Dans le cadre de la loi du 22 mars 2012 intervenue dans le prolongement de l’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 et des négociations sur la qualité de vie au travail, la direction et les partenaires sociaux ont souhaité, permettre et encadrer le télétravail à l’INRS par un premier accord d’entreprise conforme aux dispositions des articles L.1222-9 et suivants du code du travail.
Les partenaires sociaux signataires du présent accord considèrent que le télétravail peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail contribuant à la motivation des salariés dans leur travail. Les parties signataires considèrent en effet que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans les conditions de travail et dans l’exercice de l’activité professionnelle. Cet accord s’inscrit dans le cadre des négociations menées par les partenaires sociaux visant notamment à promouvoir la qualité de vie au travail tout en veillant à la santé et la sécurité des télétravailleurs et en garantissant la conciliation de la vie privée et de la vie professionnelle et le droit à la déconnexion qui feront l’objet de négociations ultérieures.
En ce sens, les parties signataires portent une attention particulière au maintien du lien entre le salarié en situation de télétravail et son département de rattachement. Les partenaires sociaux sont attachés à ce que l’organisation en télétravail n’affecte pas le collectif et le travail en équipe dans les différents départements de l’Institut.
Titre I – Cadre et dispositions générales
Article 1 – Objet de l’accord
Le présent accord a pour objet la définition des modalités d’accès et des conditions de mise en œuvre du télétravail régulier au sein de l’INRS.
Comme défini par l’article L1222-9 du code du travail, le télétravail désigne, « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».
Le présent accord ne concerne pas le télétravail autorisé de manière ponctuelle pour des raisons exceptionnelles qui pourra faire l’objet d’un accord ultérieur, ainsi que les aménagements du temps de travail recommandés pour raisons médicales par le médecin du travail.
Article 2 – Maintien des droits individuels et collectifs
Le télétravail, parce qu’il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, respecte les droits individuels et collectifs des salariés.
Le salarié volontaire en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. De même, le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés, notamment en matière de formation professionnelle et de déroulement de carrière. Le salarié en situation de télétravail est donc dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’INRS, notamment en ce qui concerne la charge de travail ainsi que l’évaluation du travail fourni. Une attention particulière sera portée au non report de la charge de travail sur les salariés non télétravailleurs.
Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, frais de santé et prévoyance que les autres salariés.
Titre II – Conditions d’accès au télétravail
Article 3 – Eligibilité
Compte tenu de cette nouvelle organisation du travail et de sa mise en place et afin de maintenir le lien social, la cohésion et permettre aux départements de continuer à fonctionner efficacement, les partenaires sociaux fixent les conditions cumulatives suivantes :
Le salarié doit être titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) ;
Le salarié doit avoir une ancienneté d’un an minimum ;
La nature du poste doit permettre d’exercer certaines activités à l’extérieur des locaux de l’INRS ;
Le télétravail ne doit pas représenter une gêne pour le fonctionnement de l’unité de travail ;
L’activité en télétravail ne doit pas nécessiter l’utilisation de logiciel ou application considérés comme sensibles pour des raisons de confidentialité et de sécurité liées à la protection des données personnelles ou qui, en raison d’incompatibilité technique, ne peuvent être rendus accessibles à l’extérieur des locaux de l’INRS.
Ainsi, ne peuvent être exercées en télétravail, dans le cadre du présent accord, notamment les activités suivantes utilisant des logiciels spécifiques :
activités nécessitant l’utilisation du logiciel Qualiac,
activités nécessitant l’utilisation des données comptables de l’INRS,
activités nécessitant l’utilisation du logiciel de paie ou des données personnelles que ce logiciel intègre,
activités nécessitant l’utilisation de fichiers ou logiciels traitant des données personnelles,
activités nécessitant l’utilisation du logiciel FORPREV ou d’un logiciel similaire utilisé pour le traitement de données personnelles nécessaire au département formation.
De par leur fonction et leurs responsabilités, les directeurs et chefs de département sont exclus du dispositif. La liste des postes éligibles au télétravail est établie par la direction et les RH, en lien avec les chefs de département, et sera mise à disposition du personnel sur l’intranet (Interligne). Elle pourra être modifiée en tant que de besoin, avec information du comité de suivi (cf. article 13).
Cas particulier : le dispositif de télétravail existant dans le cadre du déménagement du centre de Paris est maintenu pour 3 ans pour les salariés qui en bénéficient à la date de signature du présent accord.
Article 4 – Etude de la demande pour bénéficier du dispositif
Le télétravail ne peut être instauré que sur la base d’un commun accord entre le salarié et l’INRS.
Le salarié qui souhaite passer en télétravail et dont le poste, au vu de la liste publiée par la direction, est à priori éligible, formalise sa demande par écrit avant le 30 septembre auprès de sa hiérarchie, qui l’étudie avec le directeur de centre et le responsable RH de son centre de rattachement. Ils s’assureront :
De la continuité et de la qualité des services qui ne doivent pas être impactées par ce mode d’organisation du travail ;
De l’équité et de la transparence de l’application des conditions d’éligibilité présentées ci-dessus.
Une réponse sera apportée dans un délai de deux mois après la réception de la demande par le responsable hiérarchique.
Le télétravail se mettra en application à partir du 1er janvier suivant.
Pour les années de mise en place, ce calendrier pourra être adapté.
4.1 - Réponse positive
Si la réponse est positive, le responsable RH fournit au salarié :
Un avenant au contrat de travail d’un an renouvelable par expresse reconduction, notifié par écrit ;
L’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail, sous la forme d’une note d’information pratique.
Le salarié est tenu de déclarer aux équipes RH, lors de l’établissement de l’avenant à son contrat de travail, le lieu dans lequel l’activité en télétravail sera exercée. Le salarié s’engage à informer les équipes RH de tout changement d’adresse impliquant une modification définitive de son lieu de télétravail.
Le passage effectif au télétravail est subordonné à la production préalable des documents suivants :
Soit une attestation sur l’honneur déclarant la conformité des installations électriques qu’il utilise et de l’espace de télétravail, ainsi qu’une attestation d’assurance multirisque habitation couvrant le télétravail ;
Soit une attestation d’accueil dans un espace de coworking.
A défaut de la transmission de ces documents, le télétravail ne pourra pas être mis en place. En cas de déménagement du salarié, celui-ci s’engage à en informer les équipes RH et à transmettre les attestations mentionnées ci-dessus mises à jour. Une absence de transmission de ces attestations en cas de déménagement entrainerait la remise en cause automatique de la situation de télétravail.
4.2 - Réponse négative
Si la réponse est négative, elle est motivée par écrit.
Article 5 – Principe de réversibilité
L’accord des parties est réversible tant à l’initiative de l’employeur que du télétravailleur.
Le salarié peut mettre fin à tout moment au télétravail en dénonçant par écrit son avenant et ce sans délai de prévenance.
De même, l’employeur se réserve le droit de mettre fin au télétravail du salarié, par notification écrite et motivée, en respectant un préavis d’un mois, en cas de contraintes organisationnelles ou opérationnelles, dans l’intérêt du service, du collectif de travail, ou en cas de non-respect des modalités de fonctionnement.
Un réexamen de l’éligibilité du salarié (Titre II - Article 3) en cas de changement interne, direct ou indirect (mobilité, réorganisation du service…) pourra être réalisé.
Titre III – Mise en œuvre du télétravail
Article 6 – Rythme du télétravail
Le télétravailleur devra respecter les règles suivantes :
Le télétravailleur dispose d’un droit au télétravail de 15 jours flottants maximum par année civile, non reportables et non cumulables d’une année sur l’autre ;
De manière à éviter l’isolement du télétravailleur vis-à-vis de son unité de travail, il devra travailler au moins 3 jours entiers dans les locaux de l’INRS, dans la semaine concernée ;
Le salarié devra formuler sa demande de télétravail à son responsable hiérarchique, le plus tôt possible, au moins 2 jours ouvrés avant le jour de télétravail ;
La situation de télétravail est possible pour une journée complète et non pas en demi-journée.
Les jours de télétravail seront à valider par le responsable hiérarchique et traités dans l’application de gestion. En outre, le salarié en télétravail est tenu d’assister aux réunions pour lesquelles sa présence physique est requise par son responsable hiérarchique. Par exemple, en certains cas nécessitant la présence physique du salarié dans les locaux de l’Institut (réunion, entretien, présentation, formation,…), le responsable hiérarchique peut refuser la demande du salarié de poser une journée de télétravail.
Lorsqu’une journée de télétravail est programmée mais que des circonstances postérieures rendent impossible le respect des règles cumulatives ci-dessus, le salarié veille à l’annulation de la journée de télétravail concernée.
En cas de circonstances exceptionnelles motivées par le salarié, celui-ci pourra bénéficier d’une journée de télétravail sans avoir à respecter le délai de prévenance ou la nécessaire présence dans les locaux de l’INRS de 3 jours dans la semaine. En pareil cas, le salarié en informe son responsable hiérarchique dans les meilleurs délais et convient avec lui, le cas échéant, de l’activité qui sera réalisée en télétravail. Cette dérogation exceptionnelle s’exerce dans la limite de 3 journées par année civile, qui se décompteront du droit de 15 jours.
Article 7 – Horaires de travail et plages de disponibilité
Le salarié en télétravail exerce son activité dans la limite de 7 heures 48 minutes de travail effectif par jour dans le respect des plages horaires applicables à l’INRS. Ainsi, les 7h48 de travail devront être réalisées obligatoirement entre 7h30 et 19h30. Le télétravailleur en concertation avec l’encadrement fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra être contacté durant sa journée de travail intégrant obligatoirement les plages fixes (9h30-12h00 / 14h00-16h00). Le télétravailleur s’engage également à respecter une pause déjeuner de 30 minutes minimum entre 12h00 et 14h00 et de respecter les dispositions du code du travail en matière d’horaire, notamment la durée maximale de travail de 10 heures par jour.
La journée en télétravail sera comptabilisée forfaitairement à 7h48.
Le salarié en situation de télétravail s’engage à consulter sa messagerie professionnelle régulièrement. Il doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’INRS grâce aux moyens de communication mis à disposition par l’INRS. Pour cela, il renvoie sa ligne téléphonique professionnelle sur la ligne téléphonique à laquelle il est joignable pendant les heures de travail. Il ne pourra être sollicité que pendant les plages d’horaire variable (entre 7h30 et 19h30).
Article 8 – Environnement et équipement de travail
8.1 - Equipement mis à disposition du télétravail
L’INRS fournira au télétravailleur l’accompagnement et les équipements nécessaires pour lui permettre d’exercer son activité professionnelle en télétravail dans des conditions satisfaisantes.
Le salarié en télétravail disposera des équipements suivants :
Un ordinateur PC portable avec chargeur, souris, sacoche ;
Un accès à la messagerie électronique professionnelle ;
Un accès au réseau, dont l’intranet et les baies de stockage ;
Un accès aux applications de l’INRS, à l’exception de celles visées à l’article 3 du titre II.
Les équipements informatiques mis à disposition du salarié restent l’entière propriété de l’INRS et doivent être utilisés dans le respect de la charte et des règles d’utilisation des ressources informatiques en vigueur à l’INRS.
8.2 - Assistance technique
Le télétravailleur prend soin de l’équipement qui lui est confié.
En cas de problème dans la prise en main ou le fonctionnement des équipements et solutions mis à disposition par l’INRS, le salarié en télétravail bénéficie de l’assistance téléphonique auprès du département ISI pendant les plages fixes, entre 9h30 et 12h00 le matin et entre 14h00 et 16h00 l’après-midi.
8.3 - Prise en charge financière
Dès lors que le télétravail s’exerce sur la base du volontariat et que l’INRS fournit aux salariés télétravailleurs les équipements et solutions définis ci-avant, l’INRS ne prend à sa charge ni les frais éventuels d’aménagement, de mise en conformité du domicile, de mobilier, d’assurance, d’abonnement internet ou autres frais engagés par le télétravailleur, ni d’accès à un espace de coworking. Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’INRS, notamment concernant les tickets restaurant qui sont maintenus.
Article 9 – Conditions d’exécution du travail
Le passage en télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée. Le télétravailleur doit veiller à donner le même niveau de visibilité de son action que s’il était présent dans les locaux de l’Institut. De même, le télétravailleur doit être joignable au même titre que s’il effectuait son travail dans les locaux de l’INRS. En cas d’impossibilité technique de réaliser le travail prévu (panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition), le salarié prévient immédiatement son responsable hiérarchique qui réajuste autant que possible l’activité prévue.
Le responsable hiérarchique doit veiller à ce que la charge de travail et les délais d’exécution pour le salarié en télétravail soient évalués selon les mêmes critères que ceux utilisés pour les travaux exécutés dans les locaux de l’entreprise.
Un point spécifique portant sur les conditions d’activité du salarié dans le cadre du télétravail sera abordé lors de l’entretien annuel d’activité (EAA) ou de manière ponctuelle à la demande du salarié ou du responsable. De même, le télétravail peut faire l’objet d’un point en EAA pour les salariés non éligibles, notamment dans la perspective d’évolution de la liste des postes éligibles.
Titre IV – Santé et sécurité au travail
Article 10 – Santé et sécurité au travail
10.1 - Dispositions générales
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. La politique de l’entreprise en matière de santé et sécurité sera rappelée à chaque salarié à l’occasion de son passage en télétravail. Les coordonnées des représentants du personnel élus en charge de la santé et sécurité lui seront également transmises.
L’accès au domicile du salarié demandé par la direction de l’entreprise, les représentants du personnel élus en charge de la santé et sécurité, le médecin du travail ou l’inspecteur du travail pour s’assurer du respect de l’ensemble de ces dispositions est subordonné à l’accord préalable de l’intéressé. Le télétravailleur pourra solliciter de sa propre initiative une visite d’inspection des représentants du personnel élus en charge de la santé et sécurité.
En cas de risques identifiés liés à l’état ou à l’aménagement du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci implique la suspension du télétravail jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.
10.2 - Accident de travail
Le télétravailleur bénéficie de la législation sur les accidents de travail et de trajet. Un accident survenu au lieu déclaré sur l’avenant au contrat de travail, pendant des jours de télétravail et dans la plage d’horaire variable de travail, sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.
Il appartient au télétravailleur de déclarer immédiatement au département RH l’accident dont il a été victime et d’en préciser les circonstances.
10.3 - Conformité des locaux
Le salarié en situation de télétravail doit prévoir à son domicilie un espace de travail spécifique dans lequel sera installé le matériel professionnel mis à sa disposition par l’INRS. Cet espace dédié à l’exercice de ses fonctions devra être aménagé de façon à lui permettre de travailler dans des conditions de travail et de sécurité satisfaisantes. Dans cette perspective, il remet au département RH une attestation sur l’honneur déclarant la conformité des installations électriques qu’il utilise et de l’espace de télétravail.
10.4 - Prévention des risques liés au télétravail
Les risques liés au télétravail seront inscrits au document unique d’évaluation des risques de chaque centre. Le salarié est reçu à sa demande par les services de santé au travail, notamment le médecin du travail. Une information particulière sera réalisée par l’INRS sur les risques liés au télétravail notamment isolement, stress…
10.5 - Confidentialité, protection des données et sécurité
Le salarié en télétravail a l’usage d’informations de l’Institut dans son environnement privé. Il s’engage à porter une attention particulière à l’utilisation et à la confidentialité de ces données pour les travaux qu’il mènera en télétravail. Les règles d’utilisation des ressources informatiques, adjointes aux règlements intérieurs, s’appliquent au télétravail à domicile ou dans un espace de coworking.
Titre V – Accompagnement de la mise en œuvre du télétravail
Article 11 – mesures d’accompagnement
Afin que le télétravail soit réalisé dans les meilleures conditions, des actions d’accompagnement des salariés seront mises en place :
Un point spécifique obligatoire sur l’activité du salarié dans le cadre du télétravail aura lieu lors de l’entretien annuel d’activité (EAA) au cours duquel seront notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en télétravail, ses tâches en télétravail, ainsi que sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’INRS ;
Des points ponctuels à la demande du salarié ou du responsable hiérarchique pourront être réalisés ;
Une sensibilisation et/ou formation à destination de l’encadrement et des salariés sera mise en place ;
Une note d’information pratique sur le télétravail sera remise.
Le passage en télétravail ne change en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le collaborateur (cf. article 7).
Titre VI – Suivi, durée et publicité de l’accord
Article 12 – Entrée en application et suivi de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa signature par une ou plusieurs organisations syndicales en capacité de signer un accord à l’INRS. Cette formalité accomplie, le télétravail pourra se mettre concrètement en place à l’INRS dans les conditions prévues par le présent accord au 1er janvier 2019.
Article 13 – Durée et révision de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans à partir de la mise en place du télétravail, soit fin 2021. Il pourra être révisé par les parties signataires en raison de modifications législatives, réglementaires ou conventionnelles, qui pourraient intervenir postérieurement à la signature et qui en modifieraient l’équilibre. Un comité de suivi composé de la direction et de représentants du personnel sera mis en place pour suivre la mise en œuvre du télétravail à l’INRS. Un bilan annuel sera réalisé et examiné par ce comité. À tout moment, l’une des parties signataires peut également solliciter une réunion afin de réviser cet accord.
Article 14 – Suivi, dépôt et publication
Le présent accord est conclu en 5 exemplaires originaux. Après notification à l’ensemble des organisations syndicales représentatives par lettre recommandée avec accusé de réception, l’accord sera adressé en deux exemplaires à la DIRECCTE, dont un exemplaire en version papier, et une copie en version électronique. Un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris.
Par ailleurs, conformément à l'article 16 IV de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 et aux dispositions relatives aux conditions de publicité mentionnées à l'article L. 2231-5-1 du code du travail, il sera publié dans une version anonyme (sans les noms et prénoms des négociateurs et des signataires) sur le site www.legifrance.gouv.fr et sera accessible au grand public.
L’accord fera en outre l’objet d’une communication spécifique auprès de l’ensemble du personnel de l’INRS, et plus spécifiquement auprès des responsables d’encadrement.
