ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE PORTANT SUR LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Entre les soussignés :
La société KUHN S.A., 4 Impasse des Fabriques 67706 SAVERNE CEDEX immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Saverne sous le numéro 675580542 et La société KUHN MGM SAS, Parc de la Faisanderie 67700 MONSWILLER immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Saverne sous le numéro 677380438
représentées par Messieurs ___________ et __________, ci-après dénommées « KUHN »
d’une part,
Le délégué syndical UES de la CFDT, Monsieur _______________, et Le délégué syndical UES de FO, Monsieur _______________, et Le délégué syndical UES de la CGT, Monsieur _______________,
d’autre part, Ci-après individuellement ou collectivement désignées « la(les) Parties », il est convenu ce qui suit :
Article 1 – Objet et champ d’application
Cet accord a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des élections du Comité Social et Economique (CSE) devant se dérouler au cours du 4ème trimestre 2019 aux dates définies par le protocole d’accord préélectoral.
Article 2 – Modalités de mise en œuvre
2.1.Prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par KUHN, dans le respect du cahier des charges figurant en annexe du présent accord contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-8 et suivants du Code du travail.
2.2.Caractéristiques du système
Le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou de la direction de KUHN. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
2.3. Information du personnel
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
2.4. Protocole d'accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Article 3 – Entrée en vigueur et dépôt légal
3.1. Entrée en vigueur de l'accord
Il est convenu entre les Parties que cet accord produira ses effets pour les élections du CSE organisées en 2019 chez KUHN
.
3.2.Modalités de dépôt de l’accord
Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à chacune des organisations syndicales représentatives dans le périmètre de l'accord à l'issue de la procédure de signature. Il sera ensuite déposé sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords et remis au greffe du conseil de prud'hommes de Saverne.
Fait à Saverne, le 4 Juillet 2019
Le délégué Syndical UES CFDT Pour les Sociétés KUHN SA et KUHN MGM SAS
Le délégué Syndical UES CGT
Le délégué Syndical UES FO
ANNEXE : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE CONTEXTE
En 2019, KUHN procèdera aux élections du CSE. Objectif du dispositif :
- Faciliter le vote des personnels itinérants et donc accroître la participation, - Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement. PREAMBULE :
Les articles R 2314-05 et suivants du code du travail prévoient la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance. Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance. Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par KUHN et les organisations syndicales. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte. Ce cahier des charges précise les exigences de KUHN pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’entreprise. Le cahier des charges du Prestataire retenu sera annexé à l’accord d’entreprise portant sur le vote électronique. Ce même accord sera joint au protocole d’accord préélectoral. La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections du CSE. Le système mis en place par le Prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :
La
sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La
confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.
La surveillance effective du vote et le contrôle à posteriori par le juge de l’élection.
Les élections professionnelles concernent l’élection du CSE. EXPRESSION DU BESOIN Modalités de forme : Le Prestataire assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Le Prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines de la société KUHN avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes. Modalités de fonds :
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire de service externe, choisi par KUHN en concertation avec les organisations syndicales sur la base d’un cahier des charges respectant strictement : - l’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles, - les prescriptions règlementaires édictées par le code du travail, - les recommandations CNIL du 21/10/2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. - les exigences du RGPD, règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Le Prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect. En particulier, on notera : - Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel bénéficiant d’une connexion internet, - La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes. - La déclaration auprès de la CNIL d’un tel système de vote. - La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi. - Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le Prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…), - Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du Prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue. - Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin, - Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne, - Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL, - La mise en place d’une cellule d’assistance technique (en liaison avec l’équipe informatique de KUHN veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système), - Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple), - La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales, - La formation des représentants CE-DP, des Délégués syndicaux et des membres du bureau de vote, - Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement), - La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession, - L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin, - L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels, - En cas d’accord d’entreprise le permettant, l’accès (seulement) au nombre de votants pendant le scrutin, - La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes. - La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du Prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou Prestataire, intervenir d’ici dans les cas précisés plus haut. - L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques, - Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral. - Moyens d’authentification : avant le 1er tour et le 2ème tour éventuel des élections, chaque électeur recevra à son domicile, par courrier simple un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le Prestataire ainsi qu’un mot de passe. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote. Seul le Prestataire aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels seront renouvelés dans l’hypothèse d’un 2nd tour. - L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque Prestataire se réfère aux articles et recommandations listées ci-dessous et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci. Le Prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif. Contexte juridique : Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :
Signature d’un accord d’entreprise validant le recours au vote électronique
Signature d’un protocole d’accord préélectoral
Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales
Conditions relatives aux prestations intellectuelles : KUHN confie au Prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique. La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions. Le Prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant le scrutin. Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à KUHN en France dans le cadre de sa mission. A ce titre, le Prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assurer de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission. Enfin, le Prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral. Assurance : Le Prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte. Déontologie et confidentialité : Le Prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées. Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral. Toute sortie de document appartenant à KUHN devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite. Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.
