Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique
des élections du comité social et économique
2023
Entre les soussignés,
La Société SAS ILLUMINATION MAC GUFF
Dont le siège social est situé 6 rue de la Cavalerie 75015 Paris Enregistrée au RCS de Paris sous le numéro 533 478 434, Représentée par XXX agissant en qualité de Président Représentée par XXX agissant en qualité de Directrice Ressources Humaines
Ci-après désignée « La Société »,
D’une part,
Et,
Les organisations syndicales représentatives au niveau de la Société, à savoir :
Le syndicat
F3C-CFDT, représenté par XXX en qualité de Délégué syndical
Le syndicat
SIPMCS-CNT, représenté par XXX en qualité de Délégué syndical
Ci-après désignés ensemble « Les Organisations Syndicales »,
d'autre part,
Il a été convenu :
De signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.
Préambule
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections des membres du CSE d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Article 1 - Principe du recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
Le prestataire qui sera retenu pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail. Le cahier des charges est annexé à cet accord.
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés, une copie de l’attestation de conformité RGPD sera remise aux parties signataires de l’accord.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la Société sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de la Société.
Les règles du RGPD sont en vigueur pour ces fichiers.
Article 3 - Modalités de vote
Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique à travers le moyen unique du vote en ligne, se déroulant, pour le premier tour et, le cas échéant, pour le second tour.
Ainsi, la mention de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce seul moyen pour procéder au vote.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur la plateforme en ligne sécurisé propre aux élections.
Pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur avec une connexion au site sécurisé du prestataire sera mis à la disposition pour des électeurs par la Société dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.
Article 5 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
L’ordre de présentation des listes électorales sera fixé par tirage au sort en amont, en présence d’un représentant de la Société et des délégués de liste.
Article 6 - Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs par courriel sous quinzaine avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur la page URL http://doc.illum-mg.fr/ afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
Une cellule d’assistance technique est mise en place pour veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. La cellule d'assistance technique est constituée du représentant du prestataire, des délégués de liste qui le souhaitent; elle :
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert : -par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; -par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Le scellement de ce système sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement.
Les membres du Bureau de vote et les membres du comité social et économique bénéficient d’une formation spécifique sur le système de vote électronique dispensée par le prestataire.
Chaque liste de candidats peut désigner un ou deux délégués de liste, ceux-ci doivent obligatoirement être choisis parmi les candidats à l’élection. Un délégué de liste est habilité à contrôler toutes les opérations électorales. Le temps passé par les délégués de liste au déroulement des élections est rémunéré comme temps de travail.
Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, à son adresse mail personnelle
, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé.
En dehors de l’électeur, seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège (collège « cadres » ou collège « non cadres »), pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes à une adresse mail personnelle (communiquée par l'électeur).
Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter quotidiennement, sur la plateforme en ligne sécurisée propre aux élections
A l'heure de clôture du scrutin, la plateforme en ligne de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs et de l'employeur ou son représentant. Les délégués de liste peuvent être présents.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Article 10 - Dispositions finales
Le présent accord est applicable à la Société pour les élections des membres du comité social et économique. Il est conclu pour l’ensemble du cycle électoral débutant en 2023, valable aussi pour des élections partielles durant la durée du mandat précisée dans le protocole d’accord préélectoral.
Il entrera en vigueur à la signature des parties.
Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du code du travail. Le dépôt est opéré en deux exemplaires sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail et par ailleurs déposé au secrétariat du greffe du conseil de Prud’hommes de Paris.
Le présent accord pourra être révisé selon les modalités définies par le code du travail.
La publicité de l’accord sera par un envoi par courriel et une mise en ligne sur la page http://doc.illum-mg.fr/ de la Société.
Fait à Paris, le 9 octobre 2023, en cinq (5) exemplaires originaux sur cinq (5) pages, dont un pour chaque parties signataires
Pour la Société
XXX XXX
PrésidentDirectrice Ressources Humaines
Pour les organisations syndicales représentatives
Pour le syndicat F3C-CFDT, Pour le syndicat SIPMCS-CNT,
