Accord collectif sur le droit à la déconnexion au sein de la société Ideol S.A.S.
PR-HR-041-FR
TABLE DES Matieres
TOC \o "1-3" \h \z \u 1.DOMAINE D’APPLICATION4
2.Définitions ET PRINCIPES GENERAUX4
2.1.1Définition4 2.1.2Principes généraux5 2.1.3Cas particulier des cadres autonomes bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours6
3.REGLES D’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES ET DE COMMUNICATION PROFESSIONNELS ET LIMITATION DE LEUR UTILISATION HORS TEMPS DE TRAVAIL6
4.LES ACTIONS D’ACCOMPAGNEMENT POUR L’EXERCICE D’UN DROIT EFFECTIF A LA DECONNEXION8
4.1.1Entretien annuel8 4.1.2Actions de sensibilisation destinées aux managers8 4.1.3Actions de sensibilisation destinées aux Salariés8 4.1.4Dispositifs de régulation9 4.1.4.1Bilan global et Commission de Suivi9 4.1.4.2Bilan individuel10 4.1.4.3Mécanisme d’alerte10
5.SANCTIONS EN CAS DE NON-RESPECT DE L’Accord10
6.ROLES ET RESPONSABILITES10
7.Durée de l'accord et entree en vigueur10
8.RENDEZ-VOUS ET SUIVI DE L’APPLICATION DE L’ACCORD11
9.Interprétation11
10.Révision11
11.Dénonciation11
12.Publicité12
ACCORD COLLECTIF SUR LE DROIT A LA DECONNEXION AU SEIN DE LA SOCIETE IDEOL
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société Ideol SAS, ci-après dénommée la « Société »,
D’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, représentées respectivement par leur délégué syndical, à savoir :
SUD Energie,
UNSA,
D’autre part.
Il a été conclu le présent accord collectif sur le droit à la déconnexion.
Préambule
L’entreprise a souhaité mettre en place le présent accord pour définir les modalités du plein exercice par le Salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques (alinéa 3. Règles d’usage des outils numériques et de communication professionnels et limitation de leur utilisation hors temps de travail & alinéa 4. Actions d’accompagnement pour l’exercice d’un droit effectif à la déconnexion), en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale des Salariés d’IDEOL. Elle s’inscrit dans la continuité de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 qui consacre un droit à la déconnexion des salariés et de l’accord de branche du SYNTEC en son avenant du 1er avril 2014 sur la durée du travail (« forfait jours ») modifiant l’article 4 du chapitre 2 de l’accord du 22 juin 1999.
DOMAINE D’APPLICATION
Cet accord s’applique :
à l’ensemble des salariés d’IDEOL, titulaires d’un contrat de travail de droit français, à durée déterminée ou indéterminée, quel que soit leur site de rattachement, leur fonction, ou leur ancienneté dans l’entreprise,
aux stagiaires titulaires d’une convention de stage de droit français (l’inclusion desdits stagiaires dans cet accord est faite à des fins pédagogiques et dans un souci de clarté quant à la protection dont ils doivent bénéficier),
ci-après dénommés par souci de simplification : « les Salariés ».
Cet accord concerne les Salariés en France car il fait référence à des réglementations de droit français (Code du Travail, convention collective applicable). Néanmoins, la volonté d’IDEOL est que la philosophie du droit à la déconnexion s’applique de manière similaire dans ses filiales à l’étranger en s’articulant autour des législations en vigueur dans ces pays.
Définitions ET PRINCIPES GENERAUX
Définition
Le droit à la déconnexion se définit comme le droit pour tout Salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels physiques (ordinateurs, smartphones, tablettes…) et dématérialisés (messagerie électronique, messagerie instantanée, connexions à distance, logiciels, intranet/extranet…) en dehors de son temps de travail habituel. Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du Salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du Salarié et les éventuelles heures supplémentaires. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.). Ainsi, sauf exception d’urgence ou de gravité particulière avérée, et à l’exception des Salariés réalisant des astreintes, les sollicitations par courriel, message instantané, SMS et téléphone doivent donc être évitées hors des temps habituels de travail (pas de sollicitation pendant les plages horaires de 20h à 8h en semaine et de vendredi 19h à lundi 8h le week-end). Il est précisé que les horaires de travail habituels définis ci-dessus pourraient être exceptionnellement assouplis dans le cas de recours généralisé au télétravail nécessité pour répondre à toute crise exceptionnelle (du type COVID-19 en 2020) afin d’introduire une plus grande flexibilité dans la gestion des horaires et ainsi mettre en place une organisation vie familiale / vie professionnelle adaptée. Il est précisé que cette flexibilité n’a pas pour objet de définir une journée habituelle de travail pouvant dépasser les 13 heures par jour. Une amplitude maximale de 13 heures par jour devra bien être respectée. En dehors de ce temps de travail habituel, le Salarié n’est également pas tenu, sauf en cas d’urgence avérée, ou de nécessité impérieuse de service, de répondre aux appels et différents messages qui lui sont destinés. Le droit à la déconnexion est reconnu à l’ensemble des Salariés de l’entreprise et plus particulièrement à ceux dotés d’outils numériques.
Principes généraux
Il est convenu de :
intégrer les dimensions liées aux bons usages des outils numériques en rappelant qu’il est impératif de respecter les temps de repos quotidiens, hebdomadaires et annuels ainsi que les congés, temps nécessaire à l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle,
inscrire le droit à la déconnexion comme un dispositif supplémentaire de protection de la santé et du bien-être des Salariés ; la déconnexion est en outre favorable à la prise de recul et au développement de la créativité individuelle comme collective,
préciser que ce droit s’exerce dans le cadre de comportements partagés au sein de l’entreprise. Le management doit par son exemplarité respecter le droit à la déconnexion et éviter de solliciter les Salariés en dehors des temps habituels de travail (cf 2.1.1.), sauf urgence avérée. L’implication de chacun des Salariés est également nécessaire : celui qui, à titre individuel, choisit de se connecter en dehors de son temps habituel de travail doit veiller à respecter les périodes minimales de repos quotidiens et hebdomadaires, en s’astreignant à ne pas solliciter ses collègues,
préciser que la société exerce son activité sur un périmètre international. A ce titre, la réception de messages au cours d’une période de repos, ce qui peut être dû à une différence de fuseaux horaires dans une entreprise internationale, n’implique pas en soi une obligation immédiate de répondre ou d’accomplir un travail déterminé,
rappeler que la société octroie des téléphones professionnels et des ordinateurs portables quand elle estime que le poste nécessite d’avoir un accès à distance aux messages/courriels professionnels et/ou d’être accessible à distance. En dehors de ces postes, il n’est donc pas demandé d’installer la boîte email professionnelle sur le téléphone personnel,
préciser que le télétravail, s’il consiste à exécuter le travail en dehors des locaux, n’en reste pas moins soumis aux règles en vigueur. A ce titre, il est précisé que le droit à la déconnexion s’applique aux Salariés en télétravail.
Cas particulier des cadres autonomes bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours
Ces salariés ont une durée du travail qui ne peut être prédéterminée, ils disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps en lien avec l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées. Ils ne sont pas soumis aux durées légales maximales quotidienne et hebdomadaire. Il est toutefois rappelé qu’ils doivent cependant bénéficier d’un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et d’un repos hebdomadaire de 35 heures minimum consécutives.
Il est précisé que ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude maximale de la journée de travail.
Il est ainsi précisé que ces salariés ont une obligation et un droit absolu à la déconnexion des outils de communication à distance et le présent accord leur est bien applicable.
REGLES D’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES ET DE COMMUNICATION PROFESSIONNELS ET LIMITATION DE LEUR UTILISATION HORS TEMPS DE TRAVAIL
Le bon usage des outils numériques professionnels prévoit qu’il convient de :
s’assurer de la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique, ou de l’envoi d’un SMS en veillant à ne pas substituer ces usages aux échanges directs quand ils sont possibles (face à face, téléphone…),
apporter une attention particulière aux destinataires des courriels :
limiter le nombre de destinataires au minimum nécessaire,
désigner en destinataires les personnes pour action, et mettre en copie les personnes devant simplement être informées,
veiller à la mise en copie des échanges de mails, faire une utilisation raisonnée de ces envois en copie et limiter l’usage de la fonction « répondre à tous »,
apporter une attention particulière aux destinataires des messages instantanés groupés en privilégiant une mode de communication plus individualisé quand le sujet ne concerne plus l’ensemble de la liste de diffusion,
faciliter la lecture des messages en veillant à la rédaction d’un objet clair et concis, et en ajoutant en début d’objet le nom et/ou le code projet entre crochets,
veiller à la rédaction des messages (courriels, SMS, messages instantanés) pour respecter les règles de courtoisie et privilégier une communication efficace et respectueuse :
Veiller à ne pas traiter un désaccord par courriel, mais appeler ou rencontrer son interlocuteur,
Adopter un ton neutre, poli et concis,
Être attentif à l’image de la société véhiculée dans les échanges avec les personnes externes,
S’abstenir de répondre dans l’immédiateté si le sujet est potentiellement compliqué ou conflictuel, prendre le temps de la réflexion nécessaire à une rédaction à froid d’un message,
envoyer les courriels, SMS et messages instantanés seulement pendant les jours et heures habituels de travail (cf 2.1.1), sauf cas d’urgence avérée ou situation de service type astreinte,
privilégier le courriel pour l’envoi de messages trans-fuseaux horaires (l’envoi de SMS ou de messages instantanés étant proscrit dès lors que la réception n’a pas lieu sur des horaires de travail dans le pays de destination),
différer l’envoi des courriels aux jours et heures habituels de travail lorsque leur rédaction n’est pas possible lors des jours et heures habituels de travail pour choisir le moment le plus opportun pour l’envoi du message afin de ne pas créer un sentiment d’urgence inapproprié (voir les modalités pratiques d’envoi différé dans Outlook en annexe de ce document),
de ne pas faire usage de la messagerie électronique et de la messagerie instantanée pendant les réunions ce qui privilégie une meilleure qualité des échanges pour davantage d’efficacité,
ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire,
se garder une plage horaire dans sa journée de travail pendant laquelle la messagerie sera déconnectée,
paramétrer le gestionnaire d’absence de bureau sur sa messagerie électronique lors des absences, en indiquant les modalités de contact d’un membre de l’entreprise en cas d’urgence avérée,
paramétrer (activation/désactivation) les alertes sonores et visuelles d’arrivée d’un nouveau courriel ou d’un appel téléphonique selon ses habitudes de travail et ses responsabilités, en ayant le souci d’éviter la surcharge cognitive et de se préserver des séquences de travail profond,
ne pas solliciter ses collègues (SMS ou appel ou message instantané) sur leurs téléphones personnels, sauf cas d’urgence avérée. Le personnel d’astreinte ne doit être sollicité que dans le cadre de l’astreinte.
Il est à noter que les Salariés qui bénéficient, dans le cadre de leur fonction, d’outils numériques portable (téléphone, ordinateur par exemple) ne sont pas encouragés à en faire usage en dehors des horaires habituels de travail (cf 2.1.1). La finalité de la mise à disposition de ces outils numériques portables est de permettre de travailler à distance, notamment dans le cadre de déplacements professionnels ou de télétravail, ou de gérer des situations d’urgence. De plus, aucun Salarié ne peut être contraint à l’utilisation de son téléphone personnel dans le cadre de ses fonctions (astreintes et déplacements inclus).
Pour garantir l'effectivité de ce droit à la déconnexion, l'envoi de courriels et messages professionnels ainsi que les appels téléphoniques professionnels sont à éviter aux moments suivants :
en semaine : de 20h00 à 8h00 (sauf pour le personnel travaillant en astreinte sur cette plage et pour des messages en relation directe avec l’astreinte) ;
le weekend : du vendredi 19h00 au lundi 8h00 (sauf pour le personnel travaillant en astreinte sur cette plage et pour des messages en relation directe avec l’astreinte).
LES ACTIONS D’ACCOMPAGNEMENT POUR L’EXERCICE D’UN DROIT EFFECTIF A LA DECONNEXION
Entretien annuel
L’entretien annuel est adapté pour permettre au Salarié et à son manager d’échanger sur le droit à la déconnexion et ses modalités d’exercice. Cet échange portera également sur la charge de travail.
Actions de sensibilisation destinées aux managers
La conclusion de cet accord donnera lieu à une communication du Responsable des Ressources Humaines aux managers encadrant des Salariés, visant à leur rappeler :
la nécessaire effectivité du droit au repos garanti aux Salariés en dehors de leur horaire de travail ;
la nécessité de s’abstenir, en vue de cette règle, de solliciter par téléphone ou courriel les Salariés de leurs équipes en dehors de ces horaires.
Un rappel annuel sera fait aux responsables encadrant des Salariés au mois de janvier.
Actions de sensibilisation destinées aux Salariés
Les Salariés faisant le choix d’installer leur messagerie professionnelle sur leur propre terminal mobile – pratique qui n’est pas prescrite mais tolérée par l’entreprise - se verront rappeler, par une note remise contre décharge, que cette pratique :
ne les met aucunement à la disposition de l’entreprise en dehors de leurs horaires de travail ;
ne les dispense aucunement de respecter les temps de repos qui leur sont dévolus en dehors de ces horaires ;
ne les autorise aucunement à solliciter leurs collègues hors de leurs horaires de travail.
Ce rappel sera également fait lors de la remise d’un téléphone portable professionnel à tout Salarié éligible.
Dispositifs de régulation
Bilan global et Commission de Suivi
L’entreprise s’engage à proposer à chaque Salarié de remplir chaque année un questionnaire, personnel et anonyme, sur l'usage des outils numériques et de communication professionnels, ceci pour permettre une meilleure compréhension des besoins individuels et collectifs et détecter les éventuels abus à réguler.
Par ailleurs, une Commission de Suivi est créée pour veiller au respect du droit à la déconnexion par la vérification du volume de messages envoyés par l’ensemble des salariés en dehors des heures habituelles de travail. Elle se réunira tous les trimestres (J+20 après la fin du trimestre au plus tard). Elle sera composée de deux membres issus des instances représentatives du personnel désignés parmi les délégués syndicaux signataires de l’accord, et les membres du CSE, ainsi qu’un membre du département des Ressources Humaines.
Elle disposera des informations suivantes :
un état des courriels émis pendant les plages de déconnexion pour le trimestre échu, et plus précisément :
Plages horaires d’observation : en semaine, de 20h00 à 8h00, le weekend, du vendredi 19h00 au lundi 8h00, les jours fériés, de la veille 20h00 au jour de reprise 8h00 ;
Contenu du fichier : nombre de courriels émis par les salariés de la Société sur ces plages. Ce fichier précisera, pour chaque courriel émis, le service de l’émetteur, la date et l’heure d’émission (en horaire local pour l’émetteur) ;
Production de l’état par le service Informatique après application de filtres (retrait des courriels mentionnant un objet [Perso] ou [astreinte], ces filtres pouvant évoluer sur recommandation de la Commission), transmis au RRH dans les 5 jours qui suivent la fin du trimestre ;
Stockage de l’état dans un répertoire dédié et accessible au service RH uniquement et transmission aux autres membres de la Commission qui veilleront à un stockage numérique protégé ;
Durée de conservation : pendant un an, jusqu’à la présentation en Commission des résultats du questionnaire annuel. Chaque membre de la Commission s’engage à détruire les fichiers de l’année échue à l’issue de cette Commission ;
Un relevé des recours au mécanisme d’alerte (voir REF _Ref100673979 \r \h ) ;
Une fois par an, aux résultats du questionnaire mentionné ci-dessus.
Lors des réunions de cette Commission, les documents seront étudiés pour déterminer les axes d’enquête en cas d’application insuffisante du droit à la déconnexion et les mesures éventuelles à mettre en place.
Bilan individuel
Sur demande du Salarié, le RRH établira un bilan individuel de son utilisation des outils numériques et de communication professionnels.
Mécanisme d’alerte
Le bilan global évoqué au 4.1.4.1 vise à s’assurer du bon usage des outils numériques et de communication professionnels. Conscients que les abus ne peuvent attendre ce sondage annuel pour être régulés, et dans la volonté de ne pas laisser les éventuels abus s’inscrire dans la durée, un mécanisme d’alerte est mis en place. Ainsi, tout Salarié victime ou témoin d’un abus relatif à la déconnexion devra contacter le Département Ressources Humaines le plus rapidement possible afin que celui-ci puisse mener une enquête sur la situation et mettre en place les actions nécessaires. Cette alerte pourra se faire en personne ou par le biais d’un courriel sur une boîte dédiée (alerterh@bw-ideol.com).
SANCTIONS EN CAS DE NON-RESPECT DE L’Accord
En cas de non-respect des règles, dans un premier temps, le responsable hiérarchique fait le point avec le Salarié pour lui rappeler les règles et lui permettre d’appliquer les mesures et recommandations prévues dans le présent accord. En cas de non-respect des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l'entreprise se réserve le droit d'appliquer toutes les sanctions appropriées et proportionnées à la nature des infractions constatées. A contrario, un Salarié qui décide de se déconnecter complètement de ses outils professionnels durant son temps de repos ne peut pas être sanctionné.
ROLES ET RESPONSABILITES
La Responsable des Ressources Humaines est responsable :
de la communication, c’est-à-dire d’afficher et de diffuser le présent accord auprès de l’ensemble du personnel. Elle sera ensuite communiquée à tout nouveau Salarié.
du développement et des mises à jour de cette procédure au sein d’IDEOL.
du suivi de l’application de cette procédure.
L’ensemble du personnel d’IDEOL est responsable d’appliquer les dispositions prévues dans la présente procédure.
Durée de l'accord et entree en vigueur
Le présent accord est conclu à durée indéterminée. Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa signature.
RENDEZ-VOUS ET SUIVI DE L’APPLICATION DE L’ACCORD
Les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de 24 mois suivant l’application du présent accord en vue d’entamer éventuellement des négociations relatives à son adaptation. En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de 3 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
Interprétation
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.
Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés selon les mêmes règles que celles applicables à la conclusion du présent l’accord.
Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 3 mois suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.
Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.
Révision
L’accord pourra être révisé au terme d’un délai d’un an suivant sa prise d’effet.
La procédure de révision du présent accord peut être engagée par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail (élus signataires, organisations syndicales représentatives dans le champ d’application de l’accord).
La partie souhaitant engager la procédure de révision devra en informer l’autre partie par courrier recommandé avec accusé de réception.
Dénonciation
Conformément aux dispositions de l'article L.2261-9 du Code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite à l’autre partie par lettre recommandée avec avis de réception.
La procédure de dénonciation du présent accord doit être notifiée à la Dreets et au greffe du Conseil de prud'hommes.
La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.
Pendant la durée du préavis, la Direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.
Publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l’article D.2231-7 du Code du travail par le Responsable des Ressources Humaines.
Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du Conseil de prud'hommes de Marseille.
Le présent accord est également transmis à la Dreets.
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité. Signé à La Ciotat, Le 14/09/2022
Pour la Société
Pour les Organisations Syndicales : SUD Energie -
UNSA -
ANNEXE A - COMMENT DIFFERER LA LIVRAISON D’UN COURRIEL
Dans la messagerie Outlook :
Rédigez votre courriel. Avant de l’envoyer, allez dans l’onglet Options et cliquez sur l’icône Différer la livraison
Une boîte de dialogue s’ouvre. Déterminez les options de remise en remplissant les champs « Ne pas envoyer avant » (date) (heure) en veillant à choisir une date et une heure prévue dans le cadre de l’accord collectif sur le droit à la déconnexion.
ANNEXE B – FLYER SUR LE DROIT A LA DECONNEXION
Il est à noter que ce flyer sera remis à toute personne amenée à travailler en collaboration avec les Salariés d’Ideol (ex : prestataire de service).
