Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles
Entre :
La Société HOROQUARTZ dont le siège social est situé 3, rue de l’Arrivée 75015 Paris, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le n° 399 243 922, représentée par agissant en qualité de Directeur Général.
D’une part
Et
le syndicat CFDT représenté par.
Il a été convenu :
De signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du Comité Social et Economique.
Préambule
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles des membres du comité Social et Economique de l'entreprise d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Article 1 - Principe du recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées. Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.
Article 3 - Modalités de vote
Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour et le second tour le cas échéant. Les dates et horaires d’ouverture du vote sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral. Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos éventuels et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Article 5 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des éventuels logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Article 6 - Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise (rubrique Ressources Humaines) afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment. Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire. Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien et l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) vers un site sécurisé. Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe. Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question d’ordre personnel (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur pourra obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée, qui lui seront transmis à son adresse mail professionnelle.
Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-21 à L. 2314-23 et L. 2324-19 à L. 2324-21 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 10 - Dispositions finales
Le présent accord est applicable à l'entreprise HOROQUARTZ pour les élections des membres Comité Social et Economique. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours). Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail. Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.
