ACCORD INSTITUANT LE TELETRAVAILAU SEIN DE L’INSTITUT DE L’ELEVAGE Avenant à la Convention d’Entreprise du 25 mars 2015 PREAMBULE La Convention d’Entreprise de l’Institut de l’Elevage du 25 mars 2015 a ouvert, pour le personnel des catégories Ingénieur et Technicien, la possibilité de pratiquer le télétravail jusqu’à 12 jours par an. Il était convenu de tester cette modalité de travail pendant 2 ans, puis, si l’expérience s’avérait positive, d’initier une négociation sur ce sujet.
Ainsi, la Direction et les représentants du personnel ont réalisé en 2017 le bilan de l’utilisation du télétravail dans l’entreprise, et ont recueilli les souhaits et avis du personnel et des responsables hiérarchiques. Le constat partagé est que le télétravail a eu un impact positif sur l’équilibre souhaité entre vie privée et vie professionnelle sans que des dysfonctionnements notables n’aient été constatés. Il en résulte une demande des salariés visant à élargir cette pratique, qui constitue désormais un élément positif du cadre social de l’entreprise.
D’autre part, les règles du Code du Travail encadrant le télétravail ont été modifiées récemment (loi 2018-217 du 29 mars 2018) dans le sens d’une simplification de sa mise en œuvre.
Sur ces bases positives, la Direction de Institut de l’élevage et les syndicats signataires souhaitent élargir l’utilisation du télétravail, de manière à permettre à la majorité des collaborateurs de concilier plus facilement leur activité professionnelle et leur vie privée, tout en respectant les contraintes inhérentes à l’entreprise.
Pour la mise en œuvre du télétravail, le présent accord privilégie une organisation souple, basée sur les demandes ponctuelles des salariés, dans la mesure où leur activité professionnelle le permet.
Le télétravail repose sur la confiance entre le responsable hiérarchique et les membres de son équipe. Celle-ci nécessite que la mise en œuvre du télétravail soit organisée, accompagnée et suivie, notamment sur le plan du management des équipes, afin de préserver la qualité du travail actuellement reconnue à Institut de l’élevage.
Ainsi, le présent accord énonce les règles à respecter par le salarié et son responsable, afin de préserver un fonctionnement satisfaisant de part et d’autre. 1 – Définition légale du télétravail Selon le Code du Travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. 2 – Modalité du télétravail autorisé à l’Institut de l’Elevage En règle générale, le télétravail est autorisé pour des périodes courtes et ponctuelles, à la demande du salarié. Article 2.1 - Rythme du télétravail
Pour les salariés éligibles (Article 3-2 de l’accord), le télétravail est autorisé dans les limites suivantes :
au maximum 22 jours ouvrés par an à raison de :
4 jours maximum par mois,
2 jours maximum par semaine, consécutifs ou non.
Le télétravail pourra être pris sous forme de ½ journée ou journée. Article 2.2 – Choix d’un lieu approprié au télétravail Il est convenu que le télétravail correspond à une activité professionnelle réalisée hors des locaux de l’entreprise, et hors situation de « déplacement professionnel ». Compte tenu du caractère limité et ponctuel des journées de télétravail, il revient au salarié d’apprécier si le lieu qu’il choisit pour exercer ce télétravail est adapté à la situation, et de procéder, autant que nécessaire, aux aménagements appropriés. Institut de l’élevage décline toute responsabilité concernant les locaux choisis par le salarié. En particulier, il revient au salarié de vérifier que les locaux qu’il utilise sont couverts par une police assurant le local et la responsabilité civile des occupants. 3 – Conditions d’éligibilité au télétravail Article 3.1 – Activités non réalisables en télétravail Les parties conviennent que le télétravail ne peut être mis en œuvre dans tous les métiers ni pour toutes les activités de l’entreprise. En particulier, les activités suivantes ne peuvent pas être pratiquées en télétravail :
nettoyage des locaux ;
soins, observation, intervention sur les animaux d’élevage ;
accueil physique et téléphonique ;
activité impliquant une présence physique avec les équipes, partenaires… (par exemple assistanat dans le déroulement d’une réunion incluant la rédaction du CR et la gestion logistique préalable, activité visant à assurer l’interface entre les équipes et avec l’extérieur, distribution du courrier….) ;
travaux de laboratoire ;
accueil et intervention auprès du public dans des salons, portes ouvertes … ;
formation donnée ou reçue dans des locaux professionnels.
En outre, certaines tâches ne pourront pas être exercées en télétravail car elles impliqueraient de sortir des locaux de l’entreprise des documents confidentiels ou du matériel nécessaires à l’exécution du travail (par exemple certaines tâches comptables, de contrôle de gestion ou de maintenance de matériel informatique).
Article 3.2 - Salariés éligibles au télétravail Compte-tenu des activités mentionnées à l’article 3.1, un salarié de l’Institut de l’élevage doit répondre aux critères suivants pour être éligible au télétravail :
être classé dans la catégorie « Ingénieur » ou « Technicien » ;
devoir réaliser, pendant la période demandée, une activité adaptée au télétravail ;
avoir les connaissances et l’autonomie suffisantes pour réaliser l’activité sans une assistance rapprochée d’un collègue ou d’un responsable ;
être équipé, par l’entreprise, ou à titre privé, du matériel nécessaire pour effectuer la tâche prévue : ordinateur, logiciels, connexion internet, téléphone portable.
Article 3.3 – Critères permettant d’objectiver l’acceptation ou le refus du télétravail C’est au responsable hiérarchique direct du salarié qu’il revient d’apprécier si la demande de télétravail peut être acceptée ou non. Outre les critères mentionnés aux articles 3.1 et 3.2, il doit tenir compte entre autres des points suivants :
la maîtrise du poste de travail ;
le niveau d’autonomie dans la gestion et l’organisation du temps de travail ;
la nature et la confidentialité des données à traiter ;
la qualité des interactions à distance nécessaires pour effectuer la tâche, et notamment l’accès internet aux outils et sites de l’entreprise, de façon à permettre un travail de qualité équivalente à celui réalisé au sein des locaux de l’entreprise.
D’une manière générale, le recours au télétravail ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement du service, ni à la qualité de vie et de travail du collectif. Par ailleurs, l’autorisation de télétravail accordée à une ou plusieurs personnes ne doit pas avoir pour effet de modifier la répartition de la charge de travail au sein des équipes. 4 – Modalités d’organisation Article 4.1 - Demande de télétravail Sauf circonstances exceptionnelles (cf. Code du Travail L.1222-11), c’est le salarié qui prend l’initiative de poser une demande pour une période de télétravail, en respectant les bornes fixées à l’article 2.1. Toute demande devra être formalisée en amont dans l’outil de planification de l’entreprise ( à la date de signature du présent accord) et faire l’objet d’une validation préalable du manager. En cas de demande tardive (moins de 24 heures), le salarié devra notifier sa demande d’une part dans l’outil de planification, et d’autre part prévenir son manager et son assistante de proximité de son absence des locaux de travail par tout moyen, notamment par courriel. Dans tous les cas, cette demande devra faire l’objet d’une validation. Le télétravailleur doit pouvoir joindre et être joint par l’entreprise par une connexion internet, et par téléphone. L’adresse internet (en général l’adresse propre à l’entreprise xxx@idele.fr et/ou le numéro devront être indiqués au moins à l’assistante de proximité). Article 4.2 - Examen de la demande de télétravail - validation ou non Le télétravail s’inscrit dans un cadre de confiance entre le salarié et son manager. Aussi la mise en œuvre du télétravail est subordonnée à l’accord du responsable hiérarchique du salarié qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité mentionnées aux articles 3.1 à 3.3. Afin d’encadrer au mieux la mise en œuvre du télétravail, pour une première demande de télétravail, il est recommandé que le salarié prévienne son responsable suffisamment à l’avance pour qu’une discussion puisse avoir lieu afin de définir l’organisation de cette modalité de travail. Si, après discussion, le responsable hiérarchique n’autorise pas le télétravail, son refus devra être explicité par écrit et transmis au salarié concerné, au responsable de département ainsi qu’au responsable du service Ressources Humaines. 5 – Modalités générales d’application du télétravail Article 5.1 – Droits et obligations des parties Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et est soumis aux mêmes obligations que le collaborateur accomplissant sa prestation de travail dans les locaux de l’entreprise.
Durant ses activités télé-travaillées, le collaborateur s’engage à appliquer les règles de comportement et de respect de l’image de l’Institut de l’élevage identiques à celles qui s’appliquent sur son lieu de travail habituel.
Article 5.2 - Temps et charge de travail 5.2.1 - Temps de travail et plage de disponibilité Le collaborateur exerce ses fonctions selon le régime de durée du travail dont relève sa catégorie. Il pourra être contacté par ses différents correspondants dans le cadre des horaires habituels de sa fonction. Cet engagement n’est pas de nature à empiéter sur l’autonomie dont il bénéficie dans l’organisation de son emploi du temps. Néanmoins, il est rappelé que la personne qui télé-travaille doit gérer l’organisation de son temps dans le respect du cadre légal et conventionnel, et plus particulièrement des règles relatives au repos quotidien (au minimum 11h de repos consécutives) et hebdomadaire (au minimum 35 h de repos consécutives). L’Institut de l’élevage publiera au second semestre 2018 un « Guide des bonnes pratiques au travail » qui traitera notamment du droit à la déconnexion. Les bonnes pratiques décrites dans ce guide concerneront le télétravail comme le travail réalisé dans les locaux de l’Institut de l’élevage ou de tout partenaire ou client de l’Institut. 5.2.2 - Charge de travail En aucun cas le télétravail ne doit modifier à la hausse ou la baisse, les missions et les activités habituelles du collaborateur, telles qu’il les aurait réalisées sur site. Les objectifs et la qualité du travail sont identiques à ceux attendus en situation de travail sur site. La charge de travail, les modalités de contrôle et d’évaluation du travail restent inchangées. Notamment, le manager et le salarié abordent chaque année, au cours de l’entretien annuel d’activité (EA²) les questions relatives à la charge de travail et l’organisation de l’activité du collaborateur ; la possibilité ou la mise en œuvre du télétravail sont abordées autant que nécessaire pour préciser les attentes et avis de part et d’autre sur ce sujet. Article 5.3 - Organisation matérielle du poste de travail du télétravailleur 5.3.1 – Equipement de travail et connexion Pour le télétravail, et selon les besoins de l’activité à accomplir, l’équipement fourni par l’entreprise se composera en général des éléments suivants :
un ordinateur comportant les logiciels correspondant à la situation de travail ;
une solution de téléphonie qui préserve la confidentialité du numéro de téléphone personnel du salarié ;
un logiciel de connexion sécurisée (type VPN) si l’activité requiert un accès à des dossiers qui ne sont accessibles que par ce type de connexion.
Le collaborateur en télétravail utilisera le matériel informatique mis à sa disposition par l’Institut de l’élevage et s’engage à en faire un usage conforme à sa destination dans des conditions d’emploi normales, à en prendre soin et à en avoir l’usage exclusif. 5.3.2 – Confidentialité et protection des données Le collaborateur est tenu au respect des conditions normatives et des règles de confidentialité en vigueur au sein de l’Institut de l’élevage et notamment de la charte des outils numériques et de communication applicable à l’entreprise. Il s’engage également à prendre les dispositions nécessaires à la protection et à la sauvegarde des données et documents sur tous supports et par tous moyens fournis par l’entreprise, à ne pas laisser y accéder des tiers non autorisés, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son responsable hiérarchique et le service informatique de toute anomalie constatée. 5.3.3 - Assistance technique L’assistance à l’utilisation des équipements se fait selon les mêmes modalités que pour les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise. L’Institut de l’élevage fournit et assure la maintenance des équipements nécessaires au télétravail sous réserve d’une utilisation appropriée desdits équipements. Le collaborateur en télétravail prend soin des équipements qui lui sont confiés et informe immédiatement son responsable hiérarchique et le service informatique de tout dysfonctionnement ou toute panne, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition. Le responsable hiérarchique et le service informatique prennent alors les mesures appropriées, en lien avec le collaborateur en télétravail, pour assurer l’organisation de l’activité et créer les conditions de la remise en état du matériel. Article 5.4 – Frais divers professionnels L’Institut de l’élevage applique le principe d’égalité de traitement entre un collaborateur en télétravail et un collaborateur présent sur le site de l’entreprise. A ce titre le collaborateur bénéficie de la subvention du repas de midi du moment qu’il exerce son activité durant les 2 demi-journées qui encadrent la pause déjeuner, que ce soit en présentiel dans les locaux de l’entreprise ou en télétravail et y compris si la journée se compose d’une ½ journée en présentiel et d’une ½ journée en télétravail. Article 5.5 – Couverture sociale L’article L.1222-9 du Code du Travail précise qu’un accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident du travail au sens de la Sécurité Sociale. Cela suppose que la situation de télétravail a bien été déclarée ainsi qu’il est précisé à l’article 4.1 ci-dessus.
6 – COMMISSION DE SUIVI Article 6.1 – Suivi de la pratique du télétravail Une commission de suivi de l’utilisation du télétravail sera formée dans le cadre du Comité Social et Economique qui entrera en fonction en 2019, suite aux prochaines élections professionnelles qui se tiendront à Institut de l’élevage. La composition de cette commission et ses modalités d’exercice seront déterminées dans le cadre de l’accord relatif à la mise en place du CSE. Un bilan de la pratique du télétravail sera examiné lors des négociations annuelles obligatoires par les signataires du présent accord. Article 6.2 - Traitement des cas particuliers dans un souci de transparence Si un salarié de catégorie « Technicien » ou « Ingénieur » se trouve dans des circonstances personnelles particulières l’amenant à demander le bénéfice de jours de télétravail au-delà de ce qui est prévu par l’article 2.1, il transmettra sa demande argumentée auprès de la Direction. Cette demande, ainsi que la réponse envisagée, seront transmises par la Direction à la commission de suivi pour avis. D’autre part, si un salarié de la catégorie « Assistant » souhaite bénéficier régulièrement du droit au télétravail, il pourra faire une demande de changement de catégorie auprès de la Direction pour passer de la catégorie « Assistant » à la catégorie « Technicien ». Cette demande sera étudiée par la Direction sous 45 jours. La commission de suivi sera informée de la demande et de la suite qui y est donnée. La Direction examinera également les situations particulières liées à des circonstances exceptionnelles (cf. Code du Travail L.1222-11) afin d’assurer la continuité de service nécessaire à la pérennité de l’entreprise. 7 – DATE D’EFFET ET DURÉE Le présent accord prendra effet au 1er août 2018. Il est conclu pour une durée de 3 ans. Un bilan de son application sera effectué au cours du premier semestre 2021. 8 – REVISIONS DE L’ACCORD Les parties signataires du présent accord se réservent le droit de procéder chaque année, lors de la réunion de suivi, à l’ajustement des modalités d’application. Une évolution des modalités d’application du télétravail pourra être envisagée en fonction des avis rendus par la commission, des retours des managers et de l’évolution du contexte économique et social de l’Institut de l’élevage. 9 – DÉPÔT LÉGAL ET PUBLICITÉ
Un exemplaire du présent avenant est remis à chaque partie signataire,
Un exemplaire est transmis à la DIRECCTE Ile de France,
Un exemplaire est déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
Fait à Paris en 7 exemplaires, le 18 juillet 2018.
Pour l'Institut, Le Directeur Général,Pour la CGT,Pour la CFDT,
