ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)
ENTRE LES SOUSSIGNES :
L'Association Territoriale des Pupilles de l'Enseignement Public Loire Dômes Allier (LES PEP LOIRE DÔMES ALLIER), dont le siège social est situé ZA Malacussy, 26 Rue Agricol Perdiguier, 42100 – SAINT-ETIENNE, représentée par Monsieur, en qualité de Directeur Général,
D’une part,
ET
Le syndicat CFDT, représenté par Madame, en sa qualité de déléguée syndicale
Le syndicat CGT, représenté par Monsieur, en sa qualité de délégué syndical
Le syndicat CFE-CGC, représenté par Monsieur, en sa qualité de délégué syndical
D’autre part,
PREAMBULE
Les parties au présent accord se sont rencontrées afin de négocier le principe et les modalités de mise en œuvre du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles de renouvellement du Comité Social et Economique à intervenir au sein de l’association.
Des réunions de négociation se sont tenues le 23 Janvier 2024, le 20 février 2024 et le 19 mars 2024.
Les parties au présent accord ont également engagé des négociations pour réviser l’accord collectif du 14 mars 2019 relatif aux modalités de fonctionnement du CSE de l’association.
Les parties s’accordent sur le constat que le recours au vote électronique lors des dernières élections professionnelles au sein de l’association a été une expérience réussie pour faciliter les démarches de vote, sécuriser les prérogatives des membres du bureau de vote et augmenter la participation des salariés.
Le vote électronique s’avère être une solution beaucoup plus efficace que le vote par correspondance pour permettre aux électeurs de voter en toute simplicité ce qui devrait permettre d’augmenter la participation des électeurs au vote.
Le vote électronique permet également de sécuriser les prérogatives des membres du bureau de vote.
Compte tenu du constat partagé par les parties de l’intérêt du recours au vote électronique, le présent accord vient donc formaliser le recours et les modalités pratiques du vote électronique pour les prochaines élections au sein de l’association.
Il a donc été convenu ce qui suit :
** *
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u Article 1 – Champ d’application de l’Accord PAGEREF _Toc161323573 \h 3 Article 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique PAGEREF _Toc161323574 \h 4 Article 2.1 – Utilisation exclusive du vote électronique PAGEREF _Toc161323575 \h 4 Article 2.2 – Recours à un prestataire extérieur PAGEREF _Toc161323576 \h 4 Article 2.3 – Caractéristiques générales du système de vote électronique PAGEREF _Toc161323577 \h 4 Article 2.4 – Bulletins de vote PAGEREF _Toc161323578 \h 5 Article 2.5 – Assistance et dysfonctionnement PAGEREF _Toc161323579 \h 5 Article 2.6 – Formation et information PAGEREF _Toc161323580 \h 6 Article 2.7 – Disposition du protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc161323581 \h 7 Article 3 – Déroulement des opérations électorales PAGEREF _Toc161323582 \h 7 Article 4 – Dépouillement et archivage PAGEREF _Toc161323583 \h 8 Article 5 – Dispositions finales PAGEREF _Toc161323584 \h 9 Article 5.1 – Durée de l’Accord et entrée en vigueur PAGEREF _Toc161323585 \h 9 Article 5.2 – Révision de l’Accord PAGEREF _Toc161323586 \h 9 ----------------------------------------------------------------------------------------------
TC « Article 1 – Champ d’application de l’Accord » \f x \l 1 Article 1 – Champ d’application de l’Accord
Le présent accord est applicable à l’ensemble de l’Association.
Cet accord autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social Economique (CSE) au sein de l’Association, y compris lors d’éventuelles élections partielles.
En premier lieu, le scrutin électronique sera déployé pour le renouvellement du CSE dont la mandature en cours expire le 31 mai 2024, en application de l’accord de prorogation des mandats conclus le 17 mars 2023.
Conformément à l’accord collectif du 14 mars 2019, il est rappelé que l’association dispose d’un établissement unique. Une négociation de révision de l’accord du 14 mars 2019 a été ouverte pour confirmer le cadre de mise en place du CSE au sein de l’association.
TC « Article 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique » \f x \l 1 Article 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Article 2.1 – Utilisation exclusive du vote électronique
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe et sera donc le seul procédé de vote ouvert aux électeurs à l’exclusion de tout autre.
Article 2.2 – Recours à un prestataire extérieur
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’Association dans le respect du cahier des charges figurant en annexe du présent Accord, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et par l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007.
Le prestataire choisi est la société WeChooz (SAS TechEunomie – RCS Paris n°831 787 775, 11 rue Jean Mermoz – 75008 Paris).
Article 2.3 – Caractéristiques générales du système de vote électronique
Le système de vote électronique choisi assure :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;
la sécurité de l’émargement ;
la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :
les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique est scellé à l’ouverture et descellé à la clôture du scrutin ;
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.
L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Conformément à la législation en vigueur, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, a été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect dispositions légales et règlementaires.
Le prestataire retenu doit veiller à ce que son système garantisse le respect des principes généraux du droit électoral parmi lesquels la sincérité, l’intégrité, l’anonymat, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote.
Article 2.4 – Bulletins de vote
Le prestataire en charge du scrutin assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Les professions de foi devront être au format PDF pouvant comprendre jusqu’à 3 fichiers de 2 pages maximum et d’une taille maximum de 2 Mo chacun.
Article 2.5 – Assistance et dysfonctionnement
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les membres de l’équipe RH en charge du projet ainsi qu’un représentant du prestataire.
La cellule d’assistance technique pourra réaliser en amont du scrutin un test du système de vote électronique dans les conditions suivantes :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé.
La cellule d’assistance technique contrôlera, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.
Les organisations syndicales présentant des candidats pourront désigner un représentant de liste qui sera autorisé à assister aux opérations visées ci-avant effectuées par la cellule d’assistance technique.
Le prestataire de vote électronique mettra à disposition un support d’assistance accessible du lundi au vendredi de 9h à 18h.
Afin de traiter efficacement les demandes d’assistance technique, les membres du bureau de vote et les électeurs seront invités à contacter prioritairement les équipes RH en charge du projet en cas de difficultés.
Si cette assistance de 1er niveau ne permet pas de traiter la demande, l’équipe RH sollicitera l’intervention des représentants du prestataire de vote électronique.
Article 2.6 – Formation et information
En amont du premier tour, les membres du CSE et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique choisi.
Cette formation sera réalisée par la remise aux membres du CSE et aux membres du bureau de vote d’une documentation détaillée présentant les étapes du vote et les opérations de scellement/descellement des urnes par les membres du bureau.
La délivrance de ce tutoriel permettra d’expliquer de manière pédagogique les différentes phases du processus électoral les concernant.
Une réunion de formation sera également organisée en visioconférence et animée par un représentant du prestataire de vote électronique. Les invitations à cette formation seront envoyées par les services RH de l’association.
Par ailleurs, afin que les salariés puissent s’approprier l’outil de vote électronique, chacun des salariés inscrits sur la liste électorale aura accès à une documentation sous forme de tutoriel vidéo et notice d’utilisation disponible depuis le site de vote.
Article 2.7 – Disposition du protocole d’accord préélectoral
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent Accord autorisant le recours au vote électronique et présentera en annexe le fonctionnement détaillé du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
TC « Article 3 – Déroulement des opérations électorales » \f x \l 1 Article 3 – Déroulement des opérations électorales
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Les dates du scrutin et la durée du vote électronique pour chaque tour seront définies par le protocole d’accord préélectoral ou la note unilatérale fixant les modalités d’organisation des élections.
Il est précisé que le scrutin pourra être organisé sur plusieurs jours.
Pour se connecter au système de vote, l’électeur doit utiliser l’identifiant et le mot de passe qu’il aura reçu de la part du prestataire de vote électronique, selon des modalités garantissant sa confidentialité.
Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.
Les parties conviennent de privilégier pour les opérations de vote électronique une communication exclusive par mail avec les salariés.
Afin de renforcer la sécurité du scrutin, les parties conviennent également de l’utilisation d’une question défi posée à l’électeur au moment de sa connexion à son espace personnel de vote. Les parties s’accordent sur la pertinence de demander à l’électeur de renseigner son numéro de matricule pour s’authentifier.
Les parties s’accordent sur le fait que ces modalités permettent de préserver un niveau de sécurité pertinent, étant rappelé que le salarié recevra son identifiant de connexion et son mot de passe dans des mails distincts. Surtout, le mot de passe sera à usage unique et régénéré à chaque demande de connexion.
C’est seulement à défaut d’adresse mail professionnelle qu’un envoi de l’identifiant et du mot de passe par courrier postal sera réalisé, étant précisé que le mot de passe sera alors dans cette situation le même pendant toutes les opérations de vote.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, de n’importe quel terminal relié à Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Les parties conviennent donc que les salariés seront libres de voter en dehors du temps de travail s’ils le souhaitent. Les salariés resteront naturellement libres de privilégier le vote pendant le temps de travail.
Afin que l’ensemble des électeurs puissent se connecter à la plateforme de vote, un poste en libre-service dans un bureau réservé à cet effet sera mis à disposition dans les établissements et services et permettront à tout électeur de voter sur internet.
Ce poste sera mis à disposition selon les modalités fixées par le protocole d’accord préélectoral ou la note unilatérale fixant les modalités d’organisation des élections.
Les parties insistent sur le fait que cette modalité constitue une garantie d’accès pour les salariés ne disposant pas d’un outil professionnel ou personnel leur permettant de se connecter à la plateforme de vote sur internet. Les salariés seront donc invités à utiliser leurs outils professionnels ou personnels s’ils en disposent afin de ne pas encombrer l’accès aux postes en libre-service aux salariés qui n’auraient pas d’autre option.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un collègue de son choix à son initiative.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.
En revanche, le taux de participation sera connu des organisateurs du scrutin et des membres du bureau de vote.
Les électeurs auront également accès pendant le scrutin au taux de participation pendant le scrutin à tous les électeurs.
Les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement, cette liste d’émargement permettant exclusivement d’attester que le salarié a voté sans qu’il soit possible de connaître le sens du vote des salariés.
TC « Article 4 – Dépouillement et archivage « \f x \l 1 Article 4 – Dépouillement et archivage
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le dépouillement est effectué par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote, ces clés étant définies et connues exclusivement par les membres du bureau de vote à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Le prestataire de vote électronique conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours contentieux augmentée d’un délai de 15 jours, et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. TC « Article 5 – Dispositions finales » \f x \l 1 Article 5 – Dispositions finales
Article 5.1 – Durée de l’Accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entre en vigueur le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt.
Article 5.2 – Révision de l’Accord
Le présent avenant pourra être révisé conformément aux dispositions des articles L.2261-7 et suivants du Code du travail.
La procédure de révision pourra être engagée sur demande écrite d’une des parties signataires ou adhérentes, ou d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives habilitées à engager la procédure de révision en application des dispositions de l’article L 2261-7-1 du Code de Travail.
Article 5.3.Suivi de l’accord
Conformément à l’article L.2222-5-1 du Code du travail, les parties conviennent de se revoir au plus tard dans 4 ans et dans le cadre de la préparation de chaque opération de renouvellement du CSE au terme de sa mandature.
Article 5.4.Publicité de l’accord
Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.
Une copie sera remise aux organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Le présent accord sera déposé auprès :
de la DREETS via la plateforme en ligne Téléaccords : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
du greffe du Conseil des Prud’hommes de Saint-Etienne (1 exemplaire en lettre recommandée avec accusé de réception).
Fait à Saint-Etienne, le 22 Mars 2024
Pour LES PEP LOIRE DOMES ALLIER
Monsieur
Pour la CFDT
Madame
Pour la CGT
Monsieur
Pour la CFE-CGC
Monsieur
Annexe : cahier des charges vote électronique solution Wechooz
