Accord d’entreprise relatif à la mise en place et aux modalités de fonctionnement de la Base de Données Economiques et Sociales Unique de l’Institut Catholique de Paris
Préambule
Conformément aux dispositions de l’article L 2312-21 du Code du Travail issu de l’ordonnance du 22 septembre 2017, l’Institut Catholique de Paris a la volonté de mettre en œuvre une Base de Données Economiques et Sociales unique. La constitution de celle-ci est encadrée par la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013, le décret d’application n°2013-1305 du 27 décembre 2013 ainsi que la circulaire DGT 2014 -1 du 18 mars 2014. L’objectif énoncé par la loi est de fournir aux représentants du personnel concernés, un support de préparation à la consultation sur les orientations stratégiques de l’ICP, leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail, le recours à la sous-traitance, l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages. L’ensemble des informations de la Base de Données Economiques et Sociales doit ainsi contribuer à donner une vision claire et globale de l’activité au sein de l’ICP et de ses perspectives. Conformément à l’ANI du 11 janvier 2013, la BDES doit également permettre d’instaurer un dialogue social de qualité. Par cet accord, la mise à disposition de l’ensemble des documents récurrents et obligatoires pour le CE et le CHSCT, et des informations non récurrentes et non visées par loi aux élus et aux salariés mandatés concernés permettra d’enrichir le dialogue social au sein de l’entreprise.
Article 1 : Objet de l’accord
Le présent accord définit le contenu, les modalités d’accès, d’actualisation et de consultation de la Base de Données Economiques et Sociales mise en place au sein de l’Institut Catholique de Paris. Il est convenu par les parties que les modalités de constitution de la Base de Données Economiques et Sociales pourront évoluer au fur et à mesure des réflexions autour de cet outil.
Article 2 : Champ d’application de l’accord
La Base de Données Economiques et Sociales est constituée au niveau de l’association.
Article 3 : Contenu de la Base de Données Economiques et Sociales
Article 3.1 : Principe genéral
Le législateur a souhaité organiser la Base de Données Economiques et Sociales autour de 8 thèmes, lesquels sont détaillés dans le décret n°2013 -1305 du 27 décembre 2013. Si les effectifs devaient passer en-dessous de 300 salariés, les thèmes seraient rediscutés, en conformité avec les dispositions légales.
Conformément aux dispositions de l’article L2312-21 du Code du Travail issues de l’ordonnance n°2017- 1386 du 22 septembre 2017, les parties ont souhaité définir de concert l'organisation, l'architecture et le contenu de la Base de Données Economiques et Sociales de l’Institut Catholique de Paris comme indiqué à l’annexe 1 du présent accord. Les informations sont réparties à l’intérieur des différents thèmes de la manière la plus pertinente possible. Les parties conviennent qu’il appartient à l’institution de définir la forme des informations mises à disposition. Les documents mis à la disposition des représentants du personnel dans la Base de Données Economiques et Sociales pourront être accompagnés de notes explicatives pour faciliter leur compréhension par toutes/tous. Les informations seront données aux représentants du personnel concernés à l’occasion de consultations récurrentes (consultation sur la formation professionnelle, consultation sur le rapport sur la situation économique de l’entreprise , consultation sur la situation comparée Femmes/hommes, information trimestrielle sur la situation de l’emploi …) ou ponctuelles. Lorsqu’elles sont mises à disposition dans la Base de Données Economiques et Sociales, ces informations ne sont alors pas transmises sous d’autres formes. Cependant, les consultations du Comité d’Entreprise concernant des événements ponctuels continuent de faire l’objet de l’envoi par courriel ou de remise en main propre des informations utiles.
Article 3.2 : Evolution du contenu de la BDES
Les parties conviennent de l’évolution possible du contenu de la BDES en fonction des besoins des représentants du personnel après concertation avec la direction des Ressources Humaines et avis du Comité d’Entreprise.
Article 4 : Forme de la BDES
La BDES de l’ICP sera conçue sur un support informatique. La connexion à la Base de Données Economiques et Sociales s’effectue à partir d’un ordinateur mis à la disposition des représentants du personnel dans l’entreprise et connecté sur le réseau de l’Institut Catholique de Paris. Les parties ont convenu d’une évolution ultérieure en vue de rendre la BDES accessible depuis un ordinateur extérieur à l’entreprise. Ceci pourra se faire à partir de septembre 2019. Les utilisateurs de la BDES disposeront individuellement d’un identifiant et d’un mot de passe qui permettront d’avoir accès aux rubriques concernant le(s) type(s) de mandat qu’ils occupent. En cas de problème de connexion, l’utilisateur pourra contacter la Direction des Ressources Humaines ou une personne habilitée et identifiée dont les coordonnées lui seront communiquées. En cas d’indisponibilité globale et prolongée du système d’information, une solution de substitution sera mise en œuvre. Il est rappelé qu’en cas d’interruption du mandat, quel qu’en soit le motif, l’accès à la BDES est retiré. Il est convenu que tout utilisateur de la BDES pourra, pour un usage dans le cadre de son mandat, procéder à l’impression des informations mises à la disposition des représentants du personnel sur la BDES.
Article 5 : Principes de fonctionnement de la Base de Données Economiques et Sociales
Article 5.1 : Architecture de la Base de Données Economiques et Sociales
Il est rappelé qu’il s’agit d’une seule Base couvrant le Comité d’Entreprise et le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail.
Les parties conviennent d’une architecture conforme aux dispositions légales et réglementaires. Du fait de la spécificité de l’Institut Catholique de Paris, sont exclues de la Base de Données les informations suivantes :
montant global des rémunérations versées aux 5 personnes les mieux rémunérées dans les entreprises jusqu'à 200 salariés, ou les 10 personnes les mieux rémunérées au delà de 200 salariés (ne concerne que les sociétés anonymes) ;
rémunération des financeurs : actionnaires (revenus distribués) et actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus) ;
transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe, le cas échéant : transferts de capitaux, cessions, fusions, et acquisitions réalisées.
Article 5.2 : Salariés concernés par l’accès a la BDES
Conformément aux dispositions de l’article L. 2323-7-2 du Code du Travail, la base de données unique est accessible aux :
Membres du Comité d’Entreprise (titulaires et suppléants)
Représentants syndicaux au CE,
Membres du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail
Délégués syndicaux,
Le droit d’accès à la BDES est strictement personnel. Il ne peut pas être transmis à un tiers.
Les parties conviennent de restreindre l’accès des membres du CHSCT aux seules informations suivantes :
investissement social (ensemble des informations)
environnement
égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise
Article 6 : Obligation de discrétion et de confidentialité
Les personnes autorisées à consulter la BDES sont tenues à une obligation de discrétion à l’égard des informations de la base de données revêtant un caractère confidentiel en application de l’article L. 2325-5 du Code du Travail.
Il est rappelé que les informations à caractère confidentiel sont uniquement celles présentées comme telles par la direction. Les documents identifiés comme étant confidentiels seront filigranés avec la mention «confidentiel». La durée de la confidentialité du document doit être mentionnée explicitement par la direction.
L’identifiant et le mot de passe attribués individuellement pour permettre l’accès à la BDES ne sauraient être communiqués à un tiers quel que soit son titre, son mandat, son appartenance ou non à l’entreprise.
Une clause de confidentialité sera proposée à toute personne ayant accès à la base de données.
Les parties rappellent que chaque utilisateur de la BDES assure la protection des supports (impressions ou supports informatiques) sur lesquels il aurait pu conserver les informations extraites.
Article 7 : Suivi du fonctionnement et de l’évolution de la Base de Données Economiques et Sociales
Comme rappelé à l’article 3.2, la BDES mise en œuvre peut être appelée à évoluer technologiquement ou dans le contenu ou la forme des informations mises à disposition. Il est donc important de poursuivre le processus de dialogue initié à l’occasion de sa mise en place et qui a abouti à la signature du présent accord.
Dans ce cadre, les signataires conviennent de la mise en place d’un comité de suivi du fonctionnement et des évolutions de la Base de Données Economiques et Sociales. Cette commission qui se réunira une fois chaque année à l’initiative de la/du Secrétaire du Comité d’Entreprise sera composée de :
Un membre de la Direction des Ressources Humaines
Un membre du Comité d’Entreprise
Un membre du CHSCT
Un/une Délégué(e) Syndical(e).
Toute évolution significative de la BDES fera au préalable l’objet d’une concertation avec la Direction de l’ICP suivie d’une information/consultation du CE.
Article 8 : Mise à jour de la Base de Données Economiques et Sociales
Les informations contenues dans la BDES sont régulièrement mises à jour, et ce dans le respect des périodicités prévues par le Code du Travail, soit tous les trimestres au minimum.
La Direction informe les personnes autorisées à accéder à la Base de Données Economiques et Sociales de la mise en ligne de nouveaux documents par le biais d’une alerte envoyée à leur adresse mail professionnelle.
Article 9 : Information collective
Le Comité d’Entreprise et le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail sont informés du contenu du présent accord.
Les évolutions significatives de la Base de Données Economiques et Sociales sont également portées à leur connaissance.
Article 10 : Durée, publicité et dépôt
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Conformément aux dispositions de l’article L.2261-7 du Code du Travail, les parties signataires du présent accord ont la faculté de le modifier.
La demande de révision qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties signataires, doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires.
L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de 3 mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.
L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.
Il peut également à tout moment être dénoncé par l’une des parties signataires, dans le cadre des dispositions de l’article L.2261-9 et suivant du Code du Travail moyennant un préavis de 3 mois qui commence dès le lendemain du jour où la dénonciation est déposée auprès de la DIRECCTE (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi) compétente.
Conformément aux dispositions de l'article L.2231-6 du Code du Travail, le présent accord sera déposé à la DIRECCTE (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi) de Paris ; un exemplaire en sera également remis au secrétariat - greffe du Conseil des Prud'hommes de Paris.
Le présent accord est rédigé en autant d’exemplaires que nécessaire pour remise d’un original à chacun des signataires.
Fait à Paris le 04 avril 2018,
Annexe 1 : Architecture de la BDES de l’Institut Catholique de Paris
