ACCORD COLLECTIF AUTORISANT LE VOTE ELECTRONIQUE DANS L’ENTREPRISE X
Entre les soussignés :
La Société X (dénommée ci-après « la Société » X ») dont le siège social est au X immatriculée au Registre du commerce et des sociétés sous le numéro X représentée par Monsieur X dûment mandaté à cet effet ;
d’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise LSL :
La CFDT, représentée par Monsieur X, en qualité de délégué syndical,
La CFE-CGC, représentée par Madame X, en qualité de déléguée syndicale,
L’UNSA, représentée par Monsieur X, en qualité de délégué syndical,
d’autre part.
Les soussignés sont ci-après désignés ensemble les « Parties » ou individuellement une « Partie ».
Préambule
Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection du comité social et économique et d’augmenter la participation des salariés, les parties conviennent d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par internet.
A cet effet, le présent accord et le cahier des charges y étant annexé comportent notamment des dispositions relatives :
aux modalités de vote applicables ;
à la confidentialité des données ;
au contrôle du fonctionnement du système.
Article 1 : Dispositions générales
Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral. Le protocole d'accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d'un accès internet ou lorsque le site d'appartenance sera doté d'un poste en libre accès.
Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Article 3 : Choix du prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur après avis du CSE et respectant le cahier des charges figurant en annexe du présent accord.
Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral. Ce dernier doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 4 : Adaptation de la propagande syndicale
Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction de l’entreprise le logo de son organisation. Cette dernière le transmettra alors au prestataire en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.
Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.
Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.
La direction rappellera les dates limites de dépose par mail 2 jours avant la date limite afin de s’assurer que toutes les organisations syndicales ont bien pris connaissance de cette intégration de leur propagande au vote électronique.
Article 5 : Information du personnel et de ses représentants
Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Une présentation du dispositif sera faite par un représentant de la Direction ou du prestataire à l’ensemble des salariés en amont des élections.
Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Articles 6 : Dispositions spécifiques à X
Il est convenu avec les organisations syndicales signataires les dispositions ci-dessous :
Un isoloir / un système permettant à l’électeur de s’isoler et de ne pas être vu par un tiers, sera prévu dans la pièce où aura lieu le vote
La pièce aura des murs vitrés qui permettent de constater la régularité du vote
Les scrutateurs restent à l’extérieur de la pièce où le vote est organisé
Une plage horaire pour le vote est définie
Le prestataire est l’interlocuteur privilégié pour venir en aide à tout collaborateur/trice qui aurait besoin d’aide
Une personne de la Direction des Ressources Humaines assurera une permanence pendant les heures d’ouverture du bureau de vote afin d’apporter tout renseignement utile aux opérations de vote
En cas de nécessité, le/la salarié(e) pourra demander des informations personnelles nécessaires au vote au Service RH.
Une information sur la participation au vote en cours sera effectuée, si possible, deux fois au cours de la période de vote.
Plage horaire de vote sur sites : 10h30 à 15h30 avec une pause entre 12h45 et 13h15. Le vote à distance peut prévoir une plage horaire plus importante
Article 7 : Durée, entrée en vigueur, dénonciation, révision, dépôt et publicité
Le présent accord est conclu pour une durée de 2 ans et prend effet à compter du jour de sa signature. Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Conformément au décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, le présent accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/ en deux versions :
Une version intégrale signée des parties au format PDF ;
Une version au format .docx ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Un exemplaire original de l’accord sera également déposé auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Belley.
Fait à St X, le 12/12/2024, en 4 exemplaires
Pour la société
X
X
Pour les Organisations Syndicales
XX X CFDTCFE- CGCUNSA
ANNEXE A L’ACCORD COLLECTIF DE MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
CAHIER DES CHARGES DU PRESTATAIRE DE VOTE ELECTRONIQUE
Le présent document énonce les règles légales devant être obligatoirement respectées par le prestataire sélectionné pour mettre en place le vote électronique au sein de l’entreprise LSL.
Les règles énoncées ci-après sont issues des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection de la délégation du personnel du comité social et économique.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur leur lieu de travail.
Article 1 – Caractéristiques du système de vote électronique
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Article 2 – Contrôle de la mise en œuvre du système
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 4 – Système de secours
Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
Article 5 – Incident ou erreur du prestataire en cours de vote électronique
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 6 – Dispositions propres au protocole d’accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.
Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 7 – Listes électorales
Les listes électorales sont établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Article 8 – Séparation des données nominatives des électeurs et des votes
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Article 9 – Données à enregistrer et destinataires de ces données
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, statut et collège ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du Tribunal Judiciaire.
Article 10 – Formation spécifique
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 11 – Clés de chiffrement
La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Ces deux assesseurs ainsi que le président du bureau de vote, reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
Article 12 – Information des électeurs
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Article 13 – Période de vote électronique
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Cette période sera déterminée au sein du protocole d’accord pré-électoral.
Article 14 – Opérations de vote électronique par l’électeur
Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé.
Conformément aux Recommandations de la CNIL en la matière, l’identifiant et le mot de passe seront systématiquement envoyés par deux canaux séparés. Le choix des canaux utilisés sera précisé au sein du protocole d’accord pré-électoral.
Par ailleurs, pour garantir une authentification des électeurs sur la plateforme de vote électronique conforme aux dernières Recommandations de la CNIL (Recommandations du 25 avril 2019), il est nécessaire d’utiliser des questions dites d’authentification issues de données personnelles des électeurs de l’entreprise susvisée, autrement appelées « questions défis ».
Ces moyens d'authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantiront l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.
Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Article 15 – Contrôle des heures du scrutin
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 16 – Résultats en cours de vote électronique
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord de mise en œuvre du vote électronique le prévoit, être révélé au cours du scrutin.
Article 17 – Liste d’émargement
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Article 18 – Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Article 19 – Clôture du scrutin et dépouillement des votes
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Article 20 – Accès aux données
Lors de l'élection par voie électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs sont accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. L’équipe chargée de la maintenance n’a qu’un accès limité aux données, ce qui ne permet pas de reconstituer les clés de chiffrement et donc d’ouvrir les urnes. Seuls les membres du bureau de vote génèrent des fragments de clé, deux fragments permettant ainsi la reconstitution de la clé de chiffrement.
Article 21 – Conservation et archivage des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
