PROTOCOLE D'ACCORD POUR LES ÉLECTIONS PARTIELLES DES MEMBRES DU
COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Etablissement de Paris
Conclu entre
IMERYS ALUMINATES SA, société anonyme, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) de Nanterre sous le numéro 778 130 492, dont le siège social est sis 43 Quai de Grenelle, à Paris 75015, représentée par Monsieur Jean-Valéry Sutter, chef de projets RH,
Et
KERNEOS CORPORATE, société par actions simplifiée à associé unique, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 793 617 713, dont le siège social est sis 43 Quai de Grenelle, à Paris 75015, représentée par Monsieur Jean-Valéry Sutter, chef de projets RH,
Et
La Fédération Nationale des salariés de la construction et du bois - CFDT - représentée par Madame Sylvie GRAS,
La Fédération Nationale des travailleurs de la Construction - C.G.T. - représentée par Monsieur Jean-Michel BERTINO,
Ces élections sont organisées dans le cadre d’élections partielles, les départs de salariés membres du CSE ayant entrainé la disparition d’un collège Les élections des membres du CSE d’établissement seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes :
Article 1 – Durée des mandats et fréquence de renouvellement
S’agissant d’élections partielles, et conformément aux dispositions légales en vigueur, la durée du mandat des élus sera celle restant à courir jusqu’à l’échéance du terme des mandats initiaux des élus du CSE d’établissement de Imerys Aluminates Paris, soit le 15 octobre 2021.
Pour rappel : Conformément aux dispositions de l’accord de constitution du CSE du 27 juin 2019 et à la règlementation en vigueur, la durée des mandats des membres des CSE d’établissement est fixée à 2 ans. Compte tenu de la durée du mandat de deux ans, il est convenu que le nombre de mandats successifs des membres des CSE est limité à six. L’élu concerné ne pourra pas alors se présenter à l’élection suivante, et pourra à nouveau s’il le souhaite s’engager sur une période maximum de 6 mandats après cette durée de carence de 2 ans.
Article 2 - Nombre et répartition des sièges dans le CSE
Dans le cadre d’élections partielles, l’effectif à prendre en compte reste celui fixé dans le protocole d’accord préélectoral du 25 juillet 2019. Il en est de même s’agissant du nombre d’élus titulaires et suppléants et de leur répartition par collège.
Pour rappel : Il est fait application des dispositions de l’accord de composition du CSE, en date du 27 juin 2019, en son article 5-1. L’effectif à prendre en compte au niveau de l’établissement étant de 102,93 salariés, le nombre de représentants à élire est de :
8 titulaires et de 8 suppléants
Selon la répartition préconisée par le Ministère de l’Emploi, les représentants à élire sont répartis en 3 collèges constitués de la manière suivante : 1er collège :Ouvriers, Employés 2ème collège :Agents de maîtrise et Techniciens 3ème collège :Ingénieurs et Cadres
Nombre d’électeurs à la date retenue du 25 novembre 2020 :
2 salariés appartenant au 1er collège (Ouvriers, Employés)
4 salariés appartenant au 2ème collège (Agents de Maîtrise et Techniciens)
51 salariés appartenant au 3ème collège (Ingénieurs et Cadres)
La répartition des sièges initiale entre les 3 collèges était ainsi convenue :
Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges au 18 janvier 2021 et le second tour éventuel le 1er février 2021.
Article 4 - Listes électorales
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles définies par la législation en vigueur (article L 2324-14 du Code du travail «Sont électeurs, les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques» et L 2324-15 du Code du travail : «Sont éligibles, à l'exception des conjoint, partenaire lié par un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l'employeur, les électeurs âgés de dix-huit ans révolus et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins. Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature»)
Les listes électorales (composées des noms, prénoms et dates d’entrée dans l’établissement), établies par la Direction pour chaque collège, seront affichées sur les panneaux réservés à la Direction et diffusées par mail, le 14 décembre 2020.
Article 5 - Listes de candidats
La date limite de dépôt de candidatures est fixée pour le premier tour au 6 janvier 2021 à 12 heures. Les listes de candidats, établies par collège en distinguant titulaires et suppléants, seront déposées contre récépissé au service du personnel. Il est rappelé que seules les organisations syndicales sont en droit de présenter des listes de candidats au 1er tour. Ces listes seront affichées par la Direction sur ses panneaux le premier jour ouvrable suivant la date limite de dépôt, ainsi que diffusées par mail à l’ensemble des salariés.
Article 6 - Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Chaque liste de candidats doit être établie en tenant compte des règles suivantes, sur la base du nombre de candidats qu'elle présente, et applicables indépendamment à chaque scrutin (pour chaque établissement, pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants) : .si la liste ne comporte qu'une seule candidature pour un seul siège, ou s'il s'agit d'une candidature sans étiquette au second tour, elle peut être indifféremment celle d'une femme ou celle d'un homme, .sauf cas particulier (*), si le nombre de sièges à pourvoir est supérieur à 1, et si la liste électorale du collège concerné est mixte, la liste comporte obligatoirement au moins une femme et au moins un homme, .les nombres de femmes et d'hommes autorisés sur la liste sont proportionnels aux nombres de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale de référence du collège concerné, .la règle d'arrondi lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier est un arrondi à l'entier inférieur si la décimale est inférieure à 5, et à l'entier supérieur dans le cas contraire, .lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire, sous réserve que la liste comporte au minimum une femme et un homme .la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou par un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté, .(*) cas particulier : lorsque sur la base du nombre de sièges à pourvoir, l'application des calculs et arrondis légaux conduit à n'autoriser aucune candidature pour l'un des deux sexes, la seconde candidature dans l'ordre de présentation est possiblement celle d'un candidat du sexe le moins représenté.
Exemple de calcul pour un collège constitué de 1416 femmes et 607 hommes, avec 15 sièges à pourvoir : -nombre de candidatures autorisées pour les femmes = 15 x 1416 / (1416 + 607) = 10,4992… soit 10 -nombre de candidatures autorisées pour les hommes = 15 x 607 / (1416 + 607) = 4,5007… soit 5 À noter que cet exemple démontre qu'il ne faut pas calculer et arrondir les pourcentages de femmes et d'hommes car cela conduirait à une répartition erronée : 1416/2023 = 69,9951% arrondi à 70%, 607/2023 = 30,0049% arrondi à 30%, 70% de 15 = 10,5 arrondi à 11 et 30% de 15 = 4,5 arrondi à 5 …). Exemples de listes possibles avec ces 15 sièges à pourvoir : -liste entière = F-H-F-H-F-H-F-H-F-H-F-F-F-F-F ou H-F-H-F-H-F-H-F-H-F-F-F-F-F-F -liste incomplète de 10 = F-H-F-H-F-H-F-F-F-F ou H-F-H-F-H-F-F-F-F-F Exemples pour comprendre que les règles légales d'arrondis peuvent poser problème : -nombre impair de sièges : 48 femmes et 112 hommes, 5 sièges, soit 5x48/160=1,5 soit 2 candidatures possibles pour les femmes et 5x112/160=3,5 soit 4 candidatures possibles pour les hommes, pour un total de 2+4 = 6 candidatures ! -nombre pair de sièges : 105 femmes et 15 hommes, 4 sièges, soit 4x105/120=3,5 soit 4 candidatures possibles pour les femmes et 4x15/120=0,5 soit 1 candidature possible pour les hommes, pour un total de 4+1 = 5 candidatures !
Article 7 - Propagande électorale
Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.
Article 8 – Vote par internet
Conformément à l'accord d'entreprise, relatif au vote par voie électronique, conclu le 24 novembre 2020, les parties conviennent que ces élections ont lieu par internet.
La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par : SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142 144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine
L’URL retenue pour le site de vote est www.e-votez.net/Imerys-Aluminates
8.1 - Paramétrage des langues proposées et de l'affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles au choix de chaque électeur dans les langues suivantes : français.
Les enveloppes symbolisant les scrutins sont toujours présentées Titulaires au-dessus et Suppléants en dessous.
L'interface de vote prévoit deux possibilités d'affichage des listes en présence : le logo accompagné du nom de la liste, ou en plus petits caractères le nom de la liste et les noms des premiers candidats de la liste. L'électeur peut basculer d'une présentation à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste, accompagnés éventuellement de leurs photos. L'affichage initial proposé aux électeurs est le nom de la liste et les noms des premiers candidats.
8.2 - Ordre de présentation des listes
Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran d'ordinateur, sans qu'il soit nécessaire de les faire défiler pour les voir toutes, dans la limite de 20 listes (la norme d'affichage 1024x768 utilisée est volontairement ancienne pour la plus grande compatibilité avec les matériels utilisés). Au-delà de 20 listes pour un même scrutin, un ascenseur apparait et permet de toutes les visualiser.
La présentation de ces listes est réalisée sur une colonne, alimentée de haut en bas.
L'ordre de présentation de ces listes est le suivant :
-ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales
-dans l'éventualité d'un second tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des nom et prénom des têtes de listes
Les listes de candidats doivent être déposées aux conditions, dates et heures fixées article 5. La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, ils sont donc nécessairement déposés au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 70 pixels et d'une largeur de 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire).
8.3 - Consultation de la participation
Conformément à l'accord d'entreprise, relatif au vote par voie électronique, conclu le 24 novembre 2020, le nombre de votants peut être révélé pendant les scrutins.
Le prestataire est donc autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote par internet. Il les consulte sur demande de la Direction de la Société, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser cette information à toutes les listes en présence.
Accès aux listes d'émargements Il est ici rappelé que pendant l'ouverture du scrutin les listes d'émargements ne sont accessibles qu'aux seuls membres du bureau de vote, sur demande des électeurs concernés et exclusivement à des fins de contrôle. Chaque électeur peut ainsi demander à un membre du bureau de vote de consulter la liste d'émargements afin de vérifier si l'émargement de son vote a été ou non enregistré et si l'horodatage obligatoire est conforme à l'accusé réception qu'il a obtenu. À noter que cette recherche par un membre du bureau de vote est tracée, et que la liste des électeurs ainsi contrôlés peut être imprimée et conservée après le dépouillement. À l'issue du scrutin, les listes d'émargements sont ensuite conservées par les agents habilités du service du personnel.
8.4 – Clefs de vote
Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise. Une clef de vote personnelle et unique est générée aléatoirement et lui est attribuée pour les deux tours. Cette clef lui permet de voter, en une ou plusieurs fois, pour chacun des scrutins auxquels il peut participer. Afin de compléter ce dispositif de sécurité, l'électeur doit également saisir sa date de naissance pour être autorisé à entrer sur le site de vote.
8.5 - Acquisition de codes d'accès par voie dématérialisée
Le prestataire met à la disposition de l'entreprise un site internet permettant aux électeurs de se procurer des codes d'accès au site de vote.
Les demandes de codes d'accès sont enregistrées à partir de la page d'identification du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel : - identification par saisie de l'adresse mail professionnelle, - complément d'identification par saisie de la date de naissance, - création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.
Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé : - vérification de l'existence de l'adresse mail professionnelle saisie, - vérification du complément d'identification, - génération d'un code de sécurité aléatoire et unique, - envoi de ce code de sécurité à ’adresse mail saisie.
Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite ouvrir le mail qui lui a été adressé et cliquer sur le lien figurant dans ce mail : il peut alors s'identifier puis valider son vote grâce au mot de passe qu'il a créé lui-même quelques minutes auparavant.
Il est ici précisé que la DRH ne communique au prestataire que les adresses mail professionnelles des électeurs bénéficiant d'une boite mail personnelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé. À défaut, et avec l'accord exprès de l'électeur concerné, la DRH peut communiquer au prestataire une adresse mail personnelle.
8.6 - Protocole de restitution de clef de vote
8.6.1 – Restitution par le prestataire
Pour le cas où un électeur ne pourrait pas accéder à la boite mail lui permettant de se procurer ses codes d'accès, le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de lui communiquer son matricule et clef de vote.
Une demande est adressée par l'électeur à la DRH, à l'attention du Président du bureau de vote, par courriel, MMS ou télécopie. Cette demande comporte les éléments suivants : -copie d'un justificatif d'identité de l'électeur, -numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour communication de sa clef de vote, -mot de passe au choix de l'électeur. À réception de la demande, après son contrôle par le Président du bureau de vote et sa transmission au prestataire, ce dernier recherche la clef de vote, et la note en assurant sa confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe personnel choisi par l'électeur, et lui communique sa clef de vote. Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet. À noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.
8.6.2 – Acquisition par voie dématérialisée
En cas de perte de ses codes d'accès, l'électeur peut utiliser autant de fois que nécessaire le site internet lui permettant de se les procurer, sans jamais pouvoir voter plus d'une fois par scrutin.
8.7 – Scellement du système et formation (articles R.2314-15 et R.2314-12 du Code du Travail)
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, en visio-conférence avec les membres du bureau de vote.
Cette intervention consiste à : -tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote, -initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation, -générer les clefs USB de sécurisation externe des logiciels conservées par le prestataire, -faire créer les clefs de chiffrement propres aux élections considérées par les membres du bureau de vote, et les conserver en assurant leur confidentialité, -pour un scellement avec des membres du bureau de vote à distance, demander à chacun d'entre eux de conserver une copie de sa clef de telle sorte qu'elle reste confidentielle mais puisse être transmise à un remplaçant en cas d'absence pour le dépouillement, -pour un scellement réunissant en un même lieu les membres du bureau de vote et la Direction des Ressources Humaines, mettre les clefs sous scellés et les remettre à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.
Les organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole, ainsi que les membres du bureau de vote, sont invités par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
En cas de second tour, les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont conservées en assurant leur confidentialité dans les mêmes conditions que lors du scellement. Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.
L'information et la formation sont assurées : -pour les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote présents, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote, -pour tous les électeurs, par la mise à disposition d'un diaporama ou d'un document imprimable, tous deux présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote, -pour les membres de bureau de vote absents lors du scellement, par la mise à disposition du mode d'emploi du site leur permettant d'accéder aux résultats à l'issue du dépouillement.
8.8 – Cellule d'assistance technique (articles R.2314-10 du Code du Travail)
La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée notamment de : -veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet, -procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote (article 9.8), - assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance 9h00-19h00 heure de Paris, 7/7jours), -assister le bureau de vote le jour du dépouillement.
Article 9 - Vote en cas d’absence
Le vote par internet est une forme de vote par correspondance, dans le sens où il n'est pas un vote physique.
Le vote par correspondance sous la forme papier doit rester possible, mais exceptionnel, pour le cas où le vote par internet s'avère impossible.
Les électeurs absents pour maladie, maternité, congé, accident, déplacement sans possibilité d'accès à internet, ou dont les horaires de travail sont incompatibles avec les horaires d'ouverture du vote par internet, sont autorisés à demander à bénéficier du matériel de vote par correspondance, en se manifestant auprès du service RH dès la communication des listes électorales et au plus tard 1 semaine avant l’ouverture du vote.
Article 10 - Dates et horaires des votes par internet
Les plages horaires de vote par internet pour le premier tour sont les suivantes :
Électeurs Du au Établissement Imerys Aluminates Paris, tous collèges 11/012021 12H00 18/01/2021 11H00
Les plages horaires de vote par internet pour l'éventuel second tour sont les suivantes :
Électeurs Du au Établissement Imerys Aluminates Paris, tous collèges 25/012021 12H00 01/02/2021 11H00
Tolérance de dépassement
Le vote par internet est assimilable à un vote par correspondance, car les bulletins de votes sont accumulés jusqu'à un instant précis dans une base de données informatique, comme ils l'auraient été dans une boite à lettres relevée à un instant précis. En conséquence, le site internet n'enregistre plus aucun bulletin de vote dès que l'horaire de clôture prévu article 10 est dépassé, même dans le cas d'un électeur qui se serait identifié plus tôt, et qui tenterait d'enregistrer ses choix après cet horaire.
Article 11 - Bureau de vote
Le bureau est constitué d'un Président et d'un ou deux assesseur(s) désignés avant la date du scellement par la Direction des Ressources Humaines, si possible le(s deux) plus âgé(s) et le plus jeune parmi les électeurs présents, et si possible également représentant les différents collèges précisés article 3. En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.
Dans la mesure du possible, le bureau constitué pour le premier tour est conservé à l'identique pour l'éventuel second tour.
Le rôle du bureau de vote est d'assister au scellement du système, de superviser la restitution de clefs de vote perdues, d'autoriser le descellement, de signer les procès-verbaux et de proclamer oralement les résultats.
En cas d'absence de bureau de vote constitué pendant la période de vote par internet précédant le jour du dépouillement, il est ici convenu de la constitution par la Direction des Ressources Humaines d'un bureau de vote exceptionnel en cas d'évènement de tout type nécessitant une prise de décision lui incombant et concernant le déroulement du scrutin.
Article 12 - Dépouillement
Après clôture du bureau de vote, le Président autorise les opérations de dépouillement :
Vote par internet
Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, génère les résultats et justificatifs et les transmet au Président pour la proclamation.
Article 13 – Etablissement et signature des procès-verbaux
Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est ici convenu que tous les procès-verbaux sont générés par les logiciels du prestataire, puis imprimés à la demande du Président du bureau de vote. Ces procès-verbaux sont ensuite contrôlés et signés par tous les membres du bureau de vote. Les délégués de listes lorsqu'il en existe sont également invités à les contresigner. Une copie de tous les procès-verbaux signés est remise par la Direction dans les meilleurs délais à toutes les Organisations Syndicales ayant présenté au moins une candidature, ainsi qu'à toutes les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.
Télétransmission des résultats à l'administration Conformément au contrat établi avec E-VOTEZ qui y est autorisée par la Direction Générale du Travail, les résultats des élections sont télétransmis à l'administration dans les conditions suivantes : -dans les 48 heures ouvrées suivant le dépouillement, les procès-verbaux CERFA générés selon le format attendu par l'administration sont télétransmis par E-VOTEZ sur la plateforme dédiée sécurisée, -à réception, les services du Ministère adressent au signataire du contrat et à chaque correspondant RH indiqué sur les CERFA un lien de téléversement par établissement CSE concerné par les élections, -la version signée par les membres du bureau de vote de chaque CERFA est scannée par la Direction, - dans les 15 jours suivant le dépouillement, et pour chaque établissement, la Direction utilise le lien qui lui a été adressé pour téléverser un à un chaque CERFA signé.
Article 14 - Proclamation
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote après signature des procès-verbaux.
Le Président du bureau de vote bénéficie d’un accès sécurisé à un site internet lui permettant de télécharger pour chaque scrutin : -le procès-verbal intégralement renseigné, - un document indiquant le résultat, destiné à la proclamation orale, -un justificatif de tous les calculs réalisés par le logiciel de dépouillement, -le cas échéant le procès-verbal de carence. Le téléchargement ne nécessite aucun logiciel particulier, mais le Président doit avoir connaissance du mot de passe lui permettant d’accéder aux résultats sur le site internet dédié. Ce mot de passe est généré préalablement par le prestataire, puis communiqué à la Direction des Ressources Humaines, qui le transmet au Président du bureau de vote central lorsque celui-ci a été désigné.
Les résultats sont proclamés oralement après signature des procès-verbaux par le Président du bureau.
Article 15 – Second tour
Le second tour n’a lieu que dans les situations suivantes appréciées par collège :
les syndicats n’ont pas présenté de liste,
les sièges n’ont pas tous été pourvus,
le quorum n’a pas été atteint (au moins égal à la moitié des électeurs inscrits).
Si une de ces situations se présente le second tour aura lieu le 1er février 2021. Toute liste est acceptée. Des candidats individuels peuvent également se présenter. Chacun constitue alors une liste incomplète. Les listes ne doivent pas comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Le dépôt de ces listes est effectué avant le 22 janvier 2021 à 12 heures.
