Accord d’entreprise 2023 / 06 relatif à la mise en place d’un système de vote électronique pour les élections des représentants du personnel des salariés au Conseil d’administration de la société SA SNCF Holding
Application de l'accord Début : 12/12/2023 Fin : 01/01/2999
Accord d’entreprise 2023 / 06 relatif à la mise en place d’un système de
vote électronique pour les élections des représentants du personnel des salariés
au Conseil d’administration de la société SA SNCF Holding
Conclu entre :
La société KEOLIS DIJON MULTIMODALITE, société par actions simplifiée au capital de 1 000 000 euros dont le siège social est situé 49 rue des ateliers 21073 DIJON, immatriculée au RCS de Dijon sous le numéro 922 332 036, représentée par, Directeur Général,
Ci-après dénommée « Keolis Dijon Multimodalité » ou « l’entreprise », d’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives des salariés :
UNSA, représentée par ses délégués syndicaux, et ;
CFDT, représentée par son délégué syndical, ;
CGT, représentée par son délégué syndical, ;
FO, représentée par ses délégués syndicaux, et ;
CFE-CGC, représentée par sa déléguée syndicale, ;
d’autre part,
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
Préambule
La loi n°2018-515 du 27 juin 2018 pour un nouveau pacte ferroviaire, complétée par l’ordonnance n° 2019-552 du 3 juin 2019 portant diverses dispositions relatives au groupe SNCF, dotent la SA SNCF Holding d’un conseil d’administration (CA), par laquelle est notamment rattachée sa filiale Keolis Dijon Multimodalité.
Le CA est constitué pour un tiers de ses sièges d’administrateurs élus par les salariés.
L’article R. 225-15 du Code du commerce dispose, par ailleurs, que « les fonctions des administrateurs et des membres du conseil de surveillance prennent fin à l'issue de la réunion de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires ayant statué sur les comptes de l'exercice écoulé et tenue dans l'année au cours de laquelle expire le mandat dudit administrateur ou dudit membre du conseil de surveillance ». Cette règle prévoyant le terme du mandat des administrateurs non pas à la date anniversaire exacte de la durée du mandat mais à la suite de l’Assemblée Générale statuant sur les comptes clos l’année de cette date anniversaire, va avoir pour conséquence de réduire la durée théorique des mandats des administrateurs. Keolis Dijon Multimodalité a déjà eu recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles précédentes et pour les précédentes élections des administrateurs salariés aux Conseils d’Administration de décembre 2020.
Dans cette continuité et conformément à la législation en vigueur, l’entreprise souhaite la mise en œuvre d’un dispositif de vote électronique généralisé confié à un prestataire extérieur pour le futur scrutin relatif à l’élection des représentants salariés dans les conseils d’administration concernés.
Article I – Champ d’application
Le vote électronique est généralisé à l’ensemble des salariés liés à la société Keolis Dijon Multimodalité par un contrat de travail pour l’élection des représentants des salariés au conseil d’administration de la SA SNCF Holding.
Article II – Principes généraux
Le système retenu doit respecter les principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et la liberté de vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le système retenu est mis en place dans le respect du principe de sécurité prévu par les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et conformément aux recommandations de la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019.
Article III – Principe du recours à un prestataire
L’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique est confiée à un prestataire, choisi par la SA SNCF Holding sur la base d’un cahier des charges qu’elle a élaboré et qui est annexé au présent accord. Ce cahier des charges reprend toutes les exigences énoncées dans le décret n°2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007, ainsi que dans la délibération CNIL du 25 avril 2019.
La SA SNCF Holding commanditera l’expertise prévue à l’article R. 2314-9 du Code du travail auprès d’un cabinet indépendant spécialisé.
Conformément à la règlementation en vigueur et relative à la protection des données personnelles, la société Keolis Dijon Multimodalité procèdera le cas échéant aux déclarations ou inscriptions requises.
Article IV – Modalités de vote
IV – A – Déroulement du vote
Le scrutin se déroule sur une période de huit jours et selon des horaires de début et de fin prévus dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail ou de tous autres lieux offrant un accès Internet, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. C’est ainsi que les électeurs peuvent utiliser un ordinateur, une tablette ou un smartphone professionnel ou personnel.
Afin de faciliter l’accès des salariés ne disposant pas d’un équipement informatique connecté à Intranet, des ordinateurs ou tablettes sont mis en libre-service pour que tout électeur ait la possibilité de voter dans des conditions de confidentialité équivalentes aux scrutins traditionnels. Les bornes de vote seront disponibles l’avant dernier jour ouvré de scrutin de 9h00 à 17h00, ainsi que le dernier jour ouvré de scrutin de 9h00 à 17h00 ou à la clôture du scrutin si celui-ci se termine avant 17h00. Une borne de vote sera installée au CEM (salle City) et à l’atelier (salle de réunion près du réfectoire). La confidentialité du vote sera assurée par la possibilité de fermer la porte de la salle de réunion et d’y accoler une affiche « ne pas déranger, vote en cours ». Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter, sous réserve des nécessités de service.
IV – B – Envoi du matériel de vote
Le prestataire expédie sous pli scellé, de couleur distincte, deux courriers au domicile de chaque électeur :
Un premier courrier explicatif sur le dispositif proposé, qui comprend :
-Des renseignements sur l’émission d’un suffrage électronique ; -L’adresse Internet du site de vote ; -Le numéro vert de l’assistance en ligne en cas de difficulté technique ;
Son identifiant masqué par un système qui ne peut pas être restauré après la première lecture, afin d’en interdire toute possibilité de prise de connaissance à l’insu de l’électeur ;
Un second courrier qui comprend, au-delà d’un rappel de la notice explicative, son code secret également masqué par un dispositif identique à celui de l'identifiant.
Ces courriers sont expédiés par le prestataire respectivement 8 jours ouvrés et 5 jours ouvrés avant l’ouverture du scrutin sous pli scellé portant la mention « Confidentiel Matériel Electoral ».
IV – C – Processus de vote
L’électeur se connecte à l’application et doit s’identifier au moyen de son identifiant, de son code secret (créés par le prestataire) et d’une donnée personnelle à définir.
L’application de vote lui présente simultanément, le ou les scrutins qui le concerne(nt). L’électeur choisit, le cas échéant, le scrutin pour lequel il souhaite émettre son suffrage.
Le système lui présente l’ensemble des listes de candidatures déposées. L’électeur peut visualiser les candidats de chaque liste avant de valider son choix. A cette occasion, l’électeur dispose aussi d’un lien pour accéder à la « profession de foi » de chaque liste de candidats.
Quand l’électeur a validé une liste, il a la possibilité de raturer le nom de certains candidats de cette liste.
L’électeur dispose aussi de la possibilité de voter « Blanc ».
Pour finir, l'électeur est amené à valider définitivement son vote par la saisie de son code secret et l'activation du bouton « VOTER ». Avant cette action définitive, l’électeur a la possibilité de revenir à son bulletin de vote pour annuler ou modifier ses ratures avant de reprendre la phase de validation de son suffrage.
La validation du suffrage provoque l’affichage d’une confirmation d’enregistrement.
Chaque saisie de l’identifiant et du code secret vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote par le système électronique et interdit toute possibilité d'émission d'un nouveau suffrage pour le scrutin concerné.
Sur l’écran d’accueil de l’application informatique, l’électeur peut visualiser clairement les scrutins qu’il a déjà validés et, télécharger un accusé de réception précisant le jour et l’heure de la validation de chaque suffrage.
En application de l’article R.2314-16 du Code du travail, la liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote (Président et assesseurs) et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Dès la fin des opérations électorales, par analogie avec les dispositions de l’article R.71 du Code électoral, les délégués de liste peuvent consulter les listes d'émargement au siège de chacune des sociétés concernées.
Conformément à l’article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007, tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister de l’électeur de son choix. Afin de garantir la meilleure lisibilité pour les électeurs malvoyants ou non-voyants et en accord avec la loi pour une République Numérique du 7 octobre 2016, la totalité des pages écran de l’application de vote respecte les exigences d'Accessibilité Numériques telles que définies dans le RGAA dernière version et ce à hauteur du taux de conformité de 80% minimum.
Sur l’ensemble des écrans présentés à l’électeur, l’affichage est formaté pour garantir une totale neutralité entre les différentes Organisations Syndicales (taille de caractères, tailles des logos, …).
Keolis Dijon Multimodalité ne dispose pas d’un bureau de vote. Les votes sont remontés au niveau de la SA SNCF Holding auprès d’un bureau de vote centralisateur interentreprises.
Article V – Communication des listes électorales et des listes de candidats
Les listes électorales sont établies par l’entreprise qui en assure la transmission au prestataire retenu à la date fixée par le protocole électoral. De son côté, le prestataire assure dès réception des listes leur sécurité et leur confidentialité.
Les listes de candidats sont établies et transmises conformément aux dispositions du protocole préélectoral.
Les professions de foi doivent être fournies sous la forme d’un fichier au format PDF, de 8000 caractères maximum sur 2 pages, sans images en dehors du logo de l’organisation syndicale. Les professions de foi peuvent être différenciées par scrutin.
Une taille unique de logo est retenue pour toutes les listes de candidats présentées par une ou plusieurs organisations syndicales. Le logo doit être fourni en format GIF ou JPEG. Afin de concilier l’égalité de traitement entre les listes de candidats et les contraintes techniques, tous les logos apparaissent dans un format unique.
L’ensemble de ces documents est adressé par la SA SNCF Holding au prestataire au plus tard à la date fixée par le protocole préélectoral, pour intégration dans le système de vote électronique.
Article VI – Interface de vote
Le prestataire veille dans l’interface de vote à assurer l’égalité de traitement entre tous les candidats participant à l’élection. A ce titre, il doit notamment se conformer aux exigences contenues à cet effet dans le cahier des charges.
Les listes sont présentées sur l’écran dans l’ordre de la représentativité issue des dernières élections professionnelles de 2022 sur le périmètre des sociétés SNCF.
Article VII – Formation
Une formation à l’utilisation du dispositif de vote électronique pourra être dispensée aux représentants du personnel qui la demanderont.
Les membres des bureaux de vote bénéficieront également de cette formation.
Article VIII – Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. Le vote émis par l’électeur est ainsi chiffré et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier contenant la liste d’émargement du scrutin concerné. Ce circuit garantit la confidentialité du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique, notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement, doivent être conformes aux dispositions des articles R.2314-7 et 8 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.
Les représentants de l’employeur et les délégués de liste peuvent consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation en temps réel sur leur périmètre électoral. Les représentants des fédérations concernées disposent d’un accès leur permettant de consulter le taux de participation nationale en temps réel.
ARTICLE IX – Assistance technique
A l’occasion des opérations de vote, l’assistance technique liée aux opérations de vote est intégralement assurée par le prestataire, selon les modalités définies au cahier des charges.
L’assistance technique liée aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail qui empêcheraient l’accès au site de vote reste de la responsabilité de l’Entreprise.
ARTICLE X – Génération de nouveaux identifiants
Conformément au cahier des charges :
Le prestataire doit être en mesure de fournir des nouveaux codes d’accès de manière sécurisé pour les électeurs qui n’ont pas reçu l’envoi à domicile ou l’ont égaré ;
Ce dispositif doit offrir la possibilité pour l’électeur de récupérer des codes d’accès au site de vote, en garantissant l’identification de l’électeur à qui on réattribue ces codes ;
La restitution de codes passe par la génération de nouveaux codes et la destruction de ceux précédemment envoyés à l’électeur.
Le prestataire devra prévoir une plateforme téléphonique (avec un numéro vert) et une plateforme internet, accessibles aux électeurs n’ayant pas reçu leurs codes d’accès ou les ayant égarés. Après identification de l’électeur au moyen de questions discriminantes (exemples : date de naissance, lieu de naissance, ...), des nouveaux codes seront envoyés, selon le choix de l’électeur, sur l’adresse mail ou sur le numéro de téléphone portable qu’il aura communiqué durant l’appel, étant précisé que chaque numéro de portable est limité à un seul électeur. Le prestataire de vote (et notamment l’assistance téléphonique) ne dispose pas des codes d’accès (identifiant et code secret) des électeurs.
ARTICLE XI – Vérification du système de vote électronique
Pour répondre aux obligations légales, conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007, le dispositif de vote électronique doit faire l’objet de deux procédures de vérification, l’une juste avant l’ouverture du scrutin et l’autre pour le clôturer et déverrouiller l’urne électronique avant le dépouillement.
Ces vérifications sont réalisées au siège du Groupe SNCF par un bureau de vote national spécialement mis en place pour l’occasion, composé de 3 membres (1 président et 2 assesseurs) et par un ou deux représentants de chacune des organisations syndicales ayant déposé une liste, ainsi que par un représentant du prestataire de vote électronique.
Avant le scrutin, la vérification a pour objet de :
Réaliser le test du système de vote électronique prévu par l’arrêté du 25 avril 2007 ;
Procéder à un test du processus de dépouillement ;
Vérifier que les urnes sont vides, scellées et chiffrées par au moins 3 clés délivrées à cet effet.
A la fin du scrutin, la vérification a pour objet de :
Procéder à la clôture ;
Activer au moins 2 des clés permettant de déverrouiller l’urne électronique. Par sécurité, le jeu de clés sera conservé sous scellés dans un endroit concerté avec les Organisations Syndicales et formalisé dans le protocole préélectoral. Ces clés seront délivrées par le prestataire. Cette procédure permettra le déverrouillage de l'urne électronique ;
Activer le dépouillement.
Après toutes les opérations de dépouillement, le système de vote électronique est scellé par le prestataire afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la clôture du scrutin.
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
Le prestataire retenu doit ensuite procéder à la destruction des fichiers supports après validation de l’entreprise.
Le soir du dépouillement, les résultats par société, par CSE SNCF ou par filiale, par établissement SNCF, par catégorie (cadre ou autres salariés) sont fournis aux délégués de liste au niveau considéré. Dans les 24 heures suivant la clôture du scrutin, les résultats par métier seront fournis aux délégués de liste selon le même découpage que ci-dessus.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote national aura compétence, après avis des représentants de l’entreprise et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE XII – Dépouillement – Procès-verbaux – Résultats
A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs.
A la clôture du scrutin, le bureau de vote national déverrouille, en présence des représentants désignés par les organisations syndicales, l’urne électronique afin de permettre aux bureaux de vote de lancer leur dépouillement.
Les opérations de dépouillement sont ensuite effectuées par chaque bureau de vote, sous l’autorité du Président du bureau et de ses assesseurs, et en présence des délégués de liste désignés.
Il est procédé d’abord au dépouillement des voix cadres puis dans un second temps aux voix des autres catégories. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions de la loi n°83-675 du 26 juillet 1983. Les résultats doivent faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque candidat, le nombre de voix obtenues pour chaque liste, ainsi que le nombre de sièges par liste.
Par ailleurs tous les membres du bureau de vote doivent signer la liste d’émargement et les procès-verbaux édités par le système de vote.
ARTICLE XIII – Communication
Keolis Dijon Multimodalité assure, dans les différents supports de communication à sa disposition, une information pour inciter les électeurs à voter. Cette communication est l’occasion de rappeler aux salariés les modalités de vote. A cet effet et en parallèle de toute autre action de communication, chaque électeur concerné reçoit une plaquette d’information sur ce scrutin.
ARTICLE XIV – Dispositions relatives à l’accord
Cet accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.
Il pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataire ou adhérentes, après un préavis de trois mois notifié par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacune des parties signataires ou adhérentes.
Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacune des parties signataires ou adhérentes.
Un exemplaire est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Il sera déposé à l’initiative de la société en deux exemplaires, dont un sur support électronique sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail « Téléaccords » et au Secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Dijon. Fait à Dijon, le 27 novembre 2023, en 2 exemplaires originaux
Pour la société KEOLIS DIJON MULTIMODALITE Directeur Général
Pour l’organisation syndicale UNSA Délégué Syndical Délégué Syndical
Pour l’organisation syndicale CGT Délégué Syndical
Pour l’organisation syndicale FO Délégué Syndical Délégué Syndical
Pour l’organisation syndicale CFE-CGC Déléguée Syndicale
