PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF AUX MODALITES D'ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
ENTRE :
L’Hôpital Saint-Camille, sis au 2 rue des pères Camilliens à Bry-sur-Marne (94 360), représenté par xxxxxxxxxxx, en qualité de Directeur Général,
d’une part,
et :
L’organisation syndicale
CFDT représentée par ses déléguées syndicales xxxxxxxx.
L’organisation syndicale
CGT représentée par ses délégués syndicaux xxxxxxxx.
d’autre part,
PREAMBULE Conformément à la législation en vigueur, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.
De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales, conformément à la législation en vigueur.
Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Le présent accord collectif a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de l’Hôpital Xxx pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Les parties soussignées ont par conséquent convenu des dispositions suivantes.
Article 1 - Principes Généraux Sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires, conformes à la loi en vigueur, les signataires conviennent de confier au prestataire choisi par l'hôpital Xxx, l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
De même, le prestataire retenu devra, de par sa conception et la mise en place du système de vote électronique, garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, et ce sur la base des dispositions du présent accord.
Le prestataire devra également respecter les dispositifs de la loi en vigueur relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.
Le système de vote électronique mis en place devra enfin être conforme à la législation en vigueur. Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport à la législation en vigueur.
Article 2 – Modalités de vote – Protocole préélectoral
Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Article 3 – Déroulement des opérations de vote – Accès au vote électronique
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.
Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (ordinateur, Smartphone, tablette…).
Avant le premier tour des élections, chaque électeur s’authentifiera, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, conformément à la règlementation en vigueur. Ces moyens d'authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.
La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
Article 4 – Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.
A cet égard, et afin de répondre aux exigences posées par la législation en vigueur, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par la législation en vigueur.
Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits, après autorisation expresse de la Direction de l’Hôpital Xxx. Le prestataire lui transmettra alors un certificat de destruction de ces fichiers.
Le taux de participation pourra être accessible, sur un site sécurisé, aux membres du bureau de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste.
Article 5 – Sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur.
Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 6 – Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.
Ainsi, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les membres du comité économique et social, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.
Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.
Article 7 – Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection conformément à la législation en vigueur.
Le prestataire s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la législation en vigueur et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Il sera demandé au prestataire retenu la preuve de son habilitation par la CNIL.
Article 8 – Expertise de la solution de vote
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.
Article 9 – Durée de l’accord- Dépôt
Le présent accord est applicable à l’Hôpital Xxx pour les élections des membres du comité social et économique.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter de sa signature.
Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales, dans les conditions définies par la législation en vigueur.
Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues par la législation en vigueur, moyennant le respect d’un préavis de trois mois.
Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues par la législation en vigueur.
Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales de l’Hôpital Xxx, en application de la législation en vigueur.
Puis, conformément à la législation en vigueur, le présent accord sera déposé par l’Hôpital Xxx, en deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle et remis également en un exemplaire, au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes. Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur xxx et sera affiché au panneau de la Direction.
Annexe 1 : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique
Fait à Bry-sur-Marne, le 5 juillet 2022
En 8 (huit) exemplaires originaux dont un pour chaque partie
Pour les Organisations SyndicalesPour l’Hôpital Saint-Camille
Le Directeur Général
CFDT
XXXXXXXXXXXXXXX
CGT
XXXXXXXXXXXXXXXetXXXXXXXXXXXXXXX
Glossaire
RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données
