KOOKAI, SAS au capital de 10 000 000 €, dont le siège social est situé 12 rue d’Uzès – 75002 PARIS, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro SIREN 399 292 994, représentée par Mme XXX,XXX;
D’UNE PART
ET
L’organisation syndicale CFDT représentative au sein de la société
par M. XXX ;
L’organisation syndicale FO représentative au sein de la société
par Mme XXX;
D’AUTRE PART
Préambule
Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail et a pour objet de définir les conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail au sein de KOOKAI France.
Le télétravail offre l’opportunité de moderniser les organisations du travail, en accordant plus d’autonomie aux salariés dans l’accomplissement de leur activité professionnelle et en leur permettant de mieux concilier les exigences de la vie professionnelle et de la vie privée par le gain de temps lié à la suppression des trajets domicile-entreprise. Le télétravail concourt en effet à la qualité de vie et au bien-être au travail et vise à l’amélioration de l’efficacité et de la qualité du travail. En limitant les trajets et déplacements, le télétravail diminue également l’empreinte environnementale de l’activité de la Société et réduit le risque d’accident de trajet. Le présent accord répond ainsi aux attentes des salariés, dans un cadre formel apportant des garanties pour chaque partie.
Certaines activités ne peuvent pas être exercées hors du périmètre de sécurité constitué par les locaux de l’entreprise. Pour cette raison, l’éligibilité de ces activités au télétravail devra faire l’objet d’un examen particulier pouvant conduire à des restrictions particulières, notamment fondées sur des contraintes techniques, de sécurité, de confidentialité.
Les Parties rappellent que le télétravail est basé sur le principe du volontariat et de la réversibilité. Il repose sur l’autonomie du collaborateur, la confiance mutuelle entre le responsable hiérarchique et son collaborateur, le dialogue et la transparence. Le télétravail nécessite qu’il soit porté une attention particulière à la préservation du lien social avec l’entreprise, le déroulement de la carrière et le respect de la vie privée du télétravailleur.
Aussi, les parties sont conscientes que le succès du télétravail résulte de l’implication conjointe du management et du personnel d’une part, de la Direction et des partenaires sociaux d’autre part.
Le présent accord a été établi sur la base de mesures négociées, consenties par la Direction et ayant recueilli l’adhésion des organisions syndicales représentatives.
Il est rappelé que les dispositions du présent accord se substituent, à compter de leur date d’application, à toute disposition, pratique et usage en vigueur antérieurement et ayant le même objet.
Article 1 – Définition
Le télétravail est défini par l’article L. 1222-9 du Code du travail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. » Le présent accord traite du télétravail dit « régulier ». Le travail nomade n'est pas visé par le présent accord. Le travail à domicile exécuté de façon exceptionnelle en accord avec la hiérarchie pour répondre à des situations inhabituelles ou non prévisibles, ou d'urgence (grève des transports publics, conditions climatiques exceptionnelles, etc.) n'est pas régi par le présent accord. Le passage en télétravail en cas de circonstances exceptionnelles se fait sous réserve d’un accord écrit du responsable hiérarchique et de la faisabilité opérationnelle et technique (moyens informatiques …). Le télétravail est alors considéré comme un simple aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour la continuité de l’activité de l’entreprise et, le cas échéant, garantir la protection des salariés.
L’organisation du télétravail
Il a semblé important aux parties de différencier télétravail « exceptionnel », télétravail « occasionnel » et télétravail « régulier » au regard des modalités de mise en œuvre qui diffèrent selon le type de télétravail concerné.
Télétravail exceptionnel
En dehors de la volonté commune des parties, l’employeur peut prendre la décision de placer les salariés en télétravail pour maintenir l’activité de l’entreprise ou préserver la santé des collaborateurs dans les cas suivants : - Intempéries - Grève nationale des transports en communs - Episode de pollution mentionnée à l’article L 223-1 du Code de l’environnement - Epidémies et cas de forces majeures précisés à l’article L1222-1 du Code du travail
Dans les cas mentionnés précédemment, l’entreprise ou le responsable hiérarchique informera le collaborateur dans un délai raisonnable. Le collaborateur peut également formuler une demande de télétravail exceptionnel, par le biais d’un mail, soumis à l’approbation de son responsable hiérarchique. Les parties rappellent que le recours à ce télétravail est temporaire et s’inscrit dans un contexte exceptionnel qui relève ensuite de l’organisation du travail établie par l’entreprise. Une fois cet évènement achevé le salarié reprend son poste dans les conditions ordinaires.
Télétravail occasionnel
Le télétravail occasionnel est celui qui intervient de manière ponctuelle lorsqu’il s’agit de répondre à une situation exceptionnelle, souvent imprévue pour le collaborateur concerné : préconisation du médecin du travail, contraintes familiales ou personnelles du salarié (maladie, problème domestique…). Sa mise en application relève de l’accord préalable du responsable hiérarchique sous réserve de la production d’un justificatif pour la situation concernée. La situation exceptionnelle contraignant le salarié à télétravailler doit permettre à ce dernier d’exécuter normalement ses horaires habituels de travail.
Télétravail régulier
Est considéré comme télétravail régulier, celui qui s’exerce de façon récurrente dans les modalités fixées par le présent accord et pour lequel sont fixés : - Les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail, - Les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail, - Les modalités de contrôle du temps de travail, - Les plages horaires durant lesquelles le salarié télétravailleur peut habituellement être contacté.
Article 2 – Champ d'application
L’accord a vocation à bénéficier à l’ensemble des salariés volontaires de KOOKAI justifiant d’une double condition d’ancienneté :
6 mois minimum au sein de KOOKAI ;
3 mois minimum sur le poste occupé au moment de la demande de passage au télétravail.
Toutefois, le manager et le salarié peuvent s’accorder sur une durée plus courte.
Article 3 – Conditions de passage au télétravail
3.1. Conditions d’éligibilité
Éligibilité du poste
L’accès au télétravail est subordonné à des conditions de faisabilité technique et organisationnelle et à l’accord du responsable hiérarchique qui doit s’assurer notamment du bon fonctionnement de son service.
Éligibilité du salarié
Sous réserve du critère défini au précédent paragraphe et d’être volontaire, sont éligibles au télétravail les salariés ayant la capacité de télétravailler de manière autonome et responsable. Ils ont :
un bon niveau de maîtrise de son activité ainsi que de l’environnement dans lequel elle s’exerce
une bonne gestion de son temps de travail
une communication efficace avec son manager, ses collègues et ses interlocuteurs en général
une capacité à rendre compte de son activité
des connaissances informatiques nécessaires à la maîtrise des outils et applications informatiques utilisés.
En revanche, sont exclus du télétravail les salariés :
dont la présence physique quotidienne sur site est impérative ;
dont le métier impose un dispositif de sécurité particulier ;
dont les conditions et environnement de travail ne peuvent être reproduits en tout ou partie à domicile (applications métiers non ouvertes au télétravail, équipement spécifique, mode de communication, …) ;
qui manipulent exclusivement des documents non dématérialisés.
Le changement de poste du salarié en situation de télétravail entraîne un réexamen de la situation du télétravailleur au regard des critères d’éligibilité ci-dessus définis.
3.2. Modalités de demande et de mise en œuvre du télétravail
Principe du volontariat
Les Parties rappellent que le télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et le management mais également la faculté pour ce dernier de pouvoir apprécier les résultats ou la performance du salarié par rapport aux objectifs à atteindre et son autonomie.
Les Parties conviennent que le télétravail ne peut être mis en œuvre que sur une base volontaire et convenu d’un commun accord entre le salarié et la Société.
Le télétravail sera formalisé par un avenant au contrat de travail.
Durée et nombre de jours de télétravail
Le passage en télétravail sera d’une durée temporaire de
1 an, renouvelable de manière expresse. Avant l’arrivée de l’échéance du passage en télétravail, un bilan sur les avantages et contraintes de ce type d’organisation sera réalisé entre le salarié et le responsable hiérarchique N+1 afin d’apprécier l’opportunité de le reconduire ou non.
Le télétravail régulier s’organise jusqu’à
3 journées par semaine, fixée(s) en concertation avec le manager, en tenant compte des contraintes professionnelles de chaque service.
Par dérogation, il sera possible d’organiser le télétravail jusqu’à
5 jours par semaine dans les cas suivants :
- Femmes enceintes à partir du 4ème mois. - Reconnaissance de travailleur handicapé en fonction des recommandations du médecin du travail.
Dans tous les cas, les Parties signataires tiennent à rappeler que le télétravail ne saurait être organisé dans des cas auxquels des autorisations d’absence légale, conventionnelle ou relevant des usages de la Société répondent déjà ou dont les caractéristiques sont incompatibles avec l’exercice du télétravail (par exemple, la garde d’enfants malades). Procédure Planification des jours télétravaillés Les jours de télétravail sont définis en concertation avec le responsable hiérarchique afin de prendre en compte les contraintes de l’activité et l’organisation de l’équipe. Ces jours peuvent être fixés à l’avance mais ne peuvent en aucun cas entraver le fonctionnement du service ou perturber l’organisation d’évènements telle que des réunions ou des entretiens. Ainsi, la journée de télétravail pourra être modifiée si la présence du salarié sur son lieu de travail demeure nécessaire pour des raisons de bon fonctionnement.
Le service ressources humaines devra avoir l’information des journées télétravaillées par les responsables de service afin de faciliter le bénéfice de la législation sur les accidents de travail et de trajet.
.Le télétravail est accessible :
sur demande du salarié occupant un poste éligible au télétravail, l'entreprise étant libre d'accepter ou de refuser la demande dans un délai de
1 mois maximum. Tout refus fait l'objet d'une motivation écrite ;
sur proposition de l'entreprise, le salarié étant libre de refuser cette proposition, sans que cela soit un motif de rupture du contrat de travail ;
lors de l'embauche.
En cas de validation, le salarié adresse un courrier au service des ressources humaines aux termes duquel le salarié :
précise le jour en télétravail convenu avec le manager et la date de prise d’effet souhaitée ;
confirme disposer à son domicile d’un espace dédié à son activité professionnelle ;
justifie d’un abonnement Internet haut débit ;
justifie d’une assurance multirisque habitation couvrant le lieu d'exécution du télétravail ;
atteste sur l’honneur que le lieu d’exécution du télétravail est aux normes électriques.
Le télétravail régulier est encadré par un avenant au contrat de travail.
Les principaux motifs de refus de passage en télétravail peuvent être :
le non-respect des conditions d’éligibilité ou des règles de procédure prévues au présent accord ;
Une désorganisation au sein de l’activité du service (trop d’absence le même jour par exemple) ;
Des problématiques techniques ou opérationnelles ;
des raisons de confidentialité des informations et données traitées ;
une autonomie et/ou une performance insuffisante du salarié.
3.3. Période d'adaptation
Tout passage au télétravail d'un salarié déjà présent dans l'entreprise donne lieu à une période d'adaptation d'une durée de
2 mois.
Pendant ce délai, chacune des parties peut librement mettre fin au télétravail sous réserve du respect d'un préavis de
15 jours. Les parties restent libres de s’accorder sur un délai plus court.
3.4. Réversibilité
L'entreprise ou le salarié pourront librement prendre l'initiative de proposer un abandon du télétravail sans obligation d'acceptation.
L’exercice de ce droit à réversibilité par l’entreprise ou le salarié doit être notifié par écrit et adressé par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie en respectant un délai de préavis de
1 mois. Les parties restent libres de s’accorder sur un délai plus court.
3.5. Suspension temporaire
Le salarié peut être confronté à des obligations impérieuses qui sont de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile et légitimer une suspension temporaire de la situation de télétravail.
Des circonstances exceptionnelles liées à des impératifs opérationnels peuvent également conduire à requérir la présence du salarié sur site.
Dans de tels cas, le salarié ou le manager peut solliciter la suspension temporaire de la situation de télétravail.
Pour ce faire, le salarié ou le manager qui sollicite cette suspension en informe par écrit le service des ressources humaines idéalement
15 jours ouvrés avant la date de mise en œuvre de la suspension et en cas d’urgence sans délai.
3.6. Informations remises avant la mise en place du télétravail
Avant la mise en œuvre du télétravail, le salarié se verra remettre les données informatives suivantes :
les conditions d'exécution du télétravail notamment : les modalités d'évaluation de la charge de travail et de liaison avec l'entreprise ;
les matériels (hard et/ou soft) mis à disposition du salarié par l'entreprise : le descriptif, les modalités d'installation, de maintenance et de suivi, les conditions de prise en charge des coûts de fonctionnement directs et/ou indirects ;
les dispositions légales et les règles d'entreprise relatives à la protection et à la confidentialité des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles ;
les conditions d'utilisation des équipements ou outils informatiques comme Internet : énoncé des règles, restrictions et sanctions en cas de non-respect, procédure à suivre en cas de panne ;
Article 4. Durée et aménagement du temps de télétravail
4.1. Temps de travail
Dans tous les cas, les parties devront veiller au strict respect de durées maximales de travail et des repos obligatoires, conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur.
Salariés au forfait
Les télétravailleurs dont la durée du travail est fixée de manière forfaitaire en jours demeurent régis par les dispositions légales et conventionnelles relatives à ce mode d'aménagement du temps de travail.
Salarié en horaires individualisés
Pendant les jours de télétravail, le règlement des horaires individualisés de reste applicable. Le salarié s’engage à déclarer ses horaires conformément aux modalités en vigueur.
4.2. Plages de disponibilité
Lors du passage en télétravail, l’avenant précisera les plages horaires de disponibilité pendant lesquelles le salarié en télétravail devra pouvoir être joint par la Société. Dans le strict respect de la vie privée du télétravailleur et des missions qui lui sont imparties, le télétravailleur doit obligatoirement être à son poste d’un point de vue opérationnel et joignable pendant les plages horaires qui correspondent aux horaires de travail quotidien qui lui sont applicables. Ils répondent aux sollicitations dans les mêmes conditions que s’ils étaient dans les locaux du siège (messagerie électronique, messagerie instantanée, téléphone…). Pendant ces plages horaires et dans le cadre du régime de temps de travail applicable au salarié, celui-ci sera placé sous la subordination de la Société et ne pourra, par conséquent, vaquer à ses occupations personnelles. L'effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance en dehors de son temps de travail.
4.3. Régulation de la charge de travail
Chaque manager suit la charge de travail des collaborateurs qu’il encadre et veille à leur communiquer les informations nécessaires à l’exécution de leurs missions. Ce suivi s’applique également aux collaborateurs en situation de télétravail. Si nécessaire, le manager met en place des outils et/ou modalités de suivi d’activité adaptés.
Chaque année, lors de l’entretien annuel d’évaluation, le salarié et son manager abordent notamment les questions relatives aux conditions d’activité du salarié ainsi que sa charge de travail.
Article 5. Principe de l'égalité de traitement
Pour le bénéfice et l'exercice des droits individuels (rémunération, gestion des carrières, formation, etc.) et des droits collectifs (statut et avantages collectifs, épargne salariale, élections, représentation du personnel, etc.), les salariés embauchés ou ayant opté pour le passage au télétravail bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs de l'entreprise.
Article 6. Matériel informatique et de communication liste des matériels
6.1. Conditions de mise à disposition du matériel
Sous réserve de la conformité des installations électriques et du lieu où s'exerce le travail, l'entreprise fournit aux télétravailleurs l'ensemble du matériel informatique et de tout autres outils de communication permettant l'exercice de leur activité.
Une fiche de remise de matériel sera signée par le salarié lors de toute mise à disposition.
6.2. Obligations des télétravailleurs
Les télétravailleurs sont tenus :
d'utiliser uniquement ce matériel à titre professionnel et pour le seul compte de l'entreprise à l'exclusion de toute autre utilisation ;
de prendre le soin le plus extrême de ce matériel (logiciels inclus) ;
de respecter les procédures et bonnes pratiques d'utilisation sur lesquelles le télétravailleur aura été informé ;
d'aviser immédiatement l'entreprise en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail.
Par ailleurs, le télétravailleur s’oblige à assister aux réunions, rendez-vous clients et manifestations collectives où sa présence physique sera jugée nécessaire ainsi qu’aux formations dont il pourrait bénéficier dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle, sans que ce jour de télétravail soit nécessairement récupéré dans la semaine, compte tenu des nécessités du service. Les évènements professionnels précités ne sauraient, sauf circonstances exceptionnelles, être reportés ou annulés au motif qu’ils surviennent durant la journée programmée de télétravail.
Article 7. Indemnisation et prise en charge des coûts de télétravail
Le salarié en télétravail bénéficiera d’une indemnisation globale et forfaitaire mensuelle de 10 euros par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine, cette allocation forfaitaire passera à 20 euros par mois pour un salarié effectuant 2 jours de télétravail par semaine, 30 euros par mois pour 3 jours par semaine… Ces montants pourront être réévalués à hauteur de 10 euros par mois après validation par les URSSAF de l’exonération totale des charges sociales. Ces montants seront appliqués de manière rétroactive.
Article 8. Assurances
Le télétravailleur régulier ou occasionnel s’engage, au moment de sa demande de télétravail, à avoir souscrit une assurance multirisque habitation pour son lieu de télétravail.
Il fournit un justificatif de son assurance multirisque habitation sur simple demande.
Le matériel mis à la disposition du télétravailleur est couvert par l’assurance de KOOKAI.
Article 9. Protection de la santé et de la sécurité des télétravailleurs
9.1. Travail sur écran
La réglementation du travail sur écran s'applique au télétravail.
Les salariés sont soumis à une surveillance médicale spéciale du fait du travail sur écran. Ils doivent répondre positivement à toute sollicitation en la matière notamment aux convocations et visites devant le médecin du travail.
Droit à la déconnexion
Le collaborateur bénéficie d’un droit à la déconnexion. Ce droit se définie comme celui de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail effectif. Par « outils numériques », il est entendu : - L’ordinateur professionnel - Le téléphone professionnel - La boîte mail professionnelle - Et plus globalement les outils permettant d’être joignable à distance
9.2. Accident du travail
En cas de survenue d'un accident du travail, les salariés informent sans délai l'entreprise.
L’accident survenu sur le lieu où il exerce son télétravail pendant l’exercice de son activité professionnelle est présumé être un accident du travail.
Article 10 – Notification et opposition de l’accord collectif d’entreprise
Les organisations syndicales représentatives et la direction conviennent de se réunir 6 mois après sa date d’effet. Cette réunion aura pour objectif de :
- S’assurer de l’application de l’accord, - Clarifier les clauses de l’accord qui prêteraient à interprétation divergente et proposer des améliorations du texte et des pratiques,
Commission de suivi télétravail
Une fois par an, une commission de suivi se réunira afin d’étudier le bilan annuel du télétravail avec les éléments suivants : analyse chiffrée du télétravail (nombre de bénéficiaires, nombres de jours par service, analyse arrêts maladies, turn-over et facilités de recrutement, niveau de satisfaction des collaborateurs). Cette commission sera composée de représentants des organisations syndicales représentatives dans la limite de trois personnes et de membres représentants de la Direction, ces derniers ne pouvant excéder le nombre de représentants syndicaux présents.
Mise en place d’une cellule d’écoute
Les parties conviennent que la mise en place d’une cellule d’écoute en vue de prévenir les situations de stress, et de mal être au travail. Cette cellule d’écoute sera gérée par le service ressources humaines.
Au moins une fois par an, l’entreprise communiquera au CSE un bilan annuel de la mise en application de ce mode d’organisation du travail. Ce bilan sera détaillé par ligne de service et présentera notamment le nombre et les motifs de refus de passage en télétravail.
Article 11 – Notification et opposition de l’accord collectif d’entreprise
La direction procèdera par courrier à la notification prévue par l’article L. 2231-5 du Code du travail à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Cette notification fait courir le délai de 8 jours pour l’exercice du droit d’opposition prévu par l’article L.2232-12 du code du travail permettant aux organisations syndicales représentatives ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections professionnelles du comité social et économique de s’opposer à l’accord. En application de l’article L. 2231-8 du Code du travail, l’opposition à l'entrée en vigueur d'un accord est exprimée par écrit et motivée, précise les points de désaccord et est notifiée aux signataires. En cas d’opposition majoritaire, le présent accord sera réputé non écrit.
Article 12 – Publicité de l’accord
Conformément aux articles L. 2231-5-1, L.2231-6 et L.2231-7 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale dont le contenu sera publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable. Il sera publié dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires. La version ainsi rendue anonyme de l’accord sera déposée en même temps que l’accord. Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Article 13 – Formalités de dépôt de l’accord
Le texte de l'accord sera déposé par voie dématérialisée par téléprocédure sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, à l'initiative de la direction, dans les meilleurs délais et transmis au Conseil des Prud’hommes.
Article 14 – Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les conditions et modalités légales en vigueur.
Article 15 – Durée et entrée en vigueur
Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée
déterminée de 2 ans.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-1 du Code du travail, il prendra effet au jour suivant son dépôt auprès de la DREETSet cessera de produire ses effets deux ans plus tard. Un exemplaire du présent accord sera remis par la direction au comité social et économique et aux délégués syndicaux dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du Code du travail.
Les parties s’engagent à rouvrir des négociations sur le télétravail en vue d’un nouvel accord après analyse du bilan sur la pratique du télétravail et au plus tard trois mois avant son échéance.
Fait à Paris, le 19 avril 2022,
En 5 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties : 1 pour la DREETS, 1 pour le Conseil de Prud’hommes compétent, 1 pour chaque organisation syndicale, 1 pour la société KOOKAI.
