relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles
ENTRE les organisations syndicales représentatives suivantes :
CFDT,
CFE-CGC,
CGT,
SUD,
d’une part
ET l’entreprise
représentée par […]
d’autre part Conformément au souhait exprimé par courrier du 16 mai 2024 par la Direction, il est convenu de réviser comme suit l’accord d’entreprise du 24 septembre 2018 relatif au « vote électronique ». Sont donc ci-après précisées les modalités d’application du vote dématérialisé par internet pour les élections professionnelles.
Ces modalités s’appliquent aux élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE) ayant vocation à représenter l’ensemble des salariés d’INTER MUTUELLES ASSISTANCE GIE et d’IMA Voyages.
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont signé un accord d’entreprise à durée indéterminée relatif « aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique » le 24 septembre 2018. Conformément aux dispositions légales, le présent avenant a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et les modalités des opérations électorales. Il est rappelé que l'entreprise et les organisations syndicales définissent dans un protocole d'accord préélectoral les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges notamment.
ARTICLE 1 - Principe du recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. La société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui est retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral doit garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : -la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, -l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, -l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, -la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. Le prestataire est choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées par le code du travail. Le système de vote électronique du prestataire doit avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) préalablement au démarrage des opérations électorales. Le prestataire retenu doit ainsi être en mesure de fournir une expertise indépendante (expert ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique) de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
des délibérations CNIL
des dispositions relatives à la protection des données personnelles
du code du travail.
ARTICLE 2 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
La Direction et les Partenaires Sociaux conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
ARTICLE 3 - Modalités d’organisation du vote électronique
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections ont lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet (PC, smartphone, tablette …) et à n’importe quel endroit connecté à Internet (lieu de travail, domicile, etc…). Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire. Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par l’ensemble des électeurs. A cet effet, un document détaillé sur le déroulement des opérations électorales est porté à la connaissance des électeurs. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails de relance pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation. Tout électeur atteint d’un handicap le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. L’entreprise constitue un bureau de vote pour l’ensemble des collèges composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral. Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être suivi au cours du scrutin, par les membres de la délégation du personnel, les membres du bureau de vote et les gestionnaires des élections.
ARTICLE 4 - Les types de fichiers et leur contenu
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales (« fichier des électeurs ») ainsi que celles relatives à leur vote (« contenu de l’urne électronique ») sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés. Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par l’entreprise. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, en vue d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données pour ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Les données devant être collectées et transmises au prestataire sont les suivantes :
pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord préélectoral ;
pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’ancienneté, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, question « défi ou secrète »
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement
pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires des élections
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ; interlocuteur dédié du prestataire
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires des élections après le scrutin
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires des élections
pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire des élections
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
ARTICLE 5 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.
ARTICLE 6 - Déroulement du vote
Préalablement à la négociation du protocole d'accord préélectoral, le prestataire peut présenter sa solution logicielle de vote électronique aux organisations syndicales afin de répondre à toutes les questions relatives au fonctionnement du site de vote électronique. Par ailleurs, l'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le prestataire, les gestionnaires des élections et les membres du bureau de vote. En présence des délégués de liste, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert :
à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet
à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système
Plus précisément, les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections. Les étapes de contrôle lors de la réunion de scellement sont les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement
Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire
Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote
Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats
Contrôles de la conformité des résultats obtenus
Suivi des taux de participation et listes d’émargements
Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote
ARTICLE 7 - Modalités d'accès au serveur de vote
Afin de procéder au vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur reçoit par mail, courrier postal ou tout autre moyen, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote. Seul le prestataire a connaissance de l'identifiant. Le mot de passe est envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification. L’électeur peut exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la question « défi ou secrète », permet à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral. Ces identifiants, mots de passe et questions « défi ou secrète » sont également valables en cas de second tour. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparait clairement à l’écran et peut être modifié avant validation. Sa validation définitive empêche toute modification et vaudra signature et émargement. La transmission du vote et l’émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Ce vote est traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. En cas de perte ou d'oubli des codes, une cellule d’assistance téléphonique mise en place par le prestataire se tient à la disposition des électeurs. La cellule d’assistance téléphonique vérifie plusieurs informations auprès de l’électeur avant de générer et de communiquer un nouveau mot de passe via mail ou SMS.
ARTICLE 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, l’entreprise et le prestataire, procèdent à la destruction des fichiers supports. Les membres du bureau de vote, les gestionnaires des élections et les délégués de liste peuvent consulter à tout moment, sur un site sécurisé et au moyen d’un code secret transmis au préalable par le prestataire, le taux de participation.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement est effectué, en présence des délégués de listes et des représentants de l’employeur, par le bureau de vote, ces derniers bénéficiant d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. A l’issue du vote et avant le dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système. Le dépouillement est assuré ainsi à la clôture des opérations de vote par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote. Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.
ARTICLE 10 - Application de l’avenant
Le présent avenant à l’accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
ARTICLE 11 - Révision
Chaque partie signataire ou adhérente, seule habilitée à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes. La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues. Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.
ARTICLE 12 - Dénonciation
Le présent avenant pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes. Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence. Les règles de conclusion de l’accord sont celles énoncées par la loi. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.
ARTICLE 13 - Publicité de l’avenant
Un exemplaire original de cet avenant est remis à chacune des parties signataires. Le présent avenant sera rendu public et versé sur une base de données nationale dont le contenu est publié en ligne. La version rendue anonyme de l'avenant sera déposée par la partie la plus diligente. Conformément à la législation en vigueur, le présent avenant fera l’objet d’un dépôt à la diligence de l'entreprise. Une version électronique du présent avenant sera déposée sur la plateforme « TéléAccords » du Ministère du travail. Cette formalité vaut dépôt auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS). Un exemplaire sera par ailleurs déposé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Niort.
Fait à Niort, le 18 juin 2024
Pour les organisations syndicales représentativesPour l’entreprise représentée par […]
