ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE DU FORFAIT
ANNUEL EN JOURS
La société
IZIPIZI GROUP, société par actions simplifiée, dont le siège social est situé 19, rue de Calais, 75009 Paris, et immatriculée au registre du commerce de Paris sous le numéro 915 210 884, représentée par X, en sa qualité de Directeur Général],
Ci-après dénommée la « Société »
D’UNE PART,
ET
La
majorité des deux tiers du personnel, selon procès-verbal annexé au présent accord,
D’AUTRE PART,
Ci-après collectivement dénommées ensemble, les « Parties »
sont convenues des dispositions suivantes :
PREAMBULE
En l’absence de dispositions relatives aux modalités de recours aux forfaits annuels en jours prévues par la convention collective du Commerce de Gros, les Parties sont convenues, conformément aux termes de l’article L. 3121-63 du Code du travail, de conclure le présent accord d’entreprise.
Le présent accord se substitue à tous les accords et usages antérieurs en vigueur dans la Société ayant le même objet.
Les Parties souhaitent rappeler la nécessité de garantir le respect des repos quotidien et hebdomadaire et de veiller régulièrement à ce que la charge de travail des salariés en forfait jours reste raisonnable et permette une bonne répartition dans le temps de leur travail. La procédure de suivi et de contrôle de la durée du travail des salariés concernés, instituée par le présent accord, concourt à cet objectif.
La Société étant, à sa date de conclusion, dépourvue de représentation du personnel, les présentes dispositions sont conclues en application de l’article L. 2232-21 du Code du travail.
CECI ETANT EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 – Catégories de salariés concernés
Conformément à l’article L. 3121-58 du code du travail, peuvent conclure une convention individuelle de forfait en jours sur l'année, les « salariés autonomes » aux rangs desquels se placent :
les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;
les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Les Parties conviennent que sont ainsi concernés par cette modalité d’organisation du travail au sein de la Société les personnels exerçant des responsabilités de management ou de Direction, des missions commerciales, ou accomplissant des tâches de conception ou de création, de conduite et de supervision de travaux, disposant d'une large autonomie, liberté et indépendance dans l'organisation et la gestion de leur temps de travail pour exécuter les missions qui leur sont confiées. Les Parties conviennent que sont concernées par cette modalité d’organisation du travail les salariés appartenant à minima au Niveau VIII, Echelon 2, de la convention collective du Commerce de Gros. En revanche, sont exclus du champ d'application du présent accord, les salariés relevant du statut de cadre dirigeant tel que défini par l'article L. 3111-2 du Code du travail, c'est-à-dire ceux auxquels sont confiées des responsabilités dont l'importance implique une grande indépendance dans l'organisation de leur emploi du temps, qui sont habilitées à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués au sein de la société Izipizi Group.
Article 2 – Conditions de mise en place
Le forfait jours est inscrit dans le contrat de travail ou un avenant au contrat de travail et nécessite l’accord écrit du salarié concerné.
La convention individuelle de forfait fait référence au présent accord et précise :
le fait que le salarié est autonome, justifiant le recours à la convention de forfait ;
le nombre de jours compris dans le forfait annuel ;
la rémunération correspondante ;
les modalités de suivi de la convention de forfait jours.
Article 3 – Décompte du temps de travail en jours sur une base annuelle La comptabilisation du temps de travail du salarié se fait en jours sur une période de référence annuelle correspondant à l’année civile, s’appréciant du 1er janvier au 31 décembre.
Le nombre de jours travaillés est fixé à hauteur de 218 jours par an (incluant la journée de solidarité), pour un salarié présent sur une année complète et bénéficiant d’un droit intégral à congés payés.
La durée du travail des salariés au forfait annuel en jours est décomptée sur la période de référence par récapitulation du nombre de journées ou demi-journées travaillées par le salarié.
Article 4 – Rémunération forfaitaire
Le salarié bénéficiant d'une convention annuelle de forfait en jours perçoit une rémunération forfaitaire, en contrepartie de l'exercice de sa mission.
La rémunération sera fixée sur l'année et sera versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.
À cette rémunération s'ajouteront les autres éléments de salaires prévus par la convention collective.
Les journées de repos prises seront rémunérées sur la base d'un maintien de salaire.
Chaque salarié concerné établira mensuellement le décompte des jours de repos pris et restant à prendre, au moyen d'une déclaration dans un module dédié du SIRH (Système d'Information Ressources Humaines) de l'entreprise.
En cas d'absence, le nombre de jours correspondant aux absences indemnisées, aux congés légaux ou conventionnels (à l'exception des 25 jours ouvrés de congés payés déjà déduits), aux absences maladie est déduit du nombre annuel de jours à travailler, sur la base de 1 jour par journée d'absence.
En cas d'absence, la retenue par jour doit se faire en divisant le salaire forfaitaire annuel par 218 jours augmenté du nombre de jours de congés payés et des jours fériés chômés payés, On obtient ainsi un salaire journalier.
En cas d'arrivée ou de départ en cours de période, le salarié sera rémunéré à concurrence du nombre de jours de travail effectués sur la période de référence du forfait annuel en jours.
Article 5 – Forfait en jours réduit
La Direction et le salarié peuvent choisir, d’un commun accord, de prévoir un nombre de jours travaillés en deçà du nombre de jours annuels travaillés défini à l’article 3 du présent accord (218 jours).
Le salarié sera rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention individuelle de forfait et la charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue.
Article 6 – Modalités de prise des jours de repos
Afin de ne pas dépasser le plafond convenu (dans la limite de 218 jours de travail sur l’année pour un droit à congés payés complet), les salariés bénéficient de jours de repos.
Les salariés auront droit à 10 jours de repos acquis dès lors qu'ils seront présents pendant toute cette période de référence, à l'exception des absences pour congés payés et jours fériés.
Les jours de repos seront pris à l'initiative du salarié concerné après information de la Direction, aux dates qu'il détermine en fonction des impératifs de fonctionnement du service et sous réserve de respecter un délai de prévenance.
Les jours de repos seront fixés selon un calendrier prévisionnel mensuel. Les jours de repos peuvent être pris par journées ou demi-journées.
Chaque salarié concerné devra, avant chaque mois, définir les dates prévisibles de prise de ses jours de repos et les transmettre à la Direction par déclaration dans le module dédié du SIRH (Système d'Information Ressources Humaines) de l'entreprise.
Les jours de repos devront être confirmés par le salarié en respectant un délai de prévenance de 10 jours.
Le salarié devra remplir le formulaire établi à cet effet.
La Direction se réserve la possibilité, pour des raisons liées à la bonne marche des services, de modifier les dates des jours de repos initialement fixées, sous réserve de respecter un délai de prévenance de 7 jours ouvrés
Il en sera de même lorsque plusieurs salariés auront choisi de partir en congés ou de prendre leurs jours de repos supplémentaires à des dates identiques. En cas de concours de demandes de prise de congés payés et de prise de jours de repos, le report sera imposé au salarié souhaitant prendre des jours de repos.
Les jours de repos pourront être pris de manière consécutive, dans la limite de 2 jours, en accord avec la Direction. Les jours de repos et les jours de congés payés ne pourront être pris de manière consécutive, sauf dérogation expresse de la Direction.
Par ailleurs, les jours de repos devront être pris par le salarié avant le 31 décembre de chaque année. Ces jours ne pourront pas être reportés d'une année sur l'autre ni faire l'objet d'une indemnité compensatrice, saufen cas de rupture du contrat de travail, les jours de repos acquis mais non pris donneront lieu au versement d'une indemnité compensatrice ;
Dans l'hypothèse où le salarié concerné aurait pris un nombre de jours de repos supérieur au nombre de jours de repos acquis, une retenue correspondant aux jours de repos excédentaires sera opérée sur le salaire du salarié.
De même, si le salarié a pris un nombre de jours de repos supérieur à celui auquel il pouvait prétendre compte tenu de son départ en cours d'année, une retenue équivalente au nombre de jours de repos non dus sera opérée sur le dernier salaire
Article 7 – Contrôle du décompte du temps de travail
Conformément à l’article L. 3121-65 du code du travail, le contrôle du temps de travail des salariés sera effectué via un logiciel de système d’information de gestion des ressources humaines, dont le fonctionnement demeure sous la responsabilité de la Direction.
Chaque salarié sera tenu d’utiliser cet outil pour déclarer à son initiative :
le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ;
le positionnement et la qualification des jours non travaillés (repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels, jours fériés, jours de repos au titre de la RTT etc.).
Ce logiciel de suivi est le support via lequel le salarié pourra alerter la Société des situations suivantes :
charge de travail excessive, en particulier dépassement d’une durée hebdomadaire de 48 heures ;
alerte sur le non-respect des dispositions légales relatives aux repos quotidien (11 heures consécutives) et hebdomadaire (35 heures consécutives)
La déclaration régulière du travail du salarié sera l'occasion pour le responsable hiérarchique, en collaboration avec le salarié, de mesurer et de répartir la charge de travail et de vérifier l'amplitude de travail de l'intéressé. Les déclarations du salarié seront régulièrement contrôlées par l'employeur qui assure le suivi régulier de l'organisation du travail de l'intéressé et de sa charge de travail.
Article 8 – Garanties : temps de repos / déconnexion / charge de travail / amplitude des journées de travail / entretien individuel
Article 8.1 – Respect du repos quotidien et du repos hebdomadaire
Les salariés soumis au forfait en jours s'efforceront d'organiser leur temps de travail en privilégiant le bon fonctionnement des services et en se conformant aux nécessités de leurs missions.
Les salariés devront également respecter les règles relatives au repos quotidien et au repos hebdomadaire. Ainsi, les salariés doivent bénéficier d'un temps de repos quotidien d'au moins 11 heures consécutives, lequel pourra être réduit à 9h consécutives en cas de surcroît d'activité dans la limite de 10 fois par an, conformément aux dispositions conventionnelles en vigueur.
Les salariés doivent également bénéficier d'un temps de repos hebdomadaire de 24 heures, auquel s'ajoute le repos quotidien.
Afin de garantir effectivement le droit au repos et de préserver la santé des salariés au forfait jours, les salariés ont interdiction de travailler plus de 6 jours par semaine.
L'effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance, détaillée à l’article 8.2.
Si le salarié estime ne pas être en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il avertit, compte tenu de l'autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, sans délai son employeur afin qu'une solution alternative soit trouvée.
Article 8.2 – Droit à la déconnexion et mise en place de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques
Les technologies de l'information et de la communication font aujourd'hui partie intégrante de l'environnement. Elles s'avèrent également indispensables au fonctionnement de l'entreprise et facilitent grandement les échanges et l'accès à l'information.
Néanmoins, l'utilisation de ces outils de communication doit se faire à bon escient, dans le respect des dispositions légales relatives à la durée du travail, au temps de repos et dans le respect des personnes et de leur vie privée.
Les parties réaffirment l'importance d'un bon usage des outils de communication en vue d'un nécessaire respect de l'équilibre vie privée / vie professionnelle.
La Société veillera à encadrer l'attribution des outils de communication en ne les octroyant qu'aux salariés en ayant une réelle utilité et nécessité dans l'exercice de leurs fonctions.
C'est ainsi que la société reconnaît à son personnel un droit à la déconnexion permettant notamment de concilier vie professionnelle et vie personnelle et d'assurer le respect des temps de repos et de congés.
L'effectivité du respect par les salariés des durées minimales de repos induit un droit à déconnexion mais également une obligation de déconnexion des outils de communication à distance.
Mesures visant à lutter contre l’utilisation des outils numériques et de communication professionnels hors temps de travail
Pour ce faire, les parties sont convenues que chacun a le droit à la déconnexion ce qui se traduit comme suit :
les outils de communication n'ont pas vocation à être utilisés à des fins professionnelles pendant les périodes de repos du salarié,
nul ne doit utiliser sa messagerie professionnelle et/ou son téléphone professionnel à des fins professionnelles pendant la durée de repos quotidien et hebdomadaire (notamment en soirée/nuit, les week-ends, les jours fériés, les congés payés et plus généralement en dehors des jours travaillés)
seules "la gravité, l'urgence ou l'importance exceptionnelle peuvent justifier l'usage de messageries professionnelles en soirée ou en dehors des jours travaillés",
nul n'est tenu de répondre aux courriels, SMS ou appels téléphoniques reçus durant ces périodes.
S’agissant des salariés en forfait en jours, ils organisent leur travail en autonomie. Cette organisation doit permettre une meilleure régulation de la charge de travail et, le cas échéant, une réflexion sur l’organisation du travail. Il est rappelé à chaque cadre et, plus généralement, à chaque salarié de :
s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;
ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ;
pour les absences de plus de 2 jours, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence.
Il est rappelé par ailleurs que les périodes de suspension du contrat de travail (ex. congés, arrêt de travail etc.) doivent être respectées. Le salarié dont le contrat de travail est suspendu ne doit pas utiliser à des fins professionnelles les outils de communication mis à sa disposition. De même, la Direction, sa hiérarchie ou tout autre salarié ne doivent pas le solliciter à des fins professionnelles durant la période de suspension de son contrat de travail,
Des salariés ou le management qui en ressentiraient le besoin peuvent solliciter la Direction des Ressources Humaines afin d'être accompagnés dans la mise en œuvre du droit mais également de leur obligation de déconnexion.
Mesures visant à favoriser la communication
Chaque salarié, et plus particulièrement chaque cadre manager, doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.
Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, il doit veiller :
à la pertinence des destinataires du courriel et à l'utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » ;
à la précision de l'objet du courriel, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ;
à la clarté, la neutralité et la concision de son courriel ;
au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel ;
à la pertinence et au volume des fichiers joints au courriel.
Il est rappelé aux salariés qu'il est fortement déconseillé d'utiliser la messagerie électronique ou le téléphone portable lors des réunions de travail.
Exception des situations d'urgence ou de gravité
Il est admis qu'en cas de situation urgente ou grave, une réponse puisse être demandée dans un temps limité, sans que l'absence de réponse puisse entraîner de conséquence pour le salarié concerné.
Une situation urgente ou grave est une situation nécessitant une prise de contact professionnelle du collaborateur par l'entreprise compte tenu d'un événement dont l'enjeu pour la Société, le client ou/et le service est grave, qui ne peut être programmé par avance et qui ne survient pas de façon régulière, comme par exemple une situation où les biens ou les services ou la continuité du service client seraient ou risqueraient d'être en danger de manière imminente.
Article 8.3 – Evaluation et suivi de la charge de travail et de l’amplitude des journées de travail / Equilibre vie privée et vie professionnelle / Dispositif d’alerte
Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation vie professionnelle et vie privée, il est assuré un suivi régulier de l’organisation du travail du salarié, de sa charge de travail et de l’amplitude de ses journées de travail.
Cette amplitude et cette charge de travail devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition dans le temps du travail de l'intéressé. Le salarié devra être en mesure de concilier sa vie professionnelle avec sa vie privée.
Le salarié tiendra informé son supérieur hiérarchique des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.
En cas de difficulté inhabituelle portant sur l’organisation ou la charge de travail (non-respect des repos et/ou du nombre de jours travaillés prévus au forfait, par exemple) ou en cas de difficulté liée à l’isolement professionnel du salarié, ce dernier devra émettre, par écrit (sur le module de suivi SIRH ou par tout moyen), une alerte auprès de l’employeur ou de son représentant qui recevra le salarié dans les meilleurs délais et formulera par écrit les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation.
Outre ce droit d’alerte, il est rappelé que le salarié peut demander un entretien à tout moment pour prévenir ou remédier à des difficultés telles qu’une surcharge de travail ou relatives à la répartition et à l'organisation de son travail.
Enfin, il est rappelé que le salarié dispose de la faculté de demander un rendez-vous à la médecine du travail en application de l'article R. 4624-34 du code du travail.
Article 8.4 – Entretiens individuels
Un entretien annuel individuel sera organisé par la Direction avec chaque salarié ayant conclu une convention de forfait en jours sur l'année.
A l'occasion de cet entretien doivent notamment être abordés avec le salarié :
sa charge de travail ;
l'amplitude de ses journées travaillées,
la répartition dans le temps de son travail,
l'organisation du travail dans l'entreprise,
l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle,
sa rémunération.
A l'issue de l'entretien, un formulaire d'entretien annuel sera rempli par le supérieur hiérarchique afin de renseigner chacun des différents thèmes abordés et signé par le salarié après avoir porté d'éventuelles observations relatives notamment aux mesures de prévention et de règlement des difficultés, dans les encadres réservés à cet effet. Au regard des constats effectués, le salarié et sa hiérarchie arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge de travail, etc.). Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de l’entretien.
Cet entretien annuel n’est pas exclusif de tout autre entretien sur les mêmes problématiques qui pourrait être sollicité à tout moment par le salarié concerné. A ce titre, tout salarié au forfait-jours pourra solliciter auprès de son supérieur hiérarchique direct un entretien supplémentaire, afin de s'entretenir de sa charge de travail.
Article 8.5 – Suivi médical
Dans une logique de protection de la santé et de la sécurité des salariés, les salariés en forfait-jours pourront bénéficier, sur leur demande expresse, d’une visite médicale supplémentaire afin de prévenir les risques éventuels sur la santé physique et morale.
Article 9 – Incidences des absences, arrivées et départs en cours d’année sur la rémunération
Traitement des absences
En cas d’absence injustifiée devant faire l’objet d’une retenue sur salaire, cette retenue de rémunération sera calculée sur la base du temps de travail qui aurait été travaillé si le salarié avait été présent.
En cas d’absence rémunérée, le temps non travaillé sera valorisé sur la base du temps de travail qui aurait été travaillé si le salarié avait été présent.
Arrivées et départs en cours d’année
En cas d’absence non rémunérée, ainsi qu’en cas d’entrée ou sortie en cours de mois, la rémunération mensuelle du salarié est diminuée à hauteur du salaire journalier correspondant au nombre de jours d’absence sur le mois considéré.
Article 10 – Renonciation à des jours de repos – nombre maximum annuel de jours travaillés
Si la Société entend privilégier la prise de jours de repos, reste que le salarié peut, s'il le souhaite, renoncer à une partie de ses jours de repos en accord avec l'employeur, en contrepartie d’une majoration de 10% de son salaire établi sur la valeur journalière de travail. Cette renonciation fera l'objet d'un avenant écrit au contrat de travail du salarié concerné, précisant le nombre annuel de jours de repos auquel le salarié renonce ainsi que le nombre de jours de repos qu'il lui reste à prendre.
Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-66 du code du travail, le nombre total de jours travaillés dans l’année ne pourra toutefois pas excéder le plafond de 235 jours.
En contrepartie de la renonciation à une partie de ses jours de repos, le salarié percevra un complément de salaire pour chaque jour de repos auquel il aura renoncé,
Article 11 - Prise d’effet et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, à compter de sa date de signature.
Article 12 – Révision et dénonciation de l’accord
Il pourra être dénoncé à tout moment par les parties signataires, moyennant un préavis de 3 mois. La dénonciation sera notifiée par écrit dans les 15 jours à la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS) compétente. Par ailleurs, l’employeur pourra proposer à la ratification des salariés la révision de tout ou partie du présent accord dans le respect des conditions de validité applicables à la conclusion des accords d’entreprise.
Article 13 – Règlement des litiges
Tout différend concernant l’application du présent accord est d’abord soumis à l’examen des parties signataires, en vue de rechercher une solution amiable. Si le désaccord subsiste, le différend est porté devant la juridiction compétente.
Article 14 – Publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé à la diligence de la Société sur la plateforme en ligne TéléAccords qui assure la transmission dématérialisée à la DREETS compétente.
Un exemplaire sera en outre déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud'hommes compétent et à la Commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation (CPPNI) de la branche du Commerce de Gros.
Enfin, il sera tenu à la disposition de chaque salarié.
