La Société INFODIS IT – Parc des Reflets – 165 avenue du bois de la pie – ZAC PARIS NORD II – 95700 ROISSY EN FRANCE représentée par Monsieur agissant en qualité de Président ;
D’une part,
Et,
La CFDT, organisation syndicale représentative dans l'entreprise, représentée par son délégué syndical, Monsieur,
D'autre part,
Préambule
Les Parties ont conclu un accord relatif aux frais professionnels le 26 novembre 2024.
Toutefois, dans le cadre de l’amélioration continue des dispositifs de gestion des frais professionnels, et afin de tenir compte des spécificités liées à certaines fonctions très mobiles, les Parties ont souhaité réviser l’accord existant en introduisant des dispositions particulières applicables aux
Grands Voyageurs et plus particulièrement :
Introduire des règles spécifiques applicables aux collaborateurs identifiés comme
Grands Voyageurs, en raison de la fréquence et des contraintes particulières de leurs déplacements ;
Réviser les
plafonds d’hébergement afin de mieux refléter les réalités du marché hôtelier et faciliter l’organisation logistique des déplacements.
Dans ce contexte, les Parties se sont rencontrées le 21 mars 2025 pour déterminer les nouvelles modalités de remboursement des frais engagés, par les collaborateurs et ainsi négocier l’avenant à l’accord relatif aux frais professionnels.
C’est ainsi que le présent avenant a été conclu. Il se substitue intégralement à l’accord du 26 novembre 2024 relatif aux frais professionnels.
La limite est fixée par le cadre de l’activité professionnelle et le respect de la législation fiscale et sociale.
La recherche du meilleur compromis entre besoin, qualité et prix devra présider. L’optimisation des coûts doit être étudiée avant toute décision de déplacement. Les conférences téléphoniques et visioconférences seront toujours à privilégier.
Les frais remboursables concernent principalement les déplacements professionnels, les repas clients et les frais de représentation. Ces frais sont conformes au présent accord quand :
Ils sont nécessaires aux objectifs de la Société,
Ils sont inhérents à la fonction tenue par l'intéressé,
Ils ne servent pas un intérêt personnel,
Ils ne sont pas déjà remboursés par INFODIS IT dans le cadre d'une autre procédure
La sécurité du collaborateur demeure la préoccupation principale lors de tout déplacement professionnel.
Cet accord s'applique à tous les collaborateurs permanents de INFODIS IT.
Article 1 : Responsabilités liées aux déplacements et frais professionnels
1.1 Le collaborateur
Est informé de l’accord d’entreprise gestion des frais professionnels (accord disponible dans l’intranet),
S’engage à respecter cet accord, Optimise son déplacement et ses frais professionnels,
Doit avoir une préapprobation avant tout engagement de frais significatifs,
Est responsable de la bonne gestion des fonds de la Société dans le cadre de ses dépenses professionnelles.
S’assure que les justificatifs originaux des dépenses sont précis et complets lors de la demande de remboursement (date, montant HT, numérotation, montant de la TVA, montant TTC),
Établit des notes de frais mensuellement
1.2 La hiérarchie
S’assure que le collaborateur a pris connaissance et comprend cet accord.
S’assure que le déplacement ou la dépense est nécessaire,
Est responsable du contrôle et de l'approbation des dépenses engagées par ses collaborateurs directs,
Prend les mesures disciplinaires adéquates en cas de fraude ou de manque de conformité à la présente politique.
Pour INFODIS IT, le hiérarchique est le manager direct (N1) puis le Responsable BU Opérations (N2) et/ou le Directeur de division.
1.3 Les Ressources Humaines
Diffusent cet accord
Contrôlent mensuellement les notes de frais et se réservent le droit de refuser une demande de remboursement si celle-ci n’est pas conforme à l’accord
Effectuent le paiement des notes de frais
1.4 Les services généraux
Effectuent les réservations des déplacements (hors déplacement effectués dans le cadre d’une mission client)
Transmettent les informations de réservation aux collaborateurs concernés
Article 2 : Principes et procédure de déplacements professionnels
2.1 Notion de déplacement
Il y a déplacement professionnel lorsque le collaborateur accomplit une mission extérieure à son lieu d'attachement habituel le conduisant à exécuter son travail dans un autre lieu d'activité sans pour autant qu'il y ait mutation.
INFODIS IT encourage le développement des alternatives au déplacement (visioconférences, conférence téléphonique …) afin de contribuer à réduire les émissions de gaz à effet de serre liées aux déplacements professionnels, préserver l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et diminuer les couts liés à ces déplacements pour la société. En application de la législation, tout itinéraire direct entre le domicile et le lieu d'attachement habituel n'est pas considéré comme déplacement professionnel.
2.2 Processus de réservation
Tout déplacement nécessitant une réservation de transport et/ou d’hébergement doit faire l’objet d’une demande préalable via un formulaire spécifique situé dans l’Intranet (ce formulaire ne concerne pas les déplacements effectués dans le cadre d’une mission client et faisant l’objet d’une facturation).
Toute demande de réservation doit être faite dans un délai minimum de 5 jours ouvrés, le plus tôt étant le mieux. Si la demande intervient dans un délai inférieur à 5 jours avant la date de déplacement, une motivation écrite est exigée pour justifier la nécessité du déplacement. Ce mail doit être envoyé au responsable hiérarchique ainsi qu’aux services généraux.
Le Formulaire de Réservation via l’intranet permet de préciser :
La durée du déplacement
Le lieu
L’objet du déplacement
Le planning détaillé du déplacement
Choix du moyen de déplacement
Le formulaire est ensuite envoyé électroniquement au N1 et N2 pour validation puis transmis aux services généraux pour réservation. Les dépenses liées aux déplacements professionnels doivent être payées, autant que possible, au moyen de la carte bancaire des services généraux.
2.3 Dispositions particulières applicables aux Grands Voyageurs
Est considéré comme
Grand Voyageur tout collaborateur qui, dans le cadre de ses fonctions, effectue un volume significatif de déplacements professionnels répondant aux critères suivants :
Fréquence des déplacements : au moins quatre (4) déplacements professionnels par mois ;
Nature des déplacements : trajets fréquents nécessitant une flexibilité de réservation (notamment horaires variables, modifications de dernière minute, etc.).
Afin de garantir une plus grande autonomie et une meilleure réactivité dans l’organisation des déplacements, les Grands Voyageurs sont autorisés à réserver eux-mêmes leurs prestations de voyage, dans le respect des règles suivantes :
Réservations de trains et d’hôtels : les réservations peuvent être effectuées directement par le collaborateur via les plateformes officielles de l’entreprise ;
Justificatifs : chaque réservation doit être accompagnée de factures conformes, nécessaires au traitement des remboursements.
Les Grands Voyageurs restent soumis aux principes généraux de gestion des frais professionnels, tels que définis dans les articles 3, 4 et 5 du présent accord.
L’utilisation de cartes de fidélité (SNCF, compagnies aériennes, hôtels) est encouragée, dans la mesure où elle permet d’optimiser les avantages pour l’entreprise. L’achat de cartes d’abonnement peut être effectué par le Grand Voyageur, sous réserve d’une validation préalable et écrite par l’entreprise.
Enfin, les Grands Voyageurs peuvent bénéficier, sur demande, d’une avance de frais pour faciliter la gestion de leurs dépenses en déplacement dans la limite de 1500 euros. Cette avance est renouvelable et son montant ajusté en fonction des dépenses réellement engagées. Elle est déduite des remboursements lors du traitement des notes de frais. La demande d’avance doit être adressée au service paie selon les modalités internes en vigueur. Elle est validée par le service paie par écrit. Le service paie et la Direction sont seuls compétents pour déterminer le montant de l’avance de frais qui sera octroyée pour chaque salarié, laquelle tiendra compte des dépenses engagées par le salarié par le passé, ainsi que des dépenses prévisibles.
Article 3 : Transport
La recherche du meilleur compromis sécurité / coût / durée d’un déplacement détermine le choix du moyen de transport et constitue le principe directeur de la décision de déplacement. Lors de la préparation d’un déplacement, le collaborateur est invité à solliciter l'aide des services généraux.
3.1 Choix du moyen de transport
Le choix du moyen de transport (par ordre de priorité : les « Transports ferroviaires », le « Véhicule de service », et le « Véhicule Personnel ») est fait en accord avec le supérieur hiérarchique, sur la base du moyen le plus économique et le plus efficace, compte tenu des contraintes de la mission.
Par principe, le mode de déplacement le moins onéreux doit être choisi sauf si les conditions de la mission justifient un mode de déplacement plus adapté.
Il est recommandé d’utiliser le même mode de déplacement à l’aller et au retour.
3.2 Utilisation des « Transports ferroviaire »
Pour tous les déplacements de plus de 300km ou inférieurs à 5 heures, le transport ferroviaire doit être privilégié. Le voyage se fera en 2nd classe.
Les réservations, report ou annulation sont gérés par les services généraux.
Concernant la région Ile de France, pour des raisons à la fois de rapidité, confort et coût, les départs se feront depuis Paris intramuros. Les départs depuis une autre gare sont autorisés seulement si le trajet est plus court ou si la durée du déplacement est égale ou supérieure à 3 jours.
3.3 Utilisation d’un « véhicule personnel »
Le « Véhicule Personnel » ne doit normalement pas être utilisé lors des déplacements professionnels hors région de rattachement.
Cependant, lorsque l'utilisation du « Véhicule Personnel » se révèle indispensable et si le salarié consent à utiliser son « Véhicule Personnel » à des fins professionnelles et si le déplacement est inférieur à 300km aller-retour alors une dérogation peut être accordée par le N1.
Le remboursement de l’usage du véhicule personnel, pour les déplacements professionnels, est conditionné à la transmission d’une copie de la carte grise (au nom du salarié), du permis de conduire et de l’attestation d’assurance auprès du Service RH.
Attention, toutefois, en cas de déplacement « inter-établissements » inférieur à 300 km, le collaborateur doit faire la demande d’un véhicule de service auprès des services généraux et en mettant en copie le service RH. En cas d’indisponibilité de véhicule de service, le collaborateur pourra alors utiliser son véhicule personnel et prétendre au remboursement des indemnités kilométriques.
Les amendes ou PV pour infraction routière sont à la charge du salarié.
3.4 Utilisation du transport aérien
Dans le cadre de notre démarche RSE, les déplacements en avion ne sont pas autorisés. Des dérogations peuvent être demandées à titre exceptionnel (exemple : temps de transport en train supérieur à 5 heures ou cas de force majeure), mais elles doivent être validées et autorisées par les services généraux.
3.5 Utilisation des Taxis ou véhicules de tourisme avec chauffeur (VTC)
Le recours à ces moyens de transport peut être autorisé uniquement après accord préalable et sur présentation des justificatifs dans les cas suivants :
Lieu non ou peu desservi par les transports en commun
Les déplacements « aller » (depuis votre établissement de référence) pour le départ d’un train avant 8h00 du matin ou après 20h00 le soir ;
Les Déplacements « retour » (vers votre établissement de référence) pour l’arrivée d’un train avant 8h00 du matin ou après 20h00 le soir ;
Article 4 : Hébergement
La réservation ainsi que le règlement des nuitées sont effectuées par les services généraux selon le barème suivant (hors déplacements effectués dans le cadre d’une mission client et faisant l’objet d’une facturation) :
140€ TTC la nuitée avec le petit déjeuner en province.
170€ TTC la nuitée avec le petit déjeuner en Ile de France ou grande agglomération.
Dans des cas très exceptionnels et dûment justifiés, une réservation d’un hébergement au-delà du plafond fixé est possible.
Article 5 : Remboursement des frais
5.1 Indemnités kilométriques
Seuls les trajets professionnels peuvent être remboursés après accord de votre N+1 ou de la Direction selon le barème unique de remboursement de frais kilométriques suivant la règle suivante :
Quel que soit le véhicule utilisé le montant remboursé sera de 0.38€ par kilomètre professionnel parcouru, sans que ce montant ne puisse excéder le barème fiscal.
Le trajet domicile-lieu de travail ne peut pas donner lieu à un remboursement d’indemnités km.
Le carburant, l’entretien, les réparations ainsi que l’amortissement du véhicule sont prises en compte dans les indemnités kilométriques.
Les kilomètres parcourus doivent être décomptés départ / retour lieu de travail habituel et obligatoirement détaillés comme suit :
Date du déplacement
Nombre de kilomètres effectués
Véhicule utilisé
Lieu de départ du déplacement
Lieu d’arrivée du déplacement
Nom du Client ou Prospect (ou réunion externe le cas échéant)
Repas collaborateurs
Les salariés bénéficient pour chaque jour travaillé (télétravail compris) d’un titre restaurant, en fonction de critères établis par l’URSSAF. Les absences de quelque nature qu’elles soient ne donnent pas lieu à l’attribution de cet avantage. Il en est de même pour les salariés en permanence.
5.3 Carte titres restaurant
A la date de conclusion de cet accord le montant du titre restaurant est de 9.00 euros par jour travaillé. Il est pris en partie en charge par INFODIS IT à hauteur de 60% du montant du titre. Le reste étant à la charge du salarié, soit 40,00% du montant du titre.
Par ailleurs, sont déduits du nombre de jour de participation employeur : Toutes « les invitations restaurants » constatées sur les notes de frais du mois précédent (M-1).
5.4 Repas en cas de déplacement professionnel
5.4.1 Petit déjeuner :
En cas de déplacement empêchant le collaborateur de regagner son domicile le soir, le petit déjeuner est inclus dans le forfait hôtel.
5.4.2 Repas du midi :
Il n’y a pas de remboursement du repas du midi car le ticket restaurant devra être utilisé sauf s’il s’agit d’une mission client dont les frais lui sont refacturés. Dans ce cas précis, il conviendra de respecter le barème du client. Lorsque le collaborateur est amené à travailler exceptionnellement un samedi ou un dimanche ou un jour férié, un ticket restaurant sera comptabilisé pour le repas du midi (versement à M+1).
Particularité pour le personnel itinérant :
Une indemnité de repas de 7.50€ est due lorsque le collaborateur se voit contraint de se déplacer au-delà de 100 kms, calculé soit à partir de son domicile ou d’un site interne ou client, et si de ce fait et compte tenu de l’heure de fin d’intervention, il ne peut pas rentrer pour déjeuner, sans que cette indemnité ne dépasse les limites d’exonération. Pour bénéficier de cette indemnité, le salarié doit le mentionner sur sa note de frais.
5.4.3 Repas du soir
En cas de déplacement empêchant le collaborateur de regagner son domicile le soir ou lorsqu’une mission se termine exceptionnellement après 22h et que le salarié a été contraint de prendre son repas à l’extérieur, les frais de repas du soir seront remboursés sur présentation du justificatif ; au réel et plafonné au barème URSSAF. A titre indicatif, à la date de conclusion du présent accord, ce montant est fixé à 21,10€. Pour bénéficier de ce remboursement, le salarié doit le mentionner sur sa note de frais.
Cependant, s’il s’agit d’une mission client dont les frais lui sont refacturés, le salarié devra respecter le barème du client.
5.4.4 Repas clients
Cette rubrique est réservée aux dépenses générées par toute invitation d'un client ou d'une personne extérieure à la Société.
Ces dépenses ne peuvent être engagées que dans la mesure où elles servent expressément l’intérêt de la Société. Le nombre de collaborateurs présents lors du repas doit être inférieur au nombre de clients invités.
Le remboursement des repas client
est limité à 60€ TTC par convive sauf autorisation écrite du hiérarchique.
La règle suivante devra être appliquée sauf autorisation écrite du hiérarchique : Pour x invités côté client le nombre de collaborateurs internes ne peut pas dépasser x+1 (exemple : si vous invitez 2 personnes côtés client, vous ne pouvez pas être plus de 3 collaborateurs internes.
Le collaborateur du niveau hiérarchique le plus élevé doit régler la dépense.
Le remboursement se fait sur présentation du justificatif sur lequel doivent être portés les noms des bénéficiaires et de leurs sociétés.
5.4.5 Remboursement des frais annexes :
Il est rappelé que le collaborateur doit toujours choisir la solution la moins coûteuse. Les frais de stationnement (gares, hôtels, aéroport) sont pris en charge, sur présentation des justificatifs, pour une durée de 24 heures consécutives maximum, au tarif le plus économique. Pour une durée de stationnement supérieure à 24 heures, l’utilisation des transports en communs ou du taxi devra être privilégiée.
Article 6 : Etablissement et circuit des notes de frais
6.1 Etablissement des notes de frais
Un outil de gestion des notes de frais est mis à disposition du collaborateur. Une fois la note complétée, celle-ci doit être envoyée par voie électronique au responsable hiérarchique pour validation.
Toutes les dépenses doivent être répertoriées convenablement et par catégorie. Cela peut exiger du collaborateur d'identifier séparément les remboursements demandés dans des sous- catégories. Toutes notes de frais erronées seront renvoyées aux collaborateurs pour rectification.
Il est indispensable de faire la distinction entre les frais refacturables au client et ce qui ne le sont pas. Il est de la responsabilité du hiérarchique de s’assurer que les frais refacturables et les frais non refacturables ont été correctement affectés, pour permettre leur prise en compte dans la facturation mensuelle au client.
6.2 Circuit de diffusion des notes de frais
Transmission à la hiérarchie
Le collaborateur est chargé de soumettre sa note de frais pour validation via l’outil.
Transmission au service RH
Le collaborateur envoie sa note de frais, électroniquement, à son responsable,
au plus tard le 5 du mois suivant la période concernée au service RH pour être réglé le 15 du mois.
Aucun remboursement ne sera effectué sans présentation d’un justificatif.
Les frais
antérieurs à trois mois ne seront pas pris en charge.
6.3 Circuit de mise au règlement des notes de frais
Le service RH puis la Direction valide les notes de frais. Les notes de frais qui ne respectent pas la politique de frais seront refusées.
Les frais du mois M sont remboursés le 15 du mois M+1 si les trois conditions ci-dessous sont remplies :
Le process de validation hiérarchique est achevé. (Ne sont remboursés que les frais validés par la Hiérarchie) ;
La politique de frais a été respectée ;
La note de frais a été envoyée plus tard le 5 du mois M+1
Article 7 : Déplacements à l’international
7.1 Documents et préparatifs de voyage
Il est de la responsabilité du collaborateur de s’assurer qu’il dispose des documents et des précautions sanitaires de voyage nécessaires (passeport, visa, vaccin…) La Société pourra prendre en charge certaines dépenses nécessaires au déplacement (visa, passeport).
Frais bancaires et conversion de devises
Les frais liés à la conversion de devises ou au retrait dans des distributeurs de billets sont remboursables.
Communications téléphoniques
Les communications téléphoniques effectuées depuis les téléphones embarqués des compagnies aériennes ne sont pas remboursables.
Approbation des déplacements à l’international
Ils sont soumis à double approbation : celle de la Hiérarchie et celle du directeur membre du Comex.
7.5 Formalité Sécurité Sociale
Lors de chaque déplacement à l’étranger (C.E.E. ou hors C.E.E.), le service RH doit systématiquement être informé préalablement par le collaborateur afin d’accomplir les formalités requises. Celles-ci sont indispensables pour que le collaborateur puisse être indemnisé par la sécurité sociale en cas d’accident de travail / trajet pendant le séjour à l’étranger. Pour ce faire, au minimum une semaine avant le départ, le collaborateur transmettra aux RH les dates du voyage et le ou les pays concerné(s).
Article 8 : Contrôle de la conformité
Toute déclaration frauduleuse de déplacement ou de frais professionnels peut être constitutive d’une faute grave susceptible de justifier un licenciement.
Article 9 : Durée et Entrée en vigueur
L'avenant et conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur dès les obligations de publicité et de dépôt effectuées. Cet avenant se substitue intégralement au précédent accord signé le 26 novembre 2024
Article 10 : Révision et dénonciation
Toute modification du présent accord devra faire l’objet de la signature d’un avenant de révision selon les mêmes conditions de conclusion.
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une des Parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.
Article 11 : Clause de suivi et de rendez-vous
Les Parties conviennent de se rencontrer en janvier 2027 pour faire un point sur l’application du présent accord et pour discuter des modifications éventuelles qui pourraient y être apportées.
Toute Partie signataire du présent accord ou y ayant adhéré peut en outre solliciter, à tout moment, l’organisation d’une réunion afin de discuter de toute difficulté dans sa mise en œuvre.
Article 12 : Notification
Conformément à l'article L.2231-5 du code du travail, le texte du présent avenant est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.
Article 13 : Publicité
Le présent avenant fera l'objet des mesures de publicité suivantes :
- notification aux organisations syndicales.
- dépôt, à la diligence de l’Entreprise sur la plateforme de téléprocédure dédiée du ministère du travail : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr,
- envoi d'un exemplaire au Greffe du Conseil de Prud'hommes,
- affichage dans l'Entreprise et mise à disposition dans l’Intranet
