Protocole d’Accord Préélectoral relatif aux élections 2026 du Comité Social et Économique de IPODEC Normandie
Entre
La société IPODEC Normandie, dont le siège social est Le Trident, 18/20 rue Henri Rivière, 76000 ROUEN, Représentée par XXX, dûment habilité, agissant en qualité de Responsable Ressources Humaines,
Ci-après, nommée “la Société”,
Et
Le syndicat C.G.T. représenté par XXX en sa qualité de Délégué Syndical Central ; Le syndicat F.O. représenté par XXX en sa qualité de Délégué Syndical Central. Préambule Conformément à la législation en vigueur, la direction a convoqué par courrier recommandé le 09 septembre 2026 toutes les organisations syndicales à une réunion fixée le 5 octobre 2026 afin de définir les modalités électorales du Comité Social et Économique. Une éventuelle deuxième réunion de négociation était fixée le 8 octobre suivant. Pour rappel, la convocation précisait qu’un accord de prorogation des mandats a été signé le 22 juin dernier visant à proroger les mandats au 17 novembre 2026. Lors de la réunion du 5 octobre 2026, qui s’est tenue dans les locaux de la société situés au TRIDENT à Rouen, les organisations syndicales CGT, et FO, dûment mandatées, étaient présentes.
Le présent protocole a pour objectif de fixer les modalités de l’élection du Comité Social et Économique de la société IPODEC Normandie conformément à l’accord d’entreprise relatif à la mise en place du CSE en date du 25 juillet 2022. Il est ici rappelé que l'article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R2314-5 à R2314-18 du Code du travail définissent les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
L’accord pour l’utilisation du vote électronique comme moyen de vote aux élections des représentants du personnel au CSE a été signé par les organisations syndicales représentatives à l’unanimité le 3 juin 2026, autorisant ainsi l’utilisation du vote électronique.
À l’issue de la réunion de négociation menée le 5 octobre 2026, les modalités particulières des élections en vue du renouvellement de l’institution ont été fixées comme suit : Article 1 - Durée des mandats
D’un commun accord, les parties signataires fixent à quatre ans la durée du mandat des représentants du personnel à élire.
Article 2 - Modalités de vote Les Parties signataires conviennent de l'adoption du vote électronique comme moyen de vote exclusif dans le cadre de l'élection professionnelle des représentants du personnel, conformément à l'accord d'entreprise prévu à cet effet.
Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles. Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours. Article 3 - Recours à un prestataire extérieur La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la société Voxaly, ci-après dénommée «le Prestataire», spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.
Dans ce contexte, les parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé «le Système de vote» dans le cadre des élections professionnelles. Le cahier des charges de la solution de vote du prestataire est annexé à la présente.
Article 4 – Établissements Conformément aux articles L2313-2, L2313-3 et L2313-4, le présent protocole a pour champ d’application les Comités Sociaux et Économiques des établissements suivants :
CSE Regroupement T1
IPODEC Le Havre situé Quai du Rhin - 76600 LE HAVRE dont le n° SIRET est 380 150 185 00201 ;
IPODEC Saint Vigor d’Ymonville situé Parc des Alizés - route des Barges Rousses - 76430 ST VIGOR D'YMONVILLE dont le n° SIRET est 380 150 185 00185 ;
CSE Regroupement T2
IPODEC Heudebouville situé Ecoparc Louviers Sud - 5 Allée des Chênes - 27400 HEUDEBOUVILLE dont le N° SIRET est 380 150 185 00045 ;
IPODEC Oissel situé 1674 Bd Dambourney - 76350 OISSEL dont le n° SIRET est 380 150 185 00227 ;
IPODEC Petit Quevilly situé 3 allée de l'Industrie - ZI des Pâtis - 76144 LE PETIT QUEVILLY dont le N° SIRET est 380 150 185 00060 ;
IPODEC Rouxmesnil Bouteilles situé ZI Zone Bleue - 76370 ROUXMESNIL BOUTEILLES dont le n° SIRET est 380 150 185 00094.
Article 5 - Effectifs par collèges électoraux et répartition des sièges
Regroupement 1
Conformément à l’article L. 2314-11 du Code du travail, les membres du Comité Social et Économique T1 sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :
1er collège des ouvriers et employés,
2ème collège des ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maîtrise et assimilés, et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilées
L’effectif total du Regroupement T1 est de : 113,40 ETP
Selon l’article R. 2314-1 du code du travail, le nombre de membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique T1 est de : 6 Délégués Titulaires et 6 Délégués suppléants. L’effectif pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant : Collèges Total Répartition des sièges
Conformément à l’article L. 2314-11 du Code du travail, les membres du Comité Social et Économique T2 sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :
1er collège des ouvriers et employés,
2ème collège des ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maîtrise et assimilés, et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilées
L’effectif total du Regroupement T2 est de : 185,84 ETP Selon l’article R. 2314-1 du code du travail, le nombre de membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique T2 est de : 9 Délégués Titulaires et 9 Délégués suppléants. L’effectif pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant : Collèges Total Répartition des sièges
Suivant la demande exprimée par les organisations syndicales signataires, la Direction a accepté de transférer un siège du 2ème collège vers le 1er collège. La répartition définitive des sièges entre les collèges électoraux est donc la suivante : Collèges Répartition des sièges
Titulaires Suppléants
1er collège
8
8
2ème collège
1
1
Sont pris en compte pour le calcul de cet effectif :
Les salariés d’IPODEC Normandie titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat pour les CDD),
Les intérimaires,
Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du 1er tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an.
Seuls les ETP CDD de surcroît et les ETP intérims de surcroît sont pris en compte. Article 6 - Représentativité femmes / hommes au sein des listes Conformément à l'article L. 2314-13, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l’alternance entre les sexes n’est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d’instance l’annulation de l’élection du ou des élus du sexe sureprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions. Ces règles s’appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.
Regroupement T1
Collèges Femmes Hommes Nombre d’hommes devant figurer sur chaque liste Nombre de femmes devant figurer sur chaque liste 1er collège 31,47% 68,53% 3 2 2ème collège 66,27% 33,73% 0 1
Regroupement T2
Collèges Femmes Hommes Nombre d’hommes devant figurer sur chaque liste Nombre de femmes devant figurer sur chaque liste 1er collège 11,31% 88,69% 7 1 2ème collège 47,41% 52,59% 0 1
Article 7 - Calendrier des opérations électorales Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :
Étapes Dates Annonce des élections professionnelles 04 août 2026 Diffusion et affichage des listes électorales Diffusion et affichage de la notice 13 octobre 2026 Désignation des membres des bureaux de vote et des observateurs 19 octobre 2026 1er tour
Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées 19 octobre 2026 à 12h00 Affichage et publication des listes de candidats 20 octobre 2026 Envoi des codes de connexion par courrier 28 octobre 2026 Formation, test et scellement du système de vote 29 octobre 2026 Ouverture du vote 02 novembre 2026 à 06h00 Clôture du vote 04 novembre 2026 à 16h00 Dépouillement 04 novembre à 16h15
Le scrutin des élections professionnelles est ouvert à compter du 2 novembre 2026 à 06H00 jusqu’au 4 novembre 2026 à 16H00. Pour rappel, le second tour n’a lieu que dans les situations suivantes appréciées pour chaque élection :
les syndicats n’ont pas présenté de liste ;
tous les sièges n’ont pas été pourvus ;
le quorum n’a pas été atteint (50% des électeurs n’ont pas valablement voté).
En cas de second tour, le scrutin sera ouvert du 16 novembre 2026 à 06H00 jusqu’au 18 novembre 2026 à 16H00.
Le calendrier du second tour, s’il a lieu, des élections professionnelles est établi comme suit :
2ème tour
Appel à candidatures 4 novembre 2026 Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées 6 novembre 2026 à 12h00 Ouverture du vote 16 novembre 2026 à 6h00 Clôture du vote 18 novembre 2026 à 16h00 Dépouillement 18 novembre 2026 à 16h15
ARTICLE 8 - Cellule d’assistance technique
Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre des élections professionnelles. La Cellule d'assistance technique sera composée :
d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;
d'un représentant de la Société, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection » ;
Article 8.1 - Rôle du représentant du prestataire
Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales. A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.
En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.
Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, matricule de chaque salarié électeur.
Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.
De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.
Article 8.2 - Rôle du gestionnaire de l’élection
Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de la Société.
Les parties conviennent que le gestionnaire de l’élection en question sera le Responsable Ressources Humaines.
A ce titre :
Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales. De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.
Il est ici rappelé que le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.
Article 9 - Electorat, éligibilité et listes électorales 9.1 - Electorat et éligibilité des salariés de IPODEC Normandie
Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 2 novembre 2026) :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise ou dans l’une des filiales du Groupe,
Avoir la capacité électorale (n’ont fait l’objet d’aucune incapacité, interdiction ou déchéance relative aux droits civiques),
Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 2 novembre 2026) :
Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,
Être âgé de 18 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise ou dans l’une des filiales du Groupe,
Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur ainsi que des salariés qui disposent d’une délégation écrite particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au chef d’entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique.
9.2 - Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition d’IPODEC Normandie Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 2 novembre 2026) :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir la capacité électorale,
Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 mois continus,
Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.
Conformément à l’article L2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure
ne sont pas éligibles.
9.3 - Listes électorales
Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur et affichée sur les panneaux d’information au plus tard le 13 octobre 2026.
Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, son genre, sa date de naissance, le secteur CSE (T1 ou T2), la société / établissement de rattachement, son ancienneté, son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité. Les listes électorales avec au moins Nom, Prénom, secteur CSE (T1 ou T2), société, établissement, collège et électeur / éligible, seront transmises aux organisations syndicales signataires le
13 octobre 2026 par mail.
La date d’ancienneté s’entend comme la date d’ancienneté Groupe, y compris ancienneté reprise dans le cadre de l’annexe V CCNAD. Les références de présence pour les notions d’électeurs / éligibles s’entendent au jour du premier tour du scrutin. Les réclamations concernant ces listes seront à adresser à XXX, Responsable RH, joignable via l'adresse mail suivante : XXX, au plus tard le
16 octobre 2026.
La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.
Article 10 - Information du personnel Pour rappel, le personnel a été informé de la tenue des élections par voie d’affichage le 4 août dernier. Article 11 - Listes de candidats Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées au premier et deuxième alinéa de l’article L. 2314-15 du code du travail et que les candidatures sont libres en cas d’éventuel 2nd tour. 11.1 - Constitution des listes de candidats Chaque candidature ou liste de candidatures devra porter les mentions suivantes :
Le Mandat : CSE
Le secteur CSE (Regroupement T1 ou T2)
Le type de siège : Titulaire ou suppléant
Le collège concerné
Le cas échéant, le syndicat
Les Noms et prénoms des candidats
Leur ordre de présentation
S’il intervient un second tour de scrutin, les listes syndicales présentées au premier tour continueront d’être considérées comme valablement déposées. En cas de changement dans leur composition ou de dépôt de nouvelles listes, il appartiendra aux Organisations Syndicales de les adresser à nouveau par mail, au même titre que toute nouvelle liste de candidats à la Direction. Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Elle peut en comporter moins. Si un candidat se présente seul, il sera considéré comme une liste à lui seul. Un même candidat peut se présenter à la fois comme titulaire et comme suppléant. Toutefois, s’il est élu à la fois comme titulaire et comme suppléant, il sera automatiquement désigné comme titulaire. 11.2 - Dépôt des listes Au 1er tour, à partir du jour d’affichage de l’extinction du délai de réclamations concernant les listes électorales (16 octobre 2026) et jusqu’au 19 octobre 2026 à 12H00,
les organisations syndicales concernées sont invitées à adresser leurs listes de candidats par mail à l’adresse suivante : nicolas.le-callonnec@veolia.com.
Si un 2nd tour est nécessaire, les listes déposées au 1er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1er tour avant le 6 novembre 2026 à 12H00. Pour le 1er, comme pour le 2nd tour, les candidatures sont affichées sur les panneaux d'affichage des différents établissements concernés au lendemain de la date limite de dépôt. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs. 11.3 - Représentant des listes de candidats Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l'élection par un candidat de la liste. Les représentants des listes se feront connaître lors du dépôt des listes. Lors de chaque tour, les représentants des listes de candidats seront invités par le Gestionnaire de l'élection à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du Système de vote d'une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d'autre part.
11.4 - Propagande électorale et logos des listes de candidats La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats. La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour.
Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisé VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :
format PDF de 2 Mo au maximum,
1 page A4 recto verso,
couleur ou noir et blanc.
Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.
Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
format png,
taille de 200 pixels x 200 pixels.
Professions de foi et logos doivent être déposés auprès de XXX, responsable RH par e-mail avant le 19 octobre 2026 à 12H00 pour le 1er tour et avant le 6 novembre 2026 à 12H00 pour le 2nd tour. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats. La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.
Les listes sont affichées selon l’ordre indiqué dans le référentiel Listes et candidats.
Article 12 - Observateurs Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« Observateur » au cours de l'élection. Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes :
Les listes électorales ;
Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi) ;
La composition du Bureau de vote ;
L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote.
Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Élection :
Le Gestionnaire de l'élection ;
Les représentants de l'employeur ;
Le délégué de liste désigné par chacune des listes de candidats ;
Le prestataire VOXALY.
Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.
Article 13 - Le bureau de vote
13.1 - Désignation des membres du Bureau de vote
Un bureau de vote sera installé pour chaque CSE (Regroupement T1 et Regroupement T2), soit au total 2 bureaux de vote.
Ces bureaux de vote sont établis pour les deux tours dans la mesure du possible.
Chaque bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la direction parmi les électeurs volontaires.
Le bureau de vote n'est composé que d'électeurs du périmètre du CSE concerné. Il est rappelé que le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.
Le Bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes.
Le Gestionnaire de l'élection se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le Bureau de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions.
À défaut de volontaires, le bureau de vote sera composé, conformément aux principes généraux du droit électoral, du salarié électeur le plus âgé du collège et du salarié électeur le plus jeune.
À défaut d'accord entre les membres du Bureau de vote, le plus âgé sera désigné Président.
La composition de chaque bureau de vote sera arrêtée et affichée le
19 octobre 2026.
13.2 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote
L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.
13.3 -Rôle des membres du Bureau de vote
Le Bureau de vote veille à la régularité des opérations électorales, procède au dépouillement, proclame les résultats et dresse le procès-verbal des élections.
À ce titre, les membres :
seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées (une pour chaque membre du bureau de vote) ;
seront formés au fonctionnement de l'espace de vote ;
disposeront de l'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;
contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes ;
Ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales ;
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés ;
La composition du Bureau de vote ;
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation ;
Les listes d'émargement ;
Le code de scellement du Système de vote.
13.4 -Formation des membres du Bureau de vote
L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.
L’employeur ou son représentant peut également assister aux opérations électorales à condition d’observer une stricte neutralité et de n’attenter d’aucune sorte à la liberté du vote. Dans les mêmes conditions, chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidats pourra désigner un délégué de liste, candidat ou non, appartenant ou non à l’entreprise, par bureau de vote pour assister aux opérations de vote et de dépouillement du bureau de vote pour lequel il a été désigné.
La liste nominative des délégués de liste devra être communiquée à la Direction en même temps, dans les mêmes conditions et dans les mêmes délais que les listes des candidats. Cette participation en tant que scrutateur n’entraînera aucune perte de salaire. En cas de présentation d’une liste commune à plusieurs organisations syndicales, un seul délégué sera désigné par liste. Le délégué de liste doit être prioritairement salarié de la Société.
A défaut, chaque organisation syndicale pourra mandater une personne extérieure à l’entreprise sous condition de se présenter au bureau de vote muni de son courrier de désignation préalablement transmis à la Direction des Ressources Humaines selon les conditions ci-dessus définies.
Article 14 - Information des salariés Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.
Les courriers contenant les codes d'accès (identifiants personnels) des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote.
Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Voxaly, sera communiqué aux électeurs par le gestionnaire de l’élection.
Le Service Support de Voxaly, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté.
Article 15 - Suivi des opérations électorales Les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins. Pendant le déroulement de ces opérations électorales, le taux de participation sera accessible aux observateurs.
Article 16 - Accès au site de vote Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.
Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.
Les identifiants personnels seront édités et adressés par le Prestataire aux électeurs et aux observateurs à leurs adresses électroniques préalablement enregistrées dans le Système de vote. Les identifiants seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.
Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :
l'électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans l'email en saisissant son identifiant
l'électeur connecté au site de vote est invité à créer un mot de passe, nécessaire pour valider chaque vote
L'identifiant et le mot de passe seront valables pour les deux tours des scrutins.
En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique. Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, ainsi qu’une donnée à caractère personnel robuste information personnelle complémentaire connue de chaque salarié-électeur (son matricule). Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande. Article 17 - Expression du vote L’ensemble des salariés identifiés comme électeurs dans le cadre des élections professionnelles procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis auprès de l’électeur. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.
Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles, à l’aide de leur identifiant et leur mot de passe.
Le déroulement est le suivant :
l’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet,
Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (ex : le matricule du collaborateur, sa date de naissance), l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via serveur vocal son mot de passe. Après saisie conforme, le système affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
les listes sont affichées selon l’ordre du référentiel déposé,
l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
l’électeur peut :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie le code défi demandé,
un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.
à tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.
En cas de demande de renvoi de son code d’accès perdu ou non reçu, l’électeur est invité à saisir des données à caractère personnel (nom, prénom, date de naissance, code postal de domicile, le matricule) avec renvoi sur l’adresse email de son choix. La Société s’engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l’appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n’ont pas vocation par leur fonction à utiliser l’outil informatique.
A ce titre, un ordinateur portable sera mis à disposition au sein de chaque établissement pour permettre aux salariés de voter sur leur lieu de travail s’ils le souhaitent, en présence d’un représentant de la société désigné par la Direction.
Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé. Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et son mot de passe pour se connecter au site de vote.
Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.
Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.
Les membres du bureau de vote et la direction disposent d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours. Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter. A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.
Article 18 - Dépouillement et résultat du vote
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l'élection. Le dépouillement des élections des élus au Comité Social et Économique aura lieu pour le 1er tour le 4 novembre 2026 à partir de 16h15. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, il se tiendra le 18 novembre 2026 à partir de 16h15. Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site internet de vote,
déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
impression et signature des procès-verbaux,
proclamation des résultats.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales. Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour, carence de candidats au premier tour. Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés. Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.
Article 19 - Procès-verbaux
19-1 signature et communication des PV
Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 2 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur. Les résultats du vote sont télétransmis via le dispositif du prestataire au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP). Une fois l’action réalisée, après réception de l’accusé de réception correspondant, l’employeur devra procéder au téléversement de la version scannée des procès-verbaux établis dans les quinze jours suivant la tenue des élections. Chaque liste ayant présentée des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande. Dès le lendemain des élections, les résultats seront portés à la connaissance du personnel par voie d'affichage.
19-2 Signature et conservation des listes d’émargement
A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Société. L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.
19-3 Proclamation des résultats
Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux. Article 20 - Formalités de déclaration et accès aux données personnelles Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition, de portabilité, d'effacement et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.
Article 21 - Conservation et destruction des fichiers support Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.
Article 22 - Durée du protocole d’accord Le présent protocole est conclu pour les deux tours des élections et en cas d’élections partielles.
Article 23 - Publicité du protocole d’accord Le présent accord entrera en vigueur à la date de sa signature, sauf mention expresse dans l’accord. Il sera déposé en deux exemplaires auprès de la DREETS compétente, sur support électronique, et en un exemplaire auprès du Conseil de Prud’hommes. Il est par ailleurs rappelé que le présent accord sera publié sur la base de données nationales en respectant la confidentialité de l’identité des parties. Il sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage.
Fait à Rouen, le 07/10/2026
Pour l’employeur, XXX RRH
Pour la CGT XXX Délégué Syndical Central
Pour FO XXX Délégué Syndical Central
ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)
Les exigences de sécurité pour le vote
La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.
Anonymat
L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur
Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire attribue à chaque électeur un code d’accès qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible. Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.
Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.
L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin
L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux. Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne. De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.
La préservation de l’anonymat
Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend
aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.
L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.
Confidentialité et chiffrement
Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,
la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.
De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur. Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.
Intégrité
Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ». L’application assure l’intégrité des votes :
après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,
un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,
une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.
La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :
aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,
aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.
Disponibilité
Les services de vote par Internet sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé. Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE. En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements. La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.
Le scellement du système et des données
Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées. Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stockées sur un support stable et non modifiable. Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.
L’expertise
Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients. Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.
Recommandations CNIL
Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentés à la CNIL à la division des affaires économiques. VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.
