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Accord d'entreprise HOTEL LE BRISTOL

ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Application de l'accord
Début : 27/07/2023
Fin : 31/12/2023

13 accords de la société HOTEL LE BRISTOL

Le 27/07/2023

Elections professionnelles, prorogations de mandat et vote électronique

ACCORD D’ENTREPRISE

Relatif à la mise en place du vote électronique

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société HOTEL LE BRISTOL, Société par actions simplifiée au capital de 4.500.000 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le n° 572 047751, dont le siège social est sis 112 rue du Faubourg Saint Honoré 75008 PARIS, agissant pour suites et diligences en la personne de, Président & Managing Director, dûment habilité à cet effet et domicilié es-qualités audit siège,

Ci-après dénommée « la Société »ou « l’Hôtel »,

D’une part,

ET :

Délégué Syndicale désignée par l’organisation syndicale CGT

Délégué Syndical désigné par l’organisation syndicale CGT

Délégué Syndical désigné par l’organisation syndicale HCRCT – FO

Délégué Syndical désigné par l’organisation syndicale UNSA

Ci-après dénommées « les organisations syndicales représentatives »,

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble « les Parties »,

Préambule - Déroulement de la négociation

Conformément aux articles L.2242-1 et suivants du Code du travail, la Direction et les organisations syndicales représentatives au sein de la Société se sont rencontrées, à plusieurs reprises afind’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique.

Ces négociations se sont déroulées lors de trois réunions, qui ont eu lieu les :

06juillet 2023 ;
24 juillet 2023 ;
27 juillet 2023.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités pratiques d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique au sein de la Société relèvent du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce, sous le contrôle des membres désignés du bureau de vote ;
De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs) ;
De pallier les aléas postaux ;
D’augmenter la participation des électeurs.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Avec les organisations syndicales représentatives de la Société et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

Article 1. Objet et champ d'application de l'accord

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les électionsprofessionnelles.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique, sur le lieu de travail ou à distance, sont fixées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Sans préjudice des articles L. 2314-5 et suivants du Code du travail, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise.

Il est rappelé qu’il a été décidé de confier à la société SLIB Solution s (ci-après« Le prestataire ») la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires, détaillant l’organisation matérielle et technique du vote électronique, annexé au présent accord et qui fait partie intégrante de celui-ci.

La solution SLIB a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Article 2. Principes généraux

Les Parties soulignent que le recours au vote électronique doit s'inscrire dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment:

L’anonymat et le secret du vote ;
La sincérité et l’intégrité du vote ;
L’unicité du vote ;
La confidentialité et la liberté du vote.

Le vote électronique doit également respecter les dispositions constitutionnelles, législatives et réglementaires envigueur.

Article 3. Modalités de mise en place

L'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique sera réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.

La mise en place du vote électronique exclura le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion de l’accord d’entreprise autorisant le recours au vote électronique.

Article 4. Modalités d’organisation des opérations

4.1Prestataire, expertise indépendante et formalités

Les Parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par la société SLIB présentant l'expertise du système de vote choisi.

Plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système SLIB et ont garanti sa conformité :

À la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ;
Aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)).

4.2 Établissement des fichiers

Les données électorales et les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations seront enregistrées pour chaque fichier ou liste (fichiers des électeurs, listes électorales, listes d’émargement…), conformément aux articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007.

4.3Établissement des listes électorales et candidatures

Les listes électorales seront établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire sera effectué sous la responsabilité de l'employeur.

L'intégration et le contrôle des candidatures seront effectués dans les mêmes conditions.

Les listes électorales et de candidatures seront établies conformément au protocole pré-électoral.

Article5. Déroulement des opérations de vote

5.1 Modalités d’accès au site de vote

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections aurontlieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les électeurs auront la possibilité devoter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet (PC, smartphone, tablette…) et à n’importe quel endroit connecté à Internet (lieu de travail, domicile…).

Par ailleurs, pendant la période d’ouverture du scrutin :

Un ordinateur en libre-service avec une connexion au site de vote ;
Une imprimante ;
Un téléphone fixe ;

Seront mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire afin d’assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sera effectuée en interne sur le / les emplacement(s).

5.2 Envoi des identifiants et des mots de passe

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur devra se faire connaître par le moyen d’authentification (identifiant personnel et mot de passe) qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans desconditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par mail, par sms, et par courrier postal, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote.

Ces identifiants et mots de passe seront valables tant pour le premier tour qu’en cas d’organisation d’un second tour.

Pour se connecter, les salariés devront également répondre à une « question défi » (date de naissance par exemple) permettant de s’identifier.

5.3 Opération de vote

La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi », permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.

Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote. Son choix devra apparaître clairement à l’écran, il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver et le cas échéant d’imprimer.

Tout électeur pourra se faire assister par un représentant du personnel qui aura suivi au préalable, et sur le principe du volontariat, la formation sur le système de vote électronique retenu.

Tout électeur atteint d’un handicap le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix, étant rappelé que conformément au cahier des charges annexé, le logiciel utilisé respectent les standards permettant aux personnes en situation de handicap d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.

Le votesera anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».

La validation le rendra définitif et empêchera toute modification.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer lecontrôle des opérations électorales.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.

5.4 Cellule d’assistancetechnique

La Société mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;
Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

5.5 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

La mise en œuvre du système de vote électronique sera opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures seront prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » sera établi à partir des listes électorales. Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recenserales votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système retenu devra assurerla confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement etdu dépouillement des votes.

Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Les données du vote feront l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

5.6 Gestion desincidents techniques

Le système de vote électronique retenu devra comporter un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5.7 Clôture du scrutin et dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les opérations de dépouillement se feront dans le bureau de vote, sous l’autorité du Président de celui-ci, en présence des assesseurs et le cas échéant, des délégués de liste et de l’employeur ou son représentant.

Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées, selon les modalités fixées par l’article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

5.8 Conservation et destruction des fichiers

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, leprestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 6. Durée de l’accord et date d’entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats desreprésentants du personnel. Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord préélectoral négocié et signé.

Article 7. Révision

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail.

Article 8. Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord sera diffusé dans l’entreprise par affichage.

Il fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité selon les modalités prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail.

Il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Fait à Paris, le 27 juillet 2023,