions individuelles de forfait ;
les modalités selon lesquelles la Société assure l'évaluation et le suivi régulier de la charge de travail des salaries ;
les modalités selon lesquelles la Société et les salariés concernés communiquent périodiquement sur la charge de travail, l'articulation entre activité professionnelle et vie personnelle, la rémunération ainsi que l'organisation du travail ;
les modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion.
3.1Salariés concernés
Peuvent être soumis à une convention de forfait en jours :
les cadres de la Société répondant aux conditions posées par l’article L. 3121-58 du Code du travail, à savoir les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés (cadres autonomes) ;
et qui relèvent au moins de la position 2 de la grille de classification des cadres de la Convention Collective.
Il s’agit essentiellement des cadres qui répondent aux critères précités. A date, cela recouvre en particulier les catégories de cadres suivants : Business Developers, Product Owners, VP Engineerings,Talent Acquisitions, Operations and Finance, QARA, Software Engineers et Marketing.
Il est rappelé que ces catégories de cadres peuvent être amenées à évoluer notamment en cas de création de postes répondant à la définition visée plus haut.
3.2Convention de forfait annuel en jours
Pour les catégories de cadres précitées, le forfait annuel en jours est régi conformément aux dispositions légales des articles L. 3121-58 et suivants du Code du travail. Il consiste à décompter le temps de travail en jours sur la période de référence ci-après définie sans référence horaire.
La convention de forfait annuelle en jours (intégrée au contrat de travail ou dans le cadre d’un avenant à celui-ci) signée avec chaque salarié concerné indique les raisons pour lesquelles le salarié est concerné et la nature des missions justifiant le recours au forfait en jours, le nombre de jours travaillés dans l’année, la période de référence, le rappel des garanties concernant le respect des durées de repos, les modalités de contrôle des jours de travail et des jours de repos, le nombre d’entretiens ainsi que la rémunération forfaitaire correspondante.
Il est fait mention sur le bulletin de paie du nombre de jours convenu.
3.3Nombre de jours compris dans le forfait et période de référence
Le nombre de jours travaillés dans le cadre de la convention de forfait en jours est fixé à 218 jours par an, journée de solidarité incluse.
Ce nombre de jours s’entend du nombre de jours travaillés pour une année complète d’activité et pour les salariés justifiant d’un droit complet aux congés payés.
Il est rappelé que, pour le salarié ne bénéficiant pas d’un congé annuel complet, le nombre de jours prévus dans le cadre du forfait annuel en jours est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés auxquels il ne peut prétendre.
La période de référence de décompte des jours travaillés est fixée du 1er janvier au 31 décembre de l’année civile.
Le terme « année » ou « année de référence » utilisé dans le présent article correspond à la période de référence telle que déterminée ci-dessus.
3.4Nombre de jours de repos
Un nombre de jours de repos est déterminé chaque année afin de respecter le nombre de jours travaillés tel que défini à l’article 3.3. du présent accord.
La méthode de calcul pour définir le nombre de jours de repos est la suivante :
Nombre de jours de repos par an = nombre de jours calendaires – nombre de jours de repos hebdomadaires – nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré – nombre de jours de congés payés – nombre de jours travaillés
Le nombre de jours de repos sera communiqué aux salariés en forfait jours au début de chaque année de référence.
Ce calcul ne comprend pas les éventuels jours d’ancienneté visés par l’article 23 de la Convention Collective et les absences exceptionnelles accordées au titre de l’article 29 de la Convention Collective lesquels se déduisent, le cas échéant, du nombre de jours travaillés prévu par le forfait.
3.5Incidence des absences
Les absences justifiées d'un ou plusieurs jours (maladie, congés maternité et paternité, exercice du droit de grève, etc.) n'ont aucune incidence sur le nombre de jours de repos. La (ou les) journée(s) d'absence justifiée(s) sont déduites du nombre de jours annuels à travailler prévu par la convention individuelle de forfait.
Celles n’ouvrant pas droit au maintien intégral du salaire feront l’objet d’une retenue proportionnelle sur la paie du mois considéré. Ces absences ouvriront droit, s’il y a lieu, à l’indemnisation qui leur est applicable.
3.6Impact des arrivées et départs en cours d’exercice
En cas d’arrivée ou de départ en cours de période, le forfait sera calculé à dues proportions.
En cas de départ du salarié au cours de la période de référence, il sera procédé, dans le cadre du solde de tout compte, à une régularisation en comparant le nombre de jours réellement travaillés ou assimilés avec ceux qui ont été payés.
Si le compte du salarié est débiteur, une retenue, correspondant au trop-perçu, pourra être effectuée sur la dernière paye dans les limites autorisées par le Code du travail. Le solde devra être remboursé mensuellement par le salarié.
Si le compte du salarié est créditeur, un rappel de salaire lui sera versé.
3.7Jours travaillés et prise des jours de repos
Les cadres au forfait jours fixent leurs jours de travail en cohérence avec leurs contraintes professionnelles (besoins des clients, contraintes organisationnelles de l’entreprise, réunions, etc.).
Ils déterminent leur propre durée du travail qu’ils font varier en fonction de leur charge de travail, étant précisé que le temps de travail journalier est limité, en toute hypothèse, par référence aux dispositions relatives au temps de repos quotidien et au repos hebdomadaire.
Par ailleurs, la prise de jours de repos par les salariés et permettant de respecter le nombre de journées travaillées dans l’année fixé par la convention de forfait se fait par journées entières et par demies-journées.
Le positionnement des jours de repos se fait au choix du cadre, en concertation avec sa hiérarchie et dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend.
Lorsque le salarié pose jusqu’à deux jours de repos, il lui appartient de respecter un délai de prévenance de 5 jours calendaires.
Lorsque le salarié pose plus de deux jours, il lui appartient de respecter un délai de prévenance de 10 jours calendaires.
Le responsable hiérarchique peut, le cas échéant, imposer au salarié la prise de jours de repos s’il constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre au salarié de respecter en fin d’année le nombre maximum de journées travaillées.
Enfin, s’agissant de la législation propre aux congés payés, il est rappelé qu’elle est applicable aux cadres au forfait jours, lesquels doivent respecter les périodes de prises de congés fixées par la Société.
3.8Modalités de suivi et de contrôle des jours travaillés et des jours de repos
Les journées travaillées et les jours de repos sont décomptés en journées et en demi-journées.
Un suivi est établi par l’intermédiaire de Payfit afin que soient décomptées les journées travaillées par le salarié ainsi que les journées de repos prises par ce dernier. Le salarié renseignera dans ce logiciel le nombre et le positionnement des journées travaillées ainsi que le positionnement et la qualification des jours de repos pris (repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels, jours fériés chômés, jours de repos liés au forfait, etc).
Ce décompte sera établi sous le contrôle de l’employeur et a pour objectif de concourir à préserver la santé du salarié.
A cette occasion, l’employeur contrôlera le respect des repos quotidien et hebdomadaire et s’assurera que la charge de travail du salarié et l’amplitude des journées d’activité du salarié sont raisonnables. S’il constate des anomalies, l’employeur organisera un entretien ou un échange avec le salarié dans les meilleurs délais. Au cours de cet entretien, l’employeur et le salarié en détermineront les raisons et rechercheront les mesures à prendre afin d’y remédier.
Le nombre de jours de repos de toute nature pris est mentionné mensuellement sur le bulletin de paie.
3.9Application des repos obligatoires
Les cadres titulaires d’une convention individuelle de forfait en jours ne sont pas soumis aux durées légales quotidiennes et hebdomadaires.
En revanche, ils bénéficient et sont tenus de respecter :
un temps de repos quotidien minimal de 11 heures consécutives entre 2 jours de travail ;
et un temps repos hebdomadaire d’une durée minimale de 24 heures consécutives auxquelles s’ajoutent les heures de repos quotidien, soit 35 heures au total.
Il est rappelé que ces limites n’ont pas pour objet de fixer la journée habituelle de travail à 13 heures mais de délimiter l’amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.
Par ailleurs, si un cadre en forfait annuel en jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter les durées minimales de repos précitées, il doit, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son responsable hiérarchique afin qu’une solution alternative lui permettant de les respecter soit trouvée.
3.10Modalités de suivi de la charge de travail, dispositif d’alerte et entretien individuel
Entretiens individuels
Afin de se conformer aux dispositions légales et veiller à la santé et à la sécurité des salariés, un entretien intervient entre le salarié et son supérieur hiérarchique deux fois par an au minimum (ainsi qu’en cas de difficulté inhabituelle) afin de faire le point sur la prise de ses journées de repos, les modalités d’organisation du travail du salarié et l'organisation de son temps de travail, l'amplitude de ses journées d'activité, la charge individuelle de travail qui en découle, l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et la rémunération du salarié.
Seront également évoqués la durée des trajets professionnels et l’état des jours non travaillés pris et non pris à la date de ces entretiens.
Au regard des constats effectués, des actions correctrices et autres mesures de prévention et de règlement des difficultés (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.) seront arrêtées si besoin entre le salarié et son responsable. Le salarié et son responsable hiérarchique examineront si possible, à l’occasion de ces entretiens, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d’organisation du travail.
Le salarié sera informé des dates des entretiens dans un délai lui permettant de préparer son entretien. Une liste indicative des éléments devant être abordés lors de ces entretiens sera également transmise au salarié.
Un compte rendu d’entretien sera établi, lequel sera soit signé des deux parties, soit transmis par email au salarié à qui il reviendra de confirmer son accord sur ce compte rendu par email en réponse. Ce compte rendu intègre notamment les éventuelles actions correctrices et autres mesures de prévention et de règlement des difficultés qui auraient été arrêtés. Un exemplaire sera remis au salarié.
Contrôle au cours de l’année
Au-delà de ces entretiens biannuels, ce contrôle de la charge de travail, de l’organisation du travail du salarié et de l’amplitude des journées de travail devra également s’effectuer tout au long de l’année par le supérieur hiérarchique qui devra s’assurer en particulier que les objectifs et missions fixés sont réalisables avec les moyens dont le cadre dispose et que sa charge de travail est adéquate avec une durée de travail raisonnable.
Pour ce faire, le supérieur hiérarchique devra s’assurer en particulier (i) de la prise des jours de repos, étant précisé qu’en l’absence de prise, le supérieur hiérarchique devra en analyser les causes, (ii) de la bonne application des repos journalier et hebdomadaire et (iii) et du caractère raisonnable de l'amplitude et la charge de travail du salarié ainsi que de la bonne répartition, dans le temps, de son travail.
Par ailleurs, si le supérieur hiérarchique est amené à constater que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou la charge de travail aboutissent à des situations anormales, il pourra également organiser un rendez-vous avec le salarié.
Dispositif d’alerte
En dehors de ces points réguliers, le salarié en forfait annuel peut alerter par écrit son responsable hiérarchique sur des difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire, sur l’organisation ou sa charge de travail, sur un éventuel accroissement inhabituel ou anormal de sa charge de travail, etc.
Il appartiendra alors au responsable hiérarchique d’organiser un entretien dans les 8 jours
suivant la réception de l’alerte afin d’analyser les causes des difficultés rencontrées et mettre en œuvre des actions pour permettre au cadre de mieux maîtriser sa charge de travail et lui garantir des repos effectifs.
Ces mesures feront l’objet d’un compte-rendu écrit et d’un suivi.
Suivi médical
Dans une logique de protection de la santé et de la sécurité des salariés, il est instauré, à la demande du cadre soumis au forfait annuel en jours, une visite médicale distincte afin de prévenir les risques éventuels sur la santé physique et morale.
3.11Rémunération
Les cadres en forfait jours perçoivent une rémunération mensuelle forfaitaire.
La rémunération est lissée sur l’année et versée mensuellement indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.
Les cadres concernés doivent bénéficier d’une rémunération au moins égale à 120% du minimum conventionnelle de sa catégorie sur la base d’un forfait annuel de 218 jours travaillés.
Ainsi, chaque année, la Société vérifie que la rémunération annuelle versée au cadre est au moins égal à 120% du minimum conventionnel de son coefficient.
Il est encore précisé que l’adoption de cette modalité de gestion du temps de travail ne peut entraîner une baisse du salaire brut en vigueur à la date de ce choix.
3.12Forfait jours réduit
Le nombre de jours travaillés de certains cadres au forfait pourra, à leur demande et sous réserve de l’accord de la Société, être inférieur au forfait annuel de référence de 218 jours.
Dans ces conditions, leur rémunération annuelle brute sera égale au produit de la rémunération annuelle brute correspondant au forfait annuel de référence défini ci-dessus par le rapport entre le nombre de jours de leur forfait réduit et le nombre de jours du forfait annuel de référence.
La charge de travail tiendra compte de la réduction convenue.
3.13Dépassement du forfait annuel de référence
Compte tenu de la nature des missions qui leur sont confiées et des conditions d’exercice associées, les cadres au forfait jours sont autorisés à dépasser le nombre de jours travaillés fixé dans leur forfait annuel de référence par le rachat de jours de repos.
Le nombre de jours de repos pouvant donner lieu à ce rachat ne pourra pas dépasser 5 jours par exercice maximum au choix du salarié. En aucun cas, ce rachat ne pourra conduire à ce que le nombre de jours effectivement travaillés excède 223 jours pour un forfait annuel de référence. Pour cela, le salarié devra obtenir l’accord de la Société.
La demande devra être formulée par écrit 6 semaines avant la fin de l’exercice auquel se rapportent les jours de repos concernés. La Société pourra s’opposer à ce rachat sans avoir à se justifier.
La majoration de chaque jour de repos racheté sera égale à 20% du salaire journalier jusqu’à 222 jours et 35% pour le 223ème jour, ce qui portera la valeur des jours de repos rachetés respectivement à 120% et 135%.
Elle sera payée le mois qui suit la fin de l’exercice concerné à échéance de paie.
La renonciation à des jours de repos est formalisée dans un avenant à la convention individuelle de forfait, lequel rappellera notamment le taux de majoration. Cet avenant est valable pour l’année en cours et ne peut pas être reconduit de manière tacite.
3.14Droit à la déconnexion
Au regard du développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC), les salariés disposent d’un droit de déconnection dont la Société veille au respect.
Ainsi et de façon à limiter l’usage de la messagerie professionnelle et du téléphone le soir, le week-end et pendant les congés et jours de repos, il est rappelé que :
le salarié doit limiter l’envoi de courriels et les appels téléphoniques pendant ces périodes ;
le salarié n’a pas l’obligation de répondre pendant ces périodes aux mails et appels qui lui sont adressés ;
sauf urgence, les salariés ne devront pas contacter les autres salariés par téléphone ou courriel durant les weekends, jours fériés et congés payés ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail lorsque celles-ci sont connues.
En cas de circonstances particulières, nées de l’urgence et/ou de l’importance des sujets traités, des exceptions à ces règles pourront être mises en œuvre. Tel sera le cas en particulier des communications institutionnelles destinées à un large public interne et qui pourront le cas échéant être adressées aux salariés, étant rappelé en toute hypothèse que ces communications n’appellent pas de réponse ou d’action immédiates de la part des salariés.
ARTICLE 4 – DISPOSITIONS DIVERSES
4.1.Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord s'applique à compter du jour qui suit le dépôt de l’accord et pour une durée indéterminée.
4.2.Information des salariés
Le présent accord sera affiché au sein de la Société sur le panneau d’affichage réservé à cet effet et sera transmis par voie électronique à l’ensemble des salariés concernés.
4.3.Suivi de l’accord
Pour la mise en œuvre et le suivi du présent accord, il est prévu la création d'une commission paritaire de suivi composée d’un représentant de la Direction et d’un représentant élu titulaire du CSE.
La Commission se réunit tous les ans suivant l’entrée en vigueur du présent accord afin de dresser le bilan de son application, de discuter - le cas échéant - de l'opportunité d'adapter certaines de ses dispositions, et de résoudre les éventuelles difficultés d’interprétation.
4.4.Révision et dénonciation de l’accord
Pendant sa durée d’application, le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions prévues par le Code du travail.
Il est rappelé que, dans le cas où les dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles seraient modifiées et nécessiteraient une adaptation du présent accord, les Parties conviennent de se réunir pour adapter le présent d’accord par voie d’avenant.
La révision de l’accord fera l’objet d’un avenant de révision se substituant de plein droit aux stipulations de l'accord qu'il modifie sous réserve de remplir les conditions de validité définies par les dispositions légales et réglementaires.
Cet avenant fera l’objet des formalités de notification et de dépôt fixées par les dispositions légales et réglementaires.
Le présent accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions prévues par le Code du Travail et moyennant le respect d’un préavis de 3 mois.
La dénonciation est déposée dans des conditions prévues par voie réglementaire.
L’ensemble des dispositions légales relatives aux effets d’une dénonciation d’un accord collectif s’appliqueront alors de plein droit.
4.5.Dépôt de l’accord
Le présent accord fera l’objet des mesures de publicité prévues par le Code du Travail.
Il sera déposé sur la plateforme de téléprocédure Téléaccords par le représentant légal de la Société dans les conditions fixées par le Code du travail.
Il sera également déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.
Enfin, la Société transmettra le présent accord à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche et en informera les autres signataires de l’accord.
Fait à Paris, le 09/03/2023
En deux exemplaires originaux
Pour HoklaPour le CSE
Monsieur XXXXXXXXXXMonsieur XXXXXXXXXX
Directeur Général de la SociétéMembre élu titulaire du CSE
