ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DE L’ACTIVITE PARTIELLE LONGUE DUREE AU SEIN DE L’UES INSEAD
ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DE L’ACTIVITE PARTIELLE LONGUE DUREE AU SEIN DE L’UES INSEAD
ENTRE LES SOUSSIGNES :
INSEAD, association Loi 1901, immatriculée sous le n° 775 703 390, dont le siège social est situé Boulevard de Constance, 77305 Fontainebleau, représentée par XXX,ensaqualitéde Directeur Europe des Ressources Humaines,
INSEAD Résidences, société par action simplifiée, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Melun sous le n° 432652 279, dont le siège social est situé Boulevard de Constance – 77305 FONTAINEBLEAU représentée par XXX, en sa qualité de Directeur Europe des Ressources Humaines,
Ci-après dénommées ensemble « l’UES l’INSEAD »
D’une part,
ET :
L’organisation syndicale CGT, représentée par XXX en sa qualité de déléguée syndicale,
Ci-après dénommée « l’Organisation Syndicale »,
D’autre part. L’UES INSEAD et l’Organisation Syndicale sont dénommées ensemble les « Parties ».
PREAMBULE
Contexte général
L’INSEAD, école internationale de management, est présente dans 4 pays : France, Singapour, Abu Dhabi et depuis le mois de février 2020 aux USA, à San Francisco. Elle accueille des participants (cadres supérieurs) et étudiants (managers avec 5-10 années d’expérience) venant du monde entier, sans qu’une nationalité soit dominante.
L’activité de l’INSEAD dépend donc essentiellement d’entreprises et de clients ayant la capacité (notamment financière) d’investir dans de la formation de haut niveau. Il est ainsi malheureusement avéré que le COVID 19 a eu un impact rapide, direct et significatif sur les activités et la situation financière de l’INSEAD. Les activités de l’UES INSEAD ont commencé à connaître un ralentissement lié à la propagation du Covid-19 dès le mois de janvier 2020, en raison des premières restrictions appliquées par certains pays ou entreprises aux voyages à l’étranger. Dans les jours et semaines qui ont suivi, le gouvernement français a instauré des mises en quarantaine de voyageurs en provenance de certaines destinations ou ayant certaines nationalités, et/ou interdiction d’entrée sur le territoire français. Avec le nombre de limitations imposées sur la circulation internationale, les activités en France et les revenus ont été rapidement impactés de manière très négative. L’UES INSEAD s’est très vite adaptée en proposant une partie de ses cours en ligne, sans pour autant que cela suffise à endiguer la baisse. En effet, les cours en ligne ont été essentiellement possibles pour les étudiants MBA mais de manière moindre pour l’activité de formation continue, pour laquelle les revenus d’activité ont chuté rapidement et de manière conséquente. Conformément à l’arrêté du 14 mars 2020, l’INSEAD a été contrainte de fermer le campus de Fontainebleau (au titre de la double qualité d’établissement d’enseignement et d’organisme de formation), de même que INSEAD Résidences en tant qu’établissement hôtelier. Le confinement général de la population française a ensuite été décidé par les autorités le 15 mars dernier, pour une durée de deux mois.
De plus, le chiffre d’affaires de l’INSEAD a également été impacté négativement car une partie des clients eux-mêmes, entreprises, souffrant de la crise actuelle ont restreint fortement les budgets de formation alloués à leurs salariés. Les discussions et échanges avec les clients montrent que cette situation va se poursuivre largement en 2021, car de nombreuses sociétés sont dans l’obligation de réduire les coûts pour rester bénéficiaires ou limiter les pertes, en raison de l’impact économique de la pandémie.
En application des règles en vigueur, INSEAD et INSEAD Résidences ont placé une partie de leurs salariés en activité partielle à compter du 16 mars 2020.
La demande a été effectuée auprès de la Direccte le 14 avril 2020 et a fait l’objet d’une consultation du CSE le 4 mai 2020 comprenant des informations précises sur les modalités de l’application de l’activité partielle selon les équipes et/ou départements.
Le CSE a rendu un avis favorable à la mise en place de l’activité partielle. Au regard de l’appréciation optimiste portée sur l’évolution de la pandémie (comme en atteste le déconfinement en France et à travers le monde au mois de juin), un accord d’individualisation de l’activité partielle a été conclu le 6 juillet dernier afin d’anticiper une reprise progressive de l’activité de l’UES INSEAD.
Après plusieurs mois de fermeture administrative et de confinement, et dans un contexte durable de restriction des regroupements et déplacements à l’international et de crise économique, l’activité de l’UES INSEAD reste fortement impactée.
Pour l’année académique (AY) 2019/2020, l’UES INSEAD enregistrera des pertes significatives en dépit des coupes conséquentes faites dans les budgets opérationnels, la mise en place de l’activité partielle et le report des charges sociales.
Ce contexte contraint et incertain, tant sanitaire qu’économique, ne permet malheureusement toujours pas d’envisager un retour prochain à un niveau d’activité comparable à celui que l’UES INSEAD connaissait avant l’épidémie de Covid-19. Il est en revanche admis que l’UES INSEAD va continuer à voir son niveau d’activité significativement impacté pendant AY 20/21 et que le recours à l’activité partielle longue durée (APLD) est nécessaire.
Diagnostic économique et perspectives d’activités des entités de l’UES
Pour mémoire, l’INSEAD fonctionne de manière totalement indépendante et ne dépend ainsi d’aucune chambre de commerce, ni ne reçoit de fonds publics. Exerçant son activité sous forme d’association, l’INSEAD n’a pas d’actionnaire et ne verse donc aucun dividende. INSEAD Résidences, ayant son activité entièrement tournée vers les clients de l’INSEAD, est économiquement dépendante de l’activité de cette dernière. Il convient par ailleurs de souligner le profil général de risque des prévisions budgétaires et des perspectives d’activités qui vont suivre (ce qui a d’ailleurs résulté en une obtention de prêts bancaires moindre qu’escompté).
Situation de l’INSEAD
Revenus et perspectives d’activité
REVENUS
ACT 18/19
Prévision s 19/20
Budget 20/21
REVENUS
ACT 18/19
Prévision s 19/20
Budget 20/21
Variance 19/20 vs 18/19
Variance 20/21 vs 18/19
€%€%
Produits des activités - MBA 51,4 54,3 45,4 Produits des activités - EMBA 11,2 12,2 8,5 Produits des activités - Degree programmes 4,5 4,3 2,7 Produits des activités - Master in Management 0,0 0,1 3,9 Produits des activités - OEP 32,8 20,9 22,2 Produits des activités - CSP 36,0 19,5 24,6 Produits des activités - programmes en ligne 3,2 2,0 3,8 Produits des activités - autres programmes 0,4 0,2 0,4
Total revenues des formations
139,6
113,6
111,5
Subventions et dons 8,1 7,6 16,4 Revenues d'autres activités 5,6 3,4 3,8 Refacturation de frais Groupe 7,0 6,0 6,6
Total Revenues
160,3
130,5
138,2
Produits des activités - MBA 51,4 54,3 45,4 Produits des activités - EMBA 11,2 12,2 8,5 Produits des activités - Degree programmes 4,5 4,3 2,7 Produits des activités - Master in Management 0,0 0,1 3,9 Produits des activités - OEP 32,8 20,9 22,2 Produits des activités - CSP 36,0 19,5 24,6 Produits des activités - programmes en ligne 3,2 2,0 3,8 Produits des activités - autres programmes 0,4 0,2 0,4
Total revenues des formations
139,6
113,6
111,5
Subventions et dons 8,1 7,6 16,4 Revenues d'autres activités 5,6 3,4 3,8 Refacturation de frais Groupe 7,0 6,0 6,6
Total Revenues
160,3
130,5
138,2
2,9 6% 1,0 9% -0,2 -4% 0,1
-11,9 -36% -16,5 -46% -1,2 -37% -0,2 -55%
-26,0
-19%
-0,5 -7% -2,2 -39% -1,0 -14%
-29,7
-19%
2,9 6% 1,0 9% -0,2 -4% 0,1
-11,9 -36% -16,5 -46% -1,2 -37% -0,2 -55%
-26,0
-19%
-0,5 -7% -2,2 -39% -1,0 -14%
-29,7
-19%
-6,0 -12% -2,7 -24% -1,7 -39% 3,9
-10,6 -32% -11,4 -32% 0,5 16% 0,0 -2%
-28,1
-20%
8,2 102% -1,7 -31% -0,4 -6%
-22,0
-14%
-6,0 -12% -2,7 -24% -1,7 -39% 3,9
-10,6 -32% -11,4 -32% 0,5 16% 0,0 -2%
-28,1
-20%
8,2 102% -1,7 -31% -0,4 -6%
-22,0
-14%
(En millions d’€) Pour AY 19/20 (année fiscale allant du 1er septembre 2019 au 31 août 2020), les projections budgétaires (qui sont, compte tenu de la clôture de l’année au 31 août, proches de la certitude) indiquent une chute du chiffre d’affaires de 19% par rapport à AY 18/19. Le budget prévisionnel pour AY 20/21 a été établi au mois de juin, dans une situation de régression de l’épidémie de Covid-19 et de reprise d’activité, mais qui – au vue de l’évolution sanitaire actuelle, semble moins certaine (restrictions aux voyages, mesures de quarantaine à travers le monde). Ce budget a donc été établi sur la base de scénarios qui pourraient être considérés comme optimistes au vu des grandes incertitudes quant à l’évolution du contexte sanitaire et économiques (récession, licenciements massifs, taux de chômage important, pertes significatives reportées dans les résultats trimestriels des sociétés cotées).
Indicateurs et volumes d'activité
ACT 18/19
Prévision s 19/20
Budget 20/21
N° étudiants MBA - classe de septembre 302 328 175 N° étudiants MBA - classe de janvier 314 289 360 N° étudiants EMBA 93 104 50 N° étudiants EMBA - autres Degree Progs 72 59 24 CSP - semaines de formation 163 98 121 OEP - semaines de formation 117 81 96 OEP - semaines de formation x N° participants 3 802 2 177 2 273
Indicateurs et volumes d'activité
ACT 18/19
Prévision s 19/20
Budget 20/21
N° étudiants MBA - classe de septembre 302 328 175 N° étudiants MBA - classe de janvier 314 289 360 N° étudiants EMBA 93 104 50 N° étudiants EMBA - autres Degree Progs 72 59 24 CSP - semaines de formation 163 98 121 OEP - semaines de formation 117 81 96 OEP - semaines de formation x N° participants 3 802 2 177 2 273
Pour Degree Programme (DP), concernant le MBA, le budget a été établi sur la base des inscriptions reçues pour la classe d’octobre (21’J) pour environ la moitié de l’effectif habituel, puis à compter de janvier (21’D), sur la base d’une prévision d’accueil d’une classe presque complète, à laquelle s’ajouterait ceux des étudiants n’ayant pas souhaité commencer en 21’J. Ces inscriptions pour 21’D ne sont à ce jour pas formellement confirmées et peuvent être fortement impactées par les mesures mises en œuvre par les autorités pour gérer une 2ème vague de l’épidémie. Si tel était le cas, les revenus de l’INSEAD en souffriraient fortement : en effet, à titre d’exemple, si 50 inscriptions MBA venaient à être annulées (à titre de référence, la population MBA « normale » est d’environ 600-620 étudiants pour la France), cela se traduirait par une perte de CA de 4,5 millions d’euros sur l’année (soit le coût moyen d’environ 40-45 ETP). Pour les programmes EMBA et EMC, les inscriptions sont confirmées pour des effectifs réduits (de moitié pour EMBA, des deux tiers pour EMC. Pour le MiM (dont le lancement est maintenu
pour cette année académique) les prévisions tablent sur un effectif de 80-90 étudiants (inscriptions confirmées) à ce jour.
Concernant les programmes courts de formation « Executive Education » (EDP), les prévisions budgétaires ont été faites sur l’hypothèse d’une reprise graduelle de l’activité à compter d’octobre. Néanmoins à ce jour, peu de clients ont confirmé des programmes pour les mois d’octobre et suivants, et les reports restent malheureusement toujours demandés, ce qui augmente le profil de risque du budget pour cette branche très importante de l’activité de l’INSEAD.
Par ailleurs, le nombre de semaine de programmes dont les contrats ont déjà été signés mais non exécutés, en signature, ou faisant l’objet d’un accord oral en début d’année est de moins 31% pour AY 20/21 comparé à AY 19/20.
Ces prévisions budgétaires sont de plus, là encore, sous réserve de l’évolution du contexte sanitaire et des éventuelles restrictions pouvant peser sur les déplacements internationaux.
Enfin, le doublement des revenus tirés des subventions et dons entre AY 18/19 et 20/21 s’explique par le déblocage à titre exceptionnel d’une partie du fond de dotation (« l’endowment ») à hauteur de près de 9 millions d’euros.
« L’endowment » est une réserve en capital figurant dans les comptes des fondations, constituée de dons désignés à cet effet. Habituellement, seuls les revenus de la capitalisation de ces fonds sont utilisés pour la réalisation des missions d’intérêt général définies dans les statuts des fondations (recherche, bourses, bâtiments, projets à caractère non commercial…) et ils ne peuvent pas être utilisés pour financer la gestion opérationnelle de l’école.
Sur un plan opérationnel, si l’on neutralise ces revenus qui, selon les règles en vigueur pour l’endowment, ne peuvent pas, en principe, être renouvelés à l’avenir, le recul des revenus totaux sur AY 20/21 est de plus de 20 %.
Charges
CHARGES
ACT 18/19
Prévision s 19/20
Budget 20/21
CHARGES
ACT 18/19
Prévision s 19/20
Budget 20/21
Variance 19/20 vs 18/19
Variance 20/21 vs 18/19
€%€%
Salaires et charges du personnel 74,9 73,9 75,7 Achat de prestations et autres charges de formation 11,4 10,0 10,8 Achat de prestations et autres charges de recherche 4,4 3,5 4,4 Bourses et subventions versées 3,3 3,5 2,6 Charges directes des programmes 21,2 15,3 15,0 Charges externes 27,6 22,6 20,7 Refacturation de frais Groupe 8,8 5,6 7,3
Total charges courantes
151,6
134,4
136,6
Salaires et charges du personnel 74,9 73,9 75,7 Achat de prestations et autres charges de formation 11,4 10,0 10,8 Achat de prestations et autres charges de recherche 4,4 3,5 4,4 Bourses et subventions versées 3,3 3,5 2,6 Charges directes des programmes 21,2 15,3 15,0 Charges externes 27,6 22,6 20,7 Refacturation de frais Groupe 8,8 5,6 7,3
Pour AY 19/20, les charges ont été réduites de 15 millions € en 6 mois (mars-août) afin de compenser la perte de revenus. En dépit de cet effort, l’INSEAD terminera l’année académique avec des pertes significatives. Pour permettre de tenir le budget de AY 20/21, nous avons dû procéder à des réductions budgétaires significatives et faire face à un niveau d’activité réduit, tout en tâchant de continuer à innover, à construire nos activités et adapter nos programmes et la manière dont l’INSEAD les délivre.
Les charges directes des programmes étant essentiellement des charges variables (en fonction du nombre de programmes délivrés), il est prévu qu’elles diminuent précisément en raison du nombre réduit de semaines de programmes attendues pour AY 20/21.
La diminution importante des charges externes attendue pour AY 20/21 (-25%) résulte de coupes budgétaires (charges opérationnelles) significatives précisément pour s’adapter à la baisse des revenus, dans une optique de pérennité financière de l’école.
Le niveau des salaires et charges de personnel devrait rester stable et représenter, pour AY 20/21, 55% du total des charges courantes de l’INSEAD. La très légère augmentation prévue de 1% entre 18/19 et 20/21 correspond notamment à des augmentations prévues dans le cadre de promotions internes.
Résultat d’exploitation
En dépit des mesures drastiques pour construire un budget restreint et des prévisions raisonnablement optimistes en termes de reprise d’activité, le résultat d’exploitation attendu pour AY 20/21 chute de 81% par rapport à AY 18/19. Ce résultat budgété à 1.7m€ ne permettra pas de couvrir les autres éléments financiers et exceptionnels estimé à 6m€. (prévision résultat net : -4.3m€)
Ce bilan préoccupant s’ajoute à une année AY 19/20 dont il sera prochainement confirmé qu’elle se soldera par des pertes d’exploitation à hauteur de 3,8 millions € environ.
Situation de INSEAD Résidences
Revenus et perspectives d’activité
REVENUES
ACT 18/19
Prévision s 19/20
Budget 20/21
REVENUES
ACT 18/19
Prévision s 19/20
Budget 20/21
Variance 19/20 vs 18/19
Variance 20/21 vs 18/19
Produits des activités - hotels
6,0
3,3
4,3
Produits des activités - hotels
6,0
3,3
4,3
€%€%
-2,7-45%-1,7-28%
Pour mémoire, les deux hôtels composant INSEAD Résidences ne sont pas ouverts au grand public mais ont vocation à être le support hôtelier de l’activité de l’INSEAD, en particulier l’activité EDP. Ainsi, ces hôtels sont accessibles à la réservation uniquement pour les
participants aux programmes de formation de l’INSEAD, les étudiants et de manière résiduelle aux intervenants extérieurs. Son activité et ses revenus sont par conséquent entièrement dépendants de l’activité de l’INSEAD, en particulier des volumes d’activité d’EDP. En raison des différents arrêtés de fermeture et du contexte sanitaire et économique, les hôtels sont fermés depuis la mi-mars. Pour AY 18/19, son chiffre d’affaires était d’environ 6 millions €. Les prévisions pour AY 19/20 montrent une perte de CA de 2,7 millions €, soit une chute du chiffre d’affaires de moitié, confirmant malheureusement la perte pressentie au mois d’avril dernier. Sur la base d’une hypothèse de reprise progressive de l’activité EDP à compter du mois d’octobre, les prévisions AY 20/21 s’établissent avec un CA à 4,7 millions €, soit une baisse de 30% environ par rapport à AY 18/19. De plus, là encore, ces prévisions présentent un profil de risque important en raison des incertitudes liées au contexte sanitaire et au nombre de semaines de programmes EDP qui seront réellement confirmées pour AY 20/21.
Charges
CHARGES
ACT 18/19
Prévision s 19/20
Budget 20/21
CHARGES
ACT 18/19
Prévision s 19/20
Budget 20/21
Variance 19/20 vs 18/19
Variance 20/21 vs 18/19
€%€%
Salaires et charges du personnel 1,1 0,7 0,8 Charges externes 2,9 2,3 2,2 Refacturation de frais Groupe 0,0 0,0 0,0
Total charges courantes
4,0
3,0
3,0
Salaires et charges du personnel 1,1 0,7 0,8 Charges externes 2,9 2,3 2,2 Refacturation de frais Groupe 0,0 0,0 0,0
Total charges courantes
4,0
3,0
3,0
-0,4 -38% -0,6 -20% 0,0 0%
-1,0
-25%
-0,4 -38% -0,6 -20% 0,0 0%
-1,0
-25%
-0,3 -30% -0,7 -25% 0,0 0%
-1,0
-26%
-0,3 -30% -0,7 -25% 0,0 0%
-1,0
-26%
La baisse des charges externes s’explique par le fait qu’il s’agit essentiellement de charges variables, qui baissent donc en raison de la fermeture et suivant le niveau d’activité.
Résultat d’exploitation
En dépit des mesures prises pour construire un budget restreint et des prévisions raisonnablement optimistes en termes de reprise d’activité, le résultat d’exploitation attendu pour 20/21 chute de 33% par rapport à 18/19.
Ce bilan préoccupant s’ajoute à une année 19/20 dont il sera prochainement confirmé qu’elle se solderait par une baisse du revenu d’exploitation de 87%.
***
Ce contexte financier préoccupant et les prévisions en termes d’activité pour l’année académique 2020/2021 (ci-après AY 20/21) ont conduit les Parties à se rapprocher afin de discuter ensemble d’implantation et la mise en œuvre de l’activité partielle spécifique (communément appelée « activité partielle longue durée » ou « APLD »).
Une première réunion de négociation s’est tenue le 5 août 2020 pour étudier les grandes lignes du projet de mise en place de l’APLD au sein de l’UES INSEAD.
D’autres réunions se sont tenues les 12 et 14 août, au cours desquelles l’Organisation Syndicale a fait valoir que compte tenu des incertitudes pesant sur l’activité et la situation économique et financière de l’INSEAD, il était indispensable de faire une mise à jour très régulière des prévisions budgétaires et des perspectives d’activité afin de s’y adapter au mieux et de prendre les mesures nécessaires à la pérennité de l’UES INSEAD. La Direction a rappelé que le suivi était fait et était indispensable tant dans le cadre du présent accord que pour la bonne gestion de l’INSEAD particulièrement dans le contexte actuel.
Les Parties se sont rejointes sur la mise en place de procédures d’information ou d’implication des parties prenantes (CSE, Organisation Syndicale, salariés) alliant les exigences de transparence, réactivité et flexibilité.
L’Organisation Syndicale a en outre demandé à ce que la mise en place concrète de la réduction d’activité par salarié, en particulier dans le cadre de la fixation des plannings de plages travaillées et non travaillées se fasse en prenant en compte les contraintes personnelles des salariés, dans un souci de conciliation de la vie personnelle et de la vie professionnelle. La Direction a rappelé néanmoins l’absolue nécessité de conjuguer cet élément avec l’exigence de répondre aux nécessités de l’activité de l’UES INSEAD.
Une dernière réunion s’est tenue le 21 août 2020 et a débouché sur le présent accord.
CECI ETANT EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1. Champ d’application de l’accord
Le présent accord a vocation à s’appliquer à l’ensemble du personnel de l’UES INSEAD en contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée, à temps plein ou à temps partiel ainsi qu’à toutes les activités de l’UES INSEAD.
Article 2. Définition des niveaux de réduction d’activité
Une réduction maximale de l’horaire de travail en deçà de la durée légale pourra être mise en œuvre dans la limite de 40% de réduction. Il est convenu que la mise en œuvre et le niveau de cette réduction d’activité et, le cas échéant, le retour à un niveau d’activité « normal » puissent être déterminés par la Direction par département et par équipe de travail (lorsque des pourcentages différents s’appliquent au sein d’un même département). Les projections des réductions d’activité envisagées, par département et équipe de travail, pour les six premiers mois d’application du dispositif, sont définies en annexe du présent accord.
Article 3. Procédure de mise en œuvre de la réduction d’activité par salarié
La réduction d’activité définie ci-dessus à l’article 2 et en annexe s’apprécie pour chaque salarié concerné, en moyenne, sur une durée de 6 mois correspondant à la durée d’autorisation, par la Direccte, de la réduction d’activité.
Pendant cette durée de 6 mois, la réduction d’activité peut ainsi être modulée pour chaque salarié concerné jusqu’à une suspension temporaire d’activité.
Afin de tenir compte de l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle des salariés, les Parties conviennent d’encadrer les conditions de cette modulation.
Procédure usuelle de fixation des plannings
Après validation du pourcentage de réduction d’activité applicable par le membre de l’Exco responsable, le manager du salarié concerné établit un planning prévisionnel mensuel récapitulant :
Le pourcentage de réduction applicable pour le mois à venir ;
les journées ou demi-journées ou (pour les salariés travaillant sur une base horaire) heures travaillées ainsi que celles non travaillées.
La fixation des plannings des salariés concernés par la réduction d’activité se fera en tenant compte, dans la mesure du possible et sous réserve que cela soit compatible avec les nécessités découlant des activités de l’UES l’INSEAD, des contraintes d’ordre personnelles des salariés, que ceux-ci voudront bien communiquer à la Direction, telles que : distance domicile-travail, nécessité d’utiliser les transports en communs ou usage d’un véhicule personnel, situation familiale, de handicap…
Ce planning sera communiqué au salarié par son manager au moins une semaine (7 jours calendaires) avant le début du mois pour le mois complet. Le suivi du planning se fait ensuite conformément aux stipulations du point 3 ci-dessous.
Procédure exceptionnelle de modification du planning mensuel
Sur demande du manager et après accord du membre de l’Exco concerné, le planning prévisionnel mensuel peut être modifié sous réserve que cela soit strictement nécessaire à l’activité de l’une des entités de l’UES INSEAD et que cela revête un caractère imprévu ou d’urgence (absence d’un salarié, annulation d’un programme EDP …).
Dans ce cas, le salarié concerné devra en être notifié par écrit (y compris e-mail ou SMS) au moins 3 jours ouvrés avant le changement programmé.
Le manager, sous la responsabilité du membre de l’Exco concerné, veillera au respect de la réduction maximale d’activité définie pour le salarié concerné, appréciée sur 6 mois.
Les parties s’accordent à suivre le même processus pour les salariés qui auraient, dans le cadre des dispositifs légaux et réglementaires, pris un deuxième emploi pendant leur temps d’horaire de travail en activité partielle. Les plannings du deuxième emploi temporaire prévaudraient sur ceux des besoins de l’INSEAD, même justifiés et exceptionnels.
Procédure de suivi des plannings via RH Place et outil Qualtrics
Les jours ou demi-journées non-travaillés au titre de la réduction d’activité sont ensuite reportés par le salarié, sous la responsabilité de son manager, sur l’outil RH Place afin de confirmer le respect du planning établi par le manager.
En cas de modification du planning, les jours ou demi-journées non-travaillés par le salarié seront corrigés dans le portail RH Place pour être ensuite validés par le manager.
A titre exceptionnel, les salariés au taux horaire dont le planning prévoit des plages de travail inférieures à une demi-journée reportent leurs jours d’activité et leurs jours non travaillés sur un fichier spécifique, validé par leur manager et transmis ensuite au service RH.
Enfin, le salarié et son manager remplissent un Qualtrics hebdomadaire confirmant le bon respect des procédures énoncées aux points 1 et 2 ci-dessus.
Article 4. Conditions de dépassement du pourcentage de réduction d’activité
Augmentation du pourcentage de réduction dans la limite de 40% par salarié
Les Parties conviennent que, dans un souci d’adaptation et de réactivité par rapport à un contexte économique et sanitaire incertain, les niveaux de réduction d’activités, pourront le cas échéant être révisés à la hausse à l’initiative de la Direction de l’entité ou des entités concernée(s) :
Pour des raisons liées à la situation financière et/ou au niveau d’activité d’une ou des entités de l’UES INSEAD ; et
Après avoir préalablement consulté le CSE, qui rendra son avis dans un délai de 8 jours calendaires ; et
En respectant un délai de prévenance minimal pour chaque salarié concerné de 7 jours calendaires (1 semaine).
Dépassement du pourcentage de réduction au-delà de 40% par salarié
Conformément à l’article 4 du décret 2020-926 du 28 juillet 2020, la limite prévue à l’article 2 ne peut être dépassée que dans des cas exceptionnels résultant :
De la situation particulière d’une ou des entités de l’UES INSEAD ; et
Sur décision de la Direccte ; et
Sans que la réduction de la durée du travail ne puisse dépasser 50% de la durée légale.
Dans ce cadre, les Parties conviennent que la demande d’autorisation de dépassement du pourcentage de réduction d’activité s’effectuera dans les conditions suivantes :
A la demande de l’une ou des entités de l’UES INSEAD ; et
Pour des raisons liées à une dégradation du contexte économique (sans que cela remette en cause la pérennité de l’entité concernée) ou en raison d’une baisse accrue de l’activité d’une entité, d’un département ou d’une équipe ; et
Après consultation du CSE qui rendra son avis dans un délai de 8 jours calendaires ; et
En respectant un délai de prévenance minimal pour chaque salarié concerné de 7 jours calendaires (1 semaine).
Article 5. Engagements en matière d’emploi
Conformément aux dispositions réglementaires, en contrepartie des efforts considérables fournis par les salariés des entités composant l’UES, INSEAD et INSEAD Résidences s’engagent à maintenir l’emploi des salariés concernés par une réduction d’activité. Le maintien dans l’emploi des salariés concernés est garanti pendant toute la durée de mise en œuvre de la réduction d’activité pour ces mêmes salariés, au titre du présent accord.
Article 6. Engagements en matière de formation professionnelle et maintien d’une communauté de travail pendant l’APLD
Engagements en matière de formation professionnelle
L’UES INSEAD reste déterminée à soutenir le développement des compétences et la formation tout au long de la vie professionnelle, pour tous ses salariés.
Cet engagement est d’autant plus pertinent dans la situation actuelle que la réduction d’activité peut être utilisée à profit pour l’acquisition de nouvelles compétences et le développement de différents projets de formation.
En raison du contexte sanitaire et économique, l’UES INSEAD a choisi de privilégier les formations à distance, qui offrent de plus l’avantage d’être souvent plus flexibles et individualisables.
Mise en place de l’outil Degreed
Un nouvel outil, Degreed, va ainsi être mis en place prochainement. Degreed est une plateforme de contenus de formation extrêmement large constituant un point d’entrée vers toutes les ressources de formation disponibles. Les salariés pourront y intégrer le parcours de formation défini avec le Département RH, mais également leurs centres d’intérêts personnels.
En outre, pour les salariés placés en réduction d’activité qui le souhaitent, le département des Ressources humaines définira avec eux un parcours de formation intelligent et individualisé basé sur les objectifs professionnels et sur les compétences que les salariés souhaitent développer (et de préférence pertinentes au regard des activités des entités de l’UES INSEAD), par exemple :
Digitalisation;
Service client;
Anglais des affaires;
Analyse de données;
Conception et amélioration des process.
Accompagnement des projets individuels via la mobilisation du CPF
De plus, le département des Ressources Humaines accompagnera en priorité et de manière individualisée les salariés en réduction d’activité qui le souhaitent dans un projet de formation mobilisant notamment le CPF.
Adaptation des plannings
L’UES INSEAD s’engage en outre à adapter le planning des salariés en réduction d’activité qui suivent par ailleurs une formation, afin de s’adapter le cas échéant aux exigences de cette formation.
Formation par l’expérience
Enfin, et parce que le développement se fait aussi par la pratique et l’expérience, l’UES INSEAD s’engage à encourager les mobilités temporaires sur d’autres postes au sein d’INSEAD.
Lorsqu’il y a un besoin temporaire de ressources, les solutions seront recherchées afin de favoriser en priorité l’emploi temporaire des salariés en réduction d’activité sur les postes temporairement disponibles (cf article 8 ci-dessous).
Maintien d’une communauté de travail
L’UES INSEAD s’engage également dans des actions permettant un meilleur maintien d’une communauté de travail et favorisant le bien-être de tous ses salariés : sessions de méditation pleine conscience, cours de fitness en ligne, « Wednesday wellness » (« mercredi bien- être »), groupe « Time out » sur l’outil Teams…
Toutes ces actions restent bien entendu ouvertes aux salariés en réduction d’activité y compris pendant les heures/jours non travaillés, sans que cela n’entraîne de modification de leur planning de travail.
Article 7. Modalités de prises de congés pendant l’activité partielle
Pour rappel, l'organisation des congés payés incombe à l'employeur : il fixe la date de départ, accepte ou refuse les demandes des salariés, dans le cadre des dispositions légales et réglementaires en vigueur. Au sein de l’UES INSEAD, il est de la responsabilité des managers de veiller à ce que les salariés posent leurs congés. Cela s’applique bien sûr également aux salariés placés en réduction d’activité.
Les Parties ont souhaité rappeler les conditions dans lesquelles les congés payés et les RTT sont pris pendant la durée de l’Accord.
La pratique qui consisterait, sur la base du planning mensuel établi, à ne demander que des jours de congés payés pour les seuls jours identifiés comme devant être travaillés, est prohibée.
En effet, cette pratique est susceptible d’aboutir à une demande de remboursement de la part des autorités, qui pourraient considérer que l’indemnisation de l’activité partielle sert à financer les congés payés des salariés – ce qui n’est évidemment pas son objet.
Par conséquent, il n’est pas possible de cumuler, sur une même semaine calendaire, des jours de congés payés et des jours d’activité partielle. Autrement dit, les salariés qui souhaitent prendre des congés devront impérativement poser a-minima une semaine de congés payés (soit une fraction de 5 jours ouvrés continus), sous réserve que le solde de congés payés acquis le permettent. Cette stipulation ne concerne pas les congés exceptionnels pour évènement personnel (par ex : mariage, déménagement, naissance, décès…).
Les jours de RTT peuvent en revanche être posés pour la prise de jours isolés.
Les Parties conviennent également qu’il ne sera pas possible de cumuler, sur un même jour ouvré, des demi-journées d’absence et des demi-journée d’activité partielle.
Les salariés sont bien sûr rémunérés selon les règles légales applicables (soit, le cas échéant, à 100% de leur rémunération habituelle) pendant leurs congés payés ou leur RTT.
Il est enfin rappelé aux salariés qu’ils disposent – sauf exceptions légalement prévues – jusqu’au 31 décembre 2020 pour solder tous leurs congés payés acquis entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2019 car il n’y aura pas de report automatique des congés payés du fait de la réduction d’activité. Il reste possible de placer des jours de congés payés ou de RTT sur le CET, en application des stipulations de l’accord relatif au temps de travail au sein de l’UES INSEAD.
Les Parties ont pleinement conscience de l’effort considérable fourni par les salariés en réduction d’activité dans ce contexte économique et sanitaire incertain.
Lorsqu’il y a un besoin temporaire de ressources, les solutions seront recherchées afin de favoriser en priorité l’emploi temporaire des salariés en réduction d’activité sur les postes temporairement disponibles, sur la base du volontariat et dans une démarche bénéfique pour toutes les parties prenantes :
Amélioration des revenus des salariés en réduction d’activité ;
Réactivité face à des besoins temporaires en interne ;
Polyvalence et développement des compétences des salariés.
Article 9. Individualisation de l’activité partielle
Conformément à l’article 53, VIII, 2° de la loi 2020-734 du 17 juin 2020, les Parties conviennent que l’accord relatif à l’individualisation de l’activité partielle en date du 6 juillet 2020 ne s’applique pas aux réductions d’activité définies aux termes du présent accord.
Article 10. Modalités d’information du CSE et de l’Organisation Syndicale signataire sur la mise en œuvre de l’APLD et suivi des engagements
Conformément à l’article 1er, 5° du décret 2020-926 du 28 juillet 2020, l’information du CSE et de l’Organisations Syndicale signataire sur la mise en œuvre de l’APLD au sein de l’UES INSEAD se fera tous les 3 mois, selon les modalités ci-après exposées.
Information du CSE
Le sujet sera inscrit à l’ordre du jour des réunions ordinaires prévues au 3ème mois et au 6ème mois calendaires de chaque période d’autorisation d’activité partielle spécifique.
Le CSE se verra remettre, au plus tard lors de la transmission de l’ordre du jour, les informations suivantes :
Actualisation sur les réalisations budgétaires et l’activité de l’UES INSEAD sur les mois complets écoulés et les perspectives pour les 3 mois à venir ;
Pourcentage de réduction d’activité appliqués, par mois et par département (ou par équipe le cas échéant) sur les mois complets écoulés, sous forme de tableau comparatif entre la réduction envisagée et la réduction réalisée ;
Informations générales sur les formations suivies par les salariés en activité partielle spécifique et sur les mobilités internes temporaires dont ils ont pu bénéficier ;
Information sur le respect des engagements en termes de maintien dans l’emploi.
Compte tenu de la procédure d’autorisation rappelée à l’article 13 ci-dessous, la Direction et le CSE finaliseront et signeront le PV des réunions traitant de l’APLD au plus tard dans les 30 jours calendaires suivant chaque réunion.
Information de l’Organ isation Syndicale signataire
Au cours des 3ème et 6ème mois de chaque période d’autorisation de l’activité partielle spécifique, l’UES INSEAD enverra, par courrier recommandé avec accusé de réception et par email à la déléguée syndicale au sein de l’UES, les informations suivantes, pour les mois complets écoulés :
Pourcentage de réduction d’activité appliqués, par mois et par département (ou par équipe le cas échéant), sous forme de tableau comparatif entre la réduction envisagée et la réduction réalisée ;
Informations générales sur les formations suivies par les salariés en activité partielle spécifique et sur les mobilités internes temporaires dont ils ont pu bénéficier ;
Information sur le respect des engagements en termes de maintien dans l’emploi.
Article 11. Validation de l’accord et procédure d’autorisation auprès des autorités compétentes
Conformément à la loi 2020-734 du 17 juin 2020 et au décret 2020-926 du 28 juillet 2020, le présent accord et la mise en application de l’activité partielle spécifique seront soumis aux procédures décrites ci-après.
Procédure de validation de l’accord
Conformément aux textes en vigueur, la Direction transmettra le présent accord à la Direccte pour validation dès sa signature.
La Direccte notifie à l'employeur la décision de validation dans un délai de quinze jours à compter de la réception de l'accord collectif. Elle la notifie, dans les mêmes délais, au CSE et aux organisations syndicales représentatives signataires.
Le silence gardé par la Direccte pendant le délai ci-dessus vaut décision d'acceptation de validation. Dans ce cas, l'employeur transmet une copie de la demande de validation, accompagnée de son accusé de réception par l'administration, au CSE et aux organisations syndicales représentatives signataires.
La décision de validation ou, à défaut, les documents précités et les voies et délais de recours sont portés à la connaissance des salariés par voie d'affichage sur leurs lieux de travail ou par tout autre moyen permettant de conférer date certaine à cette information. Au sein de l’UES INSEAD, cette information se fera via l’Intranet du Département RH.
En cas de refus de validation, les Parties se réuniront immédiatement afin de prendre en compte les raisons du refus de l’Administration et réviseront le cas échéant l’accord afin de le soumettre à nouveau pour validation ou de décider s’il convient, pour l’une ou l’autre des Parties ou conjointement, d’exercer toutes les voies de recours qu’elles jugeront utiles.
En cas d’échec des négociations, de refus réitéré de l’Administration et/ou échec des voies de recours exercées, le présent accord sera considéré comme nul et non avenu.
Enfin, la procédure de validation sera renouvelée en cas de conclusion d'un avenant de révision au présent accord.
Procédure d’autorisation de l’APLD
Conformément à l’article 2 du décret 2020-926 du 28 juillet 2020, chaque entité de l’UES INSEAD adressera à l’autorité administrative, avant l’échéance de chaque période d’autorisation d’activité partielle spécifique, un bilan portant sur le respect des engagements en matière d’emploi et de formation professionnelle.
Ce bilan est accompagné d’un diagnostic actualisé de la situation économique et des perspectives d’activité de chaque entité, ainsi que du PV de la dernière réunion au cours de laquelle le CSE a été informé sur la mise en œuvre de l’activité partielle spécifique.
En cas de refus de renouvellement de l’autorisation, les Parties conviennent que le présent Accord sera caduc de plein droit.
Article 12. Date de début et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de deux ans. Il prendra effet au plus tôt le 1er septembre 2020 sous réserve de sa validation par l’autorité administrative et de son entrée en vigueur à cette date, et cessera de produire effet au plus tard le 31 août 2022.
Article 13. Révision
Conformément à l’article L.2222-5 du Code du travail, l’accord peut être révisé.
La demande de révision, qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties, doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre signataire.
Tout signataire introduisant une demande de révision doit l’accompagner d’un projet sur les points à réviser.
Des discussions devront s’engager dans les 15 jours suivant la date de demande de révision.
Article 14. Entrée en vigueur et publicité
Le présent accord s'appliquera à compter de sa signature. Le présent accord est établi en 4 exemplaires originaux pour remise à chacune des parties, ainsi que pour effectuer les formalités et dépôts suivants :
1 exemplaire adressé pour validation à la DIRECCTE de Seine-et-Marne, une version sur support électronique lui étant également adressée ;
1 exemplaire adressé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Fontainebleau, une fois la validation par la Direccte obtenue.
Enfin, en application des articles R.2262-2 et R.2262-3 du code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel ainsi que sur l’Intranet.
Fait à Fontainebleau, le 24 août 2020
Pour l’INSEAD
XXX
Pour INSEAD RésidencesPour le syndicat CGT XXX (*)XXX (*)
(*) Parapher chaque page
ANNEXE RELATIVE AUX PREVISIONS DE REDUCTION D’ACTIVITE PAR DEPARTEMENT ET PAR EQUIPE DE TRAVAIL POUR LES SIX PREMIERS MOIS D’APPLICATION DE L’ACCORD
Pour information. Projections envisagées, en fonction de la situation économique et sanitaire connue à ce jour, des pourcentages de réduction d’activité par Département
