Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail, l'entreprise a souhaité mettre en place le télétravail. Cette démarche permet de répondre :
Aux salariés souhaitant mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle en limitant leur temps de trajet pour se rendre au travail.
A la volonté de la Direction d’améliorer la Qualité de vie au travail en limitant les risques psychosociaux engendrés par le stress des transports ainsi que veiller à l’équilibre vie professionnelle et personnelle de ses collaborateurs.
A la prise en compte des événements de la vie que chacun peut rencontrer dans son parcours (grossesse, etc.)
Renforcer l’attractivité de l’entreprise pour les candidats externes
Renforcer la volonté et l’implication de l’entreprise dans sa démarche de Responsabilité Sociétale d’Entreprise (RSE)
Les avantages liés à ce mode d’organisation doivent se conjuguer avec nos objectifs d’efficacité et de qualité du travail fourni tout en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières.
De plus, et en cohérence avec notre démarche RSE, le télétravail contribue à la préservation de l’environnement dans la mesure où ce mode organisationnel induit une diminution des déplacements lieu de télétravail déclaré-travail, et participe à une meilleure conciliation vie professionnelle - vie personnelle.
Il est entendu par ailleurs que le télétravail doit préserver la cohésion sociale ainsi que le bon fonctionnement de chaque service, et globalement de l’entreprise. En outre, le télétravail doit reposer sur des relations de travail fondées sur la responsabilité, l’autonomie et la confiance.
Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation, cet accord fixe les conditions d'exécution du télétravail dans l'entreprise.
Titre 5 - Changement de fonction ou de service ou de lieu de télétravail déclaré PAGEREF _Toc53148604 \h 7
Titre 6 - Organisation du télétravail PAGEREF _Toc53148605 \h 7
Article 1 - Modalités PAGEREF _Toc53148606 \h 7 Article 2 - Activité du télétravailleur PAGEREF _Toc53148607 \h 8 Article 3 - Egalité de traitement PAGEREF _Toc53148608 \h 8 Article 4 - Décompte du télétravail PAGEREF _Toc53148609 \h 8 Article 5 - Maintien du lien social PAGEREF _Toc53148610 \h 8 Article 6 - Contrôle et gestion du temps de travail PAGEREF _Toc53148611 \h 9 Article 7 - Information du télétravailleur et de son manager PAGEREF _Toc53148612 \h 9
Titre 7 - Les dérogations PAGEREF _Toc53148613 \h 10
Titre 8 - Environnement et équipement de travail PAGEREF _Toc53148614 \h 10
Article 1 - Lieu de travail PAGEREF _Toc53148615 \h 10 Article 2 - Indemnités de transport PAGEREF _Toc53148616 \h 11 Article 3 - Protection des données PAGEREF _Toc53148617 \h 11 Article 4 - Equipements liés au télétravail PAGEREF _Toc53148618 \h 11
Titre 9 - Santé et sécurité PAGEREF _Toc53148619 \h 12
Titre 10 - Entrée en vigueur et durée PAGEREF _Toc53148620 \h 12
Titre 11 - Suivi PAGEREF _Toc53148621 \h 13
Titre 1 - Quelques définitions
Article 1 - Le télétravail
Le télétravail se définit comme une forme d’organisation et d’exécution du travail, sur demande du collaborateur, caractérisé par le fait que la prestation de travail peut être réalisée dans un lieu prédéfini et distinct des locaux de la société pour une durée et un calendrier déterminés. Des accès au réseau de l’entreprise comme par exemple lors de voyages, ou lors de toute activité nomade ne constituent pas du télétravail.
Article 2 - Le télétravailleur
Le terme « télétravailleur » désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue du télétravail tel que défini ci-dessus.
Article 3 - Télétravailler
Le terme « télétravailler » se définit comme le fait pour le télétravailleur de travailler depuis le lieu qu’il aura déclaré au préalable.
Titre 2 - Les collaborateurs concernés
Article 1 - Les conditions d’éligibilité
Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation. Il est fondé sur le principe d’un accord mutuel entre le collaborateur et son manager. Le télétravail est ouvert aux activités de l’entreprise pouvant être exercées à distance et dont le salarié répond aux critères d’éligibilité qui sont :
Etre équipé d’un ordinateur portable fourni par l’entreprise ;
Etre titulaire d’un contrat à durée indéterminée, ou d’un contrat à durée déterminée à temps plein ou temps partiel, sous réserve d’être présent dans les locaux au moins 3 jours ouvrés par semaine pleine (hors congés et absences diverses). Les salariés en contrat d'apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires sont également éligibles au télétravail.
Disposer d’un degré d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché
Occuper un poste pouvant être exercé à distance de façon partielle et régulière ;
Occuper un poste dont l’exécution du télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service
Répondant aux exigences techniques minimales requises à son lieu de télétravail déclaré pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit, et une installation électrique conforme.
Ne sont pas éligibles les postes dont les fonctions exigent par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ou qui nécessitent déjà une absence importante et régulière de leur lieu habituel de travail ou qui font face à une impossibilité matérielle et/ou technique.
Article 2 - Critères de priorité en cas d’arbitrage
Si le manager est amené à arbitrer plusieurs demandes de télétravail, les critères pris en compte sont :
Situation familiale (exemple parent isolé, etc)
Temps/moyen de transport
Titre 3 - La Mise en place
Article 1 - Procédure de candidature
Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat du salarié. Il est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique du salarié, qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité ci-dessous. Le manager sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. Les étapes de la procédure de candidature sont :
Demande écrite du salarié par courrier ou par mail auprès de son responsable hiérarchique. Le service RH sera mis en copie de la demande.
Le manager et le service RH examinent la demande du collaborateur et le manager organise un entretien avec lui notamment pour apprécier les motivations de celui-ci.
Le manager répond au collaborateur avec en copie le service RH. Cette réponse sera délivrée par écrit, dans un délai maximum d’un mois.
Cette réponse porte à la fois sur le principe et, en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail. La réponse se traduisant par un refus sera motivée.
Article 2 - Examen de la demande
La demande de passage en télétravail est subordonnée à l’accord du manager.
Le manager doit nécessairement veiller à ce que la présence et le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soient compatibles avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l’organisation de l’équipe. Le télétravail ne doit en aucun cas conduire à une absence totale ou quasi-totale du salarié dans le service.
En cas de réponse négative ou de report de la demande, une réponse écrite et motivée est apportée au collaborateur avec en copie le service RH dans un délai d’un mois maximum.
Article 3 - Accompagnement des collaborateurs
En cas de mise en place du télétravail tout collaborateur se verra remettre (remise avant l’entretien puis signature en cas de mise en place) :
Le présent accord télétravail
La fiche conseil « Mieux vivre avec son écran »
L’« Attestation sur l'honneur - Installation électrique » (cf ci-dessous)
L’« Attestation sur l'honneur - Abonnement internet » (cf ci-dessous)
La fiche « Conseil télétravail salarié »
Les managers se verront remettre la fiche « Conseils Manager – Télétravail ».
Titre 4 - Période d’adaptation et réversibilité permanente
Article 1 - Période d’adaptation
L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 3 mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le collaborateur a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le collaborateur, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient. Par ailleurs, à l’issue de la période d’adaptation, un entretien de bilan aura lieu entre le collaborateur et son manager.
Article 2 - Réversibilité permanente
L'accord de l'une ou de l'autre des parties de recourir au télétravail est réversible. Le manager ou le collaborateur peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin au recours au télétravail, moyennant un délai de prévenance d’une semaine pour le manager et sans délai de prévenance pour le collaborateur. Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement. La fin du recours au télétravail doit se faire de manière formelle (courrier ou mail qui doit préciser le(s) motif(s) de l’arrêt du télétravail). A la demande de l'une des parties, un entretien peut être organisé entre le responsable hiérarchique, le salarié et éventuellement la DRH afin d'échanger sur les raisons ayant motivé cette décision.
Titre 5 - Changement de fonction ou de service ou de lieu de télétravail déclaré
Un réexamen des critères d’éligibilité avec le manager sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de manager, de missions, de service, de transfert du contrat de travail dans un autre site du Groupe ou du lieu de télétravail déclaré du télétravailleur, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.
Titre 6 - Organisation du télétravail
Article 1 - Modalités
Les collaborateurs travaillant à temps plein peuvent télétravailler jusqu’à 5 jours par mois. Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail, le collaborateur bénéficiant du dispositif de télétravail devra travailler au moins 3 jours ouvrés entiers par semaine complète dans les locaux de la Société. En conséquence, l’activité exercée en télétravail ne pourra excéder deux journées complètes par semaine travaillée. Le choix des jours de télétravail est fait d’un commun accord avec le manager et devra permettre au télétravailleur de participer au mieux à la vie du service.
En cas de besoin avéré du service ou du salarié, le télétravail pourra être provisoirement suspendu ou ses modalités pourront être temporairement modifiées à la demande du responsable hiérarchique ou du salarié. En effet l’activité en télétravail devra pouvoir s’exercer en tenant compte des éventuelles contraintes clients ou projets. Un délai de prévenance de 8 jours devra être respecté par le manager. Le manager veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail, et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions. L’ensemble de la politique RH lui reste applicable. L’entretien annuel avec le salarié, portera notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge en télétravail. Les télétravailleurs bénéficient d’entretiens périodiques avec leurs managers dans les mêmes conditions et suivant le même rythme que les autres salariés, avec notamment un point régulier sur la bonne exécution de leurs tâches.
Article 2 - Activité du télétravailleur
L’activité exigée du télétravailleur est équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la Société. Ainsi, le passage en télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le télétravailleur. Le responsable hiérarchique devra veiller à ne pas modifier la charge de travail. Il est également rappelé que, pendant les absences (maladie, congés…), le salarié habituellement en télétravail ne pourra pas télétravailler. Les objectifs du télétravailleur sont fixés lors de l’entretien annuel comme pour tout collaborateur de l’entreprise. Cependant, le supérieur hiérarchique s’assurera avec le salarié que :
Le fonctionnement et la qualité du service ne sont pas impactés négativement par le télétravail ;
Des conditions d’activité de celui-ci ainsi que de sa charge de travail.
Le collaborateur en télétravail devra donner le même niveau de visibilité sur son activité que les autres collaborateurs travaillant au sein des locaux de l’entreprise.
Article 3 - Egalité de traitement
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits, avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Ils sont soumis aux mêmes obligations. Le salarié travaillant sur son lieu de télétravail déclaré disposera des mêmes droits collectifs et individuels que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise. Même accès à la formation et aux possibilités d’évolution que les salariés travaillant en permanence sur le site de l’entreprise. L’évaluation et la gestion de carrière se feront par les mêmes processus que ceux pratiqués pour les autres salariés.
Article 4 - Décompte du télétravail
Les salariés LBD Maison devront se déclarer dans le portail RH dans la rubrique « mes demandes » > « mes Congés » > « Poser » comme étant en « télétravail ».
Article 5 - Maintien du lien social
Le responsable hiérarchique s’assurera, lors de la construction du planning de télétravail, qu’il y a suffisamment de jours au cours desquels l’ensemble des équipes sont présentes, afin de maintenir le lien social, et organiser les réunions de travail.
Article 6 - Contrôle et gestion du temps de travail
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la durée du travail et aux temps de repos s’appliquent au télétravail. Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans la Société. Pour ce faire, comme pour le travail réalisé dans les locaux de la Société, le manager s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les temps de repos. Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le management, en concertation avec le télétravailleur, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur. Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le collaborateur déterminera avec son manager une plage horaire sur laquelle il sera joignable. En cas de situation d’urgence nécessitant le départ du lieu de télétravail déclaré, le télétravailleur doit en informer son manager comme il le ferait lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise et régularise sa situation. L’amplitude horaire des plages définies devra impérativement permettre au télétravailleur de respecter la durée légale de repos quotidien (11 heures). La durée légale hebdomadaire de travail (35h) devra être respectée par tous les collaborateurs non-cadres. Les cadres devront s’assurer que les heures effectives de travail respectent bien leur temps de travail contractuel. Compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, les TIC (Technologie de l’information et de la communication) devront être maîtrisées et dans ce cadre il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors des horaires habituels de travail dans lequel il accomplit régulièrement son travail, ou à défaut, à tout le moins pendant la durée légale de repos quotidien. Le salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par l’entreprise (TIC). Le salarié ne sera pas tenu de traiter toute demande communiquée en dehors des horaires habituels.
Article 7 - Information du télétravailleur et de son manager
De par sa nature, le télétravail induit une évolution du rapport au travail produisant ses effets sur les salariés en télétravail, sur le management et aussi sur les salariés qui ne sont pas en télétravail mais qui appartiennent à une équipe où des salariés sont en télétravail. L’information et la formation au télétravail constituent des éléments de réussite dans la mise en œuvre de cette organisation particulière du travail. Qu’ils soient dans les locaux de l’entreprise ou en télétravail, le service RH mettra à disposition des collaborateurs et des managers des informations et des guides sur cette pratique. Lors de l’instauration du télétravail au sein d’une équipe ou par un salarié de l’équipe, les parties incitent le manager concerné à organiser des rencontres dans le but de construire de bonnes pratiques de fonctionnement de l’équipe, notamment pour l’organisation des réunions d’équipes.
Titre 7 - Les dérogations
Les conditions d’éligibilité, de mise en place et d’organisation du télétravail s’appliquent en dehors des cas spécifiques de recours au télétravail précisé ci-dessous :
Les « personnes en situation de handicap » pour lesquelles l’aménagement du poste de travail peut prendre la forme d’une solution de télétravail afin de favoriser le maintien dans l’emploi
En cas de circonstances collectives particulières, telles qu’une pandémie ou des événements climatiques ou ponctuels affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport collectif. La mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.
Raisons médicales, sur recommandation de la médecine du travail
Femmes enceintes
Dans les cas décrits ci-dessus, le recours au télétravail se fera en s’inspirant des dispositions du présent accord, à l’exception de celles prévues en matière d’éligibilité, de candidature et d’acceptation. S’agissant du rythme du télétravail, il sera adapté pour tenir compte des caractéristiques des situations individuelles spécifiques et des circonstances collectives particulières visées ci-dessus. Il appartiendra à la DRH, au médecin du travail et au manager d’en étudier les conditions.
Titre 8 - Environnement et équipement de travail
Article 1 - Lieu de travail
Le lieu de télétravail est le lieu que le collaborateur aura déclaré au préalable. Afin de pouvoir travailler dans un environnement propice au travail et à la concentration, le salarié devra disposer d’un endroit adapté au télétravail, au calme, correctement aéré et éclairé. Le lieu de télétravail doit être conforme aux normes électriques. Aucun salarié ne saurait effectuer son activité sans s’assurer de cette conformité. Si le collaborateur décide de télétravailler dans un lieu différent de son lieu de télétravail déclaré initialement il devra au préalable demander l’autorisation à son supérieur hiérarchique et garantir que ce lieu permet de réaliser techniquement la mission, ceci notamment pour garantir la bonne couverture en termes d’assurance (voir paragraphe ci-dessous).
Le Salarié devra fournir pour chaque lieu de télétravail :
un document justifiant d’un abonnement Internet à haut débit ;
une attestation sur l’honneur certifiant la conformité électrique de son installation (modèle fourni en pièce jointe) ;
Une attestation d’assurance multirisques habitation certifiant la prise en compte de l’exercice d’une activité professionnelle pourra être fournie dans la mesure du possible. L’assurance responsabilité civile de l’entreprise couvre les salariés en télétravail pour les dommages qu’ils pourraient causer aux tiers dans le cadre strict de leurs activités professionnelles prévues dans leur contrat de travail. Dans le cadre de cette mise en place du télétravail, seuls les salariés équipés d’un ordinateur portable professionnel pourront bénéficier du télétravail. Si le salarié n’est pas équipé de téléphone mobile professionnel, Cisco permet de passer des appels vocaux avec l’ensemble des collaborateurs du groupe. En cas de changement de lieu de télétravail déclaré, après autorisation de sa hiérarchie, le salarié préviendra le service RH en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées au présent accord.
Article 2 - Indemnités de transport
Le salarié éligible au télétravail ne bénéficie pas de l’indemnité kilométrique de transport sur les jours télétravaillés. Concernant l’indemnité de transport en commun, elle ne sera pas impactée par les jours télétravaillés.
Article 3 - Protection des données
Le télétravailleur s’engage à respecter la règlementation en vigueur et notamment la charte informatique. Pour rappel, l’ordinateur professionnel est strictement réservé à des fins professionnelles et ne doit pas être utilisé par une autre personne. En conséquence, le télétravailleur veillera, en cas d’absence à son poste de télétravail, à ce que sa session soit verrouillée par un mot de passe. Il veillera également à ce qu’il n’y ait pas d’échange entre ses ordinateurs professionnel et personnel (notamment par clef USB). Aucun dossier physique n’est autorisé à sortir des locaux de l’entreprise (contrats client, factures, …) ainsi le télétravail ne peut être autorisé qu’à la condition que les dossiers de travail soient accessibles sur le réseau informatique. Tout manquement à la protection des données pourra être une cause de cessation du télétravail.
Article 4 - Equipements liés au télétravail
Pendant la période de télétravail, le télétravailleur utilisera le matériel informatique fourni par l’entreprise. L'entreprise fournit, installe et entretient les équipements suivants nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail :
Le PC informatique le cas échéant et les logiciels nécessaires à l’activité
Un outil intranet qui permettra au télétravailleur de rester en contact avec l’entreprise et de communiquer avec sa hiérarchie
Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en appelant son manager ou toute autre personne désignée par ce dernier, ou la personne chargée de résoudre les problèmes de connexion ou de fonctionnement du matériel. La conformité du matériel dédié au télétravail, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur. Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement. Toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement
Titre 9 - Santé et sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur s’engage à ce que son lieu de télétravail déclaré permette l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité. L’employeur et les membres du CSE peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail. Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous, après accord préalable écrit du télétravailleur et en sa présence. Si un accident survient au lieu de télétravail déclaré pendant le/les jours de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et la direction des ressources humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise. Le lieu de télétravail déclaré est bien un lieu de travail selon les jours et horaires convenus entre le salarié et l’employeur. Tout accident survenu au télétravailleur sur son lieu de télétravail déclaré pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise. Compte tenu des aménagements dont le télétravailleur dispose à son lieu de télétravail déclaré et des équipements qui lui sont fournis, le salarié en arrêt maladie, en congés payés ou en RTT, et son manager devront veiller à ce que le télétravailleur n’utilise pas les moyens qui lui ont été octroyés, pendant l’arrêt prescrit ou pendant la prise des congés payés/RTT.
Titre 10 - Entrée en vigueur et durée
La mise en place du télétravail sera présentée lors des CSE. Le présent accord est conclu pour une durée de 5 ans. Il prendra effet au 26 octobre 2020 et cessera de produire effet au 26 octobre 2025. Il ne pourra en aucun cas se transformer en accord à durée indéterminée à son terme.
Titre 11 - Suivi
Le CSE vérifiera la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail suivant les modalités prévues par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur. Un rapport annuel sera établi et remis au CSE. Au vu de ce rapport des aménagements pourront être apportés au présent accord sur demande de l’employeur ou des délégués syndicaux.
Cet accord est fait en nombre suffisant d'exemplaires pour remise à chacune des parties signataires et déposé à la Direction Régionale des Entreprises de la Concurrence de la Consommation, du Travail et de l’Emploi sur support électronique, ainsi qu'au greffe du Conseil des Prud’hommes à l'initiative de la société, par lettre RAR.
