Le Groupe Spécial de Négociation, composé de et représenté par :
Assistés par IndustriAll Europe, représenté par : CARON Chantal
Ci-après désignés ensemble « les Parties »
Table des matières
1. Préambule ..........................................................................................................................................3 2. Étendue et champs d’application de l'accord......................................................................................3 3. Prérogatives et compétences du CEE ................................................................................................4 3.1 La procédure d'information et/ou de consultation au niveau européen .........................................4 3.2 Articulation entre les procédures d'information et de consultation locales et européennes……………………………………………………………………………………………………...6 4. Composition du Comité d’Entreprise Européen (CEE)........................................................................6 4.1 Représentation d'IDEMIA .................................................................. ...........................................6 4.2 Représentation des salariés d'IDEMIA ..........................................................................................7 5. Désignation et rôles du Secrétaire et du Secrétaire adjoint ..............................................................10 6. Le Comité Restreint………………………………………………………………………………………….10 6.1 Rôle et mission.............................................................................................................................10 6.2 Réunions du Comité Restreint......................................................................................................11 6.3 Composition du Comité Restreint.................................................................................................12 6.4 Élection des membres du Comité Restreint.................................................................................13 7. Réunions ordinaires du CEE ...........................................................................................................13 7.1 Réunions plénières ordinaires du CEE ........................................................................................13
7.2 Réunions préparatoires et de suivi du CEE…..............................................................................14
8. Procédure d’information et/ou consultation du CEE en cas de circonstances exceptionnelles ……15 9. Communication et déclinaisons des réunions du CEE au niveau national……………………………16 10. Règles de vote………………..…………………………………………………………………………….16 11. Allocation des ressources…………………………………………………………………......................17 11.1 Rémunération du temps et des déplacements consacrés au CEE………………………………17 11.2 Experts……………………………………………………………………………………...................18 11.3 Frais de déplacements………………………………………………………………………………..18 12. Formation des membres du CEE………………………………………………………….……………..19 13. Informations confidentielles ............................................................................................................19 14. Protection des membres du CEE ...................................................................................................20
15. Détermination de la législation de référence……………………………………………………………20
16. Durée et dénonciation du présent accord ......................................................................................20 17. Révision du présent accord............................................................................................................21 17.1 Révision d’un commun accord entre les Parties………………………………………………….21 17.2 Demande de révision émanant de l’une ou l’autre des Parties……………………..................21 18. Dispositions finales ........................................................................................................................22 19. Annexes .........................................................................................................................................24 Annexe 1: définitions ............................................................................................................................24 Annexe 2 : Liste des Organisations affiliées couvertes par le présent accord .....................................25 Annexe 3 : Clé de répartition des sièges par pays au CEE ..................................................................26
1. Préambule
La création du groupe IDEMIA résultant du rapprochement intervenu entre Oberthur Technologies et Safran Identity & Security (désormais respectivement IDEMIA France SAS et IDEMIA Identity & Security France SAS) confirme la dimension internationale des activités du Groupe et la nécessité de mettre en place une instance européenne destinée à permettre un échange de vues sur les problématiques concernant au moins deux pays européens, ainsi qu’une représentation des salariés au niveau européen. Cette instance européenne est également destinée à favoriser l’implication des salariés des entreprises faisant partie d’IDEMIA situées au sein de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen dans les projets stratégiques transnationaux du Groupe par le partage d’informations et la consultation. Elle a encore pour vocation de favoriser la cohésion des salariés et la consolidation d’une culture commune au sein des différentes entreprises concernées, par le renforcement d’un sentiment d’appartenance à IDEMIA et à un socle de valeurs d’entreprise communes.
Parce que les Parties considèrent que le dialogue social est un des fondements de la réussite économique et sociale du groupe, les représentants d'IDEMIA et les membres du Groupe Spécial de Négociation, avec le soutien du Syndicat européen « IndustriAll » conviennent de créer un cadre de travail transnational pour mettre en œuvre des procédures d'information et/ou de consultation des salariés européens, et elles décident donc de mettre en place un Comité d'Entreprise Européen (ci-après désigné CEE) ayant vocation à représenter collectivement les intérêts des salariés en travaillant au sein de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen (ci-après désignés ensemble « Europe »).
Le présent accord vise à fournir un processus favorisant le dialogue social au niveau européen. Cela permettra à chacun d'exprimer son opinion, de bénéficier du point de vue des autres, de dialoguer et de se concerter.
Ainsi, le CEE offre une opportunité unique à IDEMIA d'élargir la vision de tous les acteurs du dialogue social en Europe sur les projets d’IDEMIA à dimension européenne (i.e. concernant au moins deux pays situés en Europe). Toutefois, les Parties conviennent que ceci n’affecte en rien les prérogatives de la direction, qui reste seule compétente pour prendre toutes les décisions concernant les activités de l’entreprise et ce dans les conditions prévues par les dispositions légales et règlementaires applicables.
Les Parties s'engagent à travailler dans le strict respect de leurs droits et obligations réciproques et dans un esprit de coopération et de profond respect mutuel. La mise en œuvre d'un dialogue social constructif et fructueux sera le principe directeur du CEE d'IDEMIA au cours des échanges à intervenir.
2. Étendue et champ d’application de l'accord
Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés des entreprises des Etats Membres de l'Union européenne et de l'Espace Economique Européen dans lesquelles IDEMIA détient directement ou indirectement 50% du capital ou dans lesquelles IDEMIA a le contrôle au sens de l'article L. 2331-1 du Code du travail français.
La liste de toutes les entreprises dans lesquelles IDEMIA détient directement ou indirectement 50% du capital ou dans lesquelles IDEMIA a le contrôle au sens de l'article L. 2331-1 du Code du travail français est jointe en annexe (Annexe 2). Cette liste sera révisée avant la fin du premier trimestre de chaque année.
Lorsqu’une entité ne remplit plus les critères d’appartenance au CEE, tels que définis ci-dessus, elle sort immédiatement du champ d’application du présent accord, après information préalable des membres du CEE.
3. Prérogatives et compétences du CEE sur des questions transnationales
3.1 La procédure d'information et/ou de consultation au niveau européen
L'objectif du présent accord est de permettre l'information et/ou la consultation des représentants des salariés sur des projets d’origine européenne ou non, portant sur des questions transnationales telles que définies en Annexe 1.
Par ailleurs, IDEMIA s'engage à respecter les définitions des termes « information », « consultation » et « transnationalité » telles qu'elles sont précisées dans la directive européenne 2009/38/CE du 6 mai 2009 (définitions reprises à l’Annexe 1).
3.1.1 Sujets soumis à l’information du CEE
Dans le cadre de la mise à disposition auprès du CEE de documents en vue de son information, les Parties s’accordent à préciser que ces informations feront l’objet d’un échange de vues en séance, dans le cadre d’un dialogue social interactif.
L’information du CEE porte notamment sur :
la structure,
la situation économique et financière,
l’évolution probable des activités,
la production, les ventes et les évolutions technologiques,
les changements de structure hors Europe,
les principaux processus formels structurant les modes opératoires des fonctions transverses (normes qualité IATF, RGPD,…),
la politique de recherche & développement dans le monde,
les investissements majeurs en cours ou envisagés dans le budget de l’année n+1 susceptibles d’avoir un impact au niveau européen.
3.1.2 Sujets soumis à l’information et à la consultation du CEE
D’autres sujets que ceux déjà listés ci-dessous pourront, le cas échéant, donner lieu à la mise en œuvre d’une information et d’une consultation à titre exceptionnel, en cas de développements significatifs susceptibles d’avoir des conséquences significatives dans au moins deux pays européens et lorsque la situation nécessite leur examen.
L’information et la consultation du comité d’entreprise européen portent notamment sur :
la situation et l’évolution probable de l’emploi au niveau européen,
les changements importants concernant l’organisation du travail susceptibles d’avoir un impact au niveau européen,
l’introduction de nouvelles méthodes de travail ou de nouveaux procédés de production en Europe,
les transferts de production susceptibles d’avoir un impact sur le niveau de l’emploi,
les fusions, acquisitions ou cessions de dimension internationale ou changeant le périmètre du Groupe,
la réduction de la taille ou la fermeture d’entreprises, d’établissements ou de parties importantes de ceux-ci, dès lors qu’elles sont susceptibles d’avoir un impact sur au moins deux pays européens,
Les licenciements collectifs ou massifs et les projets ayant une incidence sur la stratégie du groupe (délocalisation) et susceptibles d’avoir un impact dans au moins deux pays européens.
Les investissements majeurs en cours ou envisagés sur le budget n+1 susceptibles d’avoir un impact sur les conditions d’emploi et les contrats de travail, dans au moins deux pays européens.
Il est convenu entre les parties que le niveau des impacts potentiels mentionnés dans les alinéas ci-dessus peut être plus ou moins important, et que par conséquent, la nécessité de consulter le CEE ou non sera examinée en concertation au sein du Comité Restreint.
3.1.3 Modalités de la consultation du CEE en réunion ordinaire
Dans le cadre des réunions ordinaires, la consultation, lorsqu’elle porte sur un point à l’ordre du jour, s’effectue de façon à permettre aux représentants des salariés de se réunir avec la direction et d’émettre un avis dès lors qu’ils ont acquis une bonne connaissance du sujet et qu’ils sont en capacité de formuler une opinion motivée.
Dans le cadre de la procédure d’information et de consultation, les membres du CEE pourront poser toutes questions utiles en relation avec l’objet de la consultation à la direction. Celle-ci devra y répondre soit lors de la réunion plénière au cours de laquelle elles sont posées, soit dans un délai maximum de 3 semaines (15 jours ouvrés) à compter de celle-ci. En tout état de cause, les réponses données par la direction aux questions posées par les représentants des salariés doivent s’inscrire dans le délai imparti au CEE pour rendre son avis. A cet égard, les Parties conviennent que, sauf à ce qu’elles en conviennent autrement, le délai de consultation est fixé à
3 semaines (15 jours ouvrés) à compter de la première réunion plénière en l’absence de nomination d‘un expert pour l’assister,
6 semaines (30 jours ouvrés) en cas de nomination d‘un tel expert.
3.2 Articulation entre les procédures d'information et de consultation locales et européennes
Le CEE ne peut pas se substituer aux organes de représentation des salariés existants dans les pays concernés par le présent accord ni remettre en cause les prérogatives que tiennent les représentants des salariés des législations locales.
Tous les organes locaux et nationaux de représentation des salariés conservent donc leurs propres prérogatives telles qu'elles sont définies par la réglementation nationale et les accords collectifs (étant rappelé la primauté des règles européennes dans l’ordre de l’information et de la consultation). Il convient de souligner que le CEE n'est pas un organe de négociation.
Les Parties conviennent de réaliser, de manière coordonnée, une information européenne et locale et, le cas échéant, des procédures de consultation dans les conditions prévues par la réglementation nationale et les accords collectifs en vigueur :
Une procédure d'information et/ou de consultation commencera au niveau européen puis sera, en parallèle, si cela est nécessaire, mise en œuvre au niveau local.
La consultation éventuelle s’effectuera de telle sorte que les organes nationaux de représentation des salariés puissent bénéficier de l’opinion émise par le CEE avant de finaliser leur propre procédure de consultation.
4. Composition du CEE
4.1 Représentation d'IDEMIA
La représentation d'IDEMIA sera assurée par le représentant légal d’IDEMIA France ou son représentant, le EVP HR Group ainsi que par le DRH Europe.
Le représentant d'IDEMIA préside les réunions plénières du CEE. En fonction des points à l’ordre du jour des réunions, le président du CEE demandera au niveau de direction approprié ayant son propre pouvoir de décision, dans le domaine concerné, de participer aux réunions.
4.2 Représentation des salariés d'IDEMIA
4.2.1 Désignation des membres du CEE et durée des mandats
a/ Conditions et modalités de désignation / élections des membres titulaires
Les Parties conviennent que les représentants des salariés au CEE doivent être salariés d’une société comprise dans le périmètre d’application du présent accord et justifier de l’ancienneté requise par les règlementations nationales pour accéder à une fonction de représentation des salariés au sein de leur entité.
Concernant le « BREXIT », le 23 juin 2016, le Royaume-Uni a voté par référendum national la sortie de l’Union Européenne. Si la sortie du Royaume-Uni était finalisée, qu’il quitte l’Union Européenne et ne rejoigne pas l’Espace Économique Européen et/ou si le TICER 2010 était abrogé, les parties conviennent que le Royaume-Uni continuera d’être couvert à part entière par le présent accord, après le Brexit. Les membres britanniques du CEE conserveront les mêmes prérogatives que les autres membres du CEE.
Les membres sont élus ou désignés en conformité avec la législation ou les pratiques en vigueur dans le pays qui les emploie. Les Parties précisent que les désignations devront, dans toute la mesure du possible, assurer une représentation équilibrée des salariés selon les activités, les catégories de salariés et le genre.
Les représentants désignés ou élus doivent, par ailleurs, exercer un mandat local syndical ou de représentation du personnel (sous réserve naturellement des éventuelles règlementations locales visant à limiter le cumul des mandats représentatifs). Dans les pays qui remplissent les seuils d’effectifs prévus à l’article 4.2.3 ci-après et où il n’existe pas de présence syndicale et/ou de structures nationales de représentations des salariés, les représentants au CEE seront élus à la majorité des voix, par un vote à bulletin secret par l’ensemble des salariés. Cette élection sera organisée par la direction dans cet état membre.
Le nom des représentants au CEE est communiqué par écrit au Directeur des Ressources Humaines Europe en précisant l’entité d’appartenance, le(s) mandat(s) local(ux) exercé(s) ainsi que les coordonnées à utiliser pour l’envoi des convocations et éventuels documents. Ce n’est qu’après l’accomplissement de cette formalité que la désignation / l’élection du représentant concerné sera effective. La perte du mandat d’origine, quelle qu’en soit la cause (démission, rupture du contrat de travail, perte des conditions pour être désigné, changement d’entreprise, sortie de l’entreprise qui l’emploie du Groupe) entraine automatiquement et immédiatement la fin du mandat de représentant au sein du CEE et le cas échéant au Comité Restreint. Les parties conviennent que les membres du CEE seront élus/désignés dans les deux mois
suivant la signature du présent accord.
Les membres du CEE bénéficieront, dès la date de leur élection/désignation, des protections prévues à l’article 14 du présent accord.
La première réunion du CEE se tiendra dans les 6 semaines
suivant l’élection/la désignation des membres du CEE.
b/ Désignation / élection des membres suppléants
Chaque membre titulaire peut être remplacé par un membre suppléant en cas d’absence, de perte du mandat, de rupture du contrat de travail pour quelque cause que ce soit ou de décès. Celui-ci est désigné dans les mêmes conditions de forme que le représentant titulaire, prioritairement au sein de la même catégorie professionnelle et du même pays.
En cas de remplacement, le membre suppléant assistera – pour la durée du mandat restant à courir - aux réunions plénières et aux réunions préparatoires en remplacement du membre titulaire et ce avec les mêmes attributions que lui.
Le membre suppléant bénéficiera du même niveau d’information et de communication que le membre titulaire, afin de pouvoir le remplacer en cas d’absence ou de cessation du mandat de celui-ci. Il est, à toutes fins utiles, précisé que le membre suppléant ne participera aux sessions du CEE qu’en l’absence du membre titulaire.
Dans l’hypothèse où un membre suppléant viendrait, à son tour, à perdre son mandat, un processus d’élection/de désignation serait mis en place en vue de son remplacement conformément aux règles locales applicables. c) Langues de travail et traductions
Deux langues officielles – à savoir le français et l’anglais - seront d’usage au sein du CEE et du Comité Restreint seront utilisées pour les invitations, les ordres du jour, les réunions, la rédaction de la documentation et des informations remises au CEE. A cet effet, il est recommandé de veiller à ce que chaque membre élu dispose d’un niveau minimum en anglais et/ou en français permettant un échange fluide et direct, tant à l’écrit qu’à l’oral, avec chaque membre du CEE (direction ou représentants des salariés). Les présentations faites oralement par la direction le seront en français ou en anglais et feront l’objet, lors de la réunion, d’une traduction à l’oral en allemand, espagnol et italien. Les échanges pourront intervenir en français, anglais, allemand, espagnol et italien.
Les procès-verbaux de réunion seront rédigés en français et en anglais.
Ponctuellement, et en cas de projet impactant un pays ayant un représentant ne parlant pas l’anglais, dans le cadre d’un processus de consultation, le représentant du pays concerné pourra solliciter :
un interprète supplémentaire,
une traduction de la documentation et des informations remises au CEE dans la langue du pays concernée,
et ce afin d’assurer la parfaite compréhension du projet par le représentant concerné, et ainsi assurer la continuité de l’information au niveau du pays concerné. Dans cette hypothèse également, les procès-verbaux des réunions seront traduits dans la langue du pays concerné.
En cas de difficulté spécifique, des discussions pourront intervenir au sein du Comité Restreint afin de trouver une solution garantissant la bonne compréhension des débats par chaque membre du CEE et du Comité Restreint.
Une formation à l’anglais et/ou au français est prévue afin de faciliter la communication en dehors des réunions plénières, et dans la mesure du possible, les discussions pendant les réunions plénières.
d/ Durée des mandats
La durée du mandat des membres du CEE sera de 4 ans, à compter de la première réunion du CEE.
4.2.2 Représentation de la diversité des salariés
Conformément à la directive européenne 2009/38/CE, les Parties conviennent que la représentation devrait être la plus équilibrée possible et refléter la diversité des activités, des catégories professionnelles et de genre dans le Groupe.
Les représentants au CEE sont élus/désignés par le niveau national/local et sont dès lors, de facto, les représentants de tous les salariés dans leur propre pays.
4.2.3 Seuils
Le CEE se compose de représentants des salariés élus ou désignés dans les pays relevant du champ d’application du présent accord. Chaque pays comptant au moins 30 salariés se voit attribuer un nombre de représentants calculé en fonction de son effectif, selon la clé de répartition ci-dessous.
Les sièges pour chaque pays représenté sont attribués de la manière suivante :
entre 30 et 199 salariés : 1 membre,
entre 200 et 499 salariés: 2 membres,
entre 500 et 999 salariés : 3 membres,
entre 1000 et 1499 salariés: 4 membres,
entre 1500 et 1999 salariés: 5 membres,
au-dessus de 2000 salariés: 6 membres.
Les seuils définis en fonction du nombre de salariés sont calculés sur la base de l’effectif enregistré au 31 décembre de l’année précédant la désignation/élections des membres du CEE.
Les fluctuations du nombre de salariés, à la hausse ou à la baisse, dans les entreprises relevant du champ d’application du présent accord n’ont pas d’impact en cours de mandat sur le nombre de sièges par pays au sein du CEE.
La répartition des sièges pour la première année de fonctionnement (nombre de salariés au 31 Décembre 2017) est jointe en annexe (Annexe3).
5. Désignation et rôles du Secrétaire et du Secrétaire Adjoint
Le CEE désigne parmi ses membres un Secrétaire et un Secrétaire Adjoint à la majorité relative des membres présents et ce pour une durée de 4 ans. Le Secrétaire et le Secrétaire Adjoint sont membres de droit du Comité Restreint visé à l’article 6 ci-après et doivent être représentants de pays différents.
L’élection du Secrétaire et du Secrétaire Adjoint est effectuée lors de la première réunion plénière du CEE.
Cette élection est effectuée par un vote à bulletin secret à la majorité relative (le plus grand nombre de voix obtenues au cours du vote quel que soit le nombre de votants) des représentants des salariés du CEE présents lors de la première réunion plénière.
Les représentants de la direction d’IDEMIA ne participent pas à cette élection.
Le Secrétaire est en charge d’assurer le contact permanent avec le Président du CEE ou son représentant, et d’arrêter, conjointement avec lui, l’ordre du jour. Il constitue le point central de communication et d’échange entre IDEMIA et le CEE. Il est également responsable de la bonne conduite de toutes les réunions préparatoires et de suivi qui ont lieu hors la présence du président ou de son représentant.
Le secrétaire du CEE agit vis-à-vis des représentants d’IDEMIA comme le porte-parole des élus du CEE et des élus du Comité Restreint pour toutes les questions liées à l’organisation des réunions (date, lieu, logistique, etc..).
Le Secrétaire Adjoint remplace le Secrétaire en cas d’absence de celui-ci et l’assiste dans le cadre des réunions du CEE, ou encore des réunions préparatoires ou de synthèse.
6. Le Comité Restreint
6.1 Rôle et mission
Un Comité Restreint est créé au sein du CEE entre la direction et les représentants des salariés pour permettre une meilleure coordination et une plus grande efficacité des activités du CEE et maintenir des contacts et échanges réguliers entre la direction et les représentants des salariés entre les réunions plénières. Il a un rôle actif dans la vie du CEE et contribue à la fluidité des échanges entre ses différents membres. Le représentant d'IDEMIA préside les réunions du Comité Restreint.
Le Comité Restreint traite de toutes questions relatives au fonctionnement du CEE et à son organisation. Le Comité Restreint veille ainsi à la bonne application et au respect des règles de fonctionnement du CEE. Le Comité Restreint constitue un lieu d’échanges permanent et assure la continuité des travaux du CEE entre deux séances ordinaires.
Les représentants des salariés au Comité Restreint :
Entretiennent des contacts réguliers avec les représentants des salariés entre les réunions ordinaires du CEE,
Mettent tout en œuvre pour encourager les membres du CEE à participer activement aux activités du CEE,
Diffusent aux membres titulaires et suppléants du CEE, sous le contrôle du Secrétaire qui en assume la responsabilité, les documents liés aux travaux du CEE et les procès-verbaux établis à la suite des réunions.,
Le Comité Restreint constitue une instance de dialogue entre la direction et les représentants des salariés, ayant notamment pour mission de discuter et s'accorder sur les sujets suivants :
Dates et lieu des réunions plénières,
Formations pour les membres du CEE,
Résolution de conflits liés au fonctionnement du CEE,
Dispositions nécessaires pour communiquer le résultat des travaux du CEE aux salariés ou à leurs représentants.
Le Comité Restreint s’assure également, lorsque nécessaire, que les procédures d’élection/de nomination des membres du CEE ont été correctement appliquées, et il examine les plaintes éventuelles.
Le Comité Restreint ou les représentants des salariés au Comité Restreint pourront encore, s’ils l’estiment nécessaire, échanger avec les représentants de pays non représentés au sein du CEE en organisant avec eux des réunions, sous forme de conférence téléphonique, pour les tenir informés des travaux du CEE.
Réunions du Comité Restreint
Réunions ordinaires du Comité Restreint
Le Comité Restreint tiendra 3 réunions annuelles
Au mois de janvier (6 semaines avant la réunion du CEE de mars),
Au mois de juin,
Au mois de septembre (6 semaines avant la réunion du CEE d’octobre).
Ces trois réunions, auront lieu si la présence d’une majorité des membres et / ou des membres suppléants est acquise.
Elles se tiendront généralement de visu. Elles pourront se tenir par vidéoconférence si les parties en conviennent, lorsque les équipements sont préexistants sur les sites concernés.
Deux de ces réunions auront lieu environ 6 semaines avant les réunions plénières prévues en mars et en octobre et devront aborder l’ordre du jour de la réunion plénière qui suivra et dont la teneur devra être confirmée par le Secrétaire lors de l’élaboration finale de la convocation.
Réunion ordinaire du Comité Restreint
Réunion ordinaire du Comité d’Entreprise Européen
Les représentants des salariés au Comité Restreint peuvent tenir des réunions préparatoires immédiatement avant les réunions plénières.
Les réunions exceptionnelles du Comité Restreint
Le Comité Restreint pourra tenir – des réunions préparatoires aux réunions exceptionnelles du CEE, par conférence téléphonique ou visio-conférence lorsque les équipements sont préexistants sur les sites concernés.
Avant les réunions exceptionnelles du Comité Restreint, les représentants des salariés au Comité Restreint peuvent se réunir hors la présence de la direction afin d’examiner et discuter des problématiques internes au fonctionnement du CEE, ainsi que pour réaliser des travaux préparatoires propres à la représentation salariale.
6.3 Composition du Comité Restreint
Le Comité Restreint est composé du Président du CEE, du Directeur des Ressources Humaines Europe, du Secrétaire, du Secrétaire Adjoint, ainsi que de 4 autres représentants des salariés au sein du CEE.
Les 6 représentants des salariés comprenant les postes de Secrétaire et de Secrétaire Adjoint, sont répartis de la manière la plus équilibrée possible au sein des sous-régions et des métiers.
Les 4 représentants des salariés au Comité Restreint (hors Secrétaire et Secrétaire Adjoint) doivent provenir de pays différents.
2 suppléants au Comité Restreint, issus de deux pays différents, sont désignés par le CEE en même temps que les membres titulaires du Comité Restreint.
La perte du mandat local ou au CEE entraînera automatiquement la perte du mandat au Comité Restreint.
En cas d’absence d’un titulaire, un suppléant participera à la réunion.
Les 2 suppléants reçoivent les convocations, l’ordre du jour et les informations qui seront remis aux membres titulaires du Comité Restreint.
Le Comité Restreint est présidé par le représentant d’IDEMIA, également Président du CEE.
6.4 Élection des membres du Comité Restreint
Les membres du Comité Restreint, à l’exception du Président, du DRH Europe, du Secrétaire et du Secrétaire Adjoint qui en sont membres de droit, sont élus par et parmi les représentants des salariés au CEE, pour une durée de quatre ans, conformément à la répartition mentionnée à l’article 6.3 ci-dessus.
L’élection des membres titulaires et suppléants au Comité Restreint est effectuée lors de la première réunion du CEE.
Ces nominations sont obtenues par un vote à bulletin secret à la majorité relative (le plus grand nombre de voix obtenues au cours du vote quel que soit le nombre de votants) des représentants des salariés du CEE présents lors de la première réunion.
Les représentants de la direction d'IDEMIA ne participent pas à cette élection.
Il est recommandé que la représentation soit aussi équilibrée que possible et reflète la diversité des activités, des sous-régions européennes (cf. 6.3), et des catégories professionnelles et la répartition par genre dans l'entreprise.
7. Réunions ordinaires du CEE
7.1 Réunions plénières ordinaires du CEE
Le CEE se réunit deux fois par an et l’invitation sera envoyée par le Président 2 semaines (10 jours ouvrés) avant la date prévue pour chaque réunion.
La première réunion se tient au cours du premier semestre de l'année, au mois de mars et la deuxième réunion dans la deuxième moitié de l'année, au mois d’octobre.
Les dates des réunions plénières ordinaires seront arrêtées lors de la session plénière du mois d’octobre de l’année précédente avec le Comité Restreint, et communiquées via une invitation Outlook au plus tard 2 mois avant la première réunion plénière ordinaire. Les représentants des salariés membres du Comité Restreint peuvent évoquer les points qu’ils souhaitent voir figurer dans un projet d’ordre du jour de la prochaine réunion plénière au moins 4 semaines avant la date prévue pour celle-ci. Les représentants des salariés membres du Comité Restreint veilleront à faire circuler le projet d’ordre du jour à l’ensemble des membres du CEE afin que ces derniers puissent également formuler leurs observations.
L’ordre du jour est ensuite définitivement arrêté entre le Secrétaire et la direction en vue de son envoi 2 semaines (10 jours ouvrés) avant la date prévue pour la réunion. Les documents pertinents seront joints à l’ordre du jour dans la mesure du possible.
Dans le cas où il serait impossible d’envoyer certains documents avec l’ordre du jour, la direction s’assurera que les membres du CEE recevront ceux-ci au moins trois jours ouvrables avant la réunion préparatoire. Il est, à toutes fins utiles, précisé qu’une absence éventuelle de retour sur le projet d’ordre du jour par les membres du CEE ne pourra pas avoir pour effet d’en retarder la finalisation et la distribution.
Par ailleurs, en l'absence d'accord sur l'ordre du jour, le Président peut en décider le contenu de manière unilatérale. Toutefois, dans cette hypothèse, il devra présenter au CEE les raisons du désaccord intervenu dans l’établissement de l’ordre du jour.
La direction est responsable de l’élaboration du procès-verbal des deux réunions plénières ordinaires, et les soumet au Secrétaire pour relecture, à charge pour lui, d’en discuter avec les représentants des salariés au sein du Comité Restreint. Le Secrétaire aura la charge, le cas échéant en relation avec le Comité Restreint, de partager le procès-verbal avec les membres du CEE afin de recueillir leurs remarques.
Le Secrétaire se charge ensuite de communiquer, soit directement, soit par l’intermédiaire du Comité Restreint, mais sous sa responsabilité, le procès-verbal définitif à tous les membres titulaires et suppléants du CEE, une fois que celui-ci a été approuvé en séance et signé par la direction et le Secrétaire et dans les deux mois suivant les réunions plénières.
Au début de chaque réunion du CEE, le procès-verbal de la réunion précédente du CEE sera entériné.
Les réunions plénières du CEE durent au maximum une journée complète,
sauf cas exceptionnel, et ce afin de permettre – pour des raisons d’équilibre vie professionnelle/vie privée - à chaque membre du CEE de pouvoir, dans la mesure du possible, regagner son domicile le soir. Dans l’hypothèse où l’éloignement entre le lieu de la réunion (déplacements de l’étranger) et le domicile ne permettrait pas de voyager dans de bonnes conditions de sécurité (déplacements de nuit), ou pour des raisons de santé, il pourra être proposé de décaler le voyage de retour au lendemain matin.
Sauf si le Comité Restreint en convient autrement, elles se tiennent alternativement en France et dans un autre pays européen représenté au CEE.
7.2 Réunions préparatoires et de suivi du CEE
Les membres du CEE feront une réunion préparatoire d’une journée maximum (avec arrivée le jour même sauf situation particulière justifiée et validée) le jour précédant la réunion du CEE.
A l’issue et le jour même de la réunion plénière, les représentants des salariés peuvent prendre le temps de tenir une réunion de suivi s’ils le souhaitent et s’ils l’estiment nécessaire. La tenue de cette dernière réunion ne doit toutefois pas empêcher les membres du CEE de regagner leur domicile le soir même, sauf si cela s’avère impossible tel que décrit à l’article 7.1. Il conviendra de fixer les plages horaires consacrées aux réunions de suivi, afin de faciliter l’organisation des déplacements.
La direction met à la disposition des membres du CEE- à l’occasion des réunions préparatoires ou de suivi - des services d'interprétation en anglais, français, espagnol, italien et allemand, ainsi que les moyens logistiques permettant la bonne tenue de ces réunions préparatoires et de suivi.
La prise en charge par IDEMIA des frais d’hébergement et de repas se fait selon les règles de remboursement et de validation en vigueur au sein du Groupe.
8. Procédure d’information et/ou de consultation du CEE en cas de circonstances exceptionnelles
Dans le cas où interviendraient des circonstances exceptionnelles, pouvant avoir des répercussions importantes sur la situation des salariés dans au moins deux pays européens, notamment en cas de projet de délocalisation, de fermeture d'entreprises ou d'entités, de licenciements collectifs, ou d’autres mesures envisagées susceptibles d’affecter les conditions d’emploi ou les contrats de travail, les représentants des salariés au sein du Comité Restreint doivent en être informés par la direction.
La direction fournit les informations nécessaires portant sur les circonstances exceptionnelles susmentionnées afin de permettre aux représentants des salariés au Comité Restreint d’effectuer un examen approfondi avec le CEE.
Par ailleurs, la direction peut – en dehors de toute demande collégiale des représentants des salariés du Comité Restreint - prendre l’initiative de convoquer une réunion extraordinaire du CEE sur lesdites circonstances exceptionnelles.
Les informations portant sur les circonstances exceptionnelles remises au CEE en vue d’une éventuelle consultation doivent au minimum porter sur :
la désignation des pays et sites concernés,
la description de la mesure prévue, L’énonciation des causes économiques et/ou organisationnelles qui motivent la mesure envisagée,
la description de l’impact attendu sur les salariés concernés,
la description des conséquences attendues à long terme du projet proposé.
L’information susmentionnée doit être communiquée aux représentants des salariés au Comité Restreint en français et en anglais.
La consultation est close une fois l’avis, des représentants des salariés au CEE, rendu. Cependant, à l’issue de la réunion ou dans un délai fixé avec le Comité Restreint, la direction informera le Comité Restreint sur les conditions dans lesquelles les recommandations des représentants des salariés au CEE auront, le cas échéant, été prises en compte dans le cadre de la mise en œuvre du projet.
Dans ce contexte de circonstances exceptionnelles, l’information du CEE doit s’effectuer en parallèle des procédures d’information et de consultation qui doivent, le cas échéant, être conduites localement et dans le respect des institutions représentatives des salariés, locales. En tout état de cause, les instances locales doivent pouvoir disposer de l’avis du CEE pour se prononcer sur le projet qui leur est soumis.
Ponctuellement, et en cas de projet impactant un pays ayant un représentant ne parlant pas l’anglais, dans le cadre d’un processus de consultation, un interprète supplémentaire sera mis à disposition afin d’assurer la parfaite compréhension du projet par le représentant concerné, et ainsi assurer la continuité de l’information au niveau du pays concerné.
En cas de difficulté spécifique, des discussions pourront intervenir au sein du Comité Restreint afin de trouver une solution permettant de garantir la bonne compréhension des débats.
9. Communication et déclinaison des réunions du CEE au niveau national
La mission des membres du CEE implique d’établir des échanges avec les salariés qu’ils représentent afin de préparer les réunions et de rendre au compte au mieux du contenu et des résultats des procédures d’information et/ou de consultation menées conformément au présent accord.
La communication envers les salariés des informations échangées lors du CEE respecte les procédures locales et en particulier, la priorité de l’information donnée aux représentants locaux dans le cadre de l’exercice de leurs attributions et des réunions associées.
L’information restituée par le management à leurs collaborateurs doit respecter la prééminence de l’information des instances représentatives locales.
Dans les pays où il n’existe pas d’instances représentatives locales mais où il y a des représentants au CEE, la direction organisera avec les membres du CEE du pays concerné, les modalités de l’information des salariés du pays sur les événements propres au CEE.
Dans les pays où il n’y ni instance représentative locale, ni représentant au CEE, il est recommandé que la direction organise les conditions d’une information des salariés sur les évènements propres au CEE les concernant et informe le Comité Restreint des modalités de communication retenues.
10. Règles de vote
Pour toutes les délibérations et dans le cadre de sa consultation, les décisions et avis du CEE sont pris à la majorité relative des membres présents. Les abstentions seront considérées comme un vote négatif.
11. Allocation des ressources
Toutes les parties reconnaissent la nécessité pour les représentants des salariés de disposer des moyens permettant d’appliquer les droits et obligations découlant du présent accord.
Chaque membre du CEE dispose, sur son lieu de travail, des outils lui permettant d’exercer son mandat (et notamment un accès à une ligne téléphonique internationale, une imprimante, un PC avec e-mail et connexion internet).
L’entreprise respecte le caractère privé des messages que les membres du CEE reçoivent sur leur ordinateur via e-mail et leur fournit un accès à un espace garantissant la confidentialité de leurs communications.
11.1 Rémunération du temps et des déplacements consacrés au CEE
Le temps consacré par un membre du CEE aux réunions préparatoires, extraordinaires et ordinaires du CEE ou aux réunions du Comité Restreint est considéré comme du temps de travail et est rémunéré comme tel conformément à la législation et aux usages nationaux.
Pour les membres du CEE, le temps nécessaire pour l’exercice de leurs missions définies dans le cadre du présent accord (par exemple : la prise de connaissance de la documentation attachée à l’ordre du jour, le temps passé à informer les salariés des travaux du comité), s’ajoute aux heures de délégation attachées aux mandats dans le cadre de chaque législation nationale et réglementation locale.
Secrétaire et secrétaire adjoint : 90 heures / an,
Membre du Comité Restreint : 60 heures / an,
Membre titulaire du CEE : 30 heures / an.
Les temps de délégation listés ci-dessus viennent en supplément des temps de réunion à l’initiative de la direction, y compris les réunions préparatoires et de suivi, du temps de voyage et du temps de formation.
Les heures de délégation peuvent être partagées entre le membre titulaire et son suppléant.
La direction locale est informée par les membres de leur départ en mission et de la durée de celle-ci, ainsi que des heures de délégation effectuées qui seront déclarées trimestriellement, par chacun des membres du CEE à la DRH locale dont il dépend.
En cas de circonstances exceptionnelles le justifiant, il est prévu que la direction accorde une augmentation exceptionnelle du nombre d’heures de délégation. Cette demande peut faire l’objet d’une requête spécifique via les représentants des salariés au Comité Restreint.
La direction informe les directions locales de la teneur des dispositions du présent article.
11.2 Experts
Pour l’exercice de leur mandat, les représentants des salariés au CEE peuvent se faire assister par un représentant d’organisations syndicales représentatives à l’échelle européenne, ayant voix consultative sans participation au vote. IDEMIA couvrira les frais de voyage et de séjour de cet expert syndical, dans le respect des règles et de la politique en vigueur au sein du pays concerné
Lors de la première réunion plénière suivant la constitution du CEE, il peut être décidé à la majorité des membres présents de choisir une organisation particulière pour l’assistance des représentants des salariés du CEE. L’organisation syndicale représentative peut participer alors à la réunion préparatoire et à la réunion plénière du CEE.
Dans le cadre des procédures d’information et de consultation, les représentants des salariés au CEE pourront demander à la majorité des membres, à se faire assister, par tout autre expert de leur choix lorsqu’ils l’estiment nécessaire pour l’accomplissement de leur tâche. Cette demande sera faite par le Comité Restreint auprès de la direction.
Ces experts peuvent participer à toutes les réunions du CEE en relation avec le sujet à l’origine de leur désignation si cela est nécessaire à l’accomplissement de leur tâche.
La clause de confidentialité qui lie les représentants des salariés s’applique également aux experts externes.
Dans le cadre de l’information et consultation, la prise en charge des frais relatifs à l’expertise s’effectue sur la base d’une lettre de mission préalablement acceptée et validée par la direction (périmètre et descriptif de la mission, honoraires, frais de voyage et d'hébergement).
A titre consultatif et exceptionnel et sous réserve de l’accord de la direction, les représentants des salariés au CEE peuvent solliciter d’autres types d’experts agissant dans un domaine technique précis pour lequel ils disposent d’une compétence reconnue si cela est nécessaire à l’accomplissement de leur tâche et si la ressource n’existe pas en interne (sécurité, environnement, santé, conditions de travail, formation…).
11.3 Frais de déplacements
Les frais engagés par les représentants au CEE dans le cadre de l’exercice de leur mandat seront remboursés après validation par la DRH du pays concerné, sur le budget du pays et selon la politique de remboursement en vigueur au sein dudit pays.
Pour les réunions, la réservation des hôtels est à l’initiative de la direction d’IDEMIA. Pour les frais de restauration, chacun prendra en charge les frais associés selon le barème appliqué dans le pays d’origine.
12. Formation des membres du CEE
Pour l'exercice de leur mandat de représentant des salariés dans un environnement international, les membres (titulaires et suppléants) du CEE recevront des formations sans subir de perte de salaire. Ces formations font parties intégrantes du mandat des membres du CEE et les frais de formation sont pris en charge par la direction.
Elles ont pour objet de leur permettre de disposer des connaissances nécessaires (sur le groupe, en matière économique, financière,) pour exercer l’ensemble des responsabilités et attributions attachées à leur mandat dans un contexte international.
Le Comité Restreint se réunira pour échanger sur les besoins en formation identifiés et formuler des propositions d’organismes susceptibles de dispenser ces formations, étant précisé que les formations doivent être dispensées par des organismes agréés ou par les fédérations ou confédérations syndicales nationales ou européennes et seront programmées, de préférence, avant les réunions plénières.
En tout état de cause, une session de formation collective sur les droits et devoirs des membres du CEE aura lieu au début de mandat pour chaque membre (y compris la direction et les suppléants) avant la tenue de la 1ère réunion plénière. Un minimum de 10 journées de formation est garanti pour chaque membre du CEE (titulaire ou suppléant), sur toute la durée de son mandat, pour les formations mentionnées ci-dessus.
Par ailleurs, IDEMIA mettra également à disposition des membres du CEE qui le souhaitent, pendant leurs heures de travail, des cours de formation en français ou en anglais qui viennent s’ajouter aux 10 journées de formation mentionnées ci-dessus.
13. Informations confidentielles
Dans le respect des lois et pratiques nationales, les membres du CEE ne peuvent dévoiler aucune information qui leur aura été communiquée en étant expressément identifiée comme confidentielle. Les informations considérées comme confidentielles sont, en pratique, celles dont la nature est telle que leur communication entraverait gravement le fonctionnement de la société ou lui porterait préjudice.
Dans le cas du partage d’informations très sensibles et pour faciliter la compréhension et la discussion d’un sujet au sein du Comité Restreint, il pourra être demandé de conserver cette information confidentielle jusqu’à la réunion du Comité Européen. Sans cet engagement de confidentialité, qui serait utilisée au stricte minimum et pour une très courte période, jusqu’à la réunion du CEE, l’information ne pourrait être partagée.
Il s’agit notamment des informations non rendues publiques dont la concurrence ne devrait pas avoir connaissance ou d’informations considérées comme telles par des règles statutaires ou légales s’appliquant au Groupe.
Les membres du CEE ne peuvent, en aucune circonstance, dévoiler les informations dont le caractère confidentiel leur aura été signalé, ni dans la presse, ni dans un quelconque média.
L'obligation de confidentialité continue à s'appliquer même après l'expiration des mandats ou après le terme du contrat.
14. Protection des membres du CEE
Tous les membres du CEE bénéficieront, pendant l'exercice de leur mandat ou au terme de celui-ci, des mêmes protections et garanties que celles fournies aux représentants des salariés par les réglementations et/ou pratiques nationales en vigueur dans les pays dans lesquels ils sont employés.
Il appartient à leur hiérarchie d’organiser leur activité professionnelle pour permettre l’exercice effectif de leur mandat.
En l’absence de protection spécifique prévue par les législations nationales, toute mesure visant à mettre fin au contrat de travail d’un membre du CEE à l’initiative d’Idemia, fera l’objet durant l’exercice de son mandat et pendant un délai de 6 mois suivant la fin de son mandat, d’un examen préalable par le Comité Restreint, qui donnera un avis, avant décision de la direction et d’une éventuelle mise en œuvre de procédure de rupture du contrat, conformément à la législation du pays d’origine.
15. Détermination de la législation de référence
Le CEE est établi conformément à la loi française car le siège social d'IDEMIA est situé en France. En cas de conflit sur l'interprétation de l'accord, les Parties tenteront dans toute la mesure du possible de trouver une solution à l'amiable. Faute de quoi, le conflit sera porté devant les tribunaux français.
16. Durée et dénonciation du présent accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter du 20 novembre 2018.
Il pourra être dénoncé par la direction par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au Secrétaire du CEE ou par la majorité des deux tiers des représentants des salariés au CEE par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au Président du CEE sous réserve, dans les deux hypothèses, de respecter un délai de préavis de 12 mois avant la fin effective de l’accord.
Dans le mois suivant la notification de la dénonciation, un Groupe Spécial de Négociation (GSN) sera convoqué afin de négocier un nouvel accord dans un délai d’un an.
Les Parties s’engagent à conduire les négociations de bonne foi. Au cas où elles ne parviendraient pas à conclure un nouvel accord au terme d’un an ou de la période prorogée, un CEE sera mis en place sur la base des prescriptions subsidiaires de la loi française, telle que transposée de la directive sur les CEE en vigueur à ce moment-là.
Les annexes font partie intégrante de cet accord.
17. Révision du présent accord
17.1 Révision d’un commun accord entre les Parties
Le présent accord peut être révisé à tout moment, d’un commun accord entre les Parties, et sans emporter dénonciation.
Les Parties peuvent convenir d'entamer des négociations afin d'adapter le présent accord à une nouvelle situation en cas de modifications importantes de la structure d'IDEMIA, en conséquence de cessions ou d’acquisitions de filiales notamment.
Ainsi, par exemple, dans le cadre d’une acquisition ou d’une fusion de sociétés qui disposent déjà d’un CEE, les représentants des salariés au CEE ou au Comité Restreint de chaque société seront convoqués par leur direction à une réunion conjointe dans le but de négocier et de définir la structure du futur CEE.
17.2 Demande de révision émanant de l’une ou l’autre des Parties
Les Parties signataires du présent accord disposent de la faculté de le modifier.
La demande de révision peut intervenir à l’initiative de la direction par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au Secrétaire du CEE ou de la majorité des deux tiers de représentants des salariés au CEE existants à la date de la demande de révision envisagée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au Président du CEE. La demande de révision devra indiquer le ou les articles concernés.
En cas de révision, l'accord existant continue de s’appliquer pendant les négociations.
La direction et les membres du CEE qui formeront le Groupe Spécial de Négociation chargé de la renégociation entameront la négociation d’un avenant de révision dans un délai de 1 mois à compter de la réception de la demande de révision par le Président du CEE ou par le Secrétaire du CEE. Les parties disposeront alors d’un an pour convenir des modifications au présent accord.
Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée demeureront en vigueur jusqu’à la conclusion et la signature de l’avenant de révision. Cet avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera à compter de la date expressément convenue par les Parties pour son entrée en vigueur ou à compter du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.
Les parties s’engagent à conduire les négociations de bonne foi. Au cas où elles ne parviendraient pas à conclure un avenant de révision au terme du délai d’un an susmentionné, les dispositions dont la révision est sollicitée seront remplacées par les prescriptions subsidiaires correspondantes de la loi française telle que transposée de la directive sur les CEE en vigueur à ce moment-là.
18. Dispositions finales
Cet accord est écrit en français et traduit en anglais. Toutefois, seule la version française est signée et considérée comme la version faisant foi.
Tout nouveau représentant des salariés qui rejoint le CEE se verra remettre une copie de l’Accord du CEE.
Seul l’accord final du CEE et ses avenants font l’objet d’une traduction dans toutes les langues des membres du CEE.
Fait à Paris, 08 / 11 / 2018
Pour IDEMIA, représentée par :
Pour le groupe spécial de négociation, représenté par :
Pour IndustriAll Europe, représenté par :
19. Annexes
Annexe 1 : définitions
Salariés (désignés « salariés » dans le présent accord)
Personnes liées par un contrat de travail permanent avec l’une des sociétés faisant partie d’IDEMIA, comprises dans le champ d’application du présent accord, les salariés à temps partiel étant inclus.
Information
L’information est la transmission par l’employeur de données aux représentants des salariés afin de permettre à ceux-ci de prendre connaissance du sujet traité et de l’examiner; l’information s’effectue à un moment, d’une façon et avec un contenu appropriés, qui permettent notamment aux représentants des salariés de procéder à une évaluation en profondeur de l’incidence éventuelle et de préparer, le cas échéant, des consultations avec l’organe compétent de l’entreprise de dimension communautaire ou du groupe d’entreprises de dimension communautaire.
Consultation
La consultation s’entend comme l’établissement d’un dialogue et l’échange de vues entre les représentants des salariés et la direction centrale ou tout autre niveau de direction plus approprié, à un moment, d’une façon et avec un contenu qui permettent aux représentants des salariés d’exprimer, sur la base des informations fournies et dans un délai raisonnable, un avis concernant les mesures proposées qui font l’objet de la consultation, sans préjudice des responsabilités de la direction, lequel pourra être pris en compte au sein de l’entreprise de dimension communautaire ou du groupe d’entreprises de dimension communautaire.
Questions transnationales
Il convient que le caractère transnational d’une question soit déterminé en prenant en compte tant l’étendue des effets potentiels de celle-ci que le niveau de direction et de représentation qu’elle implique. A cette fin, sont considérées comme transnationales les questions qui concernent l’ensemble de l’entreprise ou du groupe ou au moins deux États membres. Ceci inclut des questions qui, indépendamment du nombre d’États membres concernés, revêtent de l’importance pour les salariés européens, s’agissant de l’ampleur de leur impact potentiel, ou qui impliquent des transferts d’activité entre États membres.
Annexe 2 : Liste des entités juridiques couvertes par le présent accord
et ayant des salariés permanents actifs au 31 décembre 2017
Annexe 3 : Clé de répartition des sièges par pays au CEE
